Trên thực tế, không có hợp đồng nào giống hệt như lần trư ớc cho dù
hàng hoá nhập về vẫn như cũ, nhưng nhu cầu của khách hàng lại
thay đổi, các điều kiện trong và ngoài nước cũng thay đổi theo.
Công việc này không đơn thu ần là việc xác định khả năng của
Doanh nghiệp trong việc thoả mãn và tác động tới nhu cầu của
khách hàng như thế nào.
64 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 2825 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Những vấn đề cơ bản về hợp đồng nhập khẩu và một số giải pháp hoàn thiện hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong thời gian tới taị Công ty VITACO – Hà nội, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ng việc cụ thể để hoàn thành hợp đồng với kết
quả cao nhất trong thời gian ngắn nhất. Những công việc sau khi ký kết
Công ty phải làm như sau:
* Xin giấy phép nhập khẩu đối với từng lô hàng tại Phòng cấp giấy
phép Hà Nội - Bộ Thương Mại. Hồ sơ xuất trình khi xin giấy phép bao
gồm: hợp đồng, phiếu hạn nghạch( nếu hàng thuộc d iện quản lý bằng hạn
nghạch), hợp đồng uỷ thác nhập khẩu( nếu là nhập khẩu uỷ thác).
* Mở thư tín dụng - L/C ( Nếu h ình thức thanh toán bằng L/C):
Trong các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty ký kết có áp dụng
phương thức thanh toán bằng thư tín dụng(L/C) th ì thủ tục mở L/C bao
gồm: giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu, một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ,
một Uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí kèm theo bản sao hợp đồng và hai Uỷ
nhiệm chi do đích thân Giám đốc ký.
* Làm thủ tục Hải quan:
Khi có thông báo hàng về đến cảng như thời gian đã quy định theo
hợp đồng, th ì Công ty phải tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng.
Theo quyết dịnh số 383/1998/TCHQ/QĐ ngà y 17-11-1998 quy định 04
bước chủ yếu như sau:
- Bước 1: Người khai báo (Công ty) phải quan tự kê khai, áp mã và
tính thuế nhập khẩu đầy đủ , ch ính xác và hoàn toàn ch ịu trách nhiệm về
tính chính xác sự kê khai đó. Bộ hồ sơ khai báo với Hải quan bao gồm: 01
bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, 01 bản sao giấy chứng nhận
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
40
đăng ký mã số của Công ty, 03 tờ khai hàng nhập khẩu, 01 bản sao hợp
đồng mua bán, 01 bản ch ính và 02 bản sao hoá đơn thương mại, 01 bản
chính và 02 phiếu đóng gói, 01 vận tải đơn .
- Bước 2 : Hải quan tiếp nhận đăng ký tờ khai hàng nhập khẩu
- Bước 3: Hải quan thu thuế, kiểm hoá, giải phóng hàng.
- Bước 4 : Kiểm tra, xử lý vi phạm.
* Nhận hàng từ tầu chở hàng:
Khi nhận được giấy báo của đơn vị Ngoại thương, Công ty cử người
đến gặp đại diện của đơn vị Ngoại thương đó tại cảng đến như đã qu y
định trong hợp đồng để nhận "lệnh giao hàng". Sau đó, mang "lệnh giao
hàng" cùng với hồ sơ, chứng từ ra cảng để nhận hàng.
* Kiểm hoá hàng hoá:
Khi nhận hàng nhập khẩu, Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu
hàng hoá so với hợp đồng để phát hiện số bị thiếu hụt, mất mát, tổn thất(
nếu có) để kịp thời khiếu nại, đòi bồi thường. Trường hợp xảy ra tổn thất
hay nghi là b ị tổn thất, trước khi nhận hàng, Công ty phải yêu cầu giám
định hàng hoá tại địa điểm giao hàng.
Đối với hàng hoá nguyên đai, nguyên kiện: Khi nhận về kho của
mình, Công ty mới phát hiện thiếu hụt, hư hỏng bên trong hoặc qui cách
phẩm chất không phù hợp so với hợp đồng; Công ty phải giữ nguyên hiện
trạng và báo ngay cho đơn vị Ngoại thương biết để cử người đến xem xét,
giám định. Trường hợp quá 05 ngày kể từ ngày báo, nếu đơn vị ngoại
thương không có sự phản hồi th ì Công ty phải yêu cầu Công ty Giám
định(Vinacontro l) đến xét nghiệm và lập biên bản giám định đòi bồi
thường.
* Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu:
Sau khi nhận hàng hoá thi Công ty giao hàng cho đơn vị đặt hàng
hoặc giao toàn bộ lô hàng như đã thoả thuận cho đơn vị uỷ thác nhập
khẩu( đối với hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). Trong trường hợp Công ty
nhận uỷ thác nhập khẩu thông thường khi nhận được thông báo nhận hàng
thì Công ty báo luôn và yêu cầu bên uỷ thác cùng đi nhận hàng tại cảng
đến đã quy định trong hợp đồng.
Làm thủ tục thanh toán: Khi nhận được bộ chứng từ gốc từ nước
ngoài về đến Ngân hàng Ngoại thương. Công ty phải kiểm tra tính
hợp lệ của chứng từ rồi phải trả tiền cho Ngân hàng để nhận được
bộ chứng từ đi nhận hàng.
* Khiếu nại (nếu có):
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
41
Thực tế, điều khoản này rất ít khi gặp trong quá trình thực h iện hợp
đồng nhập khẩu của Công ty, có một số trường hợp vi phạm hợp đồng th ì
hai bên đều giải quyết với nhau nên Công ty không phải lập Hồ sơ khiếu
nại.
* Đánh giá kết quả:
Sau khi thực hiện xong hợp đồng nhập khẩu Công ty thường đánh
giá những mặt được và những mặt chưa được của cả quá tr ình thực hiện
hợp đồng; tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả đó đồng thời phát
huy những mặt tích cực để việc kinh doanh XNK nói riêng và việc kinh
doanh của Công ty nói chung ngày càng phát triển có kết quả hơn.
3.3. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh
chấp phát sinh trong hợp đồng nhập khẩu tại Công ty vận tải và Đại
lý vận tả i VITACO-Hà Nội.
Mặc dù qua ba năm tham gia vào lĩnh vực kinh doanh XNK nhưng
số hợp đồng bị vi phạm rất hạn chế. Để có được như vậy là do đội ngũ
cán bộ kinh doanh đã đáp ứng được yêu cầu thực tế, luôn trau dồi, cập
nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cùng với tinh thần làm việc nhiệt
tình, trách nhiệm cao. Mặt khác, bộ phận nghiệp vụ đã biết rút ra những
kinh nghiệm quý báu của người đi trước cùng sự giúp đỡ của Tổng công
ty nên hạn chế và giảm thiểu sai sót, rủi ro có thể xảy ra.
Tuy vậy, việc kinh doanh XNK lại rất phức tạp và luôn biến động
nên Công ty cũng không thể tránh hết được những cạm bẫy của đối tác,
kiểm soát được hết lỗi lầm dẫn đến vi phạm hợp đồng. Những vi pham
trong thời gian qua chủ yếu mắc phải là do bên xuất khẩu và là những vi
phạm sau: vi phạm về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, phương
thức thanh toán.. .
Vi phạm về số lượng: đây là những sai sót do bên xuất khẩu
không kiểm tra kỹ trước khi hàng rời cảng hoặc do mất mát khi
vận chuyển . . . . . . theo hợp đồng th ì bên xuất khẩu phải chịu trách
nhiệm cho đến khi giao hàng cho Công ty, có ngh ĩa là trong
trường hợp này thì bên xuất khẩu phải có trách nhiệm tuỳ vào
từng trường hợp cụ thể mà đền bù thiệt hại hay thiếu hụt cho
Công ty.
* Giao chậm:
- Với những lô hàng b ình thường th ì việc nhận hàng chậm, không
ảnh hưởng lớn đển giá trị của hàng thì Công ty có thể vẫn gia
hạn cho nhà xuất khẩu một khoảng thời gian nhất định; qua thời
gian gia hạn đó mà bên xuất khẩu vẫn không thể giao hàng thì
hoặc là Công ty có thể gia hạn tiếp hoặc là huỷ hợp đồng, đòi bồi
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
42
thường thiệt hại (tuy nhiên trong thực tế, trường hợp này rất í t
xảy ra).
- Trường hợp nhập hàng hoá để phục vụ một dịp lễ, tết hoặc hàng có
tính thời vụ th ì thời hạn nhận hàng có ý ngh ĩa hết sức quan trọng, quyết
định giá trị của hàng hoá. Như vậy, nếu nhà xuất khẩu không đáp ứng
được yêu cầu đó th ì Công ty không thể gia hạn thời gian nhận hàng, huỷ
hợp đồng và bên xuất khẩu phải có trách nhiệm đền bù thiệt hại khi hợp
đồng bị huỷ bỏ.
* Nhận chậm: Thực tế trường hợp này đã xảy ra đối với các Doanh
nghiệp nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về với các lý do như:
- Do bộ chứng từ có vấn đề.
- Do nhà nhập khẩu không muốn mua lô hàng đó nữa.
- Do bên uỷ thác nhà nhập khẩu đó huỷ bỏ hợp đồng uỷ thác với bên
nhận uỷ thác xuất khẩu
Công ty VITACO cũng đã mắc phải trường hợp: do bộ chứng từ có
sai sót nhỏ mà Công ty không phát hiện ra cho nên việc nhận hàng b ị
chậm lại nên ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh XNK của Công ty.
Vi phạm về chất lượng: Tuỳ thuộc vào đặc tính của từng lô hàng
nà đánh giá hàng giao không đúng chất lượng theo những tiêu
chuẩn khác nhau. Nhưng nói chung, tuỳ từng lô hàng cụ thể th ì
Công ty đều quy định phẩm chất, chất lượng khá cụ thể. Thực tế
có những lô hàng, nhà xuất khẩu không giao đúng như trong hợp
đồng đã ký, có thể là do các ch ỉ tiêu về chất lượng như trong họp
đồng nhưng xuất xứ của lô hàng đó lại khác.Trưòng hợp giao
không đúng chất lượng, Công ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu
giao lại lô hàng khác hoặc bàn bạc cách thức giải quyết lô hàng
đó với nhà xuất khẩu với một số điều kiệnkêm theo như: giảm
giá, trư khấu hao hoặc bên xuất khẩu phải mất một khoản tiền
phạt theo thoả thuận.
* Vi phạm về thanh toán: có thể do nhiều nguyên nhân
- Do sau khi ký kết, Công ty nhận được đơn chào hàng với hàng
hoá như đã ký về phẩm chất, chất lượng, xuất xứ.. .nhưng giá
thành hạ hơn nên Công ty muốn huỷ bỏ hợp đồng về lô hàng đó,
nên Công ty đã thanh toán chậm tiền hàng.
- Do nhu cầu của thi trường về hàng hoá đó giảm đáng kể nên
Công ty cũng không muốn thanh toán tiền hàng để nhận hàng về
ngay mà cố tình kéo dài thời gian.
- Do bên uỷ thác cho Công ty huỷ bỏ hợp đồng nhập khẩu uỷ thác
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
43
. . .
Nói chung là có nhiều nguyên nhân nhưng trên thực tế Công ty í t
gặp phải những trường hợp trên dẫn đến thanh toán chậm; số vụ vi phạm
hợp đồng nhập khẩu rất ít và chủ yếu là vi phạm về giao chậm hàng hoá
so với hợp đồng đã ký.
Ta có thể theo dõi một số trường hợp vi phạm hợp đồng cụ thể trong
năm 2000.
Biểu 10: Một số hợp đồng bị vi phạm các thoẩ thuận đã được ký
kết trong năm 2000.
Số HĐ Đơn vị giao
dịch
Nội dung
vi phạm
Nguyên nhân Hình thức
phạt
03 To To Ltd Giao chậm Do tàu vận tải Chấp nhận
nhận hàng
09 Woobo Giao chậm Giá hàng tăng
lên
Phạt bằng tiền
15 ICI Pte Ltd Giao chậm Do không đủ
nguồn cung
Chấp nhận
nhận hàng
24
Takalar Corp Kém chất
lượng
Hàng kém
chất lượng
Phạt bằng tiền
29
Choong Nam Kém chất
lượng
Hàng kém
chất lượng
Phạt bằng tiền
Trong các vi phạm về chất lượng th ì chế tài buộc thực hiệ và bồi
thường th iệt hại, giảm giá thành hàng nhập khẩu được sử dụng là chính.
Nếu lô hàng lớn, tỷ lệ sai hỏng cao th ì Công ty yêu cầu nhà xuất khẩu
giao bù hàng thay thế. Nếu số lượng hàng không lớn để đủ làm thành một
chuyến hàng thì Công ty yêu cầu nhà xuất khẩu bồi thường thiệt hại, mức
bồi thường phải căn cứ vào mức th iệt hại thực tế và do thoả thuận giữa
Công ty và khách hàng.
Như vậy việc vi phạm hợp đồng được Công ty giải quyết khá linh
hoạt, không hoàn toàn cứng nhắc theo quy định của hợp đồng. Tuy nhiên,
trong bất cứ hợp đồng nào thì thái độ khéo léo, mềm mỏng và năng động
của người làm công tác hợp đồng có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả đàm
phán và giải quyết khiếu nại; giúp Công ty duy tr ì được quan hệ làm ăn
với khách hàng và hạn chế được một phần thiệt hại.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
44
Trên thực tế, số hợp đồng nhập khẩu của Công ty ký kết được bị vi
phạm là rất ít, hầu như không có vụ việc nào Công ty phải nhờ đến trọng
tại kinh tế hoặc toà án để giải quyết vì giá trị của hợp đồng và tài sản bị
vi phạm thường không lớn lắm, việc kiện tụng sẽ gây tổn hại đến uy tín,
tốn kém về tiền bạc của cả hai bên. Do đó, nên các bên vi phạm hợp đồng
nhập khẩu của Công ty thường do hai bên tự thương lượng để giải quyết.
Ví dụ : Vào cuối năm 2000, Công ty ký hợp đồng mua máy điều hoà
nhiệt độ có ký hiệu là:RF12WA. Khi nhận hàng, Công ty kiểm tra th ì lô
hàng đó có một số hàng co h ình dáng giống hệt như sản phẩm có ký hiệu
RF12WA, số hàng này có ký hiệu RF7WA. Do đó, Công ty đã yêu cầu bên
xuất khẩu giao lại số hàng b ị sai trên theo đúng điều khoản của hợp đồng;
Sau đó, Công ty Anhui Garment Imp and Exp Co.,Ltd cho biết là hiện nay
số hàng đó không có nên yêu cầu Công ty VITACO nhận số hàng sai qu y
cách đó và bên xuất khẩu đồng ý giảm giá cho số hàng đó đồng thời chịu
một khoản tiền phạt không lớn là USD1.000,00 do vi phạm hợp đồng.
IV. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KHÍA CẠNH PHÁP LÝ CỦA HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI
VITACO
Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành năm 1989 đã trở nên bất cập,
không phù hợp: Luật pháp ngoại thương còn quá sơ sài, thiếu tính hệ
thống, các quy định về ký kết và thực hiện hợp đồng XNK mới chỉ có văn
bản mang tính tạm thời. Trong khi đó, số lượng các điều ước quốc tế song
phương và đa phương mà Việt Nam tham gia ký kết không nhiều. Chẳng
hạn, công ước Viên trực tiếp điều chỉnh hợp đồng mua bán quốc tế lại
chưa được Việt Nam tham gia phê chuẩn. Do vậy, đây thực sự là những
khó khăn lớn cho công tác ký kết và thực hiện hợp đồng đối với bất kỳ
Doanh nghiệp XNK nào nói chung cũng như Công ty VITACO nói riêng.
Bắt đầu từ 19 tháng 4 năm 1994, Chính phủ Việt Nam ban hành
Ngh ị định 33/CP cho phép các Doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh
tế, nếu có đủ điều kiện theo pháp luật quy định đều có thể kinh doanh
XNK. Trong xu hướng chung đó, Công ty vận tải và đại lý vận tải đã
quyết định tham gia vào hoạt động kinh doanh XNK từ năm 1998.
Qua ba năm hoạt động trong lĩnh vực thương mại quốc tế, đây là
thời gian quá ngắn ngủi đối với một Công ty kinh doanh quốc tế song
trong khoảng thời gian này Công ty đã đạt được những kết quả khả quan,
tạo ra sự tin tưởng hơn cho quá tr ình kinh doanh và phát triển của Công
ty t rong hiện tại cũng như tương lai.
Vấn đề đặt ra là để Công ty tránh được rủi ro dẫn đến phá sản thì đối với
các hợp đồng XNK ngoại thương phải nắm vững những chú ý sau:
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
45
1/. Hợp đồng phải xây dựng trên cơ sở tán thành của hai bên . Một
hợp đồng sẽ không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên cơ sở sai sót,
cưỡng ép hay gian lận.
2/. Các bên thoả thuận ch ỉ được ký kết trong khả năng, phạm vi
thẩm quyền của m ình.
3/. Một thoả thuận được làm một cách bất hợp pháp với các mục
đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp
đồng.
4/. Một hợp đồng phải có sự ràng buộc có nghĩa là cả hai bên phải
có sự trao đổi quan điểm về các quyền lợi và ngh ĩa vụ.
5/. Mỗi hợp đồng h ình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận
chào hàng
- Giải quyết hợp đồng phải đúng pháp luật.
- Luôn nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác
XNK.
- Cần tham khảo ý kiến các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đôí với hợp
đồng kinh tế.
- Giám sát chặt chẽ các bước thực hiện hợp đồng.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
46
PHẦN III
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KÝ KẾT
VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRONG THỜI GIAN TỚI
TẠI CÔNG TY VITACO-HÀ NỘI
I. ĐỊNH HƯỚNG XNK HÀNG HOÁ CỦA CÔNG TY VITACO-HÀ
NỘI
Căn cứ vào dự báo tình hình diễn ra trong khu vực năm 2001 tiếp
tục có nhiều khó khăn và sẽ ảnh hưởng nặng nề đến nền kinh tế của đất
nước cũng như khả năng phát triển của Doanh nghiệp. Vậy nên, Công ty
vận tải và đại lý vận tải-VITACO cũng không nằm ngoài những khó khăn
đó. Tuy nhiên, để thực hiện mục tiêu trước mắt của Đại hội Đảng bộ Công
ty vào tháng 1 năm 2001 vừa qua" Giữ vũng và phát triển sản xuất kinh
doanh, bảo toàn và phát triển vốn, tiết kiệm triệt để, thực hiện sản xuất
kinh doanh có lãi, hoàn thành các ch ỉ tiêu do Tổng công ty giao, thực
hiện mức tăng trưởng trên 6 so với thực hiện năm 2000". Đối với hoạt
động XNK( chiếm 30 trên tổng doanh thu), Công ty VITACO có những
định hướng cụ thể là:
1. Định hướng xuất khẩu hàng hoá:
- Đối với thị trường xuất khẩu: Công ty có chủ trương mở rộng thị
trường các nước trong khu vực và châu á như: Nhật Bản, Hàn Quốc,
Singapo.. . .Bên cạnh đó, Công ty còn có chiến lược xuất khẩu một số hàng
hoá sang th ị trường Mỹ.
- Đối với hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng:
Phương châm của Công ty là: đổi mới phương thức giao dịch nhằm thu
hút khách hàng, tìm mọi biện pháp thực hiện các hợp đồng, các đơn đặt
hàng đã ký để giữ chữ tín với khách hàng.
- Tăng cường các hoạt động xuất khẩu hàng hoá bằng h ình thứ xuất
khẩu uỷ thác hay xuất khẩu trực tiếp để dần dần tạo thé cân bằng giữa
xuất khẩu và nhập khẩu.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
47
Biểu 11: Kế hoạch xuất khẩu năm 2001 của công ty VITACO
Đơn vị tính:USD
Kim nghạch xuất khẩu theo từng
nước
Dự kiến KNXK theo kế hoạch
Nhật Bản 120.432
Hàn Quốc 90.745
Singapo 83.658
Mỹ 80.612
Đài Loan 71.054
Các nước khác 60.318
Tổng KNXK 506.819
* Các biện pháp để phát triển thị trường xuất khẩu
- Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường.
- Tăng cường các cuộc giao dịch, đàm phán qua các hội chợ quốc tế, tiếp
xúc qua các đồng chí tham tán để mở rộng thị trường xuất khẩu.
- Tìm mọi biện pháp duy tr ì, củng cố va phát triển thị trường.
- Tạo nguồn hàng XK ổn định thông qua việc quan hệ với một số nhà máy
sản xuất hàng hoá.
2. Định hướng nhập khẩu hàng hoá.
Trong thời gian tới, Công ty t ìm mọi cách để mở rộng việc nhập
khẩu hàng hoá trên cơ sở duy tr ì mối quan hệ mua bán với bạn hàng trong
nước để nhận được những hợp đồng uỷ thác NK. Bên cạnh đó, Công ty sẽ
tạo cho m ình một kênh phân phối hàng hoá để đẩy mạnh việc xuất khẩu
trực tiếp, tạo ra cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK được thường
xuyên, liên tục.
Biểu 12: Kế hoạch nhập khẩu theo h ình thức hợp đồng
của Công ty VITACO Hà Nội năm 2001
Kin ngạch NK theo hợp đồng Dự kiến KNNK theo kế hoạch
Hợp đồng uỷ thác 1.043.766
Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 526.478
Tổng kim ngạch NK 1.570.244
II. HOÀN THIỆN TRÌNH TỰ NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP
XÂYDỰNG HỢP ĐỒNG NK TAI CÔNG TY VITACO HÀ NỘI
Đàm phán và ký kết hợp đồng NK là bước khởi đầu quan trọng của
hoạt động NK với mục đích cuối cùng là lợi ích của Công ty. Một hợp
đồng sau khi được ký kết sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc các bên . Vì vậy,
công tác ký kết hợp đồng cần được đặc biệt co i trọng tránh t ình trạng
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
48
chưa nắm vững những biến động của thị trường và đối tác đã vội ký kết
rồi sau đó lại xin huỷ, xin hiệu chỉnh hoặc không nghiêm ch ỉnh thực hiện
các cam kết đã thoả thuận trong hợp đồng. Đây vừa là vấn đề pháp lý vừa
là vấn đề lòng tin đối với khách hàng. Vì thế để việc ký kết hợp đồng
ngày một hoàn thiện hơn Công ty cần có ngững biện pháp sau:
1.Hoàn thiện căn cứ và trình tự xây dựng hợp dồng XK
1.1. Căn cứ vào nhu cầu của thị trường:
Nhu cầu của thị trường về hàng hoá nào đó sẽ ảnh hưởng đến số lượng
hàng hoá mà th ị trường cần và khả năng tiêu thụ sản phẩm. Do đó nơ trở
thành căn cứ quyết đ ịnh khối lượng hàng hoá nhập khẩu để phục vụ cho
nhu cầu của thị trường trong nước. Như vậy, nắm vững được sở thích và
th ị hiếu của người tiêu dùng trong nước cũng như khả năng tiêu thụ một
loại sản phẩm nào đó là một trong những căn cứ quan trọng trong quán
trình đàm phán của người làm công tác ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, do
nhu cầu của thị trượng về hàng hoá luôn thay đổi nên Công ty phải luôn
luôn nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng hàng hoá th ị trường và phải dự báo
được xu hướng biến động của hàng hoá trong tương lai để từ đó giúp cho
việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK đạt hiệu quả cao.
Thông qua việc nghiên cứu đánh giá và dự đoán được nhu cầu thị
trường; Công ty phải nghiên cứu để biết xem phần thị trường mà Công ty
đáp ứng là bao nhiêu nhằm có căn cứ ký kết hợp đồng, tránh t ình trạng ứ
đọng vốn .. .
Phần thị trường mà Công ty có thể đáp ứng có thể tính theo công
thức:
Phần thị trường mà Công = Dung lượng - Phần th ị trường các DN
ty có thể đáp ứng thị trường khác có thể đáp ứng
1.2. Căn cứ vào Luật thương mại quốc tế, luật pháp của nước XKvà
Việt Nam:
Hiểu biết kỷ luật thương mại quốc tế; luật pháp nước Việt Nam và
luật pháp nước Công ty muốn ký kết hợp đồng giúp Công ty tự tin trong
việc ký hợp đồng, tránh được sự lừa đảo của bạn hàng và đối tác. nếu biết
được tốt những căn cứ này sẽ giúp cho Công ty có những căn cứ để xây
dựng những điều khoản hợp đồng tốt hơn, yên tâm và tự tin hơn.
1.3. Căn cứ vào thực trạng thị trường nhập khẩu và khả năng sinh lợi
của từng thương vụ:
Th ị trường hàng hoá Việt nam thật đa dạng và phong phú, giá cả lại rất
khác nhau đối với sản phẩm cùng loại và giống hệt nhau về mẫu mã. Cho
nên đối với một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá như Công ty luôn gặp
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
49
khó khăn lớn với những câu hỏi luôn đặt ra là: Nhập hàng gì? Nhập hàng
nước nào? Làm thế nào để tiêu thụ được hàng hoá nhập về? Hàng hoá có
bán được hay không?.. . .
Nắm rõ thực trạng thị trường nhập khẩu để phân tích thị trường và
có những quyết định đúng đắn trứơc khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu.
Đó là nhiệm vụ quan trọng của các cán bộ làm công tác XNK. Từ đó giúp
cho việc phân tích được khả năng sinh lợi và hiệu quả của việc ký kết
thực hiện hợp đồng. Để làm được điều này tốt hơn Công ty có thể áp dụng
một số b iện pháp như:
- Công ty nên cử cán bộ trực tiếp tham quan thị trường để họ có cơ
hội kiểm nghiệm và nâng cao kinh nghiệm chuyên môn của m ình.
- Cần có sự phối hợp chặt chẽ về thông tin và thực trạng thị trường
hàng hoá giữa phòng XNK và tổ thị trường của Công ty.
- Công ty nên duy tr ì tốt mối quan hệ với Tổng công ty và thu thập
tin tức về thị trường hàng hoá cũng như xu hướng biến động của thị
trường hàng hoá tương lai.
- Công ty cần duy tr ì và tạo những mối quan hệ với các cơ quan
thương mại trong nước như: Bộ Thương mại, Phòng Thương mại
và Công nghiệp Việt Nam cũng như các cá nhân và cơ quan
Thương mại, đại sư quán của Việt Nam tại nước ngoài, thậm chí
Công ty có thể sẵn sàng mua các thông tin có giá trị thuận tiện
cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng.
1.4. Căn cứ vào môi trường vĩ mô
Môi trường vĩ mô bao gồm một loạt các yếu tố khách quan mà
Công ty không thể kiểm soát được nhưng lại có thể tác động trực tiếp và
có ảnh hưởng lớn đến kết quả công tác ký kết hợp đồng. Để nắm chắc môi
trường này, người ta phải nắm rõ nội dung sau:
- Chính trị, pháp luật như: Mức độ hoàn thiện và h iệu lực thi hành
của các văn bản pháp luật hiện hành, các quan đ iểm tình hình
chính trị và các mối quan hệ của chính phủ Việt Nam với Chính
phủ các nước.
Tốc độ phát triển kinh tế có quan hệ rất lớn đến nhu cầu và th ị hiếu
tiêu dùng của khách hàng. Các vấn đề cần được người nhập khẩu nghiên
cứu như: các chính sách kinh tế của Nhà nước như thuế nhập khẩu, lãi
xuất tiền vay, tiền gửi Ngân hàng, tỷ giá hối đoái.
- Các tập qúan, văn hoá từng miền . ở Việt Nam người tiêu dùng ở
từng miền có những sở.
thích riêng
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
50
- Các đối thủ cạnh tranh: Hiện nay có rất nhiều Công ty cung ứng
sản phẩm khác nhau. Do đó để mặt hàng nhập khẩu của Công ty m ình
được người tiêu dùng chấp nhận thi Công ty phải lựa chọn các chiến lược
nhằm đối phó và có sự ứng xử phù hợp trên cơ sở phải nắm chắc các
thông tin về trạng thái cạnh tranh của thị trường, số lượng và phạm vi
hoạt động, ưu điểm và chiến lược kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh.
1.5. Căn cứ vào hoa hồng uỷ thác:
Đây cũng là cơ sở để Công ty đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu
với khách hàng nước ngoài. Trên cơ sở hoa hồng được hưởng do người
nhập khẩu uỷ thác trả cho Công ty, Công ty tính toán tất cả chi phí phát
sinh, và sự b iến động của tỷ giá từng thương vụ. Từ sự tính toán nà y
Công ty quyết định nhận nhập khẩu uỷ thác hoặc không nhận.
1.6. Căn cứ vào khả năng của Công ty
Nếu trên thực hiệụưc tế, tiềm lực của Doanh nghiệp không đủ
mạnh th ì tất cả các vấn đề được nghiên cứu ở trên ch ỉ là lý thuyết. Do
vậy, để đi đến quyết định ký kết một hợp đồng nhập khẩu th ì cán bộ
Phòng XNK phải nắm rõ các thông tin về Công ty m ình như: Khả năng về
vốn; khả năng huy động tiềm năng nội bộ, giá cả, chính sách phân phối
sản phẩm; tr ình độ nghiệp vụ thương mại của cán bộ làm công tác nhập
khẩu . . .
2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng hợp đồng nhập
khẩu.
Hiện nay việc thực hiệnực hiện các nghiệp vụ cho công tác xâ y
dựng một hợp đồng nhập khẩu như hỏi hàng, hỏi giá, đàm phán và thoả
thuận các điều khoản trong hợp đồng của Công ty còn nhiều bị động hoặc
theo các nguyên tắc cứng nhắc. Do vậy, đã gây ra nhiều bất cập cho người
thực h iện hợp đồng. Bởi vậy nhiêm vụ cần thiết trước mắt của các nhà
đàm phán là:
* Chuẩn bị ký kết:
- Nghiên cứu thường xuyên tình hình th ị trường trong và
ngoài nước, đặc biệt là th ị trường trong khu vực mà Công ty nhập khẩu
thường xuyên có nhằm có các thông tin chuẩn bị cho cuộc đàm phán.
- Tìm hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phán.
- Xác định hướng đích rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu hiệu
quả tối đa.
* Đàm phán:
Mục đích của cuộc đàm phán thương mại là nhằm đạt được sự
thoả thuận giữa người mua và người bán về tất cả các điều khoản của hợp
đồng, trong quá tr ình đàm phán các bên luôn luôn thực hiện những
nguyên tắc sau:
- Lễ phép, lịch sự.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
51
- Hoà khí và th iện cảm.
- Không xa rời mục tiêu đã định.
- Chủ động.
Trên cơ sở đó để cuộc đàm phán được xúc tiến tốt đẹp Công ty phải
đạt được những yêu cầu sau:
- Chuẩn bị trước những lý lẽ nhằm giải thích cho các điều khoản
được nêu ra trong hợp đồng.
- Phải lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm
phán tránh trường hợp bị bất ngờ. VD: Lập kế hoạch và vạch sẵn những
phương án để giải quyết trong trường hợp cuộc đàm phán không thành
công.
- Có sự chuẩn b ị về thời gian trao đổi về hợp đồng giữa các phòng
ban có trách nhiệm liên quan trước khi đem hợp đồng đi đàm phán.
- Cần cập nhật kịp thời các thông tin về t ình hình SX kinh doanh
của đối tác dể biết điểm mạnh yếu của họ
- Biết m ình muốn gì với giá nào trong điều kiện nào.
- Quyết định: Gồm các bước:
B1. ý thức vấn đề.
B2. Đánh gía mội dung của đơn hỏi hàng.
B3. Tìm hiểu đối tác.
B4. Đánh giá khả năng cung cấp hàng hoá của đối tác.
B5. Nghiên cứu các thay đổi của thị trường trong nước.
B6. Đánh giá, dự đoán các rủi ro đối với hợp đồng đó.
B7. Thực h iệnông báo cho đối tác.
B8. Quýêt định.
* Chọn đối tác:
Sau các cuộc đàm phán Công ty chọn cho m ình đối tác có lợi cho
mình nhất với khả năng cung cấp hàng hoá tốt nhất, tránh tình trạng khi
thực hiện bị sai sót, vi phạm như một số trường hợp đã xảy ra. Hầu hết
các hợp đồng nhập khẩu của Công ty với đối tác nước ngoài b ị vi phạm là
do phía đối tác. Do đó sau đàm phán Công ty phải chọn cho m ình đối tác
với một số yêu cầu sau:
- Sự uy tín của đối tác trong kinh doanh thương mại quốc tế.
- Nguồn hàng và khả năng cung cấp hàng của đối tác.
- Giá cả hàng hoá phải thấp nhất với chất lượng cao nhất.
- Một số dịch vụ đối tác có thể cung cấp như dịch vụ chở
hàng, bao gói, bảo quản hàng hoá phải tốt với chi phí thấp và
cả dịch vụ sau bán hàng.. .
- Khả năng giao hàng của đối tác phải tốt có nghĩa là phải
giao hàng đúng thời gian như thoả thuận.
* Điều khoản giá cả
Trên cơ sở phân tích , đánh gía t ình hình thực tế Công ty nên đưa ra
mức giá có thể chấp nhận được với cả hai bên. Hiện nay, vấn đề đặt ra với
người đàm phán là làm sao đạt được mức lợi nhuận tối đa trên mỗi hợp
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
52
đồng. Do đó, chính sách giá cần được Công ty coi là chiến lược ưu tiên
hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích và lợi nhuận của Doanh
nghiệp. Vì vậy, một số b iện pháp cần thiết khi đàm phán về giá cả đối với
nhà nhập khẩu là:
- Giá cả cần được tính trong mối quan hệ với toàn bộ các đ iều kiện
giao hàng của hợp đồng như: Tầm cỡ đơn hàng, điều kiện giao hàng, điều
kiện thanh toán, điều kiện bảo hành... .
- Để có một chính sách giá cả hợp lý cần phải căn cứ vào: giá cả
người tiêu dùng có thể chấp nhận, các chi phí liên quan bao bì vận
chuyển, thuế, bảo hiểm. .. , quan hệ cung cầu trên th ị trường. Tuỳ thuộc
vào biến động của các yếu tố mà mức giá trên luôn được điều chỉnh cho
phù hợp.
- Tuỳ thuộc vào đặc điểm của sản phẩm và từng đối tác để có sự
điều chỉnh giá cho phù hợp,
Đôi khi nếu muốn tạo ra sự thiện chí cho các giao d ịch hoặc các đơn
hỏi hàng sau này hoặc vì một lý do nào đó quan trọng đối với việc kinh
doanh của Công ty th ì người đàm phán cần phải mềm dẻo nhân nhượng
mà không nên dựa trên cơ sở giá cả.
* Điều khoản chất lượng.
Đây cũng là điều khoản thường hay khiếu nại nhất trong hợp đồng
nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Chất lượng của hàng hoá được đánh giá
trên các ch ỉ tiêu khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất và đặc tính của mỗi
loại hàng hoá. Do đó , việc xây dựng điều khoản chất lượng trong từng
hợp đồng là vấn đề rất khó đối với các nhà đàm phán. Để đàm phán về
điều khoản chất lượng có hiệu quả th ì Công ty cần thực hiện một số biện
pháp như:
- Có thoả thuận rõ ràng về quy cách phẩm chất chi tiết hiện thực
của hàng hoá.
- Nắm rõ đặc điểm, bản chất của hàng hoá cần đàm phán.
- Đối với một số hàng hoá phức tạp cao th ì Công ty phải mô tả chi
tiết từng phần của máy móc.
* Phương pháp xây dựng hợp đồng:
- Phương pháp trực tiếp: Thường áp dụng với những khách hàng lần
đầu tiên có quan hệ làm ăn với Công ty hoặc khách hàng mà Công ty có
hợp đồng giá trị lớn tính phức tạp của hàng hoá cao cần phải có sự trao
đổi và thoả thuận một cách chi tiết. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với người
trực tiếp tham gia đàm phán là:
+ Có thái độ niềm nở, lịch sự với đối tác.
+ Tranh thủ giới thiệu các thành tích của Công ty nhằm gây ấn
tượng tốt của đối tác về Công ty.
+ Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán
tạo sự tin tưởng cho đối tác của Công ty.
+ Có thái độ nhã nhặn nhưng kiên quyết khi cần thiết trong
quá trình giải quyết công việc.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
53
- Phương pháp gián tiếp: Thường được áp dụng phổ biến hơn
phương pháp trực tiếp do sự phát triển ngày càng cao của công nghệ
thông tin liên lạc đồng thời phương pháp này cũng giảm chi phí về ăn ở đi
lại giao dịch cho cả hai bên. Phương pháp này bao gồm hai h ình thức đàm
phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại.
+ Nếu bằng thư tín: Thường phải sử dụng hệ thống fax và bằng
tiếng Anh, nếu đại diện của đối tác tại Hà Nội th ì có thể giao dịch bằng
tiếng Việt. Do vậy, cần lưu ý rằng thư là sứ giả của m ình đến đối tác nên
cách viết, cách trình bày diễn đạt phải sáng sủa, chính xác và khoa học
tạo ấn tượng tốt cho đối tác. Khi sử dụng thư phải sử dụng hệ thống
chuyển phát nhanh thể hiện sự nhiệt t ình và khẩn trương của Công ty.
+ Nếu bằng đ iện thoại: Đây là hình thức được dùng thường xuyên
hàng ngày. Do vậy, chỉ nên sử dụng đối với những trường hợp khẩn
trương, cần thiết để làm rõ một chi tiết, vấn đề ngắn gọn tránh lỡ thời cơ
cho công việc. Người trực tiếp giao dịch phải chuận bị nội dung cần trao
đổi, phải có tâm trạng vui vẻ, chân thành không miễn cưỡng giả tạo tránh
sự hiểu nhầm của đối tác do phải trao đổi nội dung công việc bằng điện
thoại. Sau khi trao đổi cần có thư xác định nội dung đã thoả thuận và gửi
cho đối tác.
3. Bảo đảm cơ sỏ pháp lý của hợp đồng nhập khẩu.
Không mấy hợp đồng kể cả hợp đồng ngoại thương và hợp đồng
mua bán trong nước được coi là hoàn thiện. Tuy nhiên các nhà đàm phán
vẫn phải tìm cách hạn chế tối đa những sai phạm có thể mắc phải nếu
không Công ty của họ rất có khả năng rơi vào tình trạng phá sản. Đối với
Công ty VITACO cũng vậy, cần phải nắm vững những chú ý sau:
- Chủ thể hợp đồng phải hợp pháp không bị lừa đảo: Việc xác định
tư cách đối tác mà Công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng
vì ch ỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì hợp
đồng sau khi ký kết mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra
mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng.
- Thực hiện hiệu quả và thực hiện đúng tr ình tự pháp lý: Một bản
hợp đồng nếu thoả mãn 5 yêu cầu sau th ì được coi là có giá tr ị
pháp lý:
1. Hợp đồng phải được xây dựng trên cơ sở tự nguyện tán thành của
hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu được ký kết
trên cơ sở sai sót, cưỡng ép hoặc gian lận.
2. Các bên thoả thuận ch ỉ được ký kết trong khả năng phạm vi thẩm
quyền của m ình.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
54
3. Một thoả thuận được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích
bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp
đồng.
4. Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên có ngh ĩa là cả
hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quyền lợi và ngh ĩa vụ.
5. Môt hợp đồng được h ình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận
chào hàng.
- Giải quyết đúng luật:
Mọi hợp đồng đều được điều chỉnh bằng luật, do vậy các bên tham
gia phải thoả thuận luật áp dụng trước khi thảo một bản hợp đồng
chính thức và phải thực sự tôn trọng luật đó nhằm đảm bảo giá trị
pháp lý của hợp đồng và tôn trọng đối tác.
* Điêu kiệ để thực hiện được nội dung trên:
- Có sự lựa chọn thực hiệnương nhân để giao dịch.
- Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác th ì người đàm
phán có thẩm quyền hoặc tham tán thương mại tại sứ quán của Việt
Nam.
- Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác
nhập khẩu.
- Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng
đôi với hợp đồng kinh tế.
- Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
III. HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP
KHẨU Ở CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI VITACO -HÀ
NỘI
Sau khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của
Công ty là tiến hành thực h iện tố t các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong
hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là trách nhiệm
pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Công ty đối với đối tác thực hiện hợp
đồng nhập khẩu, Công ty nên thực hiện tốt các vấn đề sau :
1. Điều kiện bảo đảm thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu
Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu th ì Công ty phải thực hiện tốt
được những công việc sau:
- Sau khi ký kết hợp đồng Công ty phải lập kế hoạch cụ thể và chi
tiết để thực hiện hợp đồng.
- Tiến hành thực hiện nhanh chóng và đầy đủ các thủ tục mà Nhà
nước quy dịnh như xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục Hải
quan,. . .
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
55
- Yêu cầu đối tác gửi chứng từ kịp thực hiệnời để có thực hiệnời
gian đủ dài để kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót phải thực hiệnông
báo ngay cho đối tác b iết về t ình h ình cụ thể để đối tác kịp thời sửa
đổi cho kịp thời nhận hàng.
- Kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ.
- Yêu cầu đối tác cho biết chính xác thời gian hàng về cảng quy
định.
- Theo dõi sát sao qúa trình thực hiện hợp đồng để kịp thời xử lý
các vấn đề xảy ra.
- Đối với các hợp đồng lớn, hàng nhận làm nhiều đợt, Công ty phải
luôn giữ thông tin liên lạc với đối tác để kịp thời thay đổi theo
hướng các điều khoản sửa đổi bổ sung(nếu có).
Ngoài những công việc cần phải thực hiện tốt như trên để dảm bảo
được việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tốt hơn th ì Công ty phải có
cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh thật chặt chẽ, cụ thể như sau:
- Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo ch ính xác tình hình
thực hiện hợp đồng cho giám đốc. Qua đó giám đốc trực tiếp chỉ
đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu
nhất để đảm bảo thực hiện tố t hợp đồng.
- Giữa các phòng ban thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin
cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến
trình thực hiện hợp đồng.
Đối với trường hợp Công ty nhập khẩu uỷ thác cho một Công ty nào
đó hay cá nhân bất kỳ th ì Công ty phải báo cáo tình hình thực tế của
quá trình thực hiện với họ và phải thông báo cho họ biết ngay nếu
có gì thay đổi. Mặt khác. Công ty phải thường xuyên liên lạc yêu
cầu họ trả tiền hàng và hoa hồng đúng tiến độ.
2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và quan hệ đối tác.
* Việc quản lý hợp đồng là việc giám sát theo dõi quá trình thực
hiện hợp đồng nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh để
đạt được hiệu quả cuối cùng. Như vậy, công tác quản lý hợp đồng
yêu cầu người nhập khẩu có trách nhiệm t ìm các biện pháp tháo gỡ
và giải quyết các vấn đề vướng mắc có thể phát sinh trong quá tr ình
thực hiện hợp đồng. Đối với Công ty vận tải và Đại lý vận tải
VITACO-Hà Nội, công tác quản lý hợp đồng Công ty cần có các
biện pháp sau:
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
56
- Thúc giục nhân viên đ i khai báo Hải quan ngay sau khi nhận được
bộ chứng từ, để tránh tình trạng hàng bị lưu kho bãi.
- Phải có đội ngũ cán bộ h iểu biết về hàng hoá mà Công ty thường
nhập, hoặc phải thuê chuyên gia có hiểu biết về hàng hoá nhập khẩu
để kiểm tra hàng hoá trược khi nhận hàng.
* Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt
trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của Công ty. Sự tín nhiệm về
Công ty gây tâm lý tin tưởng cho đối tác nước ngoài khi quyết định
bán sản phẩm cho Công ty và các bạn hàng trong nước tin tưởng vào
Công ty khi quyết định mua hàng và đặt hàng của Công ty hoặc uỷ
thác cho Công ty nhập khẩu.
Muốn giữ được mối quan hệ làm ăn lâu dài với đố i tác và
khách hàng trong nước, đồng thời thu hút được thêm bạn hàng trong
và ngoài nước hơn nữa th ì Công ty cần coi sự phục vụ chu đáo như
sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho
dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy được hài
lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thực hiện ì cang gây
được ấn tượng tốt bấy nhiêu đặc biệt là đối tác lần đầu tiên tiễp xúc
với Công ty.
3. Giải quyết tranh chấp
Tranh chấp là điều mà cả hai bên đều không muốn xảy ra bởi vì nó
không ch ỉ gây ra tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng
đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hầu hết các hợp đồng mà
Công ty ký kết với đối tác nước ngoài hay bạn hàng trong nước đều
có giá tr ị không lớn nên khi có tranh chấp xảy ra Công ty cần phải
dựa trên nguyên tắc: Trước tiên là tôn trọng lợi ích của hai bên và
bình đẳng trong mối quan hệ.
Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu
thuẫn nhưng lại có ràng buộc với nhau. Do vậy một nguyên tắc mà
đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công ở các nước khi
giải quyết tranh chấp là: Hãy tập trung vào vấn đề cần thương
lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm để tạo ra
sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề
ra trên phương châm:" Cách lựa chọn tố t nhất là đạt được sự thoả
thuận".
Đồng thời thực hiện trong quá tr ình thương lượng th ì người tham
gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có ứng xử, lập luận
vững vàng hợp tình, hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh
nghiệm, học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các
Doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt th ì chắc chắn mọi việc
sẽ được giải quyết êm đẹp.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
57
4. Biện pháp tăng khách hàng, số lượng và giá trị hợp đồng nhập
khẩu.
4.1. Tạo uy tín vơi khách hàng tiêu thu hàng hoá nhập khẩu của Công
ty .
Công ty có uy tín là Công ty có v ị tr í cao và gây ấn tượng tốt đẹp
đối với khách hàng và bạn hàng. Tín nhiệm là một trong những bí
quyết để kinh doanh thành công. Để làm tốt được điều này đối với
Công ty trong l ĩnh vực kinh doanh quốc tế còn quá non trẻ th ì đó
quả là điều rất khó khăn. Do vậy, để dần dần tạo được lòng tin với
khách hàng về việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty th ì Công ty
nên làm tốt một số yêu cầu sau:
- Cung cấp cho khách hàng hàng hoá chất lượng cao, giá cả cạnh
tranh.
- Cung cấp dịch vụ với giá hạ hơn so với thị trường như dịch vụ vận
tải. . .Công ty cung cấp dịch vụ vận tải nên trong quá trình nhập khẩu
hàng hoá Công ty nên nhận vận chuyển hàng hoá từ cảng quy định
về cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu hoặc khách hàng tiêu thụ hàng
hoá nhập khẩu của Công ty với giá cả hạ hơn.
- Cung cấp hàng hoá kịp thời cho khách hàng theo yêu cầu của
khách hàng.
4.2. Mở rộng mối quan hệ giao dịch.
Công ty nên mở rộng mối quan hệ với các Bộ, nghành có liên quan
để thuận tiện cho việc xin giấy phép kinh doanh và giấy phép XNK
hàng hoá; việc làm thủ tục Hải quan thuận lợi hơn. Mặt khác, Công
ty phải đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn với các thành viên thuộc Tổng
công ty và các Công ty hay tổ chức kinh doanh nào đó có thể tiêu
thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty.
4.3. Tạo ra kênh phân phối hàng hoá cho Công ty.
Để việc kinh doanh nhập khẩu được phát huy hết khách hàngả năng,
việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu được liên tục th ì Công
ty phải tạo cho mình một kênh phân phối hàng hoá. Cụ thể Công ty
có thể thành lập một số đại lý ở các tỉnh để bán hàng nhập khẩu và
có mối quan hệ làm ăn với Công ty khác nhằm tiêu thụ hàng hoá.. .
4.4. Bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhập khẩu.
Muốn tạo uy tín với khách hàng, mở rộng mối quan hệ giao dịch hay
tạo kênh phân phối hàng hoá được tốt th ì việc kinh doanh nhập khẩu
của Công ty phải có hiệu quả. Mục đích để việc kinh doanh nhập
khẩu có hiêu quả th ì việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu
lại ảnh hưởng rất lớn. Do vậy, muốn tăng hiệu quả ký kết cho hợp
đồng Công ty cần có sự đầu tư thích đáng như:
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
58
+ Cấp kinh phí để nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho
cán bộ XNK.
+ Tổ chức tìm hiểu các thị trường thực tế để nắm bắt được nhu cầu
hiện tại của người tiêu dùng và khuynh hướng biến động của nhu
cầu hàng hoá trong tương lai, từ đó xác định mặt hàng cần nhập
khẩu.
- Tổ chức các cuộc tham quan các nước mà có quan hệ làm ăn để có
cơ hội tìm hiểu bạn hàng một cách trực tiếp nhằm học hỏi kinh
nghiệm kinh doanh, nâng cao vốn kiến thức về phong tục tập quán
của họ.
+ Tham gia tích cực các hội nghị, hội thảo về kinh doanh XNK do
Bộ Thương mại tổ chức để học hỏi và áp dụng vào Công ty mình.
+ Phải có tiêu chuẩn quy định rõ ràng để có kế hoạch bồi dưỡng cán
bộ kế cận gồm phẩm chất chính trị, tr ình độ kiến thức, năng lực tổ
chức... .
3.5. Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu.
Trên thực tế, không có hợp đồng nào giống hệt như lần trước cho dù
hàng hoá nhập về vẫn như cũ, nhưng nhu cầu của khách hàng lại
thay đổi, các điều kiện trong và ngoài nước cũng thay đổi theo.
Công việc này không đơn thuần là việc xác định khả năng của
Doanh nghiệp trong việc thoả mãn và tác động tới nhu cầu của
khách hàng như thế nào. Do vậy, mỗi khi kết thúc một hợp đồng
nhập khẩu, Công ty cần thực hiện đánh giá lại công tác ký kết và
thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã hoàn tất để sẵn sàng thay đổi
phương án kinh doanh và mặt hàng kinh doanh cho phù hợp với điều
kiện và nhu cầu mới của thị trường.
Viêc phân tích một hợp đồng nhập khẩu nhằm trả lời các câu hỏi
sau:
- Hợp đồng có được thực hiện tốt hay không?.
- Kết quả đạt được do với các đối thủ cạnh tranh như thế nào?.
- Doanh nghiệp đã có phương án nhập lô hàng mới hay chưa?
- Điểm yếu của Doanh nghiệp là gì?.
* Để đánh giá h iệu quả của hợp đồng nhập khẩu, có thể sử dụng chỉ
tiêu "Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu". Chỉ tiêu này phản ánh kết quả
tài chính của hợp đồng đã được ký kết và thực hiện, có nghĩa là
phản ánh những kết quả bằng tiền thu được và những chi phí thực tế
bỏ ra để có được kết quả đó.
Công thức:
Doanh nghiệp = 100
Cn
Ln
Trong đó:
Dn : Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu
Ln : Lợi nhuận về bán hàng nhập khẩu
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
59
Cn : Tổng chi phí nhập khẩu bằng ngoại tệ được chuyển
đổi sang Việt Nam đồng theo tỷ giá của ngân hàng Nhà
nước
IV. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI NHÀ NƯỚC
Hoạt động nhập khẩu không thể thiếu được sự quản lý và điều hành
của Nhà nước bởi hàng loạt các ch ính sách thuế, lãi suất, các quy định
pháp luật. . .Nh ìn chung các Công ty cuả Việt Nam chưa có nhiều kinh
nghiệm và thành quả trong buôn bán quốc tế mà ch ỉ đang trong thời kỳ
hoà nhập vào nền kinh tế thế giới. Do đó việc kinh doanh XNK rất cần sự
hỗ trợ của Nhà nước và một môi trường pháp lý thuận lợi để phát triển.
Bên cạnh đó, những khó khăn về kinh tế ngày một gia tăng, nhu cầu tiêu
thụ hàng hoá luôn luôn biến động và vấn đề kinh doanh có sự cạnh tranh
gay gắt. Do vậy Nhà nước nên áp dụng một số biện pháp đẩy mạnh nhập
khẩu như sau:
- Cải cách triệt để về thủ tục hành chính trong lĩnh vực XNK như
thủ tục xin giấy phép kinh doanh, giấy phép nhập khẩu, các thủ
tục hải quan, thuế...Tránh sự phiền hà sách nhiễu, tạo sự thông
thoáng trong hoạt động XNK, giảm thiểu thời gian và các chi phí
không cần thiết
Như vậy trước hết phải đẩy mạnh công tác giáo dục cán bộ công
chức hành chính Nhà nước trong lĩnh vực XNK về t inh thần trách nhiệm
trong công việc, về đạo đức và chuyên môn nghiệp vụ, tránh thái độ cửa
quyền, gây khó dễ cho người làm công tác nhập khẩu.. .( nhất là các thủ
tục về thuế quan).
- Thành lập các Công ty chuyên nghành phục vụ nhập khẩu như:
+ Đầu tư cho Tổng công ty hàng Hải Việt Nam về thiết bị, các
phương tiện kỹ thuật tạo sự thuận tiện và an toàn cho hoạt động chuyên
chở, giảm thiểu ch i phí vận chuyển dẫn đến giá cả hàng nhập khẩu giảm,
nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá.
+ Đầu tư xây dựng các cảng biển đủ sức cho các tàu lớn ra vào cảng
và hoạt động liên quan như: bốc, xếp, dỡ và vận chuyển hàng.
- Chính sách thuế nhập khẩu: cần phải nhất quán đối với mọi cơ sở
sản xuất kinh doanh, không có sự ưu tiên r iêng biệt tạo nên sự
cạnh tranh không lành mạnh trên th ị trường. Nhà nước cần giảm
thuế nhập khẩu để người tiêu dùng có thể mua được hàng với giá
thấp hơn. Hệ thống các chính sách thuế cần phải được kiện toàn
để chống thất thu và lạm thu do việc hàng hoá b ị đánh thuế nhiều
lần .
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
60
- Chính sách hạn nghạch nhập khẩu: Nhà nước cần hoàn thiện
phương thức phân bổ hạn nghạch theo nguyên tắc" một cửa" chỉ
phân bổ cho các đơn vị đã có quyền XNK trực tiếp theo nhóm
hàng để có hiệu quả kinh tế cao hơn đóng góp nhiều hơn cho Nhà
nước.
- Chính sách quản lý ngoại tệ: Thực tế có nhiều Công ty thiếu
ngoại tệ thanh toán nhưng ở bên ngoài lại có sự tích trữ ngoại tệ
khá lớn. Do đó, Nhà nước cần có biện pháp giải quyết t ình trạng
này.
Chính sách về tỷ giá hối đoái của Nhà nước có quan hệ trực tiếp đến
việc tăng hay giảm nhập khẩu của các Doanh nghiệp. Khi một Công ty có
hoạt động XNK thực hiện ì tất yếu sẽ có lúc Công ty đó tiến hành bán
hoặc mua ngoại tệ. Song nếu bán ngoại tệ cho Ngân hàng Ngoại thương
thì Công ty đó sẽ bán được giá thấp hơn giá thị trường khoảng 5-10 và
ngược lại. Do đó, các đơn vị nhiều khi xử lý bằng cách bán ngoại tệ cho
các đơn vị kinh tế khác có nhu cầu trên th ị trường ngoại tệ theo giá thị
trường, hoặc tìm các mặt hàng nhập khẩu có chênh lệch giá cao để nhập.
Để khắc phục t ình trạng trên Nhà nước cần có sự quản lý ngoại tệ phù
hợp với một tỷ giá ngoại hối tương đối sát với giá thị trường. Khoảng
chênh lệch giữa giá mua vào và giá bán ra phải là tối thiểu, chỉ gồm lệ
phí phục vụ Ngân hàng. Đồng thời Nhà nước cần dành một số ngoại tệ
cho Ngân hàng Ngoại thương vay để làm vốn kinh doanh ngoại tệ và điều
tiết tỷ giá cho thị trường ổn định, không xảy ra đột biến.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
61
KẾT LUẬN
Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong thực tế rất đa dạng,
phức tạp và chuyển b iến không ngừng. Vì vậy, nó đòi hỏi phải được bổ
sung và hoàn thiện theo thời gian.
Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội cũng nhưhiều
đơn vị khác trong quá tr ình tham gia hoạt động buôn bán với nước ngoài
đã không ngừng tự hoàn thiện m ình, từng bước tháo gỡ được các khó khăn
về vốn và cải tiến các phương pháp quản lý, hoàn thiện hơn việc ký kết và
thực hiện hợp đồng nhập khẩu . Vì vậy uy tín của Công ty đang ngày càng
được nâng cao trên th ị trường quốc tế.
Với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, công tác đàm phán ký kết và
tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một công việc có vai trò đặc biệt
quan trọng trong việc đóng góp vào kết quả đạt được của Công ty. Trong
thời gian qua tuy gặp không ít khó khăn về khách quan cũng như chủ
quan song Công ty đã luôn phấn đấu vượt qua mọi trở ngại thực hiện tốt
các hợp đồng nhập khẩu và hoàn thành được nhiệm vụ kinh doanh của
mình. Bên cạnh đó, mặc dù hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập
khẩu vẫn còn một số hạn chế nhất đ ịnh nhưng nếu khắc phục được những
hạn chế này đồng thời phát huy những ưu thế vốn có của Công ty vận tải
và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội sẽ ngà y càng thực hiện tốt hơn nữa các
hợp đồng nhập khẩu của m ình.
Xuất phát từ thực tế đó kết hợp cùng với những kiến thức đã học ở
nhà trường; Bản luận văn tốt nghiệp này của tôi đã cố gắng đi sâu nghiên
cứu những vấn đề pháp lý của hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng
nhập khẩu. Qua các cơ sở phân tích và khẳng định vai trò, vị trí của hợp
đồng nhập khẩu đồng thời đánh giá những mặt tích cực và khó khăn trong
thực tiễn ký kết và thực hiện hợp đồng đối với hoạt động kinh doanh với
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
62
nước ngoài tại Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội. Bản luậ
n văn này cũng đã thể hiện ra một số biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện
việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng cũng như hợp đồng
XNK nói chung
Đề tài được hoàn thành với sự hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ nhiệt
tình của Thạc Sỹ Trần Hoè cùng các anh ch ị trong Phòng Xuất nhập khẩu
của Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội
TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. Giáo trình:
1. Tập bài giảng Luật Thương mại Quốc tế, bộ môn luật kinh tế Trường Đại học
Kinh tế quốc dân – Hà Nội.
2. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Hữu Tửu, NXB Giáo dục.
3. Thanh toán quốc tế trong ngoại thương – PGS Đinh Xuân Trình, NXB Giáo
dục.
4. Giáo trình tổ chức nghiệp vụ kinh doanh XNK – PTS Phạm Chí Thành.
II. Sách Tiếng Việt:
1. Hướng dẫn thực hành kinh doanh XNK tại Việt Nam – GS, TS Võ Thanh
Thu và TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Thống kê, 1994.
2. Tìm hiểu pháp Luật trong Thương mại quốc tế – PTS Lê Quang Liêm, NXB
Thống Kê.
III. Sách nước ngoài:
1. Hợp đồng mua bán quốc tế – TS Jame. RPinnells – Trường Đại học Kinh tế
Helsinki.
3. Hợp đồng mua mẫu dành cho mua sắm quốc tế và nhập khẩu.
IV. Báo và tạp chí:
1. Báo Thương mại.
2. Báo Hải Quan.
V. Các văn kiện, văn bản pháp luật:
1. Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII.
2. Luật thương mại củ nước CHXHCN Việt Nam.
Nghị định 33/CP ( 19/4/1994 ) về quản lý Nhà nước đối với XNK và Nghị định
89/ CP ( 15/12/1995 ) về việc bãi bỏ thủ tục cấp giấy phép XNK từng chuyến.
Chuyªn ®Ò thùc tËp NguyÔn Lªn Vinh
63
3. Quy định 299/ TMDL – XNK ( 9/4/1992 ) về hợp đồng mua bán ngoại
thương.
VI. Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh của Công ty VITACO – Hà Nội, 2000.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Luận văn- Những vấn đề cơ bản về hợp đồng nhập khẩu và một số giải pháp hoàn thiện hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong thời gian tới taị Công ty VITACO – Hà nội.pdf