Khóa luận Hoàn thiện kế toán chi do nguồn Ngân sách Nhà nước, quỹ Bảo hiểm xã hội bắt buộc và quỹ bảo hiểm thất nghiệp đảm bảo tại BHXH tỉnh Vĩnh Phúc

ng hợp số chi BHXH cho các đối tượng do NSNN đảm bảo theo số liệu duyệt y quyết toán cho BHXH các quận, huyện, thị xã;  Điều chỉnh số chi BHXH do NSNN đảm bảo số đã ghi sổ theo số được duyệt chính thức của BHXH Việt Nam. Bên Có: Tại BHXH tỉnh, thành phố:  Khi quyết toán được duyệt y, căn cứ vào thông báo duyệt y quyết toán của BHXH Việt Nam kết chuyển số chi BHXH cho các đối tượng do NSNN đảm bảo và nguồn kinh phí NSNN cấp;  Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi. Tài khoản 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảo có 3 tài khoản cấp 2: Khóa luận tốt nghiệp 31  TK 6641- Năm trước: tài khoản này phản ánh số chi BHXH cho các đối tượng do NSNN đảm bảo thuộc năm trước khi báo cáo quyết toán chi BHXH năm trước chưa được duyệt.  TK 6642- Năm nay: tài khoản này phản ánh số chi BHXH cho các đối tượng do NSNN đảm bảo phát sinh trên địa bàn tỉnh thuộc năm nay. Đến cuối năm nếu báo cáo chi BHXH bằng kinh phí Ngân sách cấp chưa được duyệt, kế toán chuyển số liệu từ TK 6642- Năm nay sang TK 6641- Năm trước cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt y chính thức.  TK 6643- Năm sau: tài khoản này chỉ sử dụng ở những đơn vị được cấp phát kinh phí trước cho năm sau để phản ánh các khoản chi BHXH do NSNN đảm bảo trước cho năm sau. Đến cuối ngày 31/12, số chi tài khoản này được chuyển sang TK 6642- Năm nay. 2.1.2.2. Phương pháp hạch toán Tại BHXH tỉnh, thành phố 1- BHXH tỉnh, thành phố trực tiếp chi trả BHXH cho các đối tượng do NSNN đảm bảo, ghi: Nợ TK 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảo Có TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc. 2- Phản ánh số phải trả cơ quan thi hành án tiền lương hưu của đối tượng do NSNN đảm bảo, ghi: Nợ TK 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảo Có TK 331- Các khoản phải trả (33188). 3- Trích BHYT cho các đối tượng hưởng BHXH do NSNN đảm bảo do BHXH tỉnh, thành phố quản lý, ghi: Nợ TK 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảo Có TK 573- Thu BHYT. Khóa luận tốt nghiệp 32 4- Khi báo cáo về chi BHXH cho các đối tượng do NSNN đảm bảo của BHXH các quận, huyện, thị xã được duyệt chính thức sẽ tổng hợp thành số chi BHXH cho các đối tượng do NSNN đảm bảo trên địa bàn tỉnh, thành phố, ghi: Nợ TK 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảo Có TK 354- Thanh toán về chi các loại BH giữa tỉnh với huyện. 5- Cuối năm, nếu báo cáo chi BHXH bằng kinh phí Ngân sách chưa được duyệt, kế toán chuyển từ TK 6642- Năm nay sang TK 6641- Năm trước, ghi Nợ TK 6641- Năm trước Có TK 6642- Năm nay. 6- Khi báo cáo chi BHXH cho các đối tượng do NSNN đảm bảo trên địa bàn tỉnh, thành phố được BHXH Việt Nam phê duyệt chính thức, kế toán BHXH tỉnh, thành phố sẽ kết chuyển theo số được duyệt chính thức, ghi: Nợ TK 352- Thanh toán về chi các loại BH giữa TW với tỉnh Có TK 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảo (6641). 7- Phải thu hồi số chi sai phát hiện trong năm và khi quyết toán được duyệt, ghi: Nợ TK 311- Các khoản phải thu (33182) Có TK 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảo. Khi thu được tiền, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 311- Các khoản phải thu (31182). Khóa luận tốt nghiệp 33 Sơ đồ kế toán: 352 111, 112 664 311 Khi nhận được tiền chi các loại BHXH tỉnh chi Phải thu hồi 111, 112 bảo hiểm do BHXH VN cấp trực tiếp về số chi sai Khi thu 464 311 331 phát hiện được Kết chuyển Số phải thu Khi thu Phải trả cơ trong năm tiền số phải thu hồi do chi sai hồi được quan thi hành và khi quyết hồi do chi các năm trước các án tiền lương toán được sai các năm tại BHXH tỉnh khoản hưu của đối duyệt trước khi chi sai tượng quyết toán (nếu có) được duyệt 354 Tổng hợp số chi sai Tổng hợp số chi năm trước của BHXH BHXH từ nguồn huyện NSNN đảm bảo của BHXH huyện khi quyết toán được duyệt 573 Tổng hợp số trích đóng BHYT cho Trích BHYT cho các đối tượng các đối tượng hưởng BHXH do NSNN đảm bảo Khi quyết toán được duyệt Sơ đồ 2.3: Kế toán chi BHXH từ nguồn NSNN đảm bảo 2.1.2.3. Ví dụ minh họa quy trình luân chuyển chứng từ và lập sổ sách kế toán a. Ngày 27/03, bộ phận Chế độ chính sách lập chứng từ Danh sách hưởng trợ cấp BHXH một lần từ nguồn NSNN (mẫu số 21A-HSB), Sau khi tiếp nhận và kiểm tra chứng từ cùng các giấy tờ khác có liên quan, kế toán tổng hợp số tiền phải trả cho các huyện và ghi vào sổ tổng hợp. Kế toán phàn ánh số thực trả: Nợ TK 6642: 1,438,555,700 Có TK 354: 1,438,555,700 Chi tiết trong đó số phải trả trợ cấp hưu CNVC của huyện Lập Thạch là , số thực trả là . Phản ánh số thực trả: Khóa luận tốt nghiệp 34 Nợ TK 6642: 108,758,000 Có TK 354: 108,758,000 b. 28/03, , bộ phận Chế độ chính sách lập chứng từ Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 2-CBH), Kế toán lập sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH chi tiết cho từng huyện. Chứng từ này được lập làm 2 liên, liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 gửi lên phòng Kế hoạch- Tài chính để làm căn cứ tổng hợp số tiền phải trả cho các huyện. Sau khi tiếp nhận và kiểm tra chứng từ cùng các giấy tờ khác có liên quan, kế toán tổng hợp số tiền phải trả cho các huyện và ghi vào sổ tổng hợp. Kế toán phàn ánh số thực trả: Nợ TK 6642: 11,989,757,135 Có TK 354: 11,989,757,135 Chi tiết trong đó số phải trả trợ cấp hưu CNVC của huyện Lập Thạch là , số thực trả là . Phản ánh số thực trả: Nợ TK 6642:4,732,906,317 Có TK 354: 4,732,906,317 c. Cuối kỳ, kế toán lập báo cáo 4a-CBH thành 02 bản: 01 bản lưu, 01 bản đóng vào báo cáo quyết toán gửi BHXH Việt Nam. Cụ thể các chứng từ của huyện như sau: Khóa luận tốt nghiệp 35 2.1.3. Kế toán chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo Quỹ BHXH là một quỹ tài chính độc lập, tập trung nằm ngoài NSNN. Quỹ BHXH được hình thành chủ yếu từ các nguồn sau:  Người sử dụng lao động đóng góp;  Người lao động đóng góp;  Nhà nước đóng góp và hỗ trợ thêm;  Các nguồn thu khác (cá nhân và các tổ chức từ thiện ủng hộ, lãi do đầu tư phần nhàn rỗi,) 2.1.3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.1.3.1.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng  Chứng từ sử dụng:  Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số C72a-HD);  Bảng thanh toán chi lương hưu và trợ cấp BHXH (mẫu số C74-HD);  Danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau, tai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe được duyệt (mẫu số C70b-HD);  Sổ sách sử dụng:  Sổ chi tiết ốm đau, thai sản (mẫu số S80a-BH);  Sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản (mẫu số S80b-BH);  Sổ chi tiết lương hưu và trợ cấp BHXH (mẫu số S82-BH);  Khóa luận tốt nghiệp 36 2.1.3.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ (1) 3. 4. (2) 5. (8) (5) (3) (4) (6) Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi trợ cấp BHXH hàng tháng do quỹ BHXH đảm bảo (1) (2) (5) (3) (8) (4) (6) Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi trợ cấp BHXH một lần do quỹ BHXH đảm bảo Phòng Chế độ BHXH (2-CBH, 5-CBH, 17- CBH, 29-CBH) Phòng Kế hoạch – Tài chính (Phiếu chi, C75- HD, 4b-CBH) BHXH huyện, thành phố, thị xã (C72a-HD,) Chứng từ ban đầu do NLĐ, đơn vị sử dụng lao động nộp (Giấy đề nghị thanh toán, Sổ BHXH,) BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc Chứng từ ban đầu do NLĐ, đơn vị sử dụng lao động nộp (Giấy đề nghị thanh toán, Sổ BHXH,) BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc Phòng Chế độ BHXH (21A-HSB, 21B-HSB, 37-CBH,) Phòng Kế hoạch – Tài chính (Phiếu chi, ủy nhiệm chi, 16-CBH, C76-HD, 4b-CBH,) BHXH huyện, thành phố, thị xã (C72a-HD,) Khóa luận tốt nghiệp 37 (1) (1) (4) (5) (4) (1) (3) (6) (7) (7) (2) Sơ đồ 2.6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi chế độ ốm đau, nghỉ dưỡng sức – phục hồi sức khỏe do quỹ BHXH đảm bảo 2.1.3.1.3. Tài khoản sử dụng Tài khoản 671- Chi BHXH bắt buộc Tài khoản này sử dụng ở BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, huyện, để phản ánh số thực chi lương hưu và trợ cấp BHXH cho các đối tượng do Quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo trên địa bàn huyện, tỉnh và trong cả nước. Hạch toán tài khoản 671 phải đảm bảo nguyên tắc phản ánh theo số thực tế chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH (riêng lệ phí chi được tính theo số được trích). Không phản ánh vào tài khoản này số phải trả theo danh sách của các đối tượng. Tài khoản 671 phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng nhận BHXH và theo nội dung chi: ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động-BNN và các khoản chi nghiệp vụ phí,... theo từng quỹ thành phần và đúng chế độ chi BHXH. Phòng Chế độ BHXH (01-HSB, 02-HSB,) BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc Phòng Kế hoạch – Tài chính (C71-HD, 7-CBH, C75-HD, C76-HD, 4a- CBH,) BHXH huyện, thành phố, thị xã (C72a-HD,) Phòng Thu (7-CBH, C01-TS,) Người sử dụng lao động (C71-HD) Chứng từ ban đầu do NLĐ, đơn vị sử dụng lao động nộp (Giấy đề nghị thanh toán, Sổ BHXH, Giấy khám sức khỏe,) Khóa luận tốt nghiệp 38  Kết cấu tài khoản: Bên Nợ: Tại BHXH tỉnh  Số chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH cho các đối tượng do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo thực tế phát sinh tại tỉnh và cả nước.  Tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH theo số liệu duyệt y quyết toán của các đơn vị cấp dưới. Bên Có: Tại BHXH tỉnh:  Kết chuyển số chi lương hưu và trợ cấp BHXH trên địa bàn tỉnh thanh toán với số kinh phí BHXH đã nhận của BHXH Việt Nam khi quyết toán được duyệt.  Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi.  Số thu hồi trùng cấp chi sai trong năm đã thu được. Số dư bên Nợ: Phản ánh số chi lương hưu và trợ cấp BHXH chưa được duyệt y quyết toán. Tài khoản 671- Chi BHXH bắt buộc có 2 tài khoản cấp 2:  TK 6711- Năm trước: Phản ánh số chi BHXH theo chế độ thuộc niên độ trước khi quyết toán năm trước chưa được duyệt. TK 6711 có 3 tài khoản cấp 3:  TK 67111- Chi ốm đau thai sản: dùng để phản ánh các khoản chi ốm đau, thai sản, nghỉ DSPH sức khoẻ sau điều trị ốm, nghỉ DSPH sức khoẻ sau thai sản của năm trước nhưng chưa được duyệt y.  TK 67112- Chi TNLĐ- BNN: dùng để phản ánh các khoản chi trợ cấp TNLĐ- BNN hàng tháng và một lần, nghỉ DSPH sức khoẻ sau điều trị thương tật, bệnh tật do TNLĐ- BNN và đóng BHYT cho đối tượng hưởng trợ cấp TNLĐ- Khóa luận tốt nghiệp 39 BNN hàng tháng, khoản lệ phí chi trả và thưởng cho đơn vị sử dụng lao động thuộc quỹ TNLĐ- BNN của năm trước nhưng chưa được duyệt y.  TK 67113- Chi hưu trí, tử tuất: dùng để phản ánh các khoản chi lương hưu, trợ cấp cán bộ xã phường hàng tháng và một lần; đóng BHYT cho đối tượng hưởng trợ cấp hàng tháng; chi mai táng phí và tử tuất; lệ phí chi trả thuộc quỹ hưu trí, tử tuất của năm trước nhưng chưa được duyệt y.  TK 6712 - Năm nay: Phản ánh số chi lương hưu và trợ cấp thuộc năm nay. Cuối năm nếu báo cáo chi lương hưu và trợ cấp chưa được duyệt, kế toán sẽ chuyển từ tài khoản 6712 - Năm nay sang tài khoản 6711 - Năm trước. TK 6712 có 3 tài khoản cấp 3:  TK 67121- Chi ốm đau thai sản: dùng để phản ánh các khoản chi ốm đau, thai sản, nghỉ DSPH sức khoẻ sau điều trị ốm, nghỉ DSPH sức khoẻ sau thai sản của năm nay. Cuối ngày 31/12 nếu báo cáo quyết toán chưa được duyệt y, số chi tập hợp vào tài khoản này sẽ được kết chuyển sang TK 67111 “Chi ốm đau, thai sản” (thuộc năm trước).  TK 67122- Chi TNLĐ- BNN: dùng để phản ánh các khoản chi trợ cấp TNLĐ- BNN hàng tháng và một lần, nghỉ DSPH sức khoẻ sau điều trị thương tật, bệnh tật do TNLĐ- BNN và đóng BHYT cho đối tượng hưởng trợ cấp TNLĐ- BNN hàng tháng, khoản lệ phí chi trả và thưởng cho đơn vị sử dụng lao động thuộc quỹ TNLĐ- BNN của năm nay. Cuối ngày 31/12 nếu báo cáo quyết toán chưa được duyệt y, số chi tập hợp vào tài khoản này sẽ được kết chuyển sang TK 67112 “Chi TNLĐ- BNN” (thuộc năm trước).  TK 67123- Chi hưu trí, tử tuất: dùng để phản ánh các khoản chi lương hưu, trợ cấp cán bộ xã phường hàng tháng và một lần; đóng BHYT cho đối tượng hưởng trợ cấp lương hưu và trợ cấp hàng tháng; chi mai táng phí và tử tuất; lệ phí chi trả thuộc quỹ hưu trí, tử tuất của năm nay. Cuối ngày 31/12 nếu báo cáo quyết toán chưa được duyệt y, số chi tập hợp vào tài khoản này sẽ được kết chuyển sang TK 67113 “Chi hưu trí, tử tuất” (thuộc năm trước). 2.1.3.2. Phương pháp hạch toán TK 671- Chi BHXH bắt buộc Khóa luận tốt nghiệp 40 1- Các khoản chi lương hưu và trợ cấp do BHXH tỉnh chi trực tiếp ghi: Nợ TK 671 - Chi BHXH bắt buộc Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 338 - Thanh toán lệ phí chi trả 2- Căn cứ vào Thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động do BHXH tỉnh quản lý trong quý, kế toán tổng hợp số chi các chế độ BHXH vào các quỹ thành phần: 2.1- Số quyết toán chi ốm đau, thai sản, nghỉ DSPHSK sau ốm đau, nghỉ DSPHSK sau thai sản, ghi: Nợ TK 671 - Chi BHXH bắt buộc (chi tiết 67121- Chi ốm đau, thai sản) Có TK 343- Thanh toán về chi BHXH, BHYT (3432) 2.2- Số quyết toán chi nghỉ DSPHSK sau điều trị thương tật, bệnh tật do TNLĐ- BNN, ghi: Nợ TK 671-Chi BHXH bắt buộc (chi tiết 67122-Chi TNLĐ-BNN) Có TK 343- Thanh toán về chi BHXH, BHYT (3432) 3- Trích lệ phí chi trả BHXH vào chi lương hưu và trợ cấp BHXH, ghi: Nợ TK 671 - Chi BHXH bắt buộc Có TK 338 - Thanh toán lệ phí chi trả 4- Khi báo cáo chi lương hưu và trợ cấp của BHXH các huyện được duyệt chính thức tiến hành tổng hợp số chi lương hưu và trợ cấp trên địa bàn tỉnh, kế toán ghi: Nợ TK 671 - Chi BHXH bắt buộc (67121, 67122, 67123) Có TK 354 -Thanh toán về chi BHXH giữa Tỉnh với Huyện 5- Khi thực thu được số kinh phí trùng cấp chi sai cho các đối tượng trong cùng niên độ kế toán, ghi: Khóa luận tốt nghiệp 41 Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 671 - Chi BHXH bắt buộc (67121, 67122, 67123) 6- Cuối năm nếu báo cáo chi lương hưu và trợ cấp BHXH chưa được duyệt, kế toán chuyển từ TK 6672 - Năm nay sang TK 6671 - Năm trước và ghi: Nợ TK 6711 - Năm trước (67111, 67112, 67113) Có TK 6712 - Năm nay (67121, 67122, 67123) 7- Khi nhận được thông báo duyệt y quyết toán chính thức của BHXH Việt Nam, kế toán sẽ kết chuyển số chi lương hưu và trợ cấp được duyệt thanh toán với số kinh phí đã nhận của BHXH Việt Nam, ghi: Nợ TK 352 - Thanh toán về chi BHXH giữa TW với Tỉnh Có TK 671 - Chi BHXH bắt buộc 8- Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi, ghi: Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118) Có 671 - Chi BHXH bắt buộc Khi thu được tiền, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 311 - Các khoản phải thu (3118) Khóa luận tốt nghiệp 42  Sơ đồ hạch toán: 111, 112 671 352 112 Các khoản chi lương hưu và trợ cấp do Nhận tiền chi BHXH tỉnh chi trả trực tiếp các loại BH do BHXH Việt 343 Nam cấp Chi trả đơn vị SDLĐ theoKhi quyết Khi quyết toán Số đã quyết toán chi các toán số chi được duyệt 311 Chế độ BHXH tại đơn vị các chế độ BHXH tỉnh phải SDLĐ còn thiếu hoặc chi BHXH tại đơn thu hồi số chi sai Trả toàn bộ số BHXH mà vị SDLĐ vào các năm trước Đơn vị SDLĐ đã chi trả các quỹ thành (theo quyết toán chi các phần Chế độ BHXH với đơn vị SDLĐ) 571 3318 311 571 Nếu quyết toán số đã Phải trả cơ Phải thu hồi Tổng hợp số đã chi các chế độ BHXH quan thi số tiền chi ghi thu để thanh tại đơn vị SDLĐ hành án sai BHXH toán các chế độ (>=2%) thì ghi thu tiền lương tỉnh phát BHXH của các bằng 2% ngược lại hưu của hiện trong đơn vị sử dụng nếu (<2%) thì ghi thu đối tượng năm và khi do tỉnh quản lý bằng số quyết toán quyết toán được duyệt 354 354 Cấp tiền cho Tổng hợp số chi BHXH Tổng hợp số BHXH tỉnh để bắt buộc của BHXH các Khi thu được tiền phải thu hồi so chi các loại huyện khi quyết toán chi sai các năm bảo hiểm được duyệt 111,112 trước của BHXH các huyện 573 Trích BHYT cho các đối tượng do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo Sơ đồ 2.7: Kế toán chi BHXH do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo Khóa luận tốt nghiệp 43 2.1.3.3. Ví dụ minh họa quy trình luân chuyển chứng từ và lập sổ sách kế toán Hàng tháng, căn cứ vào quyết định hưởng các chế độ BHXH và các chứng từ, phòng Kế hoạch- Tài chính kiểm tra lại số liệu (đối tượng, số tiền) để lập danh sách chi trả, danh sách đối tượng được hưởng các chế độ BHXH, lập chi tiết cho từng đối tượng và được tách riêng thành hai nguồn (NSNN đảm bảo, Quỹ BHXH). a. Ngày 18/03, căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH của huyện (mẫu C73-HD) . Kế toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi tiền mặt chi tạm ứng cho BHXH huyện: Nợ TK 312: 1,112,053,240 Có TK 111: 1,112.053,240 b. Ngày14/03, sau khi Bộ phận Chế độ BHXH lập Danh sách trợ cấp chi trả BHXH một lần (mẫu 21B-HSB) , Kế toán tiến hành kiểm tra và thanh toán với BHXH huyện để chi trả trợ cấp BHXH một lần cho các đối tượng từ nguồn quỹ BHXH là : Nợ TK 6712:2,381,756,810 Nợ TK 6722: 36,513,104 Có TK 354:2,418,269,914 c. Ngày 31/03, Dựa vào Thông báo quyết toán chi các chế độ bảo hiểm xã hội tại đơn vị sử dụng lao động (Mẫu số C71-HD), từ đó, lên Sổ chi tiết ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu số 80a-BH), và Sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu số 80b-BH), kế toán đối chiếu với cơ sở khám chữa bệnh, lên Tổng Hợp quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động và định khoản: Trong đó: Trợ cấp ốm đau:19,112,302,338 Trợ cấp thai sản:150,249,343 Nợ TK 67121:19,262,551,681 Khóa luận tốt nghiệp 44 Chi tiết: - TK 67121a:19,112,302,338 - TK 67121b:150,249,343 Có TK 3432: 19,262,551,681 Đồng thời, chuyển trả trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe cho trung tâm trợ cấp BHXH bằng chuyển khoản tổng số tiền là . Trong đó: Nợ TK 3433: 19,262,551,681 Có TK 112: 19,262,551,681 Căn cứ vào các chứng từ kế toán và các hồ sơ có liên quan, Kế toán tiến hành lâp phiếu chi tiền mặt thanh toán với các cơ sở đồng thời ghi số Nhật ký- Sổ cái và các sổ khác có liên quan. Cuối kỳ, Kế toán lập báo cáo 4b-CBH thành 02 bản: 01 bản lưu, 01 bản đóng vào báo cáo quyết toán gửi BHXH Việt Nam. Khóa luận tốt nghiệp 45 2.1.4. Kế toán chi BHTN 2.1.4.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.1.4.1.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng  Chứng từ sử dụng:  Tổng hợp danh sách chi lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số 02-CBH);  Báo cáo số tiền đóng BHYT cho đối tượng hưởng BHXH hàng tháng (mẫu số 05-CBH);  Giấy đề nghị truy lĩnh số tiền chưa nhận chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 17-CBH);   Sổ sách sử dụng:  Sổ chi tiết lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu số S82-BH);  Báo cáo chi lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng do quỹ BHXH đảm bảo (mẫu số 4b-CBH);  Khóa luận tốt nghiệp 46 2.1.4.1.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ (1) (2) (5) (3) (8) (4) (6) Sơ đồ 2.8: Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi trợ cấp BHXH một lần do quỹ BHTN đảm bảo 2.1.4.1.3. Tài khoản sử dụng TÀI KHOẢN 674- CHI BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP Tài khoản này sử dụng để phản ánh số thực chi BH thất nghiệp cho các đối tượng do quỹ BH thất nghiệp đảm bảo trên địa bàn đơn vị. Hạch toán TK 674 phải đảm bảo nguyên tắc phản ánh theo số thực tế chi trả BHTN. TK 674 phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng nhận BH thất nghiệp và theo nội dung chi theo chế độ quy định. Chứng từ ban đầu do NLĐ, đơn vị sử dụng lao động nộp (Giấy đề nghị thanh toán, Sổ BHXH,) BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc Phòng Chế độ BHXH (34-CBH,) Phòng Kế hoạch – Tài chính (Phiếu chi, ủy nhiệm chi, 35-CBH, 4b-CBH,) BHXH huyện, thành phố, thị xã Khóa luận tốt nghiệp 47 KẾT CẤU, NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 674- CHI BHTN Bên Nợ: Tại BHXH tỉnh, thành phố:  Số chi trả BHTN cho các đối tượng do quỹ BH thất nghiệp đảm bảo thực tế phát sinh tại tỉnh, thành phố;  Tổng hợp chi BH thất nghiệp theo số được duyệt y quyết toán của các đơn vị cấp dưới. Bên Có: Tại BHXH tỉnh:  Kết chuyển số chi BH thất nghiệp trên địa bàn tỉnh, thành phố thanh toán với số kinh phí chi BH thất ngiệp đã nhận của BHXH Việt Nam khi quyết toán được duyệt.  Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi. Số dư bên Nợ: Phản ánh số chi BH thất nghiệp cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo chưa được duyệt y quyết toán. Tài khoản 674- Chi BHTN có 2 tài khoản cấp 2:  TK 6741- Năm trước: Phản ánh số chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo theo chế độ thuộc năm trước khi quyết toán năm trước chưa được duyệt.  TK 6742- Năm nay: Phản ánh số chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo theo chế độ thuộc năm nay. Cuối năm nếu báo cáo chi BH thất nghiệp cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo chưa được duyệt y, kế toán sẽ chuyển từ TK 6742- Năm nay sang TK6741 - Năm trước. 2.1.4.2. Phương pháp hạch toán Tại BHXH tỉnh, thành phố: 1- Khi ứng tiền cho các đại diện chi trả để chi trả BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo, ghi: Khóa luận tốt nghiệp 48 NợTK 343- Thanh toán về chi các loại BH (3431) Có TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. 2- Khi đại diện chi trả quyết toán số chi trảthực tế BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo, ghi: NợTK 674- Chi BHTN Có TK 343- Thanh toán về chi các loại BH (3431). 3- Căn cứ vào bảng thanh, quyết toán về các khoản chi hỗ trợ dạy nghề, hỗ trợ tìm việc làm cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo đã được cơ quan BHXH duyệt, ghi : NợTK 674- Chi BHTN Có TK 343- Thanh toán vềchi các loại BH (3434). 4- Các khoản chi BH thất nghiệp cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo, khi BHXH tỉnh, thành phố chi trực tiếp, ghi: NợTK 674- Chi BHTN Có TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. 5- Khi báo cáo chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo của BHXH các huyện được duyệt chính thức, kế toán tổng hợp số chi BHTN trên địa bàn tỉnh, thành phố, ghi: NợTK 674- Chi BHTN Có TK 354- Thanh toán về chi các loại BH giữa tỉnh với huyện. 6- Các khoản chi thanh toán cho trung tâm giới thiệu việc làm về chi hỗ trợ tìm việc làm cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo, khi BHXH tỉnh, thành phố chi trực tiếp, ghi: Nợ TK 674- Chi BHTN Khóa luận tốt nghiệp 49 Có TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. 7- Cuối năm khi báo cáo chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo chưa được duyệt, kế toán chuyển số chi BHTN từ TK 6742- Năm nay sang TK 6741- Năm trước và ghi: Nợ TK 674- Năm trước Có TK 6742- Năm nay. 8- Khi nhận được thông báo duyệt y quyết toán chính thức của BHXH Việt Nam, kế toán kết chuyển số chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo được duyệt thanh toán với số kinh phí đã nhận của BHXH Việt Nam, ghi: Nợ TK 352- Thanh toán về chi các loại BH giữa TW với tỉnh Có TK 674- Chi BHTN. 9- Phải thu hồi số chi sai BHXH phát hiện trong năm hoặc khi quyết toán được duyệt, ghi: Nợ TK 311- Các khoản phải thu (31182) Có TK 674- Chi BHTN. Khi thu được tiền, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 311- Các khoản phải thu (31182). Khóa luận tốt nghiệp 50 Sơ đồ hạch toán: 111, 112 674 31182 Khi trực tiếp chi trả trợ cấp các khoản BHTN Phải thu về số chi sai phát Cho người hưởng BHTN hiện trong năm và khi quyết toán được duyệt Các khoản thanh toán cho trung tâm giới thiệu việc làm về chi hỗ trợ tìm việc làm cho đối tượng hưởng BHTN được duyệt 3431 Khi ứng tiền cho đại Khi đại diện chi trả diện chi trả về chi trợ quyết toán các khoản cấp thất nghiệp hàng chi trợ cấp thất nghiệp tháng cho đối tượng hàng tháng hưởng BHTN 3434 Khi quyết toán các khoản chi hỗ trợ cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo 354 352 Tổng hợp số chi BHTN của Khi quyết toán được duyệt BHXH huyện khi quyết toán được duyệt Tổng hợp số phải thu hồi do chi sai BHTN các năm trước của BHXH huyện Sơ đồ 2.9: Kế toán chi BHTN 2.1.4.3. Ví dụ minh họa quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách kế toán a. Ngày 18/03, khi BHXH huyện gửi Giấy đề nghị tạm ứng chi trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm (Mẫu C73-HD), kế toán đối chiếu và chuyển tạm ứng cho BHXH huyện tiến hành hạch toán: Huyện Lập Thạch: Nợ TK 343: 2,674,000 Khóa luận tốt nghiệp 51 Có TK 112: 2,674,000 Khi BHXH huyện gửi Danh sách người hưởng trợ cấp thất nghiệp 1 lần (Mẫu số 26-CBH), kế toán tiến hành hạch toán và chuyển trả cho huyện số còn thiếu: Huyện Tam Dương: Nợ TK 674: 34,213,000 Có TK 112: 30,418,000 Có TK 343: 3,795,000 b. Ngày 31/03, kế toán căn cứ vào Quyết định Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và số đã chi trả tại mẫu 4b-CBH CBH để lập 03 bản mẫu 35-CBH: 02 bản lưu (phòng Chế độ BHXH và phòng Kế hoạch tài chính) 01 bản đóng vào báo cáo quyết toán quý. 2.2. Đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu 2.2.4. Ưu điểm 2.2.4.1. Về tổ chức công tác kế toán Đơn vị đã áp dụng đúng chế độ kế toán BHXH theo quyết định 19/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 30/03/2006 của Bộ tài chính; cùng với Thông tư 178/2012/TT- BTC ban hành ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính về Hướng dẫn kế toán áp dụng cho bảo hiểm xã hội Việt Nam; công văn 5516/BHXH-BC ban hành ngày 22/12/2011 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc hướng dẫn tạm thời hạch toán thu, chi BHTN, BHYT; quyết định 488/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về quy định quản lý chi trả các chế độ BHXH; Đặc biệt, đơn vị đang thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001:2008 về nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, BHYT, đáp ứng yêu cầu hội nhập và hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước. C ụ thể một số m ặt đã đạt được của đơn vị:  Chứng từ kế toán: Chứng từ được ghi rõ ràng, sạch sẽ, khi giao nhận chứng từ có sổ giao nhận chứng từ. Các chứng từ sổ sách đều hợp lý, hợp lệ, sử dụng đúng theo biểu mẫu Khóa luận tốt nghiệp 52 quy định, ghi chép rõ ràng, khoa học. Chứng từ được lưu trữ gọn gàng dễ tìm thấy và được phân ra từng nhóm, từng đơn vị cụ thể, riêng biệt. Đơn vị quy định trình tự luân chuyển chứng từ đảm bảo cho quá trình ghi sổ rõ ràng, hạn chế sai sót đồng thời phân rõ trách nhiệm của từng bộ phận giúp cho việc luân chuyển được thuận lợi. Đơn vị đã áp dụng đúng chứng từ trong Hệ thống chứng từ kế toán.  Tài khoản sử dụng: việc sử dụng hệ thống tài khoản được vận dụng có hệ thống và ngắn gọn, chi tiết theo từng khoản mục và tuân thủ đúng theo chuẩn mực Kế toán và Chế độ kế toán hiện hành.  Sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính: sổ sách kế toán của đơn vị được tổ chức rất hệ thống tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí; áp dụng theo đúng mẫu quy định. Các báo cáo tài chính được lập đầy đủ, chính xác, kịp thời. Tất cả các số liệu đều được lưu đồng thời dưới 2 dạng file mềm và giấy tờ, sổ sách, được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, do đó tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm, tổng hợp, phân tích, đối chiếu và kiểm trả số liệu.  Tổ chức bộ máy kế toán: đơn vị có tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời. Áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Đây là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán tập trung vào phòng kế toán trong đơn vị. Có hệ thống server để lưu trữ dữ liệu. Các kế toán viên nói chung và kế toán Chi BHXH nói riêng được phân công công việc cụ thể, rõ ràng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm.  Tổ chức kiểm tra kế toán: đơn vị tổ chức kiểm tra chặt chẽ, kịp thời, làm đến đâu kiểm tra đến đó. Kiểm tra thường xuyên nhằm hạn chế sai sót.  Tổ chức phân tích tình hình tài chính: giúp cho đơn vị thấy rõ tình hình kinh phí, xác định đầy đủ và chính xác các nguyên nhân ảnh hưởng để đưa ra giải pháp hữu hiệu nhằm giúp đơn vị ổn định tình hình tài chính.  Hệ thống máy tính được nối mạng cho phép: Khóa luận tốt nghiệp 53  Bộ phận kế toán dễ dàng hơn trong việc thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về các khoản chi BHXH, các nguồn kinh phí được cấp cũng như tình hình sử dụng các khoản kinh phí tại đơn vị. Đồng thời, các thông tin này cũng được xử lý kịp thời và chính xác hơn.  Kế toán trưởng cùng các cấp lãnh đạo, quản lý có thể kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành chế độ chi BHXH, chấp hành dự toán một cách chặt chẽ, kịp thời, nhanh chóng. 2.2.4.2. Về công tác chi trả trợ cấp BHXH  Tình hình chi trả BHXH cho các đối tượng tham gia BHXH tăng so với những năm trước. Nguyên nhân là do:  Nguồn chi trả từ NSNN tăng chủ yếu là do lương tối thiểu tăng lên. Người lao động được hưởng trợ cấp chịu ảnh hưởng lớn từ sự điều chỉnh của Chính phủ.  Chi BHXH bắt buộc tăng cơ bản do chế độ chi trả trợ cấp nhiều hơn, mở rộng thêm chế độ chi trả gồm 7 chế độ: ốm đau, thai sản, trợ cấp TNLĐ-BNN, hưu trí, tử tuất, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe, thất nghiệp.  Số chi do quỹ BHXH đảm bảo ngày càng tăng lên, làm giảm khả năng phải bù đắp cho NSNN.  Hoạt động chi trả các chế độ BHXH triển khai kịp thời, chi trả đúng người, đúng đối tượng. Mặc dù đối tượng thụ hưởng đông nhưng đơn vị luôn xây dựng và hoàn thiện kế hoạch chi trả đúng lịch, được đối tượng đồng tình ủng hộ. Công tác quản lý tài chính chặt chẽ, đảm bảo an toàn tiền mặt. Việc giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức được thực hiện nhanh chóng, đúng quy trình, chặt chẽ, chi trả kịp thời không để sai sót.  Phương thức chi trả được đa dạng hóa, mở rộng, tiết kiệm được nhiều thời gian và nhân lực: chi trả gián tiếp qua Ban đại diện chi trả ở xã, phường, thị trấn, huyện; chi trả qua hệ thống ngân hàng; chi trả qua tài khoản thẻ ATM. Việc chi trả trực tiếp, gián tiếp có phiếu chi rõ ràng, đủ chữ ký nhận của các bên, chi trả qua hệ thống ngân hàng và tài khoản ATM có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Đơn vị Khóa luận tốt nghiệp 54 không thực hiện nối mạng khớp lệnh khi chuyển tiền với ngân hàng, mà sử dụng phương thức trực tiếp giao cho cán bộ tới ngân hàng lấy chứng từ, do đó, giảm thiểu được rủi ro lỗi mạng.  Việc chi trả cho đối tượng qua ATM được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm chi phí vận chuyển, lệ phí chi trả, giảm sai sót, và giảm lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường.  Thực hiện tốt hoạt động chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH đồng thời làm tốt việc thanh toán tiền cho người có thẻ BHYT trên cơ sở xây dựng một quy trình chi trả, trong đó quy định rõ từng nội dung công việc cũng như thời gian cụ thể.  Thanh toán đầy đủ, kịp thời với cơ sở khám chữa bệnh, tạo điều kiện để các cơ sở khám chữa bệnh nâng cao chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh, đảm bảo không làm thất thoát cho quỹ BHXH. 2.2.5. Hạn chế và nguyên nhân 2.2.5.1. Hạn chế 2.2.5.1.1. Về tổ chức công tác kế toán  Chứng từ kế toán, sổ sách sử dụng và các báo cáo tài chính:  Nhìn chung, chứng từ tập hợp chưa thường xuyên, luân chuyển trong một số bộ phận của đơn vị còn chậm, làm ảnh hưởng đến hoạt động hạch toán kế toán trong đơn vị.  Thời gian lưu trữ của một bộ tài liệu là 5 năm, nên số lượng sổ sách và chứng từ rất nhiều, gây hạn chế trong việc tìm kiếm và đối chiếu các số liệu cũ.  Việc cán bộ kế toán trực tiếp lấy chứng từ từ ngân hàng cũng rất tốn thời gian, làm tăng công tác phí, việc đối chiếu số liệu đôi lúc cũng gặp khó khăn do không thể đối chiếu nhanh chóng, mà phải qua phương thức trực tiếp.  Một số chứng từ chỉ được in khi cần sử dụng, chưa lưu đầy đủ tất cả số liệu, có những chứng từ chưa có đầy đủ chữ ký.  Tổ chức bộ máy kế toán: mô hình bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều tập trung tại phòng Kế Khóa luận tốt nghiệp 55 hoạch – Tài chính là trọng tâm. Các đơn vị trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ chưa được đồng đều. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc tổng hợp số liệu của kế toán.  Tổ chức kiểm tra kế toán: công tác tổ chức kiểm tra kế toán chưa được thực hiện thường xuyên, còn nhiều trường hợp xảy ra sai sót.  Tổ chức phân tích tình hình tài chính: Phân tích không thường xuyên. Chưa có kế toán chuyên về phân tích tình hình tài chính của đơn vị.  Về phần mềm kế toán:  Chương trình kế toán BHXH VSA mới được đưa vào sử dụng nên chưa hoàn thiện và còn nhiều lỗi hạch toán. Bên cạnh đó, một số vấn đề về sử dụng bản quyền phần mềm kế toán BHXH đang gây khó khăn trong việc hạch toán của kế toán. Hiện nay, kế toán của đơn vị đang thực hiện chuyển toàn bộ số liệu từ năm 2009 trong phần mềm ra bản excel, việc này không chỉ làm tốn thời gian kết xuất của kế toán, mà còn làm ảnh hưởng tới việc hạch toán và tổng hợp, xử lý số liệu trong đơn vị.  Hệ thống công nghệ thông tin tại đơn vị đã nối mạng nội bộ với BHXH tỉnh nhưng còn thiếu đồng bộ, kết nối chậm, ảnh hưởng tới năng suất làm việc, vì vậy, cán bộ công chức thường xuyên phải làm thêm giờ. 2.2.5.1.2. Về tổ chức công tác chi trả  Trong công tác chi trả vẫn còn nhiều hiện tượng sai sót trong phê duyệt, tình trạng tồn đọng trong giải quyết các chế độ vẫn còn tồn tại.  Vẫn còn tình trạng đối tượng chi trả không còn tồn tại nhưng nguồn kinh phí vẫn được cấp gây nên tổn thất cho quỹ BHXH. 2.2.5.2. Nguyên nhân 2.2.5.2.1. Về tổ chức công tác kế toán  Mẫu biểu, sổ sách ngành BHXH thì rất nhiều, các công văn thì thường thay đổi liên tục, phần mềm kế toán có những lỗi chưa được cập nhật và sửa chữa, một số vấn đề về sử dụng bản quyền phần mềm kế toán BHXH đang gây khó khăn Khóa luận tốt nghiệp 56 trong việc hạch toán của kế toán.do đó, kế toán cũng gặp khó khăn, sai sót, nhầm lẫn về số liệu.  Do đặc điểm không gian và địa lý của các đơn vị trực thuộc còn cách biệt. Các đơn vị BHXH huyện Lập Thạch và BHXH huyện Tam Đảo trực thuộc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc tới nay vẫn phải nhận trợ cấp vùng xa hàng năm.  Trình độ kế toán chưa đồng đều.  Chưa có kế toán chuyên về phân tích tình hình tài chính của đơn vị.  Đơn vị không thực hiện chi trả trực tiếp mà tất cả thông qua các cơ sở tuyến dưới, do đó, việc tổng hợp số liệu, tính chính xác của số liệu còn phụ thuộc các cơ sở. 2.2.5.2.2. Về tổ chức công tác chi trả  Khối lượng tiền trong một đợt chi trả rất lớn, lại tập trung trong thời gian ngắn, do đó công tác chuẩn bị cũng như chi trả chưa được toàn diện. Bên cạnh đó, quá trình vận chuyển tiền mặt tới các điểm chi trả cũng có rất nhiều rủi ro.  Hệ thống chế độ chi trả lương hưu và các khoản trợ cấp BHXH thông qua nhiều cấp: cấp tỉnh, cấp huyện (thành phố, thị xã), cấp xã (phường), các tổ dân phố rồi mới tới tay người thụ hưởng. Cả quy trình và bộ máy này đều rất cồng kềnh, phức tạp, phân tán, dễ xảy ra thất thoát và khó đối chiếu kiểm tra một cách toàn diện.  Có những đối tượng được hưởng chế độ BHXH rất phức tạp về điều kiện chi trả (vùng sâu, vùng xa,) cũng như thời gian chi trả:  Đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH đa số là người già, người lớn tuổi, nên thường xảy ra tình trạng nhận hộ, cầm hộ lương hưu và các khoản trợ cấp BHXH khác, nên dễ có dự nhầm lẫn, cầm nhầm; bên cạnh đó còn có thân nhân một số đối tượng lĩnh tiền trợ cấp nhưng không chuyển cho đúng đối tượng được nhận, mà sử dụng vào mục đích của bản thân, làm mất uy tín và chức năng của BHXH đối với nhân dân. Khóa luận tốt nghiệp 57  Với các đối tượng chết trong tháng, có trường hợp ban đại diện chi trả phường quên không báo giảm, hoặc người nhà thân nhân không thông báo cắt giảm, dẫn tới việc báo giảm muộn, làm sai số phải chi, thất thoát quỹ.  Việc chi trả lương hưu, các khoản trợ cấp qua tài khoản ngân hàng, qua thẻ ATM chưa mở rộng:  Chế độ chi trả được thực hiện thông qua hệ thống ngân hàng, ATM, làm tiêu tốn thêm thời gian tổng hợp danh sách và theo dõi chi trả.  Vì phần lớn đối tượng chi trả là người lớn tuổi, ngại tiếp cận với công nghệ thông tin, và thói quen sử dụng tiền mặt trong cuộc sống hàng ngày, do đó, họ không muốn rút tiền qua ngân hàng hay thẻ ATM bởi tốn thời gian, công sức đi rút, trong khi tiền lương, trợ cấp cũng không nhiều. Thêm vào đó, một số huyện của Vĩnh Phúc vẫn còn hẻo lánh, dân cư ít, hệ thống ngân hàng và cây rút tiền còn rải rác, chưa được phổ biến, gây khó khăn trong việc chi trả cho đối tượng có nhu cầu. Khóa luận tốt nghiệp 58 CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH VĨNH PHÚC 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Chi BHXH là một hoạt động thường xuyên và liên tục của đơn vị BHXH. Đây là khoản chi phí cần thiết để thực hiện hoạt động BHXH và các hoạt động khác có liên quan tới công tác BHXH. Nội dung này cần được hoàn thiện liên tục, vì: Thứ nhất, chi BHXH là một trong những khâu quan trọng để đánh giá sự thành công trong công tác BHXH. Nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi của nhứng đối tượng được hưởng BHXH, nhằm đảm bảo đời sống của người lao động khi không may gặp phải những rủi ro, tổn thất về cả vật chất lẫn tinh thần. Thứ hai, chi BHXH là một phần tất yếu quan trọng của công tác BHXH, là một mặt không thể tách rời của hoạt động BHXH nói chung. Nó được các hoạt động khác của BHXH hỗ trợ bổ sung, hoàn thiện nhưng đồng thời nó cũng hỗ trợ không ít cho các hoạt động khác của BHXH. Đây là công tác cơ bản, thường xuyên, liên tục và chủ yếu của các cơ quan BHXH. Thứ ba, chi BHXH liên quan trực tiếp tới quyền lợi của người lao động. Đối tượng được hưởng trợ cấp BHXH thường rất phức tạp và tương đối đa dạng. Do đó, chi BHXH đòi hỏi phải tiến hành đầy đủ, kịp thời để có thể đáp ứng được yêu cầu của người tham gia BHXH, công tác chi trả BHXH không được phép xảy ra sai sót đáng tiếc nào, bởi nếu không, sẽ ảnh hưởng tới quyền lợi của người được hưởng trợ cấp BHXH và cả uy tín của ngành BHXH. Thứ tư, vì đặc điểm kế toán tập trung, tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập và từ các cơ sở khác chuyển tới đều tập trung tại bộ phận kế toán của cơ quan, bộ phận kế toán phải kiểm tra, đối chiếu, xác minh toàn bộ chứng từ rồi mới lấy căn cứ ghi sổ kế toán. Do đó, việc hoàn thiện các quy trình này là vô cùng quan trọng và cần thiết. Chính vì vậy, công tác kế toán chi BHXH là một khâu quan trọng, cần thiết trong các hoạt động của ngành BHXH nói chung và đối với BHXH tỉnh Vĩnh Phúc Khóa luận tốt nghiệp 59 nói riêng. Đòi hỏi các đơn vị BHXH trong địa bàn tỉnh chú trọng, nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm hoàn thiện các công tác BHXH nói chung và công tácKế toán chi BHXH nói riêng. 2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện  Yêu cầu hoàn thiện  Chi đúng đối tượng, đúng nguyên tắc, đúng chính sách hiện hành;  Đảm bảo chi trả kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia BHXH;  Thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện;  Đảm bảo an toàn tiền mặt trong chi trả;  Chi trả các chế độ BHXH được quản lý thống nhất, công khai, minh bạch;  Việc chi tiêu phải đảm bảo đúng pháp luật, theo đúng các quy định, chế độ hạch toán thống kế hiện hành của Nhà nước.  Nguyên tắc hoàn thiện  Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán mới nhất do Bộ Tài chính ban hành về chứng từ, tài khoản sử dụng, phương pháp, trình tự hạch toán, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo tài chính, trong việc hạch toán các nghiệp vụ chi BHXH.  Hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời: các thông tin, các đối tượng tham gia BHXH, tình hình thu – chi BHXH, các quyết định, văn bản của cấp trên gửi xuống hay thay đổi. Đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên, liên tục để kịp thời nắm bắt, cung cấp các thông tin một cách chính xác nhất. Đảm bảo tình hình thu – chi các hoạt động BHXH diễn ra một cách liên tục và chủ động, ổn định về tài chính của đơn vị.  Hoàn thiện phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả. Nếu việc hoàn thiện tốn quá nhiều chi phí sẽ gây ra lãng phí tiền của Ngân sách Khóa luận tốt nghiệp 60 Nhà nước. Mục đích của quá trình hoàn thiện là phải nâng cao hiệu quả công tác hạch toán, quá trình chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH cho các đối tượng. Qua quá trình thực tập tìm hiểu các lĩnh vực hoạt động, công tác kế toán chi BHXH tại đơn vị và kết hợp với các kiến thức đã được học, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi BHXH tại đơn vị như sau: 3. Các giải pháp hoàn thiện 3.1. Về tổ chức công tác kế toán  Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách sử dụng và các báo cáo tài chính:  Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán trong đơn vị. Chứng từ kế toán phải cập nhật thường xuyên, tránh tình trạng ứ đọng, nhầm lẫn. Đa dạng hóa đồng thời kết hợp các hình thức ghi sổ trên phần mềm.  Kế toán thường xuyên kiểm tra, đối chiếu đúng, khớp số liệu giữa các chứng từ, sổ sách có liên quan.  Ban lãnh đạo cần đưa ra các quy định, quy chế cụ thể trong việc thực hiện công tác kế toán, luân chuyển chứng từ, báo cáo tài chính đối với các phòng ban trong đơn vị nói chung và đối với các đơn vị trực thuộc nói riêng.  Khi phát sinh các nghiệp vụ, kế toán phải tiến hành kiểm tra kỹ các chứng từ, trình tự hạch toán, sổ sách kế toán nhằm đảm bảo chính xác, kịp thời, tránh để xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Đồng thời, cũng phải tích cực đối chiếu, kiểm tra số liệu từ các huyện gửi lên, bằng cả bản cứng và bản mềm.  Cần có biện pháp để giảm thời gian đi lại của cán bộ kế toán khi lấy chứng từ xác nhận chuyển khoản từ phía ngân hàng.  Sớm có biện pháp khắc phục việc hạch toán trong khi phần mềm đang có sự cố.  Tổ chức bộ máy kế toán:  Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các kế toán viên, thường xuyên đào, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. Khóa luận tốt nghiệp 61  Phân công, sắp xếp công việc một cách hợp lý, đúng chuyên môn và năng lực, tránh để tình trạng chứng từ ứ đọng nhiều ở một bộ phận.  Cải thiện, củng cố cơ sở vật chất – kỹ thuật để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của cán bộ trong cơ quan được thuận tiện và nhanh chóng. Thường xuyên kiểm tra, cập nhật phần mềm kế toán theo những thay đổi mới từ cấp trên, tránh xảy ra sai sót trong công tác hạch toán kế toán.  Tổ chức kiểm tra kế toán:  Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, nâng cao hiệu quả công tác, triển khai có hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát trong nội bộ cơ quan.  Cần lập ra một bộ phận chuyên trách trong thanh tra, kiểm tra những sai sót, sai phạm trong việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh, các vi phạm cá nhân.  Tổ chức phân tích tình hình tài chính: nên tổ chức phân tích tình hình tài chính thường xuyên. Các kế toán viên phải phối hợp tích cực với kế toán trưởng để việc phân tích được hợp lý và hiệu quả, nhằm ổn định tình hình tài chính trong đơn vị. 3.2. Về công tác chi trả BHXH  Đảm bảo đầy đủ nguồn kinh phí cho hoạt động của toàn ngành, thực hiện chi đúng, đủ, kịp thời và an toàn đến tận tay các đối tượng thụ hưởng. Phối hợp với các phòng, ban trong đơn vị cũng như các ngành liên quan thành lập Đoàn kiểm tra, giám sát các đơn vị về thực hiện chế độ BHXH; phối hợp có hiệu quả với ngành Bưu điện thực hiện chi trả an toàn, đúng đối tượng, đúng quy định của pháp luật.  Giải quyết hồ sơ và chi trả kịp thời, đúng đối tượng, đúng quy định các chế độ BHXH, BHTN cho người tham gia. Thực hiện giám định chi chặt chẽ chi phí KCB, thai sản để tránh lạm dụng quỹ, giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát quỹ. Khóa luận tốt nghiệp 62  Tiến hành kiểm tra, rà soát định kỳ toàn bộ hồ sơ đối với những đối tượng đang được hưởng chế độ BHXH và các đối tượng mới tham gia BHXH.  Tăng cường các biện pháp quản lý tiền mặt trong tất cả các công đoạn vận chuyển tiền mặt từ khi giao nhận tới khi chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ BHXH. Tổ chức, cá nhân thực hiện chi trả căn cứ kế hoạch chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng để xây dựng kế hoạch tiền mặt đăng ký với cơ quan BHXH theo nguyên tắc số tiền mặt cần rút phải chi hết trong ngày, không để lưu qua đêm tại các điểm chi trả, trường hợp trong ngày chưa chi hết phải có phương án cụ thể bảo vệ an toàn tiền mặt.  Thường xuyên kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất tồn quỹ tiền mặt ở các đơn vị BHXH huyện, thị xã, thành phố, tỉnh, kiểm kê quỹ và chấn chỉnh ngay các đơn vị có số dư tiền mặt lớn qua đêm.  Phối hợp với các cơ quan tài chính các cấp trong cấp phát kinh phí chi BHXH, tránh cấp trùng, chi sai gây thất thoát ngân sách Nhà nước.  Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các ngành, đặc biệt là sự lãnh đạo, chỉ đạo của BHXH cấp trên, của cấp ủy và chính quyền địa phương.  Kịp thời xử lý các vướng mắc trong công tác chi BHXH đối với địa phương và các đối tượng tham gia BHXH.  Quy định chi trả tiền lương, trợ cấp cho cán bộ viên chức, người lao động thông qua hệ thống tài khoản ngân hàng, qua đó giúp cho mọi người có thói quen sử dụng tài khoản ngân hàng, để mọi người không cảm thấy lạ lẫm khi nhận lương hưu và trợ cấp qua tài khoản ngân hàng nữa. 4. Điều kiện thực hiện giải pháp Để công tác kế toán chi BHXH do NSNN, quỹ BHXH và quỹ BHTN đảm bảo ngày càng hoàn thiện, cùng với thực hiện các kiến nghị trên thì phải đảm bảo thực hiện tốt các điều kiện: 4.1. Về phía đơn vị Khóa luận tốt nghiệp 63  Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức nói chung và đội ngũ kế toán nói riêng thông qua công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ ; tuyển dụng công chức, viên chức có chất lượng, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao của toàn ngành, toàn đơn vị. Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ của từng kế toán viên, phân công công việc rõ ràng, cụ thể, tránh sự chồng chéo, đảm bảo về số lượng và chất lượng công việc.  Tổ chức đào tào, nâng cao trình độ tin học văn phòng cho mỗi nhân viên, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện quản lý bộ máy và các nghiệp vụ kế toán trên cơ sở nâng cấp hệ thống mạng, thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm thực hiện quản lý các nghiệp vụ.  Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế toán ngay tại đơn vị và tai các đơn vị trực thuộc nhằm phát hiện các sai sót để chấn chỉnh và phát hiện các sai phạm (nếu có) để kịp thời xử lý, hạn chế thiệt hại về tài chính, tài sản cho Nhà nước, cho ngành và đơn vị. Qua công tác kiểm tra cũng nhằm phát hiện những bất cập trong các quy định của ngành về tài chính, kế toán để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp với thực tế tại các đơn vị và yêu cầu quản lý.  Xây dựng các báo cáo tài chính BHXH hàng năm và các dự toán tài chính trong những năm tiếp theo. Đồng thời phải dự tính được các thông số thông qua thống kế về số lượng, cơ cấu, độ tuổi,.. từ đo dự đoán được quá trình hưởng, khoản hưởng, mức hưởng, thời gian hưởng để triển khai thực hiện điều chỉnh các mức đóng góp, tỷ lệ hưởng cho từng giai đoạn sao cho phù hợp. Đây cũng là căn cứ để BHXH đề nghị thay đổi chính sách cho phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội trong thời gian tới.  Xây dựng một khoản chi dự phòng rủi ro trong quá trình chi trả để hạn chế, bù đắp khi gặp những rủi ro như thiếu tiền khi kiểm kê quỹ tiền mặt, tiền giả,  Lấy ý kiến góp ý từ các nhân viên kế toán đang làm về các chế độ chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH, và những thành viên có hiểu biết về quá trình này, nhằm xây dựng môi trường làm việc có hiệu quả, tiến bộ. Khóa luận tốt nghiệp 64 4.2. Về phía Nhà nước  Đưa ra những quy định xử phạm nghiêm khắc đối với những sai phạm về BHXH. Có những biện pháp xử lý nghiêm minh đối với các hành vi sai phạm, trục lợi cho cá nhân.  Có những quy định phân rõ quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan BHXH để phù hợp và tiện lợi trong quá trình thực hiện các chế độ và các hoạt động khác 4.3. Về phía đơn vị sử dụng lao động  Thống kê đầy đủ số lượng người tham gia lao động, hồ sơ về người lao động.  Thực hiện thu chi đúng, đủ, kịp thời đối với người lao động tham gia BHXH.  Thường xuyên kiểm tra, giám sát, khuyến khích người lao động tham gia BHXH.  Tránh tình trạng nợ đọng, trốn đóng BHXH, chiếm dụng quỹ BHXH, kinh phí BHXH của người lao động. Khóa luận tốt nghiệp 65 KẾT LUẬN BHXH là chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, góp phần đảm bảo ổn định đời sống cho NLĐ, ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội, thúc đẩy sự nghiệp xây dựng đất nước, bảo vệ Tổ quốc. Với vai trò là xương sống của hệ thống an sinh xã hội, ngành BHXH tỉnh Vĩnh Phúc đã thực sự khẳng định được vị thế của mình trong đời sống xã hội, đem chính sách của Đảng và Nhà nước đến với mọi tầng lớp nhân dân, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo đời sống cho người lao động, ổn định chính trị và thúc đẩy sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Qua thời gian ngắn thực tập tại BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, có thể thấy bộ máy quản lý hoạt động của đơn vị tương đối ổn định, công tác tổ chức kế toán và quản lý tài chính thực hiện tốt góp phần đảm bảo bộ máy kế toán ổn định và phát triển. Kế toán chi BHXH ngày càng được nâng cao và hoàn thiện, phản ánh đúng từng nghiệp vụ, hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác. Công tác chi trả BHXH và các khoản trợ cấp BHXH nhanh chóng, kịp thời, an toàn, đúng người, đúng đối tượng. Trên đây là toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp về “Hoàn thiện công tác kế toán chi BHXH do Ngân sách Nhà nước, quỹ bảo hiểm xã hội và quỹ bảo hiểm thất nghiệp đảm bảo” tại BHXH tỉnh Vĩnh Phúc. Do thời gian và kiến thức có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế nên bài khóa luận không tránh khỏi thiếu sót, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô giáo để em có thể hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp được đầy đủ hơn, đồng thời tích lũy, củng cố được kiến thức, kinh nghiệm trước khi ra trường. Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Huyền – Giám đốc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, chú Lê Văn Vân – Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính, anh Nguyễn Kim Ngọc – Phụ trách kế toán chi cùng các cô, các anh chị trong phòng Kế hoạch - Tài chính tại BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại đơn vị. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán, đặc biệt là thầy giáo Trần Văn Thụ đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.