Hoạt động và quá trình làm việc của một nhân viên hành chính phòng tuyển dụng nhân sự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG ------- Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức HOẠT ĐỘNG VÀ QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH PHÒNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ. Tên cơ quan thực tập: CareerBuilder Viet Nam (VON co.,ltd) Thời gian thực tập: 7/1/2013-28/2/2013 Người hướng dẫn: Võ Thụy Vy – Admin executive cum GM secretary Sinh viên thực tập: Trần Vĩ Thành MSSV:104562 Lớp: TC2010 Thực Tập Nhận Thức 1 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Chữ ký người hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày ….. tháng ….. năm ….. Thực Tập Nhận Thức 2 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Chữ ký giảng viên hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày ….. tháng ….. năm ….. Thực Tập Nhận Thức 3 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP………………………………………………..1 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN…………………………………..........2 MỤC LỤC……………………………………………………………………………........3 LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………………….......4 LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………………….......5 DẪN NHẬP……………………………………………………………………………......6 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREERBUILDER (VON)………………...7 1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của CareerBuilderVietNam (VON)………………...7 1.1.1.Giới thiệu về công ty………………………………………………………………..7 1.1.2.Quá trình phát triển và sát nhập với CareerBuilder………………………………...9 1.1.3.Lĩnh vực hoạt động………………………………………………………………..12 1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính…………………………………………........12 1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam)……………………………………......14 1.2.Phân tích S.W.O.T…………………………………………………………………...18 2.CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY:……………………………………………21 2.1.Làm việc như một nhân viên hành chính…………………………………………....21 2.2.Công việc hỗ trợ các team…………………………………………………………...25 3.CẢM NHẬN VÀ KINH NGHIỆM ĐÚC KẾT ĐƯỢC KHI THỰC TẬP…………….34 3.1.Hòa nhập môi trường và các hoạt động khác trong quá trình thực tập………………34 3.2.Thuận lợi và khó khăn khi làm việc……………………………………………….....36 3.3.Bài học kinh nghiệm………………………………………………………………….37 3.4.Kế hoạch bản thân và định hướng tương lai………………………………………….37 4.KẾT LUẬN……………………………………………………………………………..38 Thực Tập Nhận Thức 4 LỜI MỞ ĐẦU Là một sinh viên thuộc ngành Tài Chính Ngân Hàng Đại Học Hoa Sen.Tôi muốn tận dụng cơ hội về đợt thực tập nhận thức mà trường tổ chức để trải nghiệm mình ở một môi trường làm việc mới mẻ và không kém phần chuyên nghiệp. Chuyên ngành thực tập về nhân sự mà tôi đã được trải nghiệm thông qua đợt thực tập nhận thức này thực sự mang đến cho bản thân tôi những kinh nghiệm quý báu cùng một nhận thức rõ ràng hơn về công việc thực tiễn.Một khía cạnh khác với những gì mình đang học tập,hứa hẹn sẽ là một cơ sở rất tốt hỗ trợ cho chính những gì tôi đang theo đuổi cũng như công việc tương lai sau này. Thực Tập Nhận Thức 5 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, tôi xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đền trường Đại Học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên chúng em có được một đợt thực tập bổ ích và đáng giá. Cảm ơn cô Tô Thị Tú Trang – Giảng viên hướng dẫn báo cáo đã rất nhiệt tình và trách nhiệm khi chỉ dẫn em. Xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tập thể công ty cổ phần VON và anh Paul Hung Nguyen – CEO ;Chị Yến Johnston – General Manager HR VietNam đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho em được có điều kiện tham gia thực tập và học hỏi tại công ty. Cảm ơn chị Võ Thụy Vy đã hướng dẫn và giúp đỡ em tận tình trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Cảm ơn anh Lân,chị Vy Triệu,chị Trúc,chị Thủy,chị Ngọc,chị Linh,chị Thùy,chị Phương,chị Hương,chị Hằng cùng tập thể phòng HeadHunt trong suốt thời gian qua đã nhiệt tình chia sẻ và hướng em đến những kiến thức cũng như kinh nghiệm thật quý báu và hữu ích,cùng khoảng thời gian rất vui và gắn bó với nhau như một gia đình Chúc quý công ty cùng mọi người sẽ bay cao và phát triển hơn nữa trong tương lai,đạt được những thành công mới và là trụ cốt vững chắc cho quốc gia Do kiến thức sinh viên còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh được những sai sót.Rất mong nhận được những đóng góp và ý kiến từ quý thầy cô để có thể hoàn thiện tốt hơn nữa ở chính bản thân cũng như những bài báo cáo sau. Xin chân thành cảm ơn ! Thực Tập Nhận Thức 6 DẪN NHẬP Công việc là một phần cực kì thiết yếu cấu thành nên cuộc sống của mỗi người hiện nay. Nhịp độ phát triển của xã hội ngày một nhanh hơn và tân tiến hơn,kéo theo nhu cầu về công việc và quản lý công việc tăng lên đáng kể.Giải pháp về các nguồn tuyển dụng nhân sự cho các công ty cũng như tìm kiếm nhân tài là tiêu chí hàng đầu mà các doanh nghiệp hướng đến để phát triển chính mình. Thành lập từ năm 2006, VietNam Online NetWork (VON .Ltd) nhanh chóng phát triển trở thành một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực tư vấn các giải pháp nhân sự,tuyển dụng nhân sự và cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến thông qua website.Với chất lượng và uy tín của mình,VON luôn là ưu tiên hàng đầu của những doanh nghiệp tuyển dụng và mỗi cá nhân khi có nhu cầu về việc làm. May mắn được thực tập trải nghiệm tại một môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động như VON giúp tôi có cái nhìn khác hơn về một môi trường làm việc thực thụ,đồng thời mở rộng hơn những kiến thức về lĩnh vực nhân sự nói chung cũng như quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực nói riêng. Khi bắt tay vào quá trình thực tập này tôi đã đặt ra các mục tiêu:  Tìm hiểu về mô hình tổ chức của một công ty, học hỏi kinh nghiệm làm việc nâng cao khả năng giao tiếp.  Hoàn thành các công việc tại công ty thực tập.  Học hỏi thêm nhiều kiến thức và kĩ năng làm việc thực tiễn trong văn phòng nói riêng và hoạt động của công ty nói chung;  Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty. Thực Tập Nhận Thức 7 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREER BUILDER (VON): 1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của công ty Career Builder VietNam (VON): 1.1.1.Giới thiệu về công ty: Trụ sở chính của VON Ltd tại 139 Pasteur,Quận 3 TP.HCM Thực Tập Nhận Thức 8  Công ty Cổ phần VON (Vietnam Online Network Joint Stock Company) được chính thức thành lập từ tháng 7 năm 2006 (chuyển đổi từ Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Kiếm Việc) là một trong những Công ty hàng đầu trong lãnh vực tư vấn các giải pháp Nhân sự, tư vấn và tuyển dụng nhân sự, cung cấp dịch vụ tuyển dụng trực tuyến thông qua trang web www.hrvietnam.com, www.kiemviec.com. Bên cạnh đó, Công ty cũng đang sở hữu cổng thông tin lớn nhất tại Việt Nam, đó là website www.timnhanh.com với môi trường làm việc trẻ trung, năng động.  90 % nhân viên ở độ tuổi từ 22 đến 30 tuổi.  Ứng dụng công nghệ web tiên tiến nhất Việt Nam (Web 2.0).  Lượng user truy cập 2.6 triệu lượt/ ngày.  Cơ sở vật chất, thiết bị làm việc hiện đại.  Cơ hội phát huy năng lực cá nhân.  Trụ sở chính đặt tại văn phòng đại diện,tòa nhà 139 Pasteur,phường 6,quận 3 Thành Phố Hồ Chí Minh  Điện thoại liên lạc: (84-8) 3822-6060  Fax: (84-8) 3824-1866  Tax code: 0303284985  Người đại diện cho công ty: CEO Paul Hung Nguyen  Đại diện cho HR VietNam-điều phối và chịu trách nhiệm chính cho công tác tuyển dụng nhân sự: General Manager Yen Johnston Thực Tập Nhận Thức 9 1.1.2.Quá trình phát triển và sáp nhập với Career Buider: Qua hơn 7 năm thành lập và phát triển,VON đã xây dựng được thương hiệu vững mạnh của mình trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.Là đối tác hàng đầu và tin tưởng của rất nhiều doanh nghiệp tìm kiếm cho mình giải pháp nhân sự tối ưu,với lượng khách hàng và khối lượng công việc tuyển dụng tăng mạnh qua từng năm Văn phòng đại diện của VON Ltd Thực Tập Nhận Thức 10 Ngày 21/2/2013 đánh dấu một bước phát triển mới của công ty cổ phần VON,khi CareerBuilder - công ty đứng đầu toàn cầu về giải pháp nguồn nhân lực, chuyên về các dịch vụ tìm kiến và thu hút các ứng viên tài năng cho các nhà tuyển dụng, tiếp tục mở rộng khai thác thị trường Châu Á bằng việc công bố trở thành đối tác chiến lược với công ty tại Việt Nam. Ông Hunter Arnold, Chủ tịch của CareerBuilder Châu Á Thái Bình Dương cho biết: “Việc trở thành đối tác chiến lược với VON sẽ đẩy mạnh bước tiến của CareerBulder vào thị trường Việt Nam – cũng là một bước quan trọng trong việc Ông Hunter Arnold- Chủ tịch CareerBuilder Châu Á Thái Bình Dương cùng ông Paul Hung Nguyen-CEO VietNam Online Network cùng kí vào thỏa thuận đôi bên tại lễ ký kết chuyển nhượng. Thực Tập Nhận Thức 11 mở rộng thị trường Châu Á của chúng tôi. Việc kết hợp giữa sự thấu hiểu nhu cầu của nhà tuyển dụng Việt Nam từ VON với công nghệ, dịch vụ tiên tiến cùng sự tiếp cận toàn cầu của CareerBuilder sẽ đem lại tiềm năng tăng trưởng cao.” Ông Paul Nguyễn – Tổng Giám đốc của KiemViec.com và HR Vietnam cho biết: “Chúng tôi rất vui mừng khi gia nhập cùng gia đình CareerBuilder, nơi có các dịch vụ phù hợp sâu rộng và mạng lưới phân phối rộng khắp, sẽ giúp chúng tôi cung cấp các giải pháp tuyển dụng tốt nhất cho khách hàng và người dùng. Giống như CareerBuilder, KiemViec.com không chỉ là một cổng thông tin việc làm, chúng tôi còn mong muốn tiếp tục đem đến cho khách hàng những tài năng phù hợp cũng như người dùng có thể tìm thấy cơ hội của mình thông qua những sản phẩm và giải pháp mới.” Với việc trở thành đối tác với Công ty cổ phần VON, CareerBuilder hiện đang khai thác tại 22 thị trường ngoài Mỹ, qua các quan hệ đối tác, CareerBuilder đã có mặt tại hơn 60 thị trường toàn cầu. Với sự kiện này, CareerBuilder và VON sẽ mang lại cho nhà tuyển dụng và các ứng viên tại Việt Nam một nguồn lực rộng hơn về tuyển dụng cũng như tìm kiếm việc làm. Thực Tập Nhận Thức 12 1.1.3.Lĩnh vực hoạt động: o Tư vấn các giải pháp nhân sự. o Tìm kiếm việc làm và hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự cho các vị trí cấp cao. o Tư vấn và tuyển dụng nhân sự o Cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến o Cung cấp dịch vụ mạng thông tin Blog lớn nhất Việt Nam hiện nay o Cung cấp các giải pháp trong việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng và thu hút nhân tài nhân sự. 1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính: Sơ đồ phòng ban đặt tại tầng trệt 139 Pasteur Thực Tập Nhận Thức 13 Sơ đồ bố trí phòng ban VON Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban:  ROD: Hỗ trợ đăng thông tin tuyển dụng của các doanh nghiệp (Doanh nghiệp tự đăng) trên trang web kiemviec.com  Headhunt Dept: hỗ trợ các doanh nghiệp trong tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người), thông tin tuyển dụng trên hrvietnam.com  Multimedia Art Design: phòng hỗ trợ công ty về Marketing  IT: hỗ trợ IT và các thiết bị văn phòng  Accounting: Hỗ trợ về sổ sách,các loại chứng từ và kiểm soát ngân quỹ.  Admin Dept: phòng hành chánh,quản lý và thực thi các quy chế công ty. BAN GIÁM ĐỐC HEADHUNT DEPT. (HR VIETNAM) RECRUITMENT ONLINE DEPT (ROD) ADMIN DEPT Multimedia Art Design INFORMATION TECHNOLOGY ACCOUNTING HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Thực Tập Nhận Thức 14 1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam): Hoạt động làm việc của Headhunting – Outsourcing Department Thực Tập Nhận Thức 15 Headhunt Dept là một trong 2 phòng ban chính của VON,với target doanh thu cao nhất và là nguồn doanh số chính của công ty (với target 10 tỷ/năm/phòng). Nhiệm vụ chính của Headhunt Dept là hỗ trợ các doanh nghiệp trong tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người) và cập nhật thông tin tuyển dụng 2 chiều trên hrvietnam.com. 1.1.5.1/ Quy trình làm việc của Headhunt Dept: QUY TRÌNH LÀM VIỆC  Phân tích các yếu tố công việc: là bước khởi điểm mang lại cho các doanh nghiệp tuyển dụng.Phòng ban hỗ trợ việc khảo sát cáo yếu tố công việc từ những yêu cầu cho vị trí mà doanh nghiệp đã lập ra cho ứng viên (như yếu tố về thời gian,địa điểm,tính chất công việc,lương thỏa thuận,v..v….).Tất cả được ghi nhận vào bảng mô tả công việc để minh bạch và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và giúp đỡ ứng viên có được vị trí tuyển dụng thích hợp.Bản mô tả công việc thường được tóm tắt sơ và cân bằng giữa những quy định mà doanh nghiệp đề ra,cũng như yêu sách của ứng viên ứng tuyển (vè các yếu tố công việc,trách nhiệm chính-phụ,quyền hạn,yêu cần về kiến thức,kĩ năng,v..v…) cũng là cơ sở để phòng ban đánh giá về thành tích của ứng viên.Hồ sơ có thể thay đổi tùy theo tính chất và yêu cầu công việc PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CÔNG VIỆC TÌM NGUỒN NHÂN SỰ SÀNG LỌC VÀ TUYỂN DỤNG THÔNG QUA CÁC GIẢI PHÁP NHÂN SỰ HỖ TRỢ HỘI NHẬP VÀ TƯ VẤN GIẢI PHÁP NHÂN SỰ Thực Tập Nhận Thức 16  Tìm nguồn nhân sự: Sau khi tiến hành phân tích yếu tố công việc,phòng ban sẽ bắt tay vào tìm kiếm nguồn nhân sự là những ứng viên có tiềm năng cho vị trí ứng tuyển.Đối tượng có thể là những ứng viên đã từng kinh qua vị trí tương tự cho những công ty khác,hay những người hội đủ tố chất để ứng tuyển cho vị trí đang được yêu cầu.Tất cả đều được lưu trữ trong hồ sơ hệ thống của công ty.  Sàng lọc và tuyển dụng thông qua các giải pháp nhân sự: Xác định rõ được nguồn nhân sự nhắm đến thông qua bước trên,phòng ban tiến hành bước sàng lọc để chọn ra những hình mẫu tốt nhất phù hợp với yêu cầu công việc và tiêu chí được doanh nghiệp lựa chọn.Một số giải pháp có thể thông qua như Quick Interview,quick Test hay trao đổi trực tiếp với ứng viên để có được personality nhất định,.v..v..là phép thử đầu tiên trước khi chọn được những con người phù hợp nhất và chuyển giao cho doanh nghiệp với những quy trình tuyển dụng chuyên môn,đúng với chuyên ngành cần tìm.  Hỗ trợ hội nhập và tư vấn giải pháp nhân sự: Ngoài việc “săn đầu người”,phòng ban có những giaỉ pháp nhân sự hỗ trợ những ứng viên mới thích nghi với môi trường làm việc thông qua các biện pháp nhân sự kết hợp voi chính sách của doanh nghiệp để hòa nhập tốt hơn. 1.1.5.2/ Các team chính và chức năng,nhiệm vụ của từng team:  Headhunt Dept cấu thành có 4 team chính, bao gồm: team Peace,team Industries,team Global,team Trading và 2 team hỗ trợ: team Outsourcing ( hiện tại đã tách ra thành một bộ phận riêng biệt của công ty) và team Admin  Về cơ bản,nhiệm vụ chính của cả 4 team chính đều là tuyển dụng,nhưng mỗi team sẽ chịu trách nhiệm về một mảng tuyển dụng khác nhau. Thực Tập Nhận Thức 17 Sơ đồ cấu thành các team của Headhunt Dept HR VIET NAM INDUSTRIES ADMIN PEACE GLOBAL OUTSOURCING TRADING Bảng tuyên dương vả bảng chỉ số KPI nhân viên tại phòng ban Thực Tập Nhận Thức 18  Team Admin: Hỗ trợ phòng về các sự kiện hành chính,nhập dữ liệu,event,internship.  Team Outsourcing:Hỗ trợ về các chính sách bảo hiểm,ngân quỹ,tương tác trực tiếp với phòng kế toán,hỗ trợ về các hợp đồng lao động,thử việc,thời vụ,sales target.  Team Industries: chịu trách nhiệm chính về các mảng tuyển dụng công nghiệp như kĩ sư,cơ khí,sản xuất,máy móc.  Team Trading: chịu trách nhiệm về các mảng như đầu tư ngân hàng,môi giới,giao dịch,FMCG,sales.  Team Peace: chịu trách nhiệm chính về các mảng môi trường,hóa học,HSE,công nghiệp.  Team Global: chịu trách nhiệm về các mảng tuyển dụng đa ngành nghề,là hội tụ các mảng chính của 3 team trên cộng thêm các mảng tuyển dụng khác. 1.2.Phân tích về S.W.O.T của công ty: VON – môi trường tuyển dụng năng động và tiện dụng nhất nhì tại Việt Nam Thực Tập Nhận Thức 19 Điểm mạnh: Khởi nghiệp từ kiemviec.com từ năm 2004,sau đó 2 năm cho ra đời HR VietNam.VON trở thành một thương hiệu mạnh và chất lượng nhất trong mảng ngành tuyển dụng nhân sự và săn nhân tài ở thị trường Việt Nam,nhất là khu vực miền Nam. Với thị phần khá lớn cùng những mảng ngành nghể đa dạng,phong phú.VON là lựa chọn hàng đầu của rất nhiều công ty trong và ngoài nước,các tập đoàn đa quốc gia.Đội ngũ nhân viên cùng lãnh đạo trẻ,năng động và nhiệt huyết cùng mảng kiến thức chuyên sâu đóng góp vào thành công rất lớn của VON.Ngoài yếu tố con người,sở hữu và dẫn đầu về thị phần thông tin cũng như kiếm việc trực tuyến là một điểm mạnh mà VON khai thác triệt để.Bằng chứng qua 2 trang tuyển dụng trực tuyến chủ lực là hrvietnam.com và kiemviec.com cùng những blog,mạng xã hội trực tuyến cho nhân sự chuyên nghiệp cấp cao như linked-in..v..v..Doanh số tăng trưởng qua mỗi năm,hơn 30% của năm 2011 so với 2010 và hơn 10% của năm 2012 so với cùng kì 2012..với những số liệu cụ thể là minh chứng rõ ràng nhất cho sự phát triển và tồn tại của VON. Điểm yếu: Do thị phần và đặc thù chủ yếu vẫn là tuyển dụng và tư vấn các giải pháp nhân sự online.VON thiếu đi sự đầu tư vào các giải pháp nhân sự trực tiếp mà hiện tại những đối thủ cạnh tranh đang nắm bắt khá khốc liệt như Navigos,Talentnet,HRAlliance,v..v.. Một phần do cấu thành và thương hiệu từ lâu đã hình thành.VON cần nhân sự và chú trọng hơn nữa vào đầu tư nhân sự trực tiếp trong tương lai. Thực Tập Nhận Thức 20 Cơ hội: Năm 2013 thực sự là cú nhảy vọt đối với tập thể VON Ltd,khi Career Builder- thương hiệu tuyễn dụng nhân sự số 1 tại Mỹ tiến hành thâu tóm,đầu tư vào thị trường nhân sự Việt Nam và VON là tập đoàn có được vinh dự này. Sự hợp tác và phát triển cùng Career Builder không chỉ mang đến cho VON cơ hội mở rộng thương hiệu và mảng ngành nghề của mình (không chỉ giới hạn ở các lĩnh vực và tập đoàn đa quốc gia trong nước nữa) ra toàn thể Châu Á.Là bước đệm giúp cơ cấu lại quy trình cũng như hỗ trợ những nhân viên có được một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hướng ngoại hơn.Đồng thời thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp lớn hơn có xu hướng đầu tư và phát triển vào lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp cao. Thách thức: Thách thức về hội nhập luôn là bài toán cho những doanh nghiệp sau M&A,và VON cũng không ngoại lệ.Một bước phát triển lên thành một tập đoàn mang tầm cỡ quốc tế.trước tình hình kinh tế đang suy giảm và chính trị bất ổn giữa các nước trong khu vực là thử thách khá lớn cho VON để có thể học hỏi và bắt kịp tiến độ chuyên nghiệp của một tập đoàn mạnh như CareerBuilder,đòi hỏi những thay đổi về quy trình và cung cách để có thể xứng tầm quốc tế. Thực Tập Nhận Thức 21 2.CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY: 2.1.Làm việc như một nhân viên hành chính: Với vai trò là thực tập sinh-nhân viên hành chính của phòng ban Headhunt,tôi có 2 nhiệm vụ chính:  Lưu trữ và nâng cấp hồ sơ,CV của ứng viên vào Ekentic System của HR VietNam:  Mô tả công việc: Với lưu lượng công việc và hồ sơ dự tuyển mỗi ngày rất nhiều,việc nhập liệu và lưu trữ hồ sơ có đòi hỏi rát cao và quan trọng cho quá trình tuyển dụng của công Tìm kiếm thông tin ứng viên bằng hệ thống lưu trữ dử liệu Ekentic System (Ảnh chụp màn hình) Thực Tập Nhận Thức 22 ty.Ekentic System là hệ thống đáp ứng được nhu cầu đó với quy trình lưu trữ thông tin đa dạng và logic: Lưu trữ thông tin cá nhân ứng viên qua 4 mục chính: Thông tin cá nhân,trình độ học vấn,các kĩ năng huấn luyện và kinh nghiệm làm việc.Bên cạnh đó có thể có những khía cạnh bổ trợ (Như người giới thiệu..v..v..)  Thông tin cá nhân được lưu trữ như họ tên,năm sinh,quê quán địa chỉ,chức vụ hiện tại,mức lương đòi hỏi,v..v…tùy thuộc vào hồ sơ cá nhân.  Trình độ học vấn được quy định theo niên khóa và các bằng cấp đạt được,theo chuyên môn ngành nghề,trực thuộc những nơi mà ứng viên đã học và được huấn luyện (như BA,MBA,College,Diploma,v..v…)  Kĩ năng huấn luyện được cập nhật như :các kĩ năng mềm (các khóa huấn luyện về dịch vụ,phản xạ,v…v…),kĩ năng thiết yếu (như vi tính văn phòng,ngoại ngữ,các kĩ năng về giao tiếp..) hay các kĩ năng chuyên môn (như chuyên môn về các lĩnh vực như cơ khí,hàng hải,v…v..  Kinh nghiệm làm việc là mục được chú trọng nhiều nhất,phản ánh trình độ cũng như thâm niên làm việc của ứng viên qua các vị trí được giao.Chuyên viên có thể tìm hiểu và trao đổi với ứng viên tốt hơn thông qua hồ sơ kinh nghiệm làm việc,dễ dàng thích nghi với vị trí công việc khao khát hơn.Qua đánh giá về kinh nghiệm làm việc cũng phản ánh đặc thù về phong cách làm việc của ứng viên (đa ngành nghề.năng động hay nhảy việc quá nhiều..v..v..) Kết thúc lưu trữ hồ sơ qua 4 bước trên sẽ được tổng hợp ở một tệp tin chỉ dành riêng cho chuyên viên của HR VietNam.Là nơi tóm tắt cũng như ghi chú những điểm mạnh yếu,độ trải của ứng viên để dễ dàng phục vụ cho quá trình phỏng vấn nhanh hay trao đổi trực tiếp.Đồng thời,mỗi ứng viên sẽ có một mã số riêng biệt Thực Tập Nhận Thức 23 được lưu trữ lại nhằm dễ tìm kiếm và cập nhật thông tin nếu có hồ sơ bổ sung sau này. Đối với một nhân viên thực tập như tôi,chỉ tiêu hồ sơ quy định là 200 hồ sơ trong suốt kì thực tập.  Các bước làm việc: Tôi thực hiện các thao tác cập nhật và lưu trữ hồ sơ trên máy tính.Hồ sơ được chuyển giao trực tiếp từ nhân viên chính thức qua hệ Outlook. Sau khi nhận được hồ sơ ứng viên,tôi tiến hành thực hiện các bước sau.  Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Ekentic của HR VietNam bằng tài khoản chuyên dụng.  Bước 2: Có 2 nội dung chính cần thực hiện đối với bước này,tùy theo hồ sơ ứng viên,phải xác định được hồ sơ cần lưu trữ hay cập nhật (lưu trữ đối với ứng viên mới và cập nhật đối với ứng viên cũ)  Bước 3: chăt lọc thông tin và ghi nhận đầy đủ thông tin 4 yếu tố trên theo mô tả công việc theo từng tệp của hệ thống Ekentic.  Bước 4: Hoàn tất quá trình và lưu trữ hồ sơ đã cập nhật theo một mã số vào file Excel hàng ngày.Tóm tắt sơ về quá trình làm việc cũng như ghi chú lại thông tin nhân viên chịu trách nhiệm về hồ sơ.  Kết quả công việc: Về cơ bản,tôi đã hoàn thành đúng tiêu chuẩn của công việc đưa ra dù khoảng thời gian đầu còn vướng vấp và sai dữ liệu.Nhưng dần dà tôi đã khắc phục được và hoàn thành tốt công việc cũng như chỉ tiêu hồ sơ được giao trong kì thực tập.  Nhận xét: Thực Tập Nhận Thức 24 Là công việc đặc thù của một nhân viên văn phòng,nhập liệu và lưu trữ hồ sơ qua một hệ thống mạng đa dụng giúp tôi có cái nhìn rõ hơn về cách xử lý cũng như nhìn nhận thông tin.Bên cạnh đó,các kĩ năng về tin học văn phòng mà tôi đã được học ở Hoa Sen được củng cố hơn (về nhập liệu,điều chỉnh bằng Word,lưu trữ bằng Excel hay gửi nhận thông tin qua Outlook..).Đặc biệt,tiếp xúc với hồ sơ xin việc mỗi ngày giúp tôi có phản xạ nhanh hơn thông qua việc nhìn nhận và chắt lọc thông tin từ hồ sơ,đồng thời rèn cho tôi hiểu được cách thức trình bày của một hồ sơ cao cấp là như thế nào.Điều này sẽ giúp ích cho tôi rất nhiều trong tương lai.  Tổng hợp khối lượng công việc online của công ty và đối thủ.Đăng tải công việc lên kiemviec.com: Kiemviec.com-website việc làm lớn nhất trực thuộc VON với lưu lượng công việc đa dạng,trung bình trên 5000 công việc mỗi ngày đăng tuyển Thực Tập Nhận Thức 25  Mô tả công việc: tôi sẽ nhận thông tin công việc từ nhân viên săn việc chính thức của công ty và hỗ trợ đăng tải nội dung công việc lên trang kiemviec.com. Song song,tôi có trách nhiệm khảo sát lưu lượng công việc từ web đăng tuyển chính của những công ty cạnh tranh như Navigos.Talentnet đến thời điểm hiện tại.Từ đó thống kê và làm báo cáo gửi cho người chịu trách nhiệm. Định kỳ làm công việc này là 1 tuần/lần (vào cuối tuần)  Các bước làm việc: Đối với việc đăng tuyển: có các bước sau mà tôi phải thực hiện Bước 1: Tạo tài khoán trên trang kiemviec.com Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống chuyên dụng thông qua code access. Bước 3: Nhận và sắp xếp thông tin công việc từ nhân viên chính thức qua hệ thống Outlook. Bước 4: Đăng tải thông tin công việc lên website (đảm bảo đủ tiêu đề và nội dung công việc,minh bạch và rõ ràng) Đối với việc khảo sát và thống kê số liệu từ đối thủ: đây là công việc khá phức tạp vì bảng biểu và thông tin trình bày của từng công ty cạnh tranh là khác nhau.Tôi có trách nhiệm khảo sát thông tin công ty Talentnet,theo đó: Bước 1: Đăng nhập vào website tuyển dụng talentnet.vn Bước 2: Vào các tệp Job lists => Executive search,sẽ hiện ra thông tin công việc được đăng tuyển. Thực Tập Nhận Thức 26 Bước 3: Tôi ghi nhận và tóm tắt lại thông tin công việc theo các nội dung về tính chất công việc,nơi làm việc,tiêu đề và quan trọng nhất là thời gian công việc tuyển dụng. (Tính từ ngày được đăng tuyển). Bước 4: tổng hợp thông tin tôi có được vào một file Excel thống kê và gửi cho người chịu trách nhiệm.  Kết quả: Ban đầu tôi có hơi vướng mắt vì lạ lẫm với việc trình bày cũng như thống kê số liệu (tôi không giỏi về thống kê).Nhưng càng làm thì mọi thứ dần đi vào ổn định và tôi đã hoàn thành mục tiêu được giao.  Nhận xét: Không đơn thuần chỉ là việc nhận và gửi thông tin hay khảo sát số liệu để thống kê.Công việc giúp tôi có cái nhìn tường tận hơn về cách mà một công ty tuyển dụng tiếp cận và giới thiệu công việc đến ứng viên.Sâu xa hơn,là bản lĩnh để tồn tại trên thương trường trước các đối thủ cạnh tranh khiến tôi cảm thấy rất nể phục.”Biết người biết ta,trăm trận trăm thắng” 2.2 Công việc hỗ trợ các team Trading-Industries-Outsourcing-Peace-Global:  Với team Trading: Công việc cụ thể :Tôi có nhiệm vụ hỗ trợ team với các hóa đơn thanh toán dành cho khách hàng,lưu trữ và sắp xếp hóa đơn thanh toán theo đinh kỳ: ngày,quý và kê khai trên hệ thống Excel. Kết quả và nhận xét công việc: Biết được thêm và rút kinh nghiệm cho bản thân về cách sắp xếp những chứng từ và hồ sơ theo một trật tự được quy định. Thực Tập Nhận Thức 27  Với team Industries: Công việc cụ thể: Tôi sắp xếp dữ liệu về ngành nghề như name card,phân loại các ngành nghề theo từng lĩnh vực đặc thù và đánh dấu theo mẫu tự Alphabet. Ngoài ra,hỗ trợ team screen những CV cho khách hàng,gọi điện thoại thông báo và sắp xếp thời gian phỏng vấn cho khách hàng.Tham gia dự thính một số buổi phỏng vấn nhanh dưới vai trò thư kí. Kết quả và nhận xét công việc: Đặc thù của công việc văn phòng đa phần liên quan đến vấn đề sắp xếp và phân loại hồ sơ.Tuy nhiên,những hồ sơ liên quan đến nhân sự và thương hiệu như thế này giúp tôi mở rộng thêm kiến thức về thông tin,các mảng ngành mà trước đây tôi chưa từng nghe qua hoặc tiếp xúc. Liên hệ trực tiếp với khách hàng và sắp xếp một cuộc hẹn thực sự là một trải nghiệm mới mẻ.Họ đều là những ứng viên có tuổi nghề và ứng tuyển cho các vị trí cấp cao nên khi đối thoại yêu cầu tôi phải hết sức cẩn trọng trong giao tiếp cũng như ngôn từ.Sau một thời gian tiếp xúc với công việc,tôi đã quen dần với những Hóa đơn thanh toán cho khách hàng Thực Tập Nhận Thức 28 tình huống khi đàm thoại với khách hàng cũng như cải thiện kĩ năng về giao tiếp của mình một cách đáng kể. Việc được dự thính trong những buổi phỏng vấn nhanh thực sự rất bổ ích và là một vinh dự cho tôi.Có cơ hội học hỏi và thấu hiểu trực tiếp từ góc nhìn của một nhà tuyển dụng hứa hẹn sẽ là trải nghiệm thực sự quý báu cho đường đời của tôi sau này.  Với team Outsourcing: Công việc cụ thể:Hỗ trợ team về các khoản hợp đồng và tiếp nhận ứng viên hướng dẫn kí hợp đồng. Đa phần là PG của Sapporo Beer đến làm hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động thời vụ. Trình tự thực hiện công việc: Bước 1: Tôi sẽ kiểm tra hồ sơ ứng viên trước khi hướng dẫn kí hợp đồng lao động.Hồ sơ phải có đủ sơ yếu lý lịch (đã công chứng),phiếu khám sức khỏe,phiếu xác nhận của cơ quan chức năng quận huyện,2 hình 3x4 và 2 bản sao chứng minh nhân dân. Bước 2: Sau khi kiểm tra đầy đủ hồ sơ,tôi tiến hành trình bày cho ứng viên biết quyền lợi và nghĩa vụ của mình thông qua quy chế làm việc có sẵn mà công ty giao phó. Đồng thời hỗ trợ ứng viên làm bảo hiểm y tế theo mã số quy định. Bước 3: Tôi sẽ trực tiếp hướng dẫn ứng viên điền hợp đồng xin việc Dưới đây là một số giấy tờ và hợp đồng mà tôi phải hướng dẫn ứng viên điền đầy đủ thông tin khi đăng kí công việc: Thực Tập Nhận Thức 29  Giấy tờ: Phiếu thông tin ứng viên Bản cam kết về điều khoản quy định Thực Tập Nhận Thức 30  Với phiếu thông tin ứng viên thử việc: tôi hướng dẫn điền đầy đủ các thông tin cá nhân của ứng viên (bao gồm họ tên,ngày tháng năm sinh,chứng minh thư,v..v..),mã số nơi bảo hiểm y tế.Sau đó trình giao cho cấp trên chứng thực,kí tên và đóng dấu.  Đối với bản cam kết quyền lợi và nghĩa vụ ứng viên: tôi có trách nhiệm hướng dẫn ứng viên đọc và biết được quyền lợi cũng như nghĩa vụ của mình khi tham gia công việc.Điền đầy đủ những thông tin thiết yếu trước khi trình giao  Điều khoản hỗ trợ mở thẻ ngân hàng: ứng viên được hướng dẫn và hỗ trợ mở thẻ ngân hàng Techcombank miễn phí.  Bản xác nhận: để cam chắc rằng hiện tại ứng viên đang sử dụng dịch vụ việc làm của công ty là duy nhất. Điều khoản quy định về việc mở thẻ ngân hàng miễn phí Bản xác nhận về tình trạng công việc hiện tại Thực Tập Nhận Thức 31  Hợp đồng: Có 3 loại hợp đồng: o Hợp đồng thử việc: Tùy theo tính chất công việc sẽ có thời gian thử việc từ 3 đến 6 tháng. Lương quy định thử việc = 80% lương chính thức. Hình thức trả lương sẽ được chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng và người lao động phải đóng thuế thu nhập cá nhân. Hợp đồng thử việc Thực Tập Nhận Thức 32 o Hợp đồng lao động thời vụ: Là loại hợp đồng có thời vụ định kì: 3 tháng Có mức lương quy định chính thức và chế độ đãi ngộ theo thời vụ,tùy vào công ty. o Hợp đồng lao động: Hợp đồng kí kết không có thời hạn cụ thể (phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và công ty). Hợp đồng lao động thời vụ Hợp đồng lao động Thực Tập Nhận Thức 33 Bước 4: Sau khi ứng viên hoàn tất tất cả hồ sơ.Tôi phải đảm bảo rằng mọi thứ đã hoàn tất và sắp xếp lại từng hồ sơ ứng viên để chờ trình duyệt. Kết quả và nhận xét công việc: Về cơ bản tôi hoàn thành các tiêu chí được giao phó khi thực hiện công việc này. Việc tương tác trực tiếp với ứng viên xin việc là một trải nghiệm thực tiễn tuyệt vời với tôi.Giúp tôi cải thiện được kĩ năng giao tiếp cũng như nghiệp vụ khi tác nghiệp với tư cách là một nhà tuyển dụng.Đồng thời,tôi cũng nắm bắt được về quy trình thu thập thông tin cũng như các dạng giấy tờ,hợp đồng cần thiết mà nhà tuyển dụng yêu cầu.Điều này sẽ giúp tôi nhìn nhận rõ ràng hơn khi tham gia tuyển dụng sau này.  Với team Peace và Global: Công việc cụ thể: Hỗ trợ nhập mã số thuế và thông tin ứng viên qua hệ thống. Trình tự thực hiện: Tôi sẽ thực hiện 3 bước chính sau Bước 1: Tải về và sử dụng chương trình Bước 2: Nhập các dữ liệu và thông tin ứng viên vào hệ thống một cách chi tiết để tránh sự trùng lặp (về tên tuổi,quê quán,ngày sinh,v..v..) Bước 3: Tiến hành đối chiếu và xác nhận mã số ứng viên,mã thuế trước khi in và giao về bộ phận. Kết quả và nhận xét: nhìn chung,công việc đòi hỏi sự tỉ mẩn và thời gian vì chặt kẽ về số liệu lẫn thông tin. Thực Tập Nhận Thức 34 Tôi không thích công việc này lắm nhưng cũng đã hoàn thành nó một cách trọn vẹn.Bài học rút ra cho tôi hiểu thêm về cách lưu trữ và hệ thống mã số mà doanh nghiệp dùng để lưu trữ và cập nhật cho ứng viên,rất tiện lợi và chuyên nghiệp 3.CẢM NHẬN VÀ KINH NGHIỆM ĐÚC KẾT ĐƯỢC KHI THỰC TẬP: 3.1 Hòa nhập môi trường và các hoạt động khác trong quá trình thực tập: Cũng giống như những bạn sinh viên khác khi lần đầu trải nghiệm và va chạm với môi trường làm việc thực tế,tôi cũng đã rất bỡ ngỡ và hồi hộp ở những ngày đầu tiên khi tham gia đợt thực tập tại công ty. Tuy nhiên khi tham gia làm việc và được sự hỗ trợ tích cực của các nhân viên phòng ban,tôi đã có cái nhìn khác hơn về môi trường làm việc cũng như sớm cải thiện được tác phong của mình để hòa nhập và trải nghiệm. Ngoài các hoạt động làm việc chính thức,VON rất chú trọng đến đời sống tinh thần và khích lệ nhân viên.Cụ thể nhất,công ty luôn có những hoạt động teambuilding hay các hoạt động outcome giúp mọi người giải trí và quên đi mệt mỏi sau những giờ làm việc căng thẳng. Tôi cũng đã may mắn được tham gia một số hoạt động cùng tổng công ty trong suốt thời gian thực tập. Thực Tập Nhận Thức 35 Tham gia tiệc rất niên cuối năm cùng tổng công ty Bắn súng sơn cuối tuần X-mas Party Thực Tập Nhận Thức 36 3.2 Thuận lợi và khó khăn trong quá trình làm việc: Thuận lợi: Trang máy móc và thiết bị đầy đủ,phù hợp và thuận tiện cho yêu cầu công việc Môi trường làm việc hài hòa và thân thiện,được sự giúp đỡ tận tình và nhiệt tình của các anh chị trong phòng ban. Có cơ hội trau dồi thêm những mảng kiến thức mới và trải nghiệm mới.Học hỏi được thêm những cung cách và ứng xử ở môi trường làm việc chuyên nghiệp và thực thụ. Đa phần tài liệu và thông tin cập nhật bằng tiếng Anh nên có cơ hội rèn luyện tiếng Anh hơn. Cải thiện tốt hơn về kĩ năng giao tiếp và văn hóa công sở. Khó khăn: Do công việc chính của phòng ban làm việc trên máy vi tính,và đặc thù của một headhunter online là làm việc qua mạng nhiều nên đôi khi cảm thấy tù túng là uể oải. Kiến thức học tại trường chưa áp dụng được nhiều 1 tuần đầu thực tập còn hơi rụt rè và bị động trong giao tiếp do lạ lẫm với môi trường. Thực Tập Nhận Thức 37 3.3.Bài học kinh nghiệm sau kì thực tập Tuy thời gian thực tập ở công ty chỉ vỏn vẹn trong 7 tuần nhưng tôi đã cố gắng hết sức để hòa nhập được vào với môi trường công ty và hoàn thành tốt những công việc được giao. Bên cạnh đó vẫn còn những sai sót nhỏ nhưng tôi cố gắng hết sức để khắc phục, hoàn thiện bản thân hơn nữa và cố gắng hòa nhập vào môi trường làm việc chuyên nghiệp. Sau kì thực tập tôi đã thu được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân. Tôi sẽ cố gắng học hỏi và làm tốt hơn nữa ở những ngày tháng còn lại trên ghế nhà trường.Những kinh nghiệm mang đến giúp ích tôi rất nhiều,không chỉ cho đợt thực tập tốt nghiệp tiếp theo mà còn trên cả đường đời sau này. 3.4:Kế hoạch bản thân và định hướng cho tương lai: Sau đợt thực tập tôi nhận ra được bản thân vẫn còn nhiều thiếu sót và cần phải học hỏi,hoàn thiện hơn chính mình để có thể trở thành một sinh viên tốt,một công dân có ích cho xã hội. Tuy là một sinh viên tài chính nhưng tôi rất có hứng thú và luôn muốn trải nghiệm bản thân cho những điều mới mẻ ở những mảng ngành khác nhau chứ không riêng gì lĩnh vực tài chính,ngân hàng.Công việc thử sức tại một công ty chuyên về mảng nhân sự nêu trên là một ví dụ điển hình nhất.Tôi sẽ cố gắng phát huy khả năng của mình và mở rộng sang các lĩnh vực khác như marketing,quản trị..v…v… Với mơ ước được làm việc và sinh hoạt tại những môi trường năng động chuyên nghiệp trong tương lai,điển hình lý tưởng nhất là các tập đoàn nước ngoài hay công ty đa quốc gia.Tôi sẽ cố gắng và nỗ lực trau dồi thêm vốn ngoại ngữ của mình,đặc Thực Tập Nhận Thức 38 biệt là tiếng Anh.Đạt quyết tâm sẽ có được bằng IELTS từ 6.5 đến 7. Trong tương lai và củng cố những kiến thức chuyên ngành của mình.Tốt nghiệp với bằng Tài Chính khá-giỏi,đồng thời cố gắng hoàn thiện một số chứng chỉ marketing-lĩnh vực mà tôi rất hứng thú. 4. KẾT LUẬN Qua quá trình thực tập, tôi đã hoàn thành tương đối tốt các mục tiêu đã đề ra. Tuy bước đầu còn gặp nhiều khó khăn, nhưng nhờ tinh thần ham học hỏi và sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của đàn anh đàn chị trong công ty, tôi đã phần nào hoàn thành các mục tiêu đề ra ban đầu: - Tìm hiểu về mô hình tổ chức của một công ty, học hỏi kinh nghiệm làm việc nâng cao khả năng giao tiếp. Hoàn thành một số công việc văn phòng. - Hoàn thành các công việc tại công ty thực tập. - Học hỏi thêm nhiều kiến thức và kĩ năng làm việc thực tiễn trong văn phòng nói riêng và Công ty nói chung. - Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty. Do hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế nên tôi chưa hoàn thành báo cáo này một cách hoàn hảo và chỉnh chu nhất. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những sự góp ý, đánh giá sâu sắc và chân thành của Quý Công ty cũng như của Quý thầy cô để tôi có thể nhìn thấy được những sai sót cũng như những mặt hạn chế và lỗ hổng trong quá trình học tập, làm việc của chính mình. Từ đó, tôi có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu và thiết thực cho bản thân, góp phần làm hành trang quý giá cho bài Báo cáo Thực tập tốt nghiệp cũng như cho sự nghiệp của mình sau này. Thực Tập Nhận Thức 39 PHỤ LỤC  Nguồn tư liệu: www.baocongthuong.com.vn Tư liệu về số liệu,báo cáo do nội bộ công ty thực tập cung cấp  Nguồn hình ảnh: Sơ đồ: tự vẽ dựa trên sự cung cấp thông tin từ công ty thực tập Hình ảnh minh họa: Do công ty cung cấp hoặc tự chụp.  Tư liệu về hồ sơ,giấy tờ,hợp đồng (đính kèm theo)