Tóm tắt Luận văn Tổ chức và hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TÔ VIỆT HUỲNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017 Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Bùi Đức Kháng Phản biện 1: TS. Nguyễn Thị Thủy, Học viện Hành chính Quốc gia Phản biện 2: TS. Nguyễn Kỳ Hồng, Nguyên giảng viên Học viện Hành chính quốc gia Luận văn được bảo vệ tại hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính quốc gia Địa điểm: phòng 210, nhà A, Học viện Hành chính quốc gia, Cơ sở TP. Hồ Chí Minh Số 10, đường 3/2, quận 10, thành phố Hồ Chí Minh Thời gian: vào lúc 14h00, ngày 25 tháng 8 năm 2017 Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia 1 A. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Trong giai đoạn hiện nay, khoa học hoá và hiện đại hoá nền hành chính Nhà nước đang là một trong những xu hướng chính trong cải cách hành chính và xây dựng nền hành chính hiện đại trên thế giới. Ở Việt Nam, thực hiện chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020, nền hành chính đã có những chuyển biến căn bản. Cùng với quá trình cải cách hành chính của cả nước, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang đang đẩy mạnh cải cách hành chính để vượt qua sức cản của chính mình, một trong những nội dung cải cách hành chính mà thành phố đang quyết liệt chỉ đạo thực hiện là cải tiến phương thức quản lý, lề lối làm việc của cơ quan hành chính. Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt động của chính quyền các cấp, Văn phòng giữ vai trò đặc biệt quan trọng, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho mỗi hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Trong những năm qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá đã được quan tâm kiện toàn từng bước về tổ chức, đầu tư cơ sở vật chất, về cơ bản hoạt động của Văn phòng có nhiều chuyển biến, tiến bộ. Tuy nhiên, so với yêu cầu, nhiệm vụ vẫn còn những hạn chế như: Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị và cán bộ, công chức về công tác Văn phòng còn chưa đúng; cơ cấu các bộ phận chuyên môn, sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức có mặt chưa phù họp; trình độ của một số cán bộ, công chức chưa ngang tầm nhiệm vụ; phương pháp làm việc chưa thật khoa học; sự phối hợp giữa Văn phòng với các phòng, ban, phường, xã chưa thật chặt chẽ và có hiệu quả; quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kinh phí, phương tiện hoạt động bộc lộ những hạn chế, bất cập. Những hạn chế trên cho thấy, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố chưa được đổi mới đồng bộ trước những đòi hỏi xử lý thông 2 tin nhanh, chính xác để giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố đưa ra những quyết định kịp thời, phù hợp, chính xác nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động chính quyền địa phương. Nguyên nhân là do cơ chế song trùng trực thuộc, một cơ quan Văn phòng có hai đầu mối lãnh đạo, hai đầu mối phục vụ, nhưng lại thiếu sự hướng dẫn cụ thể, kịp thời về phương thức quản lý, điều hành, tổ chức tham mưu, phục vụ làm này ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng trong thời gian qua. Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang” là yêu cầu cấp thiết, đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống chính quyền các cấp nói chung, cấp huyện nói riêng. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Những năm gần đây, đã có nhiều công trình nghiên cứu về Văn phòng trong cơ quan Nhà nước nói chung và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng, cụ thể của các tác giả: Hồ Ngọc Cẩn, Nguyễn Ngọc Hiến, Tạ Hữu Ánh, Nghiêm Kỳ Hồng, Lưu Kiếm Thanh, Phan Văn Định, Trần Thị Thanh Hiền, Khuất Thị Kim Dung, Văn Đức Sơn ... Tuy nhiên, mỗi công trình nghiên cứu ở cấp độ khác nhau, địa phương khác nhau và chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn 3.1. Mục đích: Trên cơ sở thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá trong những năm qua; các quy định cơ sở pháp lý hiện hành, luận văn đề xuất những giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ: Làm rõ những vấn đề lý luận về Văn phòng nói chung và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng trong hoạt động quản lý Nhà nước tại 3 địa phương nói riêng. Khảo sát thực tế tổ chức, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá nhằm đánh giá, nhận xét kết quả đạt được, tìm ra hạn chế, nguyên nhân và đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá. 4.2. Phạm vi: - Các vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. - Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá. - Thời gian nghiên cứu đánh giá từ năm 2011 đến 2016. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận: Luận văn vận dụng các phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta về nhà nước và pháp luật, về cải cách hành chính. 5.2. Các phương pháp nghiên cứu: Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, kết hợp các phương pháp chuyên ngành như: nghiên cứu, tổng hợp, phân tích, so sánh, thống kê, khảo sát tổng kết thực tiễn ... 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ quản lý, công chức Văn phòng và những người quan tâm đến việc đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. 7. Kết cấu của luận văn: Luận văn, ngoài phần mở đầu và kết luận, được bố cục thành 03 chương: 4 Chương 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang (giai đoạn 2011 - 2016) Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Lý luận chung về Văn phòng 1.1.1. Khái niệm Văn phòng Hiện nay có rất nhiều khái niệm về Văn phòng được nêu trong các tài liệu như sau: - “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [Hoàng Phê, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Khoa học xã hội Hà Nội, trang 1137]. - Theo Hồ Ngọc Cẩn trong cuốn Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, [Nxb Tài chính, năm 2003, trang 10] đã nêu ra khái niệm như sau: “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. - Theo Lưu Kiếm Thanh trong cuốn Nghiệp vụ hành chính Văn phòng - Công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân [Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2009, trang 18] đã quan niệm Văn phòng như sau: + Theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với đội ngũ nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý của tổ chức, nó bao gồm cả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có 5 đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. + Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn Phòng chức năng không phải pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Từ những khái niệm khác nhau về Văn phòng, có thể đưa ra một định nghĩa chung về Văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi thực hiện các dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng - Văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó, được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên lạc giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan. Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức; đảm nhiệm việc thu nhập, xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý; hoạt động Văn phòng gắn liền với các hoạt động quản lý của tổ chức. Là trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức; là “bộ nhớ”, „tai mắt” của lãnh đạo cơ quan. - Văn phòng trong cơ quan, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc; đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị. Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác. Giảm bớt các thủ tục hành chính, giúp các hoạt động trong cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt, giảm chi phí không cần thiết. 1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng - Xét về yếu tố khách quan, Văn phòng bị tác động bởi các yếu tố như: Mối quan hệ chấp hành của Văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp mình, cơ quan hành chính cấp trên, các quy định của pháp luật, các hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý 6 nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực có liên quan. Mối quan hệ ngang cấp, giao tiếp giữa Văn phòng với các sở ngành, huyện, thị khác. - Xét về yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong): + Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan, công sở. Cơ quan càng có nhiều đơn vị thì công việc của Văn phòng càng phức tạp. Nhiều khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức; mà là do chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng. + Thứ hai, mọi hoạt động của Văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong cơ quan, đơn vị. Nếu cán bộ trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ thực hiện thuận lợi và ngược lại thì công việc sẽ gặp nhiều khó khăn. + Thứ ba, trong mỗi cơ quan thì quy chế hoạt động và những quy định về lề lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, rõ ràng, từng con người làm việc riêng lẻ không có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan, Văn phòng không phát huy được vai trò, chức năng của mình. + Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là. 1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.2.1. Vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện - Là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện. - Có vai trò quan trọng trong việc tham mưu xây dựng và triển khai thực hiện các quyết định, chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; cung cấp dữ liệu, thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ hoạt động, chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. 7 - Có mối liên hệ hữu cơ, chặt chẽ, là cầu nối giữa Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân với các cơ quan chuyên môn, Ủy ban mặt trận tổ quốc, các đoàn thể và xã, phường, thị trấn. 1.2.2. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện - Chức năng tham mƣu, tổng hợp: Là chức năng cơ bản nhất của Văn phòng, nội dung công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác Văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý. Hai nội dung này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời; tổng hợp là cơ sở của tham mưu, sẽ không thể tham mưu tốt, không có biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc thông tin không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, đầy đủ, chính xác hơn. - Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần + Giúp lãnh đạo quản lý tài chính, tài sản công, những công việc hậu cần và phục vụ khác. + Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản đi, đến; kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký, đóng dấu và phát hành; quản lý, sử dụng dấu đúng quy định. Chuẩn bị điều kiện phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị, tiếp khách; bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện và các phòng, ban ngành ... + Bảo đảm kinh phí hoạt động kịp thời, đúng chế độ, nguyên tắc và các biện pháp thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong cơ quan. 1.2.3. Nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện - Tham mƣu cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện xây dựng các nghị quyết, chƣơng trình, kế hoạch công tác và có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc triển khai, tổ chức thực hiện văn bản đó 8 Là nhiệm chủ yếu và quan trọng hàng đầu của Văn phòng, các chương trình, kế hoạch công tác phải được thể hiện bằng văn bản cụ thể, xác rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp, tiến độ thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Vì vậy, để văn bản đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý về nội dung, thể thức, Văn phòng phải chịu trách nhiệm chính tham mưu, giúp cho lãnh đạo cơ quan soạn thảo và ban hành các loại văn bản mang tính chỉ đạo chung của cơ quan, đơn vị. - Công tác thu thập, quản lý và xử dụng thông tin Thông tin có vai trò hết sức quan trọng trong việc đảm bảo sự thống nhất hoạt động của cơ quan, tổ chức; thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có từ nhiều nguồn khác nhau (thông tin bên ngoài, thông tin bên trong), qua quá trình xử lý thông tin, cơ quan hành chính nhà nước đưa ra các quyết định quản lý cụ thể đối với từng lĩnh vực cụ thể. Để làm tốt công tác tham mưu tổng hợp, Văn phòng phải tăng cường công tác thu thập, xử lý và quản lý thông tin kỷ càng và chặt chẽ từ đó sẽ cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác và tham mưu tốt cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. - Tổ chức và phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị Trong các cơ quan hành chính Nhà nước việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị rất nhiều, để đảm bảo chất lượng và giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết, Văn phòng phải phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị tốt các nội dung phục vụ cho cuộc họp, hội nghị, từ bước chuẩn bị nội dung báo cáo, tham luận (nếu có), in ấn tài liệu, thư mời, bố trí bàn ghế, âm thanh, thư ký và dự thảo thông báo kết luận ý kiến chỉ đạo Thông qua các cuộc họp, hội nghị cũng sẽ giúp rất nhiều cho Văn phòng trong công tác thu thập, sàng lọc, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình nghiên cứu tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo. - Công tác văn thƣ, lƣu trữ + Công tác văn thƣ: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản đến sau khi có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, thủ tục ban hành văn bản; cho số và phát hành văn bản; lập hồ sơ lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và nộp vào kho lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định. 9 + Công tác lƣu trữ: là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Để làm tốt công tác này, Văn phòng phải thường xuyên tham mưu, đề xuất cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân chỉ đạo làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, như: xây dựng quy chế, quy trình công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng, bố trí khu vực, kho lưu trữ và thực hiện quy trình công tác văn thư lưu trữ thật khoa học ... nhằm đảm bảo cho các văn bản đi đến được xử lý kịp thời nhanh chóng và khai thác hết công suất đối với các tài liệu lưu trữ trong cơ quan đơn vị. - Công tác tiếp dân Tổ chức tiếp công dân đến giao dịch, phản ảnh những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện; tiếp nhận hồ sơ hành chính của tổ chức, công dân chuyển đến cho các phòng, ban chuyên môn và nhận lại kết quả hoàn trả cho tổ chức, công dân; tiếp nhận và tham mưu cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân về công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân, tham mưu và bố trí lịch cho Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện tiếp công dân theo định kỳ. - Tham mƣu cho lãnh đạo triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, hiện đại hóa văn phòng; ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý chất lƣợng ISO và các hoạt động quản lý - Công tác đảm bảo hậu cần Tham mưu, bố trí sắp xếp các khu vực, phòng làm việc một cách hợp lý, khoa học; thường xuyên kiểm tra, sửa chữa các trang thiết bị đảm bảo cho các đơn vị, phòng, ban làm việc có hiệu quả. Quản lý bảo dưỡng xe phục vụ cho các buổi công tác của lãnh đạo; tổ chức giữ gìn an ninh trật tự trong cơ quan, hướng dẫn tổ chức, công dân đến liên hệ công tác; xây dựng công sở văn minh, sạch đẹp; bảo đảm kinh phí phục vụ cho các hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. 10 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 Theo lý luận chung, Văn phòng được hiểu dưới nhiều gốc độ khác nhau, nhưng có một điểm chung là hoạt động của Văn phòng có hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của lãnh đạo và cơ quan; chức năng tổng hợp, tham mưu và đảm bảo hậu cần có mối quan hệ gắn bó hữu cơ chặt chẽ và bổ sung cho nhau. Muốn làm tốt công tác tham mưu phải thực hiện tốt việc tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin; tham mưu là để phục vụ và trong phục vụ có tham mưu. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện cũng đảm bảo đầy đủ các chức năng của Văn phòng nói chung. Điểm khác biệt rõ nét so với các Văn phòng của các tổ chức khác đó chính là chức năng tham mưu tổng hợp được đặt cao hơn và có ý nghĩa quyết định hơn so với chức năng hậu cần. CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG (GIAI ĐOẠN 2011-2016) 2.1. Đặc điểm tình hình chung 2.1.1. Đặc điểm tình hình của thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang - Điều kiện tự nhiên: Rạch Giá được hình thành từ năm 1739, năm 2005, thành phố Rạch Giá được thành lập với 12 đơn vị hành chính cấp xã. Thành phố Rạch Giá là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Kiên Giang; có bờ biển dài 15 km; phía Đông Nam giáp huyện Châu Thành; phía Đông - Bắc giáp huyện Tân Hiệp; phía Tây - Nam giáp vịnh Thái Lan, phía Tây - Bắc giáp huyện Hòn Đất. Diện tích tự nhiên 103,56 km2 ; dân số 239.057 người, gồm có 3 dân tộc chính, người Kinh chiếm 87,88%, người Khmer chiếm 6,97%, người Hoa chiếm 5,06% và một số ít các dân tộc thiểu số khác. - Điều kiện kinh tế - xã hội: Cơ cấu kinh tế: các ngành dịch vụ chiến 82,69%, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp chiếm 11,69%, 11 nông nghiệp 5,62%; thu nhập bình quân đầu người năm 2015 là 69,51 triệu đồng/người/năm (tương đương 3.278 USD), tốc độ tăng trưởng bình quân 10,63%; hệ thống hạ tầng đô thị cơ bản hoàn thiện. - Người và đất Rạch Giá đã làm nên những trang sử hào hùng trong công cuộc bảo vệ và xây dựng Tổ quốc. Ngày 22/8/1998, Chủ tịch Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã quyết định tặng thưởng danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” cho Đảng bộ, quân và dân Rạch Giá. 2.1.2. Đặc điểm tình hình của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch - Là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức năng tham mưu cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân về hoạt động của mình. - Bộ phận nghiên cứu tổng hợp là bộ phận chủ chốt, quan trọng giúp cho Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. - Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước. - Có các trang thiết bị phù hợp và các điều kiện vật chất cần thiết khác để đảm bảo cho mọi hoạt động của Văn phòng. 2.2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (giai đoạn 2010-2016) 2.2.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố hiện có 20 cán bộ công chức, đảm bảo theo biên chế được giao, cụ thể: Về trình độ văn hóa: THPT 20/20 người, đạt 100%. Trình độ chuyên môn: thạc sĩ 04 người, đạt 20%; đại học 15 người, đạt 75%; trung cấp 01 người, chiếm 05%. Lý luận chính trị: Cao cấp 09 người, đạt 45%; trung cấp 09 người, đạt 45%; sơ cấp 02 người, chiếm 10%. Về độ tuổi: từ 31 - 40 tuổi: 11 người, chiếm 55%; 41 - 50 tuổi: 04 người, chiếm 20%; trên 50: 05 người, chiếm 25%. 12 Tổ chức bộ máy Văn phòng gồm có lãnh đạo Văn phòng (Chánh văn phòng, 02 Phó Văn phòng) và các bộ phận chuyên môn, được sắp xếp, bố trí như sau: Bộ phận nghiên cứu tổng hợp, Bộ phận tiếp công dân, Bộ phận công nghệ thông tin, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Bộ phận hành chính quản trị, Bộ phận kế toán tài vụ. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND thành phố 2. 2.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá - Công tác tham mƣu, tổng hợp: Tham mưu ban hành các chương trình, kế hoạch công tác; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban ngành của thành phố và phường, xã thực hiện tốt chương trình kế hoạch và quy chế làm việc của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; xây dựng các đề án, chương trình, kế hoạch trọng tâm, trọng điểm thực hiện nghị quyết đại hội đảng bộ thành phố Rạch Giá; các kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội 5 năm, kế hoạch đầu tư công trung hạn, chương trình hành động thực hiện các chương trình hành động của cơ quan quản lý nhà nước cấp Chánh Văn phòng Phó Văn phòng tổng hợp Phó Văn phòng hành chính quản trị Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Bộ phận nghiên cứu tổng hợp Bộ phận tiếp công dân Bộ phận hành chính quản trị Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận văn thư lưu trữ 13 trên và các kế hoạch, chương trình khác liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thành phố. Thẩm tra trình Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành văn bản quy phạm pháp luật, quyết định cá biệt và văn bản hành chính khác; thu thập, tổng hợp, quản lý dữ liệu thông tin, tư liệu trên hệ thống các phần mềm tác nghiệp nội bộ phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng của Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố và các phòng ban chuyên môn, phường-xã. Tiếp nhận xử lý ban đầu các văn bản do các phòng, ban chuyên môn của thành phố, Ủy ban nhân dân phường, xã, các đơn vị liên quan trình xin ý kiến chỉ đạo hoặc báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố. Sắp xếp lịch công tác, chuẩn bị các cuộc họp cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, theo dõi diễn biến cuộc họp, xây dựng thông báo kết luận, phát hành thông báo, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện - Công tác tiếp nhận, trả kết quả giải quyết hồ sơ hành chính và tiếp công dân Hiện nay, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố đang triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông và đã đưa thủ tục hành chính vào thực hiện cơ chế một cửa tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 19/37 lĩnh vực với 153/259 thủ tục, chiếm tỷ lệ 59,07% so với bộ thủ tục hành chính đã công bố. Do đó, việc phối hợp giải quyết thủ tục hành chính ngày càng chặt chẽ, đảm bảo được yêu cầu, phần lớn hồ sơ trả đúng hạn, rút ngắn thời gian giải quyết so với quy định. Từ năm 2011 - 2016 văn phòng thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết 149.141 hồ sơ các loại; giải quyết đúng hẹn 148.325 hồ sơ, đạt tỷ lệ 99,45%; trả quá hạn 807 hồ sơ, chiếm 0,54%. - Công tác tiếp công dân Thiện khá tốt nhiệm vụ chủ trì, điều hòa, phối hợp việc tiếp công dân giữa các cơ quan tham gia tiếp công dân; đảm bảo điều kiện cho lãnh đạo thành phố tiếp công dân định kỳ, đột xuất; tham mưu, đề xuất hướng giải quyết các trường hợp khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố; tổ chức 14 họp xử lý hành chính liên quan đến giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân; tiếp nhận và chuyển giao đơn thư khiếu nại cho các đơn vị, phòng ban chuyên môn giải quyết được thực hiện tốt. Kết quả từ năm 2011 đến 2016 Văn phòng đã tổ chức tiếp 1.262 lượt công dân; tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố tiếp 402 lượt, tổ chức đối thoại với 433 lượt người; phối hợp với thủ trưởng các phòng, ban ngành tiếp 394 lượt. Đã tiếp nhận và giải quyết 1.337 đơn. - Công tác văn thƣ, lƣu trữ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố đã triển khai, quán triệt đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn như: Luật Lưu trữ năm 2011, các quy định, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ. Qua đó, công tác văn thư đã có những tiến bộ, hạn chế sai sót; thực hiện khá tốt việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản đi, đến; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập, thống kê danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; chuẩn bị kho lưu trữ, tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản nhận tài liệu lưu trữ. Ngoài ra qua việc triển khai ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin về quản lý văn bản đã giúp cho việc lấy số, quản lý lưu trữ văn bản được chặt chẽ, đảm bảo về thời gian, tra cứu kịp thời đáp ứng được yêu cầu công tác hiện nay. - Công tác đảm bảo hậu cần Việc quản lý tài sản công, phương tiện làm việc, thu chi ngân sách cơ quan được thực hiện công khai, minh bạch đúng theo chế độ tài chính; công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho việc tổ chức các phiên họp, hội nghị, phục vụ các hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố được đảm bảo; an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy được thực hiện khá tốt; hệ thống các phòng làm việc khang trang, sạch đẹp; thông tin liên lạc thông suốt. 2.3. Nhận xét chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Rạch Giá 2.3.1. Ưu điểm - Có nhiều cố gắng, nỗ lực, củng cố, kiện toàn tổ chức bộ máy, cơ bản phù hợp với quy định của pháp luật; sắp xếp, bố trí các bộ phận chuyên môn; phân công nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng, 15 các Phó Chánh Văn phòng, đội ngũ cán, bộ công chức cơ bản đúng trình độ chuyên môn đảm bảo được khả năng thực hiện nhiệm vụ, từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động của Văn phòng phòng cũng như hiệu quả hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố. - Làm tốt công tác tham mưu, đề xuất giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo điều hành công việc có hiệu quả; tổ chức triển khai kịp thời các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước; tham mưu ban hành nhiều chủ chương, chính sách phù hợp với tình hình thực tế của địa phương; tăng cường theo dõi nắm tình hình, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai, thực hiện, kịp thời đề xuất tháo gỡ khó khăn vướng mắc cho các ngành và phường, xã. - Chủ động xây dựng nhiều kênh thông tin giúp cho công tác tổng hợp báo cáo của Văn phòng được thực hiện tốt hơn trước, góp phần tích cực trong việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị chung của thành phố. Thực hiện tốt công tác đảm bảo hậu cần phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thành phố. Công tác phối hợp với các đơn vị chuyên môn khá chặt chẽ và hiệu quả; công tác cải cách hành chính được quan tâm thực hiện thường xuyên, liên tục; chủ động triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng. 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân - Cơ cấu tổ chức như hiện nay có mặt chưa phù hợp chức năng, nhiệm vụ tham mưu của Văn phòng; việc bố trí phân công nhiệm vụ cho lãnh đạo và các chuyên viên phụ trách công việc ở các bộ phận có sự chồng chéo; chuyên viên nghiên cứu tổng hợp phải phụ trách nhiều lĩnh vực, trong khi đó có những lĩnh vực lại phân chia ra cho nhiều chuyên viên phụ trách; chưa bố trí được lãnh đạo Văn phòng phụ trách việc tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố, mà chỉ có 01 chuyên viên theo dõi lĩnh vục này nên dẫn đến quá tải. - Tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch chỉ đạo còn chậm, từng lúc chưa sát tình hình thực tế tại địa phương, còn chạy theo văn bản của cấp trên, nhiều khi mang tính áp đặt, chủ quan. - Nội dung tổng hợp báo cáo chưa đáp ứng đúng yêu cầu đặt ra, còn nặng về liệt kê, thiếu yếu tố phân tích, đánh giá để nhận xét 16 đúng thực chất những nội dung đã làm được và chưa được để từ đó đề xuất những nội dung, biện pháp chỉ đạo thực hiện trong thời gian tới. - Công tác thẩm định văn bản trước khi trình ký, ban hành còn nhiều hạn chế do chuyên viên tổng hợp không có thời gian để nghiên cứu chuyên sâu đối với từng lĩnh vực cụ thể dẫn đến chất lượng văn bản không cao, chưa đạt yêu cầu như mong muốn của lãnh đạo. - Chưa ban hành được bản quy định về chế độ lập hồ sơ tài liệu lưu trữ; quy định quản lý và sử dụng xăng xe, quy định việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị mà chủ yếu áp dụng theo văn bản quy định chung. * Nguyên nhân: - Do cơ chế song trùng, một văn phòng phải phục vụ hai đầu mối lãnh đạo, vừa tham mưu, giúp việc cho Ủy ban nhân dân, vừa tham mưu, phục vụ hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân. - Việc phân công trong lãnh đạo văn phòng còn chồng chéo, không thuận lợi cho việc theo dõi, chỉ đạo; mô hình tổ chức của bộ phận nghiên cứu tổng hợp chưa hợp lý; công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng chưa được quan tâm đúng mức. - Phương thức hoạt động, điều hành của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân chưa theo kịp yêu cầu cải cách hành chính hiện nay; chậm điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế và nhiệm vụ cụ thể của từng giai đoạn. - Một số phòng, ban chưa phát huy hết vai trò, trách nhiệm, chậm trễ trong việc tham mưu cho lãnh đạo thành phố xây dựng chương trình, kế hoạch chỉ đạo thuộc lĩnh vực đơn vị mình phụ trách, có nơi xây dựng một cách chiếu lệ và dồn hết về cho Văn phòng. TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 Với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu tổng hợp, bộ máy giúp việc, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố có vị trí, vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh trên địa bàn thành phố. Trong những năm qua, Văn phòng đã chủ động, phối hợp với các ban, ngành, đoàn thể thành phố, phường, xã để 17 thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao. Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng được nâng lên về chất lượng, khẳng định được tính hiệu quả; công tác hành chính, phục vụ đã có nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố và các hoạt động thường xuyên của cơ quan Văn phòng. Công tác nội vụ, lễ tân, hậu cần bảo đảm chu đáo, nhiệt tình, trọng thị, chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn. Tuy nhiên, hoạt động của Văn phòng vẫn còn một số hạn chế, bất cập, do nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan như cơ chế chính sách, con người, nội quy, quy chế làm việc, thái độ văn hoá ứng xử của cán bộ, công chức,các nguyên nhân này cần có giải pháp hữu hiệu để khắc phục, qua đó củng cố, nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của Văn phòng. CHƢƠNG 3 ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG 3.1. Định hƣớng đảm bảo hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá Những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng phải phù hợp với chủ trương, đường lối, định hướng của Đảng và Nhà nước về tổ chức bộ máy Nhà nước, phù hợp tình hình thực tế về tổ chức, bộ máy của Ủy ban nhân dân thành phố, điều kiện thực tế ở địa phương. Đồng thời phải tương thích với vị trí “đầu mối” của Văn phòng trong hệ thống các cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân thành phố, đặc biệt là vai trò đặc thù của Văn phòng trong bộ máy cơ quan hành chính ở địa phương. 3.2. Giải pháp đảm bảo hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá 3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và quy chế làm việc - Hoàn thiện tổ chức bộ máy 18 Điều chỉnh lại mô hình cơ cấu tổ chức cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ, đảm bảo giữa các bộ phận chuyên môn có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm, đảm bảo thực hiện đầy đủ, có hiệu quả chức năng chính của Văn phòng là tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Qua phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng và đội ngũ cán bộ, công chức hiện có, bộ máy của Văn phòng cơ bản vẫn giữ theo mô hình hiện nay, nhưng cần xem xét để điều chỉnh, sắp xếp các Bộ phận chuyên môn cho khoa học và phù hợp hơn. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng Bố trí theo sự điều chỉnh này thì bộ máy tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố vẫn giữ nguyên như trước gồm có Chánh Văn phòng, 02 Phó chánh Văn phòng và 07 bộ phận, nhưng các bộ phận chuyên môn được sắp xếp, điều chỉnh lại như sau: + Chánh Văn phòng: chịu trách nhiệm trước Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân thành phố về việc lãnh đạo tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan Văn CHÁNH VĂN PHÕNG Phó Chánh Văn Phòng Phụ trách tổng hợp Phó Chánh Văn Phòng hành chính quản trị Bộ phận nghiên cứu tổng hợp Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận Văn thư lưu trữ Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ Bộ phận hành chính quản trị Bộ phận tiếp dân 19 phòng; thực hiện trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan theo quy định của Pháp luật. Đồng thời trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ; bộ phận kế toán-tài vụ; bộ phận Văn thư-Lưu trữ của Văn phòng; việc điều chỉnh này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo và chịu trách nhiệm toàn bộ việc quản lý, thu, chi kinh phí hoạt động của Văn phòng cũng như đảm bảo bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp luật. + Phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp: trực tiếp phụ trách, chỉ đạo hoạt động 02 Bộ phận (nghiên cứu tổng hợp, Công nghệ thông tin) và tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân. + Phó chánh văn phòng phụ trách hành chính quản trị: trực tiếp phụ trách 03 Bộ phận (Tiếp công dân, Hành chính quản trị, tiếp nhận và trả kết quả). Tính chất công việc của 03 bộ phận này phận thường xuyên tiếp xúc và giải quyết hồ sơ hành chính của công dân, lãnh đạo văn phòng được phân công cũng sẽ thuận lợi trong việc chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra. + Đối với bộ phận tổng hợp cần tăng cường thêm số lượng chuyên viên vì đây là bộ phận có khối lượng công việc lớn, vừa tham mưu cho Thường thực Hội đồng nhân dân, vừa tham mưu cho Ủy ban nhân dân. Trong đó, cần phải bố trí các chuyên viên phụ trách từng lĩnh vực cụ thể, tránh trường hợp một chuyên viên được phân công phụ trách nhiều lĩnh vực hay những lĩnh vực có nội dung công việc nhiều thì lại chia ra mỗi chuyên viên phụ trách một phần; đồng thời bố trí ít nhất 02 chuyên viên phụ trách công tác tham mưu, giúp việc cho Thường trực Hội đồng nhân dân để khắc phục tình trạng hiện nay là không có lãnh đạo văn phòng phụ trách mà chỉ phân công 01 chuyên phục trách nên không đảm đương hết nhiệm vụ. - Hoàn thiện quy chế làm việc của Văn phòng, quy chế phối hợp với các đơn vị, phòng ban chuyên môn Văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ theo quy định, ngoài việc tổ chức bộ máy tinh gọn, hợp lý, đội ngũ cán bộ, công chức tinh thông về nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, thì cần phải xây dựng được một quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng hơn; trong đó quy định những nguyên tắc, phương thức, 20 trách nhiệm từng bộ phận, từng cá nhân có liên quan trên cơ sở quy trình hóa các công đoạn của công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công và đòi hỏi mỗi cá nhân trong tổ chức phải tuân thủ nghiêm những quy định đã được nêu trong quy chế. Mỗi công việc phải có một bộ phận, một cá nhân chịu trách nhiệm, việc nào chưa thể giao tách bạch cho một cá nhân thì phải quy định bộ phận, cá nhân cụ thể chủ trì kèm theo quy chế phối hợp; đảm bảo kỹ luật, kỷ cương hành chính, đề cao trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực thi công vụ. Ngoài ra, Văn phòng cần chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy chế phối hợp giữa các phòng, ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, quy chế cần thể hiện đầy đủ nội dung, phân công rõ ràng đơn vị chịu trách nhiệm chính, đơn vị phối hợp, phương thức thực hiện các hình thức phối hợp; điều kiện đảm bảo cho công tác phối hợp, thời hạn hoàn thành để xác định trách nhiệm đối với đơn vị thiếu sự phối hợp trong quá trình tham mưu. 3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ, công chức Định kỳ hàng năm lãnh đạo phải tiến hành rà soát, đánh giá đúng thực trạng chất lượng đội ngũ cán, bộ công chức để tiến hành các hoạt động quy hoạch gắn với bố trí, sử dụng và có kế hoạch đưa đi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng hành chính ... Ngoài việc đưa đi đào tạo, bồi dưỡng ở các cơ sở đào tạo, lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm tạo điều kiện cho cán bộ công chức tham dự các hội thảo, hội nghị, tham gia các đoàn công tác giúp cho cán bộ, công chức hiểu biết nhiều lĩnh vực và tích lũy kinh nghiệm cho bản thân. Bên cạnh đó, người làm công tác văn phòng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và các văn bản luật; không ngừng tự học tập, tự rèn nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ, nắm vững các chủ trương, quy định của pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân trong thực hiện nhiệm vụ. - Thực hiện công khai, minh bạch, chặt chẽ việc tuyển dụng cán bộ, công chức, phải căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ, vị trí việc làm và 21 chỉ tiêu biên chế để xem xét lựa chọn những cá nhân có đủ phẩm chất, trình độ, năng lực đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao. - Tăng cường công tác quản lý, kiểm tra, giám sát đội ngũ cán bộ, công chức trong thực thi công vụ; thông qua đó phát hiện, đánh giá được phẩm chất, trình độ, năng lực, chất lượng đối với công việc và khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao để có biện pháp giúp cán bộ, công chức sữa chữa những hạn chế, khuyết điểm, đúc rút kinh nghiệm, hoàn thiện bản thân. 3.2.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng - Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng, trước hết là ở cấp lãnh đạo, đến cán bộ, công chức, viên chức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, nhất là trong quá trình tác nghiệp, giải quyết hồ sơ hành chính; từng bước thay đổi phương thức làm việc truyền thống, thủ công sang phương thức làm việc mới, hiện đại. - Tạo cơ sở dữ liệu thông tin đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả của công tác điều hành, công tác nghiên cứu tổng hợp của Văn phòng. Có chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có trình độ công nghệ thông tin để kịp thời chỉnh sửa những sai sót và chủ động trong vấn đề viết các phần mềm phục vụ hoạt động ngay chính trong cơ quan đơn vị. - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức của thành phố nói chung, Văn phòng nói riêng, để nâng lên hiệu quả việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO vào giải quyết thủ tục hành chính. - Nâng cấp, tích hợp hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO vào phần mềm Một cửa điện tử của UBND thành phố. Đồng thời, cần có một quy chế cụ thể về việc sử dụng phần mềm công nghệ thông tin, quy chế quản trị mạng, hệ thống công nghệ thông tin của đơn vị; xây dựng các biểu mẫu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải xuống sử dụng để đảm bảo thể thức văn bản. - Website của Văn phòng có trách nhiệm cung cấp thông tin, thực hiện theo nguyên tắc tạo điều kiện cho người dân tiếp cận nhanh chóng, tạo thuận lợi. Tiếp nhận thư góp ý kiến, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu cung cấp thông tin của tổ chức, cá nhân; lưu trữ, xử lý, cập nhật, 22 cung cấp thông tin, trả lời các yêu cầu; chuyển các yêu cầu cung cấp thông tin đến đúng cơ quan có liên quan nếu yêu cầu cung cấp thông tin vượt quá chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. - Việc ứng dụng công nghệ thông tin phải có sự đồng bộ và phải xây dựng chuẩn phần mềm cụ thể để có thể tích hợp, liên thông giữa các hệ thống, phần mềm nhằm khai thác có hiệu quả dữ liệu và chia sẽ thông tin trên hệ thống; tránh thực trạng như hiện nay là mạnh đơn vị nào đơn vị đó xây dựng vừa không hiệu quả lại gây lãng phí ngân sách. 3.2.4. Đổi mới và hoàn thiện công tác đảm bảo hậu cần - Hoàn chỉnh hệ thống các sổ sách kế toán và áp dụng các phần mềm kế toán vào quản lý tài chính, tài sản công của cơ quan, đảm bảo cho việc quản lý thu, chi tài chính được chặt chẽ. Hàng năm, phải chủ động lập dự toán kinh phí theo đúng chế độ tài chính, sát với yêu cầu thực tế, để có sự chủ động trong việc cân đối thu, chi tài chính phục vụ các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố. - Xây dựng phương án thực hiện bố trí lại các phòng làm việc cho các đơn vị trong khu hành chính tập trung của Ủy ban nhân dân thành phố cho phù hợp, trong đó cần bố trí mối liên hệ, tầm quan trọng của từng phòng, ban chuyên môn, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tác nghiệp, cũng như phối hợp giải quyết hồ sơ hành chính. - Định kỳ kiểm kê, rà soát để có kế hoạch đầu tư, trang bị mới, nâng cấp các thiết bị lạc hậu, xuống cấp đảm bảo thiết bị làm việc đồng bộ và trong một tổng thể chung của đơn vị, trang thiết bị phải được sử dụng đúng mục đích là phục vụ cho công việc công. Hàng năm cần điều chỉnh, bổ sung quy chế chi tiêu, định mức sử dụng văn phòng phẩm, xăng xe rõ ràng, chặt chẽ, rõ ràng theo hướng triệt để tiết kiệm. TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 Tổ chức khoa học công tác văn phòng, sắp xếp tổ chức bộ máy, hoàn thiện quy chế làm việc tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị; việc tổ chức thu nhận thông tin, phân tích, xử lý thông tin trong cơ quan là nhiệm vụ của Văn phòng, nếu không tổ chức tốt sẽ 23 có ảnh hưởng đến chất lượng, các hoạt động khác trong đơn vị. Việc bố trí các trang thiết bị, phương tiện hợp lý cho toàn bộ cơ quan là cần thiết và quan trọng, các phương tiện làm việc hiện đại sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu suất lao động cho cán bộ, công chức, nâng cao hiệu quả lao động cho cơ quan, giảm thiểu những lãng phí và những ách tắc trong quản lý; nếu văn phòng được tổ chức tốt, hợp lý, ý thức của cán bộ, công chức tốt sẽ góp phần giảm các chi phí trong quá trình hoạt động của Văn phòng. Trong xu thế hiện nay, việc xây dựng công sở văn minh hiện đại, bộ máy tinh gọn, tác phong đội ngũ cán bộ, công chức chức chuyên nghiệp, văn minh lịch sự là một yêu cầu đang đặt ra đối với các cấp chính quyền từ trung ương đến địa phương và của từng cơ quan hành chính nhà nước. Văn phòng nói chung và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố nói riêng với tư cách là cơ quan tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố cần thường xuyên chủ động nghiên cứu tìm ra những giải pháp tối ưu để ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động và góp phần nâng cao chất lượng tham mưu trong chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ chính trị, các chỉ tiêu kinh tế, xã hội của thành phố. KẾT LUẬN Dưới sự lãnh đạo của Đảng, nhân dân ta đang tiến hành công cuộc đổi mới phấn đấu vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh, những thành tựu đạt được trong hơn 30 năm qua đã khẳng định đường lối đổi mới đúng đắn của Đảng và Nhà nước. Tuy nhiên, đó chỉ là những kết quả ban đầu, để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra, yêu cầu chúng ta phải tiếp tục thực hiện đồng bộ các giải pháp về cải cách bộ máy nhà nước nói chung, bộ máy chính quyền địa phương nói riêng để chủ động hội nhập quốc tế trong bối cảnh toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là một bộ phận cấu thành của Ủy ban nhân dân huyện, có tác động rất lớn đến hiệu quả hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân trong lãnh đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hộ ở địa phương; những năm qua cơ cấu tổ chức, 24 bộ máy của Văn phòng từng bước được cũng cố, kiện toàn, chất lượng hoạt động ngày càng được nâng lên, cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, vẫn tồn tại những hạn chế, yếu kém nhất định do nhiều yếu tố tác động đã đặt ra những yêu cầu, đòi hỏi cần tiếp tục được nghiên cứu, trao đổi để tìm ra những nguyên nhân của ưu, khuyết điểm và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương. Đây là một vấn đề khó khăn, đòi hỏi phải có sự kiên trì, làm thường xuyên, lâu dài trong từng giai đoạn cụ thể, nhằm góp phần hoàn thiện bộ máy các cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng tốt hơn nữa nguyện vọng, quyền lợi chính đáng của nhân dân trong giai đoạn hiện nay khi mà Nhà nước đang tập trung đẩy mạnh việc xây dựng nhà nước pháp quyền, của dân, do dân và vì dân.