Tóm tắt Luận văn Chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ---/--- BỘ NỘI VỤ ---/--- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VŨ THỊ HOA CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - 2017 Công trình được hoàn thành tại: Học viện Hành chính Quốc gia Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Ngô Thành Can Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng họp ....., Nhà...... - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77 – Nguyễn Chí Thanh – Đống Đa – Hà Nội Thời gian: vào hồi giờ tháng năm 2016 Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện đại hóa nền hành chính quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế - xã hội của đất nước được coi là một trong những chủ trương của Nhà nước ta trong cuộc cải cách nền hành chính. Để thực hiện tốt chủ trương này, chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động hành chính văn phòng. Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, là bộ phận trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành của cơ quan. Bởi vậy, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng [] cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, là “đầu mối công việc”, được HĐND, UBND ủy quyền “thừa lệnh” trong giải quyết một số thủ tục hành chính thông thường, giúp Thường trực HĐND và UBND quận trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình. Ngoài chức năng tham mưu, tổng hợp được thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng quy chế và tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp văn phòng còn có nhiệm vụ phục vụ các hoạt động hằng ngày như: tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo. Được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ, quận Bắc Từ Liêm chính thức hoạt động vào ngày 01/4/2014. Do là một quận mới được thành lập trên cơ sở tách từ huyện Từ Liêm cũ, nên hoạt động của quận, đặc biệt là hoạt động văn phòng HĐND và UBND quận gặp rất nhiều khó khăn, với khối lượng công việc lớn. Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với hoạt động chung của toàn thể cơ quan, Văn phòng HĐND và UBND Quận Bắc Từ Liêm đã không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp Thường trực HĐND thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát giúp UBND quận tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhằm từng bước khắc phục các khó khăn. Với phương châm: “Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm xác định cần thực hiện nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng hoạt động, đáp ứng những yêu cầu của thời đại mới. Nhằm tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, cũng như được sự ủng hộ của lãnh đạo quận Bắc Từ Liêm, học viên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp chương trình thạc sĩ của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và trong các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng. Do vậy, các vấn đề liên quan đến chất lượng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng luôn nhận được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những người làm công tác văn phòng. Có thể kể đến một số cuốn sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu có tính chất học thuật như: - Cuốn sách Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước do tác giả Lưu Kiếm Thanh chủ biên [34] cung cấp những khái niệm cơ bản, cơ sở pháp lý và những kỹ năng cần thiết của việc xây dựng và tổ chức công tác hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước (công tác văn thư, lưu trữ); - Cuốn sách Nghiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Lưu Kiếm Thanh, Nxb Thống kê (2009): Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phòng: công tác văn phòng, lãnh đạo văn phòng, lập kế hoạch công tác, công tác thông tin - báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thư, hợp đồng, giao tiếp văn phòng - Cuốn sách Sổ tay tổ chức hành chính văn phòng dành cho trưởng phòng tổ chức, chánh văn phòng quy định mới nhất về nghiệp vụ hành chính văn phòng hướng dẫn soạn thảo văn bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho các sự kiện quan trọng tại địa phương do tác giả Vũ Thị Kim Thanh biên soạn (Nxb Lao động, 2013): Trình bày các hướng dẫn về nghi lễ, nghi thức, tổ chức đại hội, hội nghị, tiếp khách, công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; nội quy cơ quan, quy tắc ứng xử và văn hoá công sở cùng các mẫu soạn thảo văn bản, diễn văn, bài phát biểu dùng cho các sự kiện quan trọng tại địa phương - Cuốn sách Quản trị hành chính văn phòng do tác giảVũ Đình Quyền biên soạn (Nxb Thống kê, 2005) đề cập đến một số nội dung cơ bản về vai trò của văn phòng trong 1 tổ chức, những nguyên tắc và thực tiễn chung về quản trị hành chính văn phòng. Dịch vụ và phương pháp văn phòng. Nguyên tắc cơ bản của thông tin liên lạc và kiểm soát công việc văn phòng, dự đoán về vai trò của văn phòng trong tương lai - Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Dùng cho đại học Hành chính do các tác giả Lưu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc biên soạn (Nxb Giáo dục, 2005): đề cập tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng: tổ chức lao động, thông tin, lập chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách... và công tác về văn thư, lưu trữ. Các nghiên cứu này cung cấp những kiến thức lý luận tổng quan về công tác văn phòng trong cơ quan nhà nước nói chung. Trong đó, trình bày về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, các công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ; sự cấp thiết của việc phải hiện đại hóa công tác văn phòng. Tuy nhiên, những tài liệu này chưa phân tích hay đưa ra những tiêu chí nhằm đánh giá định tính cũng như định lượng về chất lượng hoạt động của công tác văn phòng trong cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, thời gian qua cũng có một số luận văn nghiên cứu về hoạt động văn phòng, chất lượng hoạt động văn phòng nói chung và văn phòng HĐND và UBND quận, huyện nói riêng, như: - Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong giai đoạn hiện nay của tác giả Nguyễn Trường Sơn, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia (2005). Luận văn trình bày khái quát chung về Văn phòng Bộ Công nghiệp, qua thực trạng các hoạt động của văn phòng, tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong thời gian tới; - Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp quận, huyện tại thành phố Hải Phòng từ thực tiễn của văn phòng HĐND và UBND quận Hồng Bàng của tác giả Cấn Ngọc Bảo, Luận văn thạc sĩ Quản lý Hành chính công (2008). Luận văn đã đi vào phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND và UBND cấp quận, huyện thành phố Hải Phòng. Từ những thành tựu đạt được và các hạn chế còn tồn tại, tác giả kiến nghị các giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND – UBND đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay; - Hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh Hải Dương của tác giả Phạm Văn Trung, Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia (2012) đã đi sâu vào nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng, các yếu tố đảm bảo hiệu quả hoạt động cũng như các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng. Trên cơ sở phân tích đó, tác giả đưa các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên đã đề cập đến hoạt động của văn phòng, hiệu quả hoạt động văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên, góc độ tiếp cận vẫn còn chung chung, chưa có có công trình nghiên cứu nào trình bày một cách có hệ thống và tập trung sâu vào chất lượng hoạt động văn phòng của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Đây cũng là một trong những lý do mà tác giả lựa chọn đề tài này để nghiên cứu. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý luận, thực trạng liên quan đến hoạt động và chất lượng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm để đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận, góp phần hoàn thành những nhiệm vụ chính trị mà Quận Bắc Từ Liêm được giao. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: Một là, hệ thống hóa những vấn đề lý luận về Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Hai là, thu thập, phân tích các số liệu để nhận xét thực trạng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 đến nay. Làm rõ những ưu điểm, hạn chế cũng như các nguyên nhân dẫn đến hạn chế về hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận hiện nay. Ba là, đề xuất những phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Chất lượng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện qua thực tiễn hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội + Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận nghiên cứu: Luận văn được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác-Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm, chủ trương, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam, pháp luật của Nhà nước, lý luận chung về quản lý nhà nước. 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể, bao gồm: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh, khảo sát, đánh giá, điều tra xã hội học, quan sát thực tiễn, nghiên cứu tài liệu... Đặc biệt, để bổ sung các nguồn thông tin, tư liệu phục vụ cho việc phân tích, đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, tác giả luận văn đã xây dựng và sử dụng hệ thống bảng hỏi nhằm thu thập số liệu cần thiết. Nội dung các câu hỏi trong bảng hỏi được thiết kế nhằm có thêm các số liệu đánh giá trên từng tiêu chí chất lượng hoạt động. Đối tượng của bảng hỏi là cán bộ, công chức đang công tác tại HĐND, UBND, trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm. Thời gian thu thập bắt đầu từ ngày 01/12/2016 và kết thúc vào ngày 15/01/2017. Tổng số lượng phiếu khảo sát phát ra là 180 phiếu, thu về 173 phiếu trong đó có 157 trả lời đầy đủ các câu hỏi, 16 phiếu không trả lời đầy đủ các câu hỏi. Như vậy, 157 phiếu trả lời đầy đủ các câu hỏi được xử lý và được tính là 100% tổng số phiếu hỏi dùng để phân tích các nội dung cụ thể phục vụ cho việc làm sáng tỏ thực trạng cũng như nhận định, đánh giá của tác giả đối với chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần hệ thống hóa lý luận hoạt động Văn phòng, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ bổ sung, gợi mở, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận nói riêng, hoạt động văn phòng của các cơ quan nhà nước nói chung. Luận văn đưa ra các giải pháp, kiến nghị, có thể ứng dụng trực tiếp với văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Luận văn có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ, công chức làm việc ở văn phòng HĐND và UBND quận, huyện. 7. Kết cấu của luận văn Luận văn được kết cấu thành 4 phần, cụ thể: Phần mở đầu, nội dung chính, kết luận và tài liệu tham khảo. Trong đó, phần nội dung chính của Luận văn được chia thành 3 chương, bao gồm: Chương 1. Cơ sở lý luận về chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Chương 2. Thực trạng chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Chương 3. Phương hướng, giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Khái quát chung về văn phòng 1.1.1. Khái niệm Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, l và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng th i bảo đảm các điều kiện vật chất, k thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [19, tr. 12]. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2.1. Chức năng Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp. Thứ hai, chức năng hậu cần. Thứ ba, chức năng đại diện. 1.1.2.2. Nhiệm vụ Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. 1.1.3. Vị trí, vai trò 1.1.3.1. Vị trí Có thể xem trong mỗi một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì văn phòng có vị trí trung tâm, thực hiện các chức năng cơ bản nhất nhằm đảm bảo cho quá trình thông tin trong nội bộ và quá trình thông tin với bên ngoài được thông suốt, phục vụ trực tiếp cho sự vận hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức. 1.1.3.2. Vai trò Văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức và hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính nhà nước, là nơi có đặc thù hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục và luôn luôn thích ứng với thay đổi nhanh chóng của đời sống xã hội. 1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.2.1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quy định r các cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, bao gồm: Phòng nội vụ, Phòng Tư pháp, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Y tế, Thanh tra huyện, Văn phòng HĐND và UBND. 1.2.2. Tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chịu trách nhiệm trước UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Các bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bao gồm: Bộ phận tổng hợp, bộ phận hành chính – văn thư, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện  Về vị trí, chức năng Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND cùng cấp.  Về nhiệm vụ, quyền hạn Từ các chức năng trên, có thể thấy, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn sau: 1.3. Chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.3.1. Khái niệm chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là tổng thể các thuộc tính, phẩm chất gắn liền với quá trình hoạt động và phản ánh toàn bộ các giá trị của quá trình hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. 1.3.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.3.2.1. Hoạt động thu thập, x lý và cung cấp thông tin 1.3.2.2. Xây dựng, lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động 1.3.2.3. Hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị 1.3.2.4. Công tác văn thư, lưu trữ 1.3.2.5. Kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin 1.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Thứ nhất, các yếu tố từ bên ngoài Một là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội. Hai là, chế độ chính trị và môi trường thể chế trong nước. Ba là, các yếu tố về văn hóa, phong tục, tập quán của địa phương. Bốn là, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khoa học công nghệ. Thứ hai, các yếu tố bên trong Một là, nguyên tắc, cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Hai là, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng. Ba là, Quy chế hoạt động của Văn phòng. Bốn là, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn phòng. Tiểu kết chƣơng 1 Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là một cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, gắn với các chức năng cơ bản của mình góp phần rất lớn trong việc tạo nên chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành. Văn phòng HĐND và UBND mang những nét chung của văn phòng, đồng thời cũng còn có những đặc trưng riêng gắn với yếu tố quyền lực nhà nước, đặc thù của hoạt động hành chính nhà nước với tính chất đa dạng, phức tạp và luôn luôn phải có khả năng thích ứng với quá trình thay đổi liên tục. Việc nghiên cứu các vấn đề lý luận về chất lượng hoạt động của văn phòng nói chung, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng có ý nghĩa rất lớn trong việc thiết lập nền tảng để tham chiếu, đánh giá thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở từng địa phương cụ thể. Từ đó, có cơ sở tiếp tục nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện ở nước ta. Chƣơng 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Khái quát về văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm 2.1.1.1. Vị trí, chức năng Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND. Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Thứ nhất, đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND Thứ hai, đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu Quận. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm 2.1.2.1. Về cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm bao gồm 07 bộ phận chuyên môn, cụ thể như sau: Bộ phận Tổng hợp, Bộ phận tiếp dân và xử lý đơn thư, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính, Bộ phận văn thư, lưu trữ, Bộ phận Công nghệ thông tin, Bộ phận Kế toán, Bộ phận Quản trị. 2.1.2.2. Về cơ cấu nhân sự Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm bao gồm: 01 Chánh Văn phòng; 02 Phó Chánh Văn phòng; 29 công chức, lao động hợp đồng. 2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm Thứ nhất, công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng được nâng cao về chất lượng, khẳng định được tính hiệu quả. Thứ hai, về công tác cải cách thủ tục hành chính: Thực hiện tốt công tác cải cách hành chính. Thứ ba, về công tác văn thư – lưu trữ: Ttrong quá trình tham mưu, đề xuất và đã giúp UBND Quận ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành hoạt động trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh đảm bảo kịp thời, hiệu quả, ít để sai sót xảy ra. Thứ tư, về công tác hành chính, phục vụ: Đã có nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời các hoạt động của lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND Quận và các hoạt động thường xuyên của cơ quan Văn phòng. Thứ năm, công tác tiếp công dân: Thực hiện công tác tiếp công dân theo luật định. Thứ sáu, công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần đảm bảo phục vụ tốt các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND và các phòng ban chuyên môn. Thứ bảy, đã chủ động phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Quận uỷ, các phòng ban, đoàn thể, phường, thuộc Quận và và Văn phòng HĐND, UBND, Văn phòng các Phường trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao. 2.3. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm 2.3.1. Đánh giá hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Bảng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm Đơn vị: % Nội dung đánh giá Đảm bảo Không đảm bảo Tính đầy đủ 84,71 15,29 Tính chính xác 82,17 2,54 Tính kịp thời 81,53 3,18 Tính phù hợp 90,45 9,55 2.3.2. Đánh giá việc xây dựng, lập chương trình, kế hoạch công tác Theo kết quả khảo sát đối với công chức, lao động tại Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, có 42,04% ý kiến cho rằng, việc xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND có tính khoa học, hợp lý rất cao, 52,86% ý kiến đánh giá ở mức khá cao, 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình. 2.3.3. Đánh giá hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc h p, hội nghị Bảng ố lượng các cuộc h p, hội nghị của HĐ D và B D được Văn phòng HĐ D và B D quận Bắc Từ Liêm tổ chức hàng năm Đơn vị cuộc họp hội nghị Năm 2014 2015 2016 Số lƣợng 702 676 731 Nguồn Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và BND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 – 2016 Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức, 57,96% công chức được hỏi cho rằng quy trình tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm đảm bảo tuân thủ một cách đầy đủ, bài bản, khoa học; 42,04% ý kiến đánh giá ở mức cơ bản đầy đủ. 57,96% ý kiến cho rằng, chất lượng công tác chuẩn bị, phục vụ cho họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 36,94% ý kiến đánh giá ở mức khá cao, 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình. 2.3.4. Đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm do 2 chuyên viên thuộc bộ phận Văn thư – Lưu trữ đảm nhiệm, thực hiện các công việc cụ thể bao gồm: Tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy tờ, tài liệu Sao y, phát hành các văn bản của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND quận qua đường bưu điện và qua hệ thống văn phòng điện tử; Quản lý và sử dụng con dấu; Tiếp và hướng dẫn tổ chức, công dân đến thực hiện các giao dịch liên quan đến công tác văn bản Lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ theo quy định của pháp luật. Bảng 2.3: ố lượng văn bản đến và đi tại B D quận Bắc Từ Liêm Đơn vị văn bản Năm 2014 2015 2016 Tổng số văn bản đi 26.291 27.195 26.979 Tổng số văn bản đến 8.657 8.851 9.192 Nguồn Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và BND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 – 2016 2.3.5. Đánh giá kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin Theo ý kiến đánh giá của công chức Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, có 5,1% ý kiến cho rằng mức độ quan tâm của lãnh đạo UBND đối với vấn đề này mới chỉ ở mức trung bình, 31,84% ý kiến đánh giá mức độ quan tâm khá cao và 63,06% ý kiến cho rằng mức độ quan tâm rất cao, cơ bản đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và thực tiễn địa phương. Tiểu kết chƣơng 2 Quận Bắc Từ Liêm là một quận mới, được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ. Tuy vậy, quá trình tổ chức và hoạt động của các cấp chính quyền đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật. Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, trong giai đoạn 2014 – 2016 có vai trò rất lớn trong việc góp phần tạo nên những kết quả tích cực trong hoạt động quản lý của chính quyền quận thông qua đảm bảo tổ chức và chất lượng hoạt động của mình. Đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trên các tiêu chí: chất lượng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; chất lượng lập chương trình, kế hoạch công tác; chất lượng tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị; chất lượng công tác văn thư, lưu trữ; kết quả thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT trong giai đoạn 2014 – 2016 có những kết quả tích cực cần được tiếp tục phát huy. Đồng thời, ở trên một số khía cạnh vẫn còn bộc lộ những hạn chế cần phải nghiên cứu, đề xuất các giải pháp ngăn ngừa, khắc phục và nâng cao chất lượng hoạt động trong thời gian tới. Chƣơng 3 PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm 3.1.1 Đổi mới nhận thức về văn phòng Trong xu thế cải cách hành chính và hội nhập với thế giới, mọi loại hình tổ chức kể cả Văn phòng phải luôn vận động để tồn tại và phát triển cho phù hợp với môi trường. Chính vì lý do đó đòi hỏi chúng ta phải thay đổi cách nghĩ cũ lạc hậu về vị trí, vai trò của Văn phòng. - Đổi mới nhận thức về Văn phòng và công tác Văn phòng - Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của văn phòng từ bố trí vị trí việc làm, chuẩn hóa công tác cán bộ Văn phòng. - Hiện đại hóa công tác Văn phòng để nâng cao hiệu quả công tác trong đó lấy công nghệ thông tin là mũi đột phá. - Hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm là một nội dung quan trọng, phải được tiến hành trên cơ sở thực hiện cải cách hành chính nhà nước ở địa phương, phải trực tiếp tạo ra những thay đổi mang tính căn bản trong hoạt động quản lý của bộ máy hành chính nhà nước. 3.1.2. Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, xây dựng văn phòng gọn về tổ chức, rõ về chức năng, nhiệm vụ đảm bảo chất lƣợng trong hoạt động. Trong xu hướng cải cách tổ chức bộ máy hành chính hiện nay, cần chuyển đổi mạnh mẽ, cơ bản vai trò ,chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cả bộ máy hành chính nhà nước cũng như của mỗi cơ quan hành chính cho phù hợp yêu cầu quản lý nền kinh tế thị trường và dân chủ hóa đời sống xã hội Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng cần được tiến hành đồng bộ từ việc xác định, cơ cấu chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của các cơ quan chuyên môn đến việc đổi mới từng bộ phận cấu thành. Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm cần phải được tiến hành dựa trên các chương trình, kế hoạch cụ thể, phải xây dựng các mục tiêu, giải pháp khả thi, có lộ trình thực hiện rõ ràng, phải xuất phát từ các nguồn lực vật chất và phi vật chất phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương. 3.1.3.Xây dựng và phát triển đội ngũ công chức văn phòng có đủ năng lực, phẩm chất đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Xây dựng và phát triển năng lực cán bộ công chức theo nguyên tắc chức nghiệp hay chế độ việc làm đều nhằm đi đến kết quả cuối cùng là tạo ra được đội ngũ công chức thực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn đề được giao trên nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lượng. Xây dựng và phát triển đội ngũ công chức văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm vừa là nhiệm vụ chính trị quan trọng, vừa là nhiệm vụ cụ thể, gắn với quá trình dịch chuyển giữa khu vực công và khu vực tư gắn với quá trình chuyển đổi mô hình nhà nước cai trị, duy trì sang nhà nước kiến tạo, phục vụ. 3.1.4 Hiện đại hóa công tác văn phòng Hiện đại hóa công tác văn phòng là yêu cầu cấp thiết để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải được đặt trong bối cảnh xu thế quốc tế hóa, hội nhập quốc tế; phải được định hướng phấn đấu tới các tiêu chuẩn mang tính khu vực và quốc tế; không ngừng cải thiện tính hiện đại của nền hành chính nói chung, của bộ máy hành chính nhà nước ở địa phương nói riêng. 3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm 3.2.1.Nhóm giải pháp về tổ chức - Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện - Xây dựng cơ chế phối hợp giữa văn phòng với các phòng với các phòng ban chức năng. - Tăng cường cơ chế kiểm tra giám sát thường xuyên - Xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức 3 hóm giải pháp về con người - Về việc bố trí, sắp xếp công chức - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức làm công tác Văn phòng - Ban hành tiêu chuẩn chức danh và tổ chức thi tuyển chức danh chánh văn phòng - Xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu - tổng hợp, Hậu cần và lễ tân giao tiếp 3.2.3. Nhóm các giải pháp chuyên môn - Hoàn thiện công tác thông tin, báo cáo - Hoàn thiện công tác tham mưu tổng hợp - Hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ - Đổi mới công tác hội họp, công tác lễ tân giao tiếp - Công tác tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận “ một cửa” 3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác văn phòng Đối với Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, để thực hiện tốt việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT và hiện đại hóa công tác văn phòng, cần phải chủ động thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản sau đây: Một là, xây dựng quy chế về việc truyền – nhận thông tin trên mạng nội bộ và mạng diện rộng với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận, UBND các phường. Hai là, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kiến thức tin học, công nghệ thông tin cho đội ngũ công chức, lao động hợp đồng. Ba là, tập trung nâng cao nhận thức về công nghệ thông tin của đội ngũ công chức, lao động hợp đồng của Văn phòng. Tiểu kết chƣơng 3 Hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm nói riêng là một trong những yêu cầu cấp thiết, gắn liền với quá trình thực hiện cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Yêu cầu này vừa mang tính chất khách quan do tác động mang tính ngoại biên, vừa mang tính chất tự thân, xuất phát từ nhu cầu cần tự hoàn thiện của Văn phòng. Để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói chung, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm nói riêng, cần tiến hành động bộ một số giải pháp căn bản như: hoàn thiện mô hình tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trên cơ sở những điểm mới của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức làm công tác văn phòng đẩy mạnh ứng dụng CNTT. KẾT LUẬN Công cuộc cải cách hành chính và xu thế hội nhập quốc tế, đặt ra những cơ hội và cũng là thách thức cho các cơ quan nhà nước nói chung, đặc biệt là bộ phận văn phòng nói riêng. Nó đòi hỏi công tác văn phòng trong mỗi cơ quan phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện mình, để có thể tiến kịp cùng sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế - xã hội. Với chức năng là bộ phận tham mưu, tổng hợp, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có một vị trí, vai trò quan trọng. Thực tiễn đã chứng minh, nơi nào công tác văn phòng được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành hoạt động phát triển tốt, hiệu quả công việc đạt được cao. Trong thời gian qua, mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm vẫn luôn chú trọng các hoạt động của văn phòng, không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, nhằm giải quyết tốt các công việc về quản lý nhà nước trên các lĩnh vực, đem lại sự hài lòng cho nhân dân. Tuy vậy, do những hạn chế về năng lực công tác, điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, thiếu quy chế cụ thể về hoạt động, nên hoạt động của văn phòng HĐND và UBND còn chưa phát huy hết hiệu quả. Thiết nghĩ, trong thời gian tới, văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm cần có sự nghiêm túc thực hiện các giải pháp, nhằm phát huy những mặt đạt được, khắc phục các hạn chế, khó khăn còn tồn tại, nâng cao chất lượng hoạt động để văn phòng thực sự là “chiếc chìa khóa vàng” giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều phối công việc của cơ quan một cách tốt nhất.