Các mặt hàng phục vụ cho an ninh quốc phòng nên được hưởng những chế độ
ưu đãi nhất định. Nêncó chính sách thuế đặc biệt đối với hàng quốc phòng, có thể
miễn hoặc giảm 100% để khuyến khích sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quân
sự trong thời bình hiện nay.
71 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 2286 | Lượt tải: 3
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Một số vấn đề công tác quản trị vật tư tại công ty Cơ khí Z 179, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ể thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư, công ty đã xây dựng hệ
thống kho căn cứ vào công dụng của kho:
- Kho vật liệu chính: thép, gang, đồng…
- Kho vật liệu phụ: các loại que hàn, vòng bi, dây đai…
- Kho dụng cụ: dụng cụ đo, dụng cụ cắt…
- Kho cơ điện: than, dầu, điện…
- Kho bán thành phẩm
- Kho thành phẩm
- Kho phế liệu
Việc tổ chức sắp xếp ở mỗi kho có sự khác nhau cơ bản, tuỳ thuộc vào số lượng,
chủng loại vật tư chứa trong kho. Mỗi kho có một thủ kho và một đội bảo quản từ
1 đến 3 người, tuỳ thuộc vào đặc điểm lớn nhỏ và tính chất quan trọng của vật tư
trong kho.
Nhìn chung, công tác bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu trong kho tại công ty cơ
khí Z179 như hiện nay là phù hợp với tình hình vật tư và tình hình sản xuất kinh
doanh của công ty. Công tác bảo quản và sắp xếp kho hợp lý giúp cho dòng vật tư
từ kho đến phân xưởng sản xuất được nhanh chóng và dễ dàng hơn.
5. Công tác cấp phát vật tư
Công tác tổ chức cấp phát vật tư ở công ty cơ khí Z179 không chỉ được tiến
hành theo hình thức hạn mức mà còn cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát vật
tư theo yêu cầu được thực hiện đối với các loại vật tư phục vụ cho việc sản xuất
các mặt hàng Quốc phòng theo chỉ tiêu của Bộ giao. Hình thức cấp phát này chủ
yếu dựa vào yêu cầu của các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế
hoạch vật tư. Đối chiếu với lượng vật tư có trong kho, căn cứ vào hệ thống định
mức và nhiệm vụ được giao, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp phát cho các
phân xưởng sản xuất lên kho lĩnh vật tư.
38
Còn đối với các loại vật tư sử dụng trong việc sản xuất các mặt hàng kinh tế,
công ty lại tiến hành cấp phát theo hình thức hạn mức. Theo hình thức này, phòng
Kế hoạch – Vật tư căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kì kế hoạch và
tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp định mức hàng tháng, giao cho phân
xưởng sản xuất và thủ kho căn cứ vào phiếu đó chuẩn bị định kì và cấp phát số
lượng ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo định mức của công ty không những
quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động
cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên
vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì
kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch của mình, còn trong
trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì đến sản phẩm thì coi như
đã có thành tích tiết kiệm vật tư và được khấu trừ vào hạn mức tháng sau và được
thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó.
Để cấp phát vật tư cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực
tiếp lên phòng Kế hoạch – Vặtt viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã được kí nhận đó
trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số
lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thường, trong từng kì sản
xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế
hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó,
giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật tư yêu cầu thực
hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ sung cho
các phân xưởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xưởng. Các phân xưởng
thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất
đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra.
39
40
Mẫu lệnh sản xuất
TỔNG CỤC CÔNG NGHIỆP QP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
NHÀ MÁY Z179 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-:- ---------------------
Số: /KH Ngày … tháng … năm …
LỆNH SẢN XUẤT
-Căn cứ nhiệm vụ sản xuất:…………………………………………..
-Đơn vị thực hiện:………………………………………………….....
-Thời gian hoàn thành:………………………………………………..
Đơn giá TT Nội dung công việc ĐVT Số lượng
Vật tư Lương TBCN CP khác Cộng
Người nhận Người lập biểu PHÒNG KẾ HOẠCH GIÁM ĐỐC
(Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên và đóng
dấu)
41
Do đặc điểm vật tư sản xuất của công ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ dàng
mua được trên thị trường nên công ty sử dụng phương pháp xuất kho “nhập trước
xuất trước”. Khi tiến hành công tác cấp phát vật tư, mọi thủ tục giấy tờ phải được
thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỉ luật cao trong sản xuất cũng như
điều hành. Hoá đơn xuất kho vật tư bao gồm 4 liên, trong đó:
*1 liên lưu kho
*1 liên kho giữ
*1 liên phân xưởng giữ
*1 liên chuyển sang phòng tài chính
42
Mẫu phiếu xuất kho
Đơn vị:………. Mẫu số: 02 – VT
Địa chỉ:…........ Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài Chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng…năm…
Nợ……… Số:……
Có………
-Họ tên người nhận hàng………………………Địa chỉ (bộ phận)……………
-Lý do xuất kho:………………………………………………………………
-Xuất tại kho:…………………………………………………………………
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất VT
(SP, HH)
Mã số ĐVT Số lượng Đơn
giá
Thành
tiền
Theo chứng
từ
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
………
………
………
………..
………..
.…
….
….
…
…
….
…………
…………
…………
……
……
……..
…..
…..
…..
………
………
………
Cộng
Cộng thành tiền (bằng chữ):………………………………………………..
Xuất, ngày … tháng … năm …
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
(Kí tên, đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí
tên)
43
Công tác cấp phát vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất tại công ty cơ khí Z179
luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân
xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình. Từ đó, nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh trong toàn công ty.
6. Công tác thống kê, kiểm kê vật tư
Tại công ty cơ khí Z179, công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng
vật tư được tiến ra thường xuyên và liên tục. Các cán bộ vật tư đều nhận thức được
tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê vật tư nên thực hiện rất nghiêm túc
công tác này.
Vật tư cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ
quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục
đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào
việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỉ luật công nghệ, không
tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn
đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu
phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư,
tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến kinh tế doanh
nghiệp.
Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ vật tư tại công ty cơ khí Z179
đều liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại các
phân xưởng sản xuất để từ đó tìm ra và hạn chế được các nguyên nhân gây ra tình
trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp
lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công
nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Phòng Kế hoạch vật tư là
người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số
vật tư cho phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu
dùng vật tư trong toàn công ty.
Khi vật tư đến từng phân xưởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản
và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng, mỗi tổ nhận vật tư sản xuất
44
phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát, thiếu hụt vật tư.
Trường hợp công nhân sản xuất phát hiện thiếu hay thừa vật tư đều phải báo cáo
ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề
gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tuỳ theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn
nếu phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều vật tư
thì cán bộ vật tư có quyết định thưởng trên % giá trị vật tư tiết kiệm được.
Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ
sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các
phân xưởng sử dụng, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng vật tư mà còn
tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật tư ở từng phân xưởng và từng công
nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra
các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế.
Một số tài liệu thường được sử dụng trong công tác kiểm kê, thống kê, theo dõi
tình hình sử dụng vật tư là: phiếu xuất vật tư theo hạn mức và thẻ kho.
45
Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT
Tên kho………. B an hành theo quyết đinh số 186
TC/CĐKT ngày 14 – 3-
1995
Của bộ tài chính
THẺ KHO
Ngày lập thẻ………….
Tờ sô………………
-Tên nhãn hiệu, quy cách vật
tư………………………………………………………………
-Đơn vị tính………………………………………………………………
-Mã số…………………………………………………………………………………….
Chứng từ Số lượng STT
Số hiệu Ngày tháng
Diễn
giải
Ngày nhập
xuất Nhập Xuất Tồn
Kí xác nhận của
kế toán
A B C D E 1 2 3 4
46
Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức
47
Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT
Tên kho………. Ban hành theo quyết đinh số 186
TC/CĐKT ngày 14 – 3-
1995
Của bộ tài chính
Số:………..
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày … tháng … năm …
Nợ:………..
Có:…………..
Bộ phận sử dụng:………………………
Lý do xuất:…………………………..
Xuất tại kho:…………………………..
Số lượng STT Tên, nhãn
hiệu, qui
cách phẩm
chất VT
Mã
số
Đơn
vị
tính
Hạn mức
được duyệt
trong tháng
Ngày Ngày Ngày Cộng
Đơn
giá
Thành
tiền
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
Cộng
Người
nhận kí
Ngày … tháng … năm…
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
(Kí tên) (Kí tên) (Kí
tên)
48
7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm
Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một bộ phận trong công tác quản trị
nguồn vật tư tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng như các công ty cơ khí khác, công
ty cơ khí Z179 chuyên sản xuất các sản phẩm mà đặc thù sản xuất của nó là giá trị
phế liệu phế phẩm không quá lớn, tỉ lệ sai hỏng chỉ khoảng 0.05%. Mặc dù vậy,
công ty vẫn rất chú trọng đến công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế
liệu có thể tái chế sử dụng hay là không.
Khi kết thúc quá trình sản xuất, công nhân trực tiếp sản xuất thực hiện công
việc thu gom các nguyên vật liệu còn thừa sau khi hoàn thành sản phẩm, đồng thời
loại bỏ những sản phẩm, những chi tiết bị hỏng, không đạt đúng các yêu cầu kĩ
thuật như trong bản vẽ thiết kế. Sau đó tiến hành phân loại thành phế phẩm, phế
liệu có thể tái sử dụng được và phế liệu không thể sử dụng lại được. Phế liệu
không thể sử dụng lại được, công ty chuyển cho các đơn vị khác có đầy đủ máy
móc thiết bị có thể tái chế lại chứ không vứt đi. Còn đối với các loại phế liệu, phế
phẩm có thể tái sử dụng, công ty thu gom nhập vào kho phế liệu rồi lên kế hoạch
tái chế. Với các thiết bị máy móc chuyên dụng sẵn có, như máy dập ép, máy búa,
lò nhiệt luyện…, công ty thực hiện quá trình tái chế biến đổi phế phẩm, phế liệu từ
loại này sang loại khác cho phù hợp rồi tiến hành sản xuất sản phẩm. Việc tận dụng
phế liệu, phế phẩm được công ty thực hiện khá triệt để. Công ty có hẳn một tổ đúc
và tổ nhiệt luyện với đầy đủ các loại máy móc thiết bị cần thiết để tái chế các loại
phế liệu, phế phẩm sau quá trình sản xuất sản phẩm như phoi, các loại đầu thừa khi
cắt gang, thép, các sản phẩm hỏng…thành những nguyên vật liệu đầu vào cho việc
sản xuất các sản phẩm đơn giản khác. Điều đó giúp công ty giảm được một lượng
đáng kể chi phí sử dụng vật tư, hạ thấp giá thành sản phẩm.
49
Tuy công tác thu hồi phế liệu phế phẩm rất được quan tâm chú ý đến nhưng hầu
hết cán bộ quản lý trong công ty đều mong muốn không phải thực hiện nhiệm vụ
này một cách thường xuyên. Điều đó đồng nghĩa với việc sử dụng vật tư của công
ty là có hiệu quả, đạt được chỉ tiêu định mức tối thiểu đặt ra, làm cho hiệu quả sản
xuất kinh doanh của công ty ngày càng cao hơn. Công ty luôn có chế độ khuyến
khích người lao động tìm tòi, sáng tạo ra các phương thức sản xuất mới, máy móc
thiết bị mới nhằm hạ thấp tỉ lệ sai hỏng sản phẩm và hạ thấp khối lượng phế liệu,
phế phẩm thu hồi được sau mỗi đợt sản xuất.
8. Công tác tính chi phí kinh doanh cho quản trị vật tư
Công tác tính chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nhìn chung là tương đối đầy
đủ và đã có sự tách bạch giữa việc tính chi phí kinh doanh chung và chi phí kinh
doanh cho hoạt động quản trị vật tư. Chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị vật
tư được coi là một phần của công tác tính giá thành sản phẩm. Trước một lệnh sản
xuất bất kì, phòng kế hoạch vật tư thực hiện việc tính chi phí kinh doanh sản xuất
sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi
phí khấu hao thiết bị nhà xưởng, tiền lương của công nhân sản xuất chính, BHYT,
tiền CĐ và các khoản chi phí chung khác. Trong đó có cả phần diễn giải chi phí vật
tư, nhiên liệu riêng. Trong phần này, các chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên
vật liệu phụ, chi phí về kho tàng, điện nước, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản vật tư
hàng hoá đều được tính toán đầy đủ và chính xác. Thông qua đó, phòng kế hoạch
vật tư và phòng kế toán có thể dễ dàng xác định được những chi phí đã bỏ ra trong
kì.
50
TỔNG CỤC CNQP
CT CƠ KHÍ Z179
*** BẢNG KẾ HOẠCH GIÁ THÀNH VÀ GIÁ BÁN SẢN PHẨM
Số: /KH
TÊN SẢN PHẨM…………………………………………………………………..
STT Khoản mục Giá KH Giá thực tế Ghi chú
1 NVL chính + BTP mua ngoài
2 Nhiên liệu
3 VL phụ và CC lao động nhỏ
4 Động lực
5 Khấu hao thiết bị nhà xưởng
6 Tiền lương của CN sản xuất chính
7 BHYT, CPCĐ
8 CP chung
Cộng giá thành đơn vị sản phẩm
9 CP quản lý doanh nghiệp
10 Chi phí bán hàng
11 Các loại thuế
12 Lợi nhuận
Cộng giá bán sản phẩm
51
PHẦN DIỄN GIẢI
I. PHẦN LAO ĐỘNG
Chi tiết Tổng số Tạo phôi Gia công cơ khí Gia công nhiệt
Rèn Đúc Tiện Phay Mài Rà Nguội ủ tôi NL Mạ
II. PHẦN VẬT TƯ, NHIÊN LIỆU
Tên vật tư ĐVT Số
lượng
Giá lẻ Thành
tiền
Ghi chú
Tên vật liệu chính
Tên vật liệu phụ
Tên các công cụ dụng cụ
Các chất bảo quản
Lương bảo quản
Chi phí vận chuyển
Khuyến mại
Giám đốc Trưởng phòng kế hoạch Người lập biểu
(Kí tên và đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên)
52
III. Đánh giá chung về công tác quản trị vật tư của công ty
1. Ưu điểm
Như ta đã biết, đảm bảo tốt vật tư cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số
lượng, chất lượng, đúng quy cách, chủng loại kịp về thời gian và đồng bộ. Điều
này ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc
sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến
hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Tại công
ty cơ khí Z179, công tác quản trị vật tư cho sản xuất đã đạt được một số kết quả
trên các mặt sau:
*Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư
Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng vật tư cho các phân xưởng sản
xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao.
Công ty chủ động tìm các nguồn cung ứng vật tư phù hợp với yêu cầu trong kế
hoạch mua sắm trong kì sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu
chuẩn kĩ thuật của sản phẩm. Công ty đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần
thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn
định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất. Bên cạnh đó, công ty có chính
sách thưởng bằng vật chất đối với cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cán bộ cung
ứng vật tư, khi họ tìm được nguồn cung ứng tốt, ổn định, giá rẻ.
*Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư
Hiện nay, công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng vật tư
tương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm của công ty, hệ thống này ngày càng
được công ty hoàn thiện hơn bằng nhiều phương pháp như tiến hành kiểm kê điều
tra thực tế, hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty. Việc thực hiện công tác
định mức đã được một số kết quả nhất định như một số loại vật tư sử dụng thấp
hơn định mức tiêu dùng góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm.
*Về công tác tổ chức tiếp nhận vật tư
Nhìn chung thì công tác tiếp nhận vật tư tại công ty khá đơn giản và tương đối
thuận tiện, các thủ tục hành chính không quá rườm rà. Khi vật tư về đến nơi, cán
53
bộ, công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành nhập
kho, không để tình trạng hư hỏng, mất mát vật tư xảy ra trước khi tiếp nhận.
*Về công tác bảo quản vật tư
Hệ thống kho tàng tại công ty đã đạt được những yêu cầu nhất định về kĩ thuật
cũng như về kinh tế, giúp cho công tác tiếp nhận cũng như công tác cấp phát vật tư
diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, tránh được tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì
thiếu vật tư.
*Về công tác cấp phát vật tư
Công tác cấp phát vật tư được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời
và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu vật tư
mà bị ngừng trệ.
*Về công tác thống kê, kiểm kê vật tư
Công tác thống kê, kiểm kê vật tư tại công ty luôn diễn ra đồng thời với việc sử
dụng và cấp phát, tiếp nhận vật tư. Công ty luôn khuyến khích cán bộ công nhân
viên phấn đấu tiêu dùng vật tư hợp lý và tiết kiệm. Việc thống kê, kiểm kê vật tư
tại công ty luôn bám sát vào các tài liệu và sổ sách cũng như thực tế sản xuất của
phân xưởng.
*Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm
Công ty coi công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một nhiệm vụ quan trọng
trong việc sử dụng vật tư có hiệu quả. Cán bộ công nhân viên sử dụng vật tư
nghiêm túc thực hiện tốt việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu
dùng lại hay phế liệu không dùng lại được, rồi tiến hành tái chế sử dụng lại nguồn
phê liệu phế phẩm đó. Chính việc thu hồi phế liệu, phế phẩm được chú trọng như
vậy nên công ty cũng đã tiết kiệm được một khối lượng vật tư lớn giúp cho quá
trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả và an toàn hơn.
2. Nhược điểm
Bất kì một sự vật hiện tượng nào cũng có tính hai mặt của nó. Trong một doanh
nghiệp, bên cạnh những mặt tốt thì cũng luôn tồn tại những nhược điểm, những tồn
tại cần phả hạn chế, khắc phục. Tại công ty cơ khí Z179, trong công tác quản trị
54
vật tư, bên cạnh những kết quả đạt được, công ty còn có một số những yếu điểm
cần khắc phục.
*Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư
Do công ty nằm trên địa bàn tương dối thuận lợi về mặt giao thông, thêm vào
đó các loại vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm của công ty lại được bày bán rất
nhiều trên thị trường nên việc mua sắm vật tư cho sản xuất và dự trữ chưa được
công ty coi trọng đúng mức. Quá trình nghiên cứu thị trường còn chưa được thực
hiện nghiêm túc, luôn có tư tưởng “cần là có” nên chưa chú trọng đến việc cải tiến
và thay thế vật tư trong quá trình sản xuất sản phẩm.
*Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư
Mặc dù công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư luôn được ban giám đốc
và các cán bộ có liên quan đầu tư, chú trọng đúng mức song nhìn chung việc thực
hiện định mức tiêu dùng vật tư tại các phân xưởng chưa đạt yêu cầu. Qua việc
thanh quyết toán vật tư hàng tháng cho thấy hầu hết các loại vật tư tiêu dùng đều
có khối lượng nhỏ hơn định mức tuy nhiên một số loại vẫn còn cao, vượt định
mức. Việc xây dựng và sửa đổi định mức vẫn chưa bám sát tình trạng thực tế. Việc
sản xuất một số sản phẩm mới theo các hợp đồng bổ sung của khách hàng thường
tiêu dùng một lượng vật tư lớn hơn định mức do phòng kĩ thuật đặt ra. Công ty vẫn
chưa tìm ra được biện pháp khắc phục vấn đề này.
*Về công tác tổ chức tiếp nhận vật tư
Công tác tiếp nhận vật tư ở công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra
chất lượng vật tư do thiếu công cụ, dụng cụ. Đôi khi việc kiểm tra còn sơ sài và
mang tính chủ quan, bởi vật tư dùng cho sản xuất tại công ty đều là các loại vật
liệu có khối lượng lớn và ít bị hao hụt, ít bị môi trường tác động.
*Về công tác bảo quản vật tư
Do vật tư dùng trong quá trình sản xuất của công ty có những đặc điểm riêng
như: dễ kiểm tra về số lượng và ít bị thay đổi chất lượng nên công tác bảo quản vật
tư vẫn còn nhiều thiếu sót. Mỗi kho được giao từ một đến hai người quản lý, thủ
kho chịu trách nhiệm toàn bộ về những hao hụt, mất mát vật tư trong kho nhưng
55
chế độ thưởng, phạt lại không rõ ràng nên những người có liên quan vẫn chưa nhận
thức được trách nhiệm của mình.
*Về công tác cấp phát vật tư
Đôi khi công tác cấp phát vật tư còn phải qua nhiều khâu rườm rà. Có những
trường hợp đang sản xuất hết vật tư công nhân phải ngừng sản xuất để chờ ý kiến
chỉ đạo của cấp trên, đặc biệt là trong công tác cấp phát vật tư phục vụ cho việc sản
xuất các mặt hàng Quốc phòng do Bộ giao.
*Về công tác thống kê, kiểm kê vật tư
Công tác thống kê, kiểm kê được diễn ra liên tục và bám sát tình trạng sản xuất
thực tế nhưng chưa mang lại kết quả mong muốn. Qua các đợt kiểm tra tình hình
sử dụng vật tư, cán bộ thống kê, kiểm kê vẫn chưa tìm ra được những nguyên nhân
chính gây ra tình trạng sử dụng vật tư vượt định mức cũng như chưa có những yêu
cầu khen thưởng xác đáng, kịp thời cho phân xưởng có thành tích sử dụng tiết
kiệm vật tư.
*Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm
Vấn đề an toàn trong công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm chưa được quan tâm
đúng mức. Đôi khi vì thành tích chung mà người công nhân thu hồi phế liệu không
để ý đến những tai nạn lao động đáng tiếc có thể xảy ra. Thêm vào đó, lượng phế
liệu, phế phẩm thu hồi còn chưa được quản lý chặt chẽ và chưa có kế hoạch sử
dụng hợp lý nhất.
*Một số nguyên nhân khác
Trình độ máy móc thiết bị cũng như trình độ của cán bộ quản lý cũng là một
trong những nguyên nhân gây ra những yếu kém của công tác quản trị vật tư. Máy
móc thiết bị của công ty còn lạc hâu, ít được cải tiến nên năng suất lao động cũng
như hiệu quả sử dụng vật tư còn thấp. Trình độ quản lý của cán bộ vật tư còn hạn
chế, chưa được đào tạo về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nên việc điều hành các
công việc có liên quan không đạt hiệu quả cao, đôi khi còn gây lãng phí thời gian
và tiền bạc. Thêm vào đó, công nhân chưa ý thức được hết tầm quan trọng của việc
56
sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả nên chưa có những biện pháp thích hợp để
giảm mức tiêu dùng vật tư.
Chương III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị
vật tư tại công ty cơ khí Z179
I. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
1. Định hướng chung
Từ kết quả điều tra khai thác, dự báo nhu cầu thị trường, từ sự phân tích cơ cấu
sản phẩm tiêu thụ trong các năm 1999, 2000, 2001,2002,2003 và giá trị hợp đồng
đã kí năm 2003 chuyển sang năm 2004, từ mục tiêu giữ vững và phát triển sản xuất
đảm bảo việc làm và đời sống cho cán bộ công nhân viên, công ty cơ khí Z179 dự
kiến mục tiêu sản xuất – kinh doanh trong thời gian tới với nội dung cụ thể như
sau:
Phương châm chỉ đạo xuyên suốt các hoạt động của bộ máy quản trị trong công
ty trong những năm tới vẫn là: “Đẩy mạnh sản xuất, tiêu thụ và nâng cao chất
lượng sản phẩm trong đó đặc biệt chú trọng đến các sản phẩm có thế mạnh của
mình như các loại sản phẩm bánh răng côn xoắn, hàng thuộc dự án 7…Thêm vào
đó, công ty tiếp tục thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đóng góp xứng đáng vào
công cuộc bảo vệ tổ quốc và xây dựng chủ nghĩa xã hội”.
Riêng về công tác quản trị vật tư, công ty sớm tìm cách khắc phục những mặt
yếu kém để nâng cao chất lượng hiệu quả sử dụng vật tư. Công ty dự kiến sẽ mở
một lớp đào tạo huấn luyện về các nghiệp vụ kinh tế cho cán bộ quản lý vật tư,
nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị vật tư. Chú trọng hơn nữa đến các biện
pháp kiểm tra và theo dõi tình hình sử dụng vật tư trong từng phân xưởng, từng
công nhân sản xuất. Xây dựng lại và củng cố hệ thống kho tàng sao cho đạt hiệu
quả cao nhất, giảm chi phí bảo quản và vận chuyển vật tư từ hệ thống kho tàng đến
57
phân xưởng sản xuất. Giảm định mức vật tư cho từng loại sản phẩm xuống mức
thấp nhất có thể để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra, trong thời gian tới, công ty sẽ đầu tư 7 tỉ đồng vào việc thay đổi và cải
tiến máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.
Thay vì sản xuất các thiết bị phụ tùng nhỏ lẻ, công ty sẽ đầu tư sản xuất một loạt
các cụm chi tiết hoàn chỉnh. Để đạt được điều đó, công ty phải đầu tư một số máy
móc mới và cải tiến máy móc cũ cho đạt yêu cầu kĩ thuật. Vấn đề mở rộng thị
trường cũng là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp đang quan tâm đến. Các
sản phẩm của công ty trong thời gian tới sẽ thâm nhập vào tất cả các thị trường
trong lĩnh vực kinh tế, như các ngành công, nông, ngư, lâm nghiệp…Công tác
marketing, quảng cáo sản phẩm, phục vụ khách hàng sẽ được công ty đầu tư chú
trọng nhiều hơn. Để có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường, công ty cần có
những bạn hàng truyền thống, những nơi cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên
có thể đảm bảo nguyên vật liệu mọi lúc, mọi nơi. Do đó, các dịch vụ chăm sóc
khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu. Công ty sẽ tách bộ phận marketing trong
phòng kế hoạch ra thành một phòng ban riêng, nhằm đạt được tất cả các kế hoạch
cấp trên đề ra. Công ty không chỉ hoàn thành nhiệm vụ bộ giao cho mà còn thực
hiện tốt tất cả các kế hoạch hàng năm đề ra, tránh tình trạng sản xuất thua lỗ,
không có lợi nhuận nên không thể đóng góp vào ngân sách nhà nước như một số
năm trước đây.
2. Một số chỉ tiêu cụ thể
Bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2004, công ty cơ khí
Z179 đã xác định đây là năm sẽ có nhiều khó khăn lớn, chịu ảnh hưởng mạnh mẽ
bởi những biến động của nền kinh tế thị trường, kinh tế tự do khu vực. Để thực
hiện được những mục tiêu phương hướng nhiệm vụ mới mà Bộ và Tổng cục giao,
hướng tới khả năng chủ động hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế theo chủ trương
đường lối của Đảng, Nhà nước trong tiến trình đổi mới, Công ty đã và đang có
những thời cơ thuận lợi để bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm
2004 và trong những năm tới. Sẽ tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, khai thác
58
tối đa kết quả đã đạt được, đồng thời nghiên cứu chiến lược đầu tư phát triển sản
phẩm và mở rộng thị trường trong và ngoài nước.
Tính đến ngày 1/4/2004 doanh thu của công ty đã đạt trên 7 tỉ đồng, kế hoạch
năm 2004, toàn công ty sẽ đạt doanh thu trên 22 tỉ đồng. Năm 2005 doanh thu sẽ là
26 tỉ đồng, tiến tới năm 2010, doanh thu của công ty sẽ đạt được khoảng 45 tỉ
đồng, tăng so với năm 2004 hơn 200%. Đó là một bước tăng trưởng vượt bậc
nhưng rất có khả năng thành công vì mới đến tháng 4/2004 mà doanh thu của công
ty đã vượt hơn hẳn doanh thu của cả năm 1999. Cùng với việc tăng doanh thu như
vậy, kế hoạch hàng năm công ty sẽ đạt lợi nhuận bằng khoảng 5% doanh thu ( hiện
nay, lợi nhuận hàng năm của công ty mới chỉ đạt 0,8 - 1.2%), tránh tình trạng
không có lợi nhuận như một số năm trước đây.
Một số chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2004
STT Chỉ tiêu Đơn vị KH 2004
1 Tổng giá trị sản lượng hàng hoá 1000 đồng 18792976
2 Doanh thu 1000 đồng 22750256
3 Các khoản nộp ngân sách NN 1000 đồng 220000
4 Lợi nhuận 1000 đồng 180000
5 Thu nhập bình quân CBCNV/tháng 1000 đồng 1250
Riêng về công tác quản trị vật tư, sang năm 2005, công ty sẽ đầu tư nhiều hơn
nữa vào việc nghiên cứu và hoàn chỉnh hệ thống định mức vật tư tiêu dùng cho
từng loại sản phẩm và quản lý chặt chẽ hơn nữa khâu cấp phát và kiểm tra tình
hình sử dụng vật tư để không vượt quá định mức đặt ra. Công tác thu mua, vận
chuyển, dự trữ và sử dụng vật tư được tăng cường nhiều hơn, cán bộ quản lý vật tư
được đào tạo nhiều hơn về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả
của công tác quản trị vật tư.
Kế hoạch chi phí vật tư cho từng loại sản phẩm trong năm 2004
59
TT Tên sản phẩm CP vật tư TB cho 1
đơn vị sp năm 2003
CP vật tư TB cho 1
đơn vị sp năm 2004
Tỉ lệ giảm
chi phí
1 Các loại BR côn xoắn 623366 đồng 620725 đồng 0,4%
2 Các loại trục 162862 đồng 160402 đồng 1,5%
3 Các loại bánh xích 56731 đồng 56050 đồng 1,1%
4 Các loại vành răng 593812 đồng 591281 đồng 0,4%
5 PT máy nông nghiệp 18120 đồng 16975 đồng 6,3%
II. Những giải pháp chủ yếu
1. Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin
Thu thập thông tin về thị trường là quá trình tìm kiếm thông tin về các điều kiện
môi trường có liên quan. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp muốn phát triển
sản xuất kinh doanh, thâm nhập thị trường mới hay bất kì việc ra một quyết định
nào là phải có thông tin. Thông tin nhận được càng nhiều thì mức độ tin cậy của
các quyết định càng cao. Thực tế đã chứng minh, doanh nghiệp nào càng bỏ nhiều
công sức vào việc thu thập thông tin về môi trường bên ngoài phục vụ cho các
quyết định sản xuất kinh doanh thì càng có khả năng sống sót. Điều này được lý
giải tại sao các công ty lớn ở nước ngoài có thể tiêu tốn rất nhiều tiền để tài trợ cho
các tổ chức khủng bố, các quan chức chính phủ, hay việc đào tạo ra các tình báo
viên để thu thập thông tin.
Trong nhiều năm qua, thông tin mà cán bộ của công ty cơ khí Z179 thu nhận được
còn rất hạn hẹp. Các thị trường trong nước chỉ được thu nhận thông qua các cuộc
thị sát không thường xuyên của giám đốc hoặc các cán bộ nghiệp vụ, còn thông tin
từ thị trường nước ngoài thì hầu như rất ít khi được chú ý đến. Lượng thông tin thu
thập được có thể làm cho các quyết định thiếu chính xác. Vì vậy, yêu cầu bức thiết
hiện nay là công ty nên thành lập một hệ thống thông tin mang tính chất chuyên
nghiệp hơn.
Công ty có thể phân chia công tác nghiên cứu thị trường thành hai phần. Phần đầu
công ty nên nghiên cứu khái quát thị trường, phần sau mới nghiên cứu chi tiết thị
60
trường để từ đó thu được lượng thông tin cần thiết. Công ty có thể sử dụng hai
phương pháp sau để thu thập thông tin:
- Phương pháp nghiên cứu tại chỗ: còn gọi là phương pháp nghiên cứu tại văn
phòng, là cách nghiên cứu thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo, tạp
chí…Phương pháp nghiên cứu này cho phép ta nhìn thấy được khái quát thị trường
vật tư cần nghiên cứu. Đây là phương pháp tương đối dễ làm, có thể nhanh, ít tốn
chi phí, nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn, biết cách thu thập tài
liệu, đánh giá và sử dụng các tài liệu được thu thập một cách đầy đủ và tin cậy.
Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã được xuất bản nên
thời gian đã qua, có thể có độ trễ so với thực tế.
- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Đây là phương pháp trực tiếp cử
cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan
sát, thu thập các thông tin và số liệu ở các đơn vị cung cấp vật tư cho công ty bằng
cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, …Nghiên cứu tại hiện trường có thể
thu thập được các thông tin sinh động, thực tế, hiện tại. Tuy nhiên cũng tốn kém
chi phí và cần phải có cán bộ vững về chuyên môn và có đầu óc thực tế.
Tóm lại, để có một hệ thống thu thập thông tin liên tục, công ty cần có đại diện ở
những thị trường cần thiết, các đại diện này làm nhiệm vụ chuyên thu thập và báo
cáo thường xuyên về tình hình thay đổi của thị trường. Nó giúp cho các quyết định
của giám đốc hay cán bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua vật tư được chính xác
nhất.
2. Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển vật tư
a. Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư
Do sản xuất theo đơn đặt hàng nên lập kế hoạch cung ứng, mua sắm vật tư là
công việc thường xuyên hàng tháng của công ty. Công tác này đòi hỏi thời gian
thực hiện càng nhanh càng tốt nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực
hiện trong khoảng thời gian ngắn.
Trước hết cần phải duy trì và cải tiến công tác định mức tiêu hao vật tư cho
từng mẫu sản phẩm. Định mức tiêu hao càng sát thực tế thì càng tiết kiệm vật tư,
61
tạo điều kiện nâng cao chất lượng đầu vào, tránh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh
hưởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy, nhân viên định mức cần nắm rõ quy trình
công nghệ để biết được khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực
tế ở từng công đoạn.
Nắm rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh kì kế hoạch, các thông số kinh tế, kĩ thuật
(khả năng tiêu hao, mức dự trữ) kì thực tế để có những điều chỉnh cần thiết. Tính
toán nhu cầu vật tư trong toàn công ty và cho tất cả các loại công việc.
b. Hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm vật tư và tổ chức chuyển đưa vật tư về
doanh nghiệp
Do 100% vật tư công ty phải mua ngoài nên để lập được đơn hàng tốt thì phòng
Kế hoạch – vật tư phải tính được lượng vật tư phải nhập trong kì chính xác nhất.
Để thực hiện được công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lượng tồn kho
đầu kì, cuối kì và lượng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng
Kế hoạch – vật tư, phòng Kĩ thuật, phòng Kế toán tài chính cũng như sự nỗ lực của
mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối với công
việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi người cùng có ý thức cao
với công việc của mình.
Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, phòng Kế hoạch vật tư tiến hành kí kết
hợp đồng. Kí hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ vật tư
phải là người có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp
đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất lượng, số lượng, phương thức thanh toán,
phương thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị trường và sản
phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh
doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo
dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng.
Công tác chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp có thể thực hiện bằng hai phương
pháp tập trung và phi tập trung. Thông thường phương pháp tập trung thường đem
lại hiệu quả cao hơn đối với doanh nghiệp sản xuất như công ty cơ khí Z179 khi
mua vật tư trong nước. Hình thức này giải phóng công ty khỏi công tác vận
62
chuyển, không phải có biện pháp bảo quản trong quá trình vận chuyển, đơn giản
hoá thủ tục, góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí lưu thông và hạ giá thành.
Như vậy toàn bộ hoạt động vận chuyển công ty có thể phụ thuộc vào nhà cung
cấp, hình thức này giải phóng công ty khỏi trách nhiệm vận chuyển cũng như tiết
kiệm được đáng kể nguồn vốn đầu tư cho phương tiện vận chuyển nếu công ty tự
túc thực hiện. Tuy nhiên thêm vào đó công ty cần tăng cường các hình thức mua
hàng trước, thanh toán sau. Đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị bạn không thể
chiếm dụng vốn của mình. Đồng thời điều hành thu mua nhịp nhàng với tiến độ
sản xuất để tránh tình trạng vật tư bị thiếu hụt không đáp ứng được nhu cầu sản
xuất khi cần hoặc có những loại vật tư tồn kho quá lâu ngày gây ra thất thoát, giảm
chất lượng, làm ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.
3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công tác đảm bảo vật
tư
Vốn trong sản xuất cũng như vốn trong công tác đảm bảo vật tư là điều kiện
tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc huy động và sử dụng vốn
là một trong những nội dung của việc nâng cao hiệu quả của công tác đảm bảo vật
tư tại công ty cơ khí Z179.
Hầu hết các doanh nghiệp nhà nước trong thời gian qua đều lâm vào tình trạng
thiếu vốn, công ty cơ khí Z179 cũng không nằm ngoài tình trạng đó. Do nguồn vốn
hạn hẹp nên đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động đảm bảo vật tư của công
ty. Do thiếu vốn nên nhiều khi công ty đã bỏ lỡ những hợp đồng lớn có lợi, cũng
do thiếu vốn nên trong một số hợp đồng thường sử dụng phương thức thanh toán
trả chậm. Mặt khác, trong một số trường hợp để thực hiện hợp đồng đã kí thì công
ty phải đi vay vốn nên công ty phải chịu lãi suất dẫn đến chi phí cho công tác đảm
bảo vật tư tăng lên làm lợi nhuận của công ty bị giảm xuống. Không những thế, vì
thiếu vốn nên công ty bị động trong đàm phán kí kết hợp đồng…Tất cả những điều
này đã làm giảm hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất và kinh doanh
của công ty.
63
Để khắc phục được những tồn tại trong việc sử dụng vốn và nâng cao hiệu quả
sử dụng vốn thì công ty cần phải thực hiện một số biện pháp sau:
Một là: thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu động trong cơ cấu vốn của
công ty. Do trong thời gian tới, khi mà công ty đi vào giai đoạn sản xuất ổn định
thì nhu cầu vốn cố định sẽ giảm và vốn lưu động sẽ tăng lên để phục vụ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hai là: trước khi tiến hành kí kết hợp đồng cần kiểm tra tìm hiểu kĩ đối tác để
tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Ba là: để tăng cường vốn dùng cho hoạt động nhập khẩu, công ty nên tranh thủ
nguồn hàng của bạn hàng bằng cách kí kết các hợp đồng nhập khẩu với phương
thức thanh toán L/C trả chậm.
Bốn là: huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau.
- Do là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Quốc Phòng nên hàng năm công
ty được bổ sung vốn từ ngân sách nhà nước.
- Vay vốn từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Để có được nguồn
vốn này, công ty phải chịu mức lãi suất cao, nhưng đổi lại nguồn vốn này rất
thường xuyên và có thể đáp ứng mọi nhu cầu. Để vay được vốn từ những chỗ như
thế này, công ty phải thoả mãn được các điều kiện khắt khe như: uy tín, khả năng
thanh toán, phương án kinh doanh…Do vậy, để vay vốn từ các ngân hàng, công ty
phải tạo lập mối quan hệ tốt với họ đồng thời phải tạo dựng uy tín để thuận lợi cho
việc vay vốn hay hoàn trả. Bên cạnh đó là phải đảm tính hiệu quả của vay vốn
bằng cách phải lập được phương án sử dụng vốn vay một cách tỉ mỉ, đồng thời
phải lên kế hoạch trả dần cả vốn lẫn lãi theo thoả thuận với ngân hàng.
- Nguồn vốn huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây là một hình
thức huy động vốn rất quan trọng trong tổng số vốn của công ty. Hình thức huy
động vốn này còn mới mẻ ở nước ta, nên để có thể huy động được nguồn vốn từ
kênh này thì công ty phải có các biện pháp để động viên khích lệ công nhân viên
trong công ty mạnh dạn góp vốn.
64
- Nguồn vốn huy động từ các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước thông qua
hình thức liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước.
Năm là: Đơn giản hoá các thủ tục thanh toán, giao nhận vật tư cho các đơn vị
sản xuất nhằm tăng số vòng quay của vốn, giảm thiểu thời gian vốn bị đọng, hạn
chế những chi phí phát sinh.
Tóm lại, công ty cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn lưu động một cách hợp lý,
cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định tránh tình trạng ứ đọng vốn gây
ách tắc cho hoạt động đảm bảo vật tư của công ty. Tranh thủ huy động vốn từ các
nguồn khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả
nhất những đồng vốn vay sao cho mức lãi đem lại từ những đồng vốn này ở mức
cao nhất có thể.
4. Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác đảm bảo vật tư
Công ty cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật trong công tác đảm
bảo vật tư với các đối tác cung ứng vật tư cho công ty một cách thường xuyên để
từ đó tiến hành trao đổi thông tin, kí kết các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các mối
quan hệ kinh tế và nghiên cứu thị trường công ty có thể xây dựng các mối quan hệ
kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác đảm bảo vật tư cho
công ty. Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặc không thoả mãn với
những điều khoản trong hợp đồng kinh tế thì công ty cần có các biện pháp giải
quyết hợp lý, thoả đáng để đối tác hiểu được và để hai bên cùng có lợi, đây là một
việc làm công ty thường xuyên làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối
tác.
Hiện nay, vật tư của công ty thường là vật tư nhập ngoại nhưng lại mua thông
qua các cửa hàng nhập khẩu vật tư tổng hợp nên giá cả cũng chênh lệch nhiều so
với giá trực tiếp nhập từ nước ngoài về. Công ty có thể khắc phục được vấn đề này
bằng cách tìm các nguồn cung ứng trực tiếp từ nước ngoài và giữ vững mối quan
hệ hợp tác tốt đẹp cùng họ. Để hoạt động nhập khẩu vật tư với các đối tác nước
65
ngoài diễn ra thuận lợi, cần phải giữ vững mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật với
các hãng sản xuất kinh doanh nổi tiếng thế giới để có sự đảm bảo về chất lượng
cho vật tư kĩ thuật được nhập. Khi có được mối quan hệ kinh tế với các hãng lớn
thì công ty cũng có điều kiện nắm bắt được các thông tin kinh tế, những xu thế
biến động lớn trên thị trường vật tư, giúp công ty đưa ra những phương hướng,
biện pháp hợp lý, kịp thời để giải quyết. Điều này rất quan trọng vì ai nắm được
thông tin nhanh nhất, chính xác nhất thì người đó sẽ có lợi thế hơn, thậm chí còn
quyết định đến sự thành bại trong hoạt động của công tác đảm bảo vật tư của
doanh nghiệp. Khi nhập vật tư từ nước ngoài, công ty nên xây dựng nhiều mối
quan hệ kinh tế đối với các hãng lớn ở nước ngoài sẽ giúp cho công ty có thể được
cung cấp vật tư một cách đầy đủ và được hưởng nhiều ưu đãi. Vì vậy, trong thời
gian tới công ty nên chú trọng đến việc nhập khẩu vật tư trực tiếp từ nước ngoài và
xây dựng các mối quan hệ kinh tế đối với các đối tác lớn ở nước ngoài.
Tuy vậy, công ty vẫn phải thiết lập các mối quan hệ kinh tế đối với các đối tác
trong nước vì đây là nguồn cung cấp vật liệu một cách nhanh nhất cho công ty khi
có nhu cầu khẩn cấp. Tuy nhiên công ty cần nghiên cứu kĩ về mặt chất lượng của
vật tư mà công ty nhập để đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra của công ty.
Ngoài ra khi nghiên cứu thị trường, nếu công ty nhận thấy nhu cầu của thị
trường về một loại vật tư mà công ty có khả năng nhập được một lượng lớn thì
công ty có thể chuyển hướng sang công tác dịch vụ cung cấp vật tư bằng cách nhập
với số lượng nhiều hơn, một phần để sản xuất một phần để bán đi thu lợi nhuận.
5. Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư kĩ thuật cho sản xuất
Nguồn vật tư dùng để sản xuất một lượng sản phẩm luôn là một số hữu hạn.
Trong số hữu hạn ây, số sản phẩm được càng nhiều thì hiệu quả sử dụng vật tư
càng cao. Công tác này không chỉ là việc tiêu hao vật tư hợp lý mà còn là sự hỗ trợ
của những quá trình sau như tổ chức quá trình sản xuất, đầu ra của doanh nghiệp…
Nội dung của công tác này là:
66
- Xây dựng định mức tiêu hao vật tư hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho tất cả
các loại sản phẩm, làm căn cứ cho việc xây dựng đơn đặt hàng và tạo điều kiện cho
công tác quản lý, cấp phát vật tư được chặt chẽ, gọn nhẹ.
Trên thực tế tình trạng sử dụng lãng phí, thất thoát vật tư vẫn còn xảy ra nhiều ở
các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhà nước. Vật tư không được
kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ không có ý thức tiết kiệm, không
đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả. Phân công phân nhiệm
không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lượng không đảm bảo, lợi nhuận
giảm, khó khăn về tài chính, công ty không biết quy trách nhiệm cho bộ phận nào
để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cũng vì
thế mà tạo ra một thái độ nghiêm túc cho người cấp phát và sử dụng vật tư, đồng
thời góp phần làm lành mạnh bầu không khí sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy
nhiên xây dựng định mức tiêu hao vật tư không phải là việc làm đơn giản song
công ty cần biết kết hợp giữa kinh nghiệm và phân tích khoa học để tiếp tục duy
trì.
- Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kì. Sau mỗi kì thực hiện, công
ty tổ chức đánh giá toàn bộ quá trình cấp phát vật tư. Đơn vị thời gian có thể tính
theo quý hoặc theo thời gian hoàn tất một đơn hàng…tuỳ theo mức độ biến động
và sự cần thiết sau mỗi quá trình. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu tiếp nhận vật
tư, tổ chức cấp phát, các thủ tục, chứng từ bảo đảm tính pháp lý, đến công tác bảo
quản, dự trữ, tình hình dự trữ, tồn kho. Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu được
mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phương hướng trong thời gian tới cũng như những
kiến nghị để rút kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tạo kịp thời. Làm tốt
công tác này, công ty sẽ đánh giá được hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và
ngăn chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình thực thi cũng như đưa ra một
định mức vật tư hợp lý nhất tạo điều kiện cho việc quản lý hệ thống sản xuất kinh
doanh được chặt chẽ, đúng đắn.
-Phát động chính sách tiết kiệm vật tư tới từng khâu, từng cán bộ công nhân
viên. Chính sách tiết kiệm không thể thực hiện đơn thuần bằng cách kêu gọi người
67
lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến
thức để thực hành tiết kiệm. Kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của người lao
động mà công ty phải biết vun đắp, duy trì và bồi dưỡng cho nó. Có được đội ngũ
công nhân thành thạo tay nghề, công ty phải biết nâng cao ý thức lao động của họ,
làm cho mọi người thấy được rằng khi lãng phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất
đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của công ty gắn liền với sự đóng góp và
quyền lợi của mỗi cá nhân.
III. Kiến nghị
1. Kiến nghị với Bộ Quốc Phòng
Hiện nay, công ty cơ khí Z 179 vẫn sản xuất rất nhiều mặt hàng công nghiệp
phục vụ cho công tác quốc phòng nhưng không còn được hưởng những chính sách
ưu đãi như trước kia nên trên lĩnh vực sản xuất các sản phẩm này, công ty gặp một
số khó khăn nhất định. Bộ Quốc Phòng nên có chế độ trợ giá cho một số loại sản
phẩm Quốc phòng giúp cho công ty có thể tiếp tục sản xuất các sản phẩm này.
Bộ Quốc Phòng cần nhập một số vật tư đặc chủng phục vụ cho sản xuất như
thép 18XT, 12 XH3T… để làm bánh răng côn xoắn phục vụ cho công tác đảm bảo
an ninh quốc phòng.
Một số ngành nghề trong sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quốc phòng có độ
nguy hiểm cao, tai nạn lao động dễ xảy ra nên Bộ cần có chính sách ưu đãi đối với
công nhân có tay nghề cao làm một số nghề đặc chủng như khoan nòng súng, nắn
nòng, bắn chỉnh…
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các ngành nghề ngày
càng trở nên gay gắt. Các xí nghiệp Quốc phòng tuy được hưởng một số chính
sách ưu đãi hơn các doanh nghiệp khác nhưng không phải là không còn khó khăn.
Vì vậy, khi cần, Bộ nên dùng một số áp lực nhỏ để kéo các hợp đồng kinh tế về
cho các xí nghiệp tạo điều kiện ổn định công ăn việc làm cho công nhân quốc
phòng.
2. Kiến nghị với nhà nước
68
Nhà nước nên có chính sách bảo hộ đối với nền công nghiệp quốc phòng trong
thời kì hiện nay. Nên có những chính sách cấm hoặc làm hạn chế tối đa việc nhập
khẩu một số chi tiết thay thế cho súng pháo ôtô máy kéo mà công nghiệp trong
nước sản xuất được.
Các mặt hàng phục vụ cho an ninh quốc phòng nên được hưởng những chế độ
ưu đãi nhất định. Nên có chính sách thuế đặc biệt đối với hàng quốc phòng, có thể
miễn hoặc giảm 100% để khuyến khích sản xuất các mặt hàng phục vụ cho quân
sự trong thời bình hiện nay.
Các loại vật tư phục vụ cho sản xuất các mặt hàng quốc phòng bắt buộc phải
nhập khẩu (trong nước chưa sản xuất được) thì nên miễn 100% thuế nhập khẩu,
chứ nếu để mức thuế như hiện nay rất nhiều xí nghiệp sẽ thua lỗ trong sản xuất
kinh doanh.
Khuyến khích các doanh nghiệp dùng vật tư và hàng hoá trong nước để phục vụ
cho sản xuất bằng cách đánh thuế hàng nhập khẩu cao hơn hoặc có chính sách ữu
đãi đặc biệt cho các doanh nghiệp sử dụng hàng trong nước.
Với các doanh nghiệp quốc phòng làm kinh tế nên có chính sách hỗ trợ về vốn,
việc làm và thậm chí cả bao tiêu sản phẩm để giữ gìn đội ngũ công nhân lành
nghề.
Đặc biệt, trước tình hình giá thép tăng đột biến như hiện nay, nhà nước nên có
những biện pháp giải quyết kịp thời để bình ổn giá cả, giúp cho các doanh nghiệp
cơ khí trong nước nói chung cũng như công ty cơ khí Z179 nói riêng đạt hiệu quả
kinh doanh như mong muốn.
69
KẾT LUẬN
Trong điều kiện hiện nay, một công ty với máy móc thiết bị lạc hậu, nguồn vốn
dành cho sản xuất kinh doanh eo hẹp, hạn chế, doanh thu chỉ đủ bù đắp chi phí sản
xuất như Z179 là một công ty kém phát triển. Tuy công ty cơ khí Z179 đã có
những tiến bộ trong thời gian gần đây nhưng so với mặt bằng chung của cả nước
thì vẫn còn rất nhiều yếu kém. Mặc dù các nhà quản trị doanh nghiệp đã chú trọng
rất nhiều trong việc đầu tư vào máy móc thiết bị và con người nhưng vẫn còn nhiều
tồn tại, cần phải được giải quyết ngay.
70
Công tác quản trị vật tư trong công ty tuy đã đạt được một số yêu cầu nhất định
nhưng so với tình hình kinh tế, xã hội hiện nay thì vẫn còn nhiều điều bất cập.
Công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất là một công việc lớn và phức tạp, đòi hỏi
công ty phải tập trung mọi nguồn lực để thực hiện tốt nhiệm vụ đặt ra. Công ty
phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để giải quyết những khó khăn còn đang tồn tại
trong nội bộ công ty cũng như phát huy được các thế mạnh của mình.
Vấn đề đặt ra hiện nay đối với công ty là nguồn vốn sản xuất kinh doanh còn
quá hạn hẹp, việc thay đổi máy móc công nghệ lại quá tốn kém, chỉ trông chờ vào
nguồn vốn mà ngân sách quốc phòng và ngân sách nhà nước cấp xuống thì không
biết đến bao giờ công ty mới có thể phát triển mạnh hơn nữa, để có thể cạnh tranh
đựơc với các doanh nghiệp cơ khí khác và mở rộng thị trường ra nước ngoài. Đó là
một bài toán khó mà các nhà quản trị nhà máy cần phải giải quyết.
Tuy thế, ta cũng không thể phủ định mọi nỗ lực quyết tâm của cán bộ công
nhân viên chức trong toàn thể doanh nghiệp. Trong thời gian tới, với khả năng và
lòng quyết tâm như vậy, họ sẽ thành công.
Công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp là một vấn đề rất phức tạp đòi hỏi
khả năng chuyên môn và thực tế lớn, nhưng do thời gian thực tập có hạn và trình
độ bản thân còn nhiều hạn chế nên chuyên đề thực tập của em chắc chắn còn nhiều
thiếu sót cả về nội dung và hình thức. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến
của thầy cô và bạn bè.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – TS Trần Việt Lâm đã tận
tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp đợt này.
Hà Nội tháng 4 năm 2004
Sinh viên
Nguyễn Thu Hương
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Luận văn- Một số vấn đề công tác quản trị vật tư tại công ty Cơ khí Z 179.pdf