Luận văn Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu tại Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ - Chi nhánh Hà Nội

hằm thức hiện mục tiêu kinh doanh chiến lược của mình. Trong công ty, các trưởng phòng đều được uỷ quyền Giám đốc có đủ tư cách pháp nhân để ký hợp đồng. Một hợp đồng có thể ký bằng hai cách: các bên cùng ký hoặc một bên ký trước rồi chuyển qua bên kia ký sau. Tuỳ vào từng hợp đồng mà có thể có các cách khác nhau. đôi khi đối với những hợp đồng phức tạp phải kết hợp cả hai hình thức ký kết trên. Một số nội dung cơ bản thường gặp trong các hợp đồng là: hàng hoá, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bảo hiểm, chất lượng phẩm chất...Trong trường hợp là bạn hàng truyền thống thì công ty có thể áp dụng phương án trả tiền bằng điện, còn đối với những bạn hàng mới thì công ty có thể đề nghị thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ ( L/C ). Cũng trong đàm phán ký kết hợp đồng thì việc xảy ra những tranh chấp là điều khó tránh khỏi. Trong trường hợp đó hai bên có thể gặp gỡ bàn bạc và tìm cách giải quyết. Ký kết hợp đồng là một quá trình phức tạp đòi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ cao cũng như khả năng giao tiếp của các bên . Khi ký kết, hợp đồng công ty và các bên có liên quan tiến hành chi tiết hoá các cam kết trong thoả thuận. Hợp đồng sẽ chỉ có hiệu lực khi các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo quy định. Sau khi đã có sự phê duyệt của các cơ quan chức năng đối với hợp đồng nhập khẩu. Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu và chịu trách nhiệm thi hành những nội dung của hợp đồng đã ký. Quá trình ký kết hợp đồng được tiến hành một cách kết hợp từ khi chuẩn bị dự thảo, nghiêncứu kỹ khả năng của đối tác để tránh những rủi ro có thể xảy ra quá trình tiến hành hoạt động nhập khẩu. Quá trình chuẩn bị hình thành một hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị:  Xuất phát từ nhu cầu trong nước  Căn cứ vào khả năng tài chính của công ty  Nghiên cứu thị trường và chọn đối tác cung cấp  Tính toán hiệu quả của việc nhập khẩu máy móc thiết bị  Quyết định của các cấp có thẩm quyền Quá trình đàm phán ký kết hợp đồng của công ty có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Chào hàng Chuẩn bị hợp đồng Dự thảo hợp đồng Chuẩn bị hợp đồng Ký kết hợp đồng Theo sơ đồ ta thấy công tác thương lượng ký kết hợp đồng mua bán được thực hiện đầy đủ, bảo đảm những nguyên tắc của hạch toán kinh tế, kết hợp với việc lãnh đạo tập trung của nhà nước đối với công ty với việc mở rộng quyền làm chủ, độc lập về nghiệp vụ kinh doanh của Công ty 4. Quy trình hoạt động nhập khẩu: Quy trình hoạt động nhập khẩu của công ty có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau: Tìm và lựa chọn đối tác Đàm phán và ký kết hợp đồng Mở LC Đôn đốc bên bán giao hàng Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Kiểm tra hàng hoá Giao cho đơn vị đặt hàng Thanh toán Khiếu nại III. Đánh giá tình hình nhập khẩu tại công ty VậT TƯ, VậN TảI & XếP Dỡ hà nộI thời gian qua: Đánh giá hoạt động nhập khẩu là công việc cần thiết ở bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nào. Thông qua việc đánh giá kết quả hoạt động nhập khẩu qua từng thời kỳ, từng giai đoạn giúp cho doanh nghiệp nhận biết được những khó khăn, thuật lợi, những thành tích đạt được cũng như những mặt còn hạn chế từ đó doanh nghiệp có thể tìm ra được những nguyên nhân và đưa ra được những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện công tác nhập khẩu, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Là một doanh nghiệp mới được thành lập năm 1996, mặc dù vẫn được sự bảo trợ của Tổng công ty than Việt Nam, công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội vẫn phải hoạt động một cách độc lập trong một thị trường rộng lớn và tính cạnh tranh cao. Vì vậy, Công ty không thể không mắc phải một số nhữnh sai lầm thiếu sót. Nhưng với sự nỗ lực đoàn kết đầy tinh thần trách nhiệm của tập thể cán bộ nhân viên, công ty đã dần vượt qua được những khó khăn ban đầu, dần khẳng định được vị trí của mình trên thương trường. Từ chỗ làm ăn thua lỗ, đến nay công ty đã vươn lên và trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu của tổng công ty than Việt Nam về làm ăn đạt được hiệu quả cao. 1. Những kết quả đạt được: 1.1. Về công tác nghiên cứu thị trường: Do hoàn cảnh mới được thành lập, nên công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc xâm nhập vào thị trường, đặc biệt là thị trường kinh doanh nhập khẩu hàng vật tư, vật liệu, trang thiết bị công nghiệp. Tuy nhiên nếu nhìn vào bảng thành tích của công ty trong một vài năm gần đây ( lợi nhuận năm sau luôn cao hơn năm trước) có thể khẳng định được rằng công ty đã thực sự làm chủ hoạt động kinh doanh của mình, tồn tại và đứng vững được trên thị trường. Để đạt được những điều này, một nguyên nhân rất quan trọng là công ty đã tìm hiểu và nắm bắt được một cách chính xác tình hình biến động của thị trường, từ đó đã đưa ra được những phương án kinh doanh hợp lý giúp công ty tận dụng được những thời cơ đầu tư và làm ăn có hiệu quả. Có thể chứng minh được điều này thông quakết quả kinh doanh những mặt hàng chính của công ty 3 năm gần đây ( 1999-2001). Trong khí nền kinh tế khu vực có nhiều xáo chộn lớn ( cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khu vực Đông Nam á ) nhưng do luôn đi sâu, đi sát vào thực tế thị trường, kịp thời nắm bắt được nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước nên đã linh hoạt thay đổi kế hoạch kinh doanh, chuyển dịch cơ cấu nhập khẩu nhóm mặt hàng chính từ các thiết bị phục vụ cho ngành khai thác, sản xuất than sang các loại nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu xây dựng trong nước đang phát triển nên đã thu hút được những kết quả rất khả quan. Bảng kết quả, hiệu quả kinh doanh nhóm mặt hàng chính của Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội: Năm Chỉ tiêu ĐVT 1999 2000 2001 Tổng doanh thu USD 2526119 4402613 5365784 Chi phí+ thuế USD 2339000 3948532 4665900 Lợi nhuận sau thuế USD 187120 454081 699885 Tuất suất lợi nhuận % 8 11,5 15 Nguồn báo cáo của phòng tài chính kế toán Công ty VTX Hà Nội Bên cạnh đó, cũng do công tác nghiên cứu thị trường, tìm hiểu các đối tác kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Nên trong những năm gần đây công ty đã không ngừng phát triển thêm được những thị trường mới. Nếu như những năm trước đây, Tổng công than Việt Nam chỉ chủ yếu quan hệ làm ăn buôn bán với các nước Đông Âu như Nga, Ukraina và Trung Quốc thì những năm gần đây do đòi hỏi của tình hình mới, công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội ( một đơn vị trực thuộc Tổng công than ) đã mạnh dạn mở rộng thị trường ra các nước Tây Âu và các nước TBCN khác như: Đức, Italia, Nhật Bản, Hàn Quốc...và bước đầu đã đem lại những hiệu quả nhất định. Đây chắc chắn cũng sẽ là một thị trường đầy tiềm năng mà trong thời gian tới Công ty cần quan tâm khai thác. 1.2 Về công tác giao dịch, đàm phán, ký kết và thiết lập quan hệ bạn hàng: Đây là mảng hoạt động chủ yếu đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong thời gian qua, có thể nói công ty đã thực hiện rất tốt công tác này và được các nhà cung ứng cũng như các khách hàng của doanh nghiệp đánh giá cao. Với một đội ngũ cán bộ nhân viên giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ, lại được sự giúp đỡ tận tình của Tổng công ty than Việt Nam nên công ty đã gặp rất nhiều thuận lợi trong khâu tìm kiếm bạn hàng và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá. Cho đến nay, tất cả các thương vụ lớn nhỏ của công ty đều được thực hiện một cách chót lọt. Một số khúc mắc nảy sinh trong quá trình giao nhận hàng hoá và thanh toán hợp đồng đều được Ban giám đốc công ty cùng các cán bộ nghiệp vụ khéo léo xử lý bằng con đường thoả thuận đàm phán, chưa có một vụ việc nào phải đưa ra trọng tài hoặc toà án kinh tế. Trong công tác giao nhận hàng hoá, công ty luôn giữ được chữ tín đối với khách hàng cũng như các nhà cung ứng, hiện nay, có đến 88 % tổng lượng hàng hoá nhập khẩu của công ty là vận chuyển bằng đường biển ( vì vận chuyển bằng con đường này chi phí thấp và độ an toàn là khá cao); Cảng nhận hàng chủ yếu là cảng Hải Phòng ( chiếm đến 60% tổng klượng hàng nhập), cảng Sài Gòn (30%), các cảng còn lại chỉ chiếm 10%. Điều này cho thấy khách hàng của công ty chủ yếu tập trung ở các khu công nghiệp lớn là Hà Nội, Hải Phòng và Thành phố Hồ Chí Minh, các trung tâm kinh tế này rất xa nhau. Mặc dù vậy, công ty luôn chú tâm, đôn đốc công tác vận chuyển hàng hoá nên luôn luôn đảm bảo được thời hạn giao hàng cũng như chất lượng của hàng hoá. Điều này đã tạo được sự hài lòng tin cậy từ phía khách hàng và các đối tác khác đối với công ty, tạo tiền đề cho những mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài trong thời gian tới. Trong xu hướng khu vực hoá như hiện nay, việc liên kết kinh tế mang tính hệ thống đã ảnh hưởng rất lớn đến các công ty xuất nhập khẩu. Các nước trong cùng khu vực, cùng khối kinh tế được ưu tiên hơn trong lĩnh vực trao đổi thương mại thì cũng đồng nghĩa với việc sẽ gặp nhiều khó khăn hơn khi trao đổi thương mại với các khu vực khác. Việc nước ta ra nhập OPEC, APEC, ASEAN...là những bước ngoặt kinh tế đáng kể, tạo tiền để thuận lợi cho các hoạt động thương mại quốc tế phát triển. Nhờ chính sách mở cửa của nhà nước và uy tín của Tổng công ty than Việt Nam mà công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội trong những năm qua đã tạo lập được những mối quan hệ làm ăn buôn bán với các công ty thương mại, các công ty sản xuất lớn ở nhiều nước trên thế giới như: Công ty Nisshoiwai, Kawasho (Nhật Bản), Sanlotus, Thyssen (Thuỵ Điển ), TongYang ( Trung Quốc)...Trong đó, các công ty của Nhật Bản, Trung Quốc và Nga là những đối tác lớn hơn cả, chiếm đến 67% tổng lượng hàng hoá nhập khẩu của Công ty. Đây là một điều rất đáng tự hào đối với một doanh nghiệp trẻ, chỉ mới hoạt động được hơn 5 năm như công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội. 1.3 Về công tác tiêu thụ hàng nhập khẩu: Như đã nói ở trên, với tư cách là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam, có nhiệm vụ cung cấp và hỗ trợ trang thiết bị công nghiệp phục vụ cho ngành than nên trong những năm trước đây hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là để cung ứng cho thị trường này. Tuy nhiên, trong những năm gần đây do khó khăn chung của nền kinh tế, đặc biệt là ngành than. Là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty đã quyết định mở rộng thị trường ra khỏi phạm vi của ngành với phương châm giữ vững những khách hàng cũ và tăng cường tìm kiếm thêm những cơ hội mới, mở đường cho việc chuyển dịch cơ cấu mặt hàng nhập khẩu từ chỗ chỉ nhập khẩu những hàng hoá, máy móc phục vụ cho nhu cầu khai thác, snả xuất và vận chuyển than đến việc nhập khẩu tất cả cácnguyên nhiên vật liệu, trang thiết bị sản xuất cho tất cả các ngành công nghiệp. Đây là hướng đi rất đúng đắn củ công ty, nó đã đem lại cho công ty những khách hàng mới đầy tiềm năng như công ty gang thép Thái Nguyên, công ty TNHH Cẩm Nguyên, Công ty APP, thép Nam Đô...bên cạnh những khách hàng truyền thống như mỏ than Mạo Khê, Phấn Mễ...và làm cho lợi nhuận của công ty không ngừng tăng lên qua các năm mà đi cùng với nó là tỷ suất lợi nhuận cũng không ngừng được nâng lên, đạt mức trung bình là 10% năm. Đây là một thành công mang tính khích lệ, động viên vô cùng lớn đối với công ty nói riêng và Tổng công ty than Việt Nam nói chung trong việc tìm ra con đường làm ăn có lãi, khắc phục được những khó khăn trong giai đoạn hiện nay. 1.4 Về mặt tổ chức và con người: Qua gần chục năm trưởng thành và phát triển, cơ cấu tổ chức của công ty đã được sắp xếp tương đối phù hợp với quy mô và nhiệm vụ của mình. Các phòng ban có thể phát huy được khả năng của mình, bộ máy thống nhất đảm bảo sự thông suốt từ trên xuống dưới. Với hệ thống tổ chức bộ máy như của công ty như vậy cho phép giám đốc trực tiếp nắm được hoạt động của các phòng chức năng, do đó điều hành được nhanh chóng kịp thời và sát sao. Đánh giá về công tác nhập khẩu ở công ty không thể khôngnói đến nhân tố con người. Với đội ngũ nhân viên trên 90% có trình độ đại học và trên đại học giỏi về ngoại ngữ và đều rất trẻ, luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, chịu khó tìm tòi sáng tạo nhằm đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho doanh nghiệp, biết gắn lợi ích cá nhân mình với lợi ích của tập thể. Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội thực sự đã có một công cụ cạnh tranh vô cùng hữu hiệu đó là yêu tố con người. 2. Những mặt còn tồn tại: Bên cạnh những kết quả tốt nghiệp đã đạt được như đã nói ở trên, trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình công ty cũng gặp phải một số khó khăn sau đây: Về công tác nghiên cứu thị trường. Trong thời gian qua, nhìn chung công tác này là rất tốt. Tuy nhiên nếu nhìn lại thì có thể thấy rằng trong những năm qua, chủng loại mặt hàng kinh doanh của công ty vẫn còn chưa nhiều, quy mô kinh doanh còn chưa lớn, thị trường còn nhỏ hẹp dẫn đến công tác nghiên cứu thị trường đã gặp rất nhiều thuận lợi và vì vậy phòng kinh doanh ( bộ phận nghiên cứu thị trường hiện tại của doanh nghiệp ) mới có điều kiện để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nhưng trong những giai đoạn phát triển tiếp theo này của công ty, khi mà quy mô cũng như chủng loại mặt hàng và thị trường của công ty được mở rộng thì bộ phận này chắc chắn sẽ không đáp ứng được với yêu cầu đòi hỏi của tình hình mới, do đó sẽ gây khó khăn không nhỏ cho công ty trong việc tìm kiếm và khai thác các cơ hội kinh doanh xuất hiện trên thị trường. Về mặt khách hàng của công ty. Những năm gần đây có thể nói công ty đã có thêm được nhiêu khách hàng và nhà cung ứng mới. Song nếu quan sát cả giai đoạn phát triển kể từ khi mới thành lập cho đến nay thì hầu hết các đối tác làm ăn của doanh nghiệp đều là các khách hàng truyền thống, đã có mối quan hệ làm ăn buôn bán từ trước với Tổng công ty than Việt Nam. Công ty mới chỉ bước đầu mở rộng và quan hệ với những đối tác mới. Những đối tác mà uy tín khả năng của họ vẫn là một dấu hỏi lớn đối với công ty, bởi vậy công ty vẫn chưa thể khai thác hết tiềm năng từ những thị trường mới này. Về công tác thanh toán tiền hàng giữa các khách hàng đối với công ty còn nhiều bất cập. Phổ biến nhất là tình trạng các khách hàng nợ đọng kéo dài. (riêng năm 2001 tổng số tiền nợ phải thu của công ty đã lên tới trên 10 tỷ VNĐ). Điều này đã gây khó khăn lớn cho công ty trong công tác huy động vốn cho các hoạt động kinh doanh. Đặc biệt là khi công ty là một doanh nghiệp thương mại, kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá một lĩnh vực luôn cần đến một lượng vốn lưu động lớn. Cũng về vấn đề vốn. Kể từ khi bắt đâu đi vào hoạt động đến nay công ty luôn phải đối đầu với một thực trạng là tỷ lệ vốn chủ sở hữu của công ty trên tổng vốn là rất thấp ( bình quân là 10 %). Tuy số vốn chủ sở hữu này luôn tăng qua các năm song cho đến nay cũng mới chỉ chiếm 15% trên tổng số vốn, phần còn lại là nguồn vốn đi vay. Chính vì vậy, hàng năm công ty luôn phải trả một khoản lãi suất ngân hàng là rất lớn, gât ảnh hưởng đến hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Ngoài những hạn chế trên, còn phải kể đến một hạn chế khác đó là sự phụ thuộc khá lớn của công ty vào Tổng công ty than Việt Nam, trong nhiều trường hợp kinh doanh mua bán trên thương trường do có sự can thiệp quá sâu của Tổng công ty mà hiệu quả kinh doanh bị giảm sút,hoặc không mang lại hiệu quả. Nhiều cơ hội đầu tư hợp tác làm ăn bị bỏ lỡ gây thất thoát cho công ty về mặt lợi nhuận. 3. Nguyên nhân của các tồn tại trên: 3.1. Nguyên nhân khách quan: Nguyên nhân đầu tiên phải kể đến là cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khu vực Đông Nam á vừa qua đã gây tác động không nhỏ đến nền kinh tế của nước ta. Một số đối tác của doanh nghiệp đứng trước những biến động của thị trường đã lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ và dẫn đến giảm khả năng thanh toán tiền hàng với công ty, gây ra tình trạng nợ đọng vốn kéo dài. Trong giai đoạn hiện nay, Tổng công ty than Việt Nam cũng đang đứng trước không ít những khó khăn. Một số đơn vị trực thuộc làm ăn không có hiệu quả dẫn đến nhu cầu về vật tư, trang thiết bị sản xuất của toàn ngành nhìn chung giảm xuống, làm giảm nguồn thu của doanh nghiệp về thị trường này. Và buộc công ty phải phải nghiên cứu triển khai tìm kiếm những thị trường mới vì thế mà gây tốn kém chi phí, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh chung. Công tác thông tin thị trường ở nước ta cho các doanh nghiệp nhà nước còn rất yếu kém, công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập tin tức từ thị trường nước ngoài trong khi những thông tin này là rất quan trọng trong kinh doanh mùa bán quốc tế. Những thông tin chính xác cập nhật như thông tin của các lãnh sứ quán là rất hiếm hoi và cũng khó có thể tiếp nhận được. Các thủ tục hành chính còn nhiều rướm rà, phức tạp, đặc biệt là thủ tục hải quan. Tốc độ thông quan nhập khẩu còn chậm, nhiều lô hàng không giải phóng được trong nhiều ngày, quy trình nghiệp vụ hải quan còn nhiều trùng lặp, việc áp mã thuế, tính thuế vẫn còn chưa thống nhất giữa các cửa khẩu đã gất khó khăn không ít cho các doanh nghiệp. Tờ khai hải quan vẫn còn nhiều điều cần phải chỉnh lược cho đơn giản. Việc hải quan tiến hành sai áp thuế, cưỡng chế tràn lan nhiều khi với những lý do không rõ ràng gây phiền nhiễu với công ty do phải mất công đi lại từng cấp giải quyết để có thể mau chóng giải phóng hàng khỏi các cửa khẩu hải quan. Còn một nguyên nhân khách quan khác gây khó khăn cho hoạt động nhập khẩu của công ty, đó là sự quản lý của Tổng Công ty than Việt Nam. Theo sự quản lý này mỗi khi có hợp đồng nhập khẩu, công ty lại phải lập phương án kinh doanh trình lên Tổng công ty. Sau khi xem xét nếu thấy hợp lý và có lãi, Tổng công ty mới dựa vào hạn ngạch nhà nước cấp mới cho phép công ty nhập lô hàng đó. Hành trình này đã làm kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng nhập khẩu, khó khăn cho công ty trong việc đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. 3.2 Nguyên nhân chủ quan: Tình hình tổ chức bộ máy của công ty trong giai đoạn phát triển mới tỏ ra không còn phù hợp. Công ty vẫn chưa có được một bộ phận chuyên trách về nghiên cứu thị trường, mọi công việc liên quan đến công tác này hiện nay vẫn còn do phòng kinh doanh đảm nhiệm nên dần dần đã mất đi tính hiệu quả vốn có. Xuất phát từ đặc điểm hàng hoá kinh doanh nhập khẩu của công ty là các nguyên vật liệu trang thiết bị phục vụ sản xuất công nghiệp, một lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi ngoài những kiến thức chuyên môn về buôn bán ngoại thương ra còn phải có một vốn kiến thức nhất định về khoa học kỹ thuật, dây chuyền công nghệ. Tuy nhiên cho đến nay, công ty vẫn chỉ dựa vào sự chịu khó tự tìm hiểu của các cán bộ nhân viên mà chưa có các chuyên viên tư vấn về vấn đề này nên nhiều khi bị thiệt thòi trong công tác xây dựng và ký kết hợp đồng, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Hình thức nhập khẩu của công ty còn chưa đa dạng, công ty vẫn chỉ thực hiện nhập khẩu dưới hai hình thức chính là nhập khẩu tự doanh và nhập khẩu uỷ thác. Các hình thức nhập khẩu này tuy đem lại hiệu quả kinh tế rất cao trong những năm qua nhưng không thể phát huy hết tiềm năng vốn có của doanh nghiệp, làm bỏ lỡ không ít cơ hội kiếm được lợi nhuận trên thị trường. Công tác thu hồi vốn của công ty còn nhiều thiếu sót. Trong thời gian gần đây khi sự bảo trợ về vốn của Tổng công ty than Việt Nam có phần giảm đi, công ty phải trực tiếp đương đầu với việc bảo toàn, phát triển và quản lý hiệu quả nguồn vốn của mình. Thu hồi vốn chậm sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác huy động vốn cho các hoạt động kinh doanh, tình trạng này kéo dài sẽ làm mất tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn của công ty và vì thế công ty sẽ không hoàn thành nhiệm vụ đối với Tổng công ty nói riêng và Nhà nước nói chung. Chương III Một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu tại công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội I.Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới: 1. Mục tiêu: Cũng như tất cả các công ty thương mại khác đang hoạt động. Mục tiêu trong thời gian tới của công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội là đảm bảo 3 yêu tố cơ bản là: Lợi nhuận, thế lực và an toàn trong kinh doanh. Lợi nhuận là mục tiêu cuối cùng của các nhà kinh doanh và các doanh nghiệp. Lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng nhất trong các chỉ tiêu, chỉ khi nào tạo ra được lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì mới có thể mở rộng sản xuất kinh doanh, đưa trang thiết bị máy móc, công nghệ tiên tiến vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp muốn có lợi nhuận và nâng cao lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì ngoài nỗ lực của doanh nghiệp cần phải có sự quan tâm của cấp trên, sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các doanh nghiệp, cũng như nhà nước phải đưa ra một cơ chế quản lý phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp có thể phát huy tối đa khả năng của mình. Mặt khác, việc bảo đảm thế lực trong kinh doanh cũng là một vấn để cần thiết trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Thế lực trong kinh doanh là sự chiếm lĩnh thị trường và mở rộng thị trường mục tiêu, thể hiện trong kinh doanh của công ty ở hai điểm: Sự tăng trưởng của số lượng hàng hoá ( tính trong doanh số) và thị trường mà công ty có thể có được; Khả năng liên doanh liên kết và mức độ phụ thuộc của công ty vào các công ty khác trên thị trường. Bên cạnh đó kinh doanh cũng cần phải đảm bảo an toàn, nhất là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, một hình thức kinh doanh chứa đựng nhiều rủi ro và có những trường hợp là bất khả kháng. Kinh doanh xuất nhập khẩu diễn ra trong một không gian rộng lớn vì vậy nó luôn chứa đựng những nguy cơ rủi ro cao, mặc dù đã tính toán kỹ lưỡng nhưng công ty cũng không thể dự kiến được hết những phức tạp của thị trường. Bởi vậy trong quá trình hoạt động của mình công ty cần tìm ra được cho mình một khu vực an toàn, đó là khu vực có độ ổn định về chính trị cao, những lĩnh vực mà công ty có tiềm năng, có thế mạnh lớn, với mục tiêu là hạn chế những xung đột trong khi phân phối, nhầm lẫn trong công tác lựa chọn đối tượng tiếp thị, chậm chễ về thời cơ, lãng phí về tài chính...Tuy nhiên để đảm bảo an toàn, tránh tình trạng phụ thuộc quá nhiều vào một loại loại sản phẩm, một thị trường, công ty thường sử dụng chính sách đa dạng hoá sản phẩm nhập khẩu để tránh rủi ro trong kinh doanh. Việc kinh doanh nhập khẩu vật tư thiết bị ngoài mục tiêu mang lại lợi nhuận cho công ty nó còn mang tính chất phục vụ cho sản xuất vì vậy phải gắn liền việcbán hàng với các biện pháp nhằm tiết kiệm nguyên, nhiên vật liệu, đảm bảo sử dụng trang thiết bị theo đúng quy trình, quy phạm và có cơ sở khoa học kỹ thuật. 2. Phương hướng phát triển của công ty VTX Hà Nột trong thời gian tới: Công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội bắt tay vào xây dựng phương hướng phát triển của mình trong điều kiện tình hình kinh tế trong nước và quốc tế đang đi vào ổn định. Các nước trong khu vực đã khắc phục được cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ Đông Nam á. Nhưng bên cạnh đó, Tổng công ty than Việt Nam cũng như công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ lại có nhiều biến đổi về mặt tổ chức nên đã gây ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động của công ty. Tình hình này luôn đòi hỏi công ty phải chủ động lo việc làm là chính, đồng thời phải hết sức tranh thủ sự đồng tình giúp đỡ của Tổng côngty than Việt Nam cũng như các công ty xí nghiệp thành viên thuộc hoặc không thuộc ngành than nhằm tạo ra nhiều việc làm hơn nữa Đứng trước tình hình này, công ty khẳng định là vẫn tiếp tục thực hiện cơ chế khoán doanh thu, đơn giá tiền lương và chi phí cho các phòng ban và các đơn vị trực thuộc khác để các đơn vị này chủ động hơn trong công việc. Công ty cũng sẽ hoàn thiện quy chế trả lương gắn với doanh thu và chi phí của các đơn vị, đồng thời đề ra các quy định khen thưởng hợp lý để động viên khuyến khích mọi người đóng góp nhiều hơn cho doanh thu của toàn công ty. Trước những thử thách mới, khi phải đối mặt trực tiếp với cơ chế thị trường, trong sự biến động mạnh mẽ về cơ cấu tổ chức của ngành, công ty đã đề ra hướng đi của mình là: Mở rộng và phát triển thị trường từng bước tăng dần doanh thu, trên cơ sở đó phát triển thế lực kinh doanh và nâng cao đời sống cán bộ nhân viên trong toàn công ty. Cụ thể là đồng thời với việc đẩy mạnh các hoạt động uỷ thác xuất nhập khẩu và kinh doanh nhập khẩu tự doanh, công ty cần phát triển các hình thức kinh doanh tổng hợp. Đây là một hướng hoạt động chiến lược của công ty trong thời gian tới. Từ định hướng trên, công ty đã đưa ra kế hoạch hoạt động trong năm 2002 phải đạt được những mục tiêu cụ thể sau đây:  Nhập khẩu : 7000000 USD  Xuất khẩu: 1000000 USD  Doanh thu thuần: 5500000 USD  Lợi nhuận: 700000 USD  Nộp ngân sách nhà nước: 550000USD Đặc biệt đối với công tác nhập khẩu, công ty đã chỉ ra những công việc cụ thể như sau: năm 2002 phải đẩy mạnh hơn nữa hoạt động nhập khẩu và kinh doanh vật tư, máymóc, trang thiết bị trong nước. Làm tốt công tác đấu thầu do Tổng công ty tổ chức để trúng thầu nhập khẩu giá trị lớn. Tìm thêm khách hàng ngoài ngành để nhập khẩu uỷ thác và kinh doanh kể cả đấu thầu nhập khẩu ở ngoài ngành. Đồng thời với nhập khẩu uỷ thác phải chủ động tiến hành kinh doanh một số m ặt hàng cần thiết. Tiêu thụ hết hàng tồn kho, thu hồi nhanh công nợ bằng cách bù trừ qua tổng công ty và trực tiếp đòi nợ để đảm bảo đủ vốn hoạt động. Trong hoạt động nhập khẩu phấn đấu quanh nhanh vòng vốn, không để xảy ra tình trạng công nợ dây dưa kéo dài. Các dịch vụ kinh doanh lớn nhỏ đều được thực hiện để đóng góp vào doanh thu trung của công ty. Đẩy mạnh việc xây dựng một hệ thống đại lý nhằm hỗ trợ cho công tác tiêu thụ sản phẩm nhập khẩu tự doanh. Để khắc phục được những khó khăn chung của toàn ngành nói chung và công ty nói riêng, hiện nay cũng như sau này công ty đề nghị Tổng công ty than Việt Nam có sự phân giao thị phần xuất khẩu than một cách hợp lý để công ty chủ động trong khâu tổ chức giao dịch xuất khẩu than đạt giá trị tối thiểu là 20% tổng kim ngạch xuất khẩu than toàn ngành. Công ty cần tiếp tục đẩy mạnh việc đào tạo lại, đào tạo thêm chuyêm môn, nghiệp vụ ngoại ngữ, trình độ hiểu biết về khoa học kỹ thuật, dây chuyền công nghệ... để đáp ứng kịp thời những đòi hỏi phát triển của công ty hiện nay cũng như về sau này. Công ty cũng cần tiếp tục đầu tư, xây dựng và phát triển thành một trong những công ty thương mại mạnh của ngành than, phục vụ đắc lực nhất có thể cho sự phát triển của toàn ngành. Đồng thời đẩy mạnh công tác xuất khẩu lao động và đào tạo quốc tế, phát triển các hình thức liên doanh liên kết đầu tư sản xuất với các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Đẩy mạnh kinh doanh trong nước và kinh doanh xuất nhập khẩu đa ngành. Về công tác xuất nhập khẩu vật tư, trang thiết bị : Đây là hoạt động lớn nhất của công ty. Hoạt động này không những phục vụ sản xuất của ngành than mà còn phục vụ sản xuất ở các ngành kinh tế khác, do vậy công ty cần phải được Tổng công ty điều phối một cách hợp lý các đơn nhập khẩu để công ty thực hiện được giá trị nhập khẩu phục vụ ngành than tối thiểu bằng 50% tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu phục vụ ngành. Nhìn chung trong công tác nhập khẩu uỷ thác cũng như nhập khẩu tự doanh từ nay về sau là rất khó khăn, do vậy đòi hỏi các cán bộ làm công tác nhập khẩu phải tinh thông nghề nghiệp đồng thời phải nắm chắc nhu cầu thiết yếu về vật tư, máy móc thiết bị của các đơn vị thành viên và các đơn vị ngoài ngành, có quan hệ tốt với các khách hàng trong và ngoài ngành để tăng cường hiệu quả của công tác nhập khẩu. Mặt khác phải có cơ chế khen thưởng hợp lý để khuyến khích động viên kịp thời những cá nhân có nhiều đóng góp cho hoạt động kinh doanh của Công ty. II. một số biện pháp chủ yêu nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu ở công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội: 1. Thu hút tận dụng một cách có hiệu quả mọi nguồn vốn: Trong cơ chế thị trường, việc nhập khẩu vật tư, máy móc, trang thiết bị cũng như mọi hàng hoá khác đều tính theo giá cả quốc tế và thanh toán bằng ngoại tệ. Do vậy, các hợp đồng đều phải dựa trên các lợi ích và hiệu quả kinh tế để quyết định xem có nên thực hiện hợp đồng hay không. Muốn có hiệu quả kinh tế thì sưt dụng vốn phải đạt hiệu quả cao. Đây là yêu cầu cấp bách trong điều kiện nhu cầu nhập khẩu máy móc thì cao trong khi vốn cho nhập khẩu thì lại hạn hẹp. Vậy để dạt được hiệu quả sử dụng vốn cao thì công ty phải làm tốt công tác quản lý vốn, cụ thể là:  Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, tín dụng nhà nước  Tính toán các khả năng lỗ lãi, thời gian thu hồivốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước các rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa.  Kết hợp chặt chẽ sự vận động của vốn và hàng hoá lưu thông. Vốn của công ty thiết bị bao gồm cả vốn lưu động và vốn cố định. Công ty thiết bị là một công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu nên lượng vốn lưu thông trong kinh doanh là tương đối lớn. Chính vì vậy, nếu công ty nâng cao hiệu quả sử dụng vốn thì chắc chắn hiệu quả kinh doanh của công ty sẽ được nâng lên.  Vốn lưu động là do sự hợp thành của tài sản lưu động và vốn lưu động biểu hiện bằng tiền. Với loại vốn này, công ty thực hiện các biện pháp sau:  Tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá để không cần tăng lượng vốn lưu thông mà vẫn tăng được hiệu quả sử dụng vốn  Cần lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn tránh tình trạng ứ đọng vốn hay dây dưa công nợ trong thanh toán tiền hàng.  Tận dụng vốn của chủ đầu tư trong nhập khẩu uỷ thác bằng cách yêu cầu họ chuyển tiền đúng hạn, như vậy sẽ tiết kiệm được vốn của công ty vào các dự án nhập khẩu tự doanh. Tuy nhiên cũng không nên yêu cầu chủ đầu tư đặt cọc khoản tiền lớn để thực hiện hợp đồng với các bạn hàng quen thuộc mà công ty có thể sử dụng ngay vốn của mình đứng ra thực hiện hợp đồng, sau đó mới yêu cầu bạn hàng thanh toán. Như vậy, công ty sẽ tăng được sức cạnh tranh của mình trên thị trường.  Đẩy mạnh xuất khẩu để tăng lượng vốn lưu động phục vụ nhập khẩu. Ngoài ra còn phải quản lý đối tượng hàng hoá dự trữ, thanh lý kịp thời hàng ứ đọng, hàng tồn kho để giải phóng vốn.  Để nhập khẩu máy móc thiết bị có hiệu quả trong khi lượng vốn của công ty có hạn, công ty cần phải tận dụng triệt để nguồn vốn vay từ các ngân hàng, các tổ chức tài chính với lãi suất ưu đãi  Vốn cố định là vốn đầu tư vào tài sản cố định của công ty. Vốn cố định của công ty thiết bị khôngnhiều. Do vậy công ty cần:  Tăng tỷ trọng tài sản cố định trong kinh doanh, giảm tỷ trọng tài sản cố định chờ thanh lý.  Phải thường xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn  Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởngđến sử dụng vốn để kịp thời đưa ra các phương án đối phó thích hợp.  Thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất đôi với quá trình sử dụng vốn  Khi bỏ vốn ra kinh doanh phải xây dựng được các phương án kinh doanh để đảm nhận hiệu quả sử dụng vốn cao. 2. Nghiên cứu thị trường : Trong cơ chế thị trường, bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải gắn liền với nhu cầu của thị trường. Sự tồn tại của doanh nghiệp luôn gắn liền với việc nắm chắc các nhu cầu đó, đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết. Đối với thị trường nhập khẩu, nếu như trước đây việc nghiên cứu thị trường là không quan trọng vì nhập khẩu được tiến hành theo nghị định thư của nhà nước, bạn hàng là do nhà nước quy định. Khi chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập. Công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ đã phải tự tìm kiếm bạn hàng để giao dịch. Đối với thị trường trong nước, sau những năm qua công ty mới chỉ chú trọng vào việc phục vụ các nhu cầu trong ngành cho nên công tác nghiên cứu thị trường nhìn chung là chưa được đầu tư thoả đáng. Hiện nay ở công ty, công tác nghiên cứu thị trường vẫn do phòng kinh doanh đảm nhận nên việc thu thập, xử lý các thông tin thị trường gặp phải rất nhiều khó khăn, nhiều khi thông tin nhận được không thực sự chính xác hay đã không còn mang tính cập nhật nên không đem lại hiệu quả như mong muốn. Để khắc phục được tình trạng trên, công ty nên thành lập một phong chuyên trách về các vấn đề liênquan đến thị trường, đảm nhận những chức năng sau:  Nghiên cứu thị trường : bao gồm cả thị trường trong nước, ngoài nước, thị trường trong và ngoài ngành than.  Tham mưu cho Ban giám đốc công ty cũng như các phòng ban chức năng những vấn đề có liên quan đến thị trường  Tuyên truyền, quảng cáo...để nâng cao uy tín của công ty  Giúp cho công ty tìm được bạn hàng mới, mở rộng thị trường , chủ động ký kết hợp đồng với các hãng sản xuất trực tiếp, hạn chế phải giao dịch với các dại diện trung gian, giảm bớt các chi phí không cần thiết Như chúng ta đã biết, mọi đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu đều coi công việc đầu tiên của mình là tìm hiểu thị trường. Đối với công ty thì công vịêc này là vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Việc nghiên cứu thị trường phải giải đáp được những vấn đề sau:  Tình hình kinh tế xã hội ở nước ta và các nước trên khu vực cũng như toàn thế giới.  Luật pháp thương mại quốc tế và các chính sách bảo hộ mậu dịch của ta và các nước trên thế giới.  Giá cả hàng hoá công ty đang kinh doanh trên thị trường thế giới Trong quá trình điều tra nghiên cứu thị trường, công ty có thể thu thập thông tin từ các nguồn sau: Các tạp chí thương mại quốc tế, tạp chí giá cả thị trường, các thông tin từ bộ thương mại, ngân hàng, tổng cục thống kê, đại sứ quán các nước hoặc có thể mua thông tin từ các văn phòng tư vấn trong và ngoài nước... Ngoài ra công ty cần phải xác định được đâu là thị trường trọng điểm. Xác định được đúng thị trường trọng điểm sẽ giúp công ty xuất nhập được một lượng hàng hoá lớn thường xuyên với giá cả ổn định, khả năng thanh toán thuận lợi. Đối với những thị trường quan trọng, công ty cần có đại diện và các đại diện này phải luôn thông báo theo định kỳ các thông tin về thị trường, báo cáo thường xuyên cho công ty những cơ hội mà công ty có khả năng thực hiện được cũng như thái độ của người tiêu dùng với mặt hàng mà công ty đang kinh doanh. Điều quan trọng là công ty phải thiết lập được mối quan hệ trao đổi thông tin giữa công ty với các đối tác nước ngoài để kịp thời nắm bắt được tình hình xuất nhập khẩu hàng hoá của các đối tác mà công ty có quan hệ làm ăn. Đồng thời , khi thu thập thông tin công ty cũng cần phải chú trọng:  Thông tin phải cập nhật, kịp thời chính xác và đầy đủ.  Thông tin phải dễ hiểu, dễ nắm bắt và phản ánh đúng đối tượng nghiên cứu Công tác thông tin và tiếp cận thị trường phải được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục. Quá trình xử lý thông tin phải nhanh nhậy, chính xác, loại bỏ kịp thời những thông tin nhiễu...phục vụ đắc lực cho công tác lập kế hoạch kinh doanh của công ty, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩu, tạo ra thời cơ thuận lợi cho công ty đẩy mạnh hoạt động kinh doanh. Để tiếp cận được với khách hàng và tiêu thụ được hàng hoá một cách nhanh chóng, công ty cần tổ chức kiện toàn công tác tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá đến tận nơi có nhu cầu, bên cạnh đó cần kết hợp với các biện pháp tuyên truyền quảng cáo...nhằm mục đích truyền đạt nhiều thông tin về hàng hoá doanh nghiệp đến với khách hàng, thiết lập các quan hệ tốt và tín nhiệm với các tổ chức đơn vị đặt hàng trong và ngoài nước nhằm tạo ra bạn hàng quen thuộc, làm ăn lâu dài với công ty qua đó nâng cao được kim ngạch nhập khẩu. Củng cố và giữ vững mối quan hệ với bạn hàng,khách hàng cũ. Trong cơ chế cạnh tranh này, có được bạn hàng mới đã khó, nhưng giữ được quan hệ với các bạn hàng đã hiểu nhau và có uy tín còn khó hơn nữa. Điều cốt yếu để dành chiến thắng trên thương trường hiện nay làsự tin tưởng, sự giúp đỡ lẫn nhau của các bạn hàng trong kinh doanh. Đó là chỗ dựa tin cậy trong hoạt động, muốn được như vậy thì phong cách làm ăn, cách xử sự của công ty phải thể hiện chữ tín là giúp và bảo vệ lợi ích của bạn hàng, không vì lợi ích trước mắt mà bỏ đi công sức đã gây dựng được một mối làm ăn lâu dài. Việc tận dụng các quan hệ cũ để tiếp tục xây dựng quan hệ mới là công việc dễ dàng hơn nhiều so với việc trực tiếp xây dựng các quan hệ mới. Tuy nhiên, cũng cần đánh giá tương lai, triển vọng của các bạn hàng từ đó tập trung coi trọng mối quan hệ nào đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh kể cả về hiện tại cũng như lâu dài. Đối với hoạt động nhập khẩu của công ty, người bán hàng là người nước ngoài trong cơ chế mua dễ bán khó thì việc tìm người bán là không khó, nhưng việc nắm bắt và tìm hiểu họ là rất khó khăn vì ở xa cánh nhau. Mặt khác người mua hàng là các doanh nghiệp, người tiêu dùng trong nước nên công ty có thể tìm hiểu kỹ, dễ dàng nhưng tìm được người mua là rất khó. Khi tìm hiểu một bạn hàng công ty cần phải nắm rõ:  Loại hình của doanh nghiệp, đã thành lập lâu chưa, ai là người chịu trách nhiệm trong quan hệ kinh doanh với công ty  Uy tín và tiếng tăm của họ như thế nào,họ đã làm ăn với công ty chưa  Thực trạng kinh doanh của họ hiện nay, về vốn cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống đại lý bán hàng...  Mặt hàng kinh doanh chính của họ là gì, có phù hợp với những mặt hàng họ đặt mua của doanh nghiệp không. 3. Đào tạo nâng cao, đào tạo lại kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cho các cán bộ của công ty: Xuất phát từ chủ trương hội nhập và toàn cầu hoá, yêu tố con người lại càng trở nên quan trọng. Do vậy công tác đào tạo đội ngũ cán bộ có đủ năng lực trình độ nhằm đáp ứng các đòi hỏi của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước là chiến lược và cũng là nhiệm vụ hàng đầu. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động nhập khẩu hàng hoá có nhiều phức tạp, những thay đổi về các tập quán, các thông lệ quốc tế, các điều khoản giao dịch thường xuyên diến ra...đòi hỏi các cán bộ nhân viên công ty cần phải hết sức nhanh nhậy cũng như phải luôn học hỏi, thu thập thêm các kiến thức mới nhất liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hoá. Vì vậy nhiệm vụ của các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu là phải cập nhật đầy đủ các văn bản,nghị định, hướng dẫn, thông tư...một cách chính xác và kịp thời như một bộ phận pháp chế trong công ty. Đào tạo nâng cao công tác nhập khẩu hàng từ việc chuẩn bị hồ sơ ban đầu phù hợp với các quy định của nhà nước để kịp thời làm thủ tục với cảng, Hải quan và các cơ quan có liên quan đến quá trình tiếp nhận vận tải hàng hoá về kho của công ty hay kho của bên uỷ thác. vì hình thức nhập khẩu của Công ty là khá đa dạng, các hình thức và cước phí vận tải là rất phong phú buộc các chuyên viên làm công tác giao nhận phải có nhiều mối quan hệ và các nghiệp vụ vận tải chu đáo. Đào tạo nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hoá. Việc giao nhận hàng hoá phải được tiến hành đúng như những điều khoản có trong hợp đồng tránh tình trạng hàng hoá bị hư hỏng, mất mát,thiếu vỡ, bị lưu giữ tại cảng... Vì biên bản giao nhận là một trong những chứng từ có giá trị thanh toán nên chuyên viên nhận hàng phải được đào tạo nghiệp vụ tốt để làm thế nào nhận được hàng trong tình trạng tốt, vận đơn hoàn hảo. Như thế mới có thể thanh toán, nhanh chóng giao hàng cho khách, thu tiền về, quay vòng vốn nhanh. Thêm vào đó, nhằm khai thác và sử dụng hết năng lực của từng cá nhân, phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của mình, công ty cần có những biện pháp sau: Tạo động cơ: đây là công việc hết sức quan trọng, để làm được điều này đòi hỏi lãnh đạo công ty thiết bị phải có được nghệ thuật quản trị nhân lực, người lãnh đạo phải nắm và hiểu rõ mục đích nguyên nhân làm việc của từng cá nhân, với mỗi cá nhân thì động cơ làm việc là hiệu quả công việc là khác nhau. Lãnh đạo phải hiểu được nhân viên của mình, biết được sở trường, sở đoản của họ để từ đó có thể bố trí giao việc một cách thích hợp. Để khuyên khích thúc đầy hoạt động tìm kiếm bạn hàng trong toàn công ty, Ban giám đốc công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội nên áp dụng chính sách khen thưởng đối với bất cứ ai có công giới thiệu bạn hàng, khách hàng cho công ty mình. Khen thưởng hợp lý đối với các phòng ban, cá nhân có thành tích trong kinh doanh, đem lại lợi ích cho công ty. Tạo môi trường làm việc tốt: Công ty cần chú trọng đến những biện pháp và chính sách tạo điều kiện làm việc và môi trường làm việc tốt, hiện đại hóa các trang thiết bị thông tin, bổ sung các trang thiết bị làm việc hiện đại, như đâu tư vào thiết bị văn phòng, nâng cấp máy vi tính, bàn ghế... Thu nhập: thu nhập là một yếu tố rất quan trọng, thúc đầy các cá nhân làm việc tốt. Chính vì vậy công ty cần nghiên cứu quy chế tiền lương trong khoán quản kinh doanh, sản xuất dịch vụ cho các bộ phận trực tiếp nhằm khuyên khích người lao động có hiệu quả. 4. Xác định cơ cấu mặt hàng nhập khẩu cho phù hợp: Trong kinh doanh thương mại, nhất là nhập khẩu máy móc thiết bị không thể tách rời mặt hàngvới thị trường vì chúng là hai mặt của mộtvấn đề. Nhưng để xác định được cơ cấu mặt hàng nhập khẩu phủ hợp, theo hướng tiến bộ và có hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Hiện nay, công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội đang thực hiện nhập khẩu đa dạng hoá các mặt hàng để giảm bớt rủi ro trong kinh doanh. Tuy nhiên điều đó vẫn chưa đủ vì thị trường trong nước luôn có những biến động, cơ hội kinh doanh luôn xuất hiện trên thị trường. Nếu như sự năng động nhạy bén trong công ty được kết hợp với việc nghiên cứu thị trường một cách khoa học và kỹ lưỡng sẽ đem lại cho côngty nhiều cơ hội hấp dẫn trong hoạt động nhập khẩu hơn nữa. Đa dạng hoá mặt hàng giúp cho công ty đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu thị trường, đồng thời nâng cao được tên tuổi, địa vị uy tín của côngty. Như vậy đối với những mặt hàng được coi là truyền thống cần có sự đổi mới, nắm bắt được tình hình, đón trước nhu cầu thị trường để đảm bảo việc nhập khẩu được liên tục, tránh việc đánh mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh. Cần chú ý rằng một sản phẩm được cải tiến cũng có thể coi là một sản phẩm mới. Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc tìm kiếm thời cơ hấp dẫn trong kinh doanh. Hiện nay do tình trạng thiếu vốn, hình thức nhập khẩu uỷ thác, nhập khẩu đại lý bán hàng độc quyền, nhập khẩu đổi hàng là rất phù hợp. Trong đó hình thức nhập khẩu đổi hàng nên được công ty chú trọng quan tâm trong tương lai. Hình thức này có thể đem lại lợi nhuận kép ( lợi nhuận từ hoạt động nhập khẩu và lợi nhuận từ hoạt động xuất khẩu ) và rủi ro giữa hoạt động nhập khẩu xuất khẩu cũng được chia sẻ. Mặt khác hình thức này cúng tránh được những rủi ro trong thanh toán quốc tế. Tóm lại, việc đa dạng hoá mặt hàng nhập khẩu sẽ giúp công ty phân tán được rủi ro, đảm bảo lợi nhuận bình quân trong toàn bộ hoạt động kinh doanh nhập khẩu. 5. Tổ chức tốt công tác bán hàng nhập khẩu : Như đã biết, việc tiêu thụ máy móc thiết bị sau khi nhập khẩu là vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu vì suy cho cùng mọi bước của phương án kinh doanh đều được thực hiện tốt mà để khâu bán hàng bị trục trặc thì coi như thương vụ thất bại. Vì vậy, làm thế nào để nhanh chóng bán được hàng, tăng nhanh vòng vốn nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả cho quá trình hoạt động là những mong muốn, trăn trở không chỉ đối với riêng doanh nghiệp nào. Đây là nhiệm vụ không của riêng bất cứ bộ phận nào mà là của tất cả mọi người làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá trong công ty. Ngay từ khi lập phương án kinh doanh, công ty đã phải xác định được hàng hoá nhập về là để bán cho ai, bằng hình thức nào, bán trả chậm trong thời hạn là bao lâu hay là thanh toán ngay. Bên cạnh đó để tăng cường hiệu quả của hoạt động bán hàng, công ty cần có sự quản lý phối hợp chặt chẽ, xây dựng những chương trình marketing phù hợp với từng thị trường từng khu vực. áp ụng các biện pháp xúc tiến, hỗ trợ các dịch vụ trước, trong và sau khi bán hàng. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà công ty có thể áp dụng các biện pháp như: Quảng cáo, bán trả góp với lãi suất thấp, bán chính sách thưởng, phát hành tài liệu về hàng hoá đó, bán thử sản phẩm... Công tác kinh doanh phải chủ động kết hợp giữa đầu vào và đâu ra, giải quyết nhanh và tại chỗ những công việc cụ thể...Vì vậy, làm nảy sinh nhu cầu phải mở cửa một số đại diện của mình ở các trung tâm kinh tế thương mại lớn trong nước cũng như ở nước ngoài để đáp ứng yêu cầu kinh doanh trong tình hình mới. 6. Giảm chi phí kinh doanh: Tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá nhằm giảm chi phí lưu kho, chi phí bẳo quản hàng hoá, chi phí thuê kho bãi... Lựa chọn phương án kinh doanh phù hợp, thanh toán là giai đoạn cần thiết của quá trình thực hiện hợp đồng, đảm bảo cho công ty thu hồi vốn nhanh để bảo toàn vốn và kinh doanh có lãi, nhằm tái đầu tư mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh. Trong nhiều trường hợp sau khi giao dịch mua bán hàng hoá, có một số khách hàng đã không thanh toán cho công ty theo thời gian quy định của hợp đồng. Điều này đã làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Do vậy khi ký kết hợp đồng công ty cần chú trọng hơn đến thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán. Đồng thời công ty cũng cần chú ý cải tiến công tác thanh toán bằng L/C khi sử dụng hình thức đặt cọc với những lô hàng nhập khẩu có giá trị lớn. Công ty có thể yêu cầu ngân hàng bảo lãnh cho số tiền đặt cọc để tránh những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thanh toán. Tận dụng vốn của chủ đầu tư trong nhập khẩu uỷ thác bằng cách yêue cầu họ chyuển tiền đúng hạn, từ đó tiết kiệm tiền của công ty, điều này yêu cầu sử dụng linh hoạt đối với từng bạn hàng để tăng sức cạnh tranh. Tính toán chính xác lượng hàng hoá cần nhập khẩu, tránh tình trạng nhập thừa, gây ứ đọng hàng hoá, chậm lưu chuyển nguồn vốn. Ngoài ra cần quản lý tốt hàng dự trữ và thanh lý kịp thời những hàng hoá tồn đọng. 7. Điều chỉnh cơ cấu tổ chức, cơ cấu nhân sự: Trước mắt cần xây dựng thêm một bộ phận chuyên trách về thị trường (Phòng Marketing) làm công tác về nghiên cứu thị trường và chăm sóc khách hàng. Chấm dứt tình trạng gộp các công việc này vào nhiệm vụ của phòng kinh doanh gây nên tình trạng quá tải của phòng này, hơn nữa công tác nghiên cứu thị trường cũng sẽ không đạt được hiệu quả cao nhất. Tiếp tục mô hình tổ chức gọn nhẹ như trước đây của công ty, phát huy quyền chủ động sáng tạo của từng bộ phận cũng như của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty, dựa trên nguyên tắc: Công ty quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh và tài chính của công ty Trao quyền chủ động cho các đơn vị, bộ phận trong việc tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời quy định chặt chẽ nghĩa vụ đóng góp tài chính của các bộ phận đối với công ty. Công ty cần tạo ra những công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, ra các quy chế khuyến khích vật chất cũng như những nguyên tắc xử lý mọi trường hợp sai phạm. Mạnh dạn cắt bỏ những cá nhân yếu kém, thiếu năng lực để dần chọn ra được một đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, trình độ với chuyên môn giỏi, nghiệp vụ tốt có trách nhiệm cũng như có tính sáng tạo trong công việc phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay. Để theo kịp sự phát triển của xã hội cũng như đòi hỏi của công việc trong cơ chế thị trường hiện nay. Công ty cần coi trọng đến cả trình độ ngoại ngữ, sự hiểu biết về nhiều lĩnh vực của nhân viên...Điều này là thế mạnh của đội ngũ nhân viên trẻ. Do vậy công ty nên tiếp tục trẻ hoá đội ngũ cán bộ nhân viên của mình, kết hợp với sự kèm cặp chỉ bảo của lớp người đi trước nhằm xây dựng một đội ngũ kế cận có đủ năng lực trình độ đáp ứng đòi hỏi của thị trường trong những giai đoạn tiếp theo. Phần kết luận. Đất nước ta đang trong thời kỳ chuyển đổi cơ cấu kinh tế và bắt đầu phát triển đi lên. Tuy vậy trong cơ chế thị trường, hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng không thể tránh khỏi những khó khăn vướng mắc ban đầu. Do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải cùng với nhà nước và các cơ quan chức năng cố gắng hơn nữa để thúc đẩy quá trình sản xuất và lưu thông hàng hoá phát triển, đưa đất nước tiến nhanh trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Công ty vật tư, vận tải và xếp dỡ chi nhánh tại hà Nội là một trong những doanh nghiệp thành viên được đánh giá là làm ăn có hiệu quả nhất trong tổng công ty. Trong những năm qua công ty đã đạt những kết quả đáng khích lệ, đóng góp không nhỏ vào kết quả chung của ngành than, đặc biệt là hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty đã góp phần đảm bảo cho ngành có thể duy trì được sự ổn định của quá trình sản xuất. Tuy nhiên so với những yêu cầu của đất nước trong thời kỳ đổi mới thì những thành tích trên vẫn còn khiêm tốn. Nhưng chúng ta có thẻ khẳng định được rằng: Nếu phát huy những thành tựu đã đạt được cũng như khắc phục những mặt còn tồn tại, cùng với sự nỗ lực cố gắng hết mình của đội ngũ cán bộ trong công ty, chi nhánh công ty vật tư vận tải và xếp dỡ tại Hà Nội sẽ hoàn thành các mục tiêu đề ra trong thời gian tới. Với đề tài “ Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu tại công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ - Chi nhánh tại Hà Nội ”, em mong muốn được cùng nhiên cứu, trao đổi cũng như đóng góp một số ý kiến của mình vào định hướng phát triển kinh doanh mà công ty đang dự định triển khai trong thời gian tới. Một lần nữa em xin bầy tỏ lòng cảm ơn chân thành đến cô giáo Tiến Sỹ Phan Tố Uyên cũng như các cán bộ nhân viên của Công ty vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội, những người đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ để em có thể hoàn thành tốt bài viết này ! Tài liệu tham khảo: 1. Giáo trình thương mại quốc tế 2. Quản trị kinh doanh thương mại 3. Báo kinh tế phát triển 4. Báo thương mại 5. Quản trị doanh nghiệp thương mại 6. Luận văn các khoá 39, 38 và các chuyên đề 7. Giáo trình kinh tế thương mại 8. Báo thương nghiệp 9. Các báo cáo kinh doanh của Công ty Vật tư, vận tải & xếp dỡ Hà Nội 10. Giáo trình quản trị kinh doanh quốc tế 11. Các tài liệu khác.