Mặt cứng của quản trị sự thay đổi

MẶT CỨNG CỦA QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI(The Hard Side of Change Management) ĐỘI TRÌNH BÀY: NEW SUNLỚP: EMBA-20141Team : New sun 1. Dương Hiển Vĩnh – Leader 2. Phạm Thanh Bình 3. Huỳnh Hồng Đức 4. Nguyễn Hoài Nhật 5. Lê Thành Phong 6. Nguyễn Thị Phụng 7. Cao Văn Quang 8. Nguyễn Anh Thy 9. Lê Trung Tín 10. Nguyễn Thị Yên2VIDEO CLIP “THAY ĐỔI ĐỂ THÀNH CÔNG”“Từ câu chuyện con ếch bị luộc”3Thay đổi các yếu tố của mặt mềm như: văn hóa tổ chức, lãnh đạo, sự thúc đẩy đã tạo một thành công nhất định tuy nhiên vẫn không đạt kết quả như mong muốn.Thay đổi các yếu tố của mặt cứng là vấn đề rất cần thiết cho một doanh nghiệp. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng rất nhiều dự án đã thất bại khi các doanh nghiệp bỏ qua yếu tố phần cứng.Các yếu tố này có ba tính chất: 1-Có thể đo lường được. 2-Có thể thông đạt một cách dễ dàng tầm quan trọng của các yếu tố này đến cả bên ngoài và bên trong tổ chức. 3-Các doanh nghiệp có khả năng ảnh hưởng nhanh chóng đến các yếu tố này một cách nhanh chóng.ĐẶT VẤN ĐỀ404 YẾU TỐ CHÍNHNội dung 01Khoảng cách thời gianDuration (D)Nội dung 02Tính toàn vẹnIntegrity (I)Nội dung 03Cam kết Commitment (C)Nội dung 04Nổ lựcEffort (E)5KHOẢNG CÁCH THỜI GIAN (D)Dự án kéo dài thời gian và đánh giá thường xuyên: thường thành công hơn dự án ngắn.Đánh giá chuyển đổi ít nhất 2 tháng một lần.Các dự án phức tạp nên đánh giá mỗi tháng 02 lần.Các tổ chức từng chuyển đổi đánh giá 6-8 tuần một lần.Ghi nhận các cột mốc hiệu quả dựa trên đánh giá toàn diện thành công hay thất bại của nhóm đánh giá.6TÍNH TOÀN VẸN (I)Lãnh đạo nhóm có kỹ năng giải quyết vấn đề, có kiến thức tổ chức và sẳn sàng nhận trách nhiệm về quyết định của mình.Lựa chọn nhân viên có kỹ năng, kiến thức và khả năng liên kết.Thành viên nhóm cam kết dành tất cả thời gian cho dự án.7CAM KẾT (C)Cam kết mạnh mẽ chuyển đổi của Quản trị viên cấp cao (C1) và nhân viên (C2).Quản trị viên cam kết các hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi.Quản trị viên và nhân viên phải truyền đạt thông suốt sự cần thiết thực hiện thay đổi.Cam kết của quản trị viên trong việc nổ lực hướng tới nhân viên và các mục tiêu thay đổi.8NỔ LỰC (E)Giải quyết rõ ràng chế độ và trách nhiệm công việc của nhân viên tham gia nỗ lực thay đổiXác định thời lượng làm thêm cho công việc thay đổi.Xác định phần trăm nỗ lực của nhân viên đóng góp cho dự án thay đổi.Xem xét toàn bộ bảng kết hoạch hành động và đánh giá mức độ công việc quan trọng cần nỗ lực thay đổi.Đảm bảo công việc thay đổi không bị trì hoàn tốn kém chi phí, khi cần thiết có thể thuê ngoài như nhân viên về hưu để dự án được liên tục.9KHUNG ĐÁNH GIÁKhoảng cách thời gian (D)Tính toàn vẹn (I)Cam kết (C)Nội dung 01Nội dung 02Nội dung 03Nội dung 04Nổ lực (E)10TẠO NÊN KHUNG DICETạo nên một khung có thể giúp cho các quản trị viên đánh giá các nỗ lực chuyển đổi của họ và tìm ra các sự can thiệp có thể gia tăng cơ hội thành công của dự án. Phát triển một hệ thống chấm điểm dựa trên các biến số ảnh hưởng đến mỗi yếu tố. Các quản trị viên cho điểm cho mỗi yếu tố DICE và kết hợp chúng thành điểm cho dự án. Một công ty có thể so sánh điểm DICE của nó trong ngày bắt đầu dự án với các dự án trong quá khứ, và kết quả của các dự án đó, để kiểm tra liệu nổ lực thay đổi đã được thiết lập tới thành công. 1112ÁP DỤNG DICE – DICE FRAMEWORK1. Theo dõi các dự án: Track ProjectsHuấn luyện sử dụng DICE trước khi thực hiệnBảng điểm Quá Khứ để theo dõi sự cải thiệnTheo dõi để tiến hành điều chỉnh để đảm bảo thành côngĐặc biệt sự Chú trọng của CEO vào các dự án “Có tiến độ” khó khăn nhất là rất quan trọng.1203 Phương pháp Áp dụng DICE132. Quản lý danh mục các dự án: Manage portfolios of projectsXác định thứ tự ưu tiênPhân bổ hợp lý về các nguồn lựcTạo động lực và thử thách để hoàn thành tất cả dự án3. Thúc đẩy trò chuyện: Force ConversationTăng cường trao đổi giúp cùng nhìn về một hướngGiúp phát hiện kịp thời những vấn đề tồn đọngPhát triển nhiều giải pháp tốt, mới giúp thành côngKHOẢNG CÁCH THỜI GIAN (D)Số điểmNội dung xem xét1Thời gian giữa 2 lần xem xét lại ít hơn 2 tháng2Thời gian giữa 2 lần xem xét lại từ 2 đến 4 tháng3Thời gian giữa 2 lần xem xét lại từ 4 đến 8 tháng4Thời gian giữa 2 lần xem xét lại từ lớn hơn 8 tháng14TÍNH TOÀN VẸN (I)Số điểmNội dung xem xét1Lãnh đạo dẫn dắt có khả năng cao, đồng nghiệp tôn trọng, thành viên nhóm có kỷ năng, động lực hoàn thành dự án2-3Khả năng của nhóm nằm giữa 2 cực đầu và cuối4Thiếu toàn bộ các mặt.15CAM KẾT CỦA QUẢN TRỊ CẤP CAO (C1)Số điểmNội dung xem xét1Quản trị viên thông đạt rõ ràng nhu cầu hành động2 hoặc 3Quản trị viên thông đạt tương đối nhu cầu hành động4Quản trị viên bỏ quên hẳn sự thay đổi16Câu hỏi: Quản trị viên cấp cao1. Anh/chị có cho rằng sự thay đổi sẽ đem lại thành công cho tổ chức?2. Anh/chị cho rằng ban lãnh đạo cấp cao đồng tình thay đổi?3. Thời gian anh/chị có dành đủ cho sự thay đổi không?CAM KẾT CỦA NHÂN VIÊN THẤP (C2)Số điểmNội dung xem xét1 Nhân viên nhiệt tình tham gia vào nỗ lực thay đổi.2 Nhân viên chỉ thờ ơ tham gia3 hoặc 4Nhân viên cực kỳ không thích tham giaCâu hỏi: Nhân viên1. Anh/chị có tin tưởng vào hiệu quả sự thay đổi không?2. Anh/chị có lòng nhiệt quyết và hỗ trợ cho chương trình thay đổi không ?3. Anh/chị còn lo lắng hay không đồng tình với chương trình thay đổi không?17NỔ LỰC (E)Số điểmNội dung xem xét1 Yêu cầu gia tăng công việc ít hơn 10% tổng công việc nhân viên2 Yêu cầu từ 10% đến 20%3 Yêu cầu từ 20% đến 40%4 Yêu cầu từ lớn hơn 40%Câu hỏi: Nhân viên1. Anh/chị phải tăng thêm bao nhiêu % nổ lực để thực hiện sự thay đổi?2. Liệu nổ lực của Anh/chị có làm tăng khối lượng công việc?3. Anh/chị có kháng cự vì sự gia tăng nhu cầu công việc thay đổi không?18TỔNG ĐIỂMSố điểmNội dung xem xét7 - 14Dự án thành công rất cao – đây là vùng Thành công14- dưới 17Nguy cơ đối với dự án này đang gia tăng, đặt biệt khi điểm gần 17 – đây là vùng lo lắng17 – dưới 19Dự án đang nằm trong vùng nguy hiểm, thất bại rất caoTrên 19Dự án không thể thành công19Điểm DICE = D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + EĐIỂM DICE DỰ ĐOÁN KẾT QUẢVẽ đồ thị điểm DICE của 225 nổ lực, đặt tên cho 3 vùng lần lượt là : “Thành công”, “Lo lắng”, và “Thất bại”.Các dự án nằm giữa điểm 7 và 14 thường thành công.Các dự án với điểm trên 14 và dưới 17 thì không dự đoán được.Các dự án trên 17 thường không thành công.20ĐỒ THỊ ĐIỂM DICE DỰ ĐOÁN KẾT QUẢ 21KẾT LUẬNKhung phân tích phần cứng quản trị sự thay đổi với giúp doanh nghiệp xác định mức độ thành công triển khai dự ánQuy trình được tiến hành đơn giản qua các bước : Bước 1: Thiết lập bảng câu hỏi DICEBước 2: Tính điểm DICE = D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + EBước 3: Vẽ đồ thị trục hoành là bảng điểm của DICE cho từng tiêu chí theo bảng câu hỏi, trục tung là kết quả dự án đó bao gồm 3 nhóm: Thành công, Lo lắng và Thất bại.Bước 4: Đánh giá triển khai dự án.22