Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Carmax

hỉ hưu,… Phòng nhân sự còn có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc việc đề bạt, phân công cán bộ lãnh đạo quản lý ( Phó Giám đốc, trưởng bộ phận..) của công ty và các đơn vị trực thuộc. Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tay nghề cho toàn công ty. Phòng hành chính – nhân sự còn có nhiệm vụ quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính, thực hiện công tác lưu giữ các tài liệu cho công ty. Xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp, sinh hoạt thường kỳ hay bất thường. Tham gia bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ, chữa cháy của công ty và các đơn vị trực thuộc khác. Phòng kỹ thuật: Bộ phận công nghệ có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hoá khi nhập kho hay xuất kho hàng, đảm bảo đúng tiêu chuẩn như trong hợp đồng với khách hàng. Tổ chức các chương trình bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa lớn các thiết bị, máy móc trong công ty. Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật còn có một trách nhiệm nữa là quản lý trang Web của công ty, đảm bảo sự truy cập của các khách hàng kho vào trang Web được thông suốt và nhanh chóng dễ dàng tìm kiếm được thông tin cần thiết. Phòng Xuất - Nhập khẩu: có trách nhiệm đảm làm thủ tục Hải Quan và đưa xe từ Cảng Hải Phòng về bàn giao lại cho công ty ( cụ thể là phòng kinh doanh tiếp nhận xe). 1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại CARMAX. 1.4.1 Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây của công ty TNHH Thương mại CARMAX. Sau đây là báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Thương mại CARMAX trong 3 năm gần đây: Bảng 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây: ĐVT: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Doanh thu 107,131,913,078 136,274,243,012 172,198,505,162 2 Các khoản giảm trừ - - - 3 Doanh thu thuần 107,131,913,078 136,274,243,012 172,198,505,162 4 Giá vốn hàng bán 106,597,238,192 135,486,256,112 171,469,162,455 5 Lợi nhuận gộp 634,674,886 587,986,900 629,342,707 6 Doanh thu hoạt động tài chính 17,127,379 72,588,098 83,451,189 7 Chi phí tài chính 127,776,981 101,337,225 110,709,119 8 Chi phí bán hàng 225,593,376 253,721,103 272,748,519 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 281,084,768 238,310,580 258,258,503 10 Lợi nhuận thuần 17,347,140 67,206,090 71,077,755 11 Thu nhập khác - - - 12 Chi phí khác - - - 13 Lợi nhuận khác - - - 14 Lợi nhuận trước thuế 17,347,140 67,206,090 71,077,755 15 Chi phí thuế TNDN 4,857,199 18,815,185 17,769,439 16 Thu nhập sau thuế 12,489,941 48,381,905 53,308,316 17 Số lao động bình quân/tháng 7 9 10 18 Thu nhập bình quân/người/tháng 3,000,000 3,200,000 3,500,000 Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy, công ty đang hoạt động rất tốt và phát triển đều qua các năm. Mặc dù hoạt động không lâu trong ngành kinh doanh ô tô, nhưng công ty TNHH Thương mại CARMAX luôn có mức tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước. Cụ thể, lợi nhuận sau thuế năm 2009 so với năm 2008 là gần 5 triệu đồng, tương ứng với tăng 10%. Doanh thu năm 2008 so với năm 2007 tăng 27,2%, năm 2009 so với năm 2008 la 26,36%. Mặc dù chịu không ít ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, nhưng với nỗ lực của ban giám đốc và toàn bộ nhân viên trong công ty, công ty TNHH Thương mại CARMAX đã vượt qua khó khăn của cuộc khủng hoảng, dần dần đứng vững trên thị trường. Hơn nữa, công ty TNHH Thương mại CARMAX còn đạt lợi nhuận sau thuế tăng đều đều qua các năm. Đây là điều rất đáng tự hào của công ty TNHH Thương mại CARMAX. 1.4.2. Tình hình tài chính của công ty TNHH Thương mại CARMAX. Bảng 3: Bảng cân đối kế toán năm 2007-2008-2009 ĐVT: Triệu VNĐ STT Tài sản Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 A- Tài sản ngắn hạn 2,237.31 2,372.08 2,842.98 I. Tiền và các khoản tương đương tiền 879.77 1,050.34 1,142.58 II. Các khoản phải thu ngắn hạn 128.13 393.58 139.54 III. Hàng tồn kho 1,203.91 895.93 1,502.54 IV. Tài sản ngắn hạn khác 25.50 32.23 58.32 B- Tài sản dài hạn 905.86 1,023.60 1,085.05 I. Tài sản cố định hữu hình 905.86 989.35 1,069.73 1. Nguyên giá 969.56 1,243.89 1,472.25 2. Giá trị HMLK (63.70) (254.54) (402.52) II Tài sản dài hạn khác - 34.25 15.32 1. Chi phí trả trước dài hạn - 34.25 15.32 STT Tài sản Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Tổng cộng tài sản 3,143.17 3,395.68 3,928.03 STT Nguồn vốn Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 A- Nợ phải trả 2,130.68 2,347.30 2,374.72 I. Nợ ngắn hạn 1,243.92 1,252.67 1,001.21 II. Nợ dài hạn 886.76 1,094.63 1,373.51 B- Nguồn vốn chủ sở hữu 1,012.49 1,048.38 1,553.31 I. Vốn chủ sở hữu 1,000.00 1,000.00 1,500.00 II. Lợi nhuận chưa phân phối 12.49 48.38 53.31 Tổng cộng nguồn vốn 3,143.17 3,395.68 3,928.03 Theo bảng số liệu trên, ta thấy quy mô hoạt động của công ty tăng lên hằng năm. Năm 2007 hệ số nợ là 0.68, vốn kinh doanh chủ yếu là do vay nợ. Nhưng đến năm 2009 hệ số nợ giảm xuống còn 0,6. Nhận thấy công ty đã có chính sách tốt hơn về giảm rủi ro trong kinh doanh. Tuy vậy, hệ số này vẫn ở mức khá cao. Mặc dù hệ số nợ cao cho thấy công ty đang chiếm dụng vốn của các nhà cung cấp, đối tác. Công ty cần có biện pháp giảm bớt hệ số này để đảm bảo tình hình tài chính của công ty được bớt rủi ro, mạo hiểm hơn. Nhìn chung, theo số liệu nêu ở 2 bảng trên, ta thấy công ty hoạt động đạt hiệu quả cao. Tuy vậy, tình hình tài chính của công ty là chưa khả quan do hệ số nợ còn cao. Lợi nhuận trong kinh doanh đi liền với rủi ro. Vì vậy mạo hiểm là rất tốt nhưng cần lưu ý về việc cân đối khoản nợ vay cho phù hợp. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX 2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại CARMAX 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong nền kinh tế thị trường, nhất là trong xu hướng vận động toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới như hiện nay, việc mở cửa thị trường và hội nhập nền kinh tế quốc gia và trong khu vực đã trở thành điều kiện bắt buộc đối với sự phát triển của nền kinh tế. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như thế này, vấn đề tài chính trở thành vấn đề hàng đầu của không chỉ cá nhân mà cả tổ chức trong cộng đồng. Do đó, quản trị tài chính và công tác kế toán giữ vai trò đặc biệt quan trọng, rất hữu ích và đầy thách thức. Sử dụng hiệu quả công cụ quản lý là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp. Chính điều này sẽ giúp nhà quản lý điều hành tốt hoạt động kinh doanh của công ty. Bộ máy kế toán là một công cụ quản lý vô cùng quan trọng. Đây là bộ phận cung cấp thông tin tài chính, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình kinh doanh một cách đầy đủ và kịp thời. Do vậy, Ban Giám đốc công ty TNHH Thương mại CARMAX đã rất chú trọng việc xây dựng bộ máy kế toán theo tiêu chuẩn nhất để giúp cung cấp cho công ty nhưng thông tin phục vụ công việc kinh doanh hiệu quả nhất. Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thươngmại CARMAX được thiết kế tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin, lên báo cáo tổng hợp – chi tiết hay lập báo cáo tài chính được thực hiện tại phòng kế toán. Phòng kế toán của công ty bao gồm 3 nhân viên, gồm 1 Kế toán trưởng và 2 kế toán viên. Công việc của phòng kế toán được phân công cụ thể như sau: Kế toán trưởng (Đặng Thị Phương): Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý phòng kế toán, kiểm tra hồ sơ kê khai thuế hàng tháng, báo cáo tài chính tháng, hồ sơ quyết toán thuế năm tài chính, BCTC năm. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ lập báo cáo trình Ban Giám đốc công ty, Ban kiểm soát của HĐQT, phân loại và cung cấp thông tin quản lý, đào tạo nhân sự kế toán về kỹ năng chuyên môn. KTT là người lãnh đạo cao nhất của phòng kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất trước Giám đốc công ty về tất cả các công việc do mình phụ trách. KTT có trách nhiệm quản lý chung, trông coi kiểm soát mọi hoạt động công ty có liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán. Phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để tham mưu cho Giám đốc của công ty ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty. Tổ chức công tác quản lý và điều hành phòng kế toán, thực hiện các công việc liên quan tới lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc phòng kế toán. KTT còn có trách nhiệm tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới ohù hợp với chiến lược của công ty trong từng thời kỳ. Ngoài ra, KTT còn thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát kịp thời toàn bộ công việc của phòng kế toán để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo công việc của Phòng và các thành viên đạt hiệu quả cao nhất, đánh giá kết quả và năng lực của mỗi thành viên để có chính sách khen thưởng chính xác và kịp thời. KTT cũng phải chủ trì các cuộc họp, hội ý, họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề có liên quan đến công tác của phòng, từng thành viên. Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng KT cho Giám đốc, tiếp nhận và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của GĐ công ty. Kế toán viên (Thái Thị Bé, Nguyễn Hồng Vân ): Có nhiệm vụ chung là tổng hợp, phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm cung cấp thông tin tài chính cho Ban lãnh đạo công ty ra các quyết định quản lý kịp thời. Kế toán viên có trách nhiệm phản ánh các khoản doanh thu và chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Kiểm tra, giám sát hiệu quả sử dụng vốn, tính đúng, tính đủ, kịp thời các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước. Ngoài ra, kế toán viên phải có trách nhiệm với từng phần hành mà mình phụ trách, các phần việc được Kế toán trưởng phân công. Kế toán viên có trách nhiệm lưu giữ các chứng từ theo quy định của công ty. Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng khi được yêu cầu. BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH TM CARMAX Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Nhìn vào bộ máy kế toán công ty TNHH Thương mại CARMAX, ta thấy các phần hành được tổ chức cụ thể, rõ ràng. Mỗi phần hành phụ trách một lĩnh vực riêng nhưng đều chịu sự quản lý chung của Kế toán trưởng. Các phần hành kế toán đều có những nhiệm vụ riêng nhưng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ phận kế toán đó là: - Phản ánh, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác, trung thực và kịp thời theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành và những quy tắc được chấp nhận rộng rãi. - Phân tích, tổng hợp số liệu, lập hệ thống sổ sách, báo cáo một cách kịp thời để cung cấp thông tin cho Kế toán trưởng và Giám đốc, có chức năng tham mưu để đưa ra các quyết định kinh doanh và các quyết định trong tương lai một cách đúng đắn. - Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định về quản lý kinh tế nói chung và các quy định, chế độ kế toán nói riêng. Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền, (TM, TGNH) tạm ứng cho công nhân viên, tiền lương. Kế toán mua hàng, TSCĐ, CCDC. Kế toán thanh toán nội bộ và các khoản công nợ phải thu. Kế toán Hàng tồn kho và Doanh thu. Kế toán thanh toán – Thuế GTGT. Thủ quỹ - Phân tích các thông tin kế toán tài chính để có cái nhìn sâu hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. 2.1.2. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung Cơ cấu tổ chức và điều hành phòng kế toán phải đảm bảo phù hợp với chế độ và thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ hiện hành nói riêng. Đồng thời, bộ máy kế toán được tổ chức tập trung đã tạo khá nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, thu thập, xử lý số liệu, cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo công ty và các bộ phận chức năng khác trong công ty để có căn cứ lập kế hoạch, ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời nhất. Do đặc điểm quy mô của công ty là không lớn, mới thành lập nên còn non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiêm. Tuy nhiên, công ty lại có khá nhiều hoạt động phức tạp do liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá, kí kết hợp đồng kinh doanh như: thủ tuc Hải quan hàng nhập khẩu, việc thanh toán với các nhà cung cấp nước ngoài, hạch toán kế toán liên quan đến ngoại tê,...Tuy vậy nhưng ban lãnh đạo vẫn bao quát và giám sát được hoạt động của các phòng ban trong công ty, đó là nhờ có bộ máy kế toán làm việc rất có hiệu quả, luôn cung cấp thông tin một cách trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo công ty. Phòng kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong bộ máy quản lý của bất kỳ của công ty nào. Bộ máy kế toán tổng hợp các thông tin tài chính, nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách sâu sắc nên có thể cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo một cách sâu sắc. Từ đó, giúp cho công việc kinh doanh của công ty phát triển và đạt hiệu quả hơn. 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty TNHH TM CARMAX 2.2.1. Các chính sách kế toán chung Hình thức kế toán: Hình thức kế toán của công ty TNHH Thương mại CARMAX đang sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, do công nghệ phát triển và muốn rút gọn khối lượng công việc kế toán nên công ty đã sử dụng phần mềm kế toán. Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Do đó công việc kế toán cũng được rút bớt, giảm thiểu các thao tác phức tạp trong kế toán, giúp nâng cao hiệu quả trong công việc kế toán và tiết kiệm được chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Các chính sách kế toán của doanh nghiệp: Hệ thống tài khoản và Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay công ty đang áp dụng theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.  Kỳ kế toán: Các báo cáo tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.  Đồng tiền sử dụng trong hạch toán: Đồng tiền sử dụng là Việt Nam Đồng. Công ty hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu ô tô nên có liên quan tới cả ngoại tê. Song các Báo cáo tài chính của công ty đều theo dõi theo đồng tiền Việt Nam.  Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX).  Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO – first in first out)  Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.  Phương pháp khấu hao: Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Tất cả TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình được kế toán trích theo phương pháp đường thẳng.  Phương pháp kế toán ngoại tệ: Ngoại tệ được hạch toán theo phương pháp Tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hợt động sản cuất kinh doanh của công ty đều phải được lập chứng từ, và chứng từ cũng phải được lập theo đúng quy định trong chế độ kế toán và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống + Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc; + Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế giữa các cá nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hoá đơn đặc thù,… Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó, các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay dổi thiết kế cho phù hợp với việc ghi chép nội dung phản ánh, đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh, đồng thời, là cơ sở lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hoá đơn hàng hoá – dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, Invoce, Parking List, Tờ khai Hải quan, chứng từ ngân hàng, hoá đơn tài chính, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, các giấy đề nghị xuất… Các chứng từ gốc được đính kèm với chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hoá chứng từ mới hợp lệ. Chứng từ kế toán là chứng từ được lập từ chứng từ gốc gồm các phiếu thu chi tiền, phiếu nhập xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ… Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ánh vào sổ kế toán, làm cơ sở cho việc lập báo cáo tài chính kế toán. Một số chứng từ kế toán được lập và lưu chuyển trong công ty theo một số nguyên tắc như sau: Chứng từ thu – chi: Căn cứ vào chứng từ gốc và kế hoạch thu chi đã được duyệt, kế toán thanh toán lập phiếu thu, chi. Phiếu thu chi được coi là hợp lệ khi có đầy đủ các thông tin trên phiếu và có đầy đủ chữ ký và con dấu. Phiếu thu chi được lập thành 3 liên: Liên 1: chuyển cho thủ quỹ để xác nhận công việc và làm cơ sở đối chiếu với kế toán Tiền mặt; Liên 2: Giao cho người nộp hay nhận tiền; Liên 3: được lưu tại quyển và là căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ thu chi được lưu tại phòng kế toán công ty và do người trực tiếp phụ trách phần việc này chịu trách nhiệm bảo quản. Chứng từ ngân hàng: như sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có, uỷ nhiêmj thu, giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước… là những chứng từ kế toán được dùng làm cơ sở để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách cũng như làm cơ sở để đối chiếu ngân hàng khi có phát sinh chênh lệch. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phần hành đối chiếu với số dư ngân hàng để kịp thời điều chỉnh. Chứng từ ngân hàng do kế toán phụ trách nghiệp vụ Ngân hàng chịu trách nhiệm lưu giữ và bảo quản. Chứng từ nhập – xuất kho vật tư hàng hoá: Theo quy định của công ty, chứng từ này do phòng kinh doanh lập trên cơ sở phiếu đề nghị xuất vật tư hàng hoá hoặc hoá đơn bán hàng… đối với hàng hoá xuất kho hoặc phiếu đề nghị nhập lại vật tư, hoá đơn của người bán đối với hàng hoá nhập kho. Phiếu nhập xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 là liên chính có đính kèm chứng từ gốc giao cho phòng kế toán làm cơ sở thanh toán và ghi sổ kế toán. Liên 2: Giao cho thủ kho làm cơ sở nhập xuất vật tư hàng hoá và gi sổ. Liên 3: Lưu tại quyển tại phòng kinh doanh. Hàng tháng, sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu giữa số thực tế tồn kho và ghi trên sổ sách, nếu có chêhnh lệch thì xác định chênh lệch và tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý. Sau đó, phòng kinh doanh bàn giao lại toàn bộ quyển lưu chứng từ xuất nhập kho để phòng kế toán tổ chức lưu trữ. Chứng từ được coi là hợp lệ khi điền đầy đủ thông tin cần thiết và có chữ ký và con dấu của nhà quản lý có thẩm quyền. Trong kinh doanh nói chung và kế toán nói riêng thì chứng từ là một minh chứng rõ ràng và tin cậy nhất phản ánh sự việc đã phát sinh trong quá khứ. Do đó, việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát các công việc kinh doanh dễ dàng hơn. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty TNHH TM CARMAX sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành. Hạch toán kế toán theo phương pháp KKTX. Các tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp là: TK 111: Tiền mặt 1111: Tiền mặt Việt Nam 1112: Tiền mặt ngoại tệ 1113: Vàng bạc, kim quý, đá quý TK 112: Tiền gửi Ngân hàng 1121: Tiền VND gửi Ngân hàng 1122: Tiền ngoại tệ gửi Ngân hàng 1123: Vàng bạc, kim quý, đá quý TK 121: Đầu tư tài chính ngắn hạn 1211: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn: Cổ phiếu 12111: Cổ phiếu (mua bán vì mục đích thương mại) 12112: Cổ phiếu ( mua bán vì mục đích nắm giữ ) 12113: Cổ phiếu ( tương đương tiền ) 1212: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn : Trái phiếu 12111: Trái phiếu (mua bán vì mục đích thương mại) 12112: Trái phiếu ( mua bán vì mục đích nắm giữ ) 12113: Trái phiếu ( tương đương tiền ) 1218: Đầu tư chứng khoán tài chính ngắn hạn khác 12183: Tiền gửi có thời hạn tu hồi dưới 3 tháng 12188: Đầu tư tài chính ngắn hạn khác TK 131: Phải thu khách hàng 1311: Phải thu ngắn hạn khách hàng 13111: Phải thu ngắn hạn khách hàng : HĐ SXKD 131111: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐSXKD (VND) 131112: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐSXKD (USD) 13112: Phải thu ngắn hạn khách hàng : HĐ đầu tư 131121: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐĐT (VND) 131122: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐĐT (USD) 13113: Phải thu ngắn hạn khách hàng : HĐ tài chính 131131: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐTC (VND) 131132: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐTC (USD) 1312: Phải thu dài hạn khách hàng 13121: Phải thu dài hạn khách hang: HĐ SXKD 13122: Phải thu dài hạn K/H: HĐ Đầu tư 13123: Phải thu dài hạn K/H: HĐ tài chính TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ 1331: Thuế GTGT của hang hoá dịch vụ 13311: Thuế GTGT của HH-DV mua vào trong nước 13312: Thuế GTGT hang nhập khẩu 13313: Thuế GTGT trả lại nhà cung cấp, giảm giá hàng mua 13314: Thuế GTGT đề nghị hoàn lại 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 13321: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ: Trong nước 13321: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ: Nhập khẩu TK 138: Phải thu khác 1381: Tài sản thiếu chừo xử lý 1388: phải thu khác 13881: phải thu ngắn hạn khác 13882: Phải thu dài hạn khác TK 141: Tạm ứng TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn 1421: Chi phí trả trước ngắn hạn 1422: Chi phí chờ kết chuyển 14221: Chi phí bán hàng chờ kết chuyển 14222: Chi phí quản lý chờ kết chuyển TK 144: Ký quỹ, ký cược ngắn hạn TK 152: Nguyên liệu, vật liệu 1521: NVL chính 1522: Vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng 1526: Thiết bị XDCB 1528: Vật liệu khác TK 153: Công cụ, dụng cụ 1531: CCDC 1532: Bao bì luân chuyển 1533: Đồ dung cho thuê TK 154: Chi phí SXKD dở dang 1541: Chi phí NVL trực tiếp 1542: Chi phí nhân công trực tiếp 1543: Chi phí sản xuất chung 1544: Chi phí SXKD dở dang TK 155: Thành phẩm TK 156: Hàng hoá 1561: Giá mua hang hoá 1562: Chi phí thu mua hàng hoá 15621: Chi phí làm hang nhập khẩu 15622: Chi phí chuyển tiền, bảo lãnh 1567: Hàng hoá bất động sản TK 157: Hàng gửi bán TK159: Các khoản dự phòng 1591: Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn 1592: Dự phòng phải thu khó đòi 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 211: TSCĐ 2111: TSCĐ hữu hình 21111: Nhà cửa, vật kiến trúc 21112: Máy móc thiết bị 21113: Phương tiện vận tải truyền dẫn 21114: Thiết bị, dụng cụ quản lý 21115: Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm 21118: TSCĐ hữu hình khác 2112: TSCĐ thuê tài chính ( chi tiết tương tự TK 2111) 2113: TSCĐ vô hình ( chi tiết tương tự TK 2111) TK 214: Hao mòn TSCĐ 2141: Hao mòn TSCĐ HH ( chi tiết tương tự TK 2111) 2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính ( chi tiết tương tự TK 2111) 2143: Hao mòn TSCĐ VH ( chi tiết tương tự TK 2111) 2147: Hao mòn BĐS Đầu tư 21471: HM BĐS ĐT: Quyền sử dụng đất 21472: HM BĐS ĐT: Nhà 21472: HM BĐS ĐT: Nhà và quyền sử dụng đất 21472: HM BĐS ĐT: Cơ sở hạ tầng TK 217: Bất động sản đầu tư ( chi tiết tương tự TK 2147) TK 221: Đầu tư tài chính dài hạn 2212: Góp vốn liên doanh 2213: Đầu tư vào công ty liên kết 2218: Đầu tư tài chính dài hạn khác TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang TK 242: Chi phí trả trước dài hạn TK 244: Ký cược, ký quỹ dài hạn TK 311: Vay ngắn hạn 3111: Vay ngắn hạn VNĐ 3112: Vay ngắn hạn USD TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả 3151: Chi trả nợ gốc vay 3152: Trả nợ thuế tài chính TK 331: Phải trả người bán 3311: PTNB ngắn hạn 33111: PTNB ngắn hạn HĐ SXKD 33112: PTNB ngắn hạn HĐĐT 33113: PTNB ngắn hạn HĐTC 3312: Phải trả dài hạn người bán ( chi tiết TK tương tự TK 3311) TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 3331: thuế GTGT phải nộp 3332: thuế TTĐB 3333: Thuế XNK 3334: Thuế TNDN 3335: Thuế TNCN 3336: Thuế tài nguyên 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338: Các loạ thuế khác 3339: Phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác TK 334: Phải trả người lao động 3341: Phải trả công nhân viên 3348: Phải trả người lao động khác TK 335: Chi phí phải trả 3351: Chi phí phải trả: phần lãi vay phải trả 3352: Trích trước CP tiền lương trong thời gian nghỉ 3353: Chi phí sửa chữa TSCĐ 3354: Chi phí trong thời gian ngừng kinh doanh 3358: Chi phí phải trả khác TK 338: Phải trả phải nộp khác 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết 3382: Kinh phí công đoàn 3383: Bảo hiểm xã hội 3384: Bảo hiểm Y tế 3386: Nhận ký cược ký quỹ ngắn hạn 3387: Doanh thu chưa thực hiện được 3388: Phải trả phải nộp khác 33881: Phải trả phải nộp ngắn hạn khác 33882: Phải trả phải nộp dài hạn khác TK 341: Vay, nợ dài hạn 3411: Vay dài hạn ngân hàng 3412: Vay nợ dài hạn 3413: Trái phiếu phát hành 3414: Nhận kí cược, ký quỹ dài hạn TK 351: Dự phòng trợ cấp mất việc làm TK 352: Dự phòng phải trả 3521: Dự phòng phải trả ngắn hạn 3522: Dự phòng phải trả dài hạn TK 411: Nguồn vốn kinh doanh 4111: Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4112Thặn dư vốn cổ phần 4118: Vốn khác TK 413: Chênh lệch tỷ giá 4131: Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm 4132: Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư TK 414: Quỹ đầu tư phát triển TK 418: Các quỹ khác thuộc VCSH TK 419: Cổ phiếu quỹ TK 421: Lọi nhuận chưa phân phối 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay TK 431: Quỹ khen thưởng phúc lợi 4311: Quỹ khen thưởng 4312: Quỹ phúc lợi 4313: Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111: Doanh thu bán hàng hoá 5112: Doanh thu bán các thành phẩm 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính 5151: Lãi tiền cho vay, tiền gửi 5152: Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ 5153: Cổ tức và lợi nhuận được chia 5154: Lãi do bán các loại chứng khoán 5155: Lãi bán ngoại tệ 5156: Lãi bán hàng trả chậm 5157: Chiết khấu thanh toán được hưởng 5158: Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu 5211: Chiết khấu thương mại 5212: Hàng bán bị trả lại 5213: Giảm giá hàng bán TK 611: Mua hàng 6111: Mua nguyên vật liệu 6112: Mua hàng hoá TK 632: Giá vốn hàng bán 6321: Giá vốn hàng hoá : hàng hoá thành phẩm 6322: Giá vốn gồm chi phí chuyển tiền và bảo lãnh 6323: Giá vốn gồm chi phí làm hàng nhập khẩu TK 635: Chi phí tài chính 6351: Chênh lệch lỗ tỷ giá phát sinh trong kỳ 6352: Chi phí lãi vay 6353: Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại 6354: Lỗ do bán các loại chứng khoán 6355: Chiết khấu thanh toán cho người mua 6358: Chi phí tài chính khác TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh 6421: Chi phí bán hàng 64211: Chi phí nhân viên 64212: Chi phí vật liệu bao bì 64213: Chi phí đồ dung thiết bị văn phòng 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ 64215: Chi phí bảo hành 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài 64218: Chi phí bằng tiền khác 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp 64221: Chi phí nhân viên 64222: Chi phí điện, điện thoại, nước 64223: Chi phí đồ dung VP, thiết bị 64224: Chi phí khấu hao TSCĐ 64225: Các loại phí, lệ phí 64226: Chi phí VPP 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài 64228: Chi phí khác bằng tiền TK 711: Thu nhập khác 7111: Thu nhập khác: được hưởng, bồi thường 7112: Thu nhập khác: thanh lý, nhượng bán TSCĐ 7113: Tu nhập khác TK 811: Chi phí khác 8111: Chi phí khác: Bồi thường, bị phạt và CP khác 8112: Chi pí khác: Thanh lý, nhượng bán TSCĐ 8113: Chi phí khác TK821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 8211: Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212: Chi phí thuế TNDN hoãn lại TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Các TK ngoài bảng gồm N001: Tài sản thuê ngoài N002: Vật tư hàng hoá giữ hộ, nhận gia công N003: Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi, ký cược N004: Nợ khó đòi đã xử lý N007: Ngoại tệ các loại 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Công ty TNHH TM CARMAX sử dụng hình thức sổ kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, để giảm thiểu công việc và tiết kiệm thời gian kế toán, công ty đã sử dụng phần mềm dùng cho các công ty kinh doanh thương mại. Đó là phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING. Hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm: - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản - Các sổ, thể kế toán chi tiết… Từ các chứng từ gốc, kế toán lập các sổ chi tiết, lấy số liệu vào bảng kê, bảng phân bổ và vào các nhật ký chứng từ để lên các sổ tài khoản. Cuối kỳ quyết toán, kế toán căn cứ vào sổ cái, bảng kê tổng hợp, bảng kê chi tiết và bảng phân bổ để lên báo cáo quyết toán. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thực hiền theo sơ dồ sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Sơ đồ 4: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng kí CTGS Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Kỳ lập BCTC của công ty TNHH TM CARMAX bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến khi kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Sau khi lập xong, BCTC sẽ được trình Giám đốc, Kế toán trưởng ký tên, đóng dấu đầy đủ. Báo cáo tài chính sẽ được lập thành 03 bản, được mang lên cơ quan Thuế nộp. Công ty sẽ giữ 01 bản sau khi được sự xác nhận của cơ quan Thuế. Trách nhiệm lập BCTC của công ty thuộc về phòng kế toán. Phòng kế toán chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của BCTC. Các kế toán viên được phân công phụ trách phần hành nào thì chịu trách nhiệm về phần hành đó. Kế toán trưởng sẽ thay mặt phòng kế toán chịu trách nhiệm lớn nhất trước Ban lãnh đạo công ty, cơ quan Thuế và các đối tượng liên quan về nội dung của BCTC. Hệ thống BCTC của công ty TNHH Thương mại CARMAX có hai phần: - Báo cáo kế toán do Nhà nước quy định ( hay còn gọi là BCTC): Đây là loại báo cáo lưu hành chính thức, được cơ quan thuế và các đối tượng khác quan tâm. BCTC bao gồm: Bảng CĐKT, Báo cáo KQKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC. - Báo cáo kế toán quản trị: loại báo cáo này chỉ lưu hành nội bộ công ty. Báo cáo kế toán quản trị do kế toán lập để cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo công ty ra các quyết định quản lý và quyết định kinh doanh một cách kịp thời, chính xác và có hiệu quả. Các báo cáo kế toán quản trị đóng vai trò rất quan trọng trong công tác kế toán của công ty. Các báo cáo kế toán rất đa dạng, nhiều loại, không theo một tiêu chuẩn nào cho trước. Nó được thiết kế sao cho phù hợp với từng tình huống cụ thể. Các bản báo cáo gồm: báo cáo doanh thu, chi phí định kỳ, bảng dự toán tiền mặt, kế hoạch chi phí của năm, kế hoạch thanh toán khách hàng, kế hoạch nhập xe hàng tháng… 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể: 2.3.1. Tổ chức hạch toán chung - Chứng từ Chứng từ kế toán là những minh chứng về giấy tờ về những nghĩa vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoàn thành tại một địa điểm thời gian và không gian nhất định. Hệ thống chứng từ kế toán của công ty TNHH Thương mại CARMAX được tổ chức theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính. Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức công tác hạch toán ban đầu các đối tượng hạch toán nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán trong các chủ thể quản lý tại đơn vị. Tổ chức chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong doanh nghiệp: Về mặt quản lý, tổ chức chứng từ kế toán chính là tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý; Về mặt kế toán, tổ chức chứng từ kế toán mới mã hóa thông tin kế toán và thực hiện vi tính hóa công tác kế toán; Về mặt pháp lý, tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức hạch toán ban đầu về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, gắn với trách nhiệm vật chất của cá nhân, đơn vị nên đây là căn cứ để thanh tra, kiểm tra kiểm toán và giải quyết các tranh chấp xảy ra trong đơn vị hạch toán. Với các chức năng trên của chứng từ, nguyên tắc tổ chức chứng từ được căn cứ vào quy mô hoạt động của công ty, trình độ cách thức tổ chức kế toán. - Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo chế kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2009 của Bộ tài chính và áp dụng theo đặc thù của công ty TNHH Thương mại CARMAX. Hệ thống TK của công ty đựoc chi tiết thành từng khoản, từng nhóm, từng TK với số hiệu, tên gọi dễ nhận biết. Tài khoản được chi tiết theo từng đối tượng, nghiệp vụ nên việc theo dõi dễ dàng và thuận tiện. - Hạch toán chi tiết: Hình thức sổ sách kế toán của Công ty đang áp dụng: Đó là hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm:  Chứng từ ghi sổ  Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.  Sổ cái  Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Do vậy, mỗi khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, Kế toán sẽ hạch toán vào các sổ, thẻ chi tiết của từng phần hành. - Hạch toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp có chức năng tổng hợp các sổ, thẻ kế toán chi tiết để lên báo cáo định kỳ gửi lên Ban lãnh đạo. Báo cáo gồm cả báo cáo Tài chính và Báo cáo quản trị. 2.3.2. Tổ chức hạch toán các phần hành cụ thể 2.3.2.1. Phần hành vốn bằng tiền: Đây là phần hành rất quan trọng của kế toán. Vốn vằng tiền là một bộ phận của vốn kinh doanh thuộc loại tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp được hình thành chủ yếu trong quy trình bán hàng và thanh toán. Đối với tiền mặt, sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam. Chứng từ của tiền mặt gồm: - Phiếu thu tiền mặt - Phiếu chi tiền mặt - Biên lai thu tiền - Giấy đặt cọc tiền xe - Các giấy tờ kèm theo như: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, các hợp đồng khai thác sản phẩm dịch vụ hàng hóa, hợp đồng góp vốn liên doanh liên kết của đơn vị. Tài khoản sử dụng là TK 111 cùng các tiểu khoản của TK 111. Đối với tiền gửi Ngân hàng, đây là một hình thức cất giữ tiền mặt. Do công nghệ thông tin phát triển nên các phần mềm và dịch vụ của Ngân hàng cũng phát triển theo, việc thanh toán và giao dịch qua Ngân hàng lại càng tiện lợi. TK sử dụng: TK 112 cùng các tiểu khoản. Chứng từ Ngân hàng gồm: Giấy báo Nợ, báo Có, Uỷ nhiệm chi, Séc, Giấy nộp tiền, hợp đồng bảo lãnh, thế chấp…. Trình tự ghi sổ chung của phần hành hạch toán vốn bằng tiền: Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển phiếu thu: Sơ đồ 6: Sơ đồ luân chuyển phiếu Chi Nộp tiền (Người nộp tiền) Lập phiếu thu (KToán Tiền mặt) Kí phiếu thu ( KTT, Thủ trưởng đvị) Thu tiền (Thủ quỹ) Ghi sổ (Kế toán) Lưu, bảo quản chứng từ (kế toán) Đề nghị chi tiền (Người có nhu cầu) Duyệt lệnh chi (KTT,thủ trưởng) Viết phiếu chi ( Kế toán) Kí phiếu chi (KTT,Thủ trưởng) bảo quản, lưu trữ (Kế toán) Ghi sổ (Kế toán) Chi tiền (Thủ quỹ) Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ hạch toán phần hành Tiền mặt, TGNH Phần hành tiền mặt. TGNH tháng 10/2010 có 1 số nghiệp vụ như sau: - Ngày 01/10: rút sec về quỹ tiền mặt 10.000.000 VNĐ - Ngày 03/10: Thu tiền đặt cọc khách hàng 10.000.000 VNĐ - Ngày 31/10: Chi trả tiền lương cho nhân viên 35.000.000VNĐ và đóng bảo hiểm, quỹ công đoàn cho nhân viên công ty là 18.200.000VNĐ. - Ngày 31/10: Khách hàng thanh toán tiền hàng 500.000.000VNĐ Sơ đồ 8: Sơ đồ chữ T tài khoản Tiền mặt Chứng từ gốc Sổ Quỹ Sổ kế toán chi tiết TK 111, 112 Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 111, 112 Sổ đăng kí chứng từ sổ sách Sổ tổng hợp TK 111, 112 Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh TK 111, 112 TK 111 (VNĐ) TK 112 ĐK: 50.640.000 TK 334 10.000.000 10.000.000 35.000.000 35.000.000 TK 131 TK 338 10.000.000 10.000.000 18.200.000 18.200.000 ….. ….. 312.158.000 295.132.000 CK: 67.666.000 Sơ đồ 9: Sơ đồ chữ T tài khoản TGNH TK 112 (1.000VNĐ) TK131 ĐK: 1.250.345 TK 111 500.000 500.000 10.000 10.000 …. …. 25.015.231 25.598.145 CK: 667.431 2.3.2.2. Phần hành NVL, CCDC - TK sử dụng: TK 152,153, 642,242 và một số TK liên quan khác. - Chứng từ kế toán phần hành NVL, CCDC gồm: Bảng phân bổ NVL, CCDC; Hoá đơn bán hàng, Biên bản kiểm kê, bảng tính khấu hao… - Sổ sách kế toán gồm: Thẻ kho, Sổ chi tiết và sổ Cái TK 142,242,152,153,642; bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC, chứng từ ghi sổ TK 152,153, Sổ đăng kí chứng từ. Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ hạch toán phần hành NVL, CCDC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu Phiếu NK-XK Bảng phân bổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 152,153 Bảng cân đối số PS Sổ ( thẻ) KT chi tiết tùy theo phương pháp hạch toán chi tiết Báo cáo kế toán Sổ đăng kí CTGS Trích một số nghiệp vụ xảy ra trong tháng 10/2009 liên quan đến phần hành NVL, CCDC của công ty: - Ngày 02/10: Công ty thêm mua bình thuỷ dùng để tiếp khách cho công ty, số tiền 1.200.000VNĐ - Ngày 31/10: Công ty tiến hành trích khấu hao CCDC trong tháng là 14.200.000VNĐ. Sơ đồ 11: Sơ đồ chữ T tài khoản 153: TK 111 TK 153 (VNĐ) TK 642 ĐK: 84.152.000 1.200.000 1.200.000 14.200.000 14.200.000 2.546.000 27.254.000 CK: 59.444.000 2.3.2.3. Phần hành hạch toán TSCĐ Chứng từ gồm: - Biên bản bàn giao TSCĐ. - Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ. - Quyết định tăng (giảm) TSCĐ. - Thẻ tài sản cố định. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Hóa đơn giá trị gia tăng. Tài khoản sử dụng: 211, 212, 213, 214, 642 và một số TK liên quan khác Sổ kế toán sử dụng bao gồm: - Thẻ TSCĐ. - Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng. - Sổ TSCĐ. - Sổ cái TK 211, 212, 213, 214. Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ hạch toán phần hành TSCĐ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Trong tháng 10/2009 có xảy ra 1 số nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ của công ty như sau: Chứng từ tăng giảm TSCĐ Bảng phân bổ KH TSCĐ Bảng kê chi phí KHTSCĐ Sổ Cái TK 211, 212, 213, 214 Sổ chi tiết TSCĐ Sổ TSCĐ Báo cáo kế toán Trích khấu hao - Ngày 12/10: Công ty mua thêm 01 máy tính cho phòng kê toán, số tiền 5.000.000VNĐ - Ngày 31/10: Công ty thanh lý TSCĐ có nguyên giá là 67.458.000 VNĐ, đã khấu hao hết. Sơ đồ 13: Sơ đồ chữ T tài khoản 211 TK 111 TK 211 ( 1.000VNĐ) TK 241 ĐK: 954.845 5.000 5.000 67.458 67.458 …. …. 64.256 76.125 CK: 942.976 .3.2.4: Tổ chức hạch toán tiền lương - TK sử dụng: 334, 338 và một số TK liên quan khác - Chứng từ kế toán: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu chi lương. - Sổ sách kế toán bao gồm: Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ tiền lương, Sổ chi tiết TK 334, 338, Chứng từ ghi sổ TK 334, 335, 338, Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK 334, 335, 338. Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ hạch toán phần hành tiền lương Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Phần hành kế toán lương trong tháng 10/2009 có một số nghiệp vụ như sau: - Ngày 01/10: Tính ra số tiền lương phải trả nhân viên là 35.000.000VNĐ, số tiền đóng BHXH, BHYT, Quỹ công đoàn công ty là 18.200.000VNĐ - Ngày 31/10: Thanh toán tiền lương cho nhân viên là 35.000.000VNĐ, đóng BHXH, BHYT, Quỹ công đoàn công ty là 18.200.000VNĐ TK 111 TK 334 (1.000VNĐ) TK 642 ĐK: 1.000 Bảng thanh toán lương Chứng từ ghi sổ Bảng phân bổ Lương & BHXH Sổ đăng kí CTGS Sổ cái TK 334, 335, 338 Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ TH chi tiết TK 334, 338 BCTC Bảng cân đối PS Chứng từ gốc tiền lương 35.000 35.000 35.000 35.000 … … 76.980 78.980 CK: 3.000 Sơ đồ 15: Sơ đồ chữ T tài khoản 334 TK 111 TK 338 (1.000VNĐ) TK 642 ĐK: 4.782 18.200 18.200 18.200 18.200 … … 23.450 21.450 CK: 2.782 Sơ đồ 16: Sơ đồ chữ T tài khoản 338 2.3.2.5: Tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh - Chứng từ kế toán bao gồm: + Hóa đơn giá trị gia tăng + Hóa đơn kiêm phiếu xuất + Phiếu thu tiền mặt + Giấy báo có của ngân hàng + Bảng kê hàng hóa bán ra + Chứng từ bảng kê tính thuế - Nhóm tài khoản sử dụng: TK 511, 521, 632, 156, 131, 333, 642, 911, 421 - Sổ sách kế toán bao gồm: Sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết và tổng hợp chi tiết các TK trong phần hành, chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ, số Cái các TK trong phần hành. Sơ đồ 17: Trình tự hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Phần hành xác định kết quả kinh doanh trong tháng 10/2009 có 1 số nghiệp vụ sau: - Kết chuyển doanh thu bán hàng trong tháng là 20.368 triệu đồng HĐBH, CTừ thanh toán, Phiếu nhập, xuất Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ Sổ Cái các TK trong phần hành Bảng cân đối số PS BCTC Sổ chi tiết TK 632, 511 Sổ tổng hợp chi tiết TK - Kết chuyển giá vốn hàng bán ra trong tháng là 20.012 triệu đồng. TK 632 TK 911 (triệu đồng) TK 511 20.012 20.012 20.368 20.368 … … 20.752 20.752 Sơ đồ 18: Sơ đồ chữ T tài khoản 911 PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX 3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán Trong điều kiện kinh tế hội nhập, mỗi doanh nghiệp đều phải nỗ lực để tồn tại và phát triển. Với hoạt động chủ yếu là thương mại, công ty dù thành lập chưa lâu, còn non trẻ nhưng cũng đã có những bước phát triển đáng kể. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, tất cả các thành viên công ty đều nỗ lực hết mình để cùng công ty vượt qua khó khăn và đứng vững. Trong thời gian thực tập, em đã có cơ hội tìm hiểu thực tế công tác kế toán, được làm quen và tiếp cận thực tế, giúp cho vốn kiến thức khi học ở trường được củng cố và hoàn thiện. Qua thời gian ngắn ngủi tìm hiểu về công ty TNHH TM CARMAX, đặc biệt là phòng Kế toán, có một số vấn đề quan tâm như sau: Ưu điểm: Do phòng kế toán nhân lực ít nên việc tổ chức quản lý rất dễ dàng, thuận tiện. Các kế toán đều là những người có kinh nghiệm lâu năm trong ngành kế toán, đặc biệt là có thâm niên trong ngành kinh doanh ô tô. Kế toán có nhiệt huyết công việc, có tính sáng tạo, trách nhiệm cao. Nhược điểm: Do công việc kế toán nhiều mà số lượng kế toán không nhiều, nên không đáp ứng được yêu cầu kịp thời, chính xác của thông tin qua các Báo cáo định kỳ. Việc tập hợp các chứng từ còn chậm trễ, theo quy định thì cuối tháng ở các công trình phải tập hợp chứng từ rồi gửi về phòng kế toán nhưng trên thực tế thì không phải lúc nào chứng từ cũng về vào cuối tháng. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên có cả nguyên nhân như việc viết hóa đơn của nhà cung cấp có sự chậm trễ, việc vận chuyển cũng gặp trục trặc,.. nhưng những điều này gây ảnh hưởng tới đến việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như ảnh hưởng tới việc nghiệm thu, bàn giao, thanh toán hàng hóa cho khách hàng. 3.2. Đánh giá về tổ chức công tác kế toán Công ty TNHH Thương mại CARMAX đã ra quyết đinh tổ chức công tác kế toán rất rõ ràng và phổ biến cho nhân viên công ty. Ban lãnh đạo công ty cùng phòng kế toán đã rất nỗ lực hoàn thiện tổ chức công tác kế toán. Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH TM CARMAX có những đặc điểm sau: Ưu điểm: Hệ thông sổ sách của công ty được tổ chức khá đầy đủ và chi tiết tới các tình huống cụ thể. Hình thức ghi sổ kế toán là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty. Công ty áp dụng phần mềm kế toán FAST nên việc lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp được thực hiện tự động, chính xác. Công ty luôn tổ chức bộ phận nhận chứng từ, kiểm tra và lưu giữ chứng từ rất cẩn thận vì đây là chứng từ kế toán rất quan trọng để chứng minh cho việc các nghiệp vụ kế toán phát sinh diễn ra và hoàn thành. Chứng từ được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho công việc tra tìm chứng từ khi cần. Nhược điểm: Dù công tác kế toán có những thành tựu đáng kể, nhưng nó vẫn có những tồn tại cần được khắc phục. Chứng từ đôi khi không được lập cùng thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Từ đó, gây ra một số vấn đề không tốt như bỏ quên hay trùng phiếu, đặc biệt là phiếu thu chi tiền mặt. Nhìn chung, bộ máy kế toán công ty TNHH Thương mại CARMAX tương đối đầy đủ và hoàn thiện. Việc tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán có những bước cải tiến để công việc kế toán được dễ dàng và trôi chảy hơn. Bên cạnh đó, phòng kế toán cũng cố một số điều cần lưu ý và sửa chữa, khắc phục để bộ máy kế toán hoàn thiện và phát triển hơn. MỤC LỤC PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX .......................................................................1 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương mại Carmax. 2 1.2. Đặc điểm của hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty TNHH Thương mại CARMAX .....................................................................................................4 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Thương mại CARMAX 4 1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại CARMAX ..................................................................................................4 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ................................................................9 1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại CARMAX. ......................................................................................................... 12 PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX. ....... 16 2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại CARMAX. ..... 16 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ................................................... 16 2.1.2. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung ........... 19 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty TNHH TM CARMAX. ................... 19 2.2.1. Các chính sách kế toán chung. ........................................................ 19 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán .................................. 20 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ................................. 23 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán .................................... 31 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ................................................... 33 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể: ....................................................... 33 2.3.1. Tổ chức hạch toán chung ................................................................ 33 2.3.2. Tổ chức hạch toán các phần hành cụ thể ......................................... 35 PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX. .......... 46 3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán: .............................................................. 47 3.2. Đánh giá về tổ chức công tác kế toán: ........................................................ 48 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT - KT: Kế toán - BCTC: Báo cáo tài chính - CTGS: Chứng từ ghi sổ - TNHH TM: Trách nhiệm hữu hạn thương mại - TSCĐ: Tài sản cố định - KQKD: Kết quả kinh doanh - CĐKT: Cân đối kế toán - NVL: Nguyên vật liệu - CCDC: Công cụ dụng cụ - XDCB: Xây dựng cơ bản - KTT: Kế toán trưởng - SXKD: Sản xuất kinh doanh - HM TSCĐ HH: Hao mòn tài sản cố định hữu hình - BĐS ĐT: Bất động sản đầu tư - KKTX: Kê khai thường xuyên DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Đăng kí kinh doanh của công ty TNHH Thương mại CARMAX: .......2 Bảng 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây:............. 13 Bảng 3: Bảng cân đối kế toán năm 2007-2008-2009 ........................................... 14 DANH MỤCSƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Lưu đồ quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa ..........................................6 Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH TM CARMAX .......9 Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ............................................................... 18 Sơ đồ 4: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. .......................... 32 Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển phiếu thu: ........................................................ 36 Sơ đồ 6: Sơ đồ luân chuyển phiếu Chi ................................................................ 36 Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ hạch toán phần hành Tiền mặt, TGNH ...................... 37 Sơ đồ 8: Sơ đồ chữ T tài khoản Tiền mặt ........................................................... 37 Sơ đồ 9: Sơ đồ chữ T tài khoản TGNH ............................................................... 38 Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ hạch toán phần hành NVL, CCDC ........................... 39 Sơ đồ 11: Sơ đồ chữ T tài khoản 153: ................................................................. 40 Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ hạch toán phần hành TSCĐ ...................................... 41 Sơ đồ 13: Sơ đồ chữ T tài khoản 211 .................................................................. 42 Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ hạch toán phần hành tiền lương ............................... 42 Sơ đồ 15: Sơ đồ chữ T tài khoản 334 .................................................................. 44 Sơ đồ 16: Sơ đồ chữ T tài khoản 338 .................................................................. 44 Sơ đồ 17: Trình tự hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ......... 45 Sơ đồ 18: Sơ đồ chữ T tài khoản 911 .................................................................. 46