Tiểu luận Tổng hợp tại công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc

tài chính, các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Nội dung của quy chế đồng bộ thống nhất với các quy chế quản lý khác của công ty. Hình thức tổ chức hạch toán của công ty là tập trung – phân tán: Văn phòng của công ty thực hiện quản lý và hạch toán tập trung kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty; các đơn vị , các chi nhánh xí nghiệp thực hiện hạch toán phụ thuộc ( hạch toán không đầy đủ ) các Trạm là đơn vị hạch toán báo sổ. Công ty giao kế hoạch sử dụng vốn cho đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Các đơn vị thực hiện điều động vốn theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Việc mua tài sản cố định, mua công cụ lao động tại đơn vị từ 3000.000 đ trở lên các đơn vị phải báo cáo và được sự đồng ý của công ty mới được thực hiện. Tổng giám đốc công ty Quản đốc phân xưởng Phân xưởng cắt Phân xưởng may PX đóng gói Phân xưởng là Phòng KCS Các đơn vị sử dụng vốn vào liên doanh liên kết với các đối tác khi có phương án đã được Công ty duyệt. Công ty mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước. Căn cứ vào nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty sẽ quyết định việc mở tài khoản phụ cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đồng thời quyết định đóng khi cần thiết. Những quy định cụ thể: Về quản lý vốn Công ty thực hiện giao kế hoạch vốn cho các đơn vị chủ động khai thác sử dụng có kế hoạch, đúng mục đích, tích kiệm, nhằm bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả Công ty giao vốn cố định cho các đơn vị là toàn bộ giá trị còn lại của tài sản cố định hiện các đơn vị đang quản lý và số phát sinh trong năm. Công ty căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và số vốn lưu động hiện có đang hoạt động, cân đối giao vốn để các đơn vị sử dụng cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Công ty dành một phần vốn lưu động dự phòng tại văn phòng công ty để điều hoà khi cần thiết. Vốn khấu hao cơ bản được quản lý tập trung tại công ty để tái đầu tư mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đầu tư của công ty. Trong quá trình sản xuất kinh doanh với số vốn tín dụng công ty giao theo kế hoạch nếu không đáp ứng đủ nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh đơn vị có thể đề nghị công ty uỷ quyền để đơn vị vay trực tiếp tại ngân hàng địa phương hoặc công ty vay hộ các đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích có hiệu quả và trả đúng hạn. Ngoài ra các đơn vị còn được huy động vốn của CBCNV trong đơn vị hoặc tổ chức cá nhân khác để phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhưng lãi suất không cao hơn lãi suất cơ bản tại thời điểm do Ngân hàng Công thương địa phương công bố. Về quản lý chi phí và giá thành Công ty và các đơn vị thực hiện quản lý chi phí và giá thành theo quy định của nhà nước tại nghị định 59, nghị định 27, các thông tư số 62, 63 của Bộ tài chính: Công ty giao chỉ tiêu thu sử dụng vốn cho các đơn vị trong kế hoạch lợi nhuận thực hiện chỉ tiêu này xác định theo tỷ lệ thu sử dụng vốn của Nhà nước quy định hiện hành và được tách riêng để xác định hiệu quả kinh doanh. Nếu lợi nhuận thực hiện lớn hơn thu sử dụng vốn kết quả sản xuất kinh doanh là có lãi và ngược lại Ngoài vốn kế hoạch được giao đơn vị có thể sử dụng nguồn vốn dự phòng của Công ty, những khoản phải nộp, phải chuyển trả theo quy định, nhưng chưa nộp, chưa chuyển được coi như đơn vị sử dụng vốn vượt kế hoạch được giao. Để đảm bảo sự công bằng giữa các đơn vị về sử dụng vốn, công ty thực hiện tính thu sử dụng vốn vượt kế hoạch, mức thu do Công ty tự quy định hàng năm thấp hơn lãi suất tiền vay của Ngân hàng công thương Việt Nam và được ghi vào văn bản giao kế hoạch đầu năm, đơn vị hạch toán vào chi phí và được thu về công ty hạch toán giảm chi phí chung của Công ty. Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí cần thiết cho công tác quản lý của công ty được Nhà nước cho phép phân bổ vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Hàng năm trên cơ sở số thực hiện của năm trước và dự kiến những khoản chi phí cần thiết của năm kế hoạch. Công ty tạm tính và phân bổ cho các đơn vị và được giao cùng với kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cuối năm căn cứ vào số thực tế để tính toán phân bổ chính thức và được thông báo đối chiếu xác định công nợ nội bộ trước khi lập báo cáo quyết toán tài chính năm. Về Tiền lương: Được thực hiện theo quy chế quản lý tiền lương của công ty. Hàng tháng đơn vị căn cứ vào quy định để tạm trích quỹ tiền lương chi trả cho người lao động. Mức tạm trích: Đơn vị sản xuất < 90% đơn giá kế hoạch công ty giao, đơn vị kinh doanh – dịch vụ < 80% đơn giá kế hoạch công ty giao. Nếu 1 tháng chưa có hiệu quả thì đơn vị tạm chi tối đa bằng mức lương cơ bản và cuối quý tạm tính lương của quý. Nếu sau 3 tháng liên tục không có hiệu quả thì đơn vị chỉ được tạm chi lương tối thiểu. Nếu sau 6 tháng không có hiệu quả thì đơn vị phải báo cáo công ty cho ý kiến. Việc chi trả lương hàng tháng phải tuân theo quy chế trả lương của đơn vị đã được công ty duyệt. Nếu đơn vị chưa xây dựng xong quy chế trả lương thì phải có quy định tạm thời thống nhất trong nội bộ đơn vị và báo cáo công ty. Cuối năm đơn vị quyết toán quỹ tiền lương báo cáo công ty duyệt. Lập quỹ lương dự phòng: Quỹ lương dự phòng cho năm sau của công ty được lập < 7% tổng quỹ lương năm kế hoạch của công ty. Các khoản tiền lương, thu nhập và các khoản nộp của người lao động đều phải được ghi vào sổ lương. Việc hạch toán tiền lương trong Công ty phải thực hiện đúng quy định của Nhà nước. Hạch toán riêng tiền lương theo từng nguồn hình thành : Sản xuất – Kinh doanh - Dịch vụ. B- Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị 1. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy: Do đặc điểm kinh doanh của công ty đa dạng và phức tạp; các Xí nghiệp và các chi nhánh phân tán ở nhiều nơi rất khó cho việc thu thập số liệu, chi phí cho việc chuyển số liệu về công ty hàng ngày là khá cao. Để khắc phục được nhược điểm này Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán; bao gồm: Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong toàn đơn vị: Thu nhận các báo cáo kế toán từ các đơn vị phụ thuộc gửi về để tổng hợp lập báo cáo chung toàn đơn vị. Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán của toàn đơn vị. Phòng kế toán ở đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ tiến hành hạch toán toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc đó. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán: 1.2.1. Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán – tài chính, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế – tài chính của Nhà nước tại đơn vị. Kế toán trưởng phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của cơ quan tài chính cùng cấp. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trưởng như sau: Về nghiệp vụ chuyên môn: Tổ chức công tác kế toán – tài chính và bộ máy kế toán – tài chính trong doanh nghiệp một cách hợp lý, khoa học. Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tính toán, trích nộp đủ, đúng, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ và kịp thời các tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao mòn, hư hỏng, các vụ tham ô và các trường hợp xâm phạm tài sản, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết xử lý. Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán – tài chính theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp và trong các đơn vị trực thuộc. Tổ chức hướng dẫn và thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán do Nhà nước quy định. Tổ chức, bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị. Về vai trò kiểm soát viên, Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát: Việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các chính sách chế độ đối với người lao động Việc thực hiện kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, các định mức chi tiêu và kỹ thuật. Việc chấp hành chính sách kinh tế, tài chính, các định mức chi tiêu và kỷ luật tài chính của Nhà nước, việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Việc tiến hành các cuộc kiểm tra tài sản và đánh giá lại tài sản theo đúng chủ trương và chế độ quy định. Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác. Mặt khác, Kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh… và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý. 1.2.2. Bộ phận kế toán lao động và tiền lương, thủ quỹ Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động; tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội vào các đối tượng sử dụng lao động. Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban trực thuộc đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, mở sổ sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Lập báo cáo về lao động tiền lương, phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động Thủ quỹ là người nắm giữ toàn bộ quỹ tiền của công ty, thủ quỹ có nhiệm vụ nhập xuất quỹ căn cứ vào các chứng từ hợp lệ hợp pháp theo quy định và ghi vào các sổ sách liên quan. 1.2.3. Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về số lượng, chất lượng mặt hàng. Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng kém phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao và phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng. Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản và bảo dưỡng TSCĐ. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng công ty Phòng kế toán đơn vị trực thuộc Kế toá n ngâ n hàn g Bộ phận kế toán TSCĐ, NVL, CC, Kế toán tiền lương , thủ quỹ Kế toán chi phí sản xuất, tính Kế toán bán hàng , than h Kế toá n tổn g hợp Kế toá n ngâ n hàn g Bộ phận kế toán TSCĐ, NVL, CC, Kế toán tiền lương , thủ quỹ Kế toán chi phí sản xuất, tính Kế toán bán hàng , than h Kế toá n tổn g hợp Tham gia lập dự toán sữa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý nhượng bán TSCĐ. Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các phòng thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ, đúng phương pháp. Tham gia kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo quy định của Nhà nước, lập các báo cáo về TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ. 1.2.4. Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Xác định đối tượng hạch toán chi phí và đối tượng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của Doanh nghiệp. Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. Tham gia việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phân có liên quan Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm, công việc hoàn thành tổng hợp kế hoạch kế toán kinh tế của các phân xưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân loại các chi phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanh chóng, khoa học. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm 1.2.5. Bộ phận kế toán ngân hàng: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị bộ phận xử lý chênh lệch vốn bằng tiền. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi ( tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý ) và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 1.2.6. Bộ phận kế toán tổng hợp Tổ chức việc ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ doanh nghiệp. Ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại chính xác, trung thực các báo cáo của Doanh nghiệp trước khi Tổng Giám đốc ký duyệt Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phân xưởng áp dụng chế độ ghi chép ban đầu, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: Quy định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban. Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế – tài chính trong doanh nghiệp. Kiến nghị xử lý các trường hợp vi phạm. Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán – tài chính, thông tin kinh tế và cung cấp các tài liệu cho các bộ phận có liên quan 1.2.7. Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hoá. Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hoá và tính thuế. Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hoá, giảm giá hàng hoá… tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu theo từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ Theo dõi chi tiết mọi khoản nợ của doanh nghiệp cho từng chủ nợ, theo số nợ phải trả, số nợ đã trả và số còn lại phải trả. Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp, phân loại thành nợ ngắn hạn, nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phải trả. Cuối kỳ lập bảng đối chiếu công nợ, phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch để đảm bảo khả năng thanh toán của mình. 1.3. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và cấp trên, cấp dưới: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tập trung- phân tán đã hỗ trợ tốt cho việc kiểm tra đôn đốc các đơn vị, bộ phận trong Công ty, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý chung của Công ty. Công ty có quy mô tương đối lớn, với cơ cấu phức tạp, nhiều chi nhánh và phòng ban song lãnh đạo Công ty luôn bao quát và giám sát được hoạt động của từng chi nhánh, từng đơn vị cũng như từng phòng ban. Điều đó có thể thực hiện được chính là nhờ bộ máy kế toán luôn cung cấp thông tin trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo Công ty, cả thông tin tổng hợp và chi tiết, đáp ứng được yêu cầu quản trị của ban lãnh đạo Công ty. Việc tổ chức kế toán đầy đủ ở các đơn vị trực thuộc đã nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán, đảm bảo các chứng từ phát sinh được kiểm tra chặt chẽ về tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ trước khi trình kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Các số liệu từ cơ sở được cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Do đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo Công ty kiểm soát chứng từ nói riêng và các mặt hoạt động khác của Công ty nói chung. Cùng với phòng kế hoạch thị trường và phòng hành chính, hiệu quả hoạt động của phòng tài chính kế toán đã đóng vai trò quan trọng trong việc không ngừng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói riêng và hiệu quả quản lý nói chung. 2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán, đồng thời trên cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc đã áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức sổ này đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao. 2.1. Hệ thống tài khoản: Do đặc điểm quy trình công nghệ và sản xuất sản phẩm của công ty cho nên công ty áp dụng theo chế độ QĐ 1141 ban hành ngày 1 / 11 / 1995. Nhìn chung công ty đều áp dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 do Nhà nước ban hành, chỉ khác do loại hình sản xuất và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh có sự phân chia từ công ty đến các chi nhánh nên tài khoản sử dụng được chi tiết cho từng chi nhánh ( Mẫu số 02 kèm theo ) 2.2. Hệ thống chứng từ: Do Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc là một công ty có quy mô tương đối lớn, các nghiệp vụ diễn ra cũng khá phong phú, vì vậy các loại chứng từ kế toán được tổ chức tại công ty rất đa dạng, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Các chứng từ được lập tại công ty theo đúng quy định trong chế độ và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho nhà quản lý. 2.3. Hệ thống sổ sách: Công ty tổ chức kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các sổ kế toán bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ chi tiết, bảng phân bổ, sổ cái theo mẫu quy định của chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TC/ QĐ / CĐKT. Kỳ hạch toán của công ty là theo từng quý, cuối quý phòng kế toán của công ty tiến hành tập hợp khoá sổ và lập báo cáo kế toán tổng hợp cho toàn công ty. Nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Mở số kế toán theo vế Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên có của mỗi tài khoản theo các tài khoản đối ứng nợ có liên quan. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ sách kế toán và cùng trong một quá trình ghi chép. Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập bảng biểu. Dùng các mẫu số in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn của các tài khoản và chỉ tiêu hạch toán chi tiết, các chỉ tiêu trên báo biểu đã quy định. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào Nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và các nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái một lần, không cần lập chứng từ ghi sổ. Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc các thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chứng từ Ghi chú: Đối chiếu kiểm tra: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Công ty không làm kế toán bằng tay mà sử dụng kế toán máy với phần mềm kế toán FAST 2003, gồm các phân hệ: Hệ thống, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả, kế toán vốn bằng tiền, kế toán bán hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí và tính giá thành, kế toán TSCĐ. Khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, Kế toán sẽ căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ để nhập số liệu vào các phân hệ tương ứng theo từng trường hợp cụ thể. Số liệu không chỉ được lưu trong phân hệ đó mà còn được tự động chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ khác có liên quan đến nghiệp vụ. Cuối kỳ kế toán sẽ được chuyển vào phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị của công ty ( nếu có ). Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng phân bổ 2.4. Hệ thống báo cáo tài chính: Công tác lập báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc được thực hiện theo quyết định số 167 / 2000 / QĐ - BTC ngày 25 /10/ 2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc lập báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo cấp trên. Các báo cáo tài chính được lập định kỳ vào cuối mỗi quý. Bao gồm các loại báo cáo tài chính sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này được gửi lên Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt rồi gửi lên Bộ để báo cáo. Các báo cáo tài chính năm được gửi lên Bộ và cơ quan thuế để quyết toán. Việc lập báo cáo tài chính này không những phục vụ cho hoạt động quản lý của Công ty, của Nhà nước mà còn cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng cần khác như các nhà đầu tư, ngân hàng, công nhân viên, khách hàng , nhà cung cấp ... có nhu cầu sử dụng. Bảng cân đối kế toán: Được lập trên cơ sở số dư của các tài khoản từ loại 1 đến loại 4. Sau khi thực hiện các bút toán phân bổ và kết chuyển cuối kỳ, kế toán cộng sổ, tính số dư trên các tài khoản và đối chiếu số dư này với các bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái. Dựa trên bảng cân đối kế toán này, kế toán sẽ lập các tỷ suất tài chính để phân tích các cân đối trong tài sản và nguồn vốn, từ đó đánh giá tình hình tài chính cũng như hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn của Công ty. Báo cáo kết quả kinh doanh: Được lập trên cơ sở tổng phát sinh các tài khoản từ loại 5 đến loại 9, theo đúng quyết định 167/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Báo cáo này được sử dụng để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua tính và phân tích các tỷ suất về khả năng sinh lời. 2. Quá trình hạch toán theo các phần hành kế toán cụ thể tại đơn vị: 2.1. Kế toán bán hàng và thanh toán: Hạch toán chi tiết và tổng hợp quá trình bán hàng và thanh toán đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng như sau: Đối với kế toán thanh toán với người bán: Các chứng từ mua hàng: Hoá đơn GTGT là hoá đơn do nhà cung cấp lập giao cho công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng. Phiếu nhập kho do phòng vật tư lập thành 3 liên: Liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi thẻ sau đó chuyển cho kế toán. Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hoá. Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: Liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán. Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng kê báo nợ khi công ty thanh toán qua ngân hàng. Tài khoản sử dụng là TK 331 “ Phải trả người bán “ được chi tiết thành 2 tài khoản: TK 3311 và TK 3312 Kế toán thanh toán với khách hàng sử dụng: Các chứng từ bán hàng: Hoá đơn bán hàng để ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng, được lập thành 3 liên ( liên 1: lưu, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: chuyển cho phòng kế toán ) Quy trình luân chuyển chứng từ: Chứng từ thanh toán: Hoá đơn GTGT Nhập kho Viết phiếu nhập Phòng vật tư KCS Phòn g tài Thủ kho ký Thanh toán Phiếu thu phản ánh số tiền đã thu của khách hàng. Khi khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hoá đơn GTGT. Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1, liên 2 lưu tại công ty, liên 3 giao cho người nộp tiền. Giấy báo có hoặc bảng sao kê báo có của ngân hàng. Khi khách hàng thanh toán thường thông qua ngân hàng, kế toán công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ngoài ra còn có giấy thanh toán bù trừ. Quy trình luân chuyển chứng từ Tài khoản sử dụng là TK 131 “ Phải thu khách hàng” và hai tài khoản chi tiết TK 1311, TK 1312. 2.2. Kế toán vốn bằng tiền Chứng từ để hạch toán tiền tại quỹ gồm: Phiếu thu ( 01.TT), phiếu chi ( 02.TT), biên lai thu tiền ( 05.TT), bảng kê vàng bạc đá quý ( 06.TT ), bảng kiểm kê quỹ ( 07a.TT dùng cho VNĐ và 07b.TT dùng cho ngoại tệ, VBĐQ ) Quá trình luân chuyển chứng từ như sau: Kế toán lập phiếu thu, chi thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần ). Sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trưởng duyệt ( và cả Tổng giám đốc duyệt - đối với phiếu chi ). Sau đó, chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp ( hoặc người nhận tiền ), 1 liên lưu nơi nộp phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Khác h hàng Phòn g kế hoạc Kế toá n tiề Thủ quỹ Kế toá n tiê Thủ kho Hợp đồng mua hàng Lập HĐ kiêm phiếu Lập phiế u thu Thu tiề n Ghi sổ Xuấ t hàn g Bảo quản và lưu Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc đá quý và tính ra số tồn quỹ tiền mặt ở mọi thời điểm. Riêng vàng bạc, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng 1 sổ. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và đưa ra bản kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Kế toán sử dụng TK 111 “ Tiền mặt “ để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán là VN đồng, nguyên tắc và phương pháp chuyển các đồng tiền khác theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương Việt Nam công bố. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là Giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc ( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, sec chuyển khoản, séc bảo chi...). Khi nhận được chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh, và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu trên giấy báo hoặc bảng sao kê ngân hàng và khoản chênh lệch này sẽ được hạch toán vào bên Nợ TK 1381 hoặc bên Có TK 3381. Sang tháng sau, phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. Kế toán sử dụng TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” và các tài khoản chi tiết TK 1121_ Tiền Việt Nam chi tiết theo từng ngân hàng, TK 1122_ Ngoại tệ chi tiết theo từng loại . 2.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng tháng, bộ phận kế toán tiền lương tiến hành công việc tính lương và trợ cấp BHXH cho toàn doanh nghiệp. Kế toán sử dụng các chứng từ sau: Bảng thanh toán lương ( Mẫu số 02- LĐTL ): Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan như: bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán, sổ tổng hợp kết quả lao động. Sau khi được kế toán trưởng ký duyệt bảng thanh toán lương sẽ là căn cứ để lập phiếu chi và phát lương. Bảng này sẽ được lưu tại phòng kế toán. Bảng thanh toán BHXH: cơ sở để lập bảng này là “ phiếu nghỉ hưởng BHXH “ ( Mẫu số 03 – LĐTL ). Cuối tháng, sau khi kế toán tính ra số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại phòng kế toán, 1 liên giữ cho cơ quan quản lý quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi. Bảng thanh toán tiền thưởng: Do phòng kế toán lập theo từng bộ phận có chữ ký của kế toán thanh toán và kế toán trưởng. Ngoài ra kế toán còn lập sổ lương cho từng công nhân viên để họ có thể tự kiểm tra, giám sát việc tính lương và các khoản thanh toán trực tiếp khác. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, kế toán tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, thưởng cho toàn doanh nghiệp trong đó mỗi bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp được ghi 1 dòng. Việc trả lương cho công nhân viên được tiến hành hai lần trong tháng, lần đầu doanh nghiệp tạm ứng lương cho công nhân viên theo tỷ lệ căn cứ vào lương cấp bậc. Sau khi tính lương và các khoản phải trả khác cho công nhân viên trong tháng doanh nghiệp tiến hành thanh toán số tiền công nhân viên còn được lĩnh trong tháng đó sau khi trừ các khoản khấu trừ vào lương như BHXH, BHYT và các khoản khác. Việc thực hiện chi trả lương được tiến hành vào ngày cuối tháng. Nếu quá thời gian quy định mà còn có công nhân viên vì lý do nào đó chưa nhận lương, thủ quỹ phải lập danh sách những công nhân viên chưa nhận lương, chuyển họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền của công nhân viên chưa nhận lương từ các bảng thanh toán tiền lương sang bảng kê thanh toán với công nhân viên chưa nhận lương, để tiếp tục theo dõi và phát lương cho công nhân viên. Đối với công nhân viên nghỉ phép hàng năm, theo chế độ quy định thì công nhân trong thời gian nghỉ phép đó vẫn được hưởng lương đầy đủ như thời gian đi làm việc. Tiền lương nghỉ phép phải được tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Nếu năm nào doanh nghiệp bố trí cho công nhân nghỉ phép được đều đặn thì tiền lương nghỉ phép được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất, năm nào doanh nghiệp không bố trí được cho công nhân nghỉ phép đều đặn thì để đảm bảo cho giá thành không bị đột biên, tiền lương nghỉ phép của công nhân được tính vào chi phí sản xuất thông qua phương pháp trích trước theo kế hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép để phản ánh đúng số thực tế chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất. Trích trước lương nghỉ phép chỉ thực hiện đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 334 “ Phải trả công nhân viên” và các tài khoản chi tiết TK 3341, TK3342, TK 3343, TK 3344. TK 335 “ Chi phí phải trả” và các tài khoản chi tiết TK 3351, TK 3353 ( chi tiết thành TK 33531, TK 33532, TK33533) TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác “ và các tài khoản chi tiết TK 3381, TK 3382, TK 3383, TK 3385, TK 3387, TK 3388. 2.4. Kế toán TSCĐ, vật liệu và công cụ dụng cụ Kế toán chi tiết TSCĐ được thực hiện cho từng TSCĐ, từng nhóm TSCĐ và theo nơi sử dụng TSCĐ. Để theo dõi, quản lý từng TSCĐ kế toán sử dụng thẻ TSCĐ: Được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập và phải được kế toán trưởng ký xác nhận. Thẻ được lưu ở phòng kế toán suốt quá trình sử dụng tài sản. Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ sau: Biên bản giao nhận TSCĐ : Được lập cho từng TSCĐ, trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và cho cùng 1 đơn vị giao thì có thể lập chung 1 biên bản Biên bản thanh lý TSCĐ: Do ban thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, làm căn cứ cho việc ghi giảm TSCĐ. Biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng trích khấu hao TSCĐ. Để theo dõi chi tiết TSCĐ theo nơi sử dụng thì kế toán TSCĐ sử dụng sổ TSCĐ mở chung cho toàn doanh nghiệp và mở riêng cho từng bộ phận quản lý sử dụng TSCĐ. Căn cứ để ghi sổ là các thẻ TSCĐ. Tuỳ từng TSCĐ mà doanh nghiệp đã lựa chọn và đăng ký với cơ quan thuế phương pháp trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 1062 TC / QĐ / CSTC ngày 14/ 11/ 1996 của Bộ tài chính và QĐ số 206 / 2003 / QĐ - BTC ngày 12 / 12 / 2003. Kế toán sử dụng: TK 211 “ Tài sản cố định hữu hình “ và các tài khoản chi tiết TK 2112, TK 2113, TK 2114, TK 2115, TK 2117. TK 214 “ Hao mòn tài sản cố định” và các tài khoản chi tiết TK 2141, TK 2142, TK 2143, TK 2144, TK 2145, TK 2147. Kế toán vật liệu Khi mua và nhập kho nguyên vật liệu kế toán sử dụng các chứng từ: Hoá đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, thẻ kho. Tùy theo yêu cầu khách hàng mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ của Công ty, phòng kế hoạch thị trường thăm dò, tìm kiếm thị trường nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về, đối với các loại vật tư cần kiểm nghiệm Công ty sẽ thành lập ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác, phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở phòng kế hoạch thị trường, liên 2 giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán, liên 3 giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho. Sau đó được chuyển tới kế toán vật liệu định khoản và vào sổ. Phiếu nhập kho có thể lập cho 1 hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng 1 loại giao nhận và cùng 1 kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho. Sau đó, thủ kho ghi sổ thực nhập và cột thực nhập trên phiếu nhập kho. Khi xuất kho nguyên vật liệu, chứng từ kế toán sử dụng là phiếu xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư, căn cứ vào tình hình tồn kho sản phẩm đầu kỳ, kế hoạch thị trường sản phẩm và kế hoạch dự trữ sản phẩm, phòng kế hoạch thị trường sẽ tính toán khối lượng mỗi loại sản phẩm cần sản xuất. Đồng thời căn cứ vào tài liệu kỹ thuật về định mức hao phí do phòng kỹ thuật chuyển tới, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch thu mua vật tư và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Vật liệu mua về được nhập kho, sau đó phòng kế hoạch thị trường tiến hành lập định mức vật tư cho các phân xưởng, viết phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất kho vật liệu phục vụ cho sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu cuống, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán, liên 3 giao cho người nhận. Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho hàng của Công ty và để công tác kế toán vật liệu đạt hiệu quả cao, tránh công việc bị trùng lắp, Công ty đã hạch toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư và sử dụng giá nhập trước xuất trước để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất tồn kho. Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lượng, còn ở phòng kế toán theo dõi về giá trị ( theo giá hạch toán ) Tại kho: Mỗi kho thủ kho mở thẻ kho, thẻ này được mở cho cả năm tài chính, cho từng loại vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lượng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Nhân viên kế toán vật liệu theo định kỳ ( 3 – 5 ngày ) xuống kho kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét chứng từ nhập xuất đã được thủ kho phân loại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nhận được kế toán đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để ghi giá vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu. Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu được ghi riêng 1 dòng. Vào cuối tháng, phòng kế toán lập sổ số dư và gửi xuống cho thủ kho để ghi sổ, đồng thời kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng vật liệu trên bảng luỹ kế. Số dư trên bảng luỹ kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định trên sổ số dư do thủ kho chuyển về. Sơ đồ: Đầu kỳ Hàng ngày Cuối tháng Đầu kỳ Kế toán sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” và các tài khoản chi tiết TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1525. 2.5. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Tại công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc chi phí sản xuất được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu: Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn Sổ số dư Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp_ nguyên vật liệu chính và chi phí nguyên vật liệu phụ. Quy trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính: Căn cứ để kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính là các phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các báo cáo hàng tháng do các phân xưởng gửi lên bao gồm: báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu, báo cáo chế biến, báo cáo hàng hoá. Kế toán sử dụng TK 6211_ chi phí nguyên vật liệu chính và TK 62111_ Chi phí nguyên vật liệu chính hàng nội địa. Cuối mỗi quý, kế toán chi phí tập hợp các số liệu này để lập báo cáo tổng hợp chế biến, báo cáo tổng hợp hàng hoá, báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu và báo cáo nguyên liệu ở phân xưởng. Số liệu trên báo cáo nhập xuất tồn này được sử dụng để đối chiếu với báo cáo nhập xuất tồn mà kế toán nguyên vật liệu đã lập trong tháng. Nội dung của báo cáo này phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu của phân xưởng trong tháng như thế nào? Báo cáo này theo dõi về mặt số lượng. Trên cơ sở các báo cáo kế toán công ty lập “ Báo cáo tổng hợp nguyên vật liệu chính” thể hiện chi phí nguyên vật liệu đã tiêu hao cho từng phân xưởng chi tiết cho từng mã hàng và số tồn. Số liệu trong báo cáo này sẽ được tính là chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp để tính giá thành. Hạch toán chi phí vật liệu phụ: Kế toán sử dụng TK 6212_ Chi phí vật liệu phụ. TK này được mở chi tiết thành TK 62121_ chi phí vật liệu phụ hàng nội địa. Về cơ bản, công tác kế toán đối với chi phí vật liệu phụ cũng tương tự như nguyên vật liệu chính. Hàng tháng, nhân viên hạch toán phân xưởng căn cứ vào phiếu xuất vật liệu phụ để lập báo cáo phụ liệu chuyển lên phòng kế toán công ty, kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán- tài chính tính và phân bổ chi phí phụ liệu cho các thành phẩm. Cuối quý, sau khi tính và phân bổ chi phí vật liệu phụ kế toán lập báo cáo tổng hợp vật liệu phụ thể hiện số lượng vật liệu phụ và chi phí mỗi loại vật liệu phụ xuất dùng trong quý cho các loại sản phẩm là bao nhiêu. Chi phí vận chuyển vật liệu phụ của hàng gia công được theo dõi trên sổ chi tiết vật liệu theo từng đơn đặt hàng và được phân bổ căn cứ vào số liệu quy đổi của số sản phẩm hoàn thành nhập kho. Căn cứ vào báo cáo tổng hợp vật liệu phụ và chi phí vận chuyển đã phân bổ cho từng mã hàng kế toán lập “ Bảng tổng hợp chi phí vật liệu phụ”. Số liệu trên báo cáo này được kết chuyển trực tiếp vào giá thành. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Với đặc thù của doanh nghiệp, trong Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc tiền lương được tính theo sản phẩm. Để hạch toán kết quả lao động ở Công ty, kế toán sử dụng “ phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành” ( 06 – LĐTL ). Do nhân viên thống kê lập rồi được chuyển lên phòng kế toán để tính lương, thưởng. Quá trình luân chuyển chứng từ để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp có thể được khái quát: Nơi sử dụng lao động Bộ phận quản lý LĐ- TL TK sử dụng : TK 622 _ chi phí nhân công trực tiếp Quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Hạch toán chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung được tập hợp cho toàn công ty rồi sau đó sẽ được phân bổ cho các mã hàng theo sản lượng sản phẩm quy đổi của từng mã hàng. Kế toán công ty sử dụng TK 627 và chi tiết các TK cấp 2 theo quy định của Bộ tài chính. Tất cả các khoản mục chi phí sản xuất chung khi phát sinh đều được kế toán tập hợp vào TK 627. Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp các khoản chi phí phát sinh bên Nợ TK 627 trừ đi số giảm trừ chi (nếu có), chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có được kết chuyển sang TK 154 để tính giá thành. Thời gian LĐ Bảng chấm công Bộ phận kế toán TL ( lập các Kết quả lao động Phiếu xác nhận sp hoàn thành Số lượng LĐ Danh sách lao động Bảng thanh toán lương tổ Bảng thanh toán lương PX Bảng thanh toán lương tháng toàn công ty Bảng tổng hợp Bảng lương quý Bảng kê số 4 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 622 Để tập hợp chi phí sản xuất, kế toán sử dụng “ bảng phân bổ công cụ dụng cụ”, “ bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ”, “ bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung”. Sau đó, kế toán sẽ tiến hành lập “ bảng kê số 4” và “ nhật ký chứng từ số 7”. Từ số liệu trên “ bảng kê số 4” và “ nhật ký chứng từ số 7” về chi phí sản xuất chung, kế toán tổng hợp lên Sổ cái TK 627. Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán chi phí sản xuất chung khái quát: Sau khi Kế toán đã tập hợp các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, cuối quý toàn bộ chi phí này được tập hợp lại để phục vụ cho việc tính giá thành. Kế toán sử dụng TK 154 _ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tập hợp chi phí sản xuất cho toàn công ty mà không mở chi tiết cho từng phân xưởng. Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 7 kế toán ghi sổ cái TK 154. C- Nhận xét đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị: Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Lớn lên trong thời kỳ bao cấp và phát triển Chứng từ gốc ( phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn thanh toán ) Bảng phân bổ CCDC, tiền lương, khấu hao TSCĐ Bảng tổng hợp chi phí SX chung toàn công Bảng kê số 4 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 627 trong cơ chế thị trường, đến nay Công ty đã có một đội ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với cơ sở vật chất có giá trị lớn. Sản phẩm của công ty với chất lượng tốt và giá thành hợp lý đã ngày càng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài nước. Cơ sở vật chất của Công ty cũng từng bước được hiện đại hoá. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được xây dựng theo mô hình tập trung – phân tán là phù hợp với đặc điểm và quy mô sản xuất phức tạp của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động tốt, luôn hoàn thành các nhiệm vụ được giao nhờ có sự phân công và phối hợp hợp lý giữa các phần hành. Công tác kế toán được tổ chức tốt, tổ chức thực hiện kế toán đầy đủ cho các phần hành, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành mà Bộ tài chính quy định, đồng thời phù hợp với hoạt động của Công ty. Việc trang bị đồng bộ máy tính cho phòng kế toán là một điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Từ đó giúp cho Kế toán có thể tính toán, tổng hợp số liệu, xây dựng bảng biểu nhanh và thuận tiện, tăng hiệu quả hoạt động, cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác và đầy đủ cho những người có nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên để tổ chức công tác kế toán của Công ty đạt hiệu quả cao hơn, em xin nêu ra một vài ý kiến như sau: Về hệ thống báo cáo quản trị Như chúng ta đã biết thì kế toán là hoạt động phản ánh, ghi chép, đo lường các hoạt động kinh tế diễn ra trong mỗi doanh nghiệp nhằm quản lý các hoạt động đó ngày càng có hiệu quả hơn. Hạch toán kế toán là một công cụ và nội dung của quản lý, do đó chức năng cơ bản của kế toán là nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh, cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tổ chức, quản trị doanh nghiệp. Kinh nghiệm của các nước phát triển cho thấy trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp kế toán quản trị đóng vai trò rất quan trọng vì nó cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định của các nhà quản trị ở các cấp. Hiệu quả của quyết định này dẫn đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do đó việc xây dựng 1 mô hình kế toán quản trị trong doanh nghiệp là điều tất yếu trong tiến trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Hiện nay, ở công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc, mảng kế toán quản trị chưa được quan tâm đúng mức. Các báo cáo quản trị đóng vai trò hết sức quan trọng trong định hướng sản xuất kinh doanh cũng như quản lý của Công ty, nhưng chưa được coi trọng lắm. Để nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh thì trong phòng tài chính kế toán nên có thêm một bộ phận kế toán quản trị, được tổ chức thành các phần hành cụ thể, riêng biệt tùy theo nhu cầu của Công ty. Về hệ thống tài khoản: Công ty không đăng ký sử dụng TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”, do vậy đến cuối kỳ hạch toán, nếu công ty đã nhận được hoá đơn mua hàng ( tức là vật tư đã thuộc quyền sở hữu của Công ty ) nhưng hàng còn đang trên đường vận chuyển thì phòng kinh doanh chỉ lưu chứng từ vào tập hồ sơ riêng còn phòng kế toán không hề hạch toán nghiệp vụ này cho đến khi vật tư về nhập kho Công ty. Điều này dẫn đến khoản mục “ Hàng tồn kho” trên Bảng cân đối kế toán được lập vào cuối kỳ không đúng giá trị thực tế hàng tồn kho của Công ty. Về vấn đề tính giá vật liệu xuất kho: Công ty đang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư, phương pháp này chỉ phù hợp với giá hạch toán nhưng thực tế Công ty lại tính giá vật liệu theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Vì vậy, nếu công ty vẫn muốn giữ phương pháp tính giá vật liệu nhập trước – xuất trước thì có thể thay đổi phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, ví dụ như phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giảm nhẹ được công việc của thủ kho ( chỉ cần theo dõi về mặt số lượng ) và nhất là khi Công ty đã áp dụng hình thức kế toán máy vào hạch toán vật liệu thì phương pháp này rất thuận tiện cho kế toán hạch toán vật liệu tại phòng kế toán cho kế toán hạch toán vật liệu tại phòng kế toán bằng kế toán máy ( theo dõi cả về số lượng và giá trị ). Về lao động kế toán: Nhìn chung bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức chặt chẽ, hợp lý, được phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên cho khối lượng công việc kế toán Nguyên vật liệu tương đối lớn, hàng tháng kế toán còn phải lập nhiều bảng biểu, báo cáo lại phải kiêm luôn kế toán TSCĐ, CCDC ( mà lượng tài sản cố định của Công ty cũng tương đối lớn ). Do đó một người kiêm nhiệm toàn bộ sẽ khá vất vả. Em nghĩ có thể bố trí thêm 1 kế toán viên để có thể hỗ trợ thêm công tác kế toán nguyên vật liệu.