Luận văn Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại công ty TNHH POONGSHINVINA

thần lao ñộng của công nhân, từ ñó sẽ kéo theo nhiều hệ quả khác không tốt cho Công ty. 4.2.2.3. Kiểm soát nội bộ quy trình ñiều chỉnh nhân sự tại Công ty TNHH PoongshinVina Việc ñiều chỉnh nhân sự tại Công ty TNHH PoongshinVina chỉ xảy ra khi có những sự cố bất thường. ðối với nhân viên văn phòng, hầu như không có sự bổ nhiệm hay ñiều chuyển nhân sự, khi phải bổ sung thêm cán bộ văn phòng thì Công ty lựa chọn phương án tuyển dụng từ những nguồn bên ngoài. ðối với vị trí tổ trưởng các tổ sản xuất, dưới sự quan sát của PGðsản xuất, nếu tổ trưởng làm việc không nhanh nhẹn và hiệu quả, hoặc có những tiêu cực trong công tác, tổ trưởng ñó sẽ bị kỷ luật tuỳ vào mức ñộ. Vị trí tổ trưởng mới sẽ do giám ñốc sản xuất chỉ ñịnh, thường là lấy từ công nhân có bậc kỹ thuật tay nghề cao ở tổ ñó làm tổ trưởng mới. Khi bổ nhiệm vị trí tổ trưởng thì PGð sản xuất truyền ñạt bằng miệng cho người phiên dịch, người phiên dịch thông báo lại cho các công nhân trong tổ và thông báo cho nhân viên LðTL ñể thay ñổi mức lương và phụ cấp cho tổ trưởng vừa ñược bổ nhiệm. Với vị trí công nhân, qua quan sát trong quá trình sản xuất làm các mã hàng, ñể phù hợp với tình hình sản xuất từng mã hàng, việc ñiều chuyển công nhân xảy ra, công nhân sẽ ñược chuyển từ tổ này sang tổ khác. Quy trình này cụ thể như sau Tổ trưởng sẽ ñề xuất bằng miệng thông qua phiên dịch ñể tăng cường công nhân làm mã hàng cho kịp với kế hoạch sản xuất, giám ñốc sản xuất căn cứ vào thực tế quyết ñịnh ñiều chỉnh số lượng công nhân, và chuyển công nhân từ những tổ nào. Quyết ñịnh này chỉ truyền ñạt bằng miệng Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 61 cho người phiên dịch, người phiên dịch truyền ñạt lại cho các tổ trưởng có liên quan. Khi kết thúc mã hàng, số lượng công nhân này lại ñược trả về tổ cũ. Như vậy việc ñiều chuyển công nhân này chỉ có tính tạm thời. Dự ñoán khả năng rủi ro: Bảng 4. 12 Bảng dự ñoán rủi ro trong quy trình ñiều chỉnh nhân sự tại Công ty TNHH PoongshinVina Công việc Rủi ro tiềm ẩn Nguyên nhân Người chịu trách nhiệm Không ñảm bảo yêu cầu về quản lý Trình ñộ quản lý PGðsản xuất Truyền ñạt sai thông tin thay ñổi mức lương và mức phụ cấp cho tổ trưởng mới Phiên dịch Nguời phiên dịch Bổ nhiệm vị trí tổ trưởng Nhập vào máy sai thông tin Cẩu thả Nhân viên LðTL ðiều chuyển công nhân Không ñảm bảo ñược kế hoạch mã hàng Trình ñộ quản lý Tổ trưởng, PGðsản xuất 4.2.2.4. Kiểm soát nội bộ quy trình ñiều chỉnh lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Tại Công ty TNHH PoongshinVina việc ñiều chỉnh lương ñược thực hiện theo ñịnh kỳ một năm, cụ thể như sau: Bảng 4. 13 Bảng quy trình ñiều chỉnh lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Công việc Người thực hiện Chứng từ, sổ sách Nội dung Chuẩn bị Nhân viên LðTL Danh sách ñiều chỉnh lương Lập danh sách CNV theo từng bộ phận với mức lương và phụ cấp hiện tại Xét duyệt PGðtài chính, PGðsản xuất Danh sách ñiều chỉnh lương Phê duyệt mức lương cho từng người Hoàn tất Nhân viên LðTL Danh sách ñiều chỉnh lương ñã phê duyệt Nhập vào máy và lưu Nguồn Phòng LðTL Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 62 Mẫu danh sách ñiều chỉnh lương tai Công ty như sau: Bảng 4. 14 Mẫu danh sách ñiều chỉnh lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Vào tháng 12, Nhân viên LðTL tiến hành lập danh sách ñiều chỉnh lương (từ cột 1 ñến côt 7), sau ñó cô chuyển cho hai PGð, hai PGð tực tiếp dùng bút ñiền thông tin mới vào cột 8 và 9 (PGð tài chính ñiều chỉnh lương cho bộ phận văn phòng, PGð sản xuất ñiều chỉnh lương cho bộ phận sản xuất). Sau khi hai PGð phê duyệt xong, danh sách ñiều chỉnh lương lại chuyển về cho nhân viên LðTL. Nhân viên LðTL tiến hành nhập vào máy thông tin mới và lưu văn bản. Mục ñích việc ñiều chỉnh lương tại Công ty TNHH PoongshinVina là kích thích tinh thần lao ñộng của công nhân viên ñể họ yên tâm lao ñộng tại Công ty và ñảm bảo phù hợp với mức lương trên thị trường dệt may tại Thái Bình. Với cách thức ñiều chỉnh lương như trên, tại Công ty TNHH PoongshinVina tiềm ẩn những rủi ro sau: Công ty TNHH PoongShin Vina DANH SÁCH ðIỀU CHỈNH LƯƠNG BỘ PHẬN:…………. Stt Họ tên Số thẻ Ngày vào công ty Vị trí công tác Lương cơ bản Phụ cấp Lương cơ bản mới Phụ cấp mới (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Phó giám ñốc (ký tên) Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 63 Bảng 4. 15 Bảng dự ñoán rủi ro quy trình ñiều chỉnh lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Công việc Rủi ro tiềm ẩn Nguyên nhân Người chịu trách nhiệm Rủi ro ñã xảy ra Chuẩn bị Sai thông tin trên danh sách ñiều chỉnh luơng Cấu kết tư lợi cá nhân Nhân viên LðTL Xét duyệt Chưa ñảm bảo tính công bằng Trình ñộ quản lý PGð X Hoàn tất Nhập sai thông tin vào máy Cẩu thả Nhân viên LðTL X 4.2.2.5. Kiểm soát nội bộ quy trình ñào tạo nhân sự tại Công ty TNHH PoongshinVina Tại Công ty TNHH PoongshinVina công tác ñào tạo nhân sự chưa thực sự ñược quan tâm ñến, nó mới chỉ dừng lại ở việc ñào tạo tại bàn giấy ñối với nhân viên văn phòng mới vào làm. Còn những nhân viên lâu năm và công nhân sản xuất họ phải tự ñào tạo chuyên môn, tay nghề của mình qua lao ñộng trực tiếp tại công ty. 4.2.3. Kiểm soát nội bộ quy trình tính lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Quy trình tính lương tại công ty ñược thực hiện như sau: Bảng 4. 16 bảng quy trình tính lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Công việc Người thực hiện Chứng từ, sổ sách Nội dung Chuẩn bị Nhân viên LðTL Bảng chấm công II (bản mềm), danh sách CNV nghỉ chế ñộ, danh sách CNV nghỉ việc hẳn, danh sách ñiều chỉnh bậc lương Tập hợp thông tin cần thiết làm cơ sở tính lương Tính lương Nhân viên LðTL Phần mềm Excel Tính toán lương trên máy tính Hoàn tất Nhân viên LðTL, kế toán trưởng Các bảng thanh toán lương và bảng tổng hợp lương In bảng thanh toán lương, Nguồn Phòng LðTL Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 64 Bộ phận chấm công sau khi tổng hợp công chuyển cho nhân viên LðTL. Nhân viên LðTL căn cứ vào bản mềm chấm công II, danh sách thay ñổi bậc lương công nhân của các tổ, danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ chế ñộ trong tháng, danh sách công nhân nghỉ việc hẳn trong tháng ñể tính lương. Việc tính lương ñược thực hiện trên phần mềm Excel. Sau ñó nhân viên LðTL in các bản thanh toán lương và bảng tổng hợp lương ñể kế toán trưởng xem xét. Sau khi ký duyệt xong nhân viên LðTL tiến hành thanh toán lương. Bảng thanh toán lương tại Công ty TNHH PoongshinVina có mẫu như sau: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 65 CÔNG TY TNHH POONG SHIN VINA 58 Ngày Công CC Tiền Giờ Tiền Giờ Tiền 1 103 Nguyễn Thị Nga 8051972897 1,423,000 1,423,000 26.0 4.0 1,641,923 44.5 456,660 8.0 109,462 2,208,044 85,380 21,345 14,230 2,087,089 2 118 Vũ Thị Lan 8044522960 1,290,000 1,290,000 26.0 4.0 1,488,462 40.0 372,115 0 1,860,577 77,400 19,350 12,900 1,750,927 3 125 Nguyễn Thị Cúc 8044522985 1,423,000 1,423,000 26.0 4.0 1,641,923 41.0 420,743 0 2,062,666 85,380 21,345 14,230 1,941,711 4 132 Lê Thị Nga 8051972914 1,423,000 1,423,000 26.0 4.0 1,641,923 39.5 405,350 8.0 109,462 2,156,734 85,380 21,345 14,230 2,035,779 5 323 Phạm Thị Yến 8044523019 1,355,000 1,355,000 25.0 2.0 1,407,115 38.0 371,322 0 1,778,438 81,300 20,325 13,550 1,663,263 6 325 Phạm Thị Hiển 8044523033 1,494,000 1,494,000 24.0 1,379,077 39.0 420,188 16.0 229,846 2,029,111 89,640 22,410 14,940 1,902,121 7 645 Phạm Thị Tuyết 8044523058 1,290,000 1,290,000 26.0 4.0 1,488,462 40.5 376,767 0 1,865,228 77,400 19,350 12,900 1,755,578 8 783 Phan Thị Lương 8044523072 1,423,000 1,423,000 26.0 4.0 1,641,923 39.5 405,350 16.0 218,923 2,266,196 85,380 21,345 14,230 2,145,241 9 934 Bùi Thị ðỗ 8044523114 1,423,000 1,423,000 26.0 4.0 1,641,923 41.0 420,743 8.0 109,462 150,000 2,322,127 85,380 21,345 14,230 2,201,172 10 936 Trần Thị Vui 8078129677 1,290,000 1,290,000 25.5 4.0 1,463,654 45.0 418,630 0 1,882,284 77,400 19,350 12,900 1,772,634 …….. Total 76,394,000 71,323,000 1,435 142 80,243,212 2,310.5 22,005,674 248 3,616,769 1,306,731 107,172,386 4,279,380 1,069,845 713,230 101,109,931 Thái Bình, ngày 6 tháng 7 năm 2010 Kế toán trưởng Phó giám ñốcNgười lập Thực lĩnh Ký nhận Ca ngày Ngày thường 150% LT ngàyC.Nhật BHXH (6%) BHYT (1,5%) BHTN 1% Mức lương BH Lương thời gian Phụ cấp làm thêm giờ Phụ cấp Cộng Trừ BH BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG (Trích ) Tháng 6 năm 2010 Tổ: 1 Số người : S T T Số thẻ Họ và tên Mã số thuế TNCN Lương cơ bản Nguồn Phòng LðTL Bảng 4. 17 Bảng thanh toán tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 66 Với cách thức tính lương như trên, việc tính lương tại Công ty TNHH PoongshinVina tiềm ẩn những rủi ro sau: Bảng 4. 18 bảng dự doán rủi ro trong quy trình tính lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Rủi ro Nguyên nhân Người chịu trách nhiệm Rủi ro ñã xảy ra Nhập sai công Lấy số liệu chấm công từ bản mềm Nhân viên LðTL x Thiết lập sai công thức tính lương Cẩu thả, Trình ñộ chuyên môn Nhân viên LðTL x Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên ñã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên ñiều chuyển, nhân viên ñược tăng lương, bị giảm lương…) Cẩu thả Trình ñộ quản lý nhân sự Cấu kết với CN, tổ trưởng ñể tư lợi cá nhân Nhân viên LðTL, Công nhân, Tổ trưởng x Không chính xác về bậc lương mới của công nhân Cẩu thả Nhân viên LðTL Do nhân viên LðTL chỉ căn cứ vào bản mềm bảng chấm công II ñể nhập công và thời gian làm thêm vào bảng thanh toán lương nên rủi ro số liệu công ở bản mềm chấm công II không khớp với bản cứng bảng chấm công II có thể sẽ xảy ra, dẫn ñến rủi ro nhập sai công vào bảng thanh toán lương. Tại Công ty TNHH PoongshinVina, cách tính tiền lương cho 1 ngày công như sau Tiền công 1 ngày = tiền lương cơ bản / số ngày trong tháng (không tính chủ nhật và ngày lễ). Với cách tính ñó thì: Lương ngày công tháng 6/2010 = Lương cơ bản / 26 ngày. Lương ngày công tháng 7/2010 = Lương cơ bản / 27 ngày. Tuy nhiên do không cẩn thận và áp lực công việc, nhân viên LðTL copy bảng thanh toán lương từ tháng 6 sang làm cho tháng 7 mà quên thay ñổi Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 67 công thức tính lương 1 ngày công ở tổ 19 nên ñã làm lương ngày công của công nhân tổ 19 trong tháng 7 tăng lên (từ 51.857.611 ñồng lên ñến 53.852.135 ñồng). Sự nhầm lẫn này tuy ñã giúp công nhân tổ 19 tăng tiền lương 1 ngày trong tháng 7 nhưng xét về quy ñịnh của Công ty nhân viên ñã làm không ñúng. 4.2.4. Kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán lương của Công ty TNHH PoongshinVina Thời gian thanh toán lương vào ngày mồng 10 hàng tháng.Việc thanh toán lương tại công ty thực hiện duới hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, cụ thể như sơ ñồ sau: Sơ ñồ 4. 1 Quy trình thanh toán lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Nguồn Phòng LðTL Sau khi lập các bảng thanh toán lương xong, Nhân viên LðTL tiến hành in bảng thanh toán lương, phiếu lương và phong bì trả lương cho từng Trả lương cho tổ trưởng Cho vào phong bì lương ðếm lương Tổ trưởng trả lương cho CN Trả lại bảng thanh toán lương Công nhân ký nhận Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 68 công nhân. Thường thì công việc này hoàn thành trước ngày mồng 9 hàng tháng, ñể ngày mồng 9 tiến hành chia và ñếm lương, ngày mồng 10 thì trả lương. Kế toán lấy số liệu tổng hợp lương cân ñối với số tiền mặt trong quỹ ñể có kế hoạch rút thêm tiền mặt ở ngân hàng về trả lương cho công nhân. Nhân viên LðTL lấy trong quỹ tiền mặt ra số tiền tương ứng ñể thanh toán lương với ñủ mệnh giá. Sau ñó số tiền này ñược chia cho những người ñếm lương. Những người chuyên ñếm lương tại công ty bao gồm 4 người 2 nhân viên kế toán, 1 nhân viên tiền lương (nhân viên LðTL), 1 nhân viên chế ñộ chính sách lao ñộng. 4 người này ñếm lương ngay tại chỗ làm việc của mình, lúc ñếm lương phòng 4 người này ñược cài lại tách biệt với không gian mở của văn phòng. Sau khi chia tiền xong, công việc ñếm lương ñược tiến hành. 4 người ñếm lương sẽ ñược giao cho bảng thanh toán lương của các tổ cùng với thẻ lương và phong bì lương. Cứ ñếm lương của một công nhân xong, họ ñút tiền lương cùng với thẻ lương vào phong bì lương rồi gim lại. Khi ñếm xong một tổ, họ lấy dây chun ñể buộc tất cả những phong bì tiền lương của tổ ñó lại. Khi ñếm xong lương của toàn thể công nhân, họ ñếm lại số tiền còn thừa, rồi so sánh với số tiền bỏ ra và số tiền trên bảng tổng hợp lương ñể xác ñịnh lượng tiền chênh lệch của quá trình ñếm lương. Lượng tiền chênh lệch này là căn cứ ñể xét trả bù lương cho những công nhân viên bị ñếm thiếu tiền lương. Khi họ ñếm xong tất cả lương của toàn công ty, Nhân viên LðTL thu lại các bảng thanh toán lương rồi tiến hành ghim bảng thanh toán lương lại chỉ ñể hở cột “họ tên” và cột “ký tên” ñể công nhân ký, rồi lấy túi bóng bỏ riêng bảng thanh toán lương ñó cùng với những phong bì tiền lương của tổ ñó vào. Riêng ñối với những công nhân hiện không có mặt ở công ty (nghỉ ốm ñau, nghỉ hẳn, …) thì phong bì lương của họ ñược ñể riêng trong 1 túi, Nhân viên LðTL giữ những phong bì này và trả trực tiếp cho họ khi họ ñến lấy. Nếu công việc ñếm lương trong ngày mồng 9 chưa xong thì toàn bộ số phong bì lương ñã ñếm xong ñược PGð cho vào két, số tiền thừa của mỗi người ñếm lương tự bảo quản ñể ngày mồng 10 ñếm tiếp. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 69 Ngày mồng 10 tiến hành trả lương cho công nhân viên, Tổ trưởng và trưởng các bộ phận ñược gọi tập trung lên văn phòng, trực tiếp 2 PGð phát những túi lương cho tổ trưởng. Quá trình phát túi lương này chỉ ñơn thuần là hai PGð gọi tên tổ lên trao lại túi lương chứ không có người chứng kiến xác nhận thừa thiếu phong bì lương trong túi lương. Hơn nữa số lượng các tổ lên lấy lương cùng một lúc nhiều người nên rất dễ xảy ra rủi ro mất mát phong bì lương. Tổ trưởng nhận túi lương rồi mang về tổ mình phát từng phong bì lương cho công nhân trong tổ. Qua quan sát tôi thấy do lượng công nhân nhiều và thời ñiểm phát lương thường là cuối buổi nên công nhân sau khi nhận phong bì lương thì ký tên luôn rồi về chỗ mở phong bì tự ñếm lương của mình. Hôm sau tổ trưởng trả lại bảng thanh toán lương cho nhân viên LðTL, lúc này ñây Nhân viên LðTL mới ký tên, kế toán trưởng ký tên, giám ñốc ký tên. Với cách thức thanh toán lương trên, việc thanh toán lương tại Công ty TNHH PoongshinVina tiềm ẩn những rủi ro sau: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 70 Bảng 4. 19 Bảng dự ñoán rủi ro trong quy trình thanh toán lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Công việc Rủi ro Nguyên nhân Người chịu trách nhiệm Rủi ro ñã xảy ra In thẻ lương In nhầm thông tin trên thẻ lương Cẩu thả Nhân viên LðTL x In phong bì lương In sai thông tin trên phong bì lương Cẩu thả Nhân viên LðTL x ðổi tiền giả, tiền mất góc Tư lợi cá nhân Người ñếm lương ðếm lương Nhầm tiền lương Cẩu thả Người ñếm luơng x ðút vào phong bì lương Nhầm tiền lương, thẻ lương và phong bì lương Cẩu thả Người ñếm luơng x Nhầm phong bì lương và bảng thanh toán lương vào túi lương của tổ khác Cẩu thả Nhân viên LðTL x Thiếu phong bì lương Cẩu thả Người ñếm lương x ðút vào túi lương Lẫn Phong bì của công nhân ñã nghỉ vào túi lương Cẩu thả Nhân viên LðTL x PGð phát túi lương Mất mát phong bì lương Quản lý Phó giám ñốc Tổ trưởng ñổi bảng thanh toán lương khác Tư lợi cá nhân Tổ trưởng CN báo thiếu tiền lương Tư lợi cá nhân Công nhân x Tổ trưởng phát lương CN mang ñổi lại tiền bị mất góc, tiền giả Tư lợi cá nhân Công nhân x Trả lại bảng thanh toán lương Lập bảng thanh toán lương khác, nhờ người ký hộ Tư lợi cá nhân Nhân viên LðTL Giữ lương Mất mát trong quá trình cất tiền lương vào két Khách quan Người giữ két, Bảo vệ Chia lương Thất thoát Số tiền lẻ của từng CN Thiếu tiền lẻ Khách quan x Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 71 Qua phương pháp nghiên cứu (quan sát, nói chuyện trực tiếp, phát phiếu ñiều tra, mô tả…), trên ñây tôi ñã nghiên cứu toàn bộ cách thức làm trong chu trình nhân sự tiền lương của Công ty TNHH PoongshinVina và những rủi ro tiềm ẩn, trong ñó có những rủi ro ñã từng xảy ra. Với 100 phiếu câu hỏi kiểm soát ñã phát cho công nhân trong Công ty TNHH PoongshinVina, tôi thu ñược kết quả cụ thể sau Bảng 4. 20 Bảng tổng hợp kết quả từ 100 phiếu kiểm soát Câu hỏi Có Không Không trả lời Tỷ lệ tồn tại HTKS NB Bảng chấm công I có thường xuyên dán lên không? 22 68 10 24,4 Có bao giờ nhờ người khác ký hộ bảng chấm công I không? 10 44 46 18,5 Có bao giờ sáng hôm sau ký xác nhận công ngày hôm trước không? 51 18 31 73,9 Có bao giờ bị nhầm lẫn công không? 5 60 35 7,7 Trong năm 2010 có phải tháng nào anh (chị) nhận lương cũng vào ngày mùng 10 không? 15 59 26 20,3 Phong bì lương của anh (chị) có bao giờ nhầm số tiền không? 6 61 33 8,9 Anh (chị) có bao giờ nhận ñược tiền lương mất góc và tiền giả không? 4 58 38 6,5 Tổ trưởng có chứng kiến việc anh (chị) ñếm tiền trong phong bì lương không? 4 71 25 5,3 Anh (chị) có biết người ñược nâng bậc tay nghề hàng tháng trong tổ mình không? 20 70 10 22,2 Theo anh (chị) kết quả nâng bậc tay nghề hàng tháng ở tổ có công bằng không? 15 5 80 75,0 Anh (chị) có thấy hài lòng với mức ñiều chỉnh luơng hàng năm không? 20 20 60 50,0 Anh (chị) có hài lòng với người tổ trưởng mới không? 1 1 98 50,0 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 72 4.3. ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty TNHH PoongshinVina 4.3.1. Những mặt tích cực của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH PoongshinVina 4.3.1.1. Về môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát ñóng vai trò lớn trong sự thành công của công tác kiểm soát. Là công ty 100% vốn nước ngoài nên trong tư duy quản lý, nhà lãnh ñạo Công ty luôn coi trọng việc thực hiện ñúng hành lang pháp lý của nước Việt Nam. Tư duy này cũng là tư duy của cán bộ công nhân viên trong công ty, vì vậy môi trường kiểm soát tại công ty là môi trường tốt trong việc thực hiện các chính sách quy ñịnh của nhà nước Việt Nam. Hiện nay, lực lượng công nhân trong ngành may tại Thái Bình ñang khan hiếm nhất là những công nhân lành nghề, một trong những nguyên nhân chính dẫn ñến sự khan hiếm ñó là do sự gia tăng của các công ty may tại ñại bàn Thái Bình. Vì vậy, cạnh tranh lao ñộng ñang diễn ra gắt gao giữa các công ty may. Xác ñịnh ñược thực tế ñó, lãnh ñạo Công ty TNHH PoongshinVina luôn chú ý ñế chính sách nhân sự nhất là chính sách có tính chất “xát sườn, nhìn thấy” ñó chính là chính sách lương bổng, ñiều này ñược cụ thể trong việc nâng lương toàn công ty ñịnh lỳ hàng năm, và hàng tháng nâng bậc tay nghề cho những công nhân tích cực trong lao ñộng. 4.3.1.2. Về hệ thống kế toán Với ñội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán có năng lực, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và có trách nhiệm giúp cho công tác quản lý tài chính, kế toán tại Siêu thị không ngừng ñược hoàn thiện. Máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ ñược trang bị ñầy ñủ và hiện ñại. Công ty sử dụng phần mềm kế toán KTVN, giúp cho việc hạch toán, ghi sổ cũng như lập báo cáo chính xác hơn và giảm thiểu khối lượng công việc giúp cho việc lập báo cáo ñược nhanh chóng và thuận tiện. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 73 Mặt khác, hệ thống chứng từ kế toán ñược lập ñầy ñủ, ñảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ ñể làm căn cứ ghi sổ theo quy ñịnh tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán luôn cập nhật thường xuyên ñảm bảo phản ánh chính xác các ñối tượng kế toán theo quy ñịnh của Bộ tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán ñược cập nhật theo ñúng trình tự, ñảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp và chi tiết các ñối tượng kế toán. Công tác lập báo cáo tài chính luôn ñược chú trọng ñảm bảo kịp thời, ñúng hạn. 4.3.1.3. Về thủ tục kiểm soát Hầu hết các thủ tục kiểm soát (phê duyệt, ñịnh dạng trước, …) ñều ñược Công ty TNHH PoongshinVina sử dụng nhất là Các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản ñược thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục kiểm kê tài sản ñược tiến hành ñịnh kỳ, thường xuyên. 4.3.2. Những mặt hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina 4.3.2.1. Về môi trường kiểm soát Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH PoongshinVina chưa rõ ràng, còn chồng chéo. Chưa bóc tách phòng tổ chức nhân sự với phòng tiền lương, chưa có văn bản cụ thể quy ñịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các ñơn vị và cá nhân. Hiện nay tại Công ty chỉ có cô Nguyễn Thị Dung ñảm nhận cả công việc của phòng nhân sự, công tác tiền lương và công tác thủ quỹ. Mọi công nhân viên hoạt ñộng trong công ty theo những quy ñịnh dường như có tính chất “ñương nhiên” từ trước ñến nay. Những người mới vào ñược biết ñến những ñiều ñó qua thực tế hoạt ñộng tại công ty. Cơ chế hoạt ñộng kiểm soát Tại Công ty TNHH PoongshinVina có hệ thống quy trình, quy chế trong chu trình nhân sự tiền lương, tuy nhiên nó mới dừng ở biểu hiện giản ñơn truyền ñạt bằng miệng chứ chưa có văn bản Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 74 hướng dẫn cụ thể. ðiều ñó dẫn ñến việc thực hiện quy trình không khỏi không xảy ra các rủi ro Chính sách nhân sư Nhân sự luôn là vấn ñề Công ty TNHH PoongshinVina quan tâm, tuy nhiên chính sách nhân sự tại Công ty chưa thực sự hiệu quả. Công ty mới chú trọng ñến chính sách lương mà chưa chú trọng ñến các chính sách khác như - Chưa có quy trình ñánh giá kết quả công việc của nhân sự - Chưa quan tâm ñến chính sách ñào tạo, - Chưa có những chính sách nhằm tác ñộng ñến tinh thần người lao ñộng (chế ñộ cho ngày sinh nhật của CNV, chế ñộ thăm hỏi CNV ốm ñau, chế ñộ hiếu hỷ, ...) - Chính sách ñiều chỉnh lương hàng năm và ñiều chỉnh bậc tay nghề hàng tháng chưa có những căn cứ cơ sở rõ ràng Chức năng kiểm toán nội bộ Công ty chưa có bộ phận kểm toán nội bộ. 4.3.2.2. Về thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát sử dụng trong chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina ñược thể hiện trong bảng sau: Bảng 4. 21 Bảng sử dụng thủ tục kiểm soát trong chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Thủ tục kiểm soát Sử dụng trong chu trình nhân sự tiền lương Ghi chú Phê duyệt Có Phê duyệt chứng từ, nhưng chưa chặt chẽ ðịnh dạng trước Có Mã hoá công nhân viên, công thức tính lương Báo cáo bất thường Không Bảo vệ tài sản Có Bảo vệ con người, tiền, sổ sách, chứng từ Bất kiêm nhiệm Có Không triệt ñể Sử dung chỉ tiêu Không ðối chiếu Có Không triệt ñể Kiểm tra, theo dõi Có Không triệt ñể Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 75 4.4. Biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina 4.4.1. Biện pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát - Công ty cần bóc tách phòng nhân sự và phòng tiền lương ra - Cán bộ phụ trách phòng nhân sự phải có trình ñộ chuyên môn. Trên thực tế qua tìm hiểu, cán bộ phụ trách nhân sự và tiền lương tại công ty chỉ có bằng cấp về tin học, chưa có khả năng tư vấn, hỗ trợ quản lý nhân sự cho lãnh ñạo công ty. - Công ty cần có những văn bản cụ thể quy ñịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban và của các vị trí lao ñộng trong Công ty. Phổ biến những quy ñịnh này cho toàn thể công nhân viên trong Công ty. ðối với những công nhân viên mới vào, cần cung cấp những nội quy cần thiết trước khi họ bắt ñầu làm việc - Công ty nên xây dựng các quy trình cụ thể bằng văn bản, phân công công việc từng bước. - Công ty cần cần quan tâm xây dựng công tác ñánh giá công việc, công tác ñào tạo phát triển. 4.4.2. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình tuyển dụng ðối với quy trình tuyển dụng, ñể giảm thiểu rủi ro tôi thiết nghĩ trong quy trình cần có sự thay ñổi, cụ thể: - Về các bước trong quy trình + Công ty cần thêm bước khám sức khoẻ Công ty quy ñịnh không nhận những công nhân nữ ñang trong thời gian mang thai, tuy nhiên với những nữ ứng viên ñang trong thời gian ñầu mang thai hoặc ñến xin việc vào mùa ñông thì khó phát hiện nếu chỉ nhìn bề ngoài. Tại công ty ñã xảy ra rủi ro này, do không biết nên tổ trưởng ñã ñiều ñộng làm tăng ca làm công nhân ngất trong giờ làm. Thêm vào ñó, thực trạng khám sức khoẻ ñể xin việc hiện nay không thực sự hiệu quả, do ñó giấy khám Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 76 sức khoẻ trong hồ sơ xin việc của ứng viên không ñáng tin cậy. Tôi thiết nghĩ trong quy trình tuyển dụng của công ty cần có thêm bước khám sức khoẻ, bước này ñược tiến hành sau khi các ứng viên thử tay nghề ñược nhận. Bước này ñược thực hiện tại phòng y tế của công ty do cán bộ y tế của công ty phụ trách. Sau khi kiểm tra sức khoẻ, cán bộ y tế xác nhận tình trạng sức khỏe của ứng viên vào phiếu khám sức khoẻ. + Công ty cũng cần thêm bước ñào tạo nội quy, quy ñịnh của Công ty Một thực trạng xảy ra ở Công ty TNHH PoongshinVina là do Công ty chưa có những văn bản pháp quy có tính nội bộ nói về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế, quy ñịnh của các phòng ban, của từng vị trí, nên qua ñiều tra rất nhiều công nhân viên không nắm bắt ñược chính xác cách làm (như quy ñịnh về chấm công, ...), họ chỉ biết ñựơc bằng cách quan sát thực tế, và như vậy thông tin họ biết nhiều khi không chính xác, nhất là những công nhân viên mới vào, thì ñiều này thật khó khăn, công tác kiểm soát lẫn nhau trở nên kém hiệu quả. ðó cũng là một trong những lý do xảy ra những rủi ro trong mọi quy trình. Vì vậy tôi thiết nghĩ, Công ty nên có thêm bước ñào tạo nội quy quy chế cho các công nhân viên khi họ mới vào làm. ðối với những ñợt tuyển số lượng lớn công nhân viên vào làm thì công ty nên tổ chức lớp ñào tạo trực tiếp. Còn ñối với những ứng viên vào lẻ tẻ thì có thể chuyển văn bản tự ñào tạo. Kết thúc ñào tạo cần có bản cam kết thực hiện ñúng những nội quy của Công ty, ñó là một trong những yêu cầu bắt buộc khi vào làm trong Công ty. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 77 Bảng 4. 22 Bảng ñề xuất bổ sung các bước trong quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH PoongshinVina Quy trình cũ Quy trình mới Nhu cầu tuyển dụng Nhu cầu tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng Tiến hành tuyển dụng Tiến hành tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ Kiểm tra tay nghề Kiểm tra tay nghề Khám sức khoẻ Thử việc Thử việc ðào tạo nội quy Ký hợp ñồng lao ñộng Ký hợp ñồng lao ñộng - Về nội dung cách làm trong từng bước, tôi mạnh dạn ñề nghị Công ty nên thay ñổi như sau: + Ở bước nhu cầu tuyển tụng ðể hạn chế tủi ro, và có cơ sở ñối chiếu kiểm tra, Công ty cần sử dụng phiếu ñề xuất nhân sự theo mẫu chung. Phiếu ñề xuất này cần chia 2 cột (1 cột tiếng Việt và 1 cột tiếng Hàn). Khi có nhu cầu tuyển dụng, trưởng bộ phận sẽ viết phiếu ñề xuất bên phần tiếng Việt, cán bộ phiên dịch dịch nội dung bên phần tiếng Hàn. Sau ñó chuyển cho PGðphụ trách duyệt + Kế hoạch tuyển dụng cần phải ñược viết bằng văn bản, tránh rủi ro khi truyền miệng dễ bị quên và sai thông tin. Kế hoạch tuyển dụng cũng nên thiết kế theo mẫu có sẵn. Có thể thiết kế nội dung kế hoạch tuyển dụng chung với phiếu ñề xuất nhân sự, phần này sẽ do PGðphụ trách lên kế hoạch, phiên dịch dịch sang tiếng Việt, rồi chuyển cho nhân viên LðTL tiến hành tuyển dụng : Mẫu phiếu ñề xuất nhân sự có thể thiết kế như sau: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 78 Bảng 4. 23 Bảng mẫu phiếu ñề xuất nhân sự CÔNG TY TNHH POONGSHIN VINA Kính gửi ................................................................................ PHIẾU ðỀ XUẤT NHÂN SỰ
Thay thế
Bổ sung
Mở rộng hoạt ñộng Nội dung Tiếng Việt Tiếng Hàn Ghi chú (Tiếng Việt) (Tiếng Hàn) Bộ phận cần tuyển Vị trí Số lượng Tiêu chuẩn ðộ tuổi Giới tính Trình ñộ Chuyên ngành Tay nghề Tin học Ngoại ngữ Kinh nghiệm Yêu cầu khác Ngày ..... tháng ...... năm ....... KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG Nội dung Tiếng Việt Tiếng Hàn Ghi chú (Tiếng Việt) (Tiếng Hàn) Thời gian tuyển dụng ðịa ñiểm tuyển dụng Phương pháp tuyển dụng Chi phí tuyển dụng Yêu cầu khác Người ñề xuất: Phó giám ñốc: Người dịch: Người dịch: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 79 + Ở bước tiếp nhận hồ sơ, cần có sổ theo dõi người xin việc. Trên thực tế khi có thông báo tuyển dụng, có người ñến tận nơi nộp hồ sơ, có người chỉ hỏi thông tin cần thiết qua ñiện thoại. Tất cả những người muốn tìm hiểu về công việc cần ñược cập nhật vào sổ theo dõi người xin việc. ðịnh kỳ hoặc bất kỳ sẽ báo cáo lại tình hình cho lãnh ñạo biết thông qua sổ theo dõi người xin việc. Từ ñó giúp nhà lãnh ñạo có những quyết ñịnh kịp thời trong quản lý. Hơn nữa về lâu dài ñể ñảm bảo mục tiêu của quy trình tuyển dụng (ñảm bảo số lượng công nhân viên trong dài hạn) thì thông tin lưu trên sổ theo dõi người xin việc sẽ có giá trị trong tương lai . Mẫu sổ này có thể như sau: Bảng 4. 24 bảng mẫu sổ theo dõi người xin việc STT Họ tên Ngày sinh ðịa chỉ Học vấn Vị trí Kinh nghiệm Số CMT Liên hệ Nội dung khác Người lập + Ở bước kiểm tra chuyên môn, tay nghề nên do 2 người khác bộ phận phụ trách, cụ thể như sau: Bảng 4. 25 Bảng ñề xuất bước kiểm tra tay nghề trong quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH PoongshinVina Nội dung Kiểm tra chuyên môn, tay nghề Chứng từ, sổ sách Người thực hiện Kiểm tra trình ñộ tin học văn phòng Phiếu ñánh giá chuyên môn tay nghề giai ñoạn 1 Nhân viên LðTL Kiểm tra trình ñộ Nhân viên văn phòng Kiểm tra trình ñộ chuyên môn Phiếu ñánh giá chuyên môn tay nghề giai ñoạn 2 Trưởng bộ phận Kiểm tra tay nghề giai ñoạn 1 Phiếu ñánh giá chuyên môn tay nghề giai ñoạn 1 Tổ trưởng 1 Kiểm tra tay nghề Công nhân Kiểm tra tay nghề giai ñoạn 2 Phiếu ñánh giá chuyên môn tay nghề giai ñoạn 2 Tổ trưởng 2 Tổng hợp Tổng hợp 2 giai ñoạn kiểm tra Phiếu ñánh giá 1, 2; Báo cáo ñánh giá kiểm tra tay nghề Phòng nhân sự Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 80 Sau khi kiểm tra tay nghề, các phiếu ñánh giá ñươc tập hợp lại chuyển cho phòng nhân sự ñể tập hợp vào báo cáo ñánh giá kiểm tra tay nghề lao ñộng. + Hồ sơ, Sổ theo dõi người xin việc, báo cáo ñánh giá kiểm tra tay nghề lao ñộng, Phiếu khám sức khoẻ là những căn cứ ñược phòng nhân sự tập hợp lại chuyển cho PGðphụ trách ra quyết ñịnh. - Qua thực tế tìm hiểu, sau khi thử tay nghề ñối với công nhân may, PGðsản xuất sẽ quyết ñịnh ứng viên ñạt, ứng viên không ñạt. Trong ñiều kiện công nhân may ñang khan hiếm, ñể ñảm bảo cho nguồn nhân công trong dài hạn, tôi mạnh dạn ñề xuất ban lãnh ñạo công ty nên chọn lọc trong những trường hợp không ñạt vào công ty ñể ñào tạo tay nghề thêm. 4.4.3. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình sử dụng lao ñộng 4.4.3.1. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình chấm công Trong thỏa ước lao ñộng tập thể của công ty ñã quy ñịnh rõ về thời gian công nhân làm việc và thời gian làm thêm ñược tính như thế nào, tuy nhiên cách thể hiện trên bảng chấm công và bảng lương như thế nào không phải ai cũng biết, do ñó tôi nghĩ ñể thuận lợi cho việc ñối chiếu kiểm tra, Công ty nên có văn bản hướng dẫn công khai cách chấm công, cách tính lương, cách thể hiện trên bảng chấm công I và II ñể toàn bộ công nhân viên biết, Hiện nay công ty ñang có 2 nhân viên chấm công nhưng người tổng hợp công lại chỉ có nhân viên chấm công II. Với số lượng công nhân tại công ty lớn (gần 2000 công nhân), Công việc tổng hợp công ñôi khi chậm trễ, là nguyên nhân cho việc trả lương không ñúng ngày mồng 10 như quy ñịnh. Do ñó tôi nghĩ, Công ty nên có văn bản quy ñịnh rõ ràng nhiệm vụ của 2 nhân viên chấm công, nên chia công việc chấm công và tổng hợp công làm 2, mỗi nhân viên phụ trách một nửa. ðịnh kỳ hoặc bất kỳ lãnh ñạo công ty thay ñổi lại vị trí ñể giảm rủi ro cấu kết tư lợi cá nhân xảy ra. Thực tế quan sát các tổ, tôi thấy bảng chấm công I không ñược dán Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 81 công khai ở một số tổ, tổ trưởng cất bảng chấm công I trong tủ cá nhân của mình, tôi thiết nghĩ ñịnh kỳ hoặc bất kỳ lãnh ñạo Công ty cử người ñột xuất kiểm tra, và cần xây dựng chế tài xử phạt với các tổ trưởng không làm ñúng quy ñịnh. Bảng chấm công II sau khi ñược nhân viên chấm công II tổng hợp cần chuyển cho các tổ trưởng và công nhân ký xác nhận, sau ñó mới chuyển về cho bộ phận tiền lương Các tổ trưởng cần chấm công ñúng ngày, không ñể tình trạng hôm sau mới chấm công ngày hôm trước ñể tránh rủi ro do nhầm lẫn. Công ty nên ñưa ra quy ñịnh giữa buổi chiều, nhân viên chấm công sẽ ñi thu hết lại các bảng chấm công I về photo lưu lại 1 bản ñể tổng hợp công ngày hôm ñó, sáng hôm sau ñi báo cơm sẽ trả lại bảng chấm công I cho các tổ trưởng. Nếu ai không làm ñúng theo quy ñịnh sẽ bị phạt. Phiếu báo cơm cần phải photo lưu lại 1 bản ñể ñối chiếu kiểm tra thường xuyên. Phiếu ñề nghị ra cổng cũng cần lập 2 bản, 1 bản nộp cho bảo vệ, 1 bản nộp cho nhân viên chấm công II chấm công ñể tránh tình trạng bảo vệ làm mất mát, hoặc cố tình không nộp lại cho phòng chấm công. Công ty nên làm thẻ CNV cho mỗi công nhân viên, thẻ này có dán ảnh, và yêu cầu CNV phải ñeo thẻ khi ñến Công ty làm việc. Công ty nên xây dựng những chế tài cụ thể trong công tác chấm công. ðịnh kỳ và bất kỳ, cán bộ quản lý cần kiểm tra quy trình chấm công Công ty nên có hòm thư góp ý ñể phát huy thủ tục báo cáo bất thường, ñối chiếu, kiểm tra và theo dõi. Với những ñề xuất trên thì quy trình chấm công của Công ty TNHH PoongshinVina cần thay ñổi như sau: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 82 Bảng 4. 26 Bảng ñề xuất quy trình chấm công tại Công ty TNHH PoongshinVina Công việc Người thực hiện Chứng từ, sổ sách Nội dung Chấm công bảng I Tổ trưởng, trưởng bộ phận Bảng chấm công I Từng CNV trực tiếp ký tên Nhân viên chấm công I Bảng chấm công I, phiếu báo cơm Giữa buổi chiều thu bảng chấm công I về photo và ghi nội dung phiếu báo cơm Nhập công Nhân viên chấm công II Bảng chấm công I và II, ñơn xin nghỉ, giấy ra cổng Nhập vào máy tính bảng chấm công II Hết tháng Tổng hợp công Nhân viên chấm công II Công nhân viên Bảng chấm công II Tổng hợp công, in bảng chấm công II, công nhân ký Với những rủi ro trên, tôi nghĩ biện pháp hiệu quả nhất ñể hạn chế rủi ro là Công ty nên ñầu tư mỗi tổ sản xuất và văn phòng 1 máy chấm công bằng vân tay, và sử dụng kết hợp linh hoạt giữa việc theo dõi công bằng vân tay và bằng phương pháp chấm công mà Công ty ñang sử dụng. 4.4.3.2. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình ñánh giá công việc Như ñã nói ở trên hiện nay tại Công ty TNHH PoongshinVina chưa có “thói quen” ñánh giá công việc. Ở góc ñộ nhỏ hẹp, việc ñánh giá công việc tại công ty mới chỉ dừng lại ở việc hàng tháng ñánh giá bậc tay nghề cho công nhân. Tôi thiết nghĩ, ñể gảm thiểu rủi ro, ñể ñảm bảo tính công bằng cho công nhân viên, và ñể hoạt ñộng quản lý của Công ty chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn, ban lãnh ñạo Công ty cần xây dựng quy trình ñánh giá công việc cụ thể. ðánh giá công việc tiến hành vào cuối năm, kết quả ñánh giá công việc sẽ là Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 83 cơ sở ñể xét ñiều chỉnh lương. Còn ñể ñiều chỉnh bậc tay nghề cho công nhân, Công ty nên tổ chức thi tay nghề cho công nhân, tuỳ vào ñiều kiện cụ thể của Công ty mà 1 năm có thể tổ chức thi tay nghề một hay nhiều lần. Kết quả thi tay nghề cũng là một trong những yếu tố ñể ñánh giá công việc cho công nhân. 4.4.3.3. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình ñiều chỉnh nhân sự Với cách thức bổ nhiệm vị trí tổ trưởng các tổ sản xuất và ñiều chuyển công nhân tại Công ty TNHH PoongshinVina, tôi thiết nghĩ ñể giảm thiểu những rủi ro ñã nêu ở trên, ban lãnh ñạo Công ty cần có những biện pháp sau: - Phát phiếu thăm dò ý kiến. Phiếu này sẽ ñược phát cho công nhân trong tổ, tổ trưởng và kỹ thuật các tổ khác. Các căn cứ giúp ban lãnh ñạo ñưa ra quyết ñịnh bổ nhiệm sẽ là Bản ñánh giá công việc, tổng hợp phiếu thăm dò và sự quan sát của ban lãnh ñạo. - PGð cần ra quyết ñịnh cụ thể bằng văn bản , quyết ñịnh này ñược giao cho người ñược bổ nhiệm và phòng LðTL. ðây là căn cứ ñể ñối chiếu kiểm tra phòng tránh rủi ro. - Còn khi ñiều chuyển công nhân, tổ trưởng nên làm ñề xuất theo mẫu ñề xuất bảng 4.23. PGð ñiều chuyển như thế nào sẽ thể hiện luôn trên phiếu ñề xuất này. Phiếu này cũng cần phôtô ra nhiều bản ñể chuyển cho các tổ trưởng có liên quan, chuyển cho bộ phận chấm công ñể làm căn cứ theo dõi công. 4.4.3.4. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình ñiều chỉnh lương Việc ñiều chỉnh lương tại Công ty TNHH PoongshinVina còn mang tính cảm tính chủ quan của ban lãnh ñạo, thiếu căn cứ cơ sở, chứa ñựng những rủi ro ñáng tiếc (như ñã trình bày ở phần trên), tôi mạnh dạn ñề xuất một số ý kiến sau; - Cần xây dựng các chỉ tiêu cụ thể cho việc ñiều chỉnh lương, căn cứ ñể xây dựng các chỉ tiêu này là dựa vào kết quả bản ñánh giá công việc và Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 84 bảng thanh toán lương tháng 12 (ñã có phê duyệt) của năm ñó. - Các chỉ tiêu cụ thể làm căn cứ ñiều chỉnh lương cần phải ñược công bố ñến toàn thể công nhân viên ñể ñảm bảo tính công bằng khách quan, và ñể công nhân viên tự ñối chiếu kiểm tra. - Ban lãnh ñạo cần ra quyết ñịnh cụ thể (quyết ñịnh ñiều chỉnh lương) kèm với bản danh sách ñiều chỉnh lương, và thông báo trực tiếp cho công nhân viên. Quyết ñịnh này lập thành 2 bản, một bản ban lãnh ñạo lưu, một bản chuyển cho nhân viên LðTL làm căn cứ tính lương. 4.4.3.5. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình ñào tạo nhân sự Như ñã nói ở trên, công tác ñào tạo nhân sự tại Công ty TNHH PoongshinVina chưa thực sự ñược quan tâm. Hiện nay mối quan tâm lớn nhất của ban lãnh ñạo công ty là số lượng và chất lượng công nhân sản xuất trực tiếp. Trong khi trên lĩnh vực ngành may nói chung và ngành may ở thái Bình nói riêng ñang khan hiếm công nhân may do sự phát triển nhiều của các công ty may cả về số lượng và quy mô sản xuất, ñể ñảm bảo số lượng công nhân trong dài hạn, tôi thiết nghĩ ban lãnh ñạo Công ty cần trú trọng ñến chính sách ñào tạo phát triển lực lượng công nhân tại Công ty, cụ thể: - Công ty nên xây dựng kế hoạch ñào tạo những lao ñộng hiện có trong Công ty. ðối tượng ñào tạo là Các công nhân trực tiếp, người lao ñộng ở các bộ phận nếu có nhu cầu( bộ phận vệ sinh, tạp vụ, ñóng gói, thời vụ…) - Trong quá trình tuyển dụng, trong số những ứng viên không ñạt yêu cầu, công ty cần phân loại, chọn và nhận vào các trường hợp này ñể tiếp tục ñào tạo trực tiếp tại Công ty. 4.4.4. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình tính lương Với cách tính lương tại Công ty TNHH PoongshinVina, tôi mạnh dạn ñề xuất một số ý kiến sau: Quá trình nhập công, nhân viên LðTL lấy từ bản mềm bảng chấm công Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 85 II của Nhân viên chấm công II làm căn cứ nhập công là chưa ñủ chính xác, nhân viên LðTL cần lấy cả bản cứng bảng chấm công II ( bảng chấm công II ñã có chữ ký của tổ trưởng và công nhân). Trước khi lấy số liệu từ bản mềm, cần phải kiểm tra số liệu giữa bản cứng và bản mềm xem có ñúng không, rồi mới nhập vào máy. Cần kiểm tra công thức thiết lập ñã ñúng chưa? Có thiết lập ñồng nhất với tất cả các tổ và tất cả công nhân viên hay không. ðể tránh những rủi ro không ñáng có do sơ suất hay cẩu thả, nhân viên LðTL cần có một sổ tay ghi lại những ñiều cần làm cho công việc tính lương như Kiểm tra lại công thức tính, Kiểm tra ñối chiếu công nhân viên nghỉ trong tháng, Kiểm tra công trên bản mềm chấm công II và bản cứng, Danh sách thay ñổi bậc tay nghề, ñề xuất ñiều chuyển lao ñộng, Sau khi tính lương xong, các bản thanh toán lương cần ñược kiểm tra và phê duyệt của kế toán trưởng và PGð trước khi tiến hành ñếm lương. 4.4.5. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình trả lương Quy trình trả lương tại Công ty TNHH PoongshinVina từ khâu ñếm lương cho ñến khâu tiền lương phát ñến tận tay công nhân chứa ñựng nhiều rủi ro. Một số những rủi ro mà hiện nay Công ty chưa có biện pháp kiểm soát thực sự hiệu quả, tôi xin ñề xuất ý kiến như sau: Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 86 Bảng 4. 27 Bảng ñề xuất biện pháp kiểm soát rủi ro trong quy trình thanh toán lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Công việc Rủi ro Biện pháp cũ Biện pháp mới ðếm lương Cán bộ ñếm lương ñổi tiền giả, tiền mất góc Chưa có Tiền mệnh giá lớn dùng ñể chia lương nên lấy từ ngân hàng, ghi lại số seri từng tập (từ seri nào ñến se ri nào) trước khi ñếm lương PGð phát túi lương Mất mát phong bì lương Chưa có Lập danh sách ký nhận túi lương, Gọi từng tổ trưởng lên nhận lương, Cử 1 cán bộ kiểm tra trực tiếp việc ñếm phong bì lương của tổ trưởng, cho ký xác nhận vào danh sách Tổ trưởng ñổi bảng thanh toán lương khác Chưa có Ký phê duyệt bảng thanh toán lương trước khi thực hiện ñếm lương CN báo thiếu tiền lương ðối chiếu với số tiền chênh lệch sau khi ñếm lương xong Tổ trưởng gọi từng công nhân lên nhận phong bì lương, kiểm tra việc ñếm tiền lương của họ rồi cho ký xác nhận vào bảng thanh toán lương Tổ trưởng phát lương CN mang ñổi lại tiền bị mất góc, tiền giả Chưa có Tiền mệnh giá lớn dùng ñể chia lương nên lấy từ ngân hàng, ghi lại số seri từng tập (từ seri nào ñến se ri nào) trước khi ñếm lương Trả lại bảng thanh toán lương Lập bảng thanh toán lương khác, nhờ người ký hộ Chưa có Ký phê duyệt bảng thanh toán lương trước khi thực hiện ñếm lương Chia lương Thất thoát Số tiền lẻ của từng CN Chưa có Chuyển khoản thanh toán lương Với những rủi ro trên, biện pháp hiệu quả nhất hạn chế rủi ro là Công ty nên chuyển sang thanh toán lương bằng chuyển khoản, tuy hình thức này, công ty phải trả thêm khoản chi phí sử dụng dịch vụ nhưng so với những rủi ro trên thì nó vẫn tối ưu hơn nhiều. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 87 5. KẾT LUẬN VÀ Ý KIẾN ðỀ XUẤT 5.1. KẾT LUẬN ðổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt ñộng, tăng cường công tác quản lý trong ñó có việc hoàn thiện Hệ thống KSNB là nhiệm vụ trọng tâm của các tổ chức. Hệ thống KSNB chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina ñã bộc lộ nhiều hạn chế.Vì vậy, hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình nhân sự tiền lương là yêu cầu cấp thiết ñối với Công ty trong giai ñoạn hiện nay. Qua quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn ñề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina ”, kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn tại Công ty TNHH PoongshinVina từ ñó ñưa ra ñược giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm ñưa hoạt ñộng của hệ thống này có hiệu lực và hiệu quả trong quá trình quản lý, luận văn ñã ñạt ñược những kết quả như sau 1. Hệ thống hoá những vấn ñề lý luận về hệ thống KSNB: Hệ thống KSNB là một hệ thống những hoạt ñộng, chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản của ñơn vị, bảo ñảm ñộ tin cậy của các thông tin, bảo ñảm việc thực hiện các chế ñộ pháp lý và bảo ñảm hiệu quả của các hoạt ñộng. Hệ thống KSNB chu trình nhân sư tiền lương là hệ thống KSNB gắn liền với các quy trình cụ thể Quy trình tuyển dụng, quy trình sử dụng lao ñộng, quy trình tính lương và quy trình thanh toán lương. KSNB chu trình nhân sự tiền lương là một chức năng thường xuyên của ñơn vị, và trên cơ sở xác ñịnh rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc của mỗi quy trình ñể tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu ñề ra của từng quy trình trong chu trình nhân sự tiền lương nói riêng, và góp phần ñạt mục tiêu của toàn ñơn vị nói chung. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 88 2. Luận văn nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Ưu ñiểm Ban lãnh ñạo và tập thể công nhân viên có quan ñiểm nghiêm túc coi trọng hành lang pháp lý Việt. ðồng thời ban lãnh ñạo luôn có ý thức quan tâm tới các chính sách giữ chân và thu hút công nhân lao ñộng. Nhược ñiểm Phòng ban chức năng còn chồng chéo; cơ chế kiểm soát chưa rõ ràng cụ thể (chưa có những quy ñịnh cụ thể về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng phòng ban, vị trí lao ñộng), các thủ tục kiểm soát sử dụng không triệt ñể. Từ ñó, dẫn ñến các quy trình trong chu trình nhân sự tiền lương còn nhiều thiếu sót, hạn chế. 3. Luận văn ñề ra một số biện pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina: ðề xuất biện pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, ðề xuất biên pháp hàn thiện quy trình tuyển dụng, ðề xuất biện pháp hoàn thiện quy trình sử dụng lao ñộng, ðề xuất biện pháp hoàn thiện quy trình tính lương, ðề xuất biện pháp hoàn thiện quy trình thanh toán lương. 5.2. Ý KIẾN ðỀ XUẤT ðối với nhà nước Nhà nước cần tạo môi trường kiểm soát tốt làm cơ sở căn cứ ñể các ñơn vị thực hiện nghiêm túc công tác nhân sự tiền lương. Cụ thể, Nhà nước nên có những biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn trong việc khám sức khoẻ cho người lao ñộng khi xin việc ðiều 102 Bộ Luật Lao ñộng quy ñịnh “Khi tuyển dụng và sắp xếp lao ñộng, người sử dụng lao ñộng phải căn cứ vào tiêu chuẩn sức khỏe quy ñịnh cho từng loại việc, tổ chức huấn luyện, hướng dẫn, thông báo cho người lao ñộng về những quy ñịnh, biện pháp an toàn - vệ sinh lao ñộng và những khả năng tai nạn cần ñề phòng trong công việc của từng người lao ñộng.” [13] Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 89 Nhưng trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp không thực hiện khám sức khoẻ cho người lao ñộng khi tuyển dụng vì lý do chi phí. Về mặt hình thức, giấy chứng nhận sức khoẻ chỉ là một bước thủ tục không quan trọng khi tuyển dụng. Chính các doanh nghiệp cũng thừa biết rằng những kết quả ghi trong giấy chứng nhận sức khoẻ chỉ là hình thức, và việc khám sức khỏe cũng chỉ ñược tiến hành qua loa, nên không thể căn cứ vào ñó ñể bố trí việc làm. Mặt khác, nếu các doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc việc khám sức khoẻ cho ứng viên, trong cùng một khoảng thời gian rất nhiều ngưòi ñi xin việc nộp hồ sơ ở nhiều nơi và họ sẽ ñược các doanh nghiệp cho khám sức khoẻ nhiều lần, như vậy là không cần thiết, lãng phí. ðối với Công ty TNHH PoongshinVina : - Xây dựng và bổ sung hoàn thiện hơn quy trình nhân sự tiền lương ñể ñảm bảo tốt nhiệm vụ trong công tác kiểm soát, góp phần ñạt mục tiêu trong hoạt ñộng Của công ty. - Ban hành các quy chế kiểm soát nội bộ, thường xuyên bổ sung các quy chế trong Công ty. - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, ban hành các văn bản quy ñịnh chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng phòng ban, từng vị trí lao ñộng. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 01. Brian E. Becker - Markv A. Huselid. - Dịch giả Nhân Văn, (2002) Sổ tay người quản lý - Quản lý nhân sự. Nhà xuất bản Thanh Niên 02. Business Edge, (2007) Hoạch ðịnh và Kiểm Soát Công Việc. Nhà xuất bản Trẻ 03. Bộ tư pháp, (2009) Bộ luật lao ñộng và luật sửa ñổi bổ sung một số ñiều của bộ luật lao ñộng, (2002, 2006, 2007). Nhà xuất bản tư pháp 04. Chuẩn mực kiểm toán 400 Rủi ro kiểm toán và hệ thống kiểm soát nội bộ 05. ðậu ngọc Châu, Nguyễn viết Lợi, (2007) Giáo trình Lý thuyết kiểm toán. Nhà xuất bản tài chính. 06. Edward Peppitt - Dịch giả Nhân Văn, (2008) Phương Pháp Quản Lý Nhân Sự Trong Công Ty. Nhà xuất bản Hải Phòng 07. Học viện tài chính, (2008) Giáo trình kiểm toán Báo cáo tài chính. Nhà xuất bản tài chính 08. Lê Quân; (2010) Bài giảng ðánh giá thành tích. ðại học thương mại 09. MBA. Martin Grimwood, (2008) Sổ Tay Kiểm Toán Nội Bộ - Song Ngữ Việt Anh. Nhà xuất bản Giao thông vận tải 10. Mekong Capital, (2004) Giới thiệu về kiểm soát nội bộ. 11. Phạm Thị Mỹ Dung, (2010) bài giảng Hệ thống KSNB cho cao học khóa 18. ðại học Nông nghiệp Hà Nội. 12. Phạm Thị Mỹ Dung; Bùi Bằng ðoàn, (2001) Giáo trình phân tích kinh doanh. Nhà xuất bản nông nghiệp. 13. Susan D. Strayer. - Dịch giả Nguyễn Thị Bích Ngọc, (2010) Cẩm Nang Quản Lý Nhân Sự. Nhà xuất bản Lao ðộng 14. 15. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế …………………………….. 91 16. 17. ly/Quy_trinh_tuyen_dung_nhan_su/ 18. dc2a67320b7d204700 19. 20.