Luận văn Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty nuplex resins Việt Nam

do một nhân viên logistic phụ trách. Nếu nhân viên có việc cá nhân phải nghỉ đột xuất thì không có nhân viên khác thay thế tạm thời do không được huấn luyện nghiệp vụ. Vì vậy có khả năng gây khó khăn cho công ty, làm việc giao hàng chậm trễ. Tương tự, hàng tháng công ty xuất khoản 150-200 phiếu thu4, nếu nhân viên kế toán phải thu nghỉ đột xuất, thì việc thu tiền không có chứng từ ghi nhận, có khả năng những khoản thu đó bị chiếm dụng bởi nhân viên trong công ty hoặc khách hàng. 2.4.2 Đối với hoạt động kiểm soát 2.4.2.1 Chu trình mua hàng – trả tiền Việc yêu cầu mua hàng không có phiếu yêu cầu mua hàng, không có dự toán ngân sách, tự bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng, nên có khả năng việc mua hàng vượt kế hoạch hoặc thiếu hụt so với nhu cầu sản xuất. 3 Câu hỏi 74, phụ lục 1, trang v 4 Câu hỏi 93, phụ lục 1, trang v - 57 - Trong qui trình mua hàng, không có xét duyệt đơn đặt hàng, người lập đơn đặt hàng kiêm luôn người lựa chọn nhà cung cấp, có thể dẫn đến việc mua hàng với mục đích cá nhân và hàng kém chất lượng, giá cao. Bộ phận nhận hàng nhận có được thông tin về số lượng hàng đặt mua và hóa đơn của người bán, có thể thông đồng với người giao hàng chỉ lập phiếu nhập kho theo chứng từ nếu có trường hợp hàng thừa thì có thể chiếm giữ số hàng này. Việc giao nhận chứng từ giữa các phòng ban không có thủ tục ký nhận, nên việc thất lạc chứng từ không biết qui trách nhiệm cho ai, ảnh hưởng tới công tác kế toán. 2.4.2.2 Chu trình sản xuất Do các hoạt động sản xuất được điều khiển từ máy tính nên công ty có thể gặp rủi ro là hệ thống phải ngưng sản xuất khi có sự cố về điện, nước. Ngoài ra, trên thực tế, thủ kho đã giao nguyên vật liệu cần thiết kèm quyền sở hữu và trách nhiệm cho xưởng sản xuất. Nhưng trên hệ thống kế toán, không có nghiệp vụ nào ghi nhận sự chuyển giao này. Do đó, khi kiểm kê hàng tồn kho, việc mất mát tài sản khó xác định được trách nhiệm của ai. 2.4.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền. Mặc dù công ty có chính sách quản lý hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng, nhưng bộ phận bán hàng lại không nhận thông tin về tình hình thanh toán từ bộ phận kế toán và không chịu trách nhiệm trong việc thu hồi nợ. Do đó, vì mục tiêu tăng doanh số để có thưởng, có khả năng bộ phận bán hàng liên tục bán cho những khách hàng chậm trễ chi trả, làm ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh của công ty. - 58 - Trong chính sách về giá bán, công ty chỉ đưa ra mức lợi nhuận tối thiểu là 30% trên mỗi sản phẩm. Do đó một sản phẩm có thể có nhiều giá bán tùy thuộc vào mỗi nhân viên. Điều này có thể dẫn đến sự thông đồng giữa nhân viên bán hàng với khách hàng, bán hàng với giá thấp để nhận “ơn nghĩa” từ khách hàng, làm mất doanh thu của công ty. Khi lập lệnh bán hàng, nhân viên bán hàng có thể tham chiếu số lượng tồn kho có thể giao hàng của thành phẩm. Nhưng không đối chiếu với kế hoạch sản xuất, nên có khả năng chấp nhận ngày nhận giao hàng với một số lượng mà bên sản xuất không đáp ứng được. Hiện tại, việc nộp tiền mặt vào quỹ được thực hiện theo lệnh của giám đốc tài chính, không có một lịch trình cụ thể. Điều này có thể dẫn đến việc tiền mặt tại quỹ bị chiếm dụng bằng hình thức gối đầu. 2.4.3 Đối với thông tin và truyền thông Cách thức cài đặt phần mềm Accpac trên máy chủ tại Úc và máy con kết nối vào máy chủ để chạy các ứng dụng Accpac thông qua phần mềm Citrix làm cho việc xử lý dữ liệu phụ thuộc vào tốc độ xử lý của citrix. Hiện tại độ lớn của cơ sở dữ liệu nhỏ, nên công ty Nuplex vẫn chưa gặp trục trặc trong việc truyền dữ liệu giữa máy con và máy chủ. Nhưng trong tương lai, khi độ lớn của cơ sở dữ liệu tăng lên, cùng với số lượng người sử dụng cũng tăng lên theo sự phát triển của công ty, có khả năng citrix xử lý không kịp, làm cho số liệu đang trên đường truyền bị mất. Điều này sẽ dẫn đến cơ sở dữ liệu bị hỏng. Bên cạnh đó, với cách cài đặt Accpac theo kiểu sử dụng Citrix, khi nhân viên vận hành đóng (close) chương trình Accpac không đúng cách thì nhân viên này không thể làm việc tiếp tục trên Accpac cho đến khi có một người nào đó có quyền vào máy chủ để khởi động lại tác vụ Accpac cho nhân - 59 - viên (user ID ) này. Điều này làm cho công việc tại công ty Nuplex bị ngưng trệ nếu không có người có quyền thao tác trên máy chủ. 2.5 Nguyên nhân đe dọa sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ Qua tìm hiểu, sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex bị đe dọa là do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan sau: ™ Nguyên nhân chủ quan − Công ty đã không trang bị thiết bị tích điện cho hệ thống máy tính ở khu vực văn phòng và xưởng sản xuất trong khi các khu vực này được tin học hóa hoàn toàn. − Chính sách qui định chi tiết các xử lý nghiệp vụ còn sơ sài. − Trong việc ghi nhận hoạt động sản xuất vào hệ thống phần mềm, công ty đã chỉ quan tâm tới cách thức tập hợp chi phí và tính giá thành của hệ thống mà quên đi sự khác nhau trong phương thức xuất kho các dạng nguyên vật liệu. − Nuplex là công ty có qui mô vừa, nên có sự kiêm nhiệm là tất yếu, nhưng hiện tại công ty quản lý chủ yếu dựa vào ý thức của các nhân viên. − Công ty đã dựa vào sự trợ giúp của công ty cung cấp phần mềm kế toán khi một nhân viên của họ nghỉ phép. ™ Nguyên nhân khách quan Theo chính sách của công ty mẹ, cơ sở dữ liệu của các công ty con phải được đặt tại máy chủ của công ty mẹ. Mỗi công ty con trong tập đoàn Nuplex đều chỉ sản xuất một loại ngành hàng. Riêng công ty Nuplex Việt Nam ra đời sau cùng nhưng sản xuất tất cả các ngành hàng (3 ngành hàng). Do đó, công ty mẹ đã không lưu ý tới độ lớn của cơ sở dữ liệu của công ty Nuplex Việt Nam. - 60 - KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ của công ty Nuplex Resins Việt Nam, có thể nói công ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng vẫn còn tồn tại nhiều khuyết điểm làm cho hệ thống chưa đạt hiệu quả. Trong quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty Nuplex đã có một số thuận lợi ban đầu. Có thể khái quát các thuận lợi tiêu biểu sau: − Ban lãnh đạo công ty có ý thức về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. − Công ty đã có qui trình hoạt động đã đi vào qui cũ và được làm thành văn bản. − Công tác lập kế hoạch sản xuất được thực hiện nghiêm túc và đều đặn theo chu kỳ 6 tháng và có sự cập nhật lại mỗi tháng. − Sự quản lý và công tác kế toán được sự rất nhiều sự hỗ trợ từ phần mềm Accpac và hệ thống điều khiển sản xuất. Hệ thống này giúp hạn chế được rủi ro khi có sự kiêm nhiệm. Đồng thời hệ thống cũng cung cấp các chứng từ lưu chuyển với số liệu đáng tin cậy. - 61 - CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM. 3.1 Mục tiêu và căn cứ xây dựng các giải pháp Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp gặp không ít rủi ro chủ quan và khách quan đe dọa đến sự đạt được các mục tiêu. Do vậy mỗi một doanh nghiệp phải tự xoay sở đối phó với các rủi ro đó. Và hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là một công cụ giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác, tập hợp các biện pháp giúp giảm thiểu hay ngăn ngừa các rủi ro đe dọa sự đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp được coi là hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nói chung. Các biện pháp này có thể là ngăn ngừa hoặc phát hiện gian lận và sai soát. Mục tiêu của các doanh nghiệp là muốn đạt được hiệu quả mong muốn với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Do vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cũng bị chi phối bởi mục tiêu này. Trên cơ sở đó, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá những thuận lợi và nguy cơ gặp rủi ro trong hệ thống KSNB của công ty Nuplex được trình bày ở chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm giúp công ty Nuplex hoàn thiện hệ thống KSNB của mình. Giải pháp tập trung vào các vấn đề sau: − Hoàn thiện môi trường kiểm soát − Hoàn thiện một số hoạt động kiểm soát trong từng chu trình hoạt động. − Hoàn thiện thông tin và truyền thông. − Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan. - 62 - 3.2 Giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Nuplex Resins. 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Thiết lập cơ cấu tổ chức và sự phân chia trách nhiệm hợp lý. a) Cơ cấu tổ chức Thiết kế cơ cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc của từng bộ phận. Đội bảo vệ nên trực thuộc bộ phận nhân sự. Nên tổ chức đội xe thành 1 bộ phận riêng biệt, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng. b) Sự phân chia trách nhiệm hợp lý Sự phân chia trách nhiệm cần phải tôn trọng 2 nguyên tắc là ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm và sự tách biệt giữa các chức năng. Ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm: cần phải tập trung và qui trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận. Những hoạt động mà không ai chịu trách nhiệm dễ bị xem thường và không được qua tâm đúng mức sẽ có tác động không tốt đến hoạt động của những bộ phận khác. − Đối với công ty Nuplex, là một doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân viên tương đối ít, ngoài việc qui định trách nhiệm cho trưởng bộ phận, công ty cần xác định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Việc giao hẳn trách nhiệm cho một cá nhân nào đó, buộc người này phải có ý thức đến công việc mình đang làm, gia tăng khả năng hoàn thành tốt công việc với ít gian lận và sai sót. − Sự vận hành của một công ty là kết hợp những hoạt động, những công việc riêng lẽ lại với nhau. Do đó, trong việc ủy nhiệm và phân định trách nhiệm cần bao gồm cả trách nhiệm phối hợp công việc giữa các bộ phận và các cá nhân lại với nhau. - 63 - Tách biệt giữa các chức năng: Qui tắc này đòi hỏi công ty phải giao những phần việc khác nhau cho những cá nhân hoặc bộ phận riêng biệt vì những phần việc này nếu để cho cùng một cá nhân hoặc bộ phận đảm nhận sẽ dễ xảy ra khả năng phát sinh sai sót hoặc gian lận: − Chức năng bảo quản tài sản với chức năng hạch toán các nghiệp vụ liên quan. Ví dụ: thủ quỹ không thể là người hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền. − Chức năng bảo quản tài sản và chức năng phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan đến tài sản. − Chức năng phê chuẩn các nghiệp vụ và chức năng hạch toán các nghiệp vụ. Ví dụ, một nhân viên không được phép vừa tìm kiếm nhà cung cấp và vừa phê chuẩn đơn đặt hàng gởi tới nhà cung cấp. Nói cách khác, tách biệt các chức năng có nghĩa là không nên giao cho cùng một người hoặc cùng một bộ phận phụ trách một nghiệp vụ qua tất cả khâu. Hiện tại công ty Nuplex có 2 sự kiêm nhiệm có khả năng gây thất thoát tài sản, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh5. Nhưng là một công ty nhỏ, sự kiêm nhiệm là một điều không tránh khỏi để tiết kiệm chi phí. Để hạn chế tác động tiêu cực của các sự kiêm nhiệm trên, công ty Nuplex nên thực hiện: − Hạn chế quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của giám đốc tài chính. Chỉ cho nhân viên này quyền đọc thông tin trên cơ sở dữ liệu. Khi phát hiện sai sót trên hệ thống cần phải chỉnh sửa ngay trên cơ sở dữ liệu thì nhân viên này phải giải trình rõ lý do thì mới được giám đốc bộ phận IT của công ty mẹ cho phép chỉnh sửa trên cơ sở dữ liệu và có lưu lại dấu vết chỉnh sửa. 5 Mục 2.4.1.1 - 64 - − Hạn chế việc cập nhật khoản trả tiền từ nhà cung cấp của kế toán nợ phải trả kiêm thủ quỹ. Chuyển công việc in phiếu chi và các lệnh chuyển tiền qua nhân viên kế toán ngân hàng và có qui định số tiền mặt tối thiểu trên phiếu chi cần có sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền. 3.2.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên. Bộ phận nhân sự trong công ty cần góp phần đào tạo những nhân viên có năng lực, giảm nguy cơ phát sinh các sai sót và gia tăng mức độ hiệu quả của các nghiệp vụ thực hiện. Công ty cần ban hành chính sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ như hỗ trợ kinh phí, thời gian học tập, khen thưởng cho những người có thành tích học tập tốt. Các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cần được tổ chức vào thời gian linh hoạt để mọi nhân viên có liên quan đều có thể tham dự. Trong trường hợp việc huấn luyện do tổ chức bên ngoài thực hiện, cần thiết phải có sự tham gia của người chịu trách nhiệm chính. Người này có trách nhiệm huấn luyện lại cho các nhân viên có liên quan vào thời điểm thích hợp. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí do không phải kéo dài thời gian học tập. Định kỳ luân phiên công việc giữa các thành viên trong bộ phận và giữa những bộ phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bị ngưng trệ khi nhân viên phụ trách nghỉ việc đột xuất. Ngoài phúc lợi cho nhân viên, công ty cần quan tâm đến phúc lợi cho người nhà của nhân viên. Ví dụ như công ty có chính sách trợ cấp và hỗ trợ ngày phép cho nhân viên khi thân nhân (cha, mẹ, con, vợ, chồng) của họ bị đau ốm, hoặc tổ chức chuyến du lịch dã ngoại hàng năm cho nhân viên và thân nhân, …Có như vậy nhân viên sẽ an tâm làm việc và năng suất công việc được tăng cao. - 65 - 3.2.1.3 Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Theo khảo sát, cấp quản lý của công ty Nuplex có quan tâm đến kiểm soát nội bộ. Chính điều này ảnh hưởng đến tất cả các nhân viên, buộc họ không được lơ là với những nguyên tắc và thủ tục mà công ty đặt ra. Tuy nhiên, để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện năng lực quản trị thông qua việc tiếp cận thường xuyên các thông tin kinh tế xã hội trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là các văn bản pháp quy mới của nhà nước Việt Nam ban hành có liên quan đến môi trường hoạt động của công ty, hoặc tham dự các khóa đào tạo về KSNB. a) Thiết lập môi trường văn hóa của công ty. Văn hóa công ty là một hệ thống các chuẩn mực và giá trị được hình thành, gắn với quá trình thành lập và hoạt động của công ty. Với tư cách là những chuẩn mực, văn hóa công ty làm những tiêu chuẩn điều tiết các hoạt động của từng thành viên trong công ty, góp phần hình thành ý thức chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, tăng cường niềm tin vào giá trị đạo đức. Các cấp quản lý cần thực hiện tiết kiệm, khen thưởng các nhân viên tiết kiệm tài nguyên công ty nhưng vẫn đạt được hiệu quả và chất lượng. b) Dự kiến và phòng chống một vài rủi ro. Công ty phải nghiêm túc thực hiện an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy. Các đợt tập dượt phòng cháy chữa cháy không được báo trước cho nhân viên. Đồng thời tính toán thời gian thực hiện của tất cả các nhân viên, xử phạt những nhân viên lề mề để buộc tất cả các thành viên trong công ty đểu phải tuân thủ nghiêm chỉnh. Công ty nên thực hiện biện pháp chia sẻ rủi ro như mua bảo hiểm cho nhà máy. - 66 - Hiện nay, công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Nuplex gần như tin học hóa toàn bộ, từ nhà xưởng cho đến văn phòng. Do đó công ty cần phải xây dựng các biện pháp ngăn ngừa virút phá hỏng dữ liệu hay lắp cắp dữ liệu, cụ thể: − Các máy tính thành viên kết nối với máy chủ chỉ được sử dụng chương trình gởi mail có sự hạn chế trên các loại tập tin gởi đính kèm, ngăn cấm việc truy cập các trang web và các chương trình chat. Tuy nhiên cần phải thiết lập một máy tính riêng, không kết nối vào mạng nội bộ nhưng có thể truy cập internet để nhân viên có thể tìm kiếm những thông tin cần thiết. − Loại bỏ chức năng cài đặt các ứng dụng ở các máy thành viên. Chỉ có người quản trị hệ thống thông tin mới được phép cài đặt các ứng dụng khi cần thiết. − Người quản trị hệ thống thông tin phải thường xuyên cập nhật phiên bản mới nhất của chương trình diệt virút, cập nhật thông tin cảnh báo của các cơ quan phòng chống virút máy tính. − Thông báo cho tất cả các nhân viên hiện tượng bị nhiễm virut để mỗi nhân viên phát hiện và thông báo xử lý kịp thời. 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát 3.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng, nhận hàng và thanh toán nhằm cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Qua nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ của chu trình mùa hàng – thanh toán, để hoạt động của chu trình này đạt hiệu quả tốt hơn, công ty Nuplex cần thực hiện một số biện pháp hoàn hiện như sau: - 67 - a) Lập đơn đặt hàng. − Ban hành chính sách tất cả các đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp phải có phiếu yêu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua hàng vượt quá hoặc thiếu hụt so với nhu cầu. Ví dụ đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu, bao bì đóng gói phục vụ cho sản xuất phải có yêu cầu từ bộ phận sản xuất thay vì bộ phận này gởi nguyên lịch sản xuất như hiện tại. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng có thể được thiết kế như sau: Trong đó, số phiếu yêu cầu được qui định cách đánh số: <2 ký tự đầu của bộ phận> − Trên đơn đặt hàng có tham chiếu số phiếu yêu cầu mua hàng và ngày nhận phiếu yêu cầu. − Lập dự toán ngân sách năm cho bộ phận mua hàng. − Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng mua và tình hình thực hiện đơn đặt hàng của nhà cung cấp để đáp ứng kịp thời nhu cầu. - 68 - b) Lựa chọn nhà cung cấp − Ban hành chính sách ưu tiên đặt mua nguyên vật liệu do các công ty trong cùng tập đoàn cung cấp. − Lập danh sách những nhà cung cấp uy tín, có chất lượng đảm bảo dựa vào báo cáo của bộ phận kiểm tra chất lượng và dữ liệu hàng bị trả lại trong hệ thống. − Qui định mức giá trị tối thiểu của đơn đặt hàng phải cần có đính kèm bảng báo giá ít nhất từ 3 nhà cung cấp. − Định kỳ đánh giá lại việc giao hàng của nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng để cập nhật danh sách nhà cung cấp uy tín, phục vụ cho việc lựa chọn sau đó. − Việc mua hàng phải được mua từ ít nhất 2 nhà cung cấp để tránh sự lệ thuộc vào một nhà cung cấp nào đó. c) Nhận hàng − Bộ phận mua hàng chỉ gởi bảng kê các đơn đặt hàng với thông tin chi tiết mặt hàng và ngày nhận hàng thay vì gởi đơn đặt hàng cho bộ phận này. Như vậy, bộ phận nhân hàng sẽ không biết trước được số lượng nhận cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu. Bảng kê được đánh số liên tục. Mẫu bảng kê kiến nghị như sau: - 69 - − Sửa đổi lại chu trình mua và nhận hàng. - 70 - Theo cách này, có 4 bộ phận liên quan đến việc mua và nhận hàng nhưng độc lập với nhau. Trong đó, phòng kế toán có tất cả các chứng từ mua hàng nhưng không tiếp cận với tài sản nên không thể hưởng lợi từ việc chỉnh sửa chứng từ để che dấu gian lận. Bộ phận nhận hàng tiếp cận với tài sản nhưng không biết được số lượng hàng được đặt mua trước đó. − Việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận phải ký nhận vào sổ giao chứng từ và ghi rõ ngày giờ giao để chứng từ được giao kịp thời và tránh tình trạng thất lạc chứng từ. − Bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho và ghi số phiếu nhập kho lên bảng kê hàng đặt mua. − Trên phiếu nhập kho do bộ phận nhận hàng lập cần tham chiếu thêm số hóa đơn người bán và gởi toàn bộ chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập kho) sang bộ phận kho. − Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lượng và chủng loại hàng thực nhận vào kho với phiếu nhập kho trước khi ký nhận lên phiếu nhập kho và cho bộ phận kế toán. d) Ghi nhận công nợ và thanh toán với người bán − Kế toán cần đối chiếu số hóa đơn, phiếu nhập kho với số lượng hàng nhập kho được ghi nhận trong hệ thống trước khi cập nhật công nợ phải trả người bán. − Tách biệt chức năng lập phiếu chi và chi tiền (thủ quỹ). Phân công việc lập phiếu chi cho kế toán giao dịch ngân hàng để tiết kiệm chi phí. - 71 - − Việc lập phiếu chi phải có phiếu yêu cầu thanh toán từ bộ phận mua hàng và các bộ phận có sử dụng dịch vụ mua ngoài. Mẫu phiếu yêu cầu thanh toán có thể được thiết kế như sau: − Qui định số tiền tối thiểu trên phiếu chi cần phải có sự phê duyệt của giám đốc tài chính. − Qui định số dư công nợ phải trả tối thiểu phải cần đối chiếu với nhà cung cấp hàng tháng. 3.2.2.2 Chu trình sản xuất. Mặc dù qui trình sản xuất gần như được tự động hóa hoàn toàn nhưng khi đó nó lại phụ thuộc vào máy móc và thao tác của người vận hành. Do đó, ngoài hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ, qui trình sản xuất cũng còn gặp phải một số hạn chế cần phải được khắc phục để nâng cao hiệu quả của nó. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả điển hình có thể được khái quát như sau: − Trang bị thiết bị lưu điện cho hệ thống điều khiển ở xưởng sản xuất cũng như ở văn phòng. Có như vậy khi có sự cố mất điện đột ngột, - 72 - các dữ liệu máy tính vẫn được truyền, xử lý và lưu trong máy tính trước khi nguồn điện bị cắt. − Với chức năng chuyển kho có sẳn trong hệ thống Accpac, công ty cần giao nhiệm vụ ghi nhận này cho thủ kho khi họ chuyển nguyên vật liệu từ kho sang xưởng vào phần mềm Accpac. Song song với việc tăng công việc cho thủ kho là việc tăng lương hoặc phụ cấp tương ứng. Điều này giúp cho khâu kiểm kê hàng tồn kho, đặc biệt là việc xác định trách nhiệm trong việc thất thoát hàng tồn kho được rõ ràng. − Ban hành chính sách luân phiên và chia giờ giải lao cho nhân viên xưởng. Điều này giúp hạn chế xảy ra sai sót do sự mệt mỏi gây ra như nhập liệu sai các thông số sản xuất làm ảnh hưởng tới chất lượng lô hàng. 3.2.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền Theo như đã trình bày ở chương 2, qui trình và các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tương đối chặt. Tuy nhiên còn một số thủ tục xin kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát. a) Lập lệnh bán hàng − Công ty nên ban hành bảng giá bán thống nhất và có sự cập nhật lại định kỳ. Tận dụng chức năng kiểm soát trên giá bán cho từng lệnh bán hàng của phần mềm Accpac để chỉ cho nhân viên bán hàng thay đổi giá trong biên độ dao động cho phép. Như vậy, một sản phẩm có thể có nhiều giá khác nhau tùy vào khách hàng nhưng sẽ không xảy ra tình trạng thông đồng giữa nhân viên bán hàng với khách hàng. − Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng. Bộ phận này khi lập lệnh bán hàng, - 73 - ngoài hạn mức tín dụng, còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán nợ của khách hàng. − Khi lập lệnh bán hàng, bộ phận bán hàng phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất và nhập kho thành phẩm do bộ phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác định ngày giao hàng hợp lý. b) Theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng. − Trong điều kiện sử dụng máy tính hiện nay, công ty cần ban hành chính sách về mức dư nợ quá hạn tối thiểu của khách hàng mà sẽ bị ngừng giao dịch. Trường hợp khi cần phải giao dịch với khách hàng này phải có sự phê chuẩn của giám đốc bán hàng và chuyển sang điều khoản thanh toán ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn. − Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho bộ phận bán hàng để tránh tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo lợi nhuận, bán cho những khách hàng nợ quá lâu, làm ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh. c) Phần thu tiền − Tăng điều khoản bán chịu ngắn ngày đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán qua ngân hàng để vừa giảm đến mức tối thiểu việc thu tiền mặt và vừa khuyến khích tăng doanh số. − Công ty cần kiểm quỹ tiền mặt vào cuối ngày. Nhân viên kế toán tổng hợp cần lập bảng kê phiếu thu và phiếu chi lập trong ngày và đối chiếu số dư tiền mặt trong hệ thống với quỹ trong két sắt. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và xin ý kiến người có thẩm quyền để xử lý. - 74 - − Cần nộp ngay tiền mặt thu nợ khách hàng vào ngân hàng vào ngân hàng vào đầu ngày hôm sau. 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin Thay đổi cách thức giao tiếp giữa máy chủ và máy con của hệ thống Accpac. Trang bị máy chủ tại công ty Nuplex Việt Nam, cài đặt hệ thống Accpac theo kiểu Server-Client. Theo kiểu này, các máy con sẽ được cài ứng dụng Accpac và chia sẽ chung một cơ sở dữ liệu đặt trên máy chủ. Với cách tổ chức kiểu này tốc độ cập nhật dữ liệu nhanh và dữ liệu không bị đứt đoạn do dữ liệu chỉ được truyền đi trong mạng nội bộ công ty Nuplex Việt Nam và không phụ thuộc vào phần mềm hỗ trợ (third party). 3.2.4 Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan Công ty mẹ cần thay đổi chính sách quản lý cơ sở dữ liệu như hiện giờ đối với công ty Nuplex Việt Nam. Cơ sở dữ liệu của công ty Nuplex Việt Nam cần được đặt trên máy chủ tại văn phòng của công ty Nuplex và công ty mẹ tại Úc vẫn có quyền truy cập vào cở sở dữ liệu này. Việc kiểm soát định kỳ của ban kiểm soát của công ty mẹ cần được tiến hành đột xuất, không nên lập lịch kiểm soát cố định vào tháng 5 hàng năm để hoạt động kiểm soát, đặc biệt trong sản xuất, của công ty Nuplex Resins Việt Nam không mang tính đối phó với ban kiểm soát này. Cơ quan nhà nước cần ban hành văn bản hướng dẫn về việc triển khai, đánh giá hệ thống KSNB cũng như vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý doanh nghiệp đối với hệ thống này. Có như vậy mới nâng cao được ý thức và trách nhiệm của nhà quản lý trong việc duy trì hệ thống KSNB trong công ty. - 75 - KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Hệ thống kiểm soát nội bộ là sản phẩm và là trách nhiệm của cấp quản lý công ty. Nhưng nó đòi sự nổ lực của tất cả các thành viên trong công ty để làm cho nó trở nên hữu hiệu. Và một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không thể được xây dụng một lần trong ngắn hạn, một sớm một chiều. Xã hội phát triển, môi trường kinh doanh thay đổi kéo theo sự thay đổi của các rủi ro. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cần phải được hoàn thiện liên tục để phù hợp với môi trường mới. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp nói chung và của công ty Nuplex Resins Việt Nam nói riêng, luôn tồn tại những yếu tố đe dọa đến sự hữu hiệu là điều tất yếu. Các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật những thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá hệ thống để tìm ra những yếu tố chưa phù hợp, những nhân tố đe dọa sự hữu hiệu. Từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện nó. Theo một qui trình như vậy, trong chương 3 tác giả đã đề xuất một số giải pháp như đã trình bày để khắc phục các điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam. Có thể các điểm yếu này chưa ảnh hưởng tới công ty, nhưng việc khắc phục nó để hoàn thiện hệ thống là cần thiết để giảm thiểu thiệt hại trong tương lai. Các giải pháp tác giả đưa ra hướng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận và sai sót. Nếu như chỉ tập trung vào các thủ tục để phát hiện và xử lý gian lập thì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí gấp nhiều lần cho sự thất thoát tài sản và cho các kiểm soát. - 76 - KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Nó hỗ trợ cho kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Nó được coi là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện. Một nhà quản lý giỏi không thể chỉ bản thân người đó làm nhiều việc và làm tích cực mà họ cần phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để các nhân viên cùng làm việc tích cực với hiệu suất cao. Qua quá trình nghiên cứu về tình hình hoạt động ở công ty Nuplex Resins Việt Nam, qua báo chí và các tài liệu viết liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ, tác giả đã rút ra được một số nhận xét chung về kiểm soát nội bộ và từ đó đưa ra các đề xuất trong hoàn cảnh hiện tại nhằm từng bước nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong công ty. Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn có hạn, tác giả chỉ đề xuất các ý kiến về những thủ tục kiểm soát và môi trường kiểm soát, không tốn kém chi phí nhiều so với hiệu quả chúng mang lại. Theo thời gian, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, kiểm soát nội bộ cũng phát triển theo thì các thủ tục sẽ còn phải được tiếp tục củng cố và hoàn thiện dần lên thành một hệ thống chặt chẽ. Và nó sẽ là công cụ đắc lực không thể thiếu của hệ thống quản lý trong công ty. - i - TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Báo điện tử Bản Tin Môi trường kinh doanh, 2. Báo điện tử về kiểm soát nội bộ, 3. Báo điện tử Diễn Đàn Doanh Nghiệp, 4. Bộ môn Kiểm Toán, Khoa Kế Toán – Kiểm Toán, Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh, Kiểm Toán, NXB Lao Động Xã Hội, 2007 5. Commonwealth of Massachusetts, Second edition 7/1/2004, Internal Control Guide For Manager 6. Department of Finance and Management, Internal Control Standards. 7. Đại học quốc gia TP HCM – Trường đại học Kinh Tế, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, Nhà xuất bản Tài Chính – 1998. 8. Internal Control - Integrated Framework Executive Summary, 9. Luận văn về kiểm soát nội bộ của các khóa trước. 10. PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân, Quản Trị Rủi Ro Và Khủng Hoảng, Nhà xuất bản Thống Kê, 2003. 11. PriceWaterHouseCooper, Key Elements Of Antifraud Programs And Controls. 12. State of Oregon, November 2004, The Internal Control Guidebook. - ii - Phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát hệ thống KSNB công ty Nuplex Resin Việt Nam Trả lời Câu hỏi Có Không Ghi chú Mục tiêu 1 Sơ đồ tổ chức của công ty Xem sơ đồ tổ chức 2 Công ty có bản báo cáo nhiệm vụ rõ ràng không? x Môi trường kiểm soát 3 Công ty có văn bản về qui định nội bộ không? x 4 Sự can thiệp nhất thời của cấp quản lý về kiểm qui định kiểm soát có được ghi lại tài liệu không? x 5 Sự sai lệch so với các chính sách đã thiết lập có được điều tra và ghi lại tài liệu không? x 6 Công ty có tài liệu mô tả công việc chi tiết không? x 7 Công ty có tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn của nhân viên không? x 8 Công ty có chính sách phân tích rủi ro và lợi nhuận của 1 dự án tiềm năng không? x 9 Tài sản vô hình có giá trị như thông tin có được bảo vệ cẩn thận không? x 10 Cấp quản lý có thường xuyên thăm nhà máy và tổ chức các cuộc họp với nhân viên không? x Cơ cấu tổ chức 11 Sơ đồ tổ chức của công ty có kèm theo mô tả công việc và nơi nhận báo cáo không? x 12 Trách nhiệm và quyền lợi có được thông báo đến người chịu trách nhiệm không? x 13 Công ty có định kỳ xem lại cơ cấu tổ chức hiện hành không? x 14 Công ty có chính sách nhân sự và được viết thành văn bản không? x 15 Các nhân viên đang làm việc hiện nay có trải qua qui trình tuyển dụng và đào tạo của công ty không? x 16 Các nhân viên hiện nay có biết trách nhiệm của họ và kỳ vọng của nhà quản lý đối với họ không? x 17 Tính chính trực có phải là điều kiện quan trọng trong đánh giá nhân sự không? x 18 Kiến thức cơ bản của nhân viên có được kiểm tra trước khi nhận vào làm không? x Đánh giá rủi ro 19 Mục tiêu của công ty có được thông báo cho toàn thể nhân viên hay không? x 20 Khi đặt các mục tiêu công ty có xem xét đến ngân sách và nguồn lực không? x 21 Công ty có thiết lập mục tiêu chi tiết từ mục tiêu tổng quát không? x 22 Công ty có xác định thứ tự quan trọng của các mục tiêu x - iii - không? 23 Tất cả các quản lý có tham gia thiết lập các mục tiêu không? x 24 Công ty có thường xuyên cập nhật thông tin mới về điều kiện kinh doanh, đối thủ, luật pháp… x 25 Cấp quản lý có nhận được báo các các bất lợi từ nhân viên x Truyền thông 26 Các phương tiện truyền thông trong công ty là những gì? Email, Bảng Thông Tin 27 Nhân viên có biết được mục tiêu của công ty không? x 28 Công ty có nhận được thông tin phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư không? x 29 Các than phiền đối với nhà cung cấp, khách hàng có được kiểm tra nguyên nhân và chỉnh sửa không? x 30 Quản lý cấp cao có biết về tính chất và mức độ xảy ra của các than phiền đối với nhà cung cấp và khách hàng không? Tùy mức độ 31 Công ty định kỳ có đối chiếu số liệu kế toán trên hệ thống máy tính với số liệu tài sản thực tế không? x 32 Định kỳ công ty có đánh giá năng lực và hành vi làm việc của nhân viên không? x 33 Việc đánh giá nhân viên được tiến hành bởi ai? Quản lý trực tiếp 34 Công ty có tài liệu về phương pháp và tiêu chính đánh giá nhân viên không? x 35 Nếu có, bao lâu tài liệu đó được xem xét và điều chỉnh lại? Hàng năm 36 Công ty có chính sách khen thưởng hay xử phạt dựa trên đánh giá không? x Chính sách và qui trình 37 Công ty có sổ tay về chính sách và các qui trình không? x 38 Sổ tay đó có được xem lại và cập nhật định kỳ không x 39 Công ty có sổ tay về những nhiệm vụ và trách nhiệm chủ chốt không? x 40 Công ty có công tác huấn luyện làm việc không? x Kế toán tài chính 41 Tất cả các khoản mục của công ty a. Có được đổi chiếu với sổ kế toán tổng hợp hàng tháng không? x b. Những đối chiếu có được viết thành tài liệu? x c. Việc đối chiếu có được một ai khác xem lại ngoài người làm công tác đối chiếu hay không? x d. Định kỳ tổng giám đốc có xem lại các đối chiếu và tài liệu có liên quan? x 42 Tổng giám đốc có giám sát hiệu quả tình hình tài chính của công ty? x a. Những loại báo cáo tài chính nào phải chuẩn bị cho ban quản lý? B/S P&L Cash Flow b. Công ty có lập dự toán ngân sách nào không? x 43 Các loại doanh thu của công ty là gì? Bán hàng Chu trình mua hàng - iv - 44 Các khoản chi có được cho phê chuẩn và xem xét lại ở cấp bậc thích hợp không? x 45 Đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự không? x 46 Có lập phiếu yêu cầu cho tất cả các hàng mua không? x 47 Đơn đặt hàng có tham chiếu dự toán mua hàng không? x 48 Các liên của đơn đặt hàng có gởi cho - Bộ phận nhận hàng x - Bộ phận kế toán x 49 Có hồ sơ theo dõi những đơn đặt hàng chưa hoàn thành không? x 50 Đối với công tác phí, công ty có quản lý việc bao lâu thì có chuyến công tác xa? x 51 Tất cả các khoản nhận hàng mua đều phải qua bộ phận nhận hàng? x 52 Người nhận hàng độc lập với người mua hàng? x 53 Có lập chứng từ nhận hàng cho tất cả các hàng nhận về: x 54 Chứng từ nhận hàng có tham chiếu số đơn đặt hàng? x 55 Chứng từ nhận hàng có được - Người nhận hàng ký tên? x - Người giao hàng ký tên? x - Ghi thời gian? x - Đánh số liên tục? x 56 Các liên của chứng từ tiếp nhận có được gởi tới - Bộ phận kế toán? x - Kho? x 57 Có báo cáo ngay về hàng hỏng hoặc thiếu hụt? x 58 Một liên của chứng từ nhận hàng có được lưu lại bộ phận nhân hàng? x 59 Các vật tư có được cân, đo, đong, đếm tại bộ phận nhận hàng x 60 Hóa đơn có do bộ phận kế toán trực tiếp nhận? x 61 Có đối chiếu hóa đơn, chứng từ nhận hàng và đơn đặt hàng khi ghi nhận công nợ không? x 62 Các khoản trả trước cho người bán có được theo dõi và được cấn trừ khi trả cho hóa đơn có liên quan? x 63 Có thường xuyên so sánh số dư chi tiết của tất cả các nhà cung cấp với tài khoản tổng hợp phải trả không x 64 Người theo dõi tài khoản phải trả có độc lập với người lập phiếu chi không? x 65 Người lập phiếu chi có độc lập với thủ quỹ không? x 66 Hóa đơn đã thanh toán có được đánh dấu hiệu không? x 67 Việc chi tiền có căn cứ vào chứng từ yêu cầu thanh toán hay không? x 68 Các khoản chi tiền mặt có được phê chuẩn bởi ban lãnh đạo không? x 69 Công ty có các qui trình so sánh các khoản chi với dự toán ngân sách không? x 70 Các khoản chi có tính chất đều đặn có được quản lý hàng tháng để phát hiện những điều bất thường không? x 71 Việc đặt hàng, nhận hàng, trả tiền có được tách biệt x - v - 72 Các nhân viên có bị cấm thực hiện các cuộc gọi đường dài có tính chất cá nhân bằng cách sử dụng hệ thống mã. x 73 Các hóa đơn điện thoại có được a. Xem xét lại hàng tháng không? x b. Việc xem xét có lập thành tài liệu và các cuộc gọi đường dài có được kiểm tra lại bởi cấp quản lý? x Xuất hóa đơn và các khoản phải thu 74 Hàng tháng công ty xuất khoản bao nhiêu hóa đơn. 300 75 Các đơn đặt hàng của khách hàng có được xem xét bởi bộ phận bán hàng trước khi chấp nhận đơn hàng đó không? x 76 Có xem xét khả năng thanh toán của khách hàng trước khi chấp nhận đơn hàng không? x 77 Có xác định hạn mức tín dụng cho khách hàng không? x 78 Có một nhân viên có trách nhiệm xác định hạn mức tín dụng của khách hàng? x 79 Bộ phận kế toán phải thu có nhận được 1 liên hóa đơn từ bộ phận lập hóa đơn không? x 80 Hóa đơn có được người phụ trách và lưu trữ theo thứ tự không? x 81 Hàng tháng có đối chiếu tổng doanh số từ bộ phận lập hóa đơn với tổng số phát sinh nợ phải thu ở bộ phận kế toán không? x 82 Tất cả hàng bán bị trả lại có được chứng thực không? x 83 Điều chỉnh giảm giá có được và phê chuẩn không? x 84 Có sự phân nhiệm đầy đủ giữa nhân viên xuất hóa đơn, xử lý khoản thu tiền và các chức năng đối chiếu? x 85 Các khoản thu từ cung cấp dịch vụ có những chứng từ kèm theo? x 86 Công nợ phải thu khách hàng có được cập nhật ngay khi thu tiền? x 87 Định kỳ công ty có in báo cáo tuổi nợ khách hàng và xem xét lại x 88 Hàng tháng có đối chiếu công nợ với khách hàng? x 89 Công ty có chính sách bằng văn bản về việc xóa nợ phải thu và xác định các khoản dự phòng phải thu khó đòi? x 90 Công ty có qui trình theo dõi nợ phải thu trễ hạn không? x 91 Việc xóa các khoản nợ không đòi được có được phê chuẩn bởi cấp bậc thích hợp không? x 92 Những khoản hồi lại cho khách hàng có được phê chuẩn bởi cấp thẩm quyền thích hợp không? Có tại liệu hỗ trợ kèm theo không? x 93 Công ty có các khoản thu tiền măt nào? Mỗi tháng công ty có bao nhiêu phiếu thu? 150 - 200 (thu bán hàng) 94 Công ty có phân nhiệm đầy đủ giữa người lập phiếu thu và thu tiền và đối chiếu với phòng kế toán x 95 Công ty có đảm bảo mọi khoản thu tiền mặt đều được nhập quĩ và theo dõi? x 96 Tiền mặt có được bảo quản bằng cách sử dụng két sắt. x - vi - 97 Các số phiếu thu có được đánh số trước x a. Các phiếu thu có lập thành nhiều liên? x 2 liên b. Có so sánh giữa sổ thu tiền mặt với tiền mặt trong quỹ x Hàng tồn kho 98 Phòng thí nghiệm gần đây có được kiểm tra bởi sở y tế và tài nguyên môi trường? x 99 Công ty có hàng tồn kho để thanh lý không? x 100 Hàng tồn kho có được bảo vệ khỏi trộm cắp và sử dụng không có quyền không? Bảo vệ bằng cách nào? x 101 Hàng tồn kho định kỳ có được kiểm kê và đối chiếu không? x 102 Các nhân viên bảo quản hàng tồn kho có được huấn luyện nghiệp vụ? x 103 Các tách biệt giữa thủ kho và nhân viên kế toán kho? x 104 Việc tiếp nhận ở kho hàng có được kiểm soát? x 105 Việc xuất kho có dựa trên yêu cầu hoặc chứng từ xuất hàng đã được đánh số không? x 106 Báo cáo tiếp nhận có được lập một cách độc lập không? x 107 Thủ kho có báo cáo hàng không dùng được, hàng tồn lâu ngày không? x Bảo mật dữ liệu 108 Việc truy cập vào máy tính được xác định như thế nào? Có được phê chuẩn ở cấp bậc thích hợp không? x 109 Nhân viên có được huấn luyện về chính sách và bảo mật máy tính không? x 110 Mật mã có được sử dụng khi đăng nhập vào máy tính không? x 111 Các mật mã có được chia sẽ với người khác không? x 112 Các mật mã định kỳ có được thay đổi? x 113 Các tập tin máy tính quan trọng có được back-up định kỳ không? x 114 Dữ liệu được back up có được lưu tại nơi bảo mật khác nới để tập tin nguồn không? x 115 Máy chủ có được bảo vệ khỏi sự truy cập bất hợp pháp không? x 116 Công ty có đảm bảo dữ liệu trên ổ cứng được xóa trước khi thanh lý thiết bị đó không? x Phần mềm 117 Các phần mềm sử dụng có giấy phép không? x 118 Công ty có xem xét định kỳ để đảm bảo chỉ những phần mềm có bản quyền mới được cài đặt lên máy tính không? x 119 Hệ thống phần mềm gốc có được bảo quản ở nơi an toàn không? x Dữ liệu cá nhân 120 Dữ liệu cá nhân có được bảo quản theo từng nhân viên không? Việc truy cập vào thông tin các nhân có bị hạn chế triệt để không? x 121 Công ty có chính sách phân loại để đánh giá nhân viên không? x - vii - Phụ lục 2: Sơ lược phần mềm Main System và Accpac 5.3A Main System Main system (MS) là một phần mềm tích hợp gồm các chức năng kế toán, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và quản lý kho. Nó là phần mềm do giám đốc tài chính hiện tại xây dựng riêng cho công ty Nuplex. Main system được viết bằng Visual Basic và hoạt động trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu là Microsoft Access. Ban đầu MS chỉ đơn thuần là phần mềm kế toán. Sau đó nó được phát triển thêm các tính năng tích hợp khác. Mối quan hệ giữa các phân hệ như sau: Phân hệ tổng hợp Phải thu khách hàng Phải trả người bán Phân hệ mua hàng Phân hệ sản xuất Phân hệ bán hàng Phân hệ tồn kho Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ trong Main System Theo sơ đồ trên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán vào tài khoản đã được xác định trước theo từng loại nghiệp vụ trên phân hệ tổng hợp. Một đặc điểm nổi bật của hệ thống MS là người sử dụng các phân hệ chi tiết (kể cả nhân viên kế toán chi tiết) không cần biết đến tài khoản. Họ chỉ biết chọn những nghiệp vụ có diễn giải tương ứng để ghi nhận. Thực tế chứng minh là khi chuyển sang sử dụng phần mềm mới với yêu cầu phải nắm được tài - viii - khoản hạch toán để đối chiếu và ghi một số nghiệp vụ đặc biệt thì các nhân viên kế toán tỏ ra lúng túng. Phần mềm được xây dựng để chạy theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó, khi nhu cầu sản xuất kinh doanh mở rộng, công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ đặc thù mà người sử dụng không có màn hình ứng dụng để nhập liệu. Khi đó, họ phải báo với giám đốc tài chính để người này cập nhật dữ liệu trực tiếp vào cở sở dữ liệu. Do đó thông tin của công ty Nuplex không được xuyên suốt và bị phụ thuộc vào giám đốc tài chính. Việc phân quyền trên hệ thống MS chỉ ở cấp độ của từng phân hệ. Có nghĩa là một người sử dụng một phân hệ chi tiết nào thì có toàn quyền trên phân hệ đó. Accpac 5.3A Accpac 5.3A (Accpac) cũng là một phần mềm tích hợp của Canada gồm nhiều phân hệ liên kết với nhau. Đây là phần mềm được viết sẳn với hệ thống mở, có thể hoạt động trên 4 hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL, Pervasive, IBM DB2 và Oracle. Hiện tại thì công ty Nuplex sử dụng Accpac trên hệ quản trị Microsoft SQL. So với Microsoft Access thì Microsoft có tính bảo mật hơn. Accpac được cài đặt lên một máy chủ riêng biệt được đặt ở Viêt Nam nhưng do công ty mẹ bên Úc quản lý. Tuy nhiên riêng giám đốc tài chính được toàn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của Accpac. Mối quan hệ giữa các phân hệ của Accpac tương tự như MS nhưng sự phân quyền của nó chi tiết hơn, phù hợp với thực tế qui trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra Accpac còn cung cấp chức năng dấu đi một số nút lệnh để người sử dụng không được phép thực hiện một số thao tác nào đó. Nó hỗ trợ tích cực trong trường hợp các tùy chọn phân quyền còn thiếu so với nhu cầu kiểm soát của công ty. - ix - Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ trong hệ thống Accpac Hình PL1 – Các tùy chọn phần quyền trong phân hệ bán hàng