Hoạt động sản xuất kinh doanh ở Trung tâm Tân Đạt - Công ty vận tải Hà Nội

- Nhiệm vụ : + Về công tác lao động: Giải quyết toàn bộ các công việc liên quan đến lao động, tuyển dụng lao động và đào tạo lao động. - Lập báo cáo tăng, giảm lao động,theo dõi tình hình lao động, lập danh sách đăng kí gia hạn hợp đồng trình lãnh đạo. -Bố trí lao động đủ phẩm chất , năng lực phù hợp với nhiệm vụ được phân công trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh cán bộ công nhân viên và đinh mức lao động được duyệt. - Xây dựng cơ chế tuyển dụng lao động đủ tiêu chuẩn , đảm bảo đủ chất lượng tốt nhất phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. -Tham gia giảng dạy về nội quy, quy chế, quan hệ làm việc với đối tượng mới tuyển dụng và lao động đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ. + Về công tác chế độ chính sách: Làm các thủ tục tăng giảm BHXH, BHYT cho CBCNV, cấp sổ BHXH cho CBCNV đã đóng BHXH. Giải quyết các công việc liên quan đến chính sách cho người lao động + Về công tác tiền lương nhiệm vụ của phòng nhân sự bao gồm: ● Toàn bộ các công liên quan đến tiền lương và quỹ lương: kế hoạch trả lương, thưởng, bậc lương…. ● Hàng tháng đánh giá chất lượng công tác của các cán bộ nhân viên trong phòng trình giám đốc phê duyệt để làm cơ sở tính lương + Đề xuất các phương án bảo vệ tài sản và trật tự trị an tại đơn vị + Trực tiếp làm công tác khen thưởng, kỷ luật: ● Kết hợp với bộ phận giám sát của phòng vận tải trong việc đề xuất hình thức khen thưởng và hình thức xử lý vi phạm trình giám đốc phê duyệt ●Thảo quyết định khen thưởng - kỷ luật trình giám đốc kí ● Tham mưu cho giám đốc trung tâm trong việc giải quyết đơn thư, khiếu nại, hoặc tranh chấp lao động theo quy định ● Hàng tuần, tháng, quý, năm tổng hợp phân tích tình hình khen thưởng, kỷ luật của đơn vị ● Theo dõi, đôn đốc các bộ phận trong việc xử lý vi phạm + Công việc hành chính- lễ tân: ● Thực hiện công tác văn thư lưu trữ: Xây dựng các quy định, quy trình về quản lý công văn giấy tờ của trung tâm. Ngoài ra phòng nhân sự còn có nhiệm vụ thực hiện công việc thường xuyên lấy dấu và phát hành những văn bản giấy tờ của trung tâm Bên cạnh đó phòng nhân sự phải chịu trách nhiệm phân loại thông tin đầu vào và theo dõi tiến độ xử lý công việc báo cáo lên cấp trên Thực hiện công tác văn thư lễ tân: trực điện thoại, chuẩn bị phục vụ hội nghị, tiếp khách, họp… Tốc kí các văn bản, công văn theo yêu cầu của giám đốc ● Thực hiện công tác quản trị hành chính: Xây dựng các văn bản liên quan đến lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động, PCCC, các quy định quy chế quản lý máy móc trang thiết bị văn phòng của trung tâm Phối hợp với các đơn vị, xây dựng các định mức chi phí liên quan đến công tác quản trị hành chính như việc : Sử dụng điện thoại, điện, nước sinh hoạt, các nhu yếu phẩm văn phòng… Hàng tháng tổng hợp tình hình các chi phí đó và đề xuất các phương án quản lý hiệu quả Trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng máy photo copy và máy Fax, quản lý mạng internet, đặt mua báo quản lý công việc lái xe con cho trung tâm + Về bảo vệ: -Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản và tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản thuộc trung tâm, bảo đảm công tác an ninh cơ sở. - Công tác liên quan đến bảo vệ khác. v Phòng tài chính -kế toán: * Bản mô tả công việc nhân sự phòng kế toán: Trưởng phòng, kế toán thanh toán, thủ quỹ kiêm quản lý vé lệnh, kế toán kho -Trưởng phòng kế toán: Phụ trách chung về tài chính, kế toán - Nhân viên kế toán thanh toán: kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ thu chi, cập nhật chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…. - Nhân viên thủ quỹ kiêm quản lý vé lệnh: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, quản lý vé,… - Nhân viên kế toán kho: Quản lý nguồn vật tư kĩ thuật trong kho của trung tâm. * Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán: - Chức năng: + Phòng kế toán là một phòng ban trực thuộc sự quản lý của trung tâm là nơi thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán… + Theo dõi phản ánh sự biến động của vốn kinh doanh của trung tâm dưới mọi hình thức dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban lãnh đạo về những vấn đề liên quan + Tham mưu cho ban giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của từng chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh + Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin, quản lý năng động hữu hiệu + Tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán + Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý, sử dụng vốn( tài sản, nguyên- nhiên liệu, nguồn vốn, chi phí kinh doanh,…) + Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong trung tâm + Đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm + Bảo mật về số liệu kế toán và bí mật kinh doanh của trung tâm + Tham mưu cho giám đốc về chế độ khen thưởng- kỉ luật, nâng bậc lương đối với cán bộ nhân viên trong trung tâm + Thực hiện một số chức năng khác khi có sự giao phó của ban giám đốc trung tâm. - Nhiệm vụ của phòng kế toán: * Công tác kế toán- Thống kê: + Tổ chức bộ máy kế toán- thống kê phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh cà nhiệm vụ được giao + Ghi chép đúng và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trinh kinh doanh của trung tâm, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế tài chính của trung tâm, tổng công ty + Kiểm tra tính hợp lý và tính hợp lệ của các loại chứng từ hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi giám đốc phê duyệt + Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn về thủ tục tạm ứng, hoàn ứng theo các quy chế tài chính, quy chế nội bộ của trung tâm + Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của trung tâm + Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để lập giá mua nhiên liệu, thiết bị máy móc… + Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của ban lãnh đạo + Chịu trách nhiệm trước tổng công ty về tính hợp pháp của chứng từ thu- chi của trung tâm + Theo dõi nguồn vốn, quyết toán định kỳ để xác định nguồn vốn + Định kì hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh, làm căn cứ phân tích đánh giá việc thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác quản lý điều hành trong nội bộ doanh nghiệp. + Áp dụng khoa học quản lý tiên tiến vào công tác kế toán, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán, đề xuất các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vôn của trung tâm * Tổng hợp kế hoạch và công tác quản trị tài chính: + Xây dựng kế hoạch tài chính. + Tổng hợp, phân tích, đánh giá, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu tài chính theo quy định. + Giám sát việc thực hiện kế hoạch tài chính. + Quản lý và đánh giá hiệu quả sử dụng được giao cho trung tâm. + Quản lý doanh thu và kiểm soát chi phí của trung tâm trên cơ sở các quy trình, các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí đã được Tổng giám đốc phê duyệt ban hành. + Tham gia xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí cho trung tâm và giám sát việc thực hiện các định mức đã ban hành v Phòng vận tải Chức năng, nhiệm vụ phòng vận tải: - Phòng vận tải bao gồm: + Trưởng phòng vận tải: + Bộ phận điều độ: Trưởng bộ phận điều độ , tổ trưởng tổ điều độ, nhân viên điều độ, nhân viên tổng hợp nghiệm thu, nhân viên cấp phát và nghiệm thu vé, nhân viên thu ngân. + Bộ phận thị trường: Trưởng bộ phận kiêm nhân viên marketing, nhân viên khách hàng- trực đường dây nóng, nhân viên bán vé đầu bến + Bộ phận giám sát: Trưởng bộ phận giám sát, nhân viên tổng hợp, tổ trưởng tổ kiểm tra trên tuyến, tổ trưởng tổ điều hành đầu bến, tổ trưởng tổ giám sát chốt, nhân viên điều hành đầu bến, nhân viên chốt, nhân viên kiểm tra giám sát công khai, nhân viên kiểm tra giám sát bí mật. - Chức năng: + Tham mưu cho giám đốc trung tâm về kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm, chiến lược phát triển thị trường và quang bá thương hiệu của Tân Đạt + Tổ chức thực hiện điều hành phương tiện, nhân lực các yêu cầu liên quan đảm bảo hoạt động trên tuyến theo kế hoạch + Chịu trách nhiệm về việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch về lượt xe vận chuyển. + Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo định kỳ của trung tâm theo quy định. +Tiến hành kiểm tra giám sát chất lượng dịch vụ + Tiến hành công tác điều độ, phân công lái xe, bán vé, đảm bảo ngày công hợp lý,… - Nhiệm vụ: * Bộ phận điều độ: + Thực hiện lập bản kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động kinh doanh của trung tâm +Theo dõi kế hoạch, chỉ tiêu đặt ra, kiểm tra sát sao tình hình thực hiện kế hoạch + Bên cạnh đó thực hiện lập biểu đồ chạy xe, phân công lao động, phân công sao cho đúng tuyến + Giải quyết các vi phạm của nhân viên lái xe và bán vé, các công việc phát sinh trong ca làm việc +Giám sát việc nghiệm thu vé, nghiệm thu vật tư trên xe + Thanh toán xe về gara, lập sổ quỹ…. * Bộ phận thị trường: + Chịu trách nhiệm về chỉ tiêu đạt kế hoạch, và khai thác vận tải hợp đồng và công tác marketing + Xây dựng các kế hoạch tuyên truyền, tổ chức thực hiện quang bá thương hiệu nhằm mục đích làm cho người tiêu dung tiếp cận và biết đến thương hiệu trung tâm và tổng công ty nhiều hơn + Đề ra các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ trên xe nhằm thu hút khách hàng nhiều hơn. + Luôn phải cập nhật thông tin các tuyến xe đường dài, tư vấn cho khách hàng…. + Tiếp đến là những công việc chi tiết nhất là: Bán vé và hướng dẫn thông tin cho khách hàng mua vé tại bến *Bộ phận giám sát: Bao gồm công tác kiểm tra giám sát, việc chấp hành nội quy của nhân viên bán vé: + Tham gia xây dựng các nội quy, quy chế liên quan đến công việc kiểm tra giám sát của trung tâm, đề xuất các biện pháp thực hiện hiệu quả + Trực tiếp đấu tranh và xử lý vi phạm của nhân viên lái xe, nhân viên bán vé + Tổng hợp phân tích báo cáo tình hình chất lượng phục vụ, chấp hành quy chế của cán bộ công nhân viên + Quan hệ đối ngoại với các cơ quan công an, thanh tra giao thông, đầu bến để đảm bảo an ninh trật tự tại các đầu bến và trên tuyến + Tham gia đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên giám sát trực thuộc các bộ phận + Theo giõi số lượng hành khách tại các đầu bến + Kiểm tra thời gian xe ra vào bến, vào vị trí xếp khách, đăng tài theo quy định + Kiểm tra chấp hành về mặc đồng phục, mang thẻ của lái xe, vệ sinh phương tiện + Trực tiếp tham gia hỗ trợ, nhắc nhở , đôn đốc công nhân lái xe, nhân viên phục vụ, nhân viên thị trường, đón khách, bán vé đạt hiệu quả cao nhất +Lập biên bản những trường hợp vi phạm quy chế + Kiểm tra cơ động trên tuyến theo kế hoạch, kiểm tra bí mật trên tuyến, kiểm tra vé của khách trên xe,…. v Gara ôtô Chức năng, nhiệm vụ của gara *Chức năng: - Quản lý toàn bộ phương tiện của trung tâm - Lập kế hoạch và đưa phương tiện vào kiểm định theo quy định - Giải quyết tai nạn cho các phương tiện và bảo dưỡng sửa chữa định kỳ, thay thế vật tư phụ tùng - Lập kế hoạch về nhu cầu vật tư phụ tùng theo tháng, quý, năm đề nghị tổng công ty và trung tâm cung ứng - Tổ chức tiếp nhận vật tư phụ tùng, mua sắm vật tư, công tác bảo dưỡng sửa chữa theo phân cấp - Đưa phương tiện vào bảo dưỡng sửa chữa đúng kỳ cấp, theo dõi việc thống kê cấp phát vật tư, nhiên liệu… *Nhiệm vụ: - Trưởng gara phụ trách chung - Phó gara: quản lý việc sử dụng trang thiết bị, dụng cụ đồ nghề. Quản lý theo dõi tiêu hao nhiên liệu dầu mỡ trong công tác BDSC. Ngoài ra quản lý công tác vệ sinh của trung tâm…vv - Đốc công: quản lý đôn đốc công tác BDSC - Nhân viên kế hoạch tổng hợp: + Tham gia xây dựng quy trình, định mức BDSC định ngạch sử dụng vật tư phụ tùng + Lập kế hoạch BDSC, cung ứng vật tư phụ tùng nguyên nhiên liệu + Hoàn thiện hồ sơ bảo dưỡng sửa chữa, các thủ tục thanh toán vói phòng kế toán - Thủ kho: quản lý vật tư phụ tùng dầu mỡ phục vụ bảo dưỡng sửa chữa. Kiểm soát các chứng từ xuất – nhập kho - Nhân viên an toàn giao thông: sử lý giải quyết các sự cố tai nạn giao thông - Nhân viên cung ứng vật tư: + Thường xuyên cập nhật danh mục nhà cung cấp vật tư, nguyên vật liệu để lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo chất lượng và giá cả + Thực hiện mua sắm vật tư kỹ thuật đúng chủng loại, quy cách chất lượng giá cả đã được giám đốc phê duyệt + Mua vật tư phụ tùng phát sinh đột xuất - Nhân viên theo dõi cấp nhiên liệu: + Theo dõi cấp phát nhiên liệu tại địa điểm quy định( Tân Long – Gia Lâm – 124 Xuân Thủy) + Đảm bảo việc cấp phát nhiên liệu đủ định lượng, thực hiện gián tem liêm phong lắp đổ dầu sau khi được cấp phát + Làm các công tác thủ tục chứng từ theo dõi và báo cáo theo quy định - Tổ trưởng tổ sửa chữa và công nhân bảo dưỡng sửa chữa + Trực tiếp tham gia bảo dưỡng sửa chữa phương tiện theo kế hoạch + Đề xuất tạm ứng vật tư thay thế theo định ngạch, kiểm tra hư hỏng phát sinh + Đảm bảo chất lượng và tiến độ công tác bảo dưỡng sửa chữa … - Các nhân viên khác trong bộ phận gara làm các công việc bảo dưỡng sửa chữa và các công việc khác. d. Mối quan hệ của doanh nghiệp với cơ quan quản lý Nhà nước - Trung tâm Tân Đạt - Tổng công ty vận tải Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước. Do vậy công ty hoạt động theo Luật doanh nghiệp do nhà nước quy định và quản lý. Trung tâm sử dụng con dấu và tài khoản của tổng công ty cho nên có tư cách pháp nhân do giám đốc chịu trách nhiệm. - Trung tâm hoạt động trong lĩnh vực vận tải hành khách công cộng cho nên có mối liên hệ với sở giao thông vận tải Hà Nội trong việc giải quyết giấy tờ liên quan - Lĩnh vực hoạt động sử dụng các phương tiện vận tải cho nên cũng có mối liên quan hợp tác với các bến bãi, bến xe - Trung tâm cũng có mối quan hệ hợp tác làm việc với cảnh sát, thanh tra giao thông, liên quan trong việc giải quyết các sự cố, công việc va trạm trên tuyến đường mà trung tâm hoạt động. e. Phương pháp tổ chức điều hành sản xuất kinh doanh và cơ chế quản trị đang áp dụng tại doanh nghiệp: - Căn cứ vào quyết định số 907/ QĐ-TCT ngày 22/4/2005 của tổng giám đốc công ty vận tải Hà Nội về việc phê duyệt cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý điều hành khối vận tải hành khách công cộng. - Căn cứ vào điều kiện tình hình thực tế: Đời sống dân cư ngày một nâng cao Nhu cầu đi lại ngày càng nhiều nhất là bằng phương tiện vận tải hành khách công cộng. Trung tâm Tân Đạt đã xây dựng nên phương thức tổ chức quản lý theo mô hình DEPOT(mô hình trung tâm điều hành). Thông thường, các xe phục vụ trên cùng một tuyến đường thì được phân vào trong một depot (mỗi depot thường phục vụ cho các xe trên nhiều tuyến). Mô hình này nhằm gắn kết các bộ phận tác nghiệp trong trung tâm , để quản lý phương tiện và nhân lực trong trung tâm một cách cơ động và hiệu quả hơn. 1.4. Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm qua các năm gần đây. Trung tâm Tân Đạt chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực vận tải hành khách bằng ô tô, đáp ứng nhu cầu đi lại của số lượng dân cư trong vùng rộng lớn. Thông qua sự phối hợp giữa các phòng ban việc vận chuyển hành khách được thực hiện một cách có hiệu quả hơn. Sau đây là kết quả vận chuyển trong 5 năm gần đây: Bảng 4.1: kết quản sản xuất 5 năm gần đây. Chỉ tiêu Đ.vị Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Lượt xe Lượt 150.445 147.516 147.516 198.583 199.146 HKVC HK 5.724.336 4.368.250 4.254.385 8.699.236 8.957.615 DT 106đ 79.082 52.311 67.258 90.164 99.178 LN 106đ 213,398 197,217 123,94 624,95 342,5 Biểu đồ 1: biểu đồ phản ánh số lượt xe và HKVC qua các năm Biểu đồ 2: biểu đồ phản ánh lợi nhuận qua các năm. Nhận xét: -Số lượt xe chạy trong hai năm 2008 và 2009 đều giảm so với năm 2007 và năm 2009 chỉ còn 147.516 lượt xe tức chỉ đạt 98% so với năm 2007. -Nhu cầu hành khách trong 2 năm 2008 và 2009 cũng có xu hướng giảm mạnh, đặc biệt là năm 2009, chỉ còn 4.254.385 tương ứng với 74,3% so với năm 2007. Xong trong 2 năm gần đây 2010 và 2011 nhu cầu hành khách đi lại tăng nhanh. Năm 2011 lượng hành khách đội xe Trung tâm vận chuyển được là 8.957.615 tương ứng với 210% so với năm 2009. - Lợi nhuận trong các năm cũng có sự thay đổi đáng kể. Lợi nhuận giảm mạnh ở năm 2008 và năm 2009, và bắt đầu tăng nhanh ở 2 năm gần đây 2010 và 2011.Đặc biệt là năm 2010 Đạt được kết quả trên là do: Nguyên nhân tích cực. -Với việc tổ chức hoạt động tương đối tốt làm cho sản xuất luôn được ổn định và có chiều hướng đi lên. Bên cạnh đó công tác tổ chức quản lý và điều hành được đi vào nền nếp và được hệ thống cán bộ công nhân viên thực hiện tương đối nghiêm túc. -Với việc tăng giá xăng dầu liên tục buộc Trung tâm quyết định điều chỉnh và tăng giá vé đối với tất cả các tuyế buýt kế cận và liên tỉnh. Tuy nhiên do có sự chuẩn bị và kinh nghiệm đối với các đợt tăng giá vé nên trong công tác điều hành, chuẩn bị không gặp nhiều khó khăn. -Thời gian vận chuyển thường ít hơn dự kiến nhưng vẫn đảm bảo quy trình. -Đội ngũ công nhân viên bán vé đều được đào tạo nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của Hiệp hội các nhà vận tải Miền Bắc, thái độ phục vụ tận tình, chu đáo. -Điểm xuất phát là 2 bến xe lớn: Giáp Bát và Lương Yên nên thu hút được nhiều hành khách. -Giá vé tuyến thấp hơn đối thủ cạnh tranh như Hoàng Long, Mai Linh nên phù hợp với thu nhập người dân. -Mạng lưới dịch vụ trước và sau quá trình vận chuyển tương đối đồng bộ, nhất là tuyến liên tỉnh: Mỹ Đình – Thái Nguyên. Phương tiện được trang bị đầy đủ hệ thống giải trí nhằm tăng sự thoải mái cho hành khách. -Có hệ thống gara BDSC riêng cùng đội ngũ sứa chữa lành nghề nên thời gian sữa chữa nhanh và chất lượng tốt. Mặt hạn chế cần khắc phục. -Tuy việc tổ chức tốt các tuyến buýt kế cận phục vụ khối lượng lớn hành khách đi lại với cự li trung bình nhưng do tình trạng phương tiện tuyến số 207,209 kém dẫn đến việc hỏng hóc, bỏ chuyến, bỏ lượt. Hiện nay Trung tâm đã cho tạm ngừng hoạt động tuyến buýt 207. -Do địa hình hoạt động với một số đoạn đường chưa đạt chuẩn, xe chưa được kiểm tra bảo dưỡng sũa chữa tốt nên hiện tượng hỏng xe đột xuất trên tuyến vẫn xảy ra nhiều, gây ấn tượng xấu đối với hành khách và gây thiệt hại cho Trung tâm. Vì vậy cần phải có biện pháp tốt hơn để khắc phục tình trạng này xảy ra, nhất là các tuyến xe đường dài. -Hệ thống bán vé liên tỉnh còn manh mún, nhỏ lẻ, chưa có sự liên kết với nhau. -Chưa tận dụng hết cơ sở vật chất kỹ thuật tại Trung tâm. -Thương hiệu Tân Đạt trên tuyến đang mờ nhạt so với các đối thủ cạnh tranh vốn đã có thương hiệu lớn và đã được khẳng định như Hoàng Long và Mai Linh. Bảng 4.2: kết quả thu hoạch chuyến đi thực tế trên các tuyến. Tuyến Lộ trình Cự ly ( km) Lượt/ngày tchuyến (phút) Giá vé (đồng) Ghi chú 52 CV Thống Nhất – Lệ Chi 25.7 152 70 0.5 4.000đ 53 Hoàng Quốc Việt – Đông Anh 24 60 0.54 3.000đ 202 BX Gia Lâm – Hải Dương 62 52 120 0.43 22.000đ 13.000đ Thay đổi điểm đầu 203 BX Giáp Bát – Bắc Giang 70 40 160 0.46 25.000đ Thay đổi điểm đầu 205 BX Nươc Ngầm – Hưng Yên 86 80 165 0.41 30.000đ 16.000đ 14.000đ Thay đổi điểm đầu 209 BX Giáp Bát – Hưng Yên 60 110 0.25 5.000đ Liên Tỉnh Hà Nội – Thái Nguyên 85 160 0.93 44.000đ II. Phần thực tập nghiệp vụ. 2.1 Lĩnh vực lao động tiền lương: 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận chức năng a. Chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc trung tâm về công tác tổ chức cán bộ - Thực hiện các chế độ chính sách về lao động – tiền lương đối với người lao động trong trung tâm - Quan tâm tới đời sống vật chất cũng như tinh thần của cán bộ công nhân viên trong trung tâm b. Nhiệm vụ: - Thẩm xét các công tác về tổ chức cán bộ lao động do các đơn vị trình lên, tham mưu cho giám đốc và làm quyết định triển khai thực hiện - Làm thủ tục, tham mưu đề bạt các chức danh: Trưởng, phó các phòng ban công ty, giám đốc, phó giám đốc xí nghiệp, đội trưởng, đội phó, trưởng, phó ban các đơn vị trực thuộc công ty - Làm quyết định điều động, sắp xếp công nhân và tiếp nhận công nhân - Xây dựng kế hoạch, định mức tiền lương của công ty trình tổng công ty xét duyệt và triển khai thực hiện sau khi được duyệt - Xác định quỹ tiền lương của công ty, các đơn vị thực hiện, hướng dẫn kiểm tra phân phối tiền lương của các đơn vị. - Tham mưu, và xây dựng thực hiện các quy chế trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho cán bộ viên chức trong toàn công ty - Thực hiện các chế độ chính sách, làm thủ tục hồ sơ cho cán bộ công nhân viên trong công ty về chế độ bảo hiểm xã hội, hưu trí, mất sức lao động, thôi việc, thai sản, tai nạn lao động…. - Tham mưu làm thủ tục thực hiện chế độ nâng ngạch, nâng bậc lương hàng năm và quyết định cho cán bộ công nhân viên thuộc thẩm quyền của công ty và làm thủ tục đề nghị tổng công ty nâng ngạch, nâng bậc lương đối với cán bộ công nhân việc thuộc diện do tổng công ty quản lý - Làm thủ tục khen thưởng huân chương, huy chương các loại theo quy định của nhà nước, khen thưởng hàng năm, đột xuất theo quy định của tổng công ty, ngành giao thông vận tải và của nhà nước - Tham mưu đề nghị cấp trên quyết định các hình thức kỷ luật, xóa kỷ luật đối với cán bộ do tổng công ty đề bạt,trực tiếp tham gia xét và làm các quyết định kỷ luật đối với các chức danh còn lại trong công ty - Giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của cán bộ công nhân viên - Xây dựng và thực hiện các quy định về an toàn lao động. - Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác y tế, vệ sinh, quản lý hồ sơ và khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ công nhân viên 2.1.2. Tổ chức bộ máy, phân công tổ chức từng khâu nghiệp vụ trong bộ phận a. Tổ chức bộ máy: Trưởng phòng nhân sự Ban lao động tiền lương Nhân viên tổng hợp nhân sự Nhân viên quản trị hành chính văn thư Nhân viên giải quyết BHXH, BHYT Nhân viên thống kê lao động Nhân viên tiền lương b. Phân công tổ chức từng khâu nghiệp vụ trong bộ phận - Trưởng phòng: chịu trách nhiệm chung - Nhân viên tiền lương: là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thuộc phòng nhân sự của trung tâm Tân Đạt có nhiệm vụ: + Tham mưu cho trưởng phòng và giám đốc trong việc xây dựng quy chế trả lương, xây dựng kế hoạch tiền lương hàng năm. + Theo dõi và đề xuất việc nâng lương, nâng bậc. + Giám sát và theo dõi việc chấm công của các đơn vị toàn trung tâm + Tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc của CBCNV từ các phòng ban gửi sang phục vụ cho việc tính lương + Tính lương, thưởng và các chế độ theo lương + Căn cứ vào bản tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của trung tâm, hàng tháng kiểm tra lại việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các đơn vị + Lập kế hoạch, báo cáo kết quả thực hiện quỹ lương tháng, quý, năm của trung tâm, theo dõi tình hình sử dụng quỹ lương và trình Giám đốc trung tâm phương án sử dụng quỹ lương có hiệu quả + Căn cứ vào bảng chấm công của các đơn vị, lập báo cáo lao động nghỉ việc dài ngày và nghỉ việc không rõ lý do báo cáo trưởng phòng giải quyết. + Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công việc được giao + Hướng dẫn theo dõi đôn đốc kiểm tra và đề xuất các biện pháp điều chỉnh để thực hiện tốt kế hoạch đề ra + Soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực được phân công + Phân tích đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công việc được phân công + Phối hợp với các nhân viên liên quan và hướng dẫn nhân viên nghiệp vụ ở ngạch thấp hơn + Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của cán bộ nghiệp vụ cao hơn và sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng nhân sự. - Nhân viên giải quyết BHXH, BHYT: chịu trách nhiệm toàn bộ công tác y tế, quản lý mạng lưới y tế, vệ sinh, tổ chức phân loại kiểm tra, khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên. Và thực hiện các chế độ chính sách, làm thủ tục hồ sơ cho cán bộ công nhân viên trong trung tâm về chế độ BHXH, hưu trí, mất sức lao động, thôi việc, thai sản, tai nạn lao động… + Làm thủ tục tăng giảm BHXH, BHYT cho CBCNV + Thực hiện các chế độ về BHXH ( ốm đau, thai sản, tử tuất, bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức…) + Làm thủ tục cấp sổ BHXH cho CBCNV đã đóng BHXH + Giải quyết các công việc khác liên quan đến chế độ chính sách cho người lao động. + Quản lý hồ sơ sức khỏe của cán bộ công nhân viên, phụ trách công tác BHYT, theo dõi duyệt và phổ biến các chế độ BHXH, bệnh nghề nghiệp, vệ sinh môi trường + Theo dõi công tác BHTN, giải quyết mọi thủ tục và chế độ BHTN cho cán bộ công nhân viên trong công ty + Làm thủ tục khen thưởng huận chương, huy chương các loại theo quy định của nhà nước, khen thưởng hàng năm, đột xuất theo quy định của tổng công ty, ngành giao thông vận tải và của nhà nước - Nhân viên thống kê lao động tiền lương Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên thuộc công ty quản lý Thống kê lao động, tiền lương hàng năm báo công ty, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định và theo dõi tăng giảm lao động, lưu trữ bảo vệ bí mật hồ sơ, tài liệu. Lưu trữ các văn bản của phòng và các văn bản của công ty khi được phân công 2.1.3. Mối quan hệ giữa bộ phận phụ trách lao động tiền lương với giám đốc và với các bộ phận chức năng trong trung tâm. - Bộ phận phụ trách lao động - tiền lương với giám đốc có mối quan hệ tuần tự từ trên xuống dưới và ngược trở lại. Giám đốc phân công việc cho bộ phận lao động- tiền lương thực hiện. Và bộ phận lao động- tiền lương là cố vấn tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực lao động- tiền lương theo các chế độ, văn bản báo cáo trực tiếp - Bộ phận lao động- tiền lương với các bộ phận khác có mối quan hệ giúp đỡ, hợp tác cùng nhau làm việc tạo cho tiến độ làm việc của trung tâm được đẩy nhanh: Chẳng hạn như nhân viên tiền lương- chế độ phối hợp với phòngvận tải và phòng kế toán trong việc tính lương hàng tháng và trừ lương chất lượng đối với công nhân lái xe, nhân viên phục vụ vi phạm 2.1.4. Công tác tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động và bố trí sử dụng lao động a. Công tác tuyển dụng: - Sơ đồ tuyển dụng Xác định nhu cầu và tiêu chuẩn tuyển dụng Thực hiện tuyển dụng Ký kết hợp đồng - Xác định nhu cầu và tiêu chuẩn tuyển dụng: khi có nhu cầu mở rộng sản xuất, khi có lao động nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, khi một số vị trí công tác cần có chuyên viên có nghiệp vụ cao, hoặc để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định tăng trưởng sản xuất kinh doanh. Phòng nhân sự kết hợp với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc trung tâm cân đối số lao động cần bổ xung, tổng hợp trình giám đốc trung tâm phê duyệt. + Mọi người lao động có đủ tiêu chuẩn về tuổi đời, sức khỏe, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, có lý lịch rõ ràng, không vị phạm pháp luật và có nguyện vọng làm việc gắn bó lâu dài với công ty đều có thể đăng ký tuyển dụng vào trung tâm. - Thực hiện Tuyển dụng + Phòng nhân sự thông báo ngành nghề, tiêu chuẩn, số lượng, thời hạn nộp hồ sơ + Sau khi hết hạn nộp hồ sơ, phòng nhân sự phân loại hồ sơ, thông báo danh sách và phổ biến các bước tuyển dụng cũng như thời gian thực hiện cho các ứng viên. + Bộ phận y tế của phòng sẽ hướng dẫn các ứng viên khám sức khỏe và làm các xét nghiệm cần thiết. chỉ các ứng viên đủ điều kiện sức khỏe mới được tham gia ứng tuyển ở các vòng sau + Các ứng viên khi đủ điều kiện được tham gia thi lý thuyết và qua chọn lọc của ban tuyển dụng. các ứng viên vượt qua vòng này được phân công về các đơn vị theo đúng chuyên ngành để thử việc. Thời gian thử việc là 90 ngày với mức lương 80% lương cấp bậc + Sau khi đánh giá tay nghề trong quá trình thử việc phòng tổ chức cán bộ lao động sẽ công bố kết quả tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động b, Công tác đào tạo Lưu đồ đào tạo Hiệu lực đào tạo Định hướng công ty Nhu cầu cán bộ công nhân viên Hồ sơ đào tạo Xác định nhu cầu đào tạo Lập kế hoạch đào tạo Thực hiện đào tạo Nhu cầu đột xuất - Xác định nhu cầu đào tạo + Nhu cầu đào tạo được xác định thông qua hai lĩnh vực: đào tạo chuyên môn nghiệp vụ và đào tạo hệ thống ISO 9001:2000 + Hàng năm, vào quý 4, cán bộ đào tạo gửi phiếu xác định nhu cầu đào tạo cho các đơn vị toàn công ty theo BM-62-04 + Thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào nhu cầu đào tạo cán bộ công nhân viên, định hướng của công ty năm và tình hình thực tế của đơn vị để xác định nhu cầu của đơn vị, điền vào mẫu BM-62-04 chuyển cho cán bộ đào tạo phòng nhân sự + Trưởng phòng nhân sự căn cứ vào nhu cầu của các đơn vị, tình hình thực tế của công ty và các quyết định của cấp trên(nhà nước, tổng công ty, ngành..)để xác định nhu cầu đào tạo chung của công ty từ đó lập kế hoạch đào tạo - Lập kế hoạch đào tạo + Kế hoạch đào tạo của công ty bao gồm: Cán bộ công nhân viên thuộc danh sách công ty Nội dung đào tạo Dự kiến thời gian đào tạo Dự kiến kinh phí Hình thức đào tạo + Trưởng phòng tổ nhân sự lập kế hoạch đào tạo năm theo BM-62-04, sau đó trình giám đốc xét duyệt và chuyển đến các đơn vị liên quan thực hiện - Thực hiện đào tạo + Đào tạo nâng bậc: Áp dụng cho tất cả các công nhân trực tiếp sản xuất có đủ tiêu chuânr và điều kiện nâng lương theo quy định của nhà nước và công ty Hình thức đòa tạo: Học viên được đào tạo tại các đơn vị theo từng ngành nghề do cán bộ kỹ thuật trực tiếp hướng dẫn, hoặc tự nghiên cứu tìm hiểu theo đề cương của giáo viên Nôi dung đào tạo: ôn luyện và nâng cao kiên thức về công tác thi công, các biện pháp nâng cao chất lượng công trình; thực hành các bước vận hành máy móc, các thao tác tiên tiến để tạo ra sản phẩm có chất lượng cao, nâng cao năng suất. + Tổ chức thực hiện: căn cứ vào kế hoach, trưởng phòng nhân sự tham mưu cho giám đốc chỉ định giảng viên. Giảng viên được chỉ định sẽ lập chương trình đào tạo và kết hợp với cán bộ đào tạo lập danh sách học viên, chuẩn bị địa điểm, phương tiện, tổ chức đào tạo. cán bộ đào tạo phòng tổ chức cán bộ lao động theo dõi tiến độ và kết quả học tập - Hồ sơ đào tạo Hồ sơ đào tạo bao gốm: hồ sơ khóa đào tạo và hồ sơ đào tạo cá nhân. + Hồ sơ khóa đào tạo bao gốm: chương trình đào tạo, danh sách học viên, quyết định đào tạo, tài liệu liên quan và chứng chỉ nếu có + Hồ sơ đào tạo cá nhân là hồ sơ bắt buộc mỗi học viên phải có và được quản lý bởi cấp quản lý. Hồ sơ quản lý là một phần của hồ sơ nhân sự - Đánh giá hiệu quả đào tạo Kết thúc mỗi khóa đào tạo, trưởng phòng nhân sự hoặc trưởng đơn vị tổ chức đánh giá hiệu lực của khóa đào tạo thông qua các chỉ tiêu + Cấp bằng chứng chỉ + Kết quả thi kiểm tra, báo cáo thu hoạch + Nhận xét của giảng viên + Kết quả thực hiện công việc trong thực tế c. Các hình thức trả lương và các hình thức khuyến khích vật chất khác áp dụng trong trung tâm Hình thức trả lương theo thời gian: là hình thức tiền lương theo thời gian làm việc, cấp bậc kĩ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức này, tiền lương thời gian, tiền lương phải trả được tính bằng: thời gian làm việc thực tế nhân với mức lương thời gian. Thực chất của hình thức tra lương này là trả lương theo số ngày công( giờ công) thực tế đã làm. Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương trực tiếp cho người lao động dựa vào số lượng và chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà họ hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động, đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm công việc. Ngoài chế độ tiền lương, Công ty cổ phần vận tải thương mại và du lịch Đông Anh còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của công ty. Ngoài tiền lương được trả hàng tháng, cán bộ công nhân viên trong công ty còn được hưởng phụ cấp và tiền thưởng cụ thể như: Tiền lễ tết: Được tính trả cho công nhân bằng tiền lương thực tế 1 ngày công. Thưởng: Thưởng được chia làm 2 loại; thưởng thường xuyên và thưởng không thường xuyên. Thưởng thường xuyên là thưởng do làm đạt mức doanh số cao, thưởng không thường xuyên bao gồm thưởng nhân dịp lễ tế, thưởng thi đua Công ty xếp hạng để thưởng, tuy nhiên việc thưởng này Công ty chỉ thực hiện mang tính chất tượng trưng bởi lẽ Công ty xác định là doanh nghiệp tự hạch toán kinh doanh làm nhiều lương cao không cần phải trông chờ vào tiền lương đối với công nhân viên Công ty. d. Các chế độ chính sách của Nhà nước về lao động – tiền lương đang được áp dụng trong trung tâm Tất cả các chế độ chính sách theo quy định của nhà nước đều được áp dụng tại trung tâm. Ngoài ra các chế độ đãi ngộ khác cũng được trung tâm thuecj hiện nhằm đảm bảo đủ lợi ích của nhân viên, góp phần nâng cao lòng trung thành đối với trung tâm của nhân viên. Cơ cấu thu nhập: TNi= (Lhđi + Lnsi ) x (Ki + 1) Trong đó: +TNi : thu nhập của người thứ i. +Lhđi : lương hợp đồng của người thứ i. +Lnsi : lương năng suất của người thứ i. +Ki : hệ số tăng giảm thu nhập tương ứng với tình hình SXKD của doanh nghiệp. * Quy định về lương hợp đồng: Lương hợp đồng được xác định thông qua hệ số lương hợp đồng và mức lương hợp đồng tối thiểu mà trung tâm áp dụng. Hệ số lương hợp đồng của từng cá nhân được xác định trên cơ sở phân nhóm công việc và bậc công việc mà cá nhân đảm nhận. Mức lương hợp đồng tối thiểu Trung tâm áp dụng là 730.000 (hiện nay là 1.020.000)đồng/tháng. Mức lương này sẽ thay đổi tùy theo tình hình SXKD của Trung Tâm và cân đối với thị trường lao động. Hệ số lương HĐ x lương HĐ tối thiểu x Ntt Lương HĐ = Ngày công tiêu chuẩn của tháng Quy định về tiền lương năng suất: Mức lương năng suất được tính theo tỷ lệ lương hợp đồng tương ứng của từng chức danh trên cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân. Lương năng suất sẽ thay đổi tùy theo kết quả SXKD của tổng công ty và Trung tâm. Mức lương năng suất tối đa bằng 50% lương hợp đồng. + Mức độ hoàn thành công việc loại A được hưởng 100% mức tối đa. + Mức độ hoàn thành công việc loại B được hưởng 80% mức tối đa. +Mức độ hoàn thành công việc C thì không được hưởng năng suất. - .Công tác điều chỉnh thu nhập cho Công nhân lái xe, nhân viên bảo vệ các tuyến: a.Điều chỉnh phương án thu nhập đối với CNLX, NVBV tuyến 202,205: Bảng 3.1: bảng điều chỉnh phương án thu nhập đối với CNLX, NVBV tuyến 202, 205 TT Khoảng DT Doanh thu bình quân lượt/tháng(đ/l) Tỉ lệ % hưởng DT CNLX Tỉ lệ % hưởng DTNVBV 1 Mức1 Dưới 450.000 5% 2.7% 2 Mức 2 450.000- 550.000 8% 5% 3 Mức 3 550.000- 650.000 10% 7% 4 Mức 4 Trên 650.000 12% 8% b. Điều chỉnh phương án thu nhập đối với CNLX, NVBV tuyến Mỹ Đình-Thái Nguyên: Bảng 3.2 Điều chỉnh phương án thu nhập đối với CNLX, NVBV tuyến Mỹ Đình- Thái Nguyên TT Khoảng DT Doanh thu bình quân lượt/tháng(đ/l) Tỉ lệ % hưởng DT CNLX Tỉ lệ % hưởng DTNVBV 1 Mức1 Dưới 650.000 7% 3.5% 2 Mức 2 650.000- 750.000 9% 5% 3 Mức 3 750.000- 800.000 11% 5.5% 4 Mức 4 Trên 800.000 13% 6.5% e.. Phương pháp lập kế hoạch lao động – tiền lương của trung tâm Căn cứ vào chính sách lao động tiền lương của nhà nước đang được áp dụng tại trung tâm để lập kế hoạch lao động có hiệu quả 2.2 Lĩnh vực kinh tế kế hoạch 2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của bộ phân chức năng Chịu trách nhiệm trước trung tâm về các chỉ tiêu kế hoạch được giao, đặc biệt là kế hoạch giao nộp. Chủ động khai thác, mở rộng thị trường nhằm tăng thêm hiệu quả kinh doanh. - Tổ chức sản xuất kinh doanh theo chức năng và nhiệm vụ của công ty giao, phải đúng với quy định của nhà nước và pháp luật, bảo tồn và phát triển vốn. - Trong sản xuất kinh doanh phải mở sổ sách ghi chép đầy đủ, quản lý hóa đơn, đảm bảo tính trung thực trong kinh doanh. Nộp báo cáo và thanh quyết toán với công ty từng tháng, từng quý, từng năm. - Chịu trách nhiệm về an toàn lao động và giữ vệ sinh môi trường xung quanh. - Xây dựng quy chế riêng của phòng. - Hướng dẫn và giúp đỡ công nhân trong đội mình quản lý thực hiện tốt mọi chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước. - Đội quản lý thiết bị phương tiện luôn kiểm tra và đảm bảo kỹ thuật an toàn khi điều xe đi làm nhiệm vụ, phải phổ biến cho lái xe thực hiện các quy định của công ty về từng hợp đồng với khách hàng và lệnh điều vận phải có chữ ký của giám đốc. - Lập sổ theo dõi lịch trình cho từng phương tiện về tình trạng kỹ thuật và hoạt động của xe. - Ghi chép đầy đủ sổ sách theo quy định, báo cáo thường kỳ với Ban giám đốc và các phòng, ban chức năng. - Chịu trách nhiệm an toàn lao động và vệ sinh môi trường ở đội thuộc quyền quản lý. 2.2.2 Quan hệ của bộ phân kế hoạch điều độ với giám đốc và cá bộ phận chức năng khác - Chịu trách nhiệm với công tác lập và thực hiện kế hoạch dưới sự ủy quyền của Giám đốc. - Kết hợp với Gara để quản lí xe và phương tiện vào bảo dưỡng sửa chữa đúng kì cấp và tổ chức theo dõi tình hình phương tiện. - Kết hợp với phòng tài chính kế toán trong việc thanh quyết toán mua sắm vật tư phụ tùng và hồ sơ bảo dưỡng sửa chữa. - Kết hợp với phòng nhân sự để lập kế hoạch thanh lí xe. - Phối hợp với các đơn vị lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, theo dõi kí kết hợp đồng đón trả khách. 2.2.3 Trình tự, phương pháp xây dựng kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính(năm, tháng, quý) của doanh nghiệp; cách xác định chỉ tiêu của từng mặt kế hoạch và các biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. tình hình xây dựng và thực hiện các định mức kinh tế kế hoạch Quy trình kinh doanh của công ty Hoạt động của đội xe Hợp đồng Điều xe theo HĐ Thanh lý HĐ Xuất hoá đơn Phản ánh DT tính chi phí cho từng HĐ Ký HĐ với khách hàng Bảng tổng hợp hàng tháng về các HĐ Phiếu thu Hoạt động của đội buýt Đội xe buýt Thống kê, thu ngân, thu lệnh Bộ phận kỹ thuật Bộ phận giám sát, điều hành tuyến Bộ phận chốt Lái xe, bán vé “Nguồn: Công ty CPVT&DL Đông Anh” 2.2.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động của bộ phân tiếp thị (marketing) Chức năng: Tham mưu cho ban Giám đốc trong công tác định vị và quảng bá thương hiệu của Trung tâm. Tham mưu cho ban Giám đôc trong công tác ổn định và phát triển thị trường của trung tâm Tiếp nhận và trả lời khách đi trên phương tiện của trung tâm Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện các chương trình quảng bá thông tin tuyên truyền về thương hiệu của trung tâm. Tổng hợp đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và thu hút khách hàng. Phụ trách và tổ chức triển khai các mảng thông tin trên xe, băng rôn, áp phích tại các cơ sỏ hạ tầng, bến, văn phòng. Khảo sát, kiểm tra thị trường, các đơn vị cùng tham gia cạnh tranh trên tuyến. Đề xuất các giải pháp nâng cao thị phần. Duy trì mối quan hệ hợp tác với các đầu bến. Tiếp nhận giải đáp và đề xuất xử lí các thông tin đường dây nóng, đơn thư báo chí, khách hàng. Cập nhật các văn bản , thông báo của trung tâm. Báo cáo hàng ngày thông tin khách hàng đến đường dây nóng để đề xuất lãnh đạo. 2.3 Lĩnh vực vật tư kỹ thuật 2.3.1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận chức năng - Đội quản lý thiết bị phương tiện luôn kiểm tra và đảm bảo kỹ thuật an toàn khi điều xe đi làm nhiệm vụ, phải phổ biến cho lái xe thực hiện các quy định của công ty về từng hợp đồng với khách hàng và lệnh điều vận phải có chữ ký của giám đốc. - Lập sổ theo dõi lịch trình cho từng phương tiện về tình trạng kỹ thuật và hoạt động của xe. - Ghi chép đầy đủ sổ sách theo quy định, báo cáo thường kỳ với Ban giám đốc và các phòng, ban chức năng. - Chịu trách nhiệm an toàn lao động và vệ sinh môi trường ở đội thuộc quyền quản lý. 2.3.2 Quan hệ của bộ phận vật tư- kỹ thuật với giám đốc và với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp - Thường xuyên kiểm tra tình trạng vật tư , kĩ thuật đảm bảo sản xuất kinh doanh đúng kế hoạch theo ủy quyền cuả Giám đốc. - Thu thập thông tin từ các phòng ban khác về hiện trạng vật tư- kĩ thuật để có hướng giải quyết kịp thời. 2.3.3 Công tác định mức tiêu hao vật tư và quản lí sử dụng , nội dung phương pháp xây dựng và thực hiện kế hoạch cung cấp vật tư. Trung tâm quản lý nhiên liệu thông qua việc định mức cho từng tuyến, định mức phụ thuộc vào loại phương tiện tính chất của đường sá, số lượng hành khách… - Trước khi xe đưa ra khai thác, phương tiện được bơm lượng nhiên liệu định mức ở các trạm bơm của Trung tâm, sau đó được niêm phong, khóa nắp bình dầu. - Định mức nhiên liệu cho các tuyến như sau: Tuyến 52: 31.5 lít/100km Tuyến 53: 28.5 lít/100km Tuyến 202: 25 lít/100km Tuyến 203: 31 lít/100km Tuyến 205: 30 lít/100km Tuyến 209: 28 lít/100km 2.4 Lĩnh vực tài chính-kế toán 2.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng Trưởng phòng Kế toán Thủ kho Kế toán kho Thủ quỹ kiêm quản lý vé – lệnh Kế toán thanh toán * Trưởng phòng kế toán : Điều hành toàn bộ công việc của phòng kế toán và chịu trách nhiệm trước Pháp luật, giám đốc về mọi hoạt động của phòng chức năng nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền. - Tham gia xây dựng các quy trình tài chính và định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí cho Trung tâm Chủ trì việc phân tích đánh giá tình hình tài chính kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm tiết kiệm chi phí - Quản lý doanh thu, kiểm soát chặt chẽ các khoản mục chi phí theo định mức đã ban hành và đảm bảo sử dụng hợp lý các khoản chi phí. Xây dựng kế hoạch thu chi tài chính hàng năm của toàn công ty - Kiểm tra, ký duyệt các chứng từ thanh toán đảm bảo việc thanh toán đúng quy định, giá cả phù hợp - Tổng hợp số liệu, lập báo cáo thực hiện tháng, quý, năm theo quy định - Xây dựng kế hoạch ngân sách của trung tâm, theo dõi tài sản cố định - Lập các báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc, tổng điều hành khối, Phòng tài chính – kế toán Tổng công ty - Hàng tháng đánh giá chất lượng công tác của các cán bộ công nhân viên trong phòng trình Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở tính lương. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc trung tâm. - Tổ chức phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty * Kế toán thanh toán : - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thu chi: viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. - Thực hiện các giao dịch qua ngân hàng. Thực hiện việc thanh toán trả lương, thu tiền bảo hiểm vật chất; tiền thế chấp bổ sung; tiền bảo hiểm phương tiện cho cán bộ công nhân viên trung tâm qua thẻ ATM. - Cập nhật chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản công nợ phải thu, phải trả, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ vào phần mềm kế toán. - Kiểm soát tiền thu bán vé đầu bến - Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả - Theo dõi thế chấp, phạt vi phạm bồi hoàn vật chất của lái xe, nhân viên bán vé - Theo dõi việc thanh toán lương cho CBCNV trung tâm đúng với quy chế trả lương của đơn vị - Hàng quý kiểm kê và đối chiếu với bộ phận thu ngân Phòng Vận tải về số tồn quỹ tiền mặt tại phòng vận tải. - Hàng tháng đối chiếu phát sinh với phòng tài chính kế toán tổng công ty - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của phụ trách phòng. * Thủ quỹ kiêm quản lý vé – lệnh - Chịu trách nhiêm quản lý quỹ tiền mặt, thu chi theo đúng phiếu thu, phiếu chi - Hàng ngày báo cáo số dư tiền mặt tại quỹ với phụ trách phòng: thực hiện giao dịch gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng - Quản lý vé, lệnh: Nhận vé, lệnh từ phòng TC – KT Tổng công ty: giao vé, lệnh cho Phòng vận tải đảm bảo tiến độ - Hàng tháng kiểm kê và quyết toán vé, cuống vé, lệnh với Phòng vận tải và báo cáo kết quả với trưởng phòng. - Kiểm tra chi phí trên Lệnh vận chuyển: cập nhật chi phí trên lệnh vận chuyển vào phần mềm kế toán; Tổng hợp đối chiếu doanh thu, chi phí của lệnh vận chuyển với Phòng vận tải. - Kiểm tra, xác nhận số liệu trên Bảng tổng hợp doanh thu, chuyến lượt thực hiện do Phòng Vận tải lập làm căn cứ tính lương cho lái, phụ xe. - Hàng tháng đối chiếu số dư quỹ tiền mặt với phòng TC – KT Tổng công ty. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của phụ trách phòng. * Kế toán kho: - Theo dõi thống kê vật tư phụ tùng, nguyên vật liệu xuất nhập kho. - Kiểm tra các thông tin trên Phiếu sửa chữa, kiểm soát định ngạch bảo dưỡng sửa chữa và thay thế vật tư phụ tùng, viết phiếu xuất kho. - Tham gia kiểm nghiệm vật tư phụ tùng nhập kho cùng với Đốc công, nhân viên cung ứng vật tư và thủ kho. Kiểm soát giá mua vật tư phụ tùng. - Hạch toán số liệu nhập, xuất kho vào phần mềm kế toán. Cuối tháng báo cáo chi phí bảo dưỡng sửa chữa theo từng tuyến, từng đầu xe. - Sắp xếp, quản lý chứng từ sổ sách của phòng - Hàng tháng tổng hợp báo cáo số liệu nhập, xuất tồn vật tư phụ tùng và chủ trì đối chiếu khớp số liệu với thủ kho, nhân viên cung ứng vật tư. - Là người chủ trì cùng với thủ kho, nhân viên cung ứng vật tư hàng tháng kiểm kê kho, đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu báo cáo, sổ sách nếu có sai lệch phải báo cáo trưởng phòng xử lý. - Là người chủ trì cùng với thủ kho, nhân viên cung ứng vật tư lên phương án thanh lý vật tư phụ tùng cũ đã qua sử dụng. - Kiêm nhiệm: Kiểm soát doanh thu trên lệnh vận chuyển, đối chiếu khớp với biên bản nghiệm thu của phòng Vận tải. Hàng tháng phải tổng hợp những sai sót của nhân viên nghiệm thu báo cáo trưởng phòng giải quyết. Trường hợp có sai sót nghiêm trọng liên quan đến thất thoát doanh thu thì báo ngay trưởng phòng xử lý. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của phụ trách phòng. * Thủ kho: - Thực hiện thủ tục xuất nhập vật tư phụ tùng. Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn. - Xắp xếp hàng hóa trong kho, theo dõi vật tư tồn kho tối thiểu. - Tuân thủ các nguyên tắc phòng cháy chữa cháy và an toàn trong kho - Hàng tháng tổng hợp báo cáo số liệu nhập, xuất tồn vật tư phụ tùng và đối chiếu khớp số liệu với kế toán kho, nhân viên cung ứng vật tư. 2.4.2. Quan hệ của bộ phận tài chính – kế toán với giám đốc và với các bộ phận khác trong trung tâm. - Bộ phận tài chính kế toán với giám đốc có mối quan hệ mật thiết với nhau. Giám đốc phân công việc cho phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ tài chính kế toán tại trung tâm. Và bộ phận tài chính kế toán là cố vấn tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực kế toán theo các chế độ, văn bản báo cáo trực tiếp cho giám đốc để giải quyết hiệu quả các vấn đề tài chính kế toán. - Bộ phận lao động- tiền lương với các bộ phận khác có mối quan hệ giúp đỡ, hợp tác cùng nhau làm việc tạo cho tiến độ làm việc của trung tâm được đẩy nhanh: Chẳng hạn như nhân viên tiền lương- chế độ phối hợp với phòngvận tải và phòng kế toán trong việc tính lương hàng tháng và trừ lương chất lượng đối với công nhân lái xe, nhân viên phục vụ vi phạm. 2.4.3 Các văn bản hiện hành về chế độ tài chính kế toán - Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán - Các báo cáo tài chính được trình bày bằng đồng việt nam, theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC Chế độ kế toán tại trung tâm Tân Đạt tuân thủ theo luật kế toán 03/2003/QH11 ban hành ngày 17/06/2003, 26 chuẩn mực kế toàn đã ban hành, theo thông tư số 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 của bộ trưởng bộ tài chính ban hành theo: - Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam - Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung * Các nguyên tắc kế toán áp dụng - Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền bao gốm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn không quá ba tháng, có tính thanh khoản cao, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành các lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền. số liệu để ghi vào bảng când dối kế toán căn cứ văn bản kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế có đối chiếu với sổ sách kế toán; căn cứ biên bản xác nhận đối chiếu với ngân hàng Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: theo tỷ giá mua vào bán ra của liên ngân hàng ngoại thương Việt Nam. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí thuê máy thi công và chi phí sản xuất chung nếu có để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính trừ đi các chi phí để hoàn thành cùng chi phí quảng cái bán hàng và phân phối phát sinh. Số liệu để ghi vào bảng cân đối kế toán được đánh giá theo giá thực tế mua, thuế nhập khẩu(đối với vật tư nhập khẩu) và chi phí vận chuyển nếu có và đánh giá theo thực tế phát sinh hạch toàn trên sổ kế toán. Hàng tồn kho cuối kỳ được hạch toàn theo phương pháp kê khai thường xuyên Nguyên vật liệu, hàng hóa: giá thực tế mua Thành phẩm: chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí thuê máy thi công và chi phí sản xuất chung có liên quan được phân bổ - Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định và bất động sản đầu tư - Ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư - Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính - Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay - Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí khác - Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: căn cứ vào klhối lượng thực tế hoàn thành có biên bản nghiệm thu và đối chiếu 2 bên - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả - Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chui phí tài chính: căn cứ phiếu tính lãi phải trả và thu lãi vay của ngân hàng và của đối tượng khác - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái - Các nguyên tắc và phương pháp kế toán khác 2.4.4. Trình tự nội dung và phương pháp lập kế hoạch thu chi tài chính và phân phối lợi nhuận thực hiện Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả và đảm bảo hài hòa lợi ích của người lao động và lợi ích tập thể. Sau khi xét đề nghị với các phòng ban nghiệp vụ sau khi trao đổi thống nhất với ban chấp hành Công đoàn trung tâm thì đã đưa ra quyết định thưởng doanh thu cho một số tuyến như sau: Với các tuyến kế cận và liên tỉnh: Bảng3.3 Thưởng doanh thu với tuyến liên tỉnh và tuyến buýt kế cận TT Mức doanh thu DTBQ lượt của lái xe, bv/dtbq lượt toàn tuyến Tỷ lệ % DT thưởng của CNLX Tỷ lệ DT thưởng của NVLX 1 2 3 Mức 1 Mức 2 Mức 3 Từ trên 88%- 92% Từ trên 92% Từ trên 100% 2% 4% 6% 1% 2% 3% Với tuyến bus xã hội hóa số 52 Bảng 3.4 Thưởng doanh thu với tuyến buýt 52 TT Đối tượng Lương dự phòng Ăn ca Lương chuyến lượt Lương chuyến lượt vượt kế hoạch Ghi chú 1 2 Lái xe Bán vé 65.000 35.000 20.000 20.000 30.000 15.000 150% lương chuyến lượt 150% lương chuyến lượt Lương trực dự phòng đã bao Gồm tiền ăn ca.