Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội

ực chuyên môn mà được tổng giám đốc phân công phụ trách đồng thời là người quyết định cuối cùng về các biện pháp chuyên môn đó + Thay mặt tổng giám đốc điều hành các công việc chung khi tổng giám đốc, ký ban hành một số văn bản thuộc thẩm quyền của tổng giám đốc khi tổng giám đốc ủy quyền hoặc đi vắng. - Phó giám đốc kinh doanh: Quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu thị trường, đề ra các kế hoạch bán hàng, tiêu thụ sản phẩm tăng doanh thu, phó giám đốc kinh doanh phải chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về nhiệm vụ được giao. 4. Các phòng ban chức năng - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức công tác quản lý tài chính kế toán của Công ty theo quy định vủa nhà nước, lập kế hoạch giá thành sản phẩm, giám sát, kiểm tra việc tính giá thành sản phẩm, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất, thanh toán và báo cáo quyết toán tài chính hàng tháng, quý, năm theo quy định. Phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính trong sản xuất, kinh doanh từ đó tham mưu cho giám đốc về hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và các hoạt động của Công ty. - Phòng tổ chức hành chính Có nhiệm vụ quản lý lao động trong toàn Công ty, tổ chức nhân sự: tuyển dụng, sắp xếp nhân sự, biên tập định mức lao động, quản lý quỹ tiền lương, đào tạo nâng cao tay nghề, nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên và công tác quản lý hành chính trong toàn Công ty. Quản lý trực tiếp các thiết bị hành chính, thảo, lưu, chuyển công văn giấy tờ. Quản lý trực tiếp công tác tổ chức hành chính văn phòng trong toàn Công ty, triển khai, thực hiện các chế độ chính sách, xây dựng mức tiền lương chung của Công ty, theo dõi quản lý, thực hiện các nghiệp vụ về chính sách cho người lao động, tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị lớn của Công ty. - Phòng kế hoạch – kĩ thuật: Biên tập kế hoạch nhập hàng và tiêu thụ, kinh doanh, kế hoạch giá vốn tháng, quý, năm, đôn đốc các phòng ban chức năng và thực hiện kế hoạch xuất nhập khẩu tiêu thụ sản phẩm, lên kế hoạch sản xuất, nghiên cứu nâng cao dây chuyền công nghệ cải tiến sản phẩm. - Phòng kinh doanh: Chiếm đa số là các nhân viên trẻ, năng động có nhiệm vụ đi khai thác thị trường tiêu thụ hàng hoá và tình hình kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh, cũng như nắm bắt về thị trường hiện taị và tương lai. - Phòng tư vấn thiết kế: Bao gồm nhiều kĩ sư lành nghề đã từng tham gia nhiều dự án mà DN cung cấp, bên cạnh đó là các kĩ sư trẻ nhiều triển vọng, nhiệt tình, say mê học hỏi, trực tiếp tư vấn thiết kế nội thất và ngoại thất cho các công trình. - Xưởng sản xuất: Đặt tại tỉnh Lâm Đồng, thực hiện công tác sản xuất sản phẩm theo kế hoạch mà công ty đã giao. Đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm, tiến độ công việc, đảm bảo an toàn lao động trong quá trình sản xuất. - Các văn phòng đại diện tại ba miền Bắc, Trung, Nam: Là cầu nối giữa khách hàng và DN, nhờ vào việc tổ chức tốt các văn phòng đại diện đã làm cho DN phát triển thêm các kênh phân phối, mở rộng thị trường trên cả ba miền, từ đó tạo đà cho việc tăng doanh số bán hang của DN giúp cho DN không ngừng lớn mạnh, được khách hang khắp mọi miền tổ quốc biết đến. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY. Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Tổng Doanh thu 38,658,239,000 90,985,643,000 150,000,965,000 2. Tổng chi phí. 29,771,647040 61,932,238,660 115,178,403,200 3. Lợi nhuận sau thuế. 8,886,591,961 29,053,404,346 34,822,561,799 4. Tổng tài sản 33,450,000,000 42,977,970,007 57,088,372,794 5. Tổng lao động 98 149 177 6. Thu nhập bình quân 800,000- 3,000,000 1,200,000- 3,500,000 1,500,000- 4,000,000 Nhận xét: Xuyên xuốt qua các năm kêt từ ngày thành lập Công ty kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng khả quan, đặc biệt là trong 3 năm 2006, 2007, 2008, các chỉ tiêu kinh tế tương đối tốt, doanh thu và lợi nhuận tăng đều cụ thể như sau: - Năm 2007 Doanh thu tăng lên 52,327,404,000 Đ so với năm 2006 tương ứng với tốc độ tăng 135%, doanh thu năm 2008 đạt được còn khả quan hơn, tăng 59,015,322,000 Đ tương ứng với tốc độ tăng 64,86%. Trong năm 2008 tuy tốc độ tăng có thấp hơn nhưng về tuyệt đối vẫn đảm bảo mức tăng cao hơn so với năm 2007. Trong điều kiện suy thoái kinh tế, DN phải chịu sức ép lớn từ thị trường thì việc tăng doanh thu như kết quả trên là một cố gắng lớn của DN. - Chi phí cũng tăng đều qua các năm tuy nhiên doanh thu tăng lên vẫn đủ bù đắp cho chi phí chính vì thế mà mức lợi nhuận sau thuế vẫn đảm bảo không ngừng tăng lên qua các năm. Năm 2007 lợi nhuận tăng 20,166,812,380 tương ứng với tốc độ tăng 69,41%, năm 2008 lợi nhuận tăng 5,769,157,450 tương ứng với tốc độ tăng 19,86 % so với năm 2007. - Chi phí tăng lên khá cao qua các năm phải kể đến chi phí tiền lương của DN, số lượng công nhân viên tăng qua các năm, tuy nhiên mức tiền lương không ngừng được cải thiện, mức tiền lương tối thiểu là cao so với các DN khác. Việc này thể hiện sự chăm lo cho đời sống của nhân viên cũng là hình thức động viên tinh thần làm việc cho anh em trong tập thể đơn vị. - Mức tài sản toàn đơn vị tăng lên rõ rệt qua các năm, trong đó có một tỷ trọng lớn giành cho việc trang trải, cải thiện cơ sở vật chất: xưởng sản xuất, trụ sở chính, văn phòng đại diện. Trong chiếm lược phát triển của mình, DN sẽ tiếp tục đầu tư mở rộng xưởng sản xuất, nâng cao dây truyền công nghệ và mở thêm các văn phòng đại diện tai Nghệ an, Đồng Tháp và Cần Thơ. Xét về tổng thể hoạt động của Công ty trong ba năm qua là tương đối tốt, đặc biệt là năm 2008 đã vượt qua được cơn bão khúng hoảng và giành được mức lợi nhuận sau thuế khả quan. Công ty nên duy trì sự phát triển và phát huy sự tăng trưởng ở hoạt động kinh doanh chính nhưng cũng cần củng cố các hoạt động kinh doanh khác để tăng cao hơn nữa lợi nhuận cho Công ty. PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội là một DN hoạt động trên quy mô bình thường, có mạng lưới các đại lý, của hàng, văn phòng giao dịch trải dài trên các vùng miền đất nước. Để quản lý và giám sát một cách có hiệu quả quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị thì bộ máy kế toán phải được thiết kế một cách phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty cũng như không trái với chế độ hiện hành, Công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán mang tính tập trung vừa phù hợp với quy mô lại đảm bảo quản lý chặt chẽ Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành Phòng Kế Toán, đứng đầu là kế toán trưởng. Phòng Kế Toán có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty. Để phù hợp vớí nhu cầu quản lý, bộ máy kế toán của công ty cũng phân thành các phần hành riêng biệt, mỗi một phần hành đảm nhiệm những chức năng nhiệm vụ riêng, vừa hoạt động và chịu trách nhiệm độc lập, vừa phối hợp liên kết tạo thành các mắt xích trong sự vận hành của “guồng máy kế toán”. Mô hình tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội được minh hoạ qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội Trong đó: Kế toán trưởng: Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và cấp trên về công tác kế toán của đơn vị. Tổ chức, kiểm tra công tác kế toán, phân công, bố trí công việc cho các nhân viên kế toán của Công ty. Kế toán tổng hợp: Chức năng chính là tổng hợp các thông tin từ nhân viên kế toán các phần hành để lên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Kế toán tổng hợp còn phụ trách việc kê khai thuế hàng tháng cũng như quyết toán thuế cuối năm, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, việc tính và trích khấu hao TSCĐ. Theo dõi, tập hợp chi phí xây dựng cơ bản dở dang và kết chuyển chi phí khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Kế toán vật tư: Theo dõi, hạch toán việc nhập-xuất kho vật tư sản phẩm sản xuất và tiêu thụ. Lựa chọn phương pháp tính giá vật tư và hình thức ghi sổ phù hợp. Thường xuyên đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan. Từ đó theo dõi quá trình sản xuất, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm và phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo quy định hạch toán của công ty. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán ngân hàng: Thực hiện các hoạt động liên quan đến ngân hàng như: làm thủ tục vay vốn, theo dõi lãi vay; theo dõi các giao dịch phát sinh trên tài khoản tiền gửi tại ngân hàng và nhập sổ phụ vào phần mềm kế toán khi có phát sinh. Kế toán thanh toán: Cùng với kế toán trưởng kiểm tra các chứng từ thanh toán. Theo dõi tình hình thanh toán các khoản thu chi hàng ngày, Lập phiếu thu, phiếu chi. Kế toán công nợ: Theo dõi, kiểm tra, đốc thúc các khoản công nợ phải thu-phải trả, các khoản công nợ tạm ứng. Đề xuất với lãnh đạo các biện pháp thu hồi công nợ cũng như thanh toán thích hợp. Kế toán tiền lương: Tính và lập bảng lương, thưởng và các các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty dựa trên các quy định của nhà nước và doanh nghiệp đồng thời lập bảng tổng hợp đưa lên máy vi tình để phân bổ và trích lương. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, thực hiện các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt. Lập Uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng, rút tiền và chuyển tiền, ghi sổ quỹ và lập báo cáo theo quy định. 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.2.1. Các chính sách kế toán chung - Chế độ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, việc lập báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm của Công ty theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2002, thông tư số 98/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/1102003… và các văn bản bổ sung kèm theo. - Đồng tiền sử dụng trong hạch toán: Là đồng tiền Việt Nam (VNĐ). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phải là VNĐ đều được chuyển đổi thành VNĐ theo tỷ giá hạch toán tại thời điểm phát sinh. - Niên độ kế toán áp dụng: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kêt thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. - Hình thức kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán: nhật kí chung - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Công ty áp dụng kế toán thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá xuất hàng tồn kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước, mỗi lần nhập kho hàng hóa kế toán sẽ tiến hàng phân bổ chi phi thu mua cho lô hàng đó nhằm xây dựng hệ thống giá nhập kho chính xác nhất.Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì sẽ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Phương pháp kế toán Tài sản cố định: Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp kế toán ngoại tệ: Sử dụng tỉ giá hạch thực tế tại thời điểm phát sinh. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ rang, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ rang, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ, ví dụ: hoá đơn giá trị gia tăng phải được lập đủ 3 liên: liên 1 DN lưu lại, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng cho nội bộ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập thành nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật, chữ ký trên chứng từ thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định. Tổ chức chứng từ Là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiên cho việc mã hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, hợp đồng thanh lý TSCĐ, hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…) Quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán tại Công ty như sau: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, tất cả các chứng từ kế toán do DN lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều được tập trung vào bộ phận kê toán DN. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc DN ký duyệt. - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ: Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ; xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu; xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ. Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu: Thứ nhất, nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kế toán trưởng. Thứ hai, nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị. Về hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại. Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Kế toán tại Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định tại quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên để công tác kế toán được thực hiện nhanh gọn, chính xác, Công ty tiến hành chi tiết các tài khoản cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể tất cả các tài khoản đều được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng sản xuất, kinh doanh. Sau đó nhiều tài khoản này lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo các nội dung cụ thể tương ứng với từng tài khoản, ví dụ các TK theo dõi công nợ được mở chi tiết theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp. Các TK liên quan đến Giá vốn, doanh thu được chi tiết cho từng dòng sản phẩm đối với hàng hóa và được chi tiết cụ thể cho từng thành phẩm.thì chi tiết theo từng phân xưởng, từng mã sản phẩm. Cụ thể : - Tài khoản 511 được chi tiết như sau: + TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm + Tk 5113 – Doanh thu bán dịch vụ Các tài khoản cấp 2 của TK này lại được chi tiết như sau: TK 5111 được chi tiết theo dòng sản phẩm: + TK 5111-01: Doanh thu bán phân NPK + TK 5111-02; Doanh thu bán phân chuyên dùng + TK 5111-03: Doanh thu bán DAP + TK 5111-04: Doanh thu bán đạm + TK 5111-05: Doanh thu bán lân + TK 5111-06: Doanh thu bán kali + TK 5111-07: Doanh thu bán Quặng + TK 5111-08: Doanh thu bán sản phẩm xử lý môi trường TK 5112 được chi tiết theo từng thành phẩm: + TK 5112-01: Doanh thu bán Bentonite – API – P100 + TK 5112-02: Doanh thu bán Bentonite – API – P500 + TK 5112-01: Doanh thu bán Bentonite ACMA … - TK 632 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: + TK 6321: Giá vốn hàng hóa + TK 6323: Giá vốn thành phẩm + TK 6324: Giá vốn cung cấp dịch vụ Mỗi tài khoản trên lại được chi tiết thành TK cấp 3 như sau: TK 6321 được chi tiết theo từng dòng sản phẩm: + TK 6321-01: Giá vốn bán phân NPK + TK 6321-02: Giá vốn bán phân chuyên dùng + TK 6321-03: Giá vốn bán DAP + TK 6321-04: Giá vốn bán đạm + TK 6321-05: Giá vốn bán lân + TK 6321-06: Giá vốn bán kali + TK 6321-07: Giá vốn bán Quặng + TK 6321-01: Giá vốn bán sản phẩm xử lý môi trường TK 6323 được chi tiết như sau: + TK 6323-01: Giá vốn bán Bentonite – API – P100 + TK 6323-02: Giá vốn bán Bentonite – API – P500 + TK 6323-03: Giá vốn bán ACMA + TK 6323-04: Giá vốn nguyên vật liệu trực tiếp + TK 6323-05: Giá vốn nhân công trực tiếp + TK 6323-06: Giá vốn chi phí sản xuất chung TK 6324 được chi tiết như sau: + TK 6324-04: Giá vốn nguyên vật liệu trực tiếp + TK 6324-05: Giá vốn nhân công trực tiếp + TK 6324-06: Giá vốn chi phí sản xuất chung … 2.2.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Công ty thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luât Kế toán, nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Để lựa chọn được hình thức sổ kế toán phù hợp, đơn vị đã căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình tình thực tế của Công ty mình, DN đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với hệ thống máy tính khá đồng bộ và thực hiện kế toán trên phần mềm Fast Accouting kết hợp sử dụng phần mềm Excel để lập các bảng biểu, các bảng tính kế toán. Giữa các phần hành kế toán thường không tiến hành luân chuyển số liệu trực tiếp qua mạng nội bộ mà thông tin được xử lý trực tiếp theo các bộ phận trên giấy rồi mới cập nhật vào máy chủ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội như sau: Hàng ngày, các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán liên quan đến các phần hành kế toán khác nhau được các kế toán viên phụ trách mỗi phần hành đó kiểm tra và nhập đầy đủ các thông tin trên các chứng từ vào các phần hành kế toán chi tiết. Hệ thống phần mềm sẽ lưu thông tin trên máy dưới dạng các bảng dữ liệu chi tiết, việc xử lý dữ liệu được thực hiện trên máy theo trình tự đã được thiết kế sẵn cho hình thức Nhật ký chung. Từ đó hệ thống phần mềm sẽ tự động ghi vào các loại sổ đặc biệt, sổ chi tiết, nhật ký chung, sổ cái...Giữa các sổ được lập đã có sự kiểm tra đối chiếu với nhau thông qua hệ thống phần mền, do đó việc xảy ra sai sót là khó có thể xảy ra, điều này giúp cho công việc kế toán được giảm bớt đi rất nhiều. Cuối tháng (hoặc cuối kỳ hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối năm, sổ tổng hợp và sổ chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Về nguyên tắc, phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Theo hình thức sổ Nhât ký chung, Công ty hiện đang sử dụng các loại sổ sách sau : - Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhât ký đặc biệt ( nhật ký thu – chi tiền) - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung tại Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội. Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: Chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ Phần mềm kế toán Sổ chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, gồm: - Bảng cân đối kế toán: Mẫu B01- DN. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu B02 – DN. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu B03 – DN. - Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu B09 – DN. Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Giám đốc, Công ty còn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau: Báo cáo doanh thu; Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng; Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của Công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động kinh doanh. 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1. Kế toán TSCĐ Tài sản cố định là tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài(ở nước ta hiện nay quy định TSCĐ phải có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên một năm), khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh, TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Tài khoản sử dụng: - TK 211: Tài sản cố định hữu hình. +TK 2111: Nhà cửa vật kiến trúc +TK 2112: máy móc, thiết bị +TK 2114: thiết bị dụng cụ quản lý - TK 2118: TSCĐ khác + TK 212: TSCĐ thuê tài chính. Công ty không mở chi tiết. + TK 213: TSCĐ vô hình. Công ty không mở chi tiết. + TK 214: Hao mòn TSCĐ - TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình - TK 2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính - TK 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình - TK 001: Tài sản thuê ngoài Chứng từ sử dụng: - Chứng từ mệnh lệnh bao gồm các quyết định tăng, giảm tài sản. - Chứng từ giao nhận tài sản: + Biên bản ghi nhận các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản ( mẫu 01_TSCĐ) kèm theo hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, hợp đồng nghiệm thu và bàn giao công trình, hợp đồng kinh tế nhận thầu xây lắp. + Biên bản thanh lý TSCĐ ( mẫu số 02_TSCĐ) kèm hóa đơn. + Biên bản bàn giao tài sản sau sửa chữa lớn. + Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( mẫu số 04_TSCĐ). + Biên bản kiểm kê TSCĐ ( mẫu số 05_TSCĐ) - Bảng tính và phân bổ khấu hao ( mẫu số 06_TSCĐ). Tất cả chứng từ trên đều được bộ phận kế toán TSCĐ phân loại tập hợp vào bộ hồ sơ riêng của từng loại TSCĐ và lưu tại phòng kế toán. Cuối quý kế toán lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ theo từng phân xưởng bộ phận sử dụng.Vào cuối niên độ kế toán công ty tiến hành kiểm kê đánh giá lại TSCĐ và sử dụng biên bản kểm kê và đánh giá lại tài sản. Sổ sách sử dụng: - Sổ TSCĐ ( Mẫu số S21-DN) - Sổ tổng hợp chi tiết TSCĐ - Sổ Nhật ký chung ( mẫu số S03a-DN) - Sổ cái các tài khoản 211, 212, 213, 214 ( Mẫu số S03b-DN) Toàn bộ TSCĐ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được trich khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Trình tự tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: Sổ chi tiết TSCĐ Nhật ký chung Sổ cái tài khoản 211, 212, 213, 214 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo PMKT ( phần hành TSCĐ ) Chứng từ kế toán TSCĐ Sổ Tổng hợp Chi tiết TSCĐ (1): Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán TSCĐ kế toán nhập vào phần mềm kế toán các bút toán liên quan. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa các số liệu lên sổ chi tiết TSCĐ và sổ Nhật ký chung. (2) Cuối tháng, từ sổ chi tiết TSCĐ phần mềm kế toán sẽ xử lý và tổng hợp lên bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời từ sổ Nhật ký chung số liệu sẽ được lên Sổ Cái các Tài khoản 211, 212, 213, 214 và từ các sổ Cái lên bảng cân đối số phát sinh. (3) Phần mềm kế toán tự đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và sổ cái các TK. Cuối cùng, bảng cân đối số phát sinh đã được lập cùng sổ tổng hợp chi tiết TSCĐ phần mềm kế toán sẽ cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến TSCĐ phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán. 2.3.2. Đặc điểm tổ chức kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ tiền, gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa để phục vụ sản xuất- kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Hiện nay, Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội tổ chức thực hiện kế toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán hiện hành được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty hạch toán vốn bằng tiền, sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. Hạch toán ngoại tệ sử dụng một loại tỷ giá là tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111: tiền mặt tại quỹ, chi tiết Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam Tài khoản 1112: Ngoại tệ Tài khoản 112: tiền gửi ngân hàng, chi tiết Tài khoản 1121: Tiền Việt Nam Tài khoản 1122: Ngoại tệ. Tài khoản 113: tiền đang chuyển Tài khoản 007: ( tài khoản ngoài bảng) Ngoại tệ các loại. Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu – Mẫu 01 – TT - Phiếu chi – Mẫu 02 – TT - Bảng kê chi tiền – Mẫu 09 – TT - Bảng kiểm kê quỹ – Mẫu số 07 a – TT/BH và mẫu 07b – TT - Giấy nộp tiền - Uỷ nhiệm chi - Biên lai thu tiền – mẫu 06 – TT. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng – Mẫu 04 – TT. - Giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu 03 – TT. - Giấy đề nghị thanh toán – Mẫu 05 – TT. - Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của Ngân hàng. Sổ sách sử dụng: + Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 111, 112, 113 ( mẫu số S03b-DN) + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái TK 111, 112, 113; Sổ Nhật ký chung ( mẫu số S03a-DN), Sổ Nhật ký thu tiền ( Mẫu số S03a1-DN) Sổ Nhật ký chi tiền ( mẫu số S03a2-DN) Quy trình tổ chức hạch toán Vốn bằng tiền tại Công ty như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có… Kế toán nhập các bút toán vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật lên các sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ chi tiết các TK 111, 112, 131…Cuối tháng, từ sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 113 lên sổ tổng hợp chi tiết, đồng thời từ Sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản 111, 112, 113( máy tự động). Máy tính sẽ chạy số liệu từ sổ cái các tài khoản để lên bảng cân đối sổ phát sinh, từ sổ tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh các chỉ tiêu về vốn bằng tiền được lên các bản cáo báo. Sơ đồ 2.4: Trình tự tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra đối chiếu Sổ quỹ tiền mặt Chứng từ thu, chi Sổ NK thu tiền Sổ NK chi tiền Sổ cái TK111, TK112 Sổ chi tiết TK 111, TK 112, 113 Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ nhật chung ký chung Phần mềm kế toán (thu – chi) 2.3.3. Đặc điểm tổ chức kế toán công nợ Bên cạnh việc sản xuất khoáng chất phục vụ ngành khoan và ngành xây dựng thì việc kinh doanh các sản phẩm phân bón phục vụ nông nghiệp là một mảng rất quan trong đem lại doanh thu lớn cho Công ty, nên các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán luôn diễn ra với mật độ thường xuyên. Kế toán công nợ là một trong những nghiệp vụ chủ yếu và quan trọng nhất của Công ty. Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn GTGT( mẫu 01 GTKT-3LL) - Hóa đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02GTTT – 3LL ) - Bảng thanh toán với người bán - Bảng kê mua hàng ( Mẫu 06 – VT) Tài khoản sử dụng: - Tk 131-Dư Nợ: Phải thu khách hàng - Tk 131-Dư Có: Ứng trước của người mua - TK 331-Dư Có: Phải trả người bán - TK 331-Dư Nợ: Ứng trước cho người bán Các TK 131 và TK 331 được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp Các sổ sách được sử dụng gồm có: Sổ chi tiết tài khoản 131, TK 331 Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 131, 331 Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 131, TK 331 Bảng tổng hợp Công nợ: Phải thu, phải trả Trình tự tổ chức hạch toán Công nợ phải thu, phải trả tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.5: Trình tự tổ chức hạch toán công nợ tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà nội. Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: 2.3.4.Tổ chức kế toán tiền lương Công ty có quy chế lương áp dụng cho toà Công ty, trong quy chế quy định rõ các phụ cấp mà Cán bộ công nhân viên trong Công ty được hưởng, các thang bậc lương, xếp lợi nhân viên và hệ số hoàn thành công việc của Cán bộ công nhân viên. Ngoài lương thời gian Công ty còn có tiền lương năng suất tính theo các chỉ tiêu hoàn thành như: hoàn thành kế hoạch thu vốn, thu nhập bình quân, lợi nhuận. Các Tài khoản sử dụng: Sổ chi tiết TK 131, 331 Chứng từ công nợ Nhật ký chung Sổ cái tài khoản TK 131, TK 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo (1) Sổ tổng hợp chi tiết công nợ Phần mềm kế toán (thanh toán) - TK 334: phản ánh các khoản phải trả công nhân viên và tình hình thanh toán các khoản đó( gồm: tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của công nhân viên) - TK 338: phản ánh các khoản trích theo lương, chi tiết + TK 3382: Bảo hiểm xã hội + TK 3383: Bảo hiểm y tế + Tk 3384: Kinh phí công đoàn Các chứng từ kế toán: - Bảng chấm công – Mẫu số 01 – LĐTĐ. - Bảng thanh toán tiền lương – Mẫu số 02 – LĐTĐ. - Bảng thanh toán BHXH .– Mẫu số 04 – LĐTĐ. - Bảng thanh toán tiền thưởng – Mẫu số 05 – LĐTĐ. - Phiếu báo làm thêm giờ - Mẫu số 07 – LĐTĐ. - Hợp đồng giao khoán - Mẫu số 08 – LĐTĐ. Các loại sổ sử dụng: - Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên. - Sổ cái tài khoản 334, TK 338 Trình tự hạch toán: Hàng ngày, căn cứ vào tình hình thực tế, kế toán ghi số liệu vào các chứng từ gốc về lương, căn cứ vào các chứng từ gốc về lương kế toán phản ánh các bút toán vào phần mềm kế toán. Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ gốc về lương kế toán thông qua phần mềm máy tính lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH toàn Công ty, căn cứ vào bảng thanh toán lương toàn Công ty, kế toán lập bảng tính và phân bổ tiền lương. Từ bảng phân bổ tiền lương và Sổ nhật ký chung, số liệu vào sổ cái TK 334, TK 338. 2.3.5. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa Tại Công ty cổ phần hoá chất và xây dựng Hà Nội việc bán hàng bao gồm việc cung cấp các sản phẩm hoá chất do công ty tự sản xuất, cung cấp các loại phân bón nhập khẩu và sản xuất trong nước, cung cấp các dịch vụ trang trí nội, ngoại thất. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất - kinh doanh. Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng như: doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, tình hình thanh toán công nợ phải thu, thuế giá trị gia tăng và các chi phí liên quan... để từ đó tính toán, xác định kết quả của hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm. Các Tài khoản sử dụng: TK 156: Hàng hoá TK157 : Hàng gửi bán TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ TK 521: Chiết khấu thương mại TK 531:Hàng bán bị trả lại TK 532:Giảm giá hàng bán TK 632: Giá vốn hàng bán Tk 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn GTGT ( mẫu 01GTKT – 3LL ) - Hóa đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02GTTT – 3LL ) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ( mẫu 04HDL – 3LL) - Bảng kê thanh toán hàng đại lý – ký gửi ( mẫu 01 – BH ) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( mẫu 05 – VT ) - Phiếu thu ( mẫu 01 – TT ) - Phiếu chi ( mẫu 02 – TT ) - Giấy báo có - Biên lai thu tiền ( mẫu 06 – TT ) Các loại sổ sử dụng: - Sổ kho - Sổ chi tiết TK 156, 157, 632, Sổ chi tiết bán hàng - Sổ tổng hợp chi tiết TK 156, 157, giá vốn, sổ tổng hợp chi tiết bán hàng - Sổ cái TK 632, 511, 521, 531, 532. PHẦN 3 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN HOÁ CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI 3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. Thành công ngày hôm nay của Công ty cổ phần hóa chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội có sự đóng góp không nhỏ của bộ máy quản lý mà đặc biệt là bộ máy kế toán. Bộ máy quản lý được tổ chức phân cấp, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh tạo bước đệm vững chắc cho sự phát triển của công ty. Mục tiêu chung được thực hiện thống nhất ở các cấp quản lý. Sự phối hợp đồng bộ tạo ra hệ thống quản lý hiệu quả xuyên suốt mọi hoạt động tại đơn vị. Bộ máy kế toán - một trong những yếu tố nòng cốt của bộ máy quản lý, Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội tổ chức bộ máy kế toán khá hợp lý, bố trí công việc ít bị chồng chéo và có quan hệ chặt chẽ với nhau, các phần hành hỗ trợ lẫn nhau, mô hình tổ chức kế toán đã phát huy tác dụng của mô hình tập trung. Bộ máy kế toán được thiết kế đảm bảo các nguyên tắc về bất kiêm nhiệm, có sự kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm giảm bớt những sai sót và gian lận có thể xảy ra. Phòng kế toán của Công ty gồm cả những nhân viên có thâm niên trong nghề, giàu kinh nghiệm, có kiến thức chuyên môn vững chắc và cũng có cả những nhân viên trẻ nhiệt tình, năng động, say mê học hỏi công việc. Công ty đã tận dụng được ưu điểm riêng của từng nhân viên do vậy các nhân viên đều được phân công công việc phù hợp với khả năng, kinh nghiệm, có thể phát huy được thế mạnh của mình, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc. Với sự phân chia chức năng riêng biệt nhưng vẫn có sự giám sát chặt chẽ từ người lãnh đạo, sẵn sàng đưa sự hỗ trợ kịp thời đã giúp cho khối lượng công việc kế toán giảm nhẹ, số liệu kế toán chính xác và nhanh chóng cung cấp cho các nhà quản trị nhằm đưa ra định hướng rõ rệt. Chính vì vậy mà bộ máy kế toán của Công ty đã góp phần vào sự phát triển của Công ty, đặc biệt là trong một vài năm trở lại đây. Tuy nhiên Công ty cũng không thể tránh được những mặt hạn chế cần khắc phục trong tổ chức bộ máy kế toán, Công ty cần chú trọng đầu tư thêm cho công tác đào tạo để không ngừng củng cố, nâng cao kiến thức cho nhân viên phòng kế toán nói riêng và cán bộ công nhân viên trong công ty nói chung bằng cách cử đi học các khóa nghiệp vụ dài hạn và ngắn hạn đồng thời cập nhật kịp thời các chuẩn mực, chế độ hiện hành nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán, ngày càng củng cố và phát triển đội ngũ nhân lực của Công ty. Sắp xếp cán bộ, nhân viên giỏi vào những vị trí chủ chốt, nâng cao đời sống cả về tinh thần lẫn vật chất của cán bộ công nhân viên, điều này sẽ góp phần phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc. Hơn nữa DN cần đặt ra mức thưởng cao hơn cho những nhân viên có tinh thần trách nhiệm, có ý tưởng mới trong tính toán, trong đối chiếu phát hiện lỗi sai, ngược lại cũng nên đặt ra quy định rõ rang hơn về phạt, đối với những nhân viên thiếu cẩn trọng, tỉ mỉ thường xuyên xảy ra sai sót, nghiêm trọng hơn là những hành vi cấu kết, cố tính làm sai để mưu lợi, ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. 3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC BỘ MÁY KẾ TOÁN Công ty đã áp dụng kịp thời các quyết định và thông tư mới của Bộ tài chính, do nhân viên kế toán luôn ý thức trong việc thường xuyên cập nhật, áp dụng những thay đổi mới nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được tiến hành một cách chính xác nhất, tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. 3.2.1. Về tổ chức vận dụng hệ thống Chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ – CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong Chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các chứng từ được lập kịp thời và theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không có hiện tượng một nghiệp vụ kinh tế được lập chứng từ nhiều lần hoặc nội dung chứng từ phản ánh sai bản chất kinh tế của nghiệp vụ, không có hiện tượng xuất hoá đơn giả nhằm kiếm lời. Các chứng từ được lập đều có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, mọi chứng từ đều được kiểm tra nghiêm ngặt và được luân chuyển theo quy định, thường xuyên có sự đối chiếu giữa phòng kế toán và các phòng khác có liên quan. Tại Công ty có phòng bảo quản lưu trữ chứng từ theo đúng yêu cầu về bảo quản lưu trữ chứng từ của Nhà nước. Tuỳ từng loại chứng từ có thời gian lưu trữ riêng, sau thời hạn lưu trữ chứng từ sẽ được đem đi huỷ với sự chứng kiến của những cá nhân có trách nhiệm theo quy định. Việc lưu trữ chứng từ một cách khoa học đảm bảo cho những sai sót chưa phát hiện kịp thời trong hiện tại thì vẫn sẽ có đủ căn cứ để phát hiện trong tương lai. 3.2.2. Về tổ chức vận dụng hệ thống Tài khoản kế toán Bên cạnh những tài khoản trong hệ thống tài khoản được quy định tại chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 thì Công ty có lập thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 để sử dụng, phục vụ cho việc hạch toán được thuận lợi hơn, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của DN mình. Nhờ việc chi tiết một số tài khoản cấp 2, cấp 3 nên DN đã có một hệ thống tài khoản khá đầy đủ, chặt chẽ đảm bảo ghi chép được toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên việc phân cấp và ký hiệu các TK của đơn vị theo em là chưa hoàn toàn hợp lý. DN cần bổ sung thêm một số TK để công việc ghi chép được chi tiết, cụ thể hơn, việc kế toán chính xác hơn, chẳng hạn như nên bổ sung TK 1561-chi phí mua hàng, từ đó tách riêng, theo dõi riêng trị giá hàng mua và chi phí mua hàng trên hai TK riêng biệt. Về việc ký hiệu các TK phản ánh cho từng mặt hàng của Công ty dễ gây cho kế toán nhầm lẫn sai sót trong quá trình tính toán, ghi chép vì Công ty sử dụng quá nhiều số để ký hiệu, theo em nên thay bằng những chữ cái viết tắt tên sản phẩm mặt hàng, như vậy sẽ vừa mang tính đặc trưng cho từng sản phẩm vừa không gây nhầm lẫn cho kế toán. 3.2.3. Về tổ chức vận dụng hệ thống Sổ sách kế toán Hệ thống sổ kế toán được áp dụng theo mẫu chung do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2005/QĐ-BTC ban hành ngáy 20/03/2006. Nhìn chung việc tổ chức sổ kế toán trong đơn vị tương đối tốt, khoa học, phù hợp và đầy đủ. Công ty hiện đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong việc phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây là hình thức phù hợp với quy mô, đặc điểm của Công ty, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang thiết bị phương tiện kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của Công ty. Theo đó kế toán được tổ chức theo mẫu này bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan, sổ, thẻ kế toán chi tiết, để công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả kế toán sử dụng kết hợp các phần mềm kế toán và trang thiết bị hiện đại. Công ty đã thực hiện đúng các quy định của nhà nước về ghi sổ kế toán, DN đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại DN và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế oán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ, tạo điều kiện cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin phục vụ cho nhu cầu điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của Giám đốc Công ty cũng như của các bên liên quan. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung mà Công ty áp dụng có ưu điểm là có kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với cả kế toán thủ công và kế toán máy, hơn nữa lại có thể áp dụng trong nhiều loại hình doanh nghiệp có quy mô khác nhau, nên rất thuận lợi cho Công ty trong việc áp dụng. Tuy nhiên, chính vì việc ghi chép đơn giản nên việc ghi sổ theo hình thức này thì khối lượng ghi chép là lớn lại xảy ra sự ghi chép trùng lặp, làm cho việc lập Báo cáo cuối kỳ của Công ty bị chậm trễ, Công ty cần có biện pháp để cải thiện tình hình này và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Tuy nhiên theo kiến nghị trên của em, DN nên bổ sung một số TK mới do vậy DN cần mở thêm một số sổ chi tiết tương ứng, ví dụ như bảng kê chứng từ chi phí mua hàng, sổ chi tiết chi phí mua hàng. 3.2.4. Về tổ chức vận dụng hệ thống Báo cáo kế toán. Việc lập và trình bày báo cáo tài chính trong đơn vị tuân thủ đúng theo cá yêu cầu, nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán sổ 21 “ Trình bày báo cáo tài chính”. Việc lập báo cáo tài chính căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán, lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Việc thuyết minh báo cáo tài chính căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu được giải trình giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của DN. Các báo cáo tài chính của Công ty được lập hàng quý, được nộp đúng thời hạn và công bố trước công chúng với độ chính xác cao, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho người sử dụng. KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội, em đã nắm bắt và tích luỹ trong mình được nhiều kinh nghiệm thực tế, đồng thời em có được cơ hội áp dụng kiến thức được học tại nhà trường vào thực tế công tác kế toán. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................................................... 1 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY. ............................................................................................................................... 3 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY ............... 3 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY. ............................................................................................................................ 5 1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của công ty ......................................................... 5 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty ..................... 7 1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty ............ 7 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA CÔNG TY. ...............................................................................10 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY. ...........................................................................................................................15 PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ............................................................................................................17 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY....................................17 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ..............................19 2.2.1. Các chính sách kế toán chung .............................................................19 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán .....................................20 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán .....................................22 2.2.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ sách kế toán .........................................24 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán .......................................28 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ..............................28 2.3.1. Kế toán TSCĐ ......................................................................................28 2.3.2. Đặc điểm tổ chức kế toán vốn bằng tiền ..............................................32 2.3.3. Đặc điểm tổ chức kế toán công nợ .......................................................36 2.3.4.Tổ chức kế toán tiền lương ...................................................................37 2.3.5. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa .....................................38 PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN HOÁ CHẤT KHOÁNG SẢN VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI ................................................................................................................40 3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. .........................................40 3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC BỘ MÁY KẾ TOÁN .......................................41 3.2.1. Về tổ chức vận dụng hệ thống Chứng từ kế toán ................................42 3.2.2. Về tổ chức vận dụng hệ thống Tài khoản kế toán ...............................42 3.2.3. Về tổ chức vận dụng hệ thống Sổ sách kế toán ...................................43 3.2.4. Về tổ chức vận dụng hệ thống Báo cáo kế toán. ..................................44 KẾT LUẬN ..........................................................................................................45 DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội ..........................................................................................................15 Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất BENTONITE( loại hoá chất điển hình của DN) ............................................................................................................................... 9 Sơ đồ1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội...............................................................11 Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội ...............................................................................................17 Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung tại Công ty cổ phần hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội. .....................................................27 Sơ đồ 2.3: Trình tự tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội.............................................................................31 Sơ đồ 2.4: Trình tự tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà Nội.............................................................................35 Sơ đồ 2.5: Trình tự tổ chức hạch toán công nợ tại Công ty Cổ phần Hoá chất khoáng sản và xây dựng Hà nội. ...............................................................................................36 Danh mục viết tắt - DN: Doanh nghiệp - TSCĐ: Tài sản cố định - TK: Tài khoản