Luận văn Quản trị văn phòng của Tổng cục thể dục thể thao - Bộ văn hóa, thể thao và du lịch

đội ngũ công chức Văn phòng có đủ năng lực, phẩm chất đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Chất lƣợng cán bộ, công chức hành chính quyết định chất lƣợng thực thi công vụ, phục vụ nhân dân và hiệu lực, hiệu quả của nền hành chính nhà nƣớc. Chính đội ngũ này đóng vai trò trung tâm trong quá trình cải cách hành chính và hoàn thiện nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Do vậy, xây dựng và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức là một trong những trọng tâm của Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020. Nghị quyết số 17-NQ/TW hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa X đã xác định: “Cải cách hành chính phải đáp ứng yêu cầu hoàn thiện nhanh và đồng bộ thể chế kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa; nâng cao hiệu quả của quá trình hội nhập kinh tế quốc tế; phát huy dân chủ trong đời sống xã hội; huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và sự tham gia của mọi ngƣời dân vào tiến trình phát triển của đất nƣớc. Cải cách hành chính phải đáp ứng yêu cầu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và tận tụy phục vụ nhân dân”. Việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, có đủ trình độ, năng lực, số lƣợng và cơ cấu hợp lý để thực hiện nhiệm vụ, công vụ, phục vụ nhân dân; đặc biệt là đủ năng lực để tham mƣu, xây dựng, thực hiện chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, dự án, nhiệm vụ quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính, dịch vụ công có chất lƣợng. Đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan Tổng cục TDTT, trong đó có công chức, ngƣời lao động Văn phòng trong những năm qua đã có sự phát triển nhanh về số lƣợng, chất lƣợng. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, đội ngũ cán 75 bộ, công chức còn nhiều hạn chế về năng lực, phẩm chất, vì vậy trong giai đoạn hiện nay, cần đặc biệt quan tâm đến công tác nâng cao phẩm chất, năng lực đội ngũ cán bộ công chức. Đây là một nhiệm vụ và thách thức lớn, bởi vì năng lực, phẩm chất của đội ngũ công chức đƣợc coi là một yếu tố quan trọng để thực hiện các mục tiêu của nền hành chính nhà nƣớc. Xây dựng và phát triển năng lực đội ngũ cán bộ công chức theo nguyên tắc chức nghiệp hay chế độ làm việc đều nhằm đi đến kết quả cuối cùng là tạo ra đƣợc đội ngũ công chức thực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn đề đƣợc giao trên nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lƣợng. Do đó cần phải quan tâm đến cả quá trình làm việc của công chức từ khi họ đƣợc tuyển dụng làm công chức đến khi nghỉ hƣu. Để duy trì đƣợc đội ngũ công chức có năng lực và trình độ chuyên môn ngày càng nâng cao thì vấn đề đào tạo, bồi dƣỡng công chức có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, cần phải đổi mới cơ bản công tác đào tạo, bồi dƣỡng công chức. Xây dựng một cơ chế tiền lƣơng hợp lý, có sự tƣơng đồng ở mức thỏa đáng với các vị trí tƣơng ứng trong khu vực tƣ nhân; tƣơng xứng với chất lƣợng công việc, thể hiện sự cống hiến của công chức trong tiến trình phát triển kinh tế-xã hội, bảo đảm công bằng trong nền công vụ. Ngoài trình độ chuyên môn, đội ngũ CBCC cần phải đƣợc rèn luyện, tu dƣỡng, học tập và làm theo tấm gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh để có phẩm chất cần, kiệm, liêm chính, chí công vô tƣ trong hoạt động công vụ; có tác phong thái độ lịch sự, nghiêm túc, khiêm tốn; biết giữ gìn uy tín, danh dự cho cơ quan, tổ chức, đơn vị và đồng nghiệp, không hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn phiền hà cho tổ chức và nhân dân khi thi hành công vụ. Đối với đội ngũ công chức, ngƣời lao động trong Văn phòng, ngoài việc đào tạo, bồi dƣỡng để đáp ứng yêu cầu đối với CBCC nói chung, cần có phƣơng hƣớng xây dựng, đào tạo, bồi dƣỡng để đáp ứng các tiêu chẩn nhƣ: có năng lực chuyên môn giỏi, giải quyết nhanh gọn, kịp thời, chính xác có khoa học những 76 nhiệm vụ thƣờng xuyên, những công việc phát sinh hàng ngày; có kỹ năng quản lý, bao quát công việc, xử lý hài hòa các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, có khả năng giao tiếp và cảm hóa, thuyết phục mọi ngƣời trong cơ quan. 3.1.4. Hiện đại hóa công tác Văn phòng Sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nƣớc do Đảng cộng sản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 15 năm qua đã đạt đƣợc những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Bƣớc vào thế kỷ XXI, trƣớc những yêu cầu to lớn của đất nƣớc cũng nhƣ những đòi hỏi, những xu hƣớng phát triển tất yếu của thời đại...thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới và hiện đại hoá. Để đạt đƣợc mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc vào năm 2020, các cơ quan hành chính nhà nƣớc cần phải đƣợc cải cách theo hƣớng hiện đại hóa, trong đó Văn phòng các cơ quan phải có ý thức đi trƣớc một bƣớc so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Muốn vậy, Văn phòng cần phải có trụ sở, phòng làm việc đủ tiêu chuẩn về diện tích, thân thiện với môi trƣờng, đƣợc trang bị các phƣơng tiện kỹ thuật mới, hiện đại đi kèm với nó là việc tin học hóa một cách triệt để các hoạt động của Văn phòng; xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng tiên tiến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào các quy trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Song song với việc hiện đại hóa trang thiết bị, phƣơng tiện phải đào tạo, bồi dƣỡng để “hiện đại hóa tri thức” đội ngũ công chức, ngƣời lao động trong Văn phòng nhằm thích ứng với trang thiết bị, phƣơng tiện tiên tiến và tạo đƣợc phong cách làm việc khoa học, hiện đại, thể hiện đƣợc “văn minh hành chính” trong thực hiện nhiệm vụ. 3.2. Các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 3.2.1. Nhóm giải pháp về tổ chức 77 3.2.1.1. Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, bố trí hợp lý công chức, người lao động làm việc tại Văn phòng Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Văn phòng, cần triệt để tuân thủ nguyên tắc: từ nhiệm vụ, công việc để bố trí cán bộ và xây dựng tổ chức bộ máy, không phải vì cán bộ mà lập ra tổ chức bộ máy. Trƣớc hết, cần rà soát lại chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng cũng nhƣ của từng phòng ban, đơn vị trong cơ quan để phát hiện, khắc phục những nhiệm vụ còn chồng chéo hay bỏ sót, để từ đó tìm ra một cơ cấu tổ chức hợp lý bảo đảm thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của Văn phòng. Thực tế cho thấy, trong xu hƣớng tổ chức bộ máy đa ngành, đa lĩnh vực nhƣ hiện nay, Văn phòng phải đảm nhiệm rất nhiều công việc “không tên” và một số công việc chƣa thực sự đúng hoặc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau: Một là, Việc tổ chức các hoạt động trong Văn phòng cần đƣợc thực hiện thống nhất, bố trí công chức, ngƣời lao động làm việc trong Văn phòng theo hƣớng tập trung, gọn nhẹ, hợp lý, hiệu lực, hiệu quả, khoa học. Căn cứ vào thực tế nhiệm vụ và số lƣợng, chất lƣợng công chức, ngƣời lao động trong Văn phòng để bố trí những công chức có chất lƣợng, năng lực đảm nhiệm các công việc chính, quan trọng trong Văn phòng, các công việc khác nhƣ: Lái xe, tạp vụ, hậu cần nên thực hiện theo hƣớng dịch vụ hóa bằng việc hợp đồng có thời vụ, hoặc thuê khoán nhân lực bên ngoài. Hai là, Các cơ quan có thẩm quyền cần nghiên cứu, ban hành một mô hình mẫu về cơ cấu tổ chức của Văn phòng các cơ quan cấp Tổng cục (trực thuộc Bộ) để làm cơ sở pháp lý, là “ thƣớc đo” giúp cho Văn phòng có một cơ cấu tổ chức thống nhất, hợp lý từ đó hoạt động mang lại chất lƣợng. Mô hình có thể gồm 2 phần, phần cứng là các tổ chức, bộ phận phải có trong tất cả các Văn phòng; phần mềm sẽ tùy thuộc vào điều kiện thực tế, đặc thù của từng địa phƣơng, cơ quan để bố trí cho phù hợp. 78 Hình 3.1: Mô hình Văn phòng theo phần cứng Bố trí các chức danh đảm nhiệm các nhiệm vụ theo hình 3.1 sẽ đáp ứng đƣợc đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục TDTT. Các công việc chính đều có công chức chuyên trách đảm nhiệm; các công việc còn lại sẽ bố trí kiêm nhiệm. Nhƣ vậy, đòi hỏi mỗi công chức, ngƣời lao động phải có tinh thần trách nhiệm cao, đồng thời phát huy đƣợc tính tự chủ, sáng tạo trong công việc. Đồng thời dễ dàng đánh giá đƣợc trình độ, năng lực, phẩm chất của mỗi ngƣời trong thực hiện nhiệm vụ, góp phần làm cho tổ chức tinh gọn, giảm đƣợc các chi phí hành chính trong Văn phòng và toàn cơ quan. 3.2.1.2. Xây dựng cơ chế phối hợp giữa Văn phòng với các Vụ, đơn vị liên quan Phối hợp là một phƣơng thức, một quy trình kết hợp hoạt động của các cơ quan, tổ chức lại với nhau để bảo đảm cho các cơ quan, tổ chức này thực hiện đƣợc đầy đủ, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao, nhằm đạt đƣợc các lợi ích chung. Chất lƣợng hoạt động của Tổng cục TDTT đƣợc đảm bảo bằng chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của Vụ, đơn vị trực thuộc, lãnh đạo Tổng cục, toàn thể cán bộ công chức, viên chức, ngƣời lao động. Vì vậy các Vụ, đơn vị chức năng, các cá nhân phải có sự hỗ trợ, phối hợp, tham mƣu cho lãnh đạo Tổng cục thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Lãnh đạo Văn phòng: - Chánh Văn phòng - Phó Chánh Văn phòng (01-03 ngƣời) Tham mƣu, Tổng hợp Pháp chế Thi đua, Tuyên truyền Kế toán Văn thƣ, Lƣu trữ Hành chính-Quản trị 79 Nhƣ đã đề cập ở Chƣơng 2, hiện nay do tác động của nhiều yếu tố mà công tác phối kết hợp giữa Văn phòng và các Vụ, đơn vị chức năng với nhau vẫn còn nhiều tồn tại. Để khắc phục tình trạng trên cần quan tâm giải quyết những vấn đề sau: - Chƣơng trình, kế hoạch công tác của Tổng cục TDTT khi xây dựng hàng năm phải phân công rõ ràng đơn vị chịu trách nhiệm chính, đơn vị phối hợp, thời hạn hoàn thành để xác định trách nhiệm khi có sự vi phạm. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ đƣợc giao cho một đơn vị, một ngƣời phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Không đƣợc làm thay, làm hộ. Công việc đƣợc giao cho đơn vị nào thì thủ trƣởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm về công việc đƣợc giao. - Xây dựng cơ chế phối hợp mang tính pháp lý chặt chẽ, trong đó quy định rõ ràng các vấn đề cụ thể nhƣ trách nhiệm, quyền hạn của các đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia, đơn vị đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp; phƣơng thức thực hiện, các hình thức phối hợp, điều kiện đảm bảo cho công tác phối hợp, chế độ khen thƣởng và xử lý vi phạm. - Các Vụ, đơn vị có trách nhiệm phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, đảm bảo dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc pháp luật quy định. Trong quá trình phối hợp phải tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo đúng quy định. 3.2.1.3. Tăng cường cơ chế kiểm tra, giám sát thường xuyên Kiểm tra, giám sát có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo việc thực hiện đúng, đầy đủ, có hiệu lực, hiệu quả các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Qua đó nhằm hỗ trợ, phát hiện, đề xuất các giải pháp và uốn nắn kịp thời giúp việc điều chỉnh thực hiện tốt các quy định, quy chế đã ban hành. Công tác kiểm tra, giám sát thƣờng xuyên của lãnh đạo đối với việc thực hiện nhiệm vụ, chuyên môn của Văn phòng trên cơ sở các tiêu chí cụ thể theo từng lĩnh vực nghiệp vụ. Tiêu chí càng mang tính khái quát, cụ thể bao nhiêu, 80 càng giúp lãnh đạo Tổng cục TDTT đánh giá chính xác việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Vụ, đơn vị đƣợc đánh giá. Văn phòng cần có cơ chế giám sát để thực hiện vai trò giúp lãnh đạo việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ Văn phòng đƣợc giao chủ trì, phối hợp với các phòng ban chuyên môn khác. Giám sát, kiểm tra để đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ theo đúng chƣơng trình, kế hoạch đã đƣợc thực hiện. Bên cạnh đó, giám sát, kiểm tra thƣờng xuyên giúp đảm bảo cho tính hiệu lực, hiệu quả của chƣơng trình, kế hoạch đƣợc xây dựng, giúp việc điều chỉnh kịp thời các chƣơng trình, kế hoạch khi cần thiết, phù hợp với nguồn lực hiện tại, tăng tính chủ động của chủ thể. Bên cạnh đó có thể xây dựng hệ thống các tiêu chí để thực hiện các hình thức kiểm tra, đặc biệt cần tiến hành hình thức kiểm tra chéo giữa các phòng ban, đơn vị trong ngành hoặc giữa các Văn phòng cơ quan khác nhau. Việc tiến hành kiểm tra chéo đem lại nhiều tác dụng, hiệu quả tích cực, tạo đƣợc sự giao lƣu, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các Vụ, đơn vị. Việc xếp loại trong kiểm tra chéo cũng là một yếu tố giúp kích thích sự ganh đua giữa các cơ quan, đơn vị trong việc quan tâm, đầu tƣ cơ sở vật chất, nhân lực nhằm thực hiện tốt công tác Văn phòng. Trong Văn phòng cần phân nhóm, chia cụm theo sự tƣơng đồng về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo cho công tác Văn phòng ngày càng hoàn thiện hơn. Nội dung kiểm tra chéo công tác Văn phòng cần tập trung vào các lĩnh vực hoạt động của Văn phòng. Các nội dung trên đƣợc cụ thể hóa thành các chỉ tiêu, tƣơng ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm để đánh giá, chấm điểm cụ thể. Bảng chỉ tiêu kiểm tra chéo này sẽ đƣa ra các nội dung cần kiểm tra, tƣơng ứng với nó là số điểm tối đa mà các nội dung này có đƣợc nếu đƣợc thực hiện tốt và số điểm sẽ giảm dần theo mức độ thực hiện. Điểm tối đa của mỗi nội dung là khác nhau tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng, khối lƣợng công việc của mỗi nội dung đó. 3.2.1.4. Xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức 81 Căn cứ Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức và Thông tƣ số 05/2013/TT- BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ, trong đó quy định, vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Cơ cấu ngạch công chức của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và tỷ lệ % (phần trăm) công chức giữ các ngạch phù hợp với danh mục vị trí việc làm và biên chế công chức tƣơng ứng. Nguyên tắc khi xác định vị trí việc làm phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị; bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và phù hợp với điều kiện thực tiễn. Khi xác định cơ cấu ngạch công chức phải căn cứ số lƣợng danh mục vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế đã đƣợc xác định; việc xác định chức danh ngạch công chức của mỗi vị trí việc làm phải đảm bảo phù hợp với lĩnh vực hoạt động chuyên ngành; phải tuân thủ quy định về ngạch công chức cao nhất đƣợc áp dụng trong từng cấp hành chính hoặc từng cơ quan, tổ chức, đơn vị; căn cứ tiêu chuẩn ngạch công chức và bản mô tả công việc, khung năng lực phù hợp của mỗi vị trí việc làm. Vị trí việc làm bao gồm các vị trí lãnh đạo, vị trí thừa hành thực thi nhiệm vụ, mỗi vị trí ứng với từng chức vụ, chức danh và ngạch công chức nhất định, có tiêu chuẩn cụ thể về phẩm chất, năng lực và trình độ. Những vị trí việc làm với bản mô tả công việc, các yêu cầu về tính phức tạp, trình độ, năng lực, phẩm chất sẽ hình thành cơ cấu các ngạch công chức tƣơng ứng. Trong các cơ quan, nếu xác định đƣợc vị trí việc làm cần phải có thì sẽ xác định đƣợc số lƣợng biên chế. Từ đó có thể chuyển từ quản lý biên chế sang quản lý vị trí việc làm và cơ cấu công chức. Việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức của Văn phòng là đặc biệt quan trọng. Bởi vì, Văn phòng các cơ quan phải đảm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ khác nhau. Khi xác định đƣợc vị trí việc làm và cơ cấu công chức hợp lý, xây dựng 82 đồng bộ tiêu chuẩn, nghiệp vụ, chức danh, nhiệm vụ của công chức, ngƣời lao động Văn phòng sẽ đảm bảo tính hiệu quả trong sử dụng nguồn lực, phát huy hết năng lực của đội ngũ hiện có. Vì thế để đảm bảo thực hiện tốt việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, Văn phòng cần làm tốt việc thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng kể cả các công việc thực hiện chế độ hợp đồng lao động theo các quy định của pháp luật; tiếp theo là việc phân nhóm các công việc của Văn phòng; xác định các yếu tố ảnh hƣởng; thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức hiện có của Văn phòng về số lƣợng, chất lƣợng, việc sử dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ. Bƣớc tiếp theo Văn phòng cần xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm tại Văn phòng; xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm và bƣớc cuối cùng là xác định ngạch công chức tƣơng ứng với mỗi vị trí việc làm đã đƣợc xác định. 3.2.1.5. Hoàn thiện cơ sở vật chất của Văn phòng + Bố trí trụ sở làm việc hợp lý Bố trí nơi làm việc của CBCC trong cơ quan là việc xác định vị trí các phòng làm việc theo trình tự nhất định, phù hợp với quy trình quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan và cho từng cá nhân CBCC. Bố trí nơi làm việc hợp lý, đảm bảo những yếu tố về môi trƣờng, tâm sinh lý, phù hợp với các điều kiện kỹ thuật và kinh tế sẽ góp phần cải thiện điều kiện lao động, nâng cao khả năng làm việc, khả năng sáng tạo của mỗi CBCC, từ đó chất lƣợng, hiệu quả công việc đạt đƣợc sẽ cao hơn. Nhƣợc điểm bộc lộ rõ nhất ở nhiều cơ quan là nơi làm việc còn chật hẹp, công sở bố trí không đồng bộ, chƣa khoa học, khoảng cách giữa các công sở quá xa nhau, gây khó khăn cho việc liên hệ công tác giữa các cơ quan với nhau cũng nhƣ giữa công dân với các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Bên cạnh đó, việc xây dựng các cơ quan công sở bố trí chƣa theo vị trí, quy hoạch kiến trúc thống nhất. 83 Nhiều trụ sở cơ quan đã quá cũ nát, diện tích trật hẹp nên đã ảnh hƣởng rất nhiều đến chất lƣợng, hiệu quả làm việc. Văn phòng Tổng cục TDTT nên thiết kế, bố trí nơi làm việc cho CBCC theo ý tƣởng sau: - Bố trí nơi làm việc của lãnh đạo cơ quan ở những vị trí trang trọng nhất và thuận lợi cho việc liên hệ, giải quyết công việc; - Bố trí các bộ phận, Vụ, đơn vị có liên hệ thƣờng xuyên với nhau ở những vị trí liền kế nhau; - Có sơ đồ phòng làm việc của cơ quan, bảng chỉ dẫn phòng làm việc để thuận lợi cho việc liên hệ công tác và dễ theo dõi; - Trƣớc mỗi cửa phòng làm việc có treo biển tên phòng, đơn vị, chức danh cá nhân, mỗi CBCC có biển chức danh trên bàn làm việc; - Việc bố trí chỗ ngồi của CBCC cần có tính khoa học, hình thành không gian thoáng mát, thoải mái để tạo cảm giác hứng thú làm việc. Ngoài ra, cần chú ý bảo đảm các yếu tố nhƣ: Ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, màu sắc trong phòng làm việc, tạo điều kiện tốt nhất để CBCC làm việc nhằm đem lại hiệu quả, năng suất cao nhất. + Hiện đại hóa các trang thiết bị Văn phòng Các trang thiết bị văn phòng hiện đại là yếu tố rất quan trọng làm tăng hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động trong các Văn phòng không thể thiếu các trang thiết bị, máy móc hiện đại nhƣ: máy vi tính, máy in, máy fax, máy scan, máy photocopy Ngoài ra, các trang thiết bị, dụng cụ khác nhƣ: các loại giá, kệ, tủ đựng hồ sơ, văn phòng phẩm, bàn ghế, thiết bị chiếu sáng, quạt, máy điều hòalà những vật dụng, trang bị thiết yếu để hỗ trợ CBCC làm việc. Các thiết bị, dụng cụ nêu trên cần phải đƣợc trang bị đầy đủ, hiện đại phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và phải đƣợc bố trí, sắp xếp hợp lý để giảm bớt phần lao động chân tay, gây áp lực sinh lý, đem lại năng suất, hiệu quả làm việc cao 84 cho CBCC. Việc trang bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở cần phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau: - Phải thích hợp với từng loại công việc: điều này đảm bảo các phƣơng tiện đƣợc trang bị sẽ giúp cho việc thực hiện các công việc đƣợc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả cao hơn. - Phải tiết kiệm: các phƣơng tiện đƣợc trang bị phải thích hợp với yêu cầu sử dụng, chú trọng đến hiệu suất sử dụng, tránh lãng phí. - Phải góp phần tạo ra môi trƣờng văn hóa cho cơ quan: trang thiết bị phải đảm bảo các yêu cầu về tính thẩm mỹ, phù hợp với tính chất công việc, giúp cán bộ, công chức cảm thấy thoải mái khi làm việc. - Phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa để đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính và sự phát triển của xã hội. Muốn thực hiện tốt các yêu cầu trên cần phải xem xét các điều kiện cụ thể của cơ quan. Việc trang bị cần phải dựa trên các văn bản quy định của nhà nƣớc và nhu cầu thực tế của công việc, trang thiết bị hiện có của cơ quan, năng lực sử dụng của cán bộ công chức và khả năng tài chính của đơn vị. Ngoài ra việc bố trí phƣơng thức sử dụng trang thiết bị công sở cũng ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả sử dụng các thiết bị đó. Một số thiết bị có thể phân cho cán bộ tự sử dụng và bảo quản nhƣ: phòng làm việc, máy tính, máy điện thoại, văn phòng phẩm...; trong khi một số thiết bị đƣợc sử dụng tập chung nhƣ: máy in, máy photocoppy, máy quét, xe ô tô... cách thức phân công nhƣ trên là không cố định, có thể thay đổi tùy theo quan điểm và nghệ thuật quản lý của Lãnh đạo. Một điều quan trọng trong quá trình sử dụng các phƣơng tiện, thiết bị là phải có cơ chế kiểm soát việc sử dụng, kiểm tra tình trạng trang thiết bị và đánh giá hiệu quả hoạt động. Đảm bảo phục vụ công việc cũng nhƣ sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động của các trang thiết bị đó. 85 Bên cạnh đó, Văn phòng cần xây dựng tiêu chuẩn, định mức, chế độ đƣợc sử dụng các trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc, xây dựng quy chế sử dụng trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc, xây dựng quy chế sử dụng trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc của cơ quan. 3.2.2. Nhóm giải pháp về con ngƣời Công tác Văn phòng là một nghiệp vụ khoa học, không phải là công việc hành chính sự vụ đơn thuần. Vì vậy, đội ngũ công chức, ngƣời lao động làm công tác Văn phòng phải đƣợc bố trí, sắp xếp, quy hoạch hợp lý, đào tạo chuẩn hóa về chuyên môn, nghiệp vụ. Ngoài đội ngũ làm công tác lái xe, tạp vụ, những ngƣời còn lại phải đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng trang bị kiến thức về lý luận chính trị, kỹ năng quản lý hành chính nhà nƣớc, tin học, ngoại ngữ, kỹ năng làm công tác lễ tân, giao tiếp và các kiến thức bổ trợ khác nhằm nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức công vụ, thành thạo về chuyên môn, nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng và cả hệ thống bộ máy hành chính nhà nƣớc. Xây dựng đội ngũ công chức, ngƣời lao động trong Văn phòng cần làm tốt nhiệm vụ sau đây: 3.2.2.1. Về việc bố trí, sắp xếp công chức Bố trí, sắp xếp công chức đúng vị trí việc làm, đúng chuyên môn nghiệp vụ đƣợc đào tạo sẽ giúp cho công chức phát huy đƣợc năng lực, sở trƣờng, có động lực và hứng thú làm việc, từ đó hiệu quả đạt đƣợc sẽ tăng lên. Thực tế hiện nay, nhiều công chức trong Văn phòng không đƣợc bố trí công việc đúng với chuyên môn đƣợc đào tạo và sở trƣờng công tác dẫn đến hiệu quả làm việc không cao. Vì vậy, cần tiến hành rà soát, đánh giá lại thực trạng đội ngũ công chức, lập quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng những kiến thức gắn với yêu cầu cụ thể theo mục tiêu, nhiệm vụ cho từng công việc. 3.2.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng công chức Văn phòng 86 Chính phủ ban hành Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05/3/2010 về đào tạo, bồi dƣỡng công chức. Trong đó xác định mục tiêu của đào tạo, bồi dƣỡng công chức là: Trang bị kiến thức, kỹ năng, phƣơng pháp thực hiện nhiệm vụ, công vụ, góp phần xây dựng đội ngũ công chức chuyên nghiệp, có đủ năng lực xây dựng nền hành chính tiên tiến, hiện đại. Đây là cơ sở pháp lý để tiếp tục đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dƣỡng CBCC trong giai đoạn hiện nay. Đối với đội ngũ công chức làm công tác Văn phòng, cần có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng chủ yếu kiến thức về hành chính Văn phòng nhƣ: kỹ năng tham mƣu, tổng hợp, lập kế hoạch công tác, kỹ năng soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, kỹ năng làm công tác lễ tân, giao tiếp Muốn vậy, Văn phòng Tổng cục cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng CBCC phù hợp với điều kiện của Văn phòng, gắn đào tạo, bồi dƣỡng phải bố trí, sử dụng trong cơ quan nói chung, Văn phòng nói riêng. Xác định mục tiêu đào tạo, bồi dƣỡng là nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác, không phải vì bằng cấp, đào tạo, bồi dƣỡng phải gắn với nhu cầu thực tiễn của cơ quan không theo chỉ tiêu, đào tạo bồi dƣỡng có trọng tâm, trọng điểm, không tràn lan theo phong trào, gây lãng phí kinh phí và thời gian. Nhƣ vậy, cần tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc của các cơ quan có thẩm quyền đối với công tác đào tạo, bồi dƣỡng CBCC nói chung, công chức Văn phòng nói riêng, cụ thể: - Xây dựng, bổ sung và hoàn thiện các văn bản pháp quy làm cơ sở cho hoạt động quản lý về đào tạo, bồi dƣỡng: ban hành quy chế đào tạo, bồi dƣỡng CBCC Văn phòng, các văn bản pháp quy về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các cơ sở đào tạo, bồi dƣỡng, thực hiện phân công, phân cấp cụ thể cho các cơ sở đào tạo, bồi dƣỡng về hành chính Văn phòng, xây dựng chƣơng trình khung về nội dung, giáo trình cho đào tạo, bồi dƣỡng CBCC. - Đổi mới nội dung chƣơng trình và phƣơng thức đào tạo, bồi dƣỡng nhằm bám sát thực tiễn, phù hợp với yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ và nghề 87 nghiệp của từng loại cán bộ, công chức, viên chức. Cán bộ, công chức hành chính cần đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng chuyên sâu về kiến thức quản lý nhà nƣớc, lý luận chính trị, các kỹ năng nghiệp vụ hành chính và sử dụng máy vi tính, ngoại ngữ; - Tăng cƣờng giám sát, kiểm tra hoạt động đào tạo, bồi dƣỡng. 3.2.2.3. Ban hành tiêu chuẩn chức danh và tổ chức thi tuyển chức danh Chánh Văn phòng Tổng cục TDTT Hoạt động của Văn phòng Tổng cục TDTT thực hiện theo chế độ thủ trƣởng. Chánh Văn phòng là ngƣời lãnh đạo của Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng cơ quan về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Nhƣ vậy, Chánh Văn phòng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của Văn phòng cũng nhƣ của toàn cơ quan. Do đó, đòi hỏi chức danh này phải hội tụ đầy đủ các yếu tố về năng lực, phẩm chất để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra. Tổng cục TDTT cần ban hành tiêu chuẩn, tạo ra khuôn mẫu, công khai cách lựa chọn để CBCC trong cơ quan có thể thấy và đóng góp các ý kiến xác đáng cho việc lựa chọn ai xứng đáng với chức danh Chánh Văn phòng. Các tiêu chuẩn đó cũng đồng thời giúp mọi CBCC phấn đấu rèn luyện mình để xứng đáng với vị trị là ngƣời đứng đầu của Văn phòng. Qua thực tế công tác, có thể đƣa ra một số yêu cầu cơ bản về năng lực, trình độ và phẩm chất mà chức danh Chánh Văn phòng phải đạt đƣợc, đó là: - Về chuyên môn, nghiệp vụ: Phải đƣợc đào tạo cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ, ít nhất là đại học và đƣợc xếp ngạch từ chuyên viên trở lên. Về chuyên ngành, tốt nhất đƣợc đào tạo chuyên ngành Luật hoặc hành chính. Nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải đƣợc bồi dƣỡng kiến thức về pháp luật, quản lý hành chính. - Về tư tưởng chính trị, phẩm chất đạo đức: Có sự am hiểu về quan điểm, đƣờng lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc. Về tƣ chất là ngƣời thẳng thắn, trung thực, nhạy bén, năng động, sáng tạo, có bản lĩnh, quyết đoán, trọng danh 88 dự, có tinh thần trách nhiệm với công việc, gƣơng mẫu, uy tín. - Năng lực, phẩm chất khác: Khả năng lãnh đạo, khả năng truyền đạt, hƣớng dẫn, khả năng giao tiếp, nói, viết, tính cởi mở hòa đồng, tính kiềm chế, kín đáo, tiêu chuẩn về sức khỏe, độ tuổi. Để lựa chọn công chức đảm nhiệm chức danh Chánh Văn phòng, tốt nhất nên áp dụng phƣơng pháp thi tuyển. Thi tuyển chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý nhằm tạo bƣớc đột phá, đổi mới trong công tác bổ nhiệm cán bộ, từng bƣớc khắc phục những hạn chế của phƣơng thức tuyển chọn cán bộ lãnh đạo, quản lý hiện nay. Thông qua thi tuyển lựa chọn đƣợc những ngƣời có đức, có tài, có năng lực thực sự nổi trội để bổ nhiệm chức vụ lãnh đạo, quản lý. Thi tuyển cũng tạo cơ hội để công chức, viên chức trẻ tham gia “thử tài”, từ đó góp phần tăng cƣờng, bổ sung đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý trẻ, có trình độ, năng lực, tạo nguồn cán bộ kế thừa có chất lƣợng cao để dần đảm đƣơng những trọng trách trong sự nghiệp phát triển thể dục thể thao nƣớc nhà. Để thực hiện tốt công tác thi tuyển chức danh lãnh đạo tại Tổng cục TDTT nói chung, chức danh Chánh Văn phòng nói riêng, cần thực hiện tốt những nội dung sau: - Đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh để tạo động lực thúc đẩy tính tích cực, sự phấn đấu của công chức, nâng cao năng lực công chức. - Lựa chọn hình thức, nội dung thi phù hợp để tránh tuyển dụng nhầm những ngƣời chỉ giỏi về lý thuyết còn khi làm việc thực tế thì hiệu quả lại thấp hoặc có tài nhƣng không đủ tiêu chuẩn về phẩm chất. - Làm tốt khâu ra đề thi và lựa chọn ngƣời tham gia hội đồng coi thi, chấm thi. Với mỗi chức danh cụ thể, cần có đề thi phù hợp. Đồng thời, đòi hỏi ngƣời chấm thi phải có đủ chuyên môn, thẩm quyền và sự khách quan. - Kết hợp chặt chẽ quy hoạch cán bộ với thi tuyển chức danh cán bộ để việc tổ chức thi tuyển không phá vỡ công tác quy hoạch, chƣơng trình bổ nhiệm 89 hiện tại của cơ quan. Với chức danh Chánh Văn phòng, cần triển khai tổ chức thi tuyển ở tất cả các cơ quan hiện nay. 3.2.3. Nhóm các giải pháp chuyên môn 3.2.3.1. Hoàn thiện công tác thông tin, báo cáo Văn phòng Tổng cục TDTT phải tổ chức thật thông suốt các nguồn tin, nhằm tập trung đƣợc đủ các thông tin về tình hình, công tác theo ngành, lĩnh vực công tác của từng cơ quan. Nâng cao trình độ, khả năng nắm bắt, nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thông tin, dự báo tình hình, nhất là những vấn đề chiến lƣợc của cán bộ, công chức làm công tác tổng hợp, của lãnh đạo Văn phòng, tập trung kỹ năng thu thập thông tin phải đảm bảo tính toàn diện, tính sáng tạo, nhạy bén trong nắm bắt, phát hiện xử lý những vấn đề lớn, phức tạp để tham mƣu kịp thời, chính xác khi lãnh đạo yêu cầu. Xây dựng quy chế phối hợp, cung cấp thông tin của các đơn vị tham gia, Văn phòng làm tốt vai trò chủ động trong cung cấp thông tin, tổng hợp thông tin. Công tác thông tin, báo cáo của Văn phòng cần thƣờng xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm, đảm bảo các báo cáo, tổng hợp có trọng tâm, trọng điểm, tuân thủ đúng form mẫu báo cáo, đặc biệt trong báo cáo phải đánh giá, phân tích, phát hiện vấn đề mới, đề xuất lên lãnh đạo Tổng cục chỉ đạo, tránh bị động, bất ngờ hoặc báo cáo liệt kê tình hình mà không nêu đƣợc vấn đề cần chỉ đạo. Tiếp tục hiện đại hóa công tác thông tin phục vụ lãnh đạo trên cơ sở khai thác và sử dụng hiệu quả mạng công nghệ thông tin hiện có. 3.2.3.2. Hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp Đổi mới các khâu của công tác tham mƣu, tổng hợp tại Văn phòng cơ quan Sở theo hƣớng nâng tầm trí tuệ và tính chuyên nghiệp nhằm tạo sự chuyển biến thật sự rõ nét về chất lƣợng công tác tham mƣu. Tăng cƣờng công tác nghiên 90 cứu cơ bản, tham mƣu chiến lƣợc, gắn công tác tham mƣu với công tác nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận và tổng kết thực tiễn. Một trong những chức năng chính của công tác tham mƣu là chuẩn bị cho các công việc trong tƣơng lai, nên sản phẩm tham mƣu phải là kết quả tƣ duy dựa trên những căn cứ khoa học, thực tiễn và đặc biệt là công tác dự báo. Do đó, cần chú trọng nâng cao chất lƣợng công tác dự báo vĩ mô. Tổ chức tốt công tác thông tin; thông tin phải đƣợc tập trung vào một đầu mối là bộ phận Văn phòng và phải đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, kịp thời. Các Vụ, đơn vị chấp hành nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo, thống kê. Văn phòng Tổng cục TDTT cần xây dựng cơ chế, tăng cƣờng phối hợp trao đổi thông tin với các đơn vị trong và ngoài ngành, bổ sung hoàn thiện các quy định, quy chế, quy trình tiếp nhận, xử lý thông tin và cải tiến chế độ giao ban công tác. Mở rộng quan hệ phối hợp, trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm về công tác tham mƣu với cơ quan tham mƣu, đặc biệt là Văn phòng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Văn phòng các Bộ, Ngành khác. Văn phòng Tổng cục TDTT cần tăng cƣờng hƣớng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chủ trƣơng, biện pháp và mệnh lệnh công tác đã đề ra, kịp thời nắm chắc tình hình, phát hiện những khó khăn, vƣớng mắc, những vấn đề phức tạp nổi lên để báo cáo, đề xuất lãnh đạo chỉ đạo giải quyết. 3.2.3.3. Hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả quy chế văn thƣ, lƣu trữ tại Văn phòng Tổng cục TDTT, tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ. Đầu tƣ thích đáng cho công tác lƣu trữ nhƣ cơ sở vật chất, nhà kho, công nghệ kỹ thuật, con ngƣời Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ sẽ giúp thúc đẩy nhanh quá trình tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng, kho, các trung tâm lƣu trữ; cho phép các cơ quan lƣu trữ thiết kế, xây dựng công cụ tra 91 tìm thông tin hiện đại, góp phần giảm bớt thời gian, công sức và tiền của, giúp ngƣời khai thác hiệu quả hơn, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và tƣ duy sáng tạo cho cán bộ lƣu trữ...Một số nội dung cụ thể nhƣ cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc E-office, ứng dụng công nghệ thông tin trong lƣu trữ bằng việc triển khai các vấn đề liên quan về thƣ điện tử, lập hồ sơ điện tử...sẽ mang lại chất lƣợng, hiệu quả cao của công tác văn thƣ, lƣu trữ, giúp việc khai thác các thông tin một cách dễ dàng, khắc phục một cách cơ bản việc chậm trễ, thất lạc văn bản và tiến tới thực hiện văn phòng hiện đại, văn phòng tự động hóa, văn phòng không giấy. 3.2.3.4. Đổi mới công tác hội họp, công tác lễ tân, giao tiếp Việc tổ chức các hội nghị, cuộc họp một cách thiết thực có thể xem là một giải pháp đặc biệt nâng cao chất lƣợng hoạt động quản lý. Trong các cuộc họp, hội nghị, giao ban có thể bàn quyết định hàng loạt các vấn đề liên quan đến lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan, bàn bạc trao đổi nghiệp vụ, đúc rút kinh nghiệm quản lý, truyền đạt thông tin, phổ biến các chủ trƣơng nghiệp vụ của cấp trên. Cải tiến việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng và hiệu quả, để đƣa ra đƣợc những kết luận, quyết định quản lý mang tính tối ƣu. Để làm đƣợc việc này, cần tiến hành: - Cải tiến phƣơng pháp, cách thức tổ chức các hội nghị, cuộc họp giao ban từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc. Văn phòng Tổng cục TDTT cần kiểm tra việc chuẩn bị về nội dung cho sát với mục đích đề ra và làm tốt công tác tổ chức để đảm bảo các cuộc họp, hội nghị đƣợc tiến hành đúng quy định, đúng nghi lễ, đúng thời gian. - Cải tiến, nâng cao chất lƣợng các báo cáo định kỳ phục vụ các cuộc họp, hội nghị. Nội dung tập trung vào việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, báo cáo ngắn gọn, súc tích, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của thủ trƣởng cơ quan. 92 - Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức họp, hội nghị nhƣ họp trực tuyến, họp, bỏ phiếu thông qua các phần mềm chuyên dụng 3.2.3. Xây dựng Văn phòng hiện đại 3.2.3.1. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính Văn phòng Thực tế đã chứng minh vai trò đặc biệt quan trọng của công nghệ thông tin (CNTT) trong tất cả các mặt của đời sống xã hội. Nhƣ vậy, cũng có thể khẳng định, muốn nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng, nhất thiết phải ứng dụng và ứng dụng một cách có hiệu quả công nghệ thông tin. Văn phòng là bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho Lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý và lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành cơ quan. Do đó, Văn phòng cần phải đƣợc sự hỗ trợ của công nghệ thông tin một cách tốt nhất. Muốn nâng cao chất lƣợng, hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan, Văn phòng phải tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan trong việc triển khai ứng dụng CNTT, căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, khả năng, trình độ về CNTT của lãnh đạo, công chức và trang thiết bị CNTT để xây dựng, áp dụng phần mềm phù hợp, có tính khả thi; xây dựng lộ trình thực hiện cụ thể, quy định thời gian, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong việc thực hiện. Bên cạnh đó, Văn phòng phải thƣờng xuyên đôn đốc, theo dõi, hƣớng dẫn các Vụ, đơn vị và CBCC để đảm bảo việc ứng dụng CNTT đƣợc thống nhất, đem lại hiệu quả cao. Yếu tố rất quan trọng trong việc ứng dụng CNTT là đội ngũ công chức chuyên trách về CNTT, đây là nhân tố quyết định chất lƣợng, hiệu quả của ứng dụng CNTT vào hoạt động cơ quan, các nội dung chủ yếu sau: - Nâng cao nhận thức của CBCC về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan. Đẩy mạnh việc tuyên truyền Luật và các văn bản dƣới Luật, các chủ trƣơng, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nƣớc về công nghệ thông tin. 93 - Phối hợp xây dựng và hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Đẩy mạnh tiến độ triển khai xây dựng hệ thống giao ban điện tử đa phƣơng tiện của cơ quan, tiến tới các cuộc họp giao ban của lãnh đạoTổng cục TDTT với Lãnh đạo Bộ VHTTDL. - Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ở Tổng cục TDTT. Trong đó tập trung vào việc tăng cƣờng sử dụng và trao đổi văn bản điện tử, thƣ điện tử, thƣ công vụ, từng bƣớc thay thế văn bản giấy. - Đào tạo, phát triển và sử dụng hợp lý nguồn nhân lực về công nghệ thông tin. Có chƣơng trình đào tạo phù hợp cho từng đối tƣợng cán bộ, công chức tùy theo tính chất công việc, nhu cầu sử dụng và cập nhật công nghệ mới - Tăng cƣờng kinh phí đầu tƣ cho ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc. Một số vấn đề cần chú ý những nội dung sau khi ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Một là, khi xây dựng hệ thống công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc cần chú ý chia ra nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn thực hiện những nhiệm vụ cụ thể và đƣợc phân công, phân cấp cụ thể cho từng cá nhân hoặc từng nhóm CBCC; Hai là, tiến hành đồng bộ giữa phát triển hệ thống trang thiết bị máy móc với trình độ con ngƣời thực hiện. Tránh tính trạng trang bị máy móc hiện đại nhƣng CBCC không sử dụng đƣợc hoặc sử dụng không hết tính năng của các thiết bị CNTT; Ba là, chú ý việc lựa chọn các phần mềm ứng dụng cho phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ của từng cơ quan và tƣơng ứng với kết cấu của máy móc, thiết bị; Bốn là, cần có cơ chế quản lý trang thiết bị máy móc trong cơ quan thật hiệu quả, tránh lãng phí tài sản công; 94 Năm là, có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng để liên tục nâng cao trình độ cho CBCC lãnh đạo và công chức chuyên môn, tránh để lạc hậu về trình độ CNTT; Sáu là, đặc biệt cần quan tâm đến việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ, lƣu trữ. 3.2.4.2. Ứng dụng đồng bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý hành chính Văn phòng Tiêu chuẩn ISO là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lƣợng do tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ban hành đƣợc dùng là cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát đối với các khâu của dây chuyền công việc. Áp dụng ISO sẽ tạo điều kiện cho tổ chức cải tiến, hợp lý hóa quá trình làm việc thông qua việc cơ cấu lại tổ chức, loại bỏ các hoạt động chồng chéo, không cần thiết. Là bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lƣợng của tổ chức nên ISO có thể áp dụng cho mọi đối tƣợng, kể cả cơ quan hành chính. Việc áp dụng ISO vào dịch vụ hành chính của một số nƣớc trên thế giới thời gian qua góp phần tạo dựng cách làm việc khoa học, loại bỏ các thủ tục rƣờm rà, rút ngắn thời gian, giảm chi phí dịch vụ, làm cho năng lực, trách nhiệm cũng nhƣ ý thức phục vụ của công chức đƣợc nâng lên. Thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của Văn phòng là một nhu cầu và xu hƣớng tất yếu. Về tổng thể, quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bƣớc xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng; lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lƣợng của hệ thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ƣu hóa và nâng cao chất lƣợng phục vụ của Văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sƣ chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn. Vì vậy, nhất thiết các nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng, các nghiệp vụ hành chính nhƣ: tổng hợp, xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác, văn thƣ lƣu trữ, thi đua khen 95 thƣởng, tổ chức cuộc họpcần phải đƣợc ISO hóa để đạt chất lƣợng, hiệu quả cao nhất. 96 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 Trên đây là một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao. Điều quan trọng là đổi mới phƣơng thức điều hành, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức, lao động Văn phòng, hiện đại hóa công tác Văn phòng, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác, các mặt hoạt động của Văn phòng. Có nhƣ vậy, Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao mới đƣợc tinh gọn, hợp lý, khoa học, đảm bảo hiệu lực, hiệu quả, chất lƣợng hoạt động đƣợc nâng cao, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay. 97 KẾT LUẬN 1. Đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính và trƣớc xu thế hội nhập quốc tế, việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng là một yêu cầu hết sức cần thiết. Yêu cầu đó đặt ra các cơ hội thuận lợi, nhƣng cũng là những thách thức mới đối với Văn phòng, đòi hỏi Văn phòng phải luôn không ngừng đổi mới, hoàn thiện mình để có thể tiến kịp cùng với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế, xã hội. 2. Với chức năng là bộ phận tham mƣu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao trong công tác chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc liên tục, thống nhất, đồng bộ, cung cấp đầu vào cho hoạt động thực thi công vụ của cơ quan, để đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng cần phải dựa trên những tiêu chí cụ thể nhƣ: mức độ sẵn có và chất lƣợng thông tin đƣợc cung cấp, sự phối hợp giữa Văn phòng với lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn, tính khả thi của các chƣơng trình, kế hoạch đƣợc xây dựng và áp dụng, khả năng cung cấp các điều kiện trang thiết bị làm việc và áp dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật, công nghệ. Việc đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng giúp Văn phòng hoàn thiện hơn nữa về mặt tổ chức và hoạt động để đáp ứng tốt hơn vị trí là cánh tay phải, là bộ mặt của Tổng cục Thể dục thể thao. 3. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tổ chức, hoạt động và chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao, phân tích, làm rõ những mặt tích cực, ƣu điểm cũng nhƣ những hạn chế, bất cập của các hoạt động và chất lƣợng của các mặt hoạt động của Văn phòng, từ đó đƣa ra những giải pháp, nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng nhƣ: bố trí, sắp xếp nhân sự, phân công công việc; năng lực, trình độ chuyên môn của đội ngũ công chức, ngƣời lao động Văn phòng; các mặt hoạt động của Văn phòng từ công tác thông tin, báo cáo, công tác tham mƣu, tổng hợp, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác ứng dụng công nghệ thông tin, công tác thi đua, công tác kế toán 98 4. Có thể nói, việc vận dụng, áp dụng một cách linh hoạt, có hiệu quả những giải pháp, nhóm giải pháp đã đề cập trong luận văn nhƣ: nhóm giải pháp về tổ chức, nhóm giải pháp về con ngƣời, nhóm giải pháp chuyên môn và hiện đại hóa công tác Văn phòng có thể nhân rộng áp dụng vào một số Văn phòng các cơ quan khác nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động chung của công tác quản lý hành chính nhà nƣớc. Tuy nhiên, đây là một vấn đề tƣơng đối rộng và phức tạp, vì vậy những nội dung trình bày cũng nhƣ những đề xuất, giải pháp đƣa ra chắc chắn còn chƣa đủ và thiếu sót, hạn chế nhất định. Hy vọng, trong tƣơng lai sẽ có những nghiên cứu ở phạm vi rộng và sâu hơn để hoàn thiện vấn đề này./. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng (2009), Quy định số 256-QĐ/TW ngày 16/9/2009 về việc xác định trình độ lý luận chính trị đối với cán bộ, Đảng viên. 2. Ban chấp hành Trung ƣơng (2007), Nghị quyết số 17-NQ/TW Hội nghị lần thứ năm BCHTW Đảng (khóa X) về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước, ngày 01-8-2007. năm 2016 và phương hướng nhiệm vụ năm 2017 của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao. 3. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Hà Nội 4. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Hà Nội. 5. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 Hướng dẫn thực hiện Nghị định 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính Phủ quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, Hà Nội. 6. Chính phủ (2001), Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2010, Hà Nội. 7. Chính phủ (2001), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010, Hà Nội. 8. Chính Phủ (2006), Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định chế độ hội họp trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước, Hà Nội. 9. Chính Phủ (2006), Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định, tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, Hà Nội. 10. Chính Phủ (2006), Quyết định số 40/2006/QĐ-TTg ngày 15/02/2006 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức giai đoạn 2006-2010, Hà Nội. 11. Chính phủ (2007), Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, Hà Nội. 12. Chính phủ (2010), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định về công tác văn thư, Hà Nội. 13. Chính phủ (2010), Nghị định 36/2013/NĐ- CP ngày 15/3/2010 quy định về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, Hà Nội. 14. Chính phủ (2011), Nghị quyết số 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020, Hà Nội. 15. Chính phủ (2013), Nghị định 36/2013/NĐ- CP ngày 22/4/2013 quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, Hà Nội. 16. Chính phủ, Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05/3/2010 về đào tạo, bồi dưỡng công chức, Hà Nội. 17. Đảng cộng sản Việt Nam, Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, IX, X, XI. 18. Học viện Hành chính,(2008), Giáo trình Hành chính công, Nxb Khoa học- kỹ thuật. 19. Học viện Hành chính quốc gia (2002), Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức, Nxb Đại học Quốc Gia, Hà Nội. 20. Khoa văn bản và công nghệ hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia (2002), Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nxb Đại học Quốc Gia, Hà Nội. 21. Tổng cục Thể dục thể thao (2015), Tài liệu Hội nghị triển khai kế hoạch công tác năm 2016 của Tổng cục Thể dục thể thao 22. Tổng cục Thể dục thể thao (2016), Tài liệu Hội nghị triển khai kế hoạch công tác năm 2017 của Tổng cục Thể dục thể thao 23. Tổng cục Thể dục thể thao (2015), Báo cáo kết quả công tác năm 2016 và phương hướng nhiệm vụ năm 2016 của Tổng cục Thể dục thể thao. 24. Tổng cục Thể dục thể thao (2016), Báo cáo kết quả công tác năm 2016 và phương hướng nhiệm vụ năm 2017 của Tổng cục Thể dục thể thao. 25. Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao (2014), Quy chế làm việc của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao. 26. Tổng cục Thể dục thể thao (2014), Quy chế làm việc của Tổng cục Thể dục thể thao. 27. Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao (2015), Báo cáo kết quả công tác năm 2015 và phương hướng nhiệm vụ năm 2016 của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao. 28. Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao (2016), Báo cáo kết quả công tác 29. Viện ngôn ngữ học (2008), Từ điển tiếng Việt phổ thông, Nxb Phƣơng Đông. 30. Bùi Xuân Đính (20ba), “Việc tuyển chọn và sử dụng quan lại thời phong kiến Việt Nam”, Nhà nước và pháp luật, số 7 (183), tr.46-53. 31. Hồ Ngọc Cẩn (20ba), Cẩm nang tổ chức hành chính Văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội. 32. Hoàng Phê (1990), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội. 33. Trần Xuân Sầm, Nguyễn Phú Trọng (2001), Luận cứ khoa học cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 34. Vƣơng Hoàng Tuấn(2000), Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, Nxb Trẻ Thành phố Hồ Chí Minh. 35. Lƣu Kiếm Thanh (2002), Hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb Đại học Quốc Gia, Hà Nội. 36. Nguyễn Văn Thâm (20ba), Giáo trình Tổ chức và điều hành công sở, Nxb Chính trị Quốc Gia, Hà Nội. 37. Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. Nguyễn Văn Thâm (2009), Hƣớng dẫn soạn thảo văn bản và công tác Văn phòng, Nxb Chính trị - Hành chính, Hà Nội. 38. Lƣu Kiếm Thanh (2005), Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản quản lý nhà nước, Tập bài giảng chương trình cao học khóa 12, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội. 39. Lƣu Kiếm Thanh (2008), Công tác Văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc 40. Lƣu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc (2004), Giáo trình Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nxb Đại học Quốc Gia, Hà Nội. 41. Lƣu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (1999), Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính. 42. Nguyễn Hữu Tri (2001), Nghiệp vụ văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội. 43. Bùi Thế Vĩnh (2002), Thiết kế tổ chức cơ quan hành chính Nhà nước, Nxb Chính trị quốc Gia, Hà Nội. 44. Nguyễn Nhƣ Ý(1999), Đại Từ điển Tiếng Việt, Nxb Văn hóa Thông tin.