Luận văn Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở y tế Hà Nội

ăn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư đến phòng chuyên môn: từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều thứ 6, có thể đến 72 giờ) . Riêng những văn bản đóng dấu khẩn, có nội dung khẩn, thời gian xử lý chỉ khoảng 1giờ. - Thời gian phát hành văn bản đi: + Đối với những văn bản có thể gửi qua môi trường mạng: 1-3 giờ + Đối với những văn bản không gửi được qua môi trường mạng (gửi qua đường bưu điện): 2-5 ngày Nhìn chung, thời gian xử lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định tại quy trình công tác quản lý văn bản đã ban hành. Tuy nhiên, khoảng thời gian này còn tương đối dài, có một số văn bản đến sau 72 giờ mới đến tay chuyên viên xử lý, một số văn bản đi không gửi qua được môi trường mạng thì mất đến vài ngày. Thời gian xử lý 12 văn bản dài như vậy ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ giải quyết công việc chung của toàn cơ quan. - Hiệu quả về tính kinh tế Hiện tại, Sở Y tế Hà Nội bố trí 3 nhân sự làm công tác quản lý văn bản đi, đến. Trong đó: 01 cán bộ được giao tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đến, trình ký văn bản; 01 cán bộ được giao nhiệm vụ vào sổ, phát hành, đóng dấu văn bản đi; 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phô tô văn bản, chuyển trả văn bản cho các phòng chuyên môn. Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản cũng được trang bị đầy đủ, khá hiện đại: máy vi tính, máy scan, mạng internet... Tuy nhiên, hàng ngày bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội đều thường xuyên phải làm thêm giờ mới hoàn thành hết khối lượng công việc: vào sổ tiếp nhận, scan, xử lý khoảng 100 văn bản đến, phát hành khoảng 80 văn bản đi, đóng dấu văn bản, thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công... Điều đó đồng nghĩa với việc, có một số văn bản đến được chuyển đến phòng chuyên môn ngoài giờ hành chính sẽ không kịp thời được giải quyết và một số văn bản đi được gửi cho các đơn vị khác ngoài giờ hành chính sẽ không được các cơ quan, đơn vị tiếp nhận kịp thời. Như vậy, việc bố trí nhân sự trong công tác quản lý văn bản đi, đến chưa hợp lý, cần bổ sung thêm nhân sự để có thể hoàn thành hết khối lượng công việc trong giờ hành chính. - Hiệu quả về tính hợp lý: Sở Y tế Hà Nội đã ban hành Quy trình quản lý văn bản đi, đến khoa học, hợp lý và được nghiêm túc thực hiện nhờ vậy văn bản ban hành được đảm bảo đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn bản đến đúng đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng. Về nội dung các văn bản được Sở Y tế ban hành đã đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của ngành và của 13 Thành phố Hà Nội; không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. Bên cạnh đó, Sở Y tế Hà Nội đã triển khai thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong công tác quản lý văn bản đi, đến, 100% văn bản đi – đến được scan lưu dưới dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ thống quản lý văn bản, nhờ vậy việc khai thác văn bản được thực hiện rất thuận lợi, dễ dàng, chỉ vài thao tác nhấp chuột có thể tìm được nội dung của văn bản cần sử dụng. 2.3.Đánh giá chung 2.3.1.Kết quả đã đạt được 2.3.1.1 Công tác chỉ đạo điều hành Sở Y tế đã ban hành các văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện công tác văn thư năm 2016 tại cơ quan Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc như sau: - Kế hoạch số 86/KH-SYT ngày 12/1/2016 của Sở Y tế Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ ngành y tế Hà Nội năm 2016; - Kế hoạch số 5326/KH-SYT ngày 12/11/2015 của Sở Y tế Hà Nội về chỉnh lý tài liệu năm 2016; - Danh mục hồ sơ năm 2016 2.3.1.2. Về công tác tổ chức cán bộ Sở Y tế bố trí 03 công chức làm công tác quản lý văn bản đi, đến. Trong đó 01 đồng chí có trình độ Cử nhân lưu trữ quản trị văn phòng; 01 đồng chí có trình độ Thạc sỹ quản lý công, và 01 đồng chí đang theo học Cao học hành chính. Phụ trách trực tiếp công tác quản lý văn bản đi, đến là đồng chí Chánh Văn phòng. Về cơ bản, đội ngũ công chức làm công tác quản lý văn bản đi, đến của Sở có kỹ năng và nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công việc và nhiệm vụ Lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở phân công. 14 2.3.1.3. Công tác quản lý văn bản đi, đến Bộ phận Văn thư Sở Y tế nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý văn bản đã được ban hành, đảm bảo các nguyên tắc của công tác văn thư về: tính tập trung; nhanh chóng, kịp thời; chính xác; an toàn, bí mật; đảm bảo đúng quy trình . - Tập trung: Tất cả văn bản đi, đến của Sở Y tế được quản lý tập trung tại Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Bộ phận Văn thư khi nhận được văn bản chịu trách nhiệm phân loại sơ bộ, bóc bì những văn bản gửi đến Sở Y tế, trừ văn bản mật; các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận thì không bóc phong bì nhưng nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Những văn bản đến không đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nhờ vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế được đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm. - Nhanh chóng, kịp thời: Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Sở Y tế Hà Nội được tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng, nhận- chuyển giao các văn bản đi - đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao và xử lý kịp thời đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết không để sót việc, chậm việc và quy định rõ thời hạn giải quyết và dần đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. Văn bản đi, đến ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận văn thư Sở Y tế rất linh hoạt trong thực hiện nhiệm vụ của mình. Khi nhận được những văn bản có tính chất quan trọng, khẩn, hỏa tốc, bộ phận văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp, chuyển cho cá nhân, phòng ban liên quan để giải quyết giúp đảm bảo tiến độ công việc, bộ phận nhận văn bản có thể xử lý ngay . Đặc biệt với đặc thù của ngành y tế Hà Nội, thường xuyên có các sự 15 việc bất ngờ xảy ra, đòi hỏi được giải quyết kịp thời. Văn bản khẩn đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Bộ phận Văn thư Sở Y tế thường xuyên làm thêm ngoài giờ để đảm bảo phát hành ngay các văn bản khẩn này. Sở Y tế Hà Nội rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản được nhanh chóng, kịp thời, đễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của cơ quan. Thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công việc, 100% văn bản đi – đến được scan lưu dưới dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ thống quản lý văn bản, nhờ vậy việc khai thác văn bản được thực hiện rất thuận lợi, dễ dàng, chỉ vài thao tác nhấp chuột có thể tìm được nội dung của văn bản cần sử dụng. Bên cạnh đó, Sở Y tế đã triển khai hòm thư điện tử công vụ đến các đơn vị trong ngành cũng như gửi thư điện tử đến các cơ quan, tổ chức liên quan giúp thuận tiện cho công tác chỉ đạo, điều hành, trao đổi công việc của ngành, tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong công tác gửi nhận văn bản. Bên cạnh đó, công tác đôn đốc nhắc việc cũng được đặc biệt chú trọng. Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đến không chỉ tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến mà thường xuyên rà soát các văn bản gần đến hạn báo cáo, đôn đốc các phòng ban chuyên môn trả lời văn bản kịp thời. - Tính chính xác: Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Nghiệp vụ văn thư được thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bảnkhông xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Con dấu được sử dụng và thực hiện quản lý nghiêm ngặt theo quy định Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn. 16 Chính xác về quá trình giải quyết văn bản đảm bảo chính xác về nội dung, thể thức văn bản. Sở Y tế nghiêm túc thực hiện theo đúng quy trình ban hành cũng như chuyển nhận văn bản nhờ vậy văn bản ban hành được đảm bảo đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn bản đến đúng đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng. Về nội dung các văn bản được Sở Y tế ban hành đã đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của ngành và của Thành phố Hà Nội; không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. - Tính an toàn, bí mật: Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định chính xác độ mật của văn bản, lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ bí mật, lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan; không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hòm, tủ có khóa; văn bản mật được đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết, không chuyển giao văn bản qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa... Bộ phận văn thư của Văn phòng Sở Y tế được bố trí ở vị trí độc lập, những cá nhân không phận sự không được ra vào tùy tiện phòng văn thư. Văn bản mật được tiếp nhận, lưu và bảo quản theo chế độ riêng. Nhân viên văn thư được lựa chọn và đào tạo đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn của công việc được giao. 17 Sở Y tế Hà Nội sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản hiện đại, được cài đặt đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo sự bảo mật. Các cá nhân được giao quản lý tài khoản sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản đặc biệt là bộ phận văn thư chịu trách nhiệm giữ bí mật tài khoản, không được tiết lộ ra bên ngoài. Mỗi tài khoản được phân quyền khai thác hệ thống quản lý văn bản theo chức năng, nhiệm vụ của cá nhân được giao tài khoản đó. - Đảm bảo đúng quy trình: Sở Y tế Hà Nội đã ban hành quy trình quản lý văn bản đến, đi và nghiêm túc thực hiện công tác quản lý văn bản theo đúng trình tự, thủ tục đó. 2.3.2. Hạn chế Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Văn phòng Sở Y tế đã và đang ngày càng được quan tâm, thực hiện tốt hơn. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế cần khắc phục - Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành. Tình trạng văn bản sai thể thức còn nhiều, một số lỗi nhầm về nội dung văn bản (như các lỗi chính tả, đánh máy nhầm tên, số) - Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian. - Việc quản lý văn bản đi chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung. Một số thủ tục hành chính không được quản lý tại sổ văn bản đi của văn thư mà có sổ riêng do phòng chức năng mở sổ. Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tìm kiếm, lưu trữ tài liệu. - Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư đến phòng chuyên môn từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều 18 thứ 6, có thể đến 72 giờ), như vậy, khoảng thời gian này còn tương đối nhiều, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết nội dung xử lý của văn bản. - Vẫn xảy ra tình trạng xử lý quá hạn văn bản, trả lời văn bản chậm trễ. Tính trong năm 2015, Sở Y tế có 215 văn bản trả lời quá hạn. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến công tác thi đua, hình ảnh, uy tín của Sở Y tế Hà Nội mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan. - Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, nhiều cá nhân có thể ra vào phòng văn thư khá tự do. - Công tác nộp hồ sơ của các phòng chưa được tiến hành một cách triệt để đây là thực tế chung của hầu hết các đơn vị trong cơ quan Nhà nước. Khi văn bản, tài liệu được giải quyết xong ở từng phòng không tiến hành tiến nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây là vấn đề tồn tại khá lớn của ngành lưu trữ nói chung và Sở Y tế Hà Nội nói riêng. - Theo quy định về việc đóng dấu văn bản thì :"Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản". Tuy nhiên, do đặc thù công việc, các tài liệu, phục lục kèm theo rất quan trọng nhưng lại quá dày nên Văn thư Sở Y tế khó mà thực hiện đúng theo quy định này trong việc đóng dấu giáp lai văn bản (có thể 10-20 trang văn bản/1 dấu giáp lai). - Vẫn xảy ra tình trạng có một số văn bản đến trực tiếp các phòng chuyên môn hay lãnh đạo Sở không được chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn bản. 19 - Tuy chưa xảy ra sai sót liên quan đến công tác bảo mật, nhưng việc đảm bảo tính bảo mật vẫn còn một số lỗ hổng: Việc đưa văn bản lên hệ thống mạng internet mặc dù mang lại rất nhiều hiệu quả, tuy nhiên nó lại chứa các nguy cơ bị các hacker ăn cắp thông tin dữ liệu; Do hạn chế về kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn bản mật theo đúng quy định. - Khối lượng công việc khá nhiều, song lại chỉ có 03 cán bộ làm công tác văn thư nên bộ phận văn thư thường xuyên phải làm việc ngoài giờ hành chính. 2.3.3. Nguyên nhân Nguyên nhân của các hạn chế nêu trên đó là do: - Về nhân sự: Khối lượng văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội mỗi ngày khá lớn 100 văn bản đến, 80 văn bản đi, nhưng số lượng cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến lại chỉ có 03 người, trong đó có 01 cán bộ sắp đến tuổi nghỉ hưu. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. Muốn hoàn thành hết công việc đòi hỏi bộ phận văn thư phải thường xuyên làm thêm giờ. - Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết công việc thực hiện. Đó chủ yếu là các bác sỹ, dược sỹ, không nắm vững các quy định về thể thức văn bản dẫn đến việc soạn văn bản sai thể thức, đôi khi phải “trình lên, trình xuống” nhiều lần. - Việc trang bị phương tiện kỹ thuật công tác quản lý văn bản còn hạn chế: + Cấu hình máy tính còn thấp, chưa được cài đặt hệ điều hành windows bản quyền, phần mềm diệt vỉ rút được cung cấp miễn phí không đủ mạnh + Máy scan, máy fax, máy photo coppy được sử dụng đã lâu với tần suất hoạt động thường xuyên nên thỉnh thoảng bị hư hỏng, trong khi thủ tục sửa chữa lại rườm rà + Hệ thống mạng internet, đường truyền còn chậm 20 + Do hạn chế về kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn bản mật theo đúng quy định - Về quy trình quản lý văn bản và việc tuân thủ quy trình: + Theo quy trình quản lý văn bản thì tất cả văn bản sau khi được Chánh Văn phòng xem xét đề xuất chuyển cho phòng chuyên môn sẽ được văn thư chuyển vào phòng chờ Giám đốc Sở ký duyệt 2 đợt mỗi ngày:10 giờ 30 và 16 giờ 30. Để kịp thời gian này, cán bộ văn thư sẽ không vào sổ văn bản những văn bản thường quy đến sau 16 giờ (10-20 văn bản mỗi ngày), những văn bản này sẽ được vào sổ văn bản vào buổi sáng và chuyển vào phòng Giám đốc lúc 10 giờ 30 hôm sau, sau đó chuyển trả lại phòng văn thư vào 13 giờ 30, văn thư sẽ chuyển cho phòng chuyên môn vào 14 giờ. Như vậy, thời gian văn bản từ khi tiếp nhận tại bộ phận văn thư đến chuyển cho phòng chuyên môn có thể đến 24 giờ (hoặc 72 giờ nếu văn bản đến vào chiều thứ 6), khoảng thời gian như vậy là quá nhiều dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc giải quyết văn bản đến. + Mặc dù theo quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ của Sở Y tế thì “Tất cả văn bản đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan” , tuy nhiên do lịch sử để lại từ nhiều năm trước mà một số thủ tục hành chính như Giấy phép hoạt động do phòng chuyên môn cấp và họ mở sổ tự quản lý tại phòng chuyên môn đó. + Đặc trưng hoạt động y tế thường xuyên có nhiều sự cố bất ngờ cần sự chỉ đạo giải quyết ngay dẫn đến sự rút ngắn, làm tắt quy trình của công tác quản lý văn bản đã được ban hành. Lãnh đạo các phòng chuyên môn sau khi duyệt qua nội dung văn bản cần ban hành thì báo cáo, trình ký trực tiếp với Ban Giám đốc Sở, bỏ qua một số khâu về duyệt thể thức, nội dung, không tuân thủ đúng quy trình ban hành văn bản, khiến xảy ra sai sót về nội dung, thể thức khi ban hành văn bản Nguyên nhân khác: 21 - Lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi họp, nhiều hôm không có thời gian để xử lý ngay các văn bản nhận được trong thời gian hành chính - Việc báo cáo ngay các văn bản nhiều khi không đóng dấu khẩn nhưng có tính chất khẩn, quan trọng phụ thuộc vào năng lực chủ quan của cán bộ văn thư - Tính đặc thù của công tác y tế, thường xuyên xảy ra nhiều sự việc bất ngờ, cần có sự chỉ đạo ngay, nhiều văn bản cần xử lý ngoài giờ hành chính - Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản khiến hoạt động này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống mạng, đường truyền... nên chỉ cần một sự cố hỏng hóc nhỏ về hệ thống mạng cũng dẫn đến sự đình trệ trong việc tiếp nhận và giải quyết công việc 22 TIỂU KẾT Chương 2 nêu rõ thực trạng công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến tại Sở Y tế Thành phố Hà Nội về tổ chức bộ máy, nhân sự, các trang thiết bị phục vụ công việc và quuy trình quản lý văn bản. Bên cạnh đó, tác giả giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ và các loại văn bản mà Sở ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó tác giả đánh giá được kết quả cũng như các hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý và xử lý văn bản, nguyên nhân của các hạn chế đó. Đối chiếu với nội dung lý luận được nêu ở chương 1, thực trạng ở chương 2 là cơ sở thực tiễn cho các giải pháp nêu ở chương 3 của Luận văn 23 Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI 3.1. Quan điểm, mục tiêu 3.1.1.Quan điểm Để công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính, chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả của nó. Để làm được điều này trước hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác quản lý văn bản đi, đến đối với hoạt động quản lý tại Sở Y tế Hà Nội. 3.1.2.Mục tiêu Hướng tới xây dựng Sở Y tế Hà nội trở thành một cơ quan quản lý nhà nước hiện đại, theo kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà nước ta. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn. 3.2. Giải pháp Để làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội chúng ta cần phải có cái nhìn tổng thể và toàn diện. Các giải pháp được nêu ra nhằm khắc phục những tồn tại, đồng thời nâng cao hơn nữa chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. 3.2.1. Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội Trong mỗi cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm công việc đó. Do đó, để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội cần tiến hành củng cố, kiện toàn bộ phận Văn thư Sở theo hướng thành lập Tổ văn thư để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyên môn hóa công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. 24 Vấn đề cơ bản của mọi vấn đề đó chính là con người. Con người là nhân tố đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng, hiệu quả của mọi công việc. Cùng với việc thành lập Tổ Văn thư thì bổ sung nhân sự phụ trách Tổ Văn thư cũng là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Trước mắt, Văn phòng Sở cần tiến hành rà soát tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với cán bộ phụ trách Tổ Văn thư, trên cơ sở đó có kế hoạch bố trí và tuyển dụng thêm biên chế cán bộ văn thư, tăng cường công tác đào tạo, hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý và kỹ năng nghiệp vụ để cán bộ Văn thư có thể đáp ứng được yêu cầu công việc đạt hiệu quả. Việc mạnh dạn đề đạt những cán bộ trẻ có trình độ chuyên môn tốt, có lòng yêu nghề, hăng say với công việc, có thời gian gắn bó lâu dài với công tác quản lý văn bản giữ chức vụ phụ trách Tổ văn thư cũng là một biện pháp hữu hiệu. 3.2.2. Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật Đổi mới phương thức và nội dung các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần sát với thực tế, hướng vào các vấn đề thiết thực đặt ra từ quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Nội dung đào tạo, bồi dưỡng phải bảo đảm trang bị đủ kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ, chú trọng gắn liền lý luận với thực tiễn, cập nhật những nội dung mới. Đa dạng hóa các loại hình đào tạo phù hợp với từng đối tượng cán bộ, công chức, viên chức. Tiến tới đào tạo, bồi dưỡng dựa trên cơ sở năng lực thực thi công việc, phát triển kỹ năng làm việc, nâng cao hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng kế hoạch hợp tác về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện để cán bộ, công chức, 25 viên chức được trao đổi, nghiên cứu, học tập, tiếp thu kinh nghiệm của các tỉnh trên cả nước. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ một cách khoa học có hệ thống, đảm bảo cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu công việc, từng bước đào tạo, bồi dưỡng theo chức danh, vị trí việc làm, nâng cao năng lực thực thi công vụ. Đội ngũ giảng viên tham gia đào tạo, bồi dưỡng phải có kiến thức chuyên sâu, giàu kinh nghiệm nghiên cứu thực tiễn, có phương pháp giảng dạy phù hợp đáp ứng yêu cầu, chất lượng đào tạo, bồi dưỡng. Hàng năm, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng cán bộ sau đào tạo, bồi dưỡng, tiến hành điều tra khảo sát thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để có hướng sắp xếp, quy hoạch đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Đổi mới hình thức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh công tác kiểm tra theo chuyên đề, theo một lĩnh vực, nội dung nhất định. Ví dụ: Lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức; thu thập hồ sơ...tại các cơ quan, tổ chức...v..v - Nội dung đào tạo, bồi dưỡng: + Kiến thức và kỹ năng quản lý nhà nước và nghiệp vụ chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho từng chức danh cán bộ, công chức, viên chức phụ trách và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ các cấp thuộc Thành phố. + Đào tạo kỹ sư, thạc sỹ tin học, điện tử phục vụ cho việc vận hành, quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu và các chương trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý nhà nước ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ và điều hành Trung tâm Lưu trữ lịch sử của Thành phố. 26 3.2.3. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức Công tác quản lý văn bản đi, đến là trách nhiệm của tất cả cán bộ công chức làm việc liên quan đến văn bản giấy tờ. Lực lượng này chiếm số lượng rất lớn tại Sở Y tế Hà Nội. Tuy nhiên, số lượng cán bộ có nhận thức đúng và đủ về ý nghĩa, vai trò của công tác quản lý văn bản đi, đến cũng như trách nhiệm của họ trong việc phối hợp làm việc với bộ phận Văn thư còn khá khiêm tốn. Do vậy, việc tổ chức các lớp bồi dưỡng thường niên nhằm nâng cao nhận thức cho các cán bộ về ý nghĩa, vai trò, các nội dung của công tác quản lý văn bản đi, đến là việc làm cần thiết. Thông qua đó sẽ giúp họ hiểu biết đúng hơn về vai trò của công tác quản lý văn bản đi, đến nói chung cũng như việc tuân thủ các quy định về quy trình quản lý văn bản, nắm được các yêu cầu về thể thức văn bản, để từ đó họ sẽ phối hợp với Bộ phận Văn thư ban hành ra các văn bản đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, chính xác về nội dung, thể thức. 3.2.4. Hoàn thiện quy trình xử lý văn bản 3.2.4.1. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. Đặt trong bối cảnh xã hội ngày càng phát triển, các văn bản đi, đến Sở Y tế ngày một nhiều, công tác quản lý văn bản ngày càng khẳng định được tầm quan trọng của mình trong cơ quan, tổ chức thì việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ là điều vô cùng quan trọng. Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến phải là người nắm vững quy định của Nhà nước và thực tế công tác quản lý văn bản đi, đến của Sở Y tế Hà Nội, kết hợp dựa trên kinh nghiệm của bản thân để tham mưu, đề xuất đối với Lãnh đạo Sở nhằm xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng như Quy chế công tác Văn thư; Quy trình quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế 27 theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 thay cho tiêu chuẩn ISO 9001-2008. Hệ thống văn bản này là cơ sở để hoạt động quản lý văn bản đi, đến của Sở Y tế được thực hiện thống nhất và hiệu quả. 3.2.4.2. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác quản lý văn bản đi, đến Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá có thể tiến hành bằng nhiều hình thức như kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản. Sở Y tế cần tiến hành kiểm tra, đánh giá việc hiện các nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến của các cán bộ Văn thư và cán bộ chuyên môn các phòng ban. Thông qua việc tiến hành kiểm tra, đánh giá, Văn phòng Sở Y tế có thể rút ra những bài học kinh nghiệm để thực hiện công tác tốt hơn. Biểu dương, khen thưởng kịp thời đối với cán bộ thực hiện tốt công việc; nhắc nhở, phê bình, thậm chí đưa vào tiêu chí xét thi đua đối với những cá nhân vi phạm. Đây chính là động lực thúc đẩy các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm và nghiêm túc hơn trong công tác chuyên môn nghiệp vụ cũng như phối hợp với bộ phận Văn thư từng bước đưa công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội đi vào nề nếp. 3.2.4.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đi, đến Chúng ta biết rằng khả năng tin học mang lại cho công tác quản lý văn bản đi, đến là rất lớn. Trong việc hoàn thiện công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội phục vụ cho công cuộc cải cách hành chính, thiết nghĩ 28 chúng ta cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác này thực sự phát huy được vai trò của nó. Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác quản lý văn bản gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại theo yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ đã và đang trở thành một trong những tiền đề cho công tác quản lý và hoạt động chung của cơ quan Sở Y tế Hà Nội nhằm nâng cao chất lượng hệ thống thông tin giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia. 3.2.5. Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Để công tác quản lý văn bản đi, đến thực sự có hiệu quả, có được những tiền đề vững chắc để phát triển, bên cạnh những giải pháp về con người, chúng ta cần phải đặt ra các giải pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng bộ. Lãnh đạo Sở Y tế cần ủng hộ việc đầu tư kinh phí để thực hiện công tác quản lý văn bản đi, đến. Văn phòng Sở cần có sự đầu tư nâng cấp các trang thiết bị văn phòng như máy vi tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photo coppy, cải thiện tốc độ đường truyền internet, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản đang sử dụng Để lập những dự toán kinh phí, cán bộ văn thư cần tham mưu cho lãnh đạo dựa trên những cơ sở pháp lý, những văn bản quy phạm pháp luật, thực trạng và nhu cầu trang thiết bị đối với công tác quản lý văn bản đi, đến. Khi có sự cung cấp đầy đủ về cơ sở vật chất, kinh phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý văn bản đi, đến được thực hiện một cách tốt nhất. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí tuy không phải là giải pháp quyết định đến hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến nhưng được đánh giá là quan trọng, có vai trò hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý văn bản đi, đến đạt kết quả cao. 29 3.3. Kiến nghị 3.3.1. Bộ Nội vụ - Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật thống nhất về hoạt động văn thư tại các đơn vị cấp Sở một cách thống nhất trên toàn quốc, phù hợp với đặc thù hoạt động của các đơn vị nói chung và Sở Y tế nói riêng. - Hướng dẫn kiểm tra, chỉ đạo, chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư tại các sở địa phương. - Quy định lại định biên cho đội ngũ văn thư tại các cơ quan cấp sở tại địa phương cho phù hợp với khối lượng công việc - Tổ chức thống nhất các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư trên phạm vi cả nước - Đề xuất chính sách, phụ cấp tiền lương trình Chính phủ cho đội ngũ văn thư các sở tại địa phương nói chung cũng như sở y tế Hà Nội nói riêng - Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ; - Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước. Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước. Hoàn thiện hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử đang được triển khai. Thống nhất với UBND các tỉnh, thành phố trên cả nước triển khai sử dụng chung 1 hệ thống quản lý văn bản. 3.3.2. UBND Thành phố Hà Nội 3.3.2.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường, tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ. Bố trí kinh phí để tổ chức đào tạo, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho toàn thể công thức, viên chức từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã. 3.3.2.1.Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ 30 Kiện toàn tổ chức, nhân sự của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Yêu cầu các cơ quan, tổ chức bố trí nhân sự trong tổng số biên chế được giao đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. 3.3.2.3. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Quán triệt, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức ban hành mới, rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như: Xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan... 3.3.2.4. Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Thành phố Hà Nội cần phối hợp với Sở Y tế thực hiện rà soát, kiện toàn và chấn chỉnh lại tình hình thực hiên công tác văn thư, lưu trữ ở đơn vị trên các lĩnh vực sau để nâng cao hiệu quả hoạt động công việc, thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo: - Công tác tổ chức, biên chế; - Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; - Tình hình thực hiện công tác văn thư; - Tình hình thực hiện hoạt động lưu trữ. 3.3.2.5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ 31 - Triển khai thực hiện văn bản số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; văn bản số 169/HD- CVTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. [2] - Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. - Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ. - Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho các cơ quan, đơn vị: + Cấp thêm hòm thư công vụ cho các đơn vị thường xuyên liên lạc: khối phòng y tế quận, huyện, thị xã và khối bệnh viện tư nhân(hiện tại UBNDTP mới cấp hòm thư công vụ cho các đơn vị trực thuộc Sở Y tế, các đơn vị bên ngoài phải gửi thư qua đường bưu điện không những tốn kém mà đôi khi còn không kịp thời, thất lạc thư). + Thống nhất triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản đi, đến cho các đơn vị trong ngành trực thuộc Sở Y tế Hà Nội. 3.3.2.7. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ Thực hiện theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.[5] Bố trí kinh phí để tiếp tục giải quyết tài liệu tồn đọng tích đống, bó gói, đồng thời đề ra giải pháp để chấn chỉnh, chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng và tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu được chỉnh lý trên địa bàn của tỉnh. Tiếp tục triển khai dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh và xem xét để đưa dự án vào danh mục ưu tiên vốn trong Kế hoạch đầu tư công giai đoạn 2016-2020. 32 3.3.3. Sở Y tế - Nâng cao kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động quản lý và xử lý văn bản đi, đến. Rà soát lại các quy định, quy chế về công tác quản lý văn bản đi, đến, trên cơ sở đó ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội, đồng thời tổ chức phổ biến các quy định cho toàn bộ cán bộ công chức làm việc tại Sở Y tế Hà Nội hiểu và thực hiện theo đúng quy định. - Bố trí cải tạo sửa chữa phòng văn thư độc lập, hạn chế sự ra vào của các cá nhân khác. - Tập trung chỉ đạo quyết liệt việc lập hồ sơ công việc của các cán bộ, công chức. Chấm dứt tình trạng không lập hồ sơ và có các biện pháp, giải pháp hành chính bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (đưa vào quy chế làm việc, có các chế tài thưởng phạt; bình xét thi đua cuối năm).[1] - Nên bắt đầu học tập, nghiên cứu và triển khai ứng dụng quản lý văn bản đi, đến hoàn toàn trên môi trường mạng theo Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng như sau: *Quản lý văn bản đến trong môi trường mạng 33 Hình 3.1. Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng 34 Mô tả chi tiết Người thực hiện Nội dung công việc Văn thư cơ quan a) Đối với văn bản giấy: - Tiếp nhận văn bản đến; - Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan); - Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì); - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến; - Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I); - Scan văn bản đến (đối với loại được bóc bì) và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I); - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức). Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CCVC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan. b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng: - Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của 35 văn bản; - Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I); - Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I); - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức). Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo cơ quan, tổ chức Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ chức; người cho ý kiến phân phối văn bản đến có thể là chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng), có thể là người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng). Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển cho: - Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện). Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân 36 phối: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển cho: - Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách); - Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện). Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng...trong một cơ quan, tổ chức. Trưởng đơn vị: Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục I) và chuyển cho: - Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần); 37 - CCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần). Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức thực hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị. CCVC chuyên môn CCVC chủ trì giải quyết: - Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển đến; - Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục I); - Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời (xem phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng); - Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử); - Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”. CCVC phối hợp giải quyết: Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý 38 kiến cho: - Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo); - CCVC chủ trì. * Quản lý văn bản đi trong môi trường mạng Hình 3.2: Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng 39 Mô tả chi tiết: Người thực hiện Nội dung công việc CCVC chuyên môn - Dự thảo văn bản. - Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn bản; - In và trình lãnh đạo đơn vị (trường hợp văn bản thuộc Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn trên mạng thì không cần in); - Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan; - Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN chuyển văn thư cơ quan. Lãnh đạo đơn vị Trưởng đơn vị: - Kiểm tra nội dung văn bản; - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: + Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết); + CCVC chuyên môn soạn thảo văn bản. - Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; 40 - Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo; - Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử). Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao chỉ đạo giải quyết thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo cáo. Pháp chế cơ quan Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng. Lãnh đạo văn phòng Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (ký số đối với văn bản điện tử). Lãnh đạo cơ quan /Người có thẩm quyền ký ban hành Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết: - Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày); - Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi; - Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho: + Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CCVC chuyên môn); 41 + Chánh văn phòng (để biết). - Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử). Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực hoặc người được giao ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền chỉ đạo giải quyết: Thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn thư cơ quan - Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử từ CCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung (chữ ký số đối với văn bản điện tử) của trưởng đơn vị; - Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối với văn bản điện tử); - Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử); - Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi bao gồm các công việc: + Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan/ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử, dấu khẩn, dấu mật và các dấu khác); + Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN (Mục: 1,2 - Phụ lục II); + Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi; + Lưu văn bản đi. - Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho CCVC 42 chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. - Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Mục 5 Phần Hướng dẫn chung. Nguồn: Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng (26/08/2015) [3] 97 TIỂU KẾT Dựa vào cơ sở lý luận tại chương 1 và thực trạng công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại chương 2, tác giả nêu ra một số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Sở Y tế Hà Nội dựa trên cơ sở các quan điểm, mục tiêu mà tác giả đề cập. Các nhóm giải pháp bao gồm giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự, tay nghề chuyên môn, quy trình xử lý văn bản cũng như hệ thống trạng thiết bị phục vụ, hỗ trợ. Từ đó tác giả nêu ra một số kiến nghị bao gồm kiến nghị về công tác quản lý chuyên môn chung của Bộ Nội vụ, công tác quản lý Nhà nước trên địa bản Thủ đô Hà Nội cũng như các kiến nghị nhằm thực hiện các giải pháp thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc thù của Sở Y tế Hà Nội. Các giải pháp hướng đến cải thiện cả về chất lượng đội ngũ nhân sự cũng như kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng cao chất lượng cơ sở vật chất phục vụ cho công việc. 98 KẾT LUẬN Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản là vấn đề cần thiết của cơ quan Sở Y tế Hà Nội nói riêng và của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói chung. Thực hiện tốt công tác quản lý văn bản góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác tham mưu chỉ đạo, điều hành và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho cơ quan, tổ chức, cá nhân, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng của Thủ đô. Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy cũng như cơ chế hoạt động trong mối quan hệ so sánh với yêu cầu của công việc. Luận văn đã làm rõ nguyên nhân làm cho năng lực thực thi công vụ của đơn vị văn thư trong Sở còn thấp, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại. Luận văn đã đưa ra các quan điểm; các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao năng lực hoạt động cho hệ thống quản lý và xử lý văn bản của Sở. Tuy nhiên, đây là một vấn đề phức tạp, có tác động sâu sắc tới xã hội, nên việc xây dựng hệ thống các giải pháp, nhóm giải pháp nêu trên với những lập luận, lý giải đảm bảo tính khoa học và hiện đại, phù hợp với thực tế khách quan là một việc phức tạp. Để hoàn thiện nhiệm vụ này, cần có những nghiên cứu tiếp theo./. 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1. Mike Harvey(1996), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê 2. Tô Tử Hạ(2003), Từ điển Hành chính, Nxb Lao động - Xã hội 3. Đinh Thị Hoa (2014), Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình, Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia 4. Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí Minh 5. Nghiêm Kỳ Hồng (2005), Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng- Lý luận và thực tiễn; Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn 6. Vũ Thị Thanh Hương (2011) , Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính của trường Đại học Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia 7. Hoàng Lê Minh (2009), Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa Thông tin 8. Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển bách khoa Việt Nam (2005), Từ điển bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển Bách khoa 9. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư 10. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 11. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước 100 12. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 về công tác văn thư 13. Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 14. Tạ Tuyết Nhung (2015), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ, Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia 15. Nguyễn Minh Phương (2014), Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia 16. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 17. Lưu Kiếm Thanh (2008), Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, HVHCQG 18. Lưu Kiếm Thanh (2002), Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành môn kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước theo phương pháp tình huống, đề tài khoa học cấp Bộ, Bộ Nội vụ, Học viện Hành chính Quốc gia 19. Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” 20. Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 09 năm 2002 của Bộ Công an Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 21. Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NDD-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước 101 Tiếng Pháp 22. Eugène Grasset (1905), Lepetit Lasousse, Paris