Quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của công ty TNHH 1 thành viên thương mại dịch vụ dầu khí biển

ẫn chiếu đến Cơng ước Viên 1980 thì tồn bộ các điều khoản và nội dung của Cơng ước Viên 1980 sẽ được áp dụng để điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng. Trong Cơng ước Viên năm 1980, cĩ qui phạm bắt buộc, qui phạm tùy nghi, qui phạm hướng dẫn v.v... Đối với qui phạm bắt buộc, các bên phải tuân thủ mà khơng được làm trái. Điều 66 của Cơng ước Viên 1980: "Việc mất mát hàng hĩa sau khi rủi ro đã được chuyển cho bên mua khơng loại trừ cho bên mua khỏi nghĩa vụ phải thanh tốn tiền mua hàng..." là một qui phạm bắt buộc. Các bên cĩ thể thỏa thuận khác với qui phạm tùy nghi. Điều 9.2 của Cơng ước Viên 1980 là một qui phạm tùy nghi với nội dung: "Các bên được coi là, trừ khi cĩ thỏa thuận khác, đã thiết lập một tập quán áp dụng cho hợp đồng của mình hay chấp nhận một tập quán mà các bên đã biết hoặc phải biết và tập quán đĩ đã được áp dụng rộng rãi đối với các bên trong thương mại quốc tế và thường được các bên tham gia các hợp đồng cùng loại trong lĩnh vực thương mại cụ thể cĩ liên quan". Nếu các bên khơng cĩ thỏa thuận khác trong hợp đồng thì qui phạm tùy nghi sẽ được áp dụng. Cịn đối với qui phạm hướng dẫn, các bên cĩ quyền làm theo hoặc khơng làm theo. Điều 49 của Cơng ước Viên 1980 là một ví dụ điển hình của qui phạm hướng dẫn: "Bên mua cĩ thể tuyên bố hợp đồng bị hủy bỏ: (a). Nếu việc bên bán khơng thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào của mình theo hợp đồng hoặc theo Cơng ước này tạo ra một vi phạm nghiêm trọng trong hợp đồng; hoặc (b). Trong trường hợp nếu bên bán khơng giao hàng trong thời hạn bổ sung do bên mua ấn định theo khoản 1 Điều 47 hoặc tuyên bố rằng bên bán sẽ khơng giao hàng trong thời hạn ấn định đĩ". Do đĩ, các bên cần nghiên cứu kỹ Cơng ước Viên 1980 trước khi thống nhất lựa chọn Cơng ước này làm luật điều chỉnh, để bảo đảm các thỏa thuận trong hợp đồng của các bên khơng trái với luật áp dụng, nếu khơng sẽ bị vơ hiệu một phần hoặc tồn bộ. 3.3. Giá trị hiệu lực của tập quán thương mại quớc tế và mợt sớ sai lầm cần tránh Tập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hĩa quốc tế chủ yếu là: 1) Incoterms 2000.2) Tập quán khu vực như: Điều kiện thương mại theo UCC (áp dụng đối với khu vực Bắc Mỹ).3) UCP 600.4) Một số tập quán Thương mại Quốc tế khác. Đối với các hợp đồng mua bán hàng hĩa quốc tế mà một bên là doanh nghiệp Việt Nam thì tập quán quốc tế sẽ chỉ cĩ hiệu lực áp dụng nếu được các bên lựa chọn và ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng. Trong thực tiễn áp dụng tập quán thương mại quốc tế, các bên thường mắc những sai sĩt sau: 1) Khơng ghi rõ tập quán áp dụng. Ví dụ: "Các bên thừa nhận rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh hợp đồng này". Hoặc "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm Urê theo điều kiện FOB San Francisco". Như vậy, nếu vận dụng điều khoản này sẽ khơng biết tập quán nào được áp dụng. Do vậy cần ghi rõ "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm ure theo điều kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000". 2) Sử dụng sai nội dung của điều kiện thương mại. Ví dụ: bên bán (Cơng ty của Việt Nam), bên mua (Cơng ty của Hoa Kỳ) thỏa thuận: "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi - lê đơng lạnh theo điều kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000". Thực ra San Francisco là cảng đến, nhưng theo Incoterms 2000 thì FOB là điều kiện thương mại giao hàng dọc mạn tàu (tại cảng bốc hàng quy định). Như vậy việc các bên quy định như trên sẽ gây khĩ khăn trong thực hiện hợp đồng hoặc giải quyết tranh chấp. Vì vậy, các bên nên sử dụng đúng điều kiện thương mại và nội dung của nĩ. Cũng ví dụ trên, nếu cảng bốc xếp là cảng Hải Phịng thì nên ghi "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi - lê đơng lạnh theo điều kiện FOB Hải Phịng – Incoterms 2000". 3) Cho rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh tồn bộ hợp đồng: Thực ra khơng phải vậy, mỗi tập quán chỉ điều chỉnh một phần, một vấn đề của hợp đồng. Do vậy cần tránh kiểu chọn luật như sau: "Hợp đồng này sẽ được điều chỉnh bởi Incoterms 2000". 4) Sử dụng điều kiện thương mại khơng đúng theo phương thức chuyên chở: Các bên cần nghiên cứu kỹ các điều kiện thương mại để áp dụng cho đúng theo phương thức chuyên chở hàng hĩa mà các bên áp dụng. Trong trường hợp các bên khơng lựa chọn luật thì khi xảy ra tranh chấp, cơ quan tài phán sẽ quyết định chọn luật. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi của mình, các bên cần thiết phải chọn luật áp dụng. Khi lựa chọn luật điều chỉnh, cần phải bảo đảm nguyên tắc sau: - Nên lựa chọn nguồn luật áp dụng sao cho thuận tiện nhất cho việc thiết lập, thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp phát sinh. - Nên lựa chọn nguồn luật mà mình quen thuộc nhất. - Cần phải nghiên cứu kỹ nguồn luật áp dụng để bảo đảm việc chọn luật đạt được những mục đích cĩ lợi cho mình hoặc ít nhất khơng làm mất đi lợi thế hoặc gây tổn hại cho mình. B.Kí kết và thực hiện hợp đồng trong qui trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị của cơng ty: Một số định nghĩa: Nhà cung ứng: là nhà sản xuất và/hoặc Hãng cung cấp và/hoặc Đại lý chỉ định của nhà sản xuất chuyên cung cấp vật tư, thiết bị. Đơn hàng: là tồn bộ các hồ sơ gọi chào hàng được nhận từ khách hàng theo đường cơng văn chính thức hoặc do văn phịng Vũng Tàu chuyển tới hoặc do các nhân viên phịng thương mại trực tiếp thu thập từ khách hàng. Thư gọi chào hàng: là tồn bộ các cơng va3wn và hồ sơ được gửi tới các nhà sản xuất và cung cấp để yêu cầu chào hàng. Chào hàng: là tồn bộ các cơng vănvà hồ sơ kỹ thuật/ thương mại gửi từ các nhà sản xuất và cung cấp để chào hàng. Hồ sơ đấu thầu; là tồn bộ các cơng văn, hồ sơ kỹ thuật và thương mại được gửi đi từ phịng thương mại tới khách hàng để tham gia đấu thầu. Hợp đồng đầu ra:là tồn bộ các hợp đồng mua bán giữa Cơng ty và khách hàng dựa trên cơ sở các hồ sơ đấu thầu. Hợp đồng đầu vào: là tồn bộ các hợp đồng kinh tế giữa Cơng ty và bên cung cấp dựa trên cơ sở các chào hàng. Từ viết tắt: Cơng ty : cơng ty TNHH một thành viên TM-DV dầu khí biển BGĐ : Ban giám đốc cơng ty P.TM : Phịng thương mại HĐ : hợp đồng NCC : nhà cung cấp P.DV : phịng dịch vụ P.KT : phịng kế tốn VPĐD : Văn phịng đại diện tại Vũng Tàu. Trách nhiệm Tiến trình Lãnh đạo Cơng ty, Lãnh đạo phịng TM, Tổ chuyên trách Đánh giá nhà cung ứng Lãnh đạo phịng TM Từ chối Tiếp nhận đơn hàng Khơng khơng Tổ chuyên trách thuộc phịng TM Cĩ khơng Gọi chào hàng Tổ chuyên trách thuộc phịng TM cĩ Chuẩn bị hồ sơ,nộp thầu Tổ hợp đồng thuộc phịng TM Kết quả đấu thầu. Ký HĐ/Trình BGĐ ký HĐ P.DV,tổ hợp đồng,VPĐD Nhập khẩu, giao nhận VTTB P.KT, P.TM, VPĐD Phát hành hĩa đơn,theo dõi thanh tốn Nhân viên thương mại liên quan Lưu hồ sơ Nội dung trình tự thực hiện 1.ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG: Định kì mỗi năm/lần phịng TM lập “danh sách nhà cung ứng” gửi lên ban giám đốc cơng ty phê duyệt theo Mẫu biểu MB-QT-TM-01-01 Việc chọn nhà cung ứng để tiến hành gọi chào hàng căn cứ vào danh sách nhà cung ứng đã được BGĐ cơng ty phê duyệt. Trong trường hợp nhà cung ứng mới chưa cĩ trong danh sách thì phải được các tổ/cá nhân trong phịng thương mại bổ sung cập nhật vào danh sách. Danh sách nhà cung ứng đã được phê duyệt kỳ trước và các nhà cung ứng mới được cập nhật phải được định kỳ mỗi năm/lần đánh giá lại. Việc đánh giá lại dựa theo các số liệu liên quan đến nhà cung ứng Mẫu biểu MB-QT-TM-01-01. DANH MỤC CÁC KHÁCH HÀNG CƠNG TY TNHH TM&DV DẦU KHÍ BIỂN Đà VÀ ĐANG CUNG CẤP DỊCH VỤ MUA SẮM STT TÊN KHÁCH HÀNG 1 VIETSOPETRO 2 FINA 3 OMV VIETNAM 4 JVPC (Japan Vietnam Gas Co) 5 PVGC (Petro Vietnam Gas Co) 6 PETRONAS CARIGALI VIETNAM 7 BP STATOIL 8 HOANG LONG J.O.C 9 HOAN VU J.O.C 10 CUU LONG J.O.C 11 CONOCO (UK) VIETNAM LTD 12 UNOCAL VIETNAM 13 CONSON J.O.C 14 TRUONG SON J.O.C 15 LAMSON J.O.C 16 KNOC 17 HUYNDAI - VINASIN SHIPYARD 18 KHÍ ĐIỆN ĐẠM CÀ MAU 19 PVEP 20 PTSC MC 21 PTSC MARINE 22 PVEP ĐẠI HÙNG 23 PVCONS 24 BP STATOIL 25 PV DRILLING 26 NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ 27 TRÍ VIỆT 2.NHẬN ĐƠN HÀNG: Tất cả đơn hàng nhận được sẽ tập trung tại điểm khởi đầu là lãnh đạo Phịng. Sau khi phân tích đơn hàng, lãnh đạo Phịng giao cho các tổ chức năng, cụ thể là các tổ trưởng để thực hiện.Đồng thời, lãnh đạo Phịng hoặc nhân viên được ủy quyền sẽ ghi nhận lại vào phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02 các dữ liệu sau: Nhập số đơn hàng của khách hàng Nội dung đơn hàng (mơ tả) Nhĩm/người thực hiện Các tổ trưởng sau khi nhận đơn hàng, phân cơng việc cho các nhân sự thuộc tổ mình phụ trách đồng thời tiếp tục cập nhật các thơng tin liên quan vào Phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02 gồm: Thời hạn nộp thầu Thơng tin về người theo dõi đơn hàng tại các bộ phận kỹ thuật và thương mại/kế hoạch của Khách hàng(nếu cĩ) 3.GỌI CHÀO HÀNG: Căn cứ vào danh sách nhà cung ứng đã được BGĐ phê duyệt (hoặc danh sách nhà cung ứng mới cập nhật), nhân viên thương mại được phân cơng sẽ gửi các thư gọi chào hàng cho các nhà cung cấp(trừ trường hợp tên hãng sản xuất được chỉ định từ khách hàng hoặc hãng sản xuất do cơng ty làm đại lý – thư gọi chào hàng sẽ được gửi bằng fax hoặc e-mail. Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng chịu trách nhiệm trực tiếp liên lạc và nhận chào hàng từ các nhà cung cấp. Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng phải cập nhật tiếp tục các thơng tin liên quan tới việc gọi chào hàng và chào hàng nhận được từ các nhà cung cấp vào Phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02. 4.CHUẨN BỊ VÀ NỘP HỒ SƠ ĐẤU THẦU: Sau khi nhận được chào hàng từ các nhà cung cấp, nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng tiến hành đánh giá lựa chọn cung cấp theo “bảng lựa chọn nhà cung cấp- MB-QT-TM-01-03 “để lựa chọn nhà cung cấp đạt yêu cầu.Việc đánh giá nhà cung cấp này được tiến hành theo từng đơn hàng. Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng chuẩn bị các tài liệu liên quan và chịu trách nhiệm trực tiếp về phần chào thầu kỹ thuật. 5.KẾT QUẢ THẦU: Kết quả trúng thầu do khách hàng thơng báo trực tiếp hay từ VPĐD phải được xác định sớm và chính xác để ký kết hợp đồng đầu vào được tiến hành trong thời gian nhanh nhất tạo lợi thế về thời hạn giao hàng. Các tổ chuyên mơn cĩ trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Phịng về kết quả đấu thầu. 6.KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG: Sau khi thơng tin về việc trúng thầu được xác định chính xác, các Tổ chuyên mơn báo cáo Lãnh đạo Phịng xem xét đồng thời chuyển tồn bộ các hồ sơ cần thiết tới tổ hợp đồng để tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng. Nhân viên Tổ hợp đồng tiếp nhận hồ sơ và tiến hành các hoạt động sau: Đàm phán kí kết hợp đồng đầu ra với khách hàng: Kiểm tra các điều khoản của hợp đồng, đối chiếu với hồ sơ chào thầu để kiểm tra kỹ các yêu cầu về thương mại và kỹ thuật trong hợp đồng. Báo cáo lãnh đạo Phịng và phối hợp thường xuyên với các Tổ chuyên mơn trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng để giải quyết các vướng mắc (nếu cĩ) Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, nhân viên tổ hợp đồng sẽ tiến hành việc mở Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu cĩ yêu cầu), mua bảo hiểm cho hàng hĩa (nếu cĩ yêu cầu), và cập nhật các số liệu sau vào “bảng theo dõi thực hiện hợp đồng”-MB-QT-TM-01-08 để làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng đầu vào với Nhà cung cấp: Ngày ký kết Ngày giao hàng Ngày mở bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu cĩ) Trách nhiệm mua Bảo hiểm cho hàng hĩa (nếu cĩ) Đàm phán ký kết hợp đồng đầu vào với Nhà cung cấp: Đàm phán, ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp trên cơ sở các điều khoản dựa lưng “back to back” với hợp đồng đầu ra. Báo cáo lãnh đạo Phịng và phối hợp thường xuyên với các tổ chuyên mơn trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng để giải quyết các vướng mắc (nếu cĩ) Sau khi ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp, nhân viên Tổ hợp đồng tiến hành thanh tốn cho Nhà cung cấp như mở L/C, T/T… (nếu cĩ);mua bảo hiểm hàng hĩa(nếu cĩ), và cập nhật các số liệu sau vào “bảng theo dõi thực hiện Hợp đồng”-MB-QT-TM-01-08 để làm cơ sở cho việc theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng: Số hợp đồng, giá trị Ngày ký kết Ngày giao hàng Điều kiện giao hàng Điều kiện thanh tốn Trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hĩa (nếu cĩ) Hợp đồng vận chuyển hàng hĩa (nếu cĩ) Báo cáo và đề xuất ký kết hợp đồng: Trên cơ sở kết quả đàm phán hợp đồng đầu vào, đầu ra nhân viên Tổ hợp đồng sẽ tổng kết hiệu quả kinh tế của đơn hàng và làm cơng văn báo cáo đề xuất lên Lãnh đạo Phịng, cơng ty ký kết hợp đồng. Giao nhận hàng hĩa: Nhận hàng hĩa: Trước khi đến hạn giao hàng của NCC, Tổ hợp đồng phải theo dõi, nhắc nhở, đơn đốc NCC cập nhật tình hình giao hàng để cĩ thể chuẩn bị các hồ sơ chứng từ nhập khẩu. Hàng hĩa nhập khẩu: Sau khi nhận được thơng báo về việc NCC giao hàng và chứng từ, Tổ hợp đồng sẽ hồn chỉnh các hồ sơ cần thiết để chuyển cho P. Dịch vụ thực hiện nhập khẩu hàng hĩa theo phiếu yêu cầu hỗ trợ dịch vụ MB-QT-TM-01-04. Đồng thời thơng báo cho nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng để cùng phối hợp thực hiện. P.DV tiến hành các thủ tục nhập khẩu hàng hĩa và thơng báo kịp thời tới P.TM về các khĩ khăn phát sinh trong quá trình nhận/nhập khẩu hàng để phối hợp giải quyết. Sau khi hồn tất thủ tục nhập khẩu hàng hĩa, P.DV gửi cho P.TM Phiếu giao nhận hàng hĩa (consignment note) –MB-QT-DV-01-04 trong đĩ ghi nhận rõ tình trạng giao nhận hàng hĩa. Tổ hợp đồng ký nhận việc tiếp nhận thơng báo. Hàng hĩa trong nước: Sau khi nhận được thơng báo về giao hàng và chứng từ từ NCC, Tổ hợp đồng sẽ thơng báo cho nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng để cùng phối hợp thực hiện việc nhận hàng. Trong trường hợp hàng được giao tại kho của NCC, Tổ hợp đồng sẽ yêu cầu P.DV hỗ trợ việc lấy hàng tại kho NCC thơng qua “Phiếu yêu cầu Cơng tác”- MB-QT-TM-01-06. Kiểm tra hàng hĩa và chứng từ trước khi giao hàng: Sau khi nhận được đầy đủ hàng hĩa và chứng từ đi kèm từ NCC, Tổ hợp đồng và nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ phối hợp để kiểm tra sự phù hợp của chứng từ so với yêu cầu của hợp đồng. Người phụ trách đơn hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng hĩa theo các tiêu chí: Số lượng (quantity) Nhãn mác: Tên hàng (decription of goods), ký mã hiệu (part number), tên nhà sản xuất/xuất xứ (Manufacturer/country of origin), năm sản xuất (year of manufacture). Quy trình kiểm tra hàng hĩa sẽ được ghi nhận lại theo “phiếu kiểm tra hàng trước khi giao” – MB-QT-TM-01-07 Giao hàng hĩa: Khi đã xác nhận được ngày giao hàng, tổ hợp đồng gửi thư thơng báo với khách hàng về các chi tiết giao hàng liên quan. Đồng thời Tổ hợp đồng phối hợp với P.DV, VPĐD tại Vũng Tàu và nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng vận chuyển hàng hĩa và hồn chỉnh các tài liệu cần thiết (bộ chứng từ đi kèm hàng hĩa như qui định tại hợp đồng) để giao cho khách hàng. Nhân viên thương mại phụ trách đơn hàng cĩ trách nhiệm hỗ trợ giám sát việc giao hàng và cung cấp thơng tin theo yêu cầu khách hàng. Từ thơng báo tình trạng hàng hĩa MB-QT-TM-01-07 kể trên, hoặc trong quá trình theo dõi diễn biến của hợp đồng mà phát hiện những sai sĩt của hàng hĩa so với yêu cầu của khách hàng, nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng hoặc tổ hợp đồng lập phiếu “Xử lý sản phẩm khơng phù hợp” MB-QT-TM-01-05 trong đĩ mơ tả rõ tình trạng khơng đáp ứng yêu cầu của VTTB, sau đĩ chuyển cho lãnh đạo Phịng. Lãnh đạo Phịng điều tra nguyên nhân và chỉ đạo hướng giải quyết trong thời gian sớm nhất để tránh bị khách hàng khiếu nại. Trường hợp cần tiến hành các hành động khắc phục để tránh lập lại các sai sĩt này, lãnh đạo phịng lập phiếu yêu cầu khắc phục MB-QT-HT-04-01. Sau khi tiến hành giao hàng, VPĐD hoặc nhân viên P.TM se lập biên bản giao nhận hàng (theo mẫu của khách hàng hoặc theo mẫu cơng ty) cĩ chữ ký xác nhận của hai bên được gửi về tổ hợp đồng để tiến hành các thủ tục yêu cầu P.KT phát hĩa đơn yêu cầu khách hàng thanh tốn cũng như để lưu hồ sơ. Thanh tốn: Thanh tốn cho nhà cung cấp: Tổ hợp đồng sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ theo quy định của hợp đồng đầu vào để trình Ban lãnh đạo Cơng ty và chuyển P.Kế tốn tiến hành thanh tốn cho NCC. Đề nghị khách hàng thanh tốn: Căn cứ quy định trong hợp đồng đầu ra, Tổ hợp đồng cũng sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ để chuyển P.KT yêu cầu phát hĩa đơn cho khách hàng. Các giao dịch nội bộ giữa P.Thương mại- P.Dịch vụ-P.Kế tốn được thực hiện thơng qua “phiếu yêu cầu cơng tác”-MB-QT-TM-01-06. P.Kế tốn phát hành hĩa đơn cho khách hàng và theo dõi chặt chẽ tình hình thanh tốn để thơng báo kịp thời cho Tổ hợp đồng về các vướng mắc phát sinh trong thời gian nhanh nhất. Tồn bộ tiến trình giao nhận và thanh tốn kể trên phải được Tổ hợp đồng lưu lại hồ sơ để hồn chỉnh tồn bộ hồ sơ của một đơn hàng. Các mẫu biểu sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng POTS MB-QT-TM-01-08 Ban hành ngày 01/04/2010 BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG No. Vol. No. Sales Contract description Tender Ref. Contract number Signing date Contract value Sales term Contract delivery date Actual delivery date Invoice date amount Cur. Purchase contract Purchase contract Contract number Signing date Contract value Sales term Payment term Reminder Contract delivery date Actual delivery date Amount Curr. LC T/T Status ETD ETA Insurance P.Bond Extension of delivery VSP’s PIC PTSC’s PIC Remarks NOT LATER THAN Actual issuing date POTS MB-QT-TM-01-04 PHIẾU YÊU CẦU HỖ TRỢ DỊCH VỤ (Ngày / / ) Phịng thương mại kính đề nghị Phịng Dịch vụ làm thủ tục hải quan nhập khẩu lơ hàng với các chi tiết và hồ sơ như liệt kê dưới đây: Bản chính Bản copy Vận đơn số: o o Invoice & packing list số: o o Giấy báo nhận hàng: o o HĐ ngoại thương: o o HĐ đầu ra: o o Hồ sơ khác: o o o o o o o o Hàng sử dụng quota nhập khẩu: cĩ o khơng o Thuế nhập khẩu: miễn o khơng o Thuế VAT: miễn o khơng o Thời gian hồn thành thủ tục hải quan: … ngày kể từ ngày nhận đầy đủ chứng từ hợp lệ. Hàng sau khi hồn thành thủ tục hải quan chuyển về: Thời gian dự kiến giao hàng cho khách hàng: §§§ Lưu ý: Người yêu cầu xác nhận của người được yêu cầu (phịng thương mại) (phịng dịch vụ) POTS MB-QT-TM-01-05 Ngày ban hành:01/04/2010 PHIẾU XỬ LÝ SẢN PHẨM KHƠNG PHÙ HỢP Người lập: Ngày lập: Số H/đồng Khách hàng Vật tư thiết bị Mơ tả khơng phù hợp Lãnh đạo phịng chỉ đạo giải quyết Phân cơng cho: Ngày cần hồn tất: € Thương lượng với KH để chấp thuận € Yêu cầu nhà cung cấp bổ sung/đổi hàng € Hướng giải quyết khác, mơ tả cụ thể: Lãnh đạo phịng ký: Người được phân cơng ký nhận: Kiểm tra thực hiện Ngày hồn tất: Kết quả thực hiện: € Đạt € Chưa đạt-lập phiếu với hướng giải quyết khác Cần tiến hành HĐ khắc phục: € Cĩ € Khơng Người kiểm tra: Ký………………Ngày…………………… Lãnh đạo phịng: Ký………………Ngày……………………. POTS MB-QT-TM-01-06 Ngày ban hành:01/04/2010 PHIẾU YÊU CẦU CƠNG TÁC (V/v:…………………………………..) Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm Kính gửi: PHỊNG DỊCH VỤ Người gửi: PHỊNG THƯƠNG MẠI Nội dung yêu cầu: Người yêu cầu Xác nhận của người được yêu cầu POTS MB-QT-TM-01-07 Ngày ban hành:01/04/2010 PHIẾU KIỂM TRA HÀNG HĨA VÀ CHỨNG TỪ TRƯỚC KHI GIAO HÀNG Số hợp đồng Ngoại Thương: Số hợp đồng Mua Bán: Phần chứng từ: Người kiểm tra: ………………… Ngày kiểm tra: ……………………… SỐ TT Chứng từ kiểm tra Phù hợp Khơng phù hợp Sai biệt Hướng xử lý 1 2 3 Người kiểm tra ký tên: ………………………………. PHẦN HÀNG HĨA: Người kiểm tra: ……………………….. Ngày kiểm tra: ………………………….. € Đạt € Khơng đạt Ghi chú: Người kiểm tra ký tên: …………………………. Ghi chú: Người kiểm tra hàng hĩa cần phải kiểm tra các tiêu chí tối thiểu sau: + Tình trạng hàng hĩa (đĩng gĩi, bao bì cĩ nguyên vẹn hay khơng) + Số lượng + Nhãn mác cĩ thể hiện đầy đủ các thơng tin: tên hàng (Description of goods), ký mã hiệu (Part number), tên nhà sản xuất/xuất xứ (manufacturer/country of origin), năm sản xuất (year of manufacture) Đính kèm danh mục hàng hĩa kiểm tra MB-QT-TM-01-07 Ngày ban hành: 01/04/2010 DANH MỤC HÀNG HĨA KIỂM TRA (Tiêu chí kiểm tra căn cứ trên phụ lục HĐ số: …….) STT Tiêu chí kiểm tra Tiêu chí kiểm tra Tiêu chí kiểm tra Tiêu chí kiểm tra Kết luận § Lưu ý: Kiểm tra các tiêu chí nếu “Đạt” đánh dấu (Ư ) vào ngay bên cạnh tiêu chí đĩ. Người kiểm tra ký tên: ……………………………………. POTS MB-QT-DV-01-04 PHIẾU GIAO NHẬN HÀNG (Consignment note) (one copy for receiver and one for agent- một bản cho người nhận, một bản cho đại lý) SERVICE- DỊCH VỤ Order by Mr or Mss: ___________________ Copany _____________________________ Đơn vị SHIPMENT – LƠ HÀNG AWB/BOL/H.Carried_______________ Number of PCS_____Total weight______ Vận đơn/Người xách tay Số kiện Trọng lượng Customs declaration No _____/_______ Tờ khai hải quan số DELIVERY- GIAO NHẬN Full name of receiver_______________ Address______________________ Họ tên người nhận Địa chỉ Signature of receiver _______________ Date ________________________ Chữ ký người nhận Ngày nhận hàng Comments of receiver ______________ Comments of deliverer__________ Khuyến cáo người nhận Khuyến cáo người giao ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ Tài xế giao nhận hàng: __________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ ________________________________ _____________________________ AGENT- ĐẠI LÝ Petroleum offshore Trading & services Co., Ltd No 1-5 Le Duan Str, Ben Nghe Ward, District 01 LOGISTIC DEPARTMENT HCMC, S.R. Vietnam Tel: (84-8)39106666 Fax (84-8)39106868 Một số hợp đồng cơng ty đã thực hiện PURCHASE CONTRACT No. 378-2010/PS-TMDV/MHH This CONTRACT (hereinafter called the “Contract”) is made and entered into as of this 20th of December 2010 by and between: PETROLEUM OFFSHORE TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITTED Address: 2nd Floor, Petrovietnam Tower, No. 1-5 Le Duan Street District 01, Ho Chi Minh City, Vietnam Phone: +84 8 3910 6666 Fax: +84 8 3910 6868 (hereinafter referred to as “the Buyer”) of one part and Address: Phone + Fax: + (hereinafter referred to as “the Seller”) of the other part The Buyer has pleasure in placing an Order for Rosemount Instruments (hereinafterreferred to as the Commodity) on the following terms and conditions: COMMODITY AND ORDER VALUE: The Commodity supplied under this Purchase Order shall be brand new and unused, all manufactured by Rosemount/ Singapore, EU G7 not before 2010 with detailed technical specifications and descriptions, quantities, unit prices and extended prices as specified in Appendix No.1 attached herewith, which shall be treated as integral part of this Purchase Order. The total Order Value is understood DDP in HCM City. The meaning of “DDP” herein is in accordance with Incoterms Edition 2000, except as otherwise stated in this Purchase Order. CONTRACT PRICE: Contract is … 3. PLACE OF DELIVERY - PORT OF DISCHARGE: Place of delivery: DDP in Ho Chi Minh City Port of Discharge: Hochiminh port/airport 4. PACKING & MARKING: 4.1. The Commodity shall be delivered in manufacture’s standard export packing, suitable to the nature of the Commodity and for transportation from Port of Loading to Port of Discharge, handling operation and storage. 4.2. The following information must be clearly marked and stenciled with indelible paint on the surface of each package/case containing the Commodity for convenience of identification and customs clearance purpose at Port of Discharge: Shipping Marks: Consignee: PETROLEUM OFFSHORE TRADING SERVICES CO. LTD., CONTRACT NO.: 378-2010/PS-TMDV/MHH DIMENSION: GROSS WEIGHT: NET WEIGHT: CASE NO.1-UP 5. TRANSPORTATION & DELIVERY 5.1 The Commodity supplied under this Contract shall be delivered to Buyer’s Warehouse in Ho Chi Minh City not later than 12-Mar-2011 (hereinafter referred to as “the Latest Date of Delivery. The Delivery Note shall be signed by the both parties once the goods be delivered to the Buyer at the Buyer’s warehouse showing the content of the description, Quantity. The delivery date is the date of delivery note. 5.2 In the event the Commodity is delivered to the Buyer’s at Port of Loading later than the Latest Date of Shipment as stated above, then the Seller shall be subject to a penalty of 0.3% of the delayed portion per week up to a cumulative maximum of 5% of the Contract Price applicable to delay item only. Should the Latest Date Shipment be delayed for more than sixty (60) days, the Buyer shall, without prejudice to any other right it may have under this Contract, be entitled to terminate this Contract forthwith without any compensation whatsoever. 5.3 Earlier shipment is allowed. Transshipment is allowed. Partial shipment is not allowed. 6. PAYMENT 6.1 Within five (5) working days of the date of signature by both Parties hereto, the Buyer shall establish an irrevocable confirmed Letter of Credit (L/C) at sight to the amount of 100% of the total Contract Value on the basis of DDP_HCMC of Delivery in favour of the Seller, issued by a first class Bank in Vietnam, advising through the SELLER’s nominated bank The total value of the contract shall be paid in VND, at the transfer exchange rate issued by Vietcombank – Ho Chi Minh City Branch on the date of invoice 6.2 Bank Information: Beneficiary : Emerson Process Management (Vietnam) Co. Ltd. A/C No (VND) : 0302280029 Beneficiary bank : Citibank N.A. Beneficiary bank Add : 115 Nguyen Hue, Dist. 1, Ho Chi Minh City, S.R. Vietnam. SWIFT Code : CITIVNVXHCM 6.3 The Letter of Credit shall be valid for thirty (30) days from the Latest date of delivery. 6.4 The Letter of Credit shall be subject to the Uniform Customs and Practice for Documentary Credit of International Chamber of Commerce (ICC UCP 600), latest revision. 6.5 All the banking charges associated with any extension or amendment of the Letter of Credit arising out (whether occurred inside or outside S.R.Vietnam) due to the Seller’s fault shall be at the Seller’s account. 7. DOCUMENTS Within five (5) days of from the date of shipment the following documents shall be submitted by the Seller to the Buyer as follows: One (1) original of Tax Invoice issued by the Seller to the Buyer. One (1) original of Certificate of Origin issued by the Chamber of Commerce in Seller or Manufacturer’s country certifying that the Commodity is manufactured by Emerson Rosemount/ Singapore. One (1) original and one (1) copy of Quality and Quantity Certificate issued by Emerson Process Management certifying that the Commodity is brand new, unused and genuine products, is manufactured by Emerson Rosemount/ Singapore. and not before 2010. The Quality and Quantity Certificate must contain of description of the Commodity (Name, Model and Part number), quantity and country of origin, and be issued to “TO WHOM IT MAY CONCERN” One (1) original of Warranty Certificate issued by Manufacturer certifying that the Commodity supplied hereunder shall be warranted and guaranteed for 12 months from the date of delivery. One (1) original of Delivery Note signed by both Parties. One (1) full set of Operation & Maintenance Manual. 8. FORCE MAJEURE: 8.1 Both Parties shall be excused from performance of their obligations under this Contract if and to the extent that their performance is hindered or prevented by reason of any blackout, government action, war, riot, armed conflict, act of God or any other unforeseeable matter whatsoever beyond the reasonable control of both Parties. Either Party seeking to rely on such event shall immediately, but not later then ten (10) days after the event, notify the other Party of the event, of the duty affected, and of the expected duration of the event which will be verified by a Chamber of Commerce in the country where force majeure event occurs. 8.2 Should the Force Majeure event exists for a period of more than two (02) months cumulative, either Party shall have the right to terminate this Contract without any compensation to the other. 9. LAWS AND ARBITRATION: 9.1 This Contract shall be governed by and construed in all respects in accordance with the Laws of Vietnam. 9.2 Should there be any disputes which may arise out of or in connection with this Contract or the interpretation and/or implementation thereof, the Parties shall at first use their best efforts to settle these disputes by amicable arrangements and negotiations between the Parties hereto. In case no settlement can be reached, such disputes shall be finally settled by the Vietnam International Arbitration Center at the Vietnam Chamber of Commerce and Industry in accordance with its Rules of Arbitration. The language of arbitration shall be in English. Verdict by such Arbitrator(s) shall be final and binding upon both Parties. 10. MISCELLANEOUS: 10.1 No amendment, alterations, additions or deletions shall be made to this Purchase Contract unless the same is in writing and duly signed by both Parties hereto. 10.2 The rights and obligations of the Parties hereto are finally and conclusively limited to those expressly provided for in this Contract. Matters not provided for herein shall be decided through consultation and by mutual agreement of the Parties hereto. 10.3 This Purchase Contract shall come into effect on the date of confirmation by both Parties and shall continue in full force until the expiry of warranty period or completion of obligations under this Purchase Contract of both Parties hereto, whichever comes later. 10.4 This Purchase Contract consists of five (05) pages and 01 page of Appendix No.1 and be confirmed via facsimile. 10.5 Seller or applicable third party owner shall retain all rights of ownership and title in its respective firmware and software, including all copyrights relating to such firmware and software and all copies thereof.” 11. LIMITED WARRANTY: 11.1 The Seller warrants that the Commodity supplied under this Contract shall be brand new, unused and genuine products, free from defects in materials and workmanship, all produced by the above mentioned Manufacturer not before 2010 and that the Commodity comply in all respects with the relevant descriptions and specifications as specified in this Contract and Appendix No. 1 attached herewith. 11.2 The Seller shall warrant for the Commodity for a period of 12 months from the Delivery Date. 11.3 Manufacturer’s standard testing, examination and inspection for the Commodity shall be effected to ensure that the Commodity comply with all technical specifications as specified herein. 11.4 Should there be any such defects in materials, workmanship, of the Commodity develop during warranty period, the Buyer shall notify the Seller of such defects and the Seller shall, at its expenses, do all things to make good the defects or replace within six (06) weeks after being ordered to do so by the Buyer. 11.5 In the event the Seller fails to replace the defective and/or damaged and/or malfunctioned and/or non-compliant Commodity or any part thereof within six (06) weeks after receipt of claim from the Buyer, then the Buyer shall, at its option, claim the Seller for compensation for the full value of defective and/or non-compliant Commodity or any part thereof. 11.6 Consumables (which include without limitation glass parts and electrodes, membranes, liquid junctions, electrolytes and reagents, o-rings, plastic tubing etc) and Services are warranted for a period of 90 days from the date of shipment or completion of the Services. Products purchased by Seller from a third party for resale to Buyer (“Resale Products”) shall carry only the warranty extended by the original manufacturer. Buyer agrees that Seller has no liability for Resale Products beyond making a reasonable commercial effort to arrange for procurement and shipping of the Resale Products. 11.7 All replacements or repairs necessitated by inadequate maintenance, normal wear and usage, unsuitable power sources, unsuitable environmental conditions, accident, misuse, improper installation, modification, repair, storage or handling, or any other cause not the fault of Seller is not covered by this limited warranty, and shall be at Buyer’s expense. Seller shall not be obligated to pay any costs or charges incurred by Buyer or any other party except as may be agreed upon in writing in advance by an authorized Seller representative. All costs of dismantling, reinstallation and freight and the time and expenses of Seller’s personnel for site travel and diagnosis under this warranty clause shall be borne by Seller if the case is the fault of the Seller. Goods repaired and parts replaced during the warranty period shall be in warranty for the remainder of the original warranty period or ninety (90) days, whichever is longer. 11.8 This limited warranty is the only warranty made by Seller. The warranty for software shall be as set out in Seller’s standard license agreement. The foregoing sets out Buyer’s exclusive remedy for breach of warranty. LIMITATION OF REMEDY AND LIABILITY: To the full extent permitted by applicable law, the remedies herein provided, for the times specified, are exclusive. Seller shall not be liable for consequential damages caused by delay in performance. The sole and exclusive remedy for breach of warranty hereunder shall be limited to repair, correction, replacement or refund of purchase price under the limited warranty clause in article 11. In no event, regardless of the form of the claim or cause of action whether based in contract, infringement, negligence (other than for death or personal injury resulting from seller’s negligence), strict liability, other tort or otherwise, shall seller’s aggregate liability to buyer and/or its customers exceed the order value giving rise to the claim or cause of action. buyer agrees that in no event shall seller’s liability to buyer and/or its customers extend to include special, indirect, incidental or consequential damages; damage to or loss of property or equipment; increased costs of any kind including, but not limited to, cost of operation or maintenance, fuel cost or cost of purchased or replacement power. the term “consequential damages” shall include, but not be limited to, loss of actual or anticipated profits, loss of use, loss of revenue, loss of production, loss of business, loss of goodwill or reputation, loss of, damage to or corruption of data and cost of capital. COMPLIANCE WITH LAWS Buyer agrees that all applicable import, export control and sanctions laws, regulations, orders and requirements, as they may be amended from time to time, including without limitation those of the United States, the European Union and the jurisdictions in which Seller and Buyer are established or from which items may be supplied, and the requirements of any licenses, authorisations, general licences or licence exceptions relating thereto will apply to its receipt and use of hardware, software, services and technology. In no event shall Buyer use, transfer, release, export or re-export any such hardware, software or technology in violation of such applicable laws, regulations, orders or requirements or the requirements of any licences, authorisations or licence exceptions relating thereto. Buyer agrees furthermore that it shall not engage in any activity that would expose the Seller or any of its affiliates to a risk of penalties under laws and regulations of any relevant jurisdiction prohibiting improper payments, including but not limited to bribes, to officials of any government or of any agency, instrumentality or political subdivision thereof, to political parties or political party officials or candidates for public office, or to any employee of any customer or supplier. Buyer agrees to comply with all appropriate legal, ethical and compliance requirements.” For and on behalf of the Seller Full Name: Title: For and on behalf of the Buyer Vu Tien Duong Director PURCHASE ORDER No. 377-2010/PS-TMDV/MHH This Purchase Order (hereinafter called the “Contract”) is made and entered into as of this 16th of December 2010 by and between: PETROLEUM OFFSHORE TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITTED Address: Unit 209-211, 2nd Floor, Petrovietnam Tower, No. 1-5 Le Duan Street District 01, Ho Chi Minh City, Vietnam Phone: +84 8 3910 6666 Fax: +84 8 3910 6868 (hereinafter referred to as “the Buyer”) of one part And Address: Phone: Fax: (hereinafter referred to as the Seller) Petroleum Offshore Trading & Services Company Limited (hereinafter referred to as “the Buyer”) has pleasure in placing an Order for Swagelok’s Equipments (hereinafter referred to as the Commodity) on the following terms and conditions: 1. COMMODITY AND ORDER VALUE: The Commodity supplied under this Purchase Order shall be brand new and unused, all manufactured by Swagelok/EC,G7,USA not before 2010 with detailed technical specifications and descriptions, quantities, unit prices and extended prices as specified in the Appendix No. 1 attached herewith, which shall be treated as an integral part of the contract. The total Order Value is USD understood CIP Tan Son Nhat Airport, Ho Chi Minh City, S.R.Vietnam. The meaning of “CIP” herein is in accordance with Incoterms Edition 2000, except as otherwise stated in this Purchase Order. 2. PACKING & MARKING: 2.1 The Commodity shall be delivered in manufacture’s standard export packing, suitable for air-freight. 2.2 The following information must be clearly marked on the surface of each package/case containing the Commodity: TO: PETROLEUM OFFSHORE TRADING & SERVICES CO., LTD Unit 209-211, 2nd Floor, Petrovietnam Tower, No. 1-6 Le Duan street, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam Description: Package/Case Number, Dimension, Gross Weight, Net Weight: PO No.: 377-2010/PS-TMDV/MHH 2.3 The Model/Part No. must be clearly marked or tagged on each item of the Commodity. 3. DELIVERY: 3.1 Port of Loading: Any airport in Shanghai 3.2 Port of discharge: Tan Son Nhat Airport, Ho Chi Minh City, S.R.Vietnam 3.3 Delivery Date: The Commodity shall be delivered to the Buyer’s at Port of Loading not later than 15-Jan-2011 3.4 In the event the Seller fails to deliver the Commodity within the period of time as stated in sub-clause 3.3 above, then the Seller shall pay to the Buyer a sum equivalent to 0.3% of shipment value of undelivered portion, for each day of delay, as Liquidated Damages, up to a cumulative maximum of 8% of the total value of the delay Commodity. Should the supply of the Commodity be delayed for more than sixty (60) days, the Buyer shall, without prejudice to any other right it may have under this Purchase Order, be entitled to terminate this Purchase Order forthwith without any compensation whatsoever. 3.5 Early shipment is desired. Transshipment is not allowed. Partial shipment is allowed. 4. PAYMENT 4.1 One Hundred percent (100%) of Order Value shall be paid by the Buyer to the Seller by Telegraphic Transfer within 30 days from the date of receipt by the Buyer of the Commodity and documents as specified therein clause 5 hereunder. 4.3 Seller’s nominated bank details: Banker: Bank of China (Hong Kong) Limited Add: G/F, Lucky Plaza, Wang Pok St., Shatin, Hong Kong A/C No.: 012-885-92052008 Swift code: BKCHHKHH 5. DOCUMENTS Within Fourteen (14) days of the departure of the Commodity from Port of Loading, the following documents shall be sent by the Seller to the Buyer via express courier: a) One original of Airway Bill consigned to Petroleum Offshore Trading and Services Company Limited at Unit 209-211, 2nd Floor, No.1-5 Le Duan Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam, marked freight prepaid. b) Three (3) originals of signed Commercial Invoice consigned to Petroleum Offshore Trading and Services Company Limited at Unit 209-211, 2nd Floor, No.1-5 Le Duan Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam with itemized pricing and description of the COMMODITY. Three (3) originals of detailed Packing List for the COMMODITY issued in favour of Petroleum Offshore Trading and Services Company Limited at Unit 209-211, 2nd Floor, No.1-5 Le Duan Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam One (1) original of Certificate of Origin issued by a Chamber of Commerce in USA certifying that the Commodity is the product of Swagelok/ USA,G7,EC. The description of the Commodity (Part number and quantity) must appear therein. One (1) original and two (2) duplicates of Certificates of Quality/ Conformity/ Compliance issued by the Manufacturers certifying that the Commodity is brand new, unused and genuine products, and manufactured by Swagelok / USA, G7, EC not before 2010. The Certificate of Quality/ Conformity/ Compliance must contain of description of the Commodity (Name, Model and Part number), quantity and country of origin, and be issued to “TO WHOM IT MAY CONCERN” (Buyer’s name and PO No. should not be seen therein). One (1) original and one (1) copy of Warranty Certificate issued by the Supplier warranted for 12 months from the dated of delivery. One (1) original and one (1) copy of Insurance Certificate for 110% of the Order Value covering all risks – Institute cargo clauses “Air” 1.1.82 (Institute of London Underwriters) and war risk clauses and showing claims payable in Vietnam in currency of the Purchase Order, but not showing any deductible for each and any loss. 6. NOTICE OF SHIPMENT 6.1 As soon as the Commodity is ready for shipment, but not later than two (02) days prior to the shipment date, the Seller shall send to the Buyer by facsimile the following details: PO No. 377-2010/PS-TMDV/MHH Commodities, quantities and value  Number of cases, gross/ net weight and measurement. Port of Loading, estimated date of departure, estimated date of arrival 6.2 Within two (02) days from the date of shipment from Port of Loading, the Seller shall, at its own cost, send by facsimile to the Buyer one set of documents as listed in clause 5 herein above for customs clearance purpose. 7. WARRANTY: 7.1 The Seller warrants that the Commodity conform to the relevant descriptions and specifications specified in this Purchase Order and are brand new, fit for the purpose for which they are intended and free from defects in design, materials or workmanship, all manufactured by Swagelok / USA, G7, EC as stipulated in the appendix No.1 attached herewith. 7.2 The Seller shall warrant for the Commodity for a period of 12 months from the date of delivery at the Port of Loading. Should any defects, without limitation, in design, materials, workmanship, operating characteristic or performance of the Commodity develop within warranty period, the Buyer shall notify the Seller of such defects and the Seller shall, at its expenses, do all things necessary to make good the defects or replace within six (06) weeks after being ordered to do so by the Buyer. 8. FORCE MAJEURE: Both Parties shall be excused from performance of their obligations under this Purchase Order if and to the extent that their performance is hindered or prevented by reason of any blackout, government action, war, riot, armed conflict, act of God or any other unforeseeable matter whatsoever beyond the reasonable control of both Parties. Either Party seeking to rely on such event shall immediately, but not later then ten (10) days after the event, notify the other Party of the event, of the duty affected, and of the expected duration of the event which will be verified by a Chamber of Commerce in the country where Force Majeure event occurs. Information of case of Force Majeure arriving more than ten (10) days from the beginning and cessation of the circumstances deprives the Party due to it of the right to refer to it in future. 8.3 Should the Force Majeure event exists for a period of more than two (02) months cumulative, ether Party shall have the right to terminate this Purchase Order without any compensation to the other. 9. LAWS AND ARBITRATION: 9.1 This Purchase Order shall be governed by and construed in all respects in accordance with the Laws of Vietnam. 9.2 Should there be any disputes which may arise out of or in connection with this Purchase Order or the interpretation and/or implementation thereof, the Parties shall at first use their best efforts to settle these disputes by amicable arrangements and negotiations between the Parties hereto. In case no settlement can be reached, such disputes shall be finally settled by the Vietnam International Arbitration Center at the Vietnam Chamber of Commerce and Industry in accordance with its Rules of Arbitration. The language of arbitration shall be in English. Verdict by such Arbitrator(s) shall be final and binding upon both Parties. 10. MISCELLANEOUS: 10.1 No amendment, alterations, additions or deletions shall be made to this Purchase Order unless the same is in writing and duly signed by both Parties hereto. 10.2 All correspondences and negotiations that have taken place prior to the signing of this Purchase Order shall be considered null and void. 10.3 This Purchase Order shall come into effect on the date of confirmation by the Seller and shall continue in full force until the expiry of warranty period or completion of obligations under this Purchase Order of both Parties hereto, whichever comes later. 10.4 This Purchase Order consists of four (04) pages, one (01) appendix and is confirmed via facsimile. CONFIRMED BY THE SELLER CONFIRMED BY THE BUYER KẾT LUẬN Các hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay bằng miệng, đều đĩng vai trị là “hịn đá tảng” cho các hoạt động đầu tư và phần lớn các hoạt động kinh doanh khác của cơng ty. Một hợp đồng sẽ hình thành các yếu tố liên quan từ đĩ thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm,…Xây dựng các mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp cơng ty tập trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu. Để dự thảo một bản hợp đồng thiết lập nên các mối quan hệ kinh doanh, đầu tiên, các cơng ty phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn. Sau đĩ là xác định những điều khoản và nội dung thiết yếu của mối quan hệ kinh doanh đĩ, chẳng hạn như quyền và trách nhiệm của các bên, bồi thường như thế nào khi cĩ thiệt hại xảy ra. Những bản dự thảo hợp đồng sớm trong quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm bảo cho cơng ty sớm nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề thiết yếu cĩ thể bị bỏ qua. Cĩ nhiều lý do để các bản hợp đồng mẫu được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ đem lại nhiều lợi ích cho cơng ty trong các hoạt động đầu tư và kinh doanh: Thứ nhất, các mẫu hợp đồng kinh doanh cho phép cơng ty quy chuẩn hố các mối quan hệ làm ăn với các đối tác khác nhau trên thị trường. Thứ hai, bản hợp đồng mẫu sẽ giúp quá trình soạn thảo hợp đồng chính thức sau này được dễ dàng và nhanh chĩng hơn. “Từ khi các bản mẫu hợp đồng được sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần, cơng ty chúng tơi cĩ thể đánh giá và ước lượng được sự cần thiết để tuỳ biến các nội dung của hợp đồng chính thức trong mọi giao dịch kinh doanh”, một giám đốc kinh doanh của Ford cho biết. Thứ ba, nhờ hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng, bao quát các yếu tố khác nhau của việc kinh doanh mà các nhà quản lý cấp cao và cố vấn pháp lý của cơng ty chỉ cần thơng qua một văn bản hơn là mỗi một giao dịch kinh doanh lại phải thơng qua một văn bản khác nhau. Do vậy, các quy trình làm việc và hoạt động tại cơng ty cũng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều. Tuỳ thuộc vào loại hình kinh doanh, chủng loại sản phẩm và dịch vụ trên thị trường, các phân lớp khách hàng riêng biệt của mình mà mỗi cơng ty sẽ cĩ những bản hợp đồng cụ thể và chi tiết khác nhau.Tại tập đồn lớn thường cĩ một tập hợp các mẫu và loại hợp đồng phục vụ cho hoạt động kinh doanh và đầu tư của mình. Khi thực hiện một giao dịch kinh doanh nào đĩ, các nhân viên kinh doanh hay nhân viên luật chỉ cần tìm ra lĩnh vực đĩ và xây dựng nên một bản hợp đồng hồn chỉnh từ những mẫu được soạn sẵn.Cĩ một số loại hợp đồng thơng dụng, bao gồm: - Hợp đồng bảo mật (thiết lập các thơng tin cá nhân bí mật) - Hợp đồng khách hàng (thiết lập mối quan hệ với khách hàng) - Hợp đồng phân phối (thiết lập mối quan hệ với các nhà bán lẻ và phân phối) - Hợp đồng lao động (thiết lập mối quan hệ với nhân viên) - Hợp đồng bảo hành và từ chối bảo hành (thiết lập mối quan hệ với khách hàng về việc sử dụng các sản phẩm hay dịch vụ) - Hợp đồng mua bán (thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp và các nhà thầu phụ) - Hợp đồng chi tiết cơng nghiệp Văn hố và trình độ kinh doanh của mỗi cơng ty thể hiện ở việc giao tiếp trong đàm phán và ký kết hợp đồng. Đĩ là mối quan hệ giữa người bán và người mua, là văn hố trong giao tiếp với khách hàng, với đối tác kinh doanh, là “lời chào cao hơn mâm cỗ”, là làm thế nào để tạo ra sự tơn trọng cho khách hàng và đối tác qua sự chặt chẽ và nghiêm túc của các bản hợp đồng. “Xây dựng và chuẩn bị các bản hợp đồng kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc xây dựng thành cơng trong các giao dịch kinh doanh và thiết lập hình ảnh đẹp về cơng ty trong con mắt đối tác”, một chuyên gia pháp luật của Mỹ đã nhận định như vậy Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Duy Quang cùng các anh chị phịng thương mại của cơng ty TNHH 1 thành viên thương mại dịch Dầu khí biển đã giúp em hồn thành bài báo cáo này . Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện Trần Thị Thanh Thảo TÀI LIỆU THAM KHẢO Các quy chế thương mại ,quy chế tài chính của tổng cơng ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí Quy chế đấu thầu của tập đồn Dầu khí Việt Nam Luật đấu thầu ,luật thương mại, các quy định về thuế ,tài chính của Nhà nước Quy trình Bản tin thương mại NHẬT KÝ THỰC TẬP Tuần số: 01 Cơng việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn cơng việc Thứ Ngày Hai Ba Tư Năm Sáu Tuần số: 02 Cơng việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn cơng việc Thứ Ngày Hai Ba Tư Năm Sáu Tuần số: 03 Cơng việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn cơng việc Thứ Ngày Hai Ba Tư Năm Sáu Tuần số: 04 Cơng việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ Nhận xét của người hướng dẫn cơng việc Thứ Ngày Hai Ba Tư Năm Sáu NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN