Luận án Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các công ty cổ phần xây lắp niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam

Quá trình thu thập thông tin ban đầu, HTTT kế toán sử dụng công cụ là hệ thống chứng từ kế toán. Theo TS. Ngô Hà Tấn, Ths. Nguyễn Hữu Cường (2010) hoàn thiện hệ thống thu nhận thông tin ban đầu phải đảm bảo nguyên tắc như sau : - Phải tuân thủ theo những quy định của Luật kế toán về lập chứng từ, quản lý và sử dụng chứng từ. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của đơn vị kế toán để thiết kế hệ thống chứng từ kế toán sao cho phù hợp, thuận tiện cho việc ghi nhận, kiểm soát, phục vụ cho nhu cầu quản trị trong DN. - Quá trình thu nhận thông tin kế toán ban đầu phải đảm bảo tính hiệu quả và hợp lý. Điều đó đòi hỏi đơn vị kế toán phải vận dụng linh hoạt các chứng từ kế toán, giảm thiểu số lượng chứng từ kế toán đến mức có thể để đảm bảo số lượng chứng từ vừa đủ cho nhu cầu thông tin, tránh trùng lắp. Ngoài ra, cần xác định những bộ phận cần lưu trữ chứng từ theo đúng quy định có kết hợp với nhu cầu thông tin trên chứng từ để đảm bảo giảm số liên của chứng từ.

pdf208 trang | Chia sẻ: tueminh09 | Ngày: 08/02/2022 | Lượt xem: 520 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận án Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các công ty cổ phần xây lắp niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
thực hiện thuận lợi và kịp thời hơn trong một hệ thống. Hơn nữa, HTTT kế toán với hệ CSDL kế toán là một bộ phận của HTTT quản lý trong DN. Để 179 xây dựng được hệ CSDL chung, các công ty nên thực hiện nâng cấp phần mềm, dựa trên CSDL hiện tại của mình và thiết kế dữ liệu theo mô hình REA (là mô hình sử dụng phổ biến để thiết kế dữ liệu theo hướng ERP – CSDL của HTTT kế toán có khả năng tập hợp, tổ chức và tích hợp với dữ liệu của các bộ phận khác liên quan khi có yêu cầu). Theo mô hình REA, thông tin kế toán, phi kế toán về các giao dịch có thể được thu nhận, ghi lại vào một kho dữ liệu tập trung. Từ kho dữ liệu này, nhu cầu của những người sử dụng có thể được đáp ứng. Sự cho phép sử dụng linh hoạt dữ liệu giao dịch giúp HTTT kế toán DN có thể phát triển là do mô hình này có thể khắc phục những hạn chế của CSDL trước đó. Thiết kế CSDL theo mô hình REA có nhiều thuận lợi (J. L Boocholdt, 1997): - Thứ nhất, gia tăng hiệu quả hoạt động theo các cách khác nhau: Tiếp cận mô hình REA theo quá trình kinh doanh sẽ giúp nhà quản lý xác định được các hoạt động phi giá trị gia tăng và có thể được loại bỏ từ các hoạt động. Việc lưu trữ cả dữ liệu tài chính và phi tài chính trong các CSDL tập trung làm giảm nhu cầu thu thập nhiều dữ liệu, lưu trữ, và duy trì dữ liệu. Lưu trữ dữ liệu tài chính và phi tài chính về các sự kiện kinh doanh theo hình thức chi tiết cho phép sự hỗ trợ trên một diện rộng trong việc ra các quyết định quản lý. - Thứ hai, tăng hiệu quả làm việc. Cải thiện hiệu quả hoạt động của các bộ phận phòng ban bởi loại bỏ được các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, công việc ghi nhận thông tin không bị trùng lắp tạo dư thừa về công suất. Từ đó có thể tăng năng lực hoạt động của toàn DN. - Thứ ba, gia tăng lợi thế cạnh tranh: Mô hình REA cung cấp cho nhà quản lý những thông tin liên quan, kịp thời và đáng tin cậy. Điều đó sẽ làm cho dịch vụ khách hàng tốt hơn, chất lượng sản phẩm cao hơn, và sản xuất linh hoạt tăng khả năng cạnh tranh. Theo mô hình này, để thực hiện thiết kế dữ liệu, các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK cần thực hiện qua các bước như sau: 180 Bước 1: Nhận dạng các sự kiện kinh doanh và sự kiện kinh tế. Sự kiện kinh tế: các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Sự kiện kinh doanh: báo cáo bộ phận; báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho; báo cáo nợ phải thu, nợ phải trả Bước 2: Nhận dạng các thực thể liên quan: các phòng ban, bộ phận Bước 3: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể Bước 4: Tạo sơ đồ liên kết thực thể Bước 5: Xác định các thuộc tính Bước 6: Tạo mẫu tin và bảng CSDL Muốn xây dựng được hệ quản trị CSDL đó thì điều cơ bản phải dựa trên nhu cầu về thông tin của đối tượng sử dụng, từ đó thực hiện lưu trữ thông tin chung dựa trên mối quan hệ giữa các phòng ban. Trong đó, việc xây dựng mối quan hệ thông tin giữa các phòng kế toán với các phòng chức năng đóng vai trò Hệ thống báo cáo. Truy vấn dữ liệu Cơ sở dữ liệu tập trung Hệ thống các phân hệ chức năng Nhập dữ liệu Cập nhật dữ liệu Cơ sở dữ liệu Kết xuất DL Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Truy vấn linh hoạt QL Hành chính - nhân sự QL Tài chính – kế toán QL Kinh tế - Kế hoạch QL kỹ thuật - cơ giới Các modul quản lý QL vật tư Quản trị hệ thống Nhập DL thủ công Thiết bị ngoại vi Import dữ liệu Hình 3.1: Mô hình CSDL chung toàn doanh nghiệp (Nguồn: tác giả luận án tự tổng hợp dựa trên kết quả nghiên cứu) 181 quan trọng. HTTT hoàn chỉnh, thông suốt, đảm bảo tính liên tục, kịp thời của thông tin thì thông tin phải có sự chia sẻ, phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Cụ thể: các chi nhánh, xí nghiệp, đội thi công tổng hợp toàn bộ thông tin về chi phí phát sinh liên quan đến CT/HMCT, các bộ phận cấp dưới Các phòng ban chức năng tổng hợp thông tin các thông tin liên quan như: vật tư, lao động, vốn đầu tư, lập dự toán, theo dõi thông tin khách hàng, nhà cung cấp, chiến lược phát triển Những dữ liệu này là cơ sở để cập nhật thông tin về phòng kế toán. Từ CSDL chung được lập, phòng kế toán có trách nhiệm làm trung tâm thu nhận thông tin, xử lý, cung cấp thông tin với mảng HTTT kế toán. Minh họa về hệ CSDL chung được xây dựng (Hình 3.1). Về hoạt động kiểm soát xử lý dữ liệu: tại các công ty được khảo sát hầu như đều thực hiện tốt hoạt động kiểm soát xử lý thông qua việc kiểm tra chéo giữa các kế toán thuộc các phần hành, đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết và đối chiếu số liệu giữa kiểm kê thực tế và số liệu trên sổ sách theo những quy trình nhất định. Tuy nhiên, một nhóm công ty (chiếm 24,6%) có thực hiện các hoạt động kiểm kê đối với vật tư, tài sản nhưng không thường xuyên và không quy định chế độ thưởng phạt rõ ràng với những hành vi gian lận. Do vậy, để thực hiện hoạt động kiểm soát xử lý có hiệu quả, theo tác giả, các công ty cần có nhiều yêu cầu bắt buộc đến như ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu, báo cáo các yếu tố bất thường, kiểm soát về xử lý tự động, xem xét việc thực hiện quy trình xử lý theo quy định. Tăng cường và duy trì hoạt động kiểm kê đối chiếu số liệu giữa thực tế với sổ sách, giữa các kế toán phần hành kế toán với nhau. Hơn nữa, hoạt động này sẽ hỗ trợ các nhà quản lý nắm bắt được thông tin cập nhật nhất về tình hình thực tế của đơn vị. Đồng thời tần suất kiểm kê, đối chiếu cần được xác định phù hợp cho từng loại tài sản, nguồn vốn, từng nhóm thông tin để đảm bảo nguyên tắc cân bằng giữa chi phí và lợi ích, đặc biệt là kiểm kê tài sản của DN. Mặt khác, phương pháp kiểm kê cũng cần có những quy chuẩn cũng như tăng cường các biện pháp nghiệp vụ để hoạt động này không chỉ hỗ trợ phát hiện ngăn ngừa các sai sót và còn cần có ý nghĩa với vấn đề kiểm soát gian lận. Ngoài ra, các biện pháp xử lý cũng như quy chế thưởng phạt rõ ràng khi phát hiện ra các vấn đề gian lận ở nhân viên 182 cũng cần được đề cao để mang tính chất ngăn ngừa các hành vi cố tình sai phạm của các nhân viên trực tiếp quản lý tài sản vật chất của đơn vị. Sau khi kiểm kê, DN phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa thực tế kiểm kê và số liệu phản ánh trên sổ kế toán, DN cần xác định rõ nguyên nhân và xử lý trên hệ thống kịp thời trước khi lập báo cáo. Hoạt động kiểm soát xử lý sẽ giúp kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu, loại bỏ những yếu tố bất thường trong quá trình xử lý đảm bảo cho hệ thống hoạt động như thiết kế ban đầu. 3.3.2.2 Hoàn thiện về bộ phận xử lý thông tin kế toán Với mô hình xử lý thông tin kế toán đơn cấp, thực trạng tại một số công ty thuộc tổng công ty Sông Đà, việc nhập dữ liệu được thực hiện chuyên biệt bởi một nhân viên kế toán. Do vậy, rất dễ gây nhầm lẫn, sai sót trong khi nhập dữ liệu đầu vào. Theo tác giả, với việc sử dụng PMKT và có sử dụng các tài khoản trung gian để thực hiện khử trùng trong khâu nhập liệu của hệ thống, việc nhập liệu tại các công ty có thể thực hiện được bởi các nhân viên kế toán thuộc các phần hành, đảm bảo dữ liệu đầu vào được đối chiếu giữa các kế toán và có biện pháp xử lý kịp thời nếu có sự sai khác hoặc chênh lệch. Dữ liệu sau khi được xử lý và tổng hợp tại các phần hành kế toán, cuối kỳ sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp lập báo cáo toàn DN. Với mô hình xử lý thông tin kế toán đa cấp, các công ty cần xây dựng ban hành quy chế rõ ràng, phân công nhiệm vụ đối với kế toán tại các đơn vị cấp trực thuộc cụ thể: quy định về thời hạn đơn vị cấp dưới tổng hợp chứng từ, hay lập báo cáo tài chính nội bộ gửi lên đơn vị kế toán cấp trên tổng hợp, nếu là tổng hợp chứng từ (thời gian là 10-15 ngày), nếu là báo cáo kế toán (ngày 28 hàng tháng) để tổng hợp lập BCTC toàn công ty. Hơn nữa, tại đa phần các công ty được khảo sát hiện nay, việc xử lý thông tin KTQT đều được thực hiện tổng hợp, lập báo cáo quản trị chủ yếu bởi phó phòng kế toán hay kế toán trưởng. Theo tác giả, để theo sát hơn tình hình thực tế, quản lý các thông tin chi tiết về của các bộ phận cũng như của các CT/HMCT cho việc ra quyết định, việc xử lý thông tin KTQT chi tiết liên quan 183 đến phần hành kế toán nào thì nên được thực hiện bởi kế toán phụ trách phần hành kế toán đó. Còn với những thông tin quản trị mang tính chất tổng hợp của toàn công ty được thực hiện bởi kế toán tổng hợp, phó phòng kế toán hay kế toán trưởng. Tại các công ty được khảo sát, hiện nay đối tượng thực hiện giám sát hoạt động của hệ thống kế toán theo định kỳ là do kế toán trưởng hoặc phó phòng kế toán thực hiện, theo dõi trên máy chủ dựa vào số lần đăng nhập hệ thống, những hoạt động cụ thể về nghiệp vụ của các kế toán viên. Nhưng cuối kỳ, tại các công ty không tiến hành lập báo cáo về hoạt động giám sát này. Do vậy, theo tác giả các công ty cần thiết phải phân công nhiệm vụ giám sát hệ thống cho một cá nhân độc lập am hiểu về CNTT và có kiến thức về kế toán, không tham gia bất cứ một quá trình ghi chép và thực hiện nghiệp vụ nào để đảm bảo khách quan. Do tầm quan trọng của thông tin và dữ liệu được xử lý và lưu trữ nên các hoạt động truy cập hệ thống bất hợp pháp sẽ ảnh hưởng lớn đến toàn bộ dữ liệu trong công ty. Vì vậy, hàng tháng, giám sát hệ thống lập báo cáo về tình hình truy nhập hệ thống của nhân viên kế toán để đảm bảo không có sự truy cập trái phép vào các phần không liên quan đến công việc; báo cáo về các nghiệp vụ bị xóa, sửa chữa trong kỳ để thẩm định lại tính đúng đắn của thông tin lưu trữ trong hệ thống, tránh gian lận, sai sót. Hiện nay, tất cả các PMKT được sử dụng ở các CTCP xây lắp được khảo sát đều có thể quản lý đầu vào hệ thống bằng chế độ mật khẩu. Tại các công ty được khảo sát đã thực hiện tốt vấn đề này. Tuy nhiên, theo tác giả PMKT các công ty cần cải tiến để tự động ghi nhận được số lần truy nhập hệ thống của các cá nhân được phân quyền, chỉnh, sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng, tập tin này phải được bảo mật tối đa, không được xem, xóa, sửa, được quản lý độc lập với hệ thống. Kế toán trưởng cũng chỉ được xem, in báo cáo từ nội dung của tập tin này. Các dữ liệu trong tập tin này bao gồm: ngày, giờ dữ liệu được truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa Minh họa, báo cáo tổng hợp giám sát hệ thống của bộ phận kế toán, theo dõi hoạt động trong hệ thống đối với kế toán thanh toán trong một tháng. 184 Bảng 3.10: BÁO CÁO TỔNG HỢP GIÁM SÁT HỆ THỐNG Bộ phận: Kế toán Phần hành kế toán: Tháng: Nội dung giám sát Số lần truy cập Thời gian truy cập Nội dung công việc 1. Nhập liệu 2. Xem dữ liệu 3. Chỉnh sửa dữ liệu 4. Sửa sai dữ liệu (Nguồn: Tác giả luận án tự tổng hợp dựa trên cơ sở kết quả nghiên cứu) 3.3.3 Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin kế toán Cung cấp thông tin kế toán là yếu tố cuối cùng của HTTT kế toán doanh nghiệp với vai trò đưa thông tin đến với người sử dụng. Thông tin ngoài việc xử lý tốt thì cần phải được trình bày cung cấp phù hợp về nội dung, thời gian và phù hợp với đối tượng sử dụng. Với hệ thống cung cấp thông tin kế toán của các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK cần phải hoàn thiện cả về nội dung thông tin, hình thức báo cáo và thời gian lập báo cáo. 3.3.3.1 Hoàn thiện phương tiện cung cấp thông tin kế toán * Hoàn thiện phương tiện cung cấp thông tin kế toán tài chính Hiện nay, tại các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK đã tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán của BCTC doanh nghiệp cả về nội dung và hình thức. Tuy nhiên, theo xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu như hiện nay, việc vận dụng chuẩn mực BCTC quốc tế (IFRS) là một xu hướng tất yếu và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cho nền kinh tế đặc biệt là các doanh nghiệp niêm yết trên TTCK. Việc áp dụng IFRS sẽ nâng cao chất lượng BCTC do: Các chuẩn mực IFRS được thiết kế với mục tiêu đầu tiên là phục vụ cho các thị trường vốn phát triển, do đó thích hợp cho các nhà đầu tư hơn (Ball, 2006); các chuẩn mực này hạn chế các phương pháp kế toán có thể thay thế, dẫn đến việc quản trị kết 185 quả ít hơn (Jeanjean và Stolowy, 2008); chuẩn mực yêu cầu việc đánh giá, đo lường và ghi nhận có chất lượng cao (De Franco, 2010), vì vậy phản ánh tình hình kinh tế của công ty tốt hơn và minh bạch hơn so với các chuẩn mực kế toán của quôc gia; các chuẩn mực này yêu cầu mức độ cung cấp thông tin cao hơn, làm giảm bớt các bất cân xứng về thông tin giữa công ty và các cổ đông (Healy & Palepu, 2001). Tính có thể so sánh BCTC giữa các công ty gia tăng, đẩy mạnh hoạt động đầu tư xuyên biên giới. Trong ảnh hưởng của việc áp dụng IFRS đến thị trường vốn, các công ty có thể tiếp cận đến thị trường vốn quốc tế dễ dàng hơn (Christensen, Hail và Leuz, 2011), đặc biệt là các thị trường có mức độ quốc tế hóa cao như giao dịch hoặc huy động vốn ở các thị trường nước ngoài (Daske, 2009). Ngoài ra, các công ty áp dụng IFRS còn có các lợi ích khác như thu hút được nhiều nhân viên giỏi có kinh nghiệm hơn (Naoum, Sykianakis và Tzovas, 2011). Đồng thời, vận dụng IFRS có thể giúp các quốc gia giảm được chi phí vốn. Xem xét các tác động đến thị trường vốn, việc áp dụng IFRS có thể tăng cường tính thanh khoản của thị trường chứng khoán (Narayan & Zheng, 2010) và giảm chi phí vốn (Li, 2010). Việc thông qua một bộ các chuẩn mực kế toán quốc tế thúc đẩy tính thống nhất về hình thức báo cáo giữa các quốc gia điều đó có thể giảm chi phí cho các nhà đầu tư trong việc xử lý thông tin tài chính và có thể cải thiện hiệu của thị trường vốn. BCTC của công ty có thể so sánh và minh bạch ở quy mô quốc tế đáp ứng yêu cầu của các thị trường tài chính cải thiện niềm tin của các nhà đầu tư, tạo điều kiện cho việc đánh giá rủi ro khi đưa ra quyết định đầu tư và giúp giảm chi phí vốn (UNCTAD, 2006). Tuy nhiên, tại các công ty khảo sát hiện nay việc lập và trình bày BCTC vẫn tồn tại một số hạn chế cần thiết phải hoàn thiện theo hướng của chuẩn mực BCTC quốc tế. - Tại thời điểm cuối kỳ khi lập BCTC, các công ty chưa thực sự chú trọng đến các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên BCTC đặc biệt là BCĐKT. Điển hình như: các điều khoản trên hợp đồng 186 tín dụng thay đổi ảnh hưởng đến khoản nợ dẫn đến khoản nợ đó thay đổi tính chất ví dụ như khoản nợ phải trả chuyển từ ngắn hạn thành dài hạn, cần thiết phải phân loại lại trên báo cáo; các công trình xây dựng dở dang đã hết thời hạn thi công nhưng cũng không được đánh giá lại Vấn đề này liên quan đến các quy định về những loại tài sản và nợ phải trả được đánh giá và ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo. Nếu không phản ánh chính xác dẫn đến việc các chỉ tiêu tài chính trên báo cáo chưa hoàn toàn đúng bản chất. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét thực hiện tuân thủ đúng chế độ kế toán và các quy định về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, cụ thể: Để đáp ứng giả định hoạt động liên tục, khi lập BCTC, kế toán phải thực hiện tái phân loại tài sản và nợ phải trả được phân loại là dài hạn trong kỳ trước nhưng có thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm báo cáo thành ngắn hạn. Những thông tin bổ sung và giải thích cho việc phân loại tài sản, nợ phải trả phải được trình bày chi tiết trên thuyết minh báo cáo tài chính. Điều đó có thể thực hiện được dễ dàng hơn khi xây dựng được một hệ CSDL chung toàn doanh nghiệp, các thông tin phi tài chính như: thông tin về các điều khoản bổ sung trên hợp đồng tín dụng sẽ hỗ trợ kịp thời cho kế toán trong quá trình lập báo cáo mà không nhất thiết phải cập nhật dữ liệu từ bên ngoài hệ thống để có những thông tin này. - Đối với thuyết minh BCTC, báo cáo này mới chỉ chủ yếu thuyết minh các chỉ tiêu trên Bảng CĐKT và Báo cáo KQKD mà không có thuyết minh nào với BCLCTT. Do vậy, doanh nghiệp cần thiết phải hoàn thiện thuyết minh chi tiết với các khoản mục trên BCLCTT để thuận lợi cho các đối tượng sử dụng thông tin. Khi doanh nghiệp xây dựng được một hệ CSDL chung, việc lập BCTC tổng hợp của công ty với các chi nhánh, đơn vị trực thuộc không còn là vấn đề lớn. Kế toán công ty chỉ cần thực hiện truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. 187 Đối với các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK, việc cung cấp những thông tin kịp thời, đáng tin cậy ngoài thông tin trên BCTC như thông tin bất thường, thông tin về tình hình tài chính có sự thay đổi sau khi BCTC đã được kiểm toán có vai trò quan trọng giúp các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như: nhà đầu tư, đối tượng cho vay có những quyết định đúng đắn liên quan đến doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định của Nhà nước về công bố thông tin với các doanh nghiệp niêm yết trên TTCK, phải cập nhật thông tin kịp thời, liên tục, đảm bảo thông tin cung cấp một cách công khai, minh bạch về tình hình tài chính doanh nghiệp, giải trình những nguyên nhân về thay đổi thông tin trên BCTC đã công bố, sự tác động của những thay đổi đó đến doanh nghiệp. * Hoàn thiện phương tiện cung cấp thông tin kế toán quản trị Hiện nay, tại các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK chưa thực sự quan tâm nhiều đến hệ thống báo cáo phục vụ quản trị DN. Trong khi nhu cầu quản trị trong DN lại rất lớn. Báo cáo quản trị là nguồn thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ở các cấp độ khác nhau, đặc biệt là nhà quản trị cấp trung và cấp cao. Thông qua hệ thống báo cáo quản trị sẽ giúp nhà quản trị có cơ sở để hoạch định, kiểm soát, tổ chức thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Chính vì vậy, cần thiết phải xây dựng một hệ thống báo cáo kế toán quản trị một cách khoa học và hợp lý. Việc xây dựng hệ thống báo cáo quản trị phải dựa trên nguyên tắc phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ DN. Nội dung của hệ thống báo cáo quản trị cần phải phản ánh đầy đủ các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra quyết định kinh tế của DN. Đồng thời có thể so sánh số liệu thực tế với kế hoạch, dự toán, số liệu cùng thời kỳ; Các chỉ tiêu trong báo cáo phải phù hợp với chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và BCTC nhưng có thể thay đổi linh hoạt theo yêu cầu quản trị các cấp; Hệ thống báo cáo quản trị phải được thiết lập một cách đầy đủ, toàn diện dựa trên nhu cầu cung cấp thông tin nội bộ đơn vị để phản ánh được quá trình sản xuất kinh doanh trên những mặt khác nhau, bộ phận khác nhau. Do vậy, không thể có một hệ thống 188 báo cáo quản trị bắt buộc, thống nhất cho các DN. Về hình thức, kết cấu các báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Hệ thống báo cáo quản trị của các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK có thể được thiết kế bao gồm các loại như sau: - Báo cáo tình hình thực hiện: Bao gồm các loại báo cáo để thực hiện kiểm soát chi phí, doanh thu, đánh giá tình hình thực hiện kết quả kinh doanh như: Báo cáo phân tích biến động lao động; Báo cáo phân tích biến động vật tư; Báo cáo phân tích biến động về chi phí sử dụng máy thi công; Báo cáo biến động chi phí sản xuất chung; Báo cáo phân tích biến động doanh thu; Báo cáo so sánh chi phí và sản lượng; Báo cáo tình hình thực hiện dòng tiền; Báo cáo kiểm kê vật tư, tài sản • Quy trình thực hiện lập báo cáo này bao gồm các bước: Bước 1: Tổng hợp dự toán doanh thu, chi phí (vật tư, nhân công, sản xuất chung, sử dụng máy thi công) của các CT/HMCT; số dư tài khoản tiền, lưu chuyển tiền tệ (thu – chi) theo từng CT/HMCT của doanh nghiệp Bước 2: Tổng hợp tình hình thực tế về doanh thu, chi phí, vật tư của CT/HMCT Bước 3: Tính toán, xác định chênh lệch giữa thực tế với dự toán, giá trị thực tế và giá trị sổ sách. Từ đó, phân tích, đánh giá sự biến động và nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động. Bước 4: Lập báo cáo đánh giá tình hình thực hiện, trình bày nguyên nhân ảnh hưởng, đưa ra khuyến nghị phù hợp cho doanh nghiệp. • Với báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí để kiểm soát chi phí. Báo cáo này được lập dựa trên dữ liệu từ các báo cáo tổng hợp chi phí (nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công) thực tế, sổ tổng hợp chi tiết TK 627 – chi phí sản xuất chung để lập báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất chung. Các khoản mục chi phí được phân loại theo nội dung kinh tế, riêng với chi phí sản xuất chung ngoài phân loại theo nội 189 dung kinh tế giúp cho việc nhận ra được yếu tố chi phí nào chiếm tỷ trọng đáng kể, đồng thời phân chia theo biến phí và định phí để thuận tiện cho việc đánh giá, phân tích. Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí (Phụ lục 3.3). Báo cáo được lập định kỳ hàng tháng tại các đơn vị thực hiện thi công. • Với báo cáo phân tích tình hình thực hiện doanh thu. Báo cáo được lập tương tự như báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí, nhằm tìm nguyên nhân, đánh giá được khả năng, hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Từ đó giúp nhà quản trị đưa ra quyết định thích hợp giúp tăng cường hiệu quả hoạt động SXKD (Phụ lục 3.4). Báo cáo có thể được lập theo định kỳ hàng tháng. • Với báo cáo tình hình thực hiện dòng tiền. Báo cáo này nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch ban đầu về các dòng tiền ra – dòng tiền vào của công trình, kết hợp với số dư tiền kỳ trước chuyển sang, từ đó cân đối dòng tiền: nếu thừa nghĩa là số tiền thu về từ chủ đầu tư và từ thanh toán với khách hàng lớn hơn số tiền mà doanh nghiệp đã chi ra phục vụ thi công công trình và ngược lại. Dựa vào đó, nhà quản trị doanh nghiệp có biện pháp xử lý đối với dòng tiền thừa hoặc thiếu. Báo cáo được lập định kỳ hàng tháng. (Phụ lục 3.5) • Với báo cáo kiểm kê vật tư, tài sản. Báo cáo này nhằm so sánh đối chiếu giá trị còn lại của các loại vật tư, tài sản, giữa thực tế so với thực tế, phát hiện những khoản thừa, thiếu để có biện pháp xử lý kịp thời. Kỳ lập báo cáo theo tháng hoặc quý. (Phụ lục 3.6) - Báo cáo chi tiết: Bao gồm các báo cáo nhằm theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán, các khoản doanh thu, chi phí của từng CT/HMCT như: báo cáo chi tiết công nợ phải trả theo tuổi nợ, đối tượng cho vay nợ; báo cáo phân loại nợ; báo cáo công nợ phải thu theo thời hạn thanh toán và đối tượng phải thu; báo cáo chi tiết về giá thành sản phẩm theo từng CT/HMCT; báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng CT/HMCT; báo cáo chi tiết tăng, giảm vốn chủ sở hữu. Với các loại báo cáo này đã được lập tại các công ty được khảo sát theo các dạng khác nhau phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản trị. - Báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính 190 Vào thời điểm cuối quý, cuối năm để phục vụ mục đích ra quyết định của Hội đồng quản trị về đề xuất chiến lược, phương hướng kinh doanh đối với doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khảo sát cần thiết phải lập báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính liên quan đến các hoạt động sử dụng vốn, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng chi nhánh, đơn vị trực thuộc cũng như toàn doanh nghiệp. Tùy nhu cầu thông tin các báo cáo này có thể là: báo cáo tổng hợp các chỉ tiêu tài chính, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, báo cáo tình hình vốn lưu động (Phụ lục 3.7; 3.8; 3.9) Ngoài ra, căn cứ vào nhu cầu quản lý, điều hành trong từng giai đoạn cụ thể doanh nghiệp có thể lập các báo cáo quản trị khác để tư vấn theo các quyết định như: phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận để thực hiện quyết định ký hợp đồng xây dựng, phân tích khả năng thanh toán, khả năng sinh lời và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh để thực hiện vay vốn hoặc phát hành cổ phiếu huy động vốn; phân tích đánh giá chất lượng, giá cả, nhu cầu khối lượng, chi phí tiền lương xác định chi phí chênh lệch giữa các phương án để quyết định thực hiện thi công hay khoán lại; phân tích sản lượng dựa vào chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh, dự kiến tiền lương kế hoạch lập bảng chênh lệch lợi nhuận giữa các phương án để xem xét, quyết định bỏ thầu hay tiếp tục thầu Quá trình vận dụng hệ thống báo cáo quản trị phải được thực hiện đồng bộ cả ở đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới nhằm đáp ứng thông tin nội bộ trong các doanh nghiệp, cũng như phục vụ cho việc ra quyết định để đảm bảo HTTT kế toán được đa dạng và đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin. Trong đó, hệ thống chỉ tiêu đánh giá đối với công ty và các đơn vị trực thuộc cụ thể như sau: Đối với các đơn vị trực thuộc: việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu này giúp đảm bảo Ban giám đốc công ty phân tích, đánh giá được tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc, xác định hiệu quả hoạt động của các đơn vị trực thuộc với nhau bao gồm các chỉ tiêu: Doanh thu; lợi nhuận; chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn (như: hiệu quả sử dụng tài sản, hiệu quả sử dụng TSNH, hiệu quả sử dụng TSDH); chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán (khả năng thanh toán 191 ngắn hạn, khả năng thanh toán dài hạn) chỉ tiêu về khả năng sinh lời (như: tỷ suất doanh lợi, tỷ suất lợi nhuận sau thuế, tỷ suất lợi nhuận trước thuế và lãi vay). Đối với công ty: Đánh giá tình hình thực hiện dự toán các công trình xây lắp. Nhằm đánh giá tình hình thực hiện doanh thu và chi phí chênh lệch giữa chi phí thực tế với chi phí theo dự toán. Tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện chi phí của các công trình, HMCT, đội thi công lập dựa vào Báo cáo tổng hợp tình hình dự toán chi phí cho toàn công ty. * Về hoạt động kiểm soát kết xuất thông tin đầu ra của hệ thống Hiện nay, tại các công ty được khảo sát cũng đã chú trọng đến hoạt động kiểm soát kết quả xử lý thông qua kiểm soát thông tin đầu ra của hệ thống. Hoạt động này được thực hiện bởi kế toán trưởng/ phó phòng kế toán chủ yếu bằng việc kiểm tra, đối chiếu các thông tin. Tuy nhiên, tại các công ty chưa quy định rõ ràng các thủ tục kiểm soát này. Vì vậy, thông tin đầu ra của hệ thống sau khi công bố đôi khi vẫn phải thực hiện điều chỉnh. Do đó, theo tác giả, các công ty khi thực hiện hoạt động kiểm soát này cần đảm bảo kết quả xử lý (nội dung thông tin cung cấp) của hệ thống phải đến với đúng đối tượng (người sử dụng) và kết quả xử lý chính xác. Điều này phụ thuộc vào việc phân quyền khi sử dụng hệ thống, thiết lập các quy định và tăng cường giải pháp an ninh mạng, bao gồm các thủ tục sau:  Đối chiếu nội dung kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin.  Chuyển giao chính xác thông tin đến người sử dụng thông tin.  Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và những thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.  Quy định người sử dụng phải kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận được thông tin đó. 192  Quy định hủy các thông tin mật sau khi đã kết xuất ra các bản in thử, bản nháp.  Tăng cường giải pháp hệ thống mạng trong trường hợp chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính. Việc tăng cường hoạt động kiểm soát HTTT kế toán trong DN còn nâng cao vai trò của nhà quản lý đặc biệt là sự tham gia của nhà quản lý vào hoạt động của hệ thống kế toán. Sự tham gia nhiều và sâu hơn vào hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ DN của các nhà quản lý sẽ có tác dụng hạn chế tần suất xảy ra các gian lận và sai sót trong DN. Các đối tượng quản lý ở đây được đưa ra bao gồm từ Ban Giám đốc DN, trưởng phó các phòng ban, bộ phận và cả các kế toán viên trong DN. Việc càng nhiều đối tượng quản lý tham gia, việc thảo luận ban hành các quy chế nội bộ, đối chiếu số liệu trong sổ sách hoặc sổ sách với thực tế thì càng gia tăng khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời các gian lận và sai sót. Do vậy, sự am hiểu về kế toán của các nhà quản trị có vai trò vô cùng quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán mà còn giúp cho họ kiểm soát chặt chẽ nhân viên kế toán của mình. Ngoài ra, nhà quản lý cũng phải biết nhận định những rủi ro trong công tác kế toán tài chính của đơn vị, tìm kiếm và tuyển dụng những nhân viên có kinh nghiệm và trình độ tương xứng. Sự đãi ngộ phù hợp cũng như có những cơ chế thưởng phạt sẽ là những biện pháp để kiểm soát chặt chẽ hơn rủi ro, điều đó cũng đồng nghĩa khả năng thiệt hại tài chính do những vi phạm trong lĩnh vực này cũng sẽ giảm đi đáng kể. 3.3.3.2 Hoàn thiện công tác lưu trữ, bảo mật, an toàn dữ liệu trong doanh nghiệp Lưu trữ dữ liệu trong các DN liên quan đến chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán Trong điều kiện ứng dụng CNTT, việc lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc bảo đảm an toàn dữ liệu trên các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng. * Nội dung lưu trữ, bảo mật, an toàn dữ liệu: Các DN nói chung đặc biệt là các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK nói riêng hiện nay đều đang thực hiện lưu trữ chứng từ với hình thức lưu trữ thủ công tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật. Hình thức lưu trữ này có khá 193 nhiều hạn chế và rủi ro cao nên ngoài việc lưu trữ chứng từ giấy, DN nên thực hiện kết hợp lưu trữ chứng từ kế toán máy (chứng từ được lập trên phần mềm) bằng các thiết bị sao lưu, máy tính điện tử tại DN hoặc máy chủ thuê ngoài để giảm thiểu rủi ro, dung lượng lưu trữ lớn, an toàn, tính bảo mật cao, thời gian lưu trữ lâu dài, việc truy cập lại dữ liệu cũ dễ dàng... Về trình tự để thực hiện lưu trữ: - Bước 1: Kiểm tra, kiểm soát chứng từ, tài liệu kế toán lưu trữ Chứng từ máy phải được kiểm soát và đối chiếu lại với các khâu xử lý, hạch toán có liên quan để đảm bảo sự chính xác, khớp đúng và đầy đủ trước khi đưa vào lưu trữ. Đặc biệt với các chứng từ vốn bằng tiền, cần thực hiện đối chiếu kiểm tra với chứng từ gốc bằng giấy để đảm bảo sự khớp đúng chính xác các yếu tố. Sổ kế toán: thực hiện kiểm tra các loại sổ kế toán in ra được phê duyệt và sổ kế toán thực hiện lưu trữ dưới dạng bản mềm, đối với sổ nhật ký kiểm tra quan hệ đối ứng tài khoản, số tiền kết chuyển, tổng phát sinh. Sổ chi tiết kiểm tra số liệu tổng hợp với các sổ cái. Sổ cái kiểm tra số dư, số phát sinh với các bảng tổng hợp, bảng phân bổ đối chiếu với bảng tổng hợp cân đối tài khoản. Báo cáo tài chính: kiểm tra số liệu trên các BCTC sau khi đã được kiểm toán với các BCTC trên phần mềm được lập và thực hiện điều chỉnh số liệu theo báo cáo kiểm toán đã được chấp nhận. Bước 2: Lưu trữ tài liệu kế toán Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, chính xác, bộ phận lưu trữ (người được phân công nhiệm vụ lưu trữ) lập bảng kê dữ liệu lưu trữ (Bảng 3.3) có ký duyệt đầy đủ của người lập bảng, kế toán trưởng và dấu của đơn vị. DN cần có kế hoạch cụ thể về chế độ kiểm tra và sao lưu định kỳ đối với dữ liệu lưu trữ. Bảng 3.11: BẢNG KÊ DỮ LIỆU LƢU TRỮ (Chứng từ kế toán) Ngàythángnăm 194 STT Ngày lập chứng từ Số chứng từ TK Nợ TK Có Số tiền Ngƣời lập bảng Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Tác giả luận án tổng hợp trên cơ sở kết quả nghiên cứu) Bảng 3.12: BẢNG KÊ DỮ LIỆU LƢU TRỮ (Sổ kế toán) Ngàythángnăm STT Tên sổ kế toán Số dƣ ĐK Số phát sinh Số dƣ CK Nợ Có I Sổ Nhật ký 1 Nhật ký chung 2 II Sổ Cái 1 TK 111 2 . III Sổ chi tiết 1 TK 111.1 2 . Ngƣời lập bảng Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Tác giả luận án tổng hợp trên cơ sở kết quả nghiên cứu) * Thủ tục kiểm soát lưu trữ, bảo mật, an toàn dữ liệu Các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK được khảo sát cũng đã chú trọng đến các biện pháp đảm bảo an toàn dữ liệu như: sử dụng phần mềm diệt virus, sử dụng thiết bị lưu trữ dữ liệu (như: máy chủ, ổ cứng), bảo trì, nâng cấp hệ thống hệ thống máy tính Tuy nhiên, tại các công ty vẫn chưa thiết lập được quy chế riêng nhằm quy định cụ thể về an ninh, an toàn dữ liệu, hướng dẫn đến từng người dùng hệ thống trong doanh nghiệp. Do vậy, theo tác giả các biện pháp an toàn dữ liệu chung cho việc xây dựng hệ thống CSDL kế toán nhằm 195 mục đích chống sự truy cập trái phép, xác định người sử dụng, ngăn chặn virus tấn công, bảo đảm an toàn dữ liệu mức vật lý cần phải thực hiện tại các công ty bao gồm: + Thiết lập cơ chế: cần có những nội quy, quy định cụ thể với phòng máy tính của kế toán: Quản lý máy chủ: mọi thao tác đều nằm trong sự kiểm soát của phụ trách thông qua các cán bộ được giao nhiệm vụ cụ thể. Quản lý dữ liệu: mọi thao tác thực hiện trên dữ liệu phải tuân thủ đúng quy trình và của đúng đối tượng phân quyền, thực hiện các hoạt động sao lưu, kiểm tra dữ liệu định kỳ. Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng, cụ thể đối với cá nhân đồng thời tổ chức kế hoạch về thời gian sao lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao lưu. Kiểm tra, kiểm soát, giảm đến mức tối thiểu các hoạt động đưa dữ liệu từ bên ngoài vào hệ thống máy tính bằng các phương tiện khác nhau để giảm tình trạng lây nhiễm virus. + Thiết bị lưu trữ an toàn: các công ty có thể sử dụng song song các thiết bị lưu trữ dữ liệu như: ổ cứng, đĩa CD, các băng từ sao lưu thực hiện tối thiểu ba sao lưu để tránh các sự cố xảy ra. Một trong số đó là nên thực hiện sao lưu online bằng cách sử dụng dữ liệu điện toán “đám mây”. Đây là một hình thức sao lưu khá phổ biến hiện nay. Nó là hình mẫu trong đó thông tin được lưu trữ thường trực tại các máy chủ trên Internet và chỉ được được lưu trữ tạm thời ở các máy khách, bao gồm máy tính cá nhân, trung tâm giải trí, máy tính trong doanh nghiệp, các phương tiện máy tính cầm tay, Sử dụng hình thức lưu trữ này có thể tránh được trường hợp thiên tai xảy ra với văn phòng. + Bảo vệ chống virus: hệ thống máy tính của doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng nhiễm virus do việc truyền tải dữ liệu qua hệ thống mạng, email, các thiết bị truyền tin Tình trạng đó có thể làm cho hệ thống máy tính bị tê liệt ảnh hưởng đến công việc của kế toán. Chính vì vậy, các công ty phải thiết lập một hệ thống diệt virus bằng cách ký hợp đồng dịch vụ với các công ty 196 chuyên cung cấp các phầm mềm diệt virus hoặc mua phần mềm có sẵn trên thị trường. Đồng thời, công ty cũng phải thường xuyên cập nhật các phần mềm đó để phát huy tối đa hiệu quả. + Các biện pháp khác: thường xuyên bảo trì, nâng cấp hệ thống máy móc thiết bị trong doanh nghiệp đảm bảo được tốc độ hoạt động của hệ thống máy tính cũng như hệ thống mạng, kiểm tra định kỳ theo hàng tháng các thiết bị sao lưu dữ liệu, kiểm tra tất cả các thiết bị đang sử dụng, chỉ ra tài khoản lưu trữ đám mây (nếu có) được sử dụng thường xuyên để đề xuất giải pháp bảo vệ an toàn cho các tài khoản trực tuyến. Khi sử dụng hệ CSDL, có những dữ liệu có thể được chia sẻ cho nhiều người dùng hay nhiều ứng dụng khác. Do đó, cần xác lập quyền ưu tiên trong việc sở hữu dữ liệu cho từng hệ thống ứng dụng, từng chức năng hay từng người dùng hệ thống. 3.4 CÁC ĐIỀU KIỆN CHỦ YẾU ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP NIÊM YẾT TRÊN THỊ TRƢỜNG CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM Để thực hiện được các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các công ty CP niêm yết trên TTCK Việt Nam, cần có sự phối kết hợp đồng bộ giữa các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp xây lắp. 3.4.1 Đối với Nhà nƣớc Khi nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn phát triển mạnh như hiện nay, Nhà nước cần thực hiện tăng cường hoạt động kiểm tra, hoàn thiện công tác quản lý đầu tư xây dựng, quản lý việc vận hành các công trình xây lắp tại các doanh nghiệp xây lắp một cách chặt chẽ, liên tục và hiệu quả từ khâu quy hoạch, chuẩn bị đầu tư, tổ chức thi công và quản lý khai thác để tăng cường công tác kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả của các dự án, công trình. Từ đó hoàn thiện cơ chế quản lý kinh tế tài chính, ban hành kịp thời và đồng bộ hệ thống văn bản pháp luật về quản lý đầu tư xây dựng công trình xây lắp. 197 Nhà nước cần xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản luật, chuẩn mực, chế độ kế toán tài chính cũng như các văn bản hướng dẫn định hướng của Nhà nước về tổ chức kế toán quản trị bao gồm: nội dung, phương pháp và mô hình tổ chức cho các doanh nghiệp xây lắp. Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị có tính hướng dẫn chung cho các doanh nghiệp. Mặc dù thông tin cung cấp cho nhà quản trị có tính đặc thù cao, nhưng việc quản trị doanh nghiệp đều xuất phát từ một mục đích là tối đa hóa lợi nhuận và phải tuân theo phương pháp, nguyên tắc quản lý chung. Nhà nước nên ban hành một hệ thống báo cáo kế toán quản trị hướng dẫn chung và thực hiện được hai chức năng cơ bản là hoạch định và kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, Nhà nước cũng cần hỗ trợ tốt hơn cho các doanh nghiệp xây lắp trong việc đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu, triển khai, phát triển kế toán trong ngành xây lắp bằng cách giao nhiệm vụ cho các hiệp hội, tổ chức thực hiện các lớp tập huấn nghiệp vụ. Đồng thời tham gia soạn thảo các tài liệu, quy định hướng dẫn liên quan đến việc đào tạo và đào tạo lại. Nhà nước cần xây dựng, hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn, định mức, xác định đơn giá cũng như phương pháp lập dự toán cho các loại công trình xây lắp để giúp các doanh nghiệp xây dựng định mức, dự toán nhanh chóng, hợp lý. Nhà nước cần xây dựng, hoàn thiện hành lang pháp lý mềm dẻo hơn nữa trong tổ chức HTTT kế toán của doanh nghiệp, chấp nhận nhiều phương thức hoạt động của HTTT quản lý có ứng dụng CNTT như: quy định chi tiết cụ thể hơn về việc sử dụng và lưu trữ chứng từ điện tử; không bắt buộc lập và lưu trữ sổ kế toán khi ứng dụng CNTT; cho phép sử dụng và cung cấp dịch vụ kế toán qua biên giới 3.4.2 Đối với các doanh nghiệp xây lắp HTTT kế toán trong mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, cách thức tổ chức và vận hành hệ thống đó phụ thuộc rất lớn vào tư duy, trình độ các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản lý và mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp mà nhà quản lý sẽ quyết định quy mô đầu tư cho 198 hệ thống thông tin đó. Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp đặc biệt là các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK, các nhà quản lý rất quan tâm đến chất lượng thông tin được cấp từ hệ thống kế toán. Để thực hiện được các giải pháp nêu trên nhằm đổi mới HTTT kế toán, về phía các CTCP xây lắp cần thiết phải hoàn thiện các nội dung: - Ngoài việc vận dụng tuân thủ những quy định hiện hành của chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định khác của Nhà nước về kế toán, các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK cần thiết phải xây dựng, hoàn thiện về cơ chế tài chính và các cơ chế liên quan khác trong nội bộ doanh nghiệp, có sự thống nhất giữa các đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, phân cấp chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp để xây dựng các quy trình quản lý thống nhất và phổ biến đến toàn bộ cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp để thực hiện đúng theo quy trình. Bởi HTTT của doanh nghiệp nói chung và HTTT kế toán nói riêng sẽ không thể đầy đủ, hoàn chỉnh và cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy khi thiếu khuyết, sai sót thông tin từ một bộ phận nào đó trong quy trình. - Tổ chức lại bộ máy kế toán, số lượng nhân viên kế toán phù hợp hơn với nhu cầu cung cấp thông tin kế toán. Bộ máy kế toán hiện tại ở các DNXL niêm yết trên TTCK đã đáp ứng được những yêu cầu về hạch toán kế toán, nhưng để đạt được một HTTT kế toán phục vụ cả về nhu cầu thông tin quản trị và thông tin tài chính thì chưa đáp ứng được. Nguyên nhân một phần là do các đối tượng liên quan chưa nhận thức rõ được tầm quan trọng của HTTT kế toán. Do vậy, phải có sự thay đổi về tổ chức bộ máy kế toán đồng bộ từ đơn vị kế toán là các công ty con đến các đơn vị kế toán là công ty mẹ, đảm bảo tính đồng bộ về HTTT kế toán. Hơn nữa, các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK cần phải chuẩn bị một lượng ngân sách nhất định để thực hiện đầu tư vào HTTT kế toán với đội ngũ kế toán, hệ thống phần cứng, hệ thống phần mềm kế toán hay phần mềm quản 199 lý phù hợp theo yêu cầu của công việc. Trong đó, trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán về chuyên môn, sự hiểu biết về CNTT, am hiểu về phần mềm và các ứng dụng của phần mềm là yếu tố quyết định đến sự thành công của các giải pháp liên quan đến hoàn thiện HTTT kế toán. Đi đôi với việc đầu tư ứng dụng tin học hóa ở trình độ cao vào hệ thống kế toán thì doanh nghiệp cũng cần đầu tư chuẩn bị cơ sở hạ tầng để đáp ứng, kế hoạch triển khai thuê tư vấn lựa chọn công nghệ, đơn vị viết chương trình phần mềm Việc đầu tư đổi mới, nâng cấp sẽ phát sinh chi phí nhưng khoản chi phí này sẽ là nhỏ so với những lợi ích mà nó mang lại cho các doanh nghiệp. Nó sẽ góp phần làm tăng năng suất lao động của kế toán, chất lượng công tác kế toán, chất lượng thông tin đầu ra của HTTT kế toán. - Về hệ thống phương tiện kỹ thuật Ngày nay, hoạt động của bất kể một đơn vị nào không thể tách rời khỏi CNTT trên hệ thống máy tính. CNTT đóng vai trò vô cùng lớn ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng công việc, đặc biệt không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Trong xu thế chung đó, công nghệ thông tin ở trình độ cao không thể thiếu đối với một hệ thống kế toán doanh nghiệp đặc biệt là những CTCP niêm yết trên TTCK cần cung cấp thông tin thường xuyên và định kỳ. Tuy nhiên, thực tế tại các doanh nghiệp, việc đầu tư hệ thống máy tính và ứng dụng CNTT tại nhiều doanh nghiệp vẫn chưa được thực sự quan tâm và đầu tư đúng mức với các phần cứng máy tính có tốc độ xử lý còn chưa nhanh, hay bị trục trặc khi cùng một lúc thực hiện nhiều chương trình hoặc thao tác gây mất thời gian cho nhân viên kế toán. Tại một số doanh nghiệp phần mềm kế toán cũng còn nhiều hạn chế, mới sử dụng các phần mềm được viết chung cho các doanh nghiệp chưa đặt thiết kế phần mềm riêng cho phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Việc đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại bao gồm hệ thống máy tính chất lượng cao và một phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý có tích hợp với kế toán để hỗ trợ một cách hợp lý, cộng thêm chế độ bảo dưỡng, bảo hành định kỳ không phải là việc làm quá khó đối với các doanh nghiệp. Hơn nữa, 200 thực hiện được điều đó có thể mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích kinh tế, tiết kiệm được nguồn nhân lực. Hiện nay, ở hầu hết các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK đều thực hiện là trong phòng kế toán các máy tính được kết nối với một máy chủ (do kế toán trưởng quản lý) để chia sẻ dữ liệu với nhau. Việc chia sẻ dữ liệu giữa nhân viên trong phòng kế toán thực hiện thông qua mạng LAN – mạng nội bộ của doanh nghiệp. Các máy tính cũng đều được kết nối mạng Internet để thuận tiện cho việc trao đổi dữ liệu, thông tin với các đối tượng sử dụng thông tin khác. Do đó, đây là cơ sở tiền đề để doanh nghiệp có thể ứng dụng các giải pháp đồng bộ ERP hoặc sử dụng các phần mềm quản lý chung có tích hợp với các bộ phận nghiệp vụ. Việc chia sẻ thông tin đến những người dùng ở các bộ phận liên quan sẽ vô cùng thuận lợi. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm đóng gói cho các doanh nghiệp có thể lựa chọn, tuy nhiên do đặc thù của các CTCP xây lắp và đặc điểm quản lý giữa các công ty cũng khác nhau nên doanh nghiệp nên đặt hàng phần mềm riêng cho công ty, đặc biệt là những công ty có các đơn vị trực thuộc, phòng kế toán trung tâm của công ty mẹ và phòng kế toán công ty con, chi nhánh, xí nghiệp nên sử dụng cùng một loại phần mềm kế toán để thuận tiện cho việc trao đổi và tổng hợp thông tin kế toán. Đặc biệt, nên yêu cầu thiết kế phần mềm kế toán với tính năng có thể truy nhập thông tin từ các thiết bị di động khác như máy tính bảng, máy tính xách tay, điện thoại thông minh qua hệ thống mạng Internet. Như vậy, người làm kế toán hoặc người quản lý có thể làm việc hoặc truy cập dữ liệu ở khắp mọi nơi nếu tại nơi đó có kết nối Internet. Điều đó đồng nghĩa với việc không phải lúc nào nhân viên cũng phải ngồi ở cơ quan mới thực hiện được các công việc của mình, thông tin được thực hiện kịp thời, hiệu quả công việc sẽ cao hơn. - Về con người tham gia vào hệ thống Con người đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống với nhiệm vụ thực hiện, điều hành, kiểm soát hệ thống. Yếu tố con người có tính quyết định đến việc hệ thống có thực hiện thành công hay không. 201 Theo xu thế hiện đại, trong HTTT kế toán, đội ngũ nhân viên kế toán là một trong những yếu tố đóng vai trò quyết định. Kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò là người sử dụng hệ thống nhưng cũng đồng thời tham gia vào thiết kế, kiểm soát hệ thống. Vì vậy, nhân viên kế toán ngoài kiến thức về chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ thì phải có một trình độ và hiểu biết nhất định về CNTT. Trình độ hiểu biết của kế toán viên đối với CNTT ảnh hưởng trực tiếp đến việc ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể trang bị một cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại trong khi người dùng không biết sử dụng, hay không hiểu về nó. Điều này sẽ tác động trực tiếp đến tình hình tài chính và hiệu quả công việc. Do vậy, kiến thức về CNTT mà kế toán cần phải có được: Thứ nhất, kế toán phải chắc kiến thức về tin học văn phòng. Thứ hai, kế toán có khả năng thích ứng, tiếp cận nhanh với phần mềm kế toán là một công cụ hỗ trợ cho HTTT kế toán doanh nghiệp. Thứ ba, kế toán có kiến thức cơ bản về quản trị cơ sở dữ liệu để thực hiện liên kết dữ liệu giữa phần mềm với các ứng dụng khác. Từ đó, ở một trình độ cao hơn, kế toán phải là người có kinh nghiệm và trình độ với vai trò tư vấn cho chuyên gia công nghệ để phát triển phần mềm cho doanh nghiệp trong đó bao gồm cả việc khắc phục hạn chế trong quá trình sử dụng phần mềm và nâng cao các tính năng hữu ích của phần mềm để gia tăng hiệu quả công việc. Công việc kế toán tiến hành được suôn sẻ, thuận lợi, đạt hiệu quả cao cũng phụ thuộc vào trình độ quản lý của nhà quản trị. Do vậy, nhà quản trị trong doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trau dồi kiến thức về công nghệ, môi trường xã hội tăng cường hiệu quả công việc. Các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK thường là những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn nên việc phát triển HTTT kế toán cả về hệ thống kỹ thuật và con người nên thực hiện theo hướng phát triển từ hệ thống lớn - ở các công ty mẹ, sau đó phát triển ở các công ty con, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc có thể 202 thông qua yêu cầu, thủ tục hoặc về nhân lực, có thể cử cán bộ xuống các đơn vị hướng dẫn thực hiện Ngoài ra, các cán bộ quản lý và nhân viên kế toán phải đổi mới tư duy và nhận thức về tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán, cần chủ động, tích cực, nghiên cứu, tìm hiểu, cập nhật kiến thức mới về chuẩn mực, chế độ chính sách kế toán liên quan, không ngừng trau dồi kiến thức nâng cao trình độ đáp ứng nhu cầu công việc. KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 Trên cơ sở lý luận về HTTT kế toán trong doanh nghiệp được nghiên cứu ở chương 1. Đồng thời, qua khảo sát thực trạng, đánh giá HTTT kế toán trong các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK Việt Nam ở chương 2. Chương 3 của luận án đã trình bày định hướng phát triển của lĩnh vực kinh doanh xây lắp ở Việt Nam, yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện HTTT kế toán trong các doanh nghiệp, từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện HTTT kế toán trong các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK Việt Nam trên cơ sở HTTT kế toán vốn có tại các doanh nghiệp khảo sát, bao gồm các giải pháp hoàn thiện các yếu tố của hệ thống: Hoàn thiện hệ thống thu nhận thông tin kế toán; Hoàn thiện hệ thống xử lý thông tin kế toán; Hoàn thiện hệ CSDL chung trong toàn doanh nghiệp; Hoàn thiện kiểm soát hệ thống; Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin kế toán. Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra một số điều kiện để thực hiện giải pháp về phía Nhà nước và về phía các CTCP xây lắp để hoàn thiện HTTT kế toán tại các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK Việt Nam. 203 KẾT LUẬN Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của lĩnh vực CNTT kéo theo sự phát trển các lĩnh vực khoa học xã hội khác trong đó có lĩnh vực kế toán. Hơn nữa, ngành xây lắp đóng vai trò vô cùng quan trọng - là một trong những ngành tạo cơ sở vật chất lớn cho xã hội, phát triển nền kinh tế đất nước. Để phát triển ngành xây lắp từ đó phát triển nền kinh tế, việc hoàn thiện HTTT kế toán trong các DNXL theo hướng hiện đại - ứng dụng CNTT ở trình độ cao là vô cùng cần thiết để cung cấp những thông tin kịp thời, hợp lý, đáng tin cậy cho những đối tượng quan tâm, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó, luận án đã nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT kế toán trong các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK Việt Nam trên cả hai góc độ KTTC và KTQT. Luận án đã đạt được những kết quả sau: - Hệ thống hóa và phát triển lý luận về HTTT kế toán trong các doanh nghiệp, nghiên cứu HTTT kế toán của một số quốc gia trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho các DNXL tại Việt Nam. - Nghiên cứu và đánh giá thực trạng HTTT kế toán tại các DNXL niêm yết trên TTCK Việt Nam gồm cả HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị. Từ đó, luận án phân tích làm rõ những kết quả đạt được và những tồn tại trong HTTT kế toán tại các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK Việt Nam. - Xuất phát từ yêu cầu hoàn thiện, dựa vào những luận cứ khoa học và thực tiễn, đưa ra các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện HTTT kế toán tại các CTCP xây lắp niêm yết trên TTCK Việt Nam trên cả hai phương diện KTTC và KTQT. Tuy nhiên, với nhận thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế nên luận án khó tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Tác giả luận án rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, chỉ dẫn tận tình của cán bộ hướng dẫn khoa học, các nhà khoa học để luận án hoàn thiện hơn.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • pdfluan_an_hoan_thien_he_thong_thong_tin_ke_toan_trong_cac_cong.pdf
Luận văn liên quan