Tiểu luận Thực trạng việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Hwaseung Vina

đầu • Phải duy trì hồ sơ về bản chất các sự không phù hợp và bất kỳ hoạt động tiếp theo nào được tiến hành kể cả các nhân nhượng có được. • Khi sản phẩm không phù hợp được phát hiện, sau khi chuyển giao hoặc đã bắt đầu sử dụng, tổ chức phải có hành động thích hợp đối với các tác động hoặc hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp. 1.14 Tiêu chuẩn 8.5.2 - Hoạt động khắc phục: Tổ chức phải thực hiện hoạt động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn. Hoạt động khắc phục phải tương ứng với tác động của sự không phù hợp gặp phải. Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định các yêu cầu về: • Việc xem xét sự không phù hợp 17 • Việc xác định nguyên nhân của sự không phù hợp. • Việc đánh giá cần có các hoạt động để đảm bảo rằng sự không phù hợp không tiếp diễn • Việc xác định và thực hiện các hành động cần thiết • Việc lưu hồ sơ các kết quả của hành động được thực hiện • Việc xem xét các hành động khắc phục đã thực hiện 1.15 Tiêu chuẩn 8.5.3 – Hành động phòng ngừa: Tổ chức phải xác định các hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng. Các hành động phòng ngừa được tiến hành phải tương ứng với tác động của các vấn đề tiềm ẩn Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định các yêu cầu đối với: • Việc xác định sự không phù hợp tiềm ẩn và nguyên nhân của chúng • Việc đánh giá nhu cầu thực hiện các hoạt động để phòng ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp. • Việc xác định và thực hiện các hoạt động cần thiết. • Hồ sơ các kết quả của hoạt động được thực hiện • Việc xem xét các hành động phòng ngừa được thực hiện. 2 Sổ tay chất lượng : 2.1. Chính sách chất lượng : Vì lợi ích của khách hàng, Công ty cam kết thoả mãn các yêu cầu mong đợi về chất lượng . Tất cả thành viên cùng mọi nguồn lực được huy động để tham gia vào chương trình đào tạo và cải tiến liên tục. 2.2 Trách nhiệm , quyền hạn:  Chủ tịch công ty kiêm tổng giám đốc: - Phụ trách chung , chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Phụ trách công tác đầu tư đổi mới công nghệ, thiết bị và mở rộng sản xuất kinh doanh, công tác kế hoạch dài hạn - phụ trách công tác tài chính, xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm. 18 - Ký kết hợp đồng kinh tế - Phụ trách công tác cán bộ, bảo vệ chính trị nôị bộ - Phụ trách công tác tổ chức bộ máy quản lý , công tác tuyển dụng, công tác khen thưởng và kỷ luật, công tác nâng lương, nâng bậc và đơn giá tiền lương tổng thể - Phụ trách hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong toàn công ty  Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) - Phụ trách quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 - Xem xét các thủ tục và hướng dẫn. - Đào tạo, phổ biến Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 - Đánh giá nội bộ - Họp xem xét của lãnh đạo - Phụ trách bộ phận ISO  Phó tổng giám đốc kỹ thuật công nghệ kiêm đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR): - Phụ trách ban hành định mức đầu tư - Phụ trách công tác kỹ thuật công nghệ và chế thử mẫu - Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất thử và sản xuất mẫu đối - Công tác đề tài, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật - Công tác hội nhập và ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất-kinh doanh trong công ty. - Công tác đào tạo của công ty - Phụ trách hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 và hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2010  Phó tổng giám đốc sản xuất và chất lượng: - Công tác quản lý kế hoạch sản xuất ngắn hạn, tổ chức sản xuất, tổ chức gia công bán thành phẩm và thành phẩm - Triển khai công tác sản xuất thử, sản xuất mẫu đối theo kế hoạch sản xuất - Công tác lao động và định mức tiền lương chi tiết khu vực sản xuất - Công tác quản lý sử dụng định mức, cấp phát vật tư trong toàn công ty - Phụ trách toàn bộ hệ thống kho của công ty 19  Phó tổng giám đốc thiết bị, vệ sinh môi trường và an toàn lao động: - Công tác quản lý, kiểm soát toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị áp lực trong công ty - Công tác lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng, kiểm tra, kiểm định hệ thống máy móc thiết bị - Công tác quản lý việc sử dụng điện, nước - Công tác đào tạo công nhân vận hành máy móc thiết bị - Công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường trong công ty. - Công tác bảo vệ và tự vệ - Công tác chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, công tác dân số và kế hoạch hoá gia định - Phụ trách hỗ trợ công nhân, quỹ tai nạn rủi ro  Trưởng phòng xuất nhập khẩu: - Thực hiện các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu - Chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến khách hàng - Giải quyết các khiếu nại của khách hàng - Giải quyết các vấn đề phát sinh,các vướng mắc trong quá trình có liên quan với khách hàng xuất khẩu.  Trưởng phòng tiêu thụ: - Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm - Mở rộng thị trường tiêu thụ - Cải thiện phương thức bán hàng, chào hàng, đề xuất và phát hiện giá bán kịp thời để tiêu thụ sản phẩm nhanh.  Trưởng phòng kế hoạch - vật tư: - Xây dựng kế hoạch sản xuất dài hạn,ngắn hạn các loại giầy vải,giầy thể thao,dép các loại trên phạm vi toàn công ty - Tổ chức việc cung ứng vật tư,nguyên vật liệu cho toàn công ty - Tổ chức gia công thành phẩm và bán thành phẩm;tổ chức thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. 20 - Tổ chức tác nghiệp điều độ kế hoạch sản xuất các phân xưởng, xưởng sản xuất. - Tổ chức gia công thành phẩm, bán thành phẩm  Trưởng phòng tổ chức: - Quản lý nguồn nhân lực - Công tác tuyển dụng - Công tác đào tạo.  Trưởng phòng hành chính quản trị: Quản lý cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc.  Trưởng phòng quản lý chất lượng: - Thống kê, phân tich, tổng hợp tình hình chất lượng toàn công ty, tham mưu cho tổng giám đốc về công tác chất lượng. - Kiểm tra, phúc tra bán thành phẩm, sản phẩm cuối cùng của các quá trình - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp, hành động khắc phụ, hành động phòng ngừa - Thống kê kết quả tích lỗi, lập biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả - Kểm tra việc thực hiện tại các điểm kiểm tra theo Hệ thống quản lý chất lượng các quá trình cắt, may, gò, bao gói. - Kiểm tra xác nhận giầy mẫu xuất hàng, xem xét xử lý khiếu nại của khách hàng - hân tích xu hướng chất lượng sản phẩm và xu hướng quá trình  Trưởng phòng kỹ thuật công nghệ: - Thông số các quá trình sản xuất và định mức nguyên vật liệu cao su, hoá chất, xăng keo - Theo dõi, đo lường sản phẩm và kiểm tra nguyên vật liệu cao su, hoá chất, xăng keo - Quy trình công nghệ các quá trình: bồi tráng, cán cao su - Xác nhận mẫu đối sản phẩm cao su, sản phẩm bồi tráng - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp và hành động khắc phục, hành động phòng ngừa các sản phẩm cao su, hoá chất, keo, bồi tráng  Bộ phận ISO: - Hệ thống quản lý chất lượng . - Hệ thống quản lý môi trường. - Kiểm soát tài liệu và dữ liệu. 21 - Kiểm soát hồ sơ chất lượng - Đánh giá nội bộ. - Xem xét của lãnh đạo.  Xưởng trưởng xưởng cơ năng - Kiểm soát phương tiện theo dõi, đo lường - Kiểm soát, bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm tra, duy trì hệ thống máy móc thiết bi - Kiểm tra vật tư, phụ tùng máy, thiết bị - An toàn lao động và an toàn sử dụng thiết bị  Các xưởng trưởng và các quản đốc phân xưởng sản xuất: - Hoạch định quá trình sản xuất - Kiểm soát các quá trình sản xuất, theo dõi , đo lường quá trình và các thông số quá trính - Theo dõi và đo lường sản phẩm trong các quá trình và sản phẩm cuối cùng - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp - Hành động khắc phục, hành động phòng ngừa 3 Các thủ tục của hệ thống quản lý chất lượng của công ty: 3.1 Thủ tục kiểm soát tài liệu: - TT.01: a) Mục đích: quy định phương pháp kiểm soát tài liệu và dữ liệu của hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo mọi tài liệu thích hợp sẵn có tại nơi làm việc. b) Phạm vi: áp dụng cho các tài liệu thuộc hệ thống chất lượng kể cả các chế định có liên quan, bao gồm: - Sổ tay chất lượng, các thủ tục, hướng dẫn, mẫu biểu. - Tài liệu công nghệ, quy trình sử dụng máy, an toan lao động. - Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài : - Các tài liệu liên quan đến hệ thống chất lượng: các chế định của nhà nước liên quan đến môi trường, an toàn lao động, chế độ chính sách đối với người lao động. - Tài liệu kỹ thuật, công nghệ của khách hàng hoặc của người cung ứng. c) Thủ tục 22 Sơ đồ 2: Thủ tục kiểm soát tài liệu. 3.2 Thủ tục xem xét của lãnh đạo- TT.02: a) Mục đích :  Quy định cách thức của lãnh đạo định kỳ xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo nó luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực.  Xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng được tiến hành 1 năm 2 lần. b) Thành phần cuộc họp xem xét của lãnh đạo:  Chủ toạ: TGĐ công ty.  Thành viên: QMR, các phó TGĐ, các trưởng bộ phận và một số thành viên có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng . Nghiên cứu ban hành, sửa dổi tài liệu Chỉ đạo người soạn thảo ban hành sửa đổi tài liệu. Soạn thảo tài liệu Xem xét sự phù hợp của tài liệu Phê duyệt tài liệu. Ban hành, phân phát tài liệu. Tài liệu được kiểm soát. Đạt Không đạt Người thực hiện Mọi thành viên. - TGĐ, p.TGĐ được uỷ quyền. - QMR, trưởng các bộ phận. - QMR - Bộ phận ISO. - TGĐ, P.TGĐ được uỷ quyền. Bộ phận ISO. Nhân viên kiểm soát tài liệu ở các bộ phận 23 c) Nội dung cuộc họp:  Đầu vào của việc xem xét: + Kết quả của đánh giá nội bộ của khách hàng. + Các ý kiến phản hồi của khách hàng. + Việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp sản phẩm. + Thực trạng các hoạt động khắc phục, phòng ngừa. + Các hoạt động tiếp theo từ các cuộc xem xét của lãnh đạo lần trước. + Các kiến nghị về cải tiến.  Đầu ra của việc xem xét: gồm tất cả các quyết định có liên quan đến: + Việc nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến các quá trình của hệ thống. + Việc cải tiến các sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng.  Họp đột xuất: trường hợp xảy ra các biến động lớn về chất lượng hoặc khiếu nại của khách hàng, TGĐ sẽ triệu tập cuộc họp của lãnh đạo để + Tìm ra nguyên nhân. + Tìm ra biên pháp xử lý. + đề ra các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa. d) Thủ tục: 24 Sơ đồ 3: Thủ tục xem xét của lãnh đạo. 3.3 Thủ tục quản lý nguồn nhân lực – TT.03: a) Mục đích: hướng dẫn cách thức kiểm soát quá trình quản lý nguồn lực trong công ty để thực hiện, duy trì, nâng cao hiệu lực của hệ thống chất lượng và thoả mãn yêu cầu của khách hàng. Bộ phận ISO •Hồ sơ kiểm soát tài liệu •Hồ sơ đánh giá nội bộ và bên ngoài •Hồ sơ chất lượng •Chính sách chất lượng •Mục tiêu chất lượng công ty và các bộ phận •Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng •Tổng hợp dữ liệu phân tích của các bộ phận. •Đề xuất các hướng cải tiến. P. Kinh doanh XNK & P. Tiêu thụ •Các vấn đề liên quan đến khách hàng •Xem xét hợp đồng •Quá trình giao mẫu •Nhận và giải quyết các thông tin của khách hàng(kể cả khiếu nại) •Đo lường sự thoả mãn của khách hàng P.Qlý chất lượng •Kết quả kiểm soát sự không phù hợp của sản phẩm •Kết quả kiểm tra bán thành phẩm và sản phẩm cuối cùng. •Thống kê kết quả tính lỗi : biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả. •Tổng hợp, phân tích tình hình và tỷ lệ chất lượng sản phẩm •Phân tích xu hướng chất lượng sản phẩm và xu hướng quá trình •Đề xuất các hoạt động cải tiến QMR •Tổng hợp, phân tích lập báo cáo chi tiết về kết quả thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng , kể cả Cơ sở hạ tầng. P.Chế thử mẫu •Báo cáo kết quả thực hiện chế thử và phát triển mẫu. •Đề xuất các hoạt động cải tiến P.Kỹ thuật công nghệ •Báo cáo về quá trình thực hiện kiểm tra xác nhận •Phân tích xu hướng của sản phẩm và xu hướng quá trình P.Tổ chức •Báo cáo kết quả tổng hợp •Quản lý nguồn nhân lực. •Đề xuất các hoạt động cải tiến P.Kế hoạch - Vật tư •Báo cáo kết quả thực hiện: +Mua hàng +Đánh giá nhà cung ứng. +Kiểm soát sản xuất, kết quả thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm +Kiểm soát tài sản của khách hàng. +Bảo toàn sản phẩm. •Báo cáo kết quả sản xuất-kinh doanh. •Báo cáo tình hình thực hiện và chất Các phân xưởng sản xuất •Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của xưởng, phân xưởng. •Đánh giá việc tuân thủ áp dụng các thủ tục, hướng dẫn, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại các quá trình sản xuất. •Tổng hợp và phân tích các báo cáo kết quả sản xuất theo mã sản phẩm. •Đề xuất các hoạt động cải tiến Họp xem xét của lãnh đạo. Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo Kế hoạch cải tiến Hồ sơ •Báo cáo của các bộ phận •Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo 25 b) Phạm vi áp dụng:thủ tục này áp dụng cho công tác quản lý nguồn nhân lực trong công ty bao gôm:  Quản lý nguồn nhân lực.  Quản lý cơ sở hạ tầng.  Quản lý môi trường. c) Thủ tục: Sơ đồ 4: Thủ tục quản lý nguồn nhân lực. 3.4 Thủ tục các vấn đề liên quan đến khách hàng – TT.04: a) Mục đích: quy định cách thức xem xét và xử lý các vấn đề liên quan đến khách hàng về chất lượng , giá cả, dịch vụ, đo lường sự thoả mãn của khách hàng , kể cả giải quyết khiếu nại , …nhằm nâng cao sự thoả mãn và các mong đợi của khách hàng . Yêu cầu sản xuất kinh doanh Xác định năng lực cần thiết Điều động lao động Tuyển dụng Cung cấp nguồn nhân lực LƯU HỒ SƠ 26 b) Thủ tục:1 Sơ đồ 5: Thủ tục giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng 3.5 Thủ tục mua hàng – TT.05: a) Mục đích : quy định cách thức mua vật tư, đảm bảo vật tư được kiểm soát và đáp ứng yêu cầu đã quy định. b) Phạm vi áp dụng: áp dụng cho các loại vật tư trực tiếp cấu thành nên sản phẩm và các loại phụ tùng linh kiện. c) Thủ tục: 1 HD.02:hướng dẫn xem xét hợp đồng – HD.03: Hướng dẫn chế thử mẫu – HD.04: hướng dẫn giải quyết các khiếu nại của khách hàng . Khách hàng Tiếp nhận và xem xét các yêu cầu của khách hàng . Khả năng thực hiện Thực hiện các yêu cầu của khách hàng Xem xét các yêu cầu của khách hàng Đo lường sự thoả mãn Phân tích thông tin Thực hiện các biện pháp LƯU HỒ SƠ Không có khản năng HD.02 HD.03 HD.04 nếu có khiếu nại Không có vấn đề cần xử lý Các vấn đề khác Có khả năng 27 Sơ đồ 6: Thủ tục mua hàng. 3.6 Thu tục kiểm soát sản xuất – TT.06: a) Mục đích : thiết lập một hệ thống các văn bản, quy định, hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra để đảm bảo các quá trình sản xuất được thực hiện trong các điều kiện được kiểm soát. b) Phạm vi áp dụng: thủ tục này áp dụng cho toàn bộ quá trình sản xuất trong công ty. c) Thủ tục2 2 HD.10 hướng dẫn bảo toàn sản phẩm ; HD.11:hướng dẫn theo dõi và đo lường sản phẩm TT.10 thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp Kế hoạch sản xuất , đơn hàng Tính toán nhu cầu vât tư Đề nghị mua vật tư Duyệt Đơn đặt hàng Đánh giá mẫu (Khi cần thiết) Mua vật tư Kiểm tra Nhập kho LƯU HỒ SƠ Không duyệt Đã duyệt Chấp nhận Không chấp nhận 28 Sơ đồ 7: Thủ tục kiểm soát sản xuất. 3.7 Thủ tục kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường – TT.07: a) Mục đích :xác định việc theo dõi và đo lường cần thực hiện đối với các phương tiện theo dõi và đo lường cần thiết để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu đã được xác định. b) Phạm vi áp dụng: kiểm soát các phướng tiện theo dõi và đo lường có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm . Hướng dẫn sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Các điều kiện sản xuất Sản xuất thử Kiểm tra Sản xuất hàng loạt Kiểm tra, xác nhận Nhập kho LƯU HỒ SƠ HD.10 HD.11 TT.10 Không đạt Không đạt Đạt 29 c) Thủ tục: Sơ đồ 8: Thủ tục kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường. 3.8 Thủ tục đánh giá nội bộ - TT.08: a) Mục đích : quy định cách thức, chuẩn mực, phạm vi, tần suất và chuyên gia đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng . b) Phạm vi áp dụng: đánh giá các yếu tố trong toàn bộ hệ thống chất lượng của công ty (6 tháng 1 lần) ; đánh gía những yếu tố cần thiết trong một sô quá trình của Tổng giám đốc. Các yêu cầu theo dõi và đo lường. Xác định danh mục các phép đo và danh mục phương tiện theo dõi đo lường cần kiểm soát Lập kế hoạch kiểm định-hiệu chuẩn Lập kế hoạch-hiệu chuẩn-Tự kiểm tra Xác định kết quả Dán tem- Kẹp chì – Xác nhận Kết thúc + Lưu hồ sơ. + Cập nhật sổ theo dõi Không đạt Đạt Người thực hiện - Xưởng trưởng Cơ Năng. - T.P Kỹ thuật công nghệ. Kỹ thuật xưởng cơ năng Chi cục TCĐL - Trung tâm đo lường - Kỹ thuật xưởng Cơ năng Chi cục TCĐL - Trung tâm đo lường - Kỹ thuật xưởng Cơ năng 30 c) Thủ tục: Sơ đồ 9: Thủ tục đánh giá nội bộ. 3.9 Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp – TT.09: a) Mục đích : quy định cách thức kiểm soát sản phẩm không phù hợp. b) Phạm vi áp dụng: áp dụng cho việc kiểm soát sản phẩm không phù hợp trong các quá trình sản xuất của công ty. Đối với sản phẩm không phù hợp là nguyên vật liệu đầu vào sẽ được kiểm soát theo quy định của thủ tục mua hàng và hướng dẫn kiểm tra nguyên vật liệu. Yêu cầu đánh giá nội bộ Lập thông báo đánh giá Danh sách chuyên gia Chương trình đánh giá Thông báo cho bên được đánh giá Tiến hành đánh giá: - Xác định HTQLCL có phù hợp với yêu cầu của Ē Tiêu chuẩn. Ē HTQLCL của công ty. Ē Bố trí sắp xếp được hoạch định. - Việc áp dụng có hiệu lực và duy trì không ? - Kết quả các yêu cầu khắc phục và phòng ngừa của các cuộc đánh giá trước. - Tình trạng và tầm quan trọng của các quy trình. - Các kết quả của hoạt động cải tiến. Họp kết thúc. Báo cáo đánh giá LƯU HỒ SƠ Người thực hiện Đại diện lãnh đạo về chất lượng Bộ phận ISO Trưởng đoàn ĐG và các thành viên liên quan Trưởng đoàn ĐG và các thành viên liên quan Bộ phận ISO Trưởng đoàn ĐG và các thành viên liên quan 31 c) Thủ tục: Sơ đồ 10: Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp. 3.10 Thủ tục hành động khắc phục, hành động phòng ngừa – TT.10: a) Mục đích: quy định cách thức tiến hành hành động phòng ngừa, hành động khắc phục. b) Phạm vi áp dụng: áp dụng đối với hệ thống quản lý chất lượng của công ty. c) Thủ tục: Sản phẩm không phù hợp Phát hiện và nhận biết Nhẹ Xử lý sản phẩm không phù hợp nhẹ Nặng Lập biên bản ghi nhận xử lý Quyết định biện pháp xử lý Thực hiện các biện pháp xử lý sản phẩm không phù hợp Kiểm tra Kiểm tra LƯU HỒ SƠ Không đạt Không đạt Đạt Đạt 32 Sơ đồ 11: Thủ tục hành động khắc phục, hành động phòng ngừa . Sự không phù hợp/ sự không phù hợp tiềm ẩn. Lập phiếu yêu cầu: + Hành động khắc phục. + Hành động phòng ngừa. + Xem xét, xác định nguyên nhân, + Đề xuất hành động khắc phục, hành động phòng ngừa Phê duyệt: + Hành động khắc phục. + Hành động phòng ngừa. Thực hiện: + Hành động khắc phục. + Hành động phòng ngừa. Kết quả thực hiện Kết thúc Lưu hồ sơ Không đạt Đạt Người thực hiện + Phòng kỹ thuật công nghệ + Phòng quản lý chất lượng + Bộ phận ISO + QMR + Trưởng P. quản lý chất lượng + Trưởng P. kỹ thuật công nghệ Trưởng bộ phận + QMR + Trưởng P. quản lý chất lượng + Trưởng P. kỹ thuật công nghệ Trưởng bộ phận Trưởng bộ phận 33 III. Kết quả việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong những năm gần đây: 1. Kết quả đánh giá nội bộ: 1.1 Đánh giá thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2012 của công ty: * Mục tiêu 1: “Ổn định chất lượng sản phẩm, đảm bảo các đơn đặt hàng được giao đúng hạn và không để xảy ra khiếu nại”: Tính đến hết tháng 12/2012, Công ty đã sản xuất và xuất khẩu được khoảng 15,000,000 đôi giày thể thao và khoảng 300,000 đôi đối với các bộ phận của giày (với doanh thu đạt được là 185,572,036 đô la Mỹ so với cùng kỳ năm 2011 đạt 97.4%). Và chưa có khiếu nại nào từ phía khách hàng. Các mã sản xuất tại các quá trình đều đáp ứng yêu cầu về tiến độ sản xuất, thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Kết luận: Mục tiêu 1 đạt mục tiêu đề ra. * Mục tiêu 2: “Đảm bảo 100% các quá trình được bổ sung nguồn lực. Tất cả người lao động được đào tạo tay nghề, nghiệp vụ và nhận thức về Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001:2008”. Công ty đã thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo lao động về tay nghề, nghiệp vụ và nhận thức về Hệ thống Quản lý chất lượng với 34 khoá đào tạo khác nhau cho khoảng 3,280 lượt người trong đó có những khoá đào tạo về các nội dung : vận hành các thủ tục và hướng dẫn của Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001:2008; đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên quản lý chất lượng , nhân viên kỹ thuật…Ngoài ra còn cử cán bộ để đào tạo về chuyên gia Đánh giá nội bộ tại Quacert. Các phương tiện theo dõi và đo lường được kiểm tra, hiệu chuẩn định kỳ theo quy định của Nhà nước. Công tác kiểm tra, bảo dưỡng máy móc, thiết bị đảm bảo hoạt động ổn định đáp ứng yêu cầu của sản xuất . Cơ sở hạ tầng đảm bảo đầy đủ điều kiện để thực hiện tốt các quá trình công nghệ. Nhà xưởng, kho tàng thường xuyên được xem xét, sửa chữa, cải tạo…Các trang thiết bị được bảo dưỡng và bổ sung kịp thời. Công tác môi trường được thực hiện thường xuyên tại các bộ phận và trong toàn công ty. Kêt luận 2: Mục tiêu 2 đạt được mục tiêu đề ra. 1.2 Nhận xét chung về kết quả đánh giá nội bộ: Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 được áp dụng và duy trì ở tất cả các phòng ban, các Xưởng và Phân xưởng sản xuất của công ty như đã hoạch định: 34 * Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng năm 2012 của công ty và các bộ phận đã được quán triệt ở tất cả các bộ phận, kết quả đánh giá việc thực hiện mục tiêu chất lượng như sau:  Có 06 bộ phận thực hiện được mục tiêu chất lượng năm 2012 đề ra: các phòng Xuất nhập khẩu, Tổ chức, Kỹ thuật công nghệ, Xưởng Gò, Xưởng cơ năng, Xưởng giầy thời trang.  Các bộ phận còn lại hoàn thành được một trong các mục tiêu chất lượng đề ra, mục tiêu còn lại hoàn thành được từ 90 -> đến 95% và đã có kế hoạch, biện pháp thực hiện trong những tháng còn lại : Phòng Kế hoạch vật tư, Phòng quản lý chất lượng , phòng Chế thử mẫu, Xưởng Bồi, Phân xưởng gò Thể thao.  Riềng Phòng tổ chức, về công tác tuyển dụng đạt 133%, nhưng thực tế số lao động đáp ứng được yêu cầu cho sản xuất kinh doanh đạt 78%. * Các điểm kiểm tra tại các quá trình được bố trí đủ theo hoạch định. * Các tài liệu bằng văn bản đã được cập nhật , sửa đổi và ban hành lại đến tất cả các Bộ phận, bao gồm: Sổ tay chất lượng và 7 thủ tục, hướng dẫn * Hồ sơ xem xét của lãnh đạo, hồ sơ đánh giá nội bộ và đánh giá của cơ quan chứng nhận; Hồ sơ ban hành/Sửa đổi, Nhật ký theo dõi sửa đổi tài liệu. Danh mục cập nhật tài liệu được cập nhật đầy đủ, rõ ràng. * Tài liệu lỗi thời được kiểm soát theo quy định của thủ tục. * Tất cả các mã hàng đều được sản xuất trong điều kiện được kiểm soát: Từ sản xuất thử, sản xuất mẫu đối đến sản xuất hàng loạt, bố trí các điểm kiểm tra…đều tuân thủ các yêu cầu của thủ tục, hướng dẫn, quy trình công nghệ và của sản phẩm. 2 Việc thực hiện các quá trình trong công ty: 2.1 Kết quả sản xuất kinh doanh tính đến hết tháng 12/2012: Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện 12tháng/2012 SS cùng kỳ 2011(%) Dự kiến thực hiện 2012 SS thực hiện 2012(%) 2.Doanh thu USD 185,572,036 97.4 % 190,000,000 97.67 % 4. Tổng sản phẩm Đôi 15,500,000 97 % 16,000,000 96.87 % 35 Reebok Đôi 6,750,000 88.2% Adidas Đôi 8,750,000 105% Thu nhập BQ/LĐ/tháng Đồng 4,938,000 131% 2.2 Đánh giá việc kiểm tra và xác nhận: * Kiểm tra xác nhận nguyên vật liệu đầu vào:  Cao su, hoá chất, xăng keo được thực hiện tốt, kịp thời phát hiện sự không phù hợp, không để xảy ra sự cố do dùng vật tư kém chất lượng .  Nguyên vật liệu mũ giầy, bao gói thực hiện đúng các quy định kiểm tra các chủng loại nguyên vật liệu khi mua về công ty, chất lượng nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu. * Kết quả kiểm tra tính cơ lý bán thành phẩm cao su, đế dép, bám dính luôn đạt yêu cầu so với TCVN 1677- 86 và các yêu cầu của khách hàng . 2.3 Phân tích xu hướng các quá trình công nghệ và sản phẩm: * Sản phẩm có nhiều thay đổi về kiểu dáng, mẫu mã, có nhiều loại vật tư mới, đa dạng như vải thêu, vải kim tuyến, vải in với nhiều chất liệu, nhiều màu, các loại da… * Phân tích tính năng cơ lý bán thành phẩm cao su (lực kéo đứt, độ dãn dài, mài mòn…) và độ uốn gập của đế dép ổn định, không còn xu hướng bất thường. * Lực bám dính giữa viền và mũ giầy trong giới hạn kiểm soát, không có xu hướng bất thường. * Thông số quá trình tại các thiết bị vẫn được duy trì và tuân thủ đúng quy định, đảm bảo chất lượng sản phẩm. 2.4 Sự đáp ứng các yêu cầu của nhà cung ứng: * Hầu hết các nhà cung ứng đều đáp ứng được chất lượng đầu vào, giá cả phù hợp, đáp ứng thời gian giao hàng theo kế hoạch sản xuất. * Có sự điều chỉnh kịp thời khi có yêu cầu mới hoặc thông báo của công ty. 2.5 Kết quả thực hiện việc mua hàng: Quá trình mua hàng được thực hiện theo đúng các yêu cầu trong thủ tục mua hàng3. 3 Thủ tục mua hàng – trang 26 36 * Về tiến độ 85%-90% các chủng loại vật tư đáp ứng theo yêu cầu sản xuất, môt số vật tư phụ liệu cho quá trình may và vật tư phức tạp chưa đáp ứng kịp thời. * Chất lượng vật tư: được kiểm soát, đáp ứng theo yêu cầu của sản phẩm. * Về giá cả, phù hợp với tình hình thị trường. 2.6 Máy móc thiết bị: * Cơ bản đáp ứng được yêu cầu của các quá trình sản xuất. * Tồn tại:  Còn có lúc chưa đáp ứng được yêu cầu của sản xuất do thiếu vật tư dự phòng.  Việc chuẩn đoán và điều kiện bảo dưỡng chưa đầy đủ dẫn đến một số thiết bị còn hỏng vặt và việc sửa chữa kéo dài.  Trong năm 2011 do công ty nhận đơn hàng vượt quá năng suất sản xuất của máy móc thiết bị cho nên năm 2012 công ty chỉ nhận đơn hàng vừa với năng lực sản xuất của công ty, bên cạnh đó công ty cũng tiến hành đầu tư thêm máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 3 Các vấn đề liên quan đến khách hàng: 3.1 Xem xét hợp đồng: * Được duy trì và thực hiện theo Hướng dẫn xem xét hợp đồng – HD.02. * Việc xem xét hợp đồng(đơn hàng) của khách hàng được tiến hành thuận lợi:  Trao đổi kịp thời các thông tin với khách hàng về mẫu, giá cả, không có phàn nàn của khách hàng.  Mẫu giao hàng, mẫu đối đáp ứng về chất lượng và thời gian giao hàng.  Giao hàng (thành phẩm) phù hợp với các yêu cầu thực tế của khách hàng. 3.2 Quá trình giao mẫu: * Được duy trì và thực hiện thường xuyên theo hướng dẫn xem xét hợp đồng-HD.02 * Đã tổ chức giám sát, kiểm tra tốt việc giao mẫu cho khách hàng. Từ đầu năm đến nay Phòng chế thử mẫu đã làm và giao được 87,9000 đôi giầy mẫu và 1,500 đôi giầy mẫu giá cao đạt yêu cầu chất lượng cho các khách hàng truyền thống * Quá trình giao mẫu nhìn chung đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. 37 3.3 Kết quả đo lường sự thoả mãn của khách hàng: Theo kết quả đo lường sự thoả mãn của khách hàng đầu năm 2012 đến nay và việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, kết quả đánh giá như sau: * Thái độ và dịch vụ đối với khách hàng : Tôt. * Sản phẩm mẫu  Chất lượng : Tôt.  Thời hạn giao hàng : Đạt yêu cầu ở mức tốt. * Chất lượng sản phẩm  Tại các quá trình Cắt, May: Đạt yêu cầu ở mức tốt.  Tại quá trình Bao gói : Đạt yêu cầu.  Tại quá trình bồi và bám dính : Đạt yêu cầu ở mức tốt. * Về thời hạn giao hàng : Đạt yêu cầu ở mức tốt * Về thanh toán và giải quyết khiếu nại : Đạt yêu câu. Tồn tại: Có thời điểm không đủ một số cỡ theo nhu cầu tiêu dùng trong nước. Đánh giá tổng thể: Thoả mãn các yêu cầu của các khách hàng. 3.4 Nhận giải quyết các thông tin của khách hàng: * Được duy trì và thực hiện theo Thủ tục 04- các vấn đề liên quan đến khách hàng.4 * Thông tin được nhận và xử lý kịp thời giữa Công ty và khách hàng. * Chưa có khiếu nại. * Tồn tại: Có lúc phổ biến thông tin theo các thông báo của khách hàng chậm gây chờ đợi trong quá trình sản xuất. 4 Nguồn lực: 4.1 Tổng hợp phân tích nguồn lực: * Tổng số lao động có mặt đến tháng 12/2012 tại Hwaseung Vina là: 15,000 người Trong đó: - Trình độ Đại học và trên đại học : 572 - Trình độ cao đẳng, trung cấp : 985 - Trình độ sơ cấp : 184 4 Thủ tục 04 - trang 24 38 - Trình độ bậc thợ Bậc 1 :3,174 Bậc 2 : 5,823 Bậc 3 : 2,057 Bậc 4 : 1,223 Bậc 5 : 232 Bậc 6 : 750 Bậc 7 : 21 Tổng số lao động đã xử lý chấm dứt hợp đồng lao động đến 31/12/2012 là 385 lao động 4.2 Công tác tuyển dụng: * Từ tháng 1/2012 đến tháng 12/2012, Công ty đã tổ chức tuyển dụng 10 đợt gồm 1,426 người, trong đó:  Nhân viên nghiệp vụ : 67 người.  Công nhân : 1,359 người. * Quá trình tuyển dụng tuân thủ đúng các yêu cầu của thủ tục Quản lý nguồn nhân lực- TT.03 5 thuộc hệ thống ISO 9001:2000. 4.3 Công tác đào tạo: * Từ tháng 1/2012 đến nay, công ty đã tổ chức 34 các khóa đào tạo với số lượng 3,280 lượt người. * Quá trình đào tạo tuân thủ đúng các yêu cầu của thủ tục Quản lý nguồn nhân lực – TT.04. * Tồn tại: năng lực kiểm tra của công nhân tại các điểm kiểm tra chưa theo kịp sự thay đổi về kết cấu sản phẩm. 4.4 Về cơ sở hạ tầng: Đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh: * Nhà xưởng:  Sửa chữa cải tạo, nâng cấp trên 8,000 m2 đường đi nội bộ.  Thay mái tôn 8.500 m2 nhà kho phân xưởng Cán. 5 Thủ tục 03 – trang 23. 39  Sửa chữa, bảo dưỡng cửa đi, cửa sổ, nền nhà các phân xưởng. * Trang thiết bị:  Mua mới 2 máy điều hoà.  Bảo dưỡng, sửa chữa 20 lượt máy photocopy, các máy lọc nước.  Mua thêm 1 máy laser, 20 máy trong quá trình sản xuất giày.  Mua mới 2 máy ép khuôn 8 trạm và 1 máy ép khuôn 4 trạm. * Dịch vụ:  Đưa đón trên 100 lượt khách trong và ngoài nước  Phục vụ trên 300 lượt khách ăn nghỉ tại công ty.  Phục vụ hơn 6000 lượt/ ngày cán bộ nhân viên ăn tại bếp ăn Công ty.  Đưa đón công nhân từ TP.HCM đến KCN * Môi trường:  Thu gom, vận chuyển 800m3 rác thải. Vệ sinh các bể chứa nước sinh hoạt, bể nước thu hồi Duy trì ngày môi trường toàn công ty hàng tuần. 40 PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 CỦA CÔNG TY GIẦY HWASEUNG VINA: I.Một số giải pháp: 1. Đào tạo về chất lượng : Giáo dục đào tạo là các chiến thuật trong một chiến lược rộng lớn để thực hiện quản lý chất lượng. Mục tiêu của đào tạo chất lượng là truyền đạt nhu cầu của khách hàng đến mọi người trong công ty, chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến, những đổi mới trong tương lai, những quyết định mới cần được triển khai. Để đạt được hiệu quả, chương trình đào tạo cần được hoạch định một cách có hệ thống và khách quan. Công tác đào tạo cần phải được tiến hành liên tục để đáp ứng những thay đổi về công nghệ, về môi trường hoạt động và cơ cấu của công ty mà đặc biệt là những thay đổi về bản thân những người lao động trong công ty. Hoạt động đào tạo được triển khai từ cấp lãnh đạo cao nhất đến các nhân viên. Đào tạo chất lượng xuất phát từ chính sách chất lượng và được thực hiện theo một chu trình khép kín sau: Chính sách chất lượng Đào tạo Phân công trách nhiệm Xác định mục tiêu Xây dựng tiêu chuẩn đào tạo Nêu nhu cầu đào tạo Kiểm định tính hiệu lực Đánh giá kết quả Thực thi & theo dõi C hương trình & tài liệu 41 Một trong số các nội dung quan trọng của chính sách chất lượng là đưa mọi người cùng tham gia vào quá trình quản lý chất lượng của công ty. Do vậy, chương trình đào tạo chất lượng của công ty phải được tổ chức theo từng ngành nghề của người lao động, những người mới phải nắm được các nội dung cơ bản của quản lý chất lượng, những người lao động đã có thâm niên thì phải hiểu sâu hơn về quản lý chất lượng và đẩy mạnh áp dụng các kiến thức đã có được vào thực tiễn. Những người quản lý trung gian cũng phải nắm được các kiến thức về quản lý chất lượng để quản lý các lĩnh vực thuộc trách nhiệm quản lý của mình một cách hiệu quả hơn. Những nhà quản lý cấp cao của công ty cũng cần phải nắm chắc quản lý chất lượng để giải quyết các vấn đề ở tầm công ty. a) Đào tạo cấp lãnh đạo cao nhất của công ty: Người lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định chính sách và chiến lược chất lượng của công ty. Đào tạo huấn luyện có vai trò làm cho người lãnh đạo nhận thức rõ nội dung, ý nghĩa của hệ thống quản lý chất lượng để họ cam kết, bắt tay thực sự vào thực thi. Mục tiêu của chương trình đào tạo là hướng các nhà quản lý vào:  Đáp ứng các đòi hỏi của khách hàng – bên trong và bên ngoài công ty.  Xác định chuẩn mực cần đạt được  Theo dõi hoạt động chung về chất lượng – chi phí chất lượng  Triển khai một hệ thống chất lượng tốt – ngăn ngừa.  Áp dụng một phương pháp kiểm soát quá trình. b) Đào tạo cán bộ trung gian: Một cán bộ quản lý tham mưu là trưởng phòng chất lượng cần phải được đào tạo đặc biệt. Trưởng phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm quản lý hệ thống chất lượng toàn công ty bao gồm: việc thiết kế, vận hành và kiểm tra hệ thống đó. Người phụ trách quản lý chất lượng và các trợ lý cần được huấn luyện cách giúp đỡ các đồng nghiệp trong việc thiết kế và tác nghiệp các hệ thống quản lý chất lượng trong phạm vi chức năng của họ, giúp các trợ lý hoàn thành tốt nhiệm vụ và phối hợp các biện pháp khác một cách hiệu quả. Các cán bộ quản lý trung gian cần được huấn luyện toàn diện về các khái niệm, kỹ thuật và việc vận dụng những quá trình kiểm soát bằng phương pháp thống kê. Nếu thiếu những công cụ đó hệ thống chất lượng sẽ nằm ì, không còn sức sống. Nôi dung của việc đào tạo gồm:  Giới thiệu về chất lượng và quản lý chất lượng : nhận thức, cam kết, chính sách, chi phí, khâu cung ứng , khách hàng… 42  Kiểm tra một cách có hệ thống : các công cụ và kỹ thuật cơ bản như: phân tích pareto, phân tích nhân quả, đồ thị lưu đồ và giải thích về các công cụ và kỹ thuật này.  Kiểm soát sản phẩm: sử dụng phương pháp lấy mẫu, đánh giá hoạt động.  Kiểm soát các quy trình của tổ chức.  Các đổi mới cải tiến chất lượng. c) Cấp giám sát thứ nhất: Cấp giám sát thứ nhất là nơi các hoạt động quản lý chất lượng được quản lý thực tế. Nội dung đào tạo: giải thích rõ ý nghĩa của chính sách chất lượng, các nguyên tắc của hệ thống , giải thích rõ vai trò của những người quản đốc, giám sát viên ở cấp này trong việc vận hành hệ thống chất lượng, kiểm tra quá trình bằng phương pháp thống kê và yêu cầu cam kết thực hiện đối với họ trong chương trình quản lý chất lượng. Tôt hơn là nên để cấp lãnh đạo trung gian tham gia vào việc đào tạo cho cấp giám sát này để : (1) đảm bảo được rằng nội dung truyền đạt của họ không bị bóp méo; (2) làm cho cán bộ thuộc cấp quản đốc phân xưởng hiểu rằng toàn bộ lãnh đạo cty có quan tâm lớn đối với chương trình chất lượng và mong muốn mọi người rèn luyện chăm chỉ và tham gia tích cực vào chương trình chất lượng của công ty. Cần phải huấn luyện cho họ về cách tác nghiệp phù hợp, hiệu quả, và an toàn, cách bảo quản máy móc, và các quy trình, cách quản lý con người và ban hành các quyết định thực thi đúng đắn. Quản đốc phân xưởng là mắt xích then chốt trong việc đào tạo tất cả các nhân viên khác. Khi đào tạo các trưởng nhóm chất lượng cần tránh cả 2 nguy cơ là đào tạo quá đơn giản hoặc đào tạo quá chuyên môn hoá. Ngược lại, các huấn luyện viên cần chú trọng vào thực hành. d) Đào tạo cho tất cả các nhân viên khác: Nhận thức được vấn đề rằng nếu chương trình quản lý chất lượng không đến được với những người lao động ở cấp cơ sở thì chương trình quản lý chất lượng do các nhà quản lý cấp cao khởi thuỷ sẽ không thành hiện thực và không thể thành công được. Đối với cán bộ, nhân viên nội dung đào tạo gồm: những nội dung cơ bản của chất lượng đặc biệt phải chú ý đến việc sử dụng những ví dụ minh hoạ thât đơn giản, dễ hiểu để giải thích các thuật ngữ, khái niệm. Mỗi người cần được huấn luyện tỷ mỷ về các quy trình chất lượng liên quan đến công việc của họ. Họ cần phải được đào tạo đầy đủ về kỹ thuật, nghiệp vụ, nhưng họ cũng cần phải nắm được nhu cầu của khách hàng. Ban đầu, hệ thống quản lý chất lượng còn là một khái niệm khó du nhập, do vậy cần có thời gian để hệ thống ăn sâu bén rễ vào tiềm thức của mỗi người trong công ty. Điều quan trọng là 43 chương trình đào tạo chất lượng phải có mối quan hệ khăng khít, hữu cơ với các nghiệp vụ của người nhân viên. Vì vậy khó có thể nêu ra một chương trình đào tạo cụ thể cho nhóm này. 2. ISO Oline:6 Trong những năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã đi vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống và hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn quốc tế ISO cũng không phải là một ngoại lệ: công ty có thể quản lý hệ thống ISO của mình trực tuyến, hay còn gọi là ISO Online. Theo chức năng, hệ thống ISO được áp dụng ở công ty phục vụ 3 đối tượng: người quản lý (lãnh đạo tổ chức); người quản trị hệ thống (QMR); người sử dụng (các nhân viên trong doanh nghiệp). Trong khi đó, tiêu chí của ISO Online là cung cấp đúng tài liệu cho đúng người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ. Điều này là một ưu điểm của hệ thống thông tin hiện nay đặc biệt khi mà hệ thống viễn thông ngày càng phát triển cho phép máy tính kết nối mọi lúc mọi nơi và thông qua mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN) hay thậm chí qua mạng Internet cho phép người dùng truy cập hệ thống không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Tại sao cần áp dụng ISO Online? Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 là bước chuẩn bị tốt và cần thiết, tạo thuận lợi cho việc tin học hóa hoạt động của công ty. Có một sự liên hệ mật thiết giữa hệ thống ISO 9000 và CNTT. CNTT có thể hỗ trợ tốt cho việc quản lý hoạt động theo hệ thống ISO 9000 của công ty. Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO Online sẽ tạo ra cho công ty một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc trao đổi thông tin, hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý bằng giấy tờ, tài liệu; tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn. ISO Online tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng. Ngoài ra, hệ thống ISO Online được thiết kế với khả năng mở rộng truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet. 6 -ISO-Online/45127908/217/ 44 So với ISO truyền thống, ISO Online có những lợi ích đối với các đối tượng phục vụ của ISO trong công ty. Cụ thể, đối với QM R: việc quản lý hệ thống tài liệu hồ sơ được thực hiện đơn giản dễ dàng và nhanh chóng - chỉ cần nhập thêm một tài liệu lên hệ thống thì tất cả những người liên quan ngay tức thì đã nhận được và có thể truy cập ngay. Đối với nhân viên: có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có thể đọc một hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình thực hiện công việc của mình, không bao giờ bị sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời. Việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc được thực hiện một cách dễ dàng và tập trung (lưu trên máy chủ) và tất cả hồ sơ hệ thống sẽ lưu theo các công việc cụ thể. Quá trình tạo hồ sơ và phê duyệt hồ sơ trực tuyến khi thực hiện công việc, hệ thống e-mail nội bộ tích hợp để trao đổi thông tin, cảnh báo tất cả các thay đổi của bất kỳ một tài liệu nào, hệ thống cho phép phân quyền truy cập và tìm kiếm hồ sơ dễ dàng. Đối với người quản lý: có thể kiểm soát được toàn bộ hồ sơ, công việc, và trạng thái của mỗi công việc đã giao cho cấp dưới. Có thể xem hàng loạt các báo cáo về công việc, nhân sự, khách hàng ngay tức thì tại phòng làm việc của mình mà không cần phải chờ thư ký tập hợp một vài ngày. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình thực hiện các công việc mình phải làm và công việc mình đã giao - trạng thái, tiến độ. Các bước triển khai ISO Online Để triển khai áp dụng hệ thống ISO Online, có thể có các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp giải pháp. Riêng hệ thống quản lý ISO Online (Click2K) của Trung tâm năng suất Việt Nam có tên là Click2K, với chuyên gia tư vấn sẽ cùng với doanh nghiệp thực hiện theo 3 bước cơ bản dưới đây: 1- Khảo sát hệ thống: bước quan trọng quyết định đến thành công của dự án, cần xác định tình trạng hiện tại của hệ thống bao gồm thông tin hệ thống hạ tầng (phần cứng) và xác định rõ các đặc thù quản lý, các yêu cầu của công ty và từ đó sẽ lập nên kế hoạch yêu cầu tùy biến ứng dụng (customization) phù hợp với công ty. 2- Tùy biến ứng dụng: do đặc thù của hệ thống ISO là một hệ thống chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp nhưng có những đặc thù riêng, chính vì vậy mà tùy biến ISO Online là điều bắt buộc - không thể sử dụng hoàn toàn hệ thống của tổ chức này áp dụng cho doanh nghiệp khác. Căn cứ vào các yêu cầu đặc thù, giải pháp sẽ được tùy biến theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp. 3- Chuyển đổi hệ thống: là bước đòi hỏi sự cam kết của lãnh đạo và sự hợp tác của cán bộ nhân viên trong công ty. Để chuyển đổi từ phong cách làm việc thủ công sang làm việc trên máy tính thông qua một hệ thống thống nhất không phải là đơn giản. Bước này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của chuyên gia tư vấn cũng như của toàn bộ công ty. 45 Cần gì để áp dụng ISO Online? Yêu cầu đầu tiên của CNTT trực tuyến là công ty phải có hệ thống mạng nội bộ để các máy tính trong toàn doanh nghiệp có thể “nói chuyện” được với nhau. Tùy thuộc vào giải pháp của nhà cung cấp mà công ty cần phải chuẩn bị các hệ thống ứng dụng nền tảng cần thiết cho việc chạy ứng dụng. Ví dụ, hệ điều hành (Windows Server, Unix...), hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (SQL server, Oracle...). Để áp dụng thành công hệ thống ISO Online cần các điều kiện: đào tạo, hướng dẫn một cách hệ thống cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty để mọi người có thể vận hành thành thạo hệ thống này (cũng như hệ thống ISO truyền thống. Để áp dụng có hiệu quả doanh nghiệp phải thực sự “nhúng” hoàn toàn hệ thống hiện hành vào hệ thống ISO 9000, nếu không khi áp dụng hệ thống ISO không những không có hiệu quả mà còn phản tác dụng, tức là tạo thêm gánh nặng, thêm công việc cho mỗi nhân viên. Ngoài ra, vai trò của chuyên gia tư vấn cũng hết sức quan trọng. 3. Thành lập các nhóm chất lượng trong công ty: Định nghĩa: “Nhóm chất lượng”  Là một nhóm ít người  Cùng trong một đơn vị công tác  Tự nguyện tham gia các hoạt động chất lượng Hoạt động nhóm chất lượng:  Với nội dung chủ yếu là kiểm soát và cải tiến chất lượng  Sử dụng các công cụ quản lý và cải tiến chất lượng Mục đích:  Nâng cao khả năng quản lý và lãnh đạo cho quản đốc, đốc công và động viên mọi người tham gia để không ngừng tiến bộ.  Nâng cao ý thức của người lao động, tạo ra một môi trường làm việc trong đó mọi người không những chỉ ý thức được về vấn đề chất lượng mà còn biết chủ động giải quyết những vấn đề tồn tại để cải tiến chất lượng.  Tạo ra những hạt nhân để thực hiện chủ trương, chính sách do lãnh đạo đề ra nhằm không ngừng nâng cao chất lượng. Mục tiêu cơ bản của hoạt động nhóm chất lượng: 46  Đóng góp cho sự cải tiến và phát triển của công ty: hoạt động nhóm chất lượng chủ yếu xoáy vào việc xử lý những vấn đề tồn tại nhằm không ngừng cải tiến chất lượng nói riêng và phát triển công ty nói chung.  Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, trong sáng trên cơ sở tôn trọng người lao động.  Khai thác khả năng và tiềm năng to lớn của người lao động. Những nguyên tắc của hoạt động nhóm chất lượng  Nhóm chất lượng ra đời và trưởng t hành tại chính nơi làm việc của người lao động  Tạo ra, một hình thức hoạt động phong phú, có thể lôi kéo được mọi người tham gia, kể cả những người ít nói, ít năng động nhất.  Hoạt động nhóm chất lượng chỉ diễn ra trong thời gian làm việc và không vượt quá phạm vi công việc hàng ngày.  Hoạt động nhóm chất lượng bắt đầu từ những việc bình thường nhất, dễ giải quyết nhất sau đó dần dần chuyển sang những việc khó khăn hơn, phức tạp hơn.  Tại nơi làm việc phải tạo ra “Tình trạng được kiểm soát” một cách ổn định, có biện pháp phòng ngừa tái diễn và dự kiến trước được những vấn đề có khả năng xẩy ra.  Tìm những chủ đề thích hợp, đúng lúc, đề ra mục tiêu cụ thể nhằm liên tục cải tiến.  Vận động mọi người tham gia trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và hợp tác với nhau.  Mọi người đều có quyền trình bày ý kiến cá nhân của mình một cách chân thành, cởi mở trên cơ sở khả năng của riêng mình.  Thực hành các kỹ thuật kiểm tra chất lượng và quản lý chất lượng đã được học để giải quyết từng vấn đề cụ thể. Quá trình học tập - áp dụng - học tập - áp dụng... sẽ làm mọi người nâng cao được trình độ và cảm thấy thích thú.M ỗi người sẽ có niềm vui to lớn khi họ tự giải quyết được một vấn đề cụ thể và sẽ có ham muốn được tiếp tục khám phá - giải quyết. Nơi làm việc không chỉ là nơi làm việc kiếm sống mà còn là nơi để thể hiện được sự sáng tạo, do đó người lao động cảm thấy có ý nghĩa.  Các nhóm chất lượng giao tiếp, trao đổi kinh nghiệm thông qua các hội nghị nhóm chất lượng, hội thảo... ở cả bên t rong và bên ngoài làm tăng cường sự hiểu biết, tăng cường tính đoàn kết.Các nhóm chất lượng t hực hiện nguyên tắc “Có cho, có nhận” để mọi người có cơ hội giúp đỡ lẫn nhau. 47 Những yếu tố cơ bản của hoạt động nhóm chất lượng  Tự nâng cao trình độ  Hoạt động tự nguyện  Hoạt động nhóm  Động viên mọi người tham gia  áp dụng các kỹ thuật kiểm tra chất lượng  Nhóm chất lượng bắt nguồn từ nơi làm việc  Làm cho các hoạt động nhóm chất lượng tồn tại lâu bền  Cùng nhau phát triển  Sự sáng tạo  ý thức về chất lượng, ý thức về những vấn đề t ồn tại, và ý thức về sự cải tiến. 4. Xây dựng một hệ thống sản xuất tức thới(Just-in-time JIT): Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: "đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm". Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bỏ. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng muốn. Nói cách khác, JIT là hệ thống sản xuất trong đó các luồng nguyên vật liệu, hàng hoá và sản phẩm truyền vận trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có đầu vào vận hành. JIT tạo ra các lợi điểm sau: - Giảm các cấp độ tồn kho bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hoá. - Giảm không gian sử dụng. - Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế liệu và sản phẩm lỗi. - Giảm tổng thời gian sản xuất. - Linh hoạt hơn trong việc thay đổi phức hệ sản xuất. - Tận dụng sự tham gia của nhân công trong giải quyết vấn đề. - Áp lực về quan hệ với khách hàng. 48 - Tăng năng suất và sử dụng thiết bị. - Giảm nhu cầu về lao động gián tiếp. Cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ truyền thông thông tin, JIT đã trở thành khả năng cạnh tranh phải có đối với bất cứ doanh nghiệp nào. II. Một số tồn tại và đề xuất khắc phục: 1. Một số tồn tại:  Về việc thực hiện mục tiêu chất lượng: có bộ phận còn chưa tiến hành đánh giá (Xưởng gò thể thao), hoặc đánh giá chưa đầy đủ, chưa sát (Phòng tiêu thụ, phòng chế thử mẫu, phân xưởng cán, xưởng bồi)  Về kiểm soát hồ sơ chất lượng : + Hồ sơ lưu thiếu thông tin: • Phòng xuất nhập (đào tạo) • phòng kế hoạch vật tư (đánh giá nhà cung ứng , kiểm tra vật tư) • Phòng chế thử mẫu (hồ sơ chế thử mẫu) • Phòng quản lý chất lượng (biên bản sản phẩm không phù hợp) • Phân xưởng cán, gò thể thao (sổ theo dõi quá trình đào tạo) • Phân xưởng cắt, xưởng thời trang, xưởng cơ năng(hồ sơ máy móc thiết bị) + Hồ sơ thiếu danh mục hoặc cập nhật chưa thuận tiện cho việc tra cứu: phòng kế hoạch vật tư, Phòng chế thử mẫu, phân xưởng cán.  Sổ nhật ký chưa phản ánh đầy đủ diễn biến của quá trình sản xuất.  Việc lập biên bản sản phẩm không phù hợp chưa phản ánh đầy đủ diễn biến của quá trình sản xuất.  Chưa đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý  Công nhân làm công tác kiểm tra tại các điểm kiểm tra còn để lọt lưới các sản phẩm không phù hợp. 2. Đề xuất khắc phục:  Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Hệ thống Quản lý chất lượng tại các bộ phận 49  Tăng cường kiểm soát việc thực hiện theo yêu cầu tại các điểm kiểm tra của mọi quá trình.  Tăng cường công tác đào tạo và đào tạo lại , nâng cao tay nghề cho công nhân kiểm tra , nhân viên nghiệp vụ và nhân viên lưu giữ hồ sơ tại các bộ phận.  Soát xét, sửa đổi các thủ tục và hướng dẫn có liên quan đối với vấn đề tiếp nhận và giải quyết các thông tin từ khách hàng trong quá trình sản xuất.  Sửa đổi cách xây dựng quy trình công nghệ tiện ích hơn áp dụng công nghệ thông tin  Tuân thủ việc sử dụng tem kiểm tra để kiểm soát và phân loại sản phẩm tránh hiện tượng sản phẩm hỏng bị bỏ sót. Phòng kế hoạch cung cấp tem kịp thời cho các bộ phận thực hiện  Để đảm bảo chất lượng đồng màu sắc trên đôi, đề nghị có biện pháp kiểm soát nhà cung ứng nhuộm màu chuẩn theo mẫu đối của khách hàng. Đối với vật tư mà khách hàng cung cấp, cần có kế hoạch cụ thể để đảm bảo tính đồng bộ của sản phẩm.  Đối với nguyên vật liệu biến động phức tạp trong công nghệ bồi tráng, phòng kỹ thuật công nghệ nghiên cứu kỹ để đưa ra quy trình công nghệ bồi hợp lý trước khi sản xuất hàng loạt.