Luận văn tổng hợp kinh doanh tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến

LỜI NÓI ĐẦU Mục tiêu hàng đầu và cũng là điều kiện tồn tại của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Để đạt được hiệu quả cao các doanh nghiệp cần tổ chức quản lý và hạch toán kinh tế sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình mà vẫn đạt được kết quả tối ưu. Để đáp ứng được nhu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường Bộ Tài chính đã ban hành quyết định về hệ thống kế toán mới. Hệ thống kế toán mới được xây dựng trên nguyên tắc thoả mãn các yêu cầu của kinh tế thị trường Việt Nam. Hạch toán kế toán có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà nước, để điều hành quản lý nền kinh tế quốc dân. Hạch toán kế toán là một hệ thống điều tra quan sát, tính toán, đo lường ghi chép các quá trình kinh tế nhằm quản lý các quá trình đó ngày một chặt chẽ hơn. Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác hạch toán kế toán. Sau thời gian học tập tại trường và thực tập tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến . Nhờ sự dạy bảo tận tình của ban giám đốc và cán bộ công nhân viên đặc biệt là sự chỉ dẫn tận tình của cô giáo, Thạc sĩ Mai Vân Anh , em xin trình bày "Báo cáo tổng hợp tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến". Báo cáo gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến . Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến Phần III: Đánh giá khái quát về công tác hạch toán tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến . Do lượng kiến thức tích luỹ của bản thân còn hạn chế, vì vậy Báo cáo của em còn những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy các cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Thái Bình , tháng 12 năm 2009 PHẠM HÙNG SƠN PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HOÀNG YÊN 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Doanh nghiệp Hoàng Yến tiền thân là một cửa hàng kinh doanh bánh kẹo . Giám đốc doanh nghiệp là một người làm thương mại với một cửa hàng kinh doanh bánh kẹo nhỏ. Bằng những kinh nghiệm của bản thân và xu thế phát triển của thị trường bà đã có ý tưởng thành lập doanh nghiệp chuyên kinh doanh các lĩnh vực như thuốc lá, nước ngọt ,bia rượu... Để có thể đứng vững và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, ngày 11 tháng 01năm 2000 doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến được thành lập. - Trụ sở chính hiện nay:Số 335-Phố Lê Quý Đôn –TP Thái Bình - Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0801000322 - Mã số thuế: 1000251238 - Vốn điều lệ: 1.900.000.000đ - Ngành nghề kinh doanh: Thuốc lá và nước ngọt - Tài khoản (VNĐ): 47110000080777 mở tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thái Bình - Giám đốc công ty: Bà Lê Thị Yến Khi mới thành lập doanh nghiệp đã phải trải qua bao khó khăn thử thách, lúc đầu chỉ có 08 người có những lúc doanh nghiệp tưởng chừng như không trụ nổi, nhưng dưới sự lãnh đạo sáng xuất và sự nỗ lực của giám đốc và toàn thể công nhân viên trong doanh nghiệp, doanh nghiệp đã từng bước đứng lên và phát triển vững mạnh. Không chỉ có vậy mà doanh nghiệp đã không mở rộng quy mô về số lượng và chất lượng, từ chỗ chỉ có vài cán bộ công nhân viên với cơ sở vật chất nghèo nàn, trình độ CNV còn hạn chế. Song bằng nỗ lực của bản thân và kinh nghiệm ngày nay doanh nghiệp đã đứng đầu về kinh doanh thuốc lá và nước ngọt tại tỉnh Thái Bình và có hệ thống các đại lý cấp 2 tại các tỉnh bạn với đội ngũ công nhân viên trình độ tay nghề tương đối. 1.2 Nhiệm vụ kinh doanh - Làm đại lý cấp 1 cho các nhà máy sản xuất. - Kinh doanh thuốc lá, nước ngọt - Kinh doanh vận tải. - Xây dựng hệ thống đại lý cấp 2 ở các tỉnh bạn. 1.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh Là một đơn vị kinh doanh được thành lập theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp Hoàng Yến có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán toàn diện, nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước về cung ứng thuốc lá ,nước ngọt cho các đại lý các nhà phân phối lớn và người tiêu dùng trực tiếp trên thị trường Thái Bình và các tỉnh trong nước. 1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Với đặc điểm kinh doanh của mình doanh nghiệp Hoàng Yến được tổ chức dưới sự điều hành ban giám đốc doanh nghiệp, dưới ban giám đốc là các phòng: phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, thủ kho, bảo vệ, bốc xếp và hệ thống bán buôn, bán lẻ. Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Hoàng Yến được thể hiện như sau: Giám Đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng Kỹ thuật Hệ thống bán lẻ Thủ kho, bảo vệ Hệ thống bán buôn Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý Ghi chú : Mối quan hệ chức năng Mối quan hệ trực tuyến * Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. - Giám Đốc: Phụ trách chung Là người đứng đầu doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Giám đốc là nơi tập chung đầu mối điều hành mọi hoạt động kinh doanh, tài chính của doanh nghiệp phục vụ quá trình kinh doanh. - Phó giám đốc: Giúp giám đốc theo dõi điều hành kinh doanh, phụ trách quá trình nhập hàng của doanh nghiệp, xây dựng các chính sách, chiến lược kinh doanh. - Phòng kinh doanh:Là phòng trực tiếp ký hợp đồng kinh tế + Lập và quản lý, theo dõi tình hình thực hiện các đơn đặt hàng. + Cùng phó giám đốc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. + Thực hiện các chương trình khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm. + Tư vấn cho ban giám đốc các hợp đồng kinh tế. + Lập kế hoạch và thực hiện các chương trình quảng cáo giới thiệu sản cho hệ thống đại lý cấp 2. - Phòng kế toán: Có chức năng tổng hợp các số liệu tham mưu cho Giám Đốc về công tác tài chính của doanh nghiệp Là nơi tập chung, tập hợp phản ánh kịp thời các nghịêp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Là phòng thực hiện chức năng giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp, kiểm soát quá trình sử dụng vốn của doanh nghiệp. Đồng thời thực hiện chức năng hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị theo đúng chế độ kế toán mà Nhà nước đã quy định. Đây là một thành viên thay mặt Nhà nước giám sát mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp. - Hệ thống bán buôn Đây là nơi trực tiếp liên hệ và nhận các đơn đặt hàng của hệ thống đại lý cấp 2 và có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh về các đơn đặt hàng để phòng kinh doanh có sự chuẩn bị hàng. Thực hiện chuyển hàng cho đại lý cấp 2 khi có yêu cầu và phản hồi những thông tin của các đại lý để đảm bảo quá trình kinh doanh được thuận lợi. - Hệ thống bán lẻ Đây là nơi trực tiếp giới thiệu, tư vấn và bán các sản phẩm cho khách hàng cá nhân. Phản ánh kịp thời các thông tin từ khách hàng cho phòng kinh doanh để kịp thời có những điều chỉnh phù hợp. - Thủ kho, bảo vệ, bốc xếp + Thủ kho có nhiệm vụ xuất nhập và thực hiện kiểm tra, theo dõi chủng loại, phẩm cấp, chất lượng, quy cách sản phẩm theo phiếu xuất, nhập hàng hoá đảm bảo tính chính xác của hàng tồn kho. + Bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ tài sản, hàng hoá của toàn bộ doanh nghiệp cũng như tài sản của khách hàng khi đến mua hàng. Thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của các hoá đơn, chứng từ hàng ngày trong quá trình xuất, nhập hàng ngày. + Bốc xếp có nhiệm vụ thực hiện việc bốc hàng hoá khi có yêu cầu của thủ kho. Đảm bảo kho hàng sắp xếp một cách gọn gàng để thuận lợi cho quá trình xuất, nhập hàng được nhanh nhất. - Phòng kỹ thuật Có chức năng tham mưu đề xuất và giúp giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật trên các lĩnh vực : đầu tư xây dựng cơ bản ,kỹ thuật công nghệ thông tin ,mạng lưới và thông tin liên lạc ,kỹ thuật an toàn ,sáng kiến cải tiến ,bảo vệ môi trường ,phòng chống cháy nổ ,phòng chống lụt bão 1.5. Tình hình tài chính của doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến Tuy doanh nghiệp được thành lập gặp rất nhiều khó khăn về vốn và thị trường nhưng với sự lãnh đạo sáng suốt, nắm bắt được thời cơ do đó doanh nghiệp đã nhanh chóng thích nghi với thị trường, áp dụng công nghệ máy tính vào kinh doanh. Trình độ quản lý ngày càng được nâng cao, được thể hiện qua một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh qua biểu sau : Biểu 1.1: Một số chỉ tiêu kinh doanh Đơn vị tính : 1.000đ STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 1 Doanh thu thuần 11.639.096 11.263.224 2 Lợi nhuận trước thuế 72.377 62.262 3 Chi phí thuế TNDN 20.265 17.433 4 Lợi nhuận sau thuế 52.111 44.829 Nhìn chung tình hình kinh doanh của doanh nghiệp khá ổn định, lợi nhuận năm 2008 có thấp hơn so với năm 2007 nhưng không đáng kể mặc dù năm 2008 nền kinh tế chung đều giảm sút nhưng doanh nghiệp vẫn đạt được lợi nhuận thấp hơn năm trước không đáng kể. Dự tính năm 2009 sẽ cao hơn hơn năm 2008, đời sống của nhân viên doanh nghiệp ngày càng được nâng cao. PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HOÀNG YẾN 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán Đây là bộ phận quản lý và tham mưu quan trọng trong quá trình hoạt động tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Hoàng Yến. Do có tính chất đặc thù là một đơn vị tiêu thụ cung ứng sản phẩm thuốc lá , nước ngọt trên địa bàn rộng và có mạng lưới tiêu thụ là các cửa hàng nên phương thức hạch toán của doanh nghiệp Hoàng Yến sử dụng là phương thức Nhật ký chung để thuận tiện cho việc theo dõi đối chiếu và tổng hợp báo cáo. Với chức năng quản lý hoạt động, bộ phận kế toán luôn bám sát quá trình kinh doanh tiêu thụ, đảm bảo cho cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ tốt cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh có hiệu quả. Số cán bộ làm việc trong phòng kế toán của doanh nghiệp là 04 người và rất phù hợp với quy mô nhỏ và hình thức kế toán kiểu tập trung. Bộ máy kế toán của doanh nghiệp được thể hiện như sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ Kế toán kho hàng hoá Ghi chú : Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức kế toán Ghi chú : Mối quan hệ chức năng Mối quan hệ trực tuyến 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán - Kế toán trưởng:Phạm Thị Toan ,trình độ Đại học Tài Chính Kế Toán Là người được bổ nhiệm theo quyết định của Giám Đốc Doanh nghiệp, với chức năng là kiểm soát tình hình hoạt động tài chính của Doanh nghiệp, là người tổ chức và điều hành toàn bộ công tác kế toán, tài chính trong Doanh nghiệp, cập nhật và thống kê các thông tin kinh tế, các chế độ hạch toán kế toán để báo cáo kịp thời lên cấp trên. - Kế toán tổng hợp:Trần Thị Hồng Hạnh ,trình độ Đại học Kinh Tế Quốc Dân Tổ chức và theo dõi trực tiếp TSCĐ, toàn bộ phần hành của quỹ tiền mặt, TGNH, các khoản phải thanh toán với người mua, phải thu khách hàng, theo dõi việc thanh toán các khoản chi phí và các khoản nộp ngân sách theo đúng chế độ kế toán được nhà nước ban hành, sau đó làm quyết toán chuyển cho kế toán trưởng và lập báo cáo. Theo dõi tình hình tăng giảm nhân sự trong toàn chi nhánh, hàng tháng giải quyết thanh toán tiền lương và các chế độ cho cán bộ nhân viên trong toàn chi nhánh thực hiện việc thu nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động theo chế độ kế toán chung. Kế toán tiêu thụ: Đỗ Thị Yến ,trình độ Đại học Thương Mại Quản lý hệ thống kế toán tiêu thụ tại các cửa hàng. Hàng ngày theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá tại các kho, theo dõi việc xuất hoá đơn thanh toán cho các khách hàng, tổng hợp tình hình thanh toán công nợ của các cửa hàng. Cuối tháng lập báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho, công nợ của các cửa hàng và chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra sau đó báo cáo Ban Giám đốc. - Kế toán kho hàng hoá:Nguyễn Thị Thu ,trình độ Cao đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật Thái Bình Thống kê tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá, hàng tháng phải đối chiếu và kiểm tra lượng hàng tồn kho của các cửa hàng. Lập báo cáo nhập xuất tồn cho kế toán trưởng. 2.2 Đặc điểm chế độ kế toán Danh mục chứng từ, tài khoản, hệ thống báo cáo được doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các văn bản pháp lý khác hiện hành có liên quan. 2.2.1 Chế độ chứng từ kế toán Doanh nghiệp Hoàng Yến sử dụng hệ thống chứng từ kế toán của nhà nước ban hành và tuân thủ về biểu mẫu, nội dung cũng như phương pháp lập bao gồm các chứng từ cơ bản sau : Chứng từ về tiền tệ Chứng từ về lao động tiền lương Chứng từ về kho hàng Chứng từ về bán hàng Chứng từ về tài sản cố định Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Các chứng từ này là cơ sở để kế toán hạch toán ghi sổ chi tiết, sổ nhật ký chung,...hàng tháng các chứng từ được đóng lại và lưu giữ cẩn thận cùng các bảng kê và nhật ký theo tháng. 2.2.2 Chế độ tài khoản kế toán Với đặc điểm kinh doanh của mình doanh nghiệp Hoàng Yến sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 2.2.3 Tổ chức phương pháp kế toán - Niên độ kế toán trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng là VNĐ. - Doanh nghiệp hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Nguyên tắc và phương pháp quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá của ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Doanh nghiệp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng. - Phương pháp tính giá hàng hoá kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Hiện nay phương thức ghi sổ kế toán của doanh nghiệp được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính, hạch toán ghi sổ dựa vào phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với đặc trưng kinh doanh của mình, doanh nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toán mà doanh nghiệp tư nhân Hoàng Yến sử dụng gồm: + Sổ nhật ký chung + Sổ chi tiết các tài khoản + Sổ tổng hợp các tài khoản + Sổ cái + Bảng phân bổ Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung : Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ, phân loại chứng từ và hạch toán trên phần mềm kế toán theo từng phần hành phù hợp với chứng từ đã phân loại. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này đều được thể hiện trên sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái…cuối tháng, cuối quý, cuối năm lập bảng cân đối phát sinh tài khoản. Cuối niên độ kế toán căn cứ vào các sổ kế toán và bảng cân đối phát sinh để lập Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán của doanh nghiệp Hoàng Yến được thể hiện như sau: ( 1 ) ( 1 ) Chứng từ gốc Sổ (thẻ) Hạch toán chi ( 1 ) ( 5 ) Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng ( 7 ) ( 2 ) ( 8 ) ( 3 ) Sổ Cái ( 4 ) Bảng tổng hợp Chi tiết ( 9 ) Bảng cân đối tài khoản ( 6 ) ( 6 ) Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán Chi chú: Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Ghi định kỳ( 5,7 ngày) 2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Định kỳ kế toán tổng hợp các số liệu để lập các báo cáo kế toán đúng thời hạn và theo đúng mẫu biểu hiện hành. * Các báo cáo nộp hàng tháng gồm: - Nộp cho Chi Cục Thuế thành phố Thái Bình (nộp chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh) gồm : + Tờ khai thuế GTGT (mẫu số 01/GTGT) + Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (mẫu số 01-1/GTGT) + Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu số 01-2/GTGT) + Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn - Nộp cho phòng thống kê Thành Phố Thái Bình (nộp trước ngày mùng 10 hàng năm ) gồm: Phiếu thu thập thông tin doanh nghiệp (phiếu 02/DN-M) * Các báo nộp hàng quý gồm: - Nộp cho Chi Cục thuế Thành phố Thái Bình (nộp chậm nhất ngày thứ 30 của quý tiếp theo quý phát sinh) gồm: + Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính (mẫu số 01A/TNDN) * Báo cáo nộp hàng năm gồm: - Nộp cho Cục thuế chậm nhất là ngày thứ 30 của tháng đầu tiên của năm dương lịch gồm : + Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (mẫu số 03/TTNDN) - Nộp báo cáo tài chính cho Chi Cục thuế Thành Phố , Cục thống kê tỉnh Thái Bình và Sở Kế Hoach đầu tư Thái Bình (nộp chậm nhất là ngày thứ 90, kể từ ngày kết thúc năm dương lịch) bao gồm : + Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01 - DNN) + Kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02 - DNN) + Bảng cân đối tài khoản (mẫu số F01 - DNN) + Bản thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09 - DNN) Ngoài ra nộp kèm với báo cáo tài chính gồm: + Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (mẫu số F02 - SKT/DNN) + Bảng kê hàng tồn kho tại thời điểm 31/12. 2.3 Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền Tại doanh nghiệp Hoàng Yến kế toán vốn bằng tiền được sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam. Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp, gồm: Tiền mặt tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ở Ngân hàng. Việc hạch toán vốn bằng tiền được thực hiện hàng ngày, cụ thể như sau: - Đối với kế toán tiền mặt: + Kế toán chỉ phản ánh số tiền mặt thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào quỹ tiền mặt. + Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ. + Kế toán tiền mặt của doanh nghiệp mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, hạch toán vào phần mềm kế toán liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ sau mỗi lần nhập, xuất quỹ. - Đối với kế toán tiền gửi Ngân hàng: + Căn cứ để hạch toán là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ ghi sổ (Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản…) + Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu đã khớp đúng, kế toán nhập vào máy tính theo phần mềm kế toán theo từng chứng từ. + Trường hợp gửi tiền vào Ngân hàng bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế. 2.3.1.1 Tài khoản sử dụng Kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp Hoàng Yến được thể hiện trên hai tài khoản : TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 1121: Tiền gửi Ngân hàng VNĐ 2.3.1.2 Chứng từ sử dụng Chứng từ được sử dụng trong phần hành kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp Hoàng Yến gồm: Phiếu thu Phiếu chi Séc Giấy báo Nợ Giấy báo Có Uỷ nhiệm chi 2.3.1.3 Luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp Hoàng Yến được thể hiện qua sơ đồ sau: - Hợp đồng mua hàng hoá, vật tư…. - Giấy đề nghị thanh toán … Thủ quỹ xuất tiền Lãnh đạo duyệt chi Lập phiếu chi Sơ đồ 2.3: Quá trình chi tiền - Hợp đồng bán hàng hoá, vật tư…. - Giấy đề tạm ứng … Thủ quỹ thu tiền Lập phiếu thu Lãnh đạo duyệt Sơ đồ 2.4: Quá trình thu tiền Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có kế toán lập sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền gửi ngân hàng như sau : Bảng 2.1: Sổ quỹ tiền mặt Từ ngày……..đến ngày…….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Thu Chi Thu Chi Tồn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Dư đầu kỳ Tổng cộng Sổ quỹ tiền mặt được lập theo tháng và được tính chi tiết theo từng chứng từ. Cột 1,2,3: Ghi ngày tháng và số chứng từ của phiếu thu, phiếu chi. Cột 4: Ghi nội dung tóm tắt của phiếu thu, chi Cột 5: Ghi số tiền thu (nhập quỹ tiền mặt) Cột 6: Ghi số tiền chi (xuất quỹ tiền mặt) Cột 7: Ghi số tiền tồn quỹ cuối ngày Cột 8: Ghi trường hợp đặc biệt Bảng 2.2: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng Từ ngày……..đến ngày…….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Gửi vào Rút ra Còn lại (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Dư đầu kỳ Tổng cộng Hàng ngày căn cứ vào chứng từ như giấy báo có, giấy báo nợ, kế toán tiến hành ghi sổ tiền gửi ngân hàng. Cột 1,2,3: Ghi ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 5: Ghi số tiền gửi vào ngân hàng Cột 6: Ghi số tiền rút ra chi tiêu qua ngân hàng Cột 7: Ghi số tiền còn lại ở ngân hàng cuối kỳ. 2.3.2 Đặc điểm kế toán tài sản cố định Đây là một loại tài sản dài hạn, để phản ánh tình hình biến động tăng, giảm toàn bộ tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và TSCĐ thuê tài chính theo nguyên giá. Tại doanh nghiệp Hoàng Yến mọi TSCĐ đều có bộ hồ sơ riêng gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan. TSCĐ được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ TSCĐ. Mỗi TSCĐ đều được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán. Định kỳ vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp tiến hành kiểm kê TSCĐ. 2.3.2.1 Tài khoản sử dụng Kế toán TSCĐ tại doanh nghiệp Hoàng Yến sử dụng tài khoản: TK 211: Tài sản cố định hữu hình Tài khoản này được kế toán hạch toán với kết cấu và nội dung: Bên Nợ: - Nguyên giá của TSCĐ hữu hình tăng do XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, do mua sắm… - Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do cải tạo nâng cấp,… - Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại. Bên Có: - Nguyên giá của TSCĐ giảm do nhượng bán, thanh lý,… - Nguyên giá TSCĐ của TSCĐ giảm do tháo bớt một hoặc một số bộ phận. - Điều chỉnh giảm nguyên giá do đánh giá lại TSCĐ. 2.3.2.2 Chứng từ sử dụng Kế toán TSCĐ tại doanh nghiệp Hoàng Yến sử dụng các loại chứng từ sau: - Biên bản giao nhận TSCĐ dùng để ghi chép, theo dõi TSCĐ thay đổi. Khi có sự thay đổi, giao nhận TSCĐ do bất kỳ nguyên nhân nào cũng phải thành lập Hội đồng giao nhận TSCĐ. Hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và lập biên bản giao nhận TSCĐ theo mẫu 01 trong chế độ ghi chép ban đầu. Biên bản này lập riêng cho từng TSCĐ. Trường hợp giao nhận cùng lúc nhiều TSCĐ cùng loại thì có thể lập chung nhưng sau đó phải sao cho mỗi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 02 bản. Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ 01 bản. - Hồ sơ TSCĐ: mỗi TSCĐ đều có một bộ hồ sơ riêng bao gồm Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ. - Thẻ TSCĐ (mẫu số S23-DN): Thẻ được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Thẻ TSCĐ dùng chung cho mọi TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị…Căn cứ để lập thẻ TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Các tài liệu kỹ thuật có liên quan. - Sổ TSCĐ (mẫu số S21-DN): Dùng để đăng ký, theo dõi và quản lý chặt chẽ TSCĐ trong doanh nghiệp từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi giảm TSCĐ. Mỗi một sổ hoặc một số trang sổ được mở theo dõi cho một loại TSCĐ (nhà cửa, máy móc thiết bị…). Căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐ để ghi vào sổ TSCĐ. 2.3.2.3 Luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán TSCĐ của doanh nghiệp Hoàng Yến được thể hiện qua sơ đồ sau: Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý, đánh giá lại TSCĐ… Thẻ TSCĐ Sổ TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 211 Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ Chi chú: Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2.3.3 Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của chi phí nhân công mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động để bù đắp hao phí của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh căn cứ vào thời gian, số lượng và chất lượng công việc của họ đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là thu nhập chủ yếu của người lao động. Tiền lương có vai trò nâng cao hiệu quả qúa trình sản xuất kinh doanh là quá trình kết hợp đồng thời các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động). Trong đó lao động là hoạt động chân tay và trí óc con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động biến đổi các đối tượng lao động thành những vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu con người. Trong nền kinh tế hàng hoá ngày nay tiền lương là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá cả của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Tiền lương là điều kiện cải thiện, nâng cao đời sống về vật chất và tinh thần nhằm tái sản xuất sức lao động. 2.3.3.1 Tài khoản sử dụng Để tiến hành hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên. + Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác Và các tài khoản có liên quan như: 111, 112, 138,... * Tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên. Công dụng: Tài khoản 334 dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả với người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của người lao động. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên. * Bên Nợ: + Tiền lương (tiền công), tiền thưởng và các khoản khác đã trả cho công nhân viên. + Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên. + Kết chuyển tiền lương của công nhân viên chưa lĩnh. * Bên Có: + Tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. * Dư Có: Tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. * Dư Nợ: ( Cá biệt) Số tiền đã trả thừa cho công nhân viên. Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2 + TK 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên về lương, thưởng, bảo hiểm và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV. + TK 3342 - Phải trả cho người lao động khác *Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác Công dụng: Tài khoản 338 dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHYT, BHXH, giá trị tài sản thừa chờ sử lý, nhân ký quỹ, ký cựơc ngắn hạn, doanh thu chưa thực hiện, các khoản phải trả về cổ phần hoá doanh nghiệp và các khoản phải trả khác.... Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác * Bên Nợ: +Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ +Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn + Xử lý giá trị tài sản thừa + Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện tương ứng + Các khoản đã trả, đã nộp khác * Bên Có: +Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỹ lệ quy định + Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ +Giá trị tài sản thừa chờ sử lý + Tổng số doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ + Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải trả phải nộp được hoàn lại *Dư Có: Phản ánh số tiền còn phải trả phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ sử lý * Dư Nợ:(nếu có) Phản ánh số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2 + TK 3381 - Tài sản thừa chờ sử lý + TK 3382 - Kinh phí công đoàn + TK 3383 - BHXH + TK 3384 - BHYT + TK 3385 - Phải trả về cổ phần hoá + TK 3386 - Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn + TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện + TK 3388- Phải trả,phải nộp khác 2.3.3.2 Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp Hoàng Yến bao gồm: + Bảng chấm công ( Mẫu số 01 - LĐTL) + Bảng thanh toán lương ( Mẫu số 02 - LĐTL) + Phiếu nghỉ hưởng BHXH ( Mẫu số 04 - LĐTL) + Bảng thanh toán tiền thưởng ( Mẫu số 06 - LĐTL) - Căn cứ vào chứng từ “Bảng chấm công” kế toán tính tiền lương thời gian, lương sản phẩm, tiền ăn ca... phản ánh vào bảng “ Bảng thanh toán tiền lương”. - Căn cứ vào chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” kế toán tính trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên và phản ánh vào “Bảng thanh toán BHXH”. - Đối với tiền thưởng của công nhân viên, kế toán cần tính và lập bảng thanh toán tiền thưởng để theo dõi và chi trả theo đúng chế độ quy định. - Căn cứ vào “Bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho công nhân viên, đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. Kết quả tổng hợp tính toán được phản ánh trong “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” (mẫu số 01- BPB) 2.3.3.3 Luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán tiền lương tại doanh nghiệp Hoàng Yến được luân chuyển theo sơ đồ sau: Bảng chấm công của các phòng, tổ Bảng thanh toán lương của các phòng, tổ Bảng thanh toán lương của công ty Bảng phân bổ tiền lương Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương Hình thức trả lương mà doanh nghiệp Hoàng Yến áp dụng là hình thức trả lương theo thời gian. PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HOÀNG YẾN Sau khi đi sâu vào tìm hiểu về tổ chức công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp Hoàng Yến em nhận thấy một số vấn đề sau: 3.1. Về mô hình tổ chức bộ máy kế toán 3.1.1 Ưu điểm Doanh nghiệp luôn chú trọng xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu quả. Các thành viên trong bộ máy kế toán được phân công nhiệm vụ một cách cụ thể, luôn hỗ trợ giúp đỡ nhau để hoàn thành công việc mà không gây sự chồng chéo. Bộ máy kế toán tập chung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, kiểm tra, xử lý và cung cấp kịp thời các thông tin giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định chính xác, phù hợp và kịp thời. 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, mô hình tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp còn có tồn tại. Kế toán tổng hợp phải làm với khối lượng công việc lớn mà chỉ có một kế toán vì vậy việc tránh sai sót sẽ không cao. 3.2 Về tổ chức hạch toán và hình thức sổ tại doanh nghiệp. 3.2.1 Ưu điểm Hình thức ghi sổ kế toán của doanh nghiệp Hoàng Yến là tương đối đầy đủ và áp dụng theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ Nhật ký chung trong tổ chức hạch toán kế toán là phù hợp với quy mô hoạt động và đặc điểm kinh doanh của mình. Sau khi thành lập doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ đó giúp tiết kiệm chi phí về nhân lực, về thời gian, chi phí về tổ chức luân chuyển, lưu trữ, bảo quản các chứng từ, tài liệu kế toán - tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác việc sử dụng phần mềm kế toán còn giúp doanh nghiệp lựa chọn ra được một đội ngũ cán bộ có trình độ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm và biết vận dụng một cách sáng tạo các chế độ chính sách của nhà nước, đồng thời giúp kế toán làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và khi có sai sót xảy ra kế toán dễ kiểm tra và lọc chứng từ nhanh chóng. 3.2.2 Nhược điểm Bên cạnh những thuận lợi nêu ở trên, trong công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp Hoàng Yến vẫn còn những tồn tại cần khắc phục. Do đặc điểm kinh doanh của mình nên mặt hàng mà doanh nghiệp mua của đơn vị bán có trụ sở xa nên vẫn còn một số hoá đơn về chậm do đó kế toán sẽ không cập nhật kịp thời lượng hàng và tiền theo những hoá đơn này. KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ báo cáo thực tập tổng hợp tại Doanh nghiệp Hoàng Yến bằng lượng kiến thức đã tích lũy trong quá trình học tập tại trường và thời gian thực tập tại doanh nghiệp em đã có gắng trình bày những vấn đề cơ bản nhất về doanh nghiệp mình thực tập. Trải qua thời gian thực tập tổng quan tại doanh nghiệp Hoàng Yến đã giúp em hiểu rõ hơn tầm quan trọng của cách thức tổ chức, sắp xếp bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn có bước đi đúng đắn, vững vàng trên thương trường, kinh doanh có hiệu quả thì bộ máy quản lý của công ty phải linh hoạt, nhạy bén trong việc nắm bắt thông tin, tìm nguồn công việc, tổ chức sắp xếp công việc hợp lý và đạt hiệu quả. Bên cạnh đó công tác hạch toán kế toán là hết sức quan trọng, hạch toán tốt sẽ giúp doanh nghiệp quản lý vốn tốt, giảm thiểu chi phí không cần thiết giúp tăng lợi nhuận Mặc dù đã hết sức cố gắng, song do còn hạn chế về kiến thức lý luận và thực tế nên trong quá trình tìm hiểu và trình bày báo cáo khó tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy, cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn và làm tiền đề giúp em làm tốt chuyên đề thực tập cũng như trong công việc sau này. Lời cuối, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn nhiệt tình của Cô giáo Thạc sĩ Mai Vân Anh cùng toàn thể ban giám đốc , cán bộ nhân viên trong Doanh nghiệp Hoàng Yến đã giúp em rất nhiều trong việc hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. Thái bình ,ngày ….tháng 12 năm 2009 Sinh viên thực hiện Phạm Hùng Sơn