Đánh giá công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty cổ phần An Phú – Thừa Thiên Huế

,85%) (164.931.200) (41,28%) TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN (440 = 300 + 400) 72.681.468.326 100% 62.243.037.121 100% 57.924.724.800 100% (10.438.431.205) (14,36%) (4.318.312.321) (6,94%) (Nguồn: Phòng kế toán tài vụ và SV tính toán)TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 43 Nhận xét: Theo kết quả tính được trên bảng phân tích, tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm có chiều hướng giảm xuống. Năm 2010 đạt 72.681.468.326 đồng, năm 2011 giảm xuống 62.243.037.121 đồng, tương ứng giảm 14,36%. Sang năm 2012, giá trị này vẫn tiếp tục giảm xuống còn 57.924.724.800 đồng, giảm hơn 4 tỷ đồng tức giảm 6,94% so với năm 2011. Sở dĩ có sự thay đổi này là do các nguyên nhân sau: Về tài sản: Kết cấu giữa TSNH và TSDH vào năm 2010 chênh lệch nhau không đáng kể, đến năm 2011 và 2012 Công ty tăng tỷ trọng đầu tư vào TSDH trong đó chú trọng vào đầu tư tài chính dài hạn. Cụ thể: - Khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền tăng giảm không đều. Năm 2011 giá trị này đạt 3.338.015.522 đồng tăng gần 2,5 tỷ đồng tương ứng với tăng 279,51% so với năm 2010. Năm 2012, nó lại giảm xuống 940.710.113 đồng, đã giảm gần 2,4 tỷ đồng tương ứng giảm 71,82% so với năm 2011. Điều này cho thấy khả năng thanh toán tức thời của Công ty bị hạn chế. - Các khoản phải thu ngắn hạn là chỉ tiêu luôn chiểm tỷ trọng lớn nhất trong TSNH. Năm 2011 khoản phải thu ngắn hạn là 18.953.157.864 đồng giảm mạnh so với năm 2010 là 7.486.148.644 đồng tương ứng giảm 28,31%; đến năm 2012 tăng lên 1.472.700.585 đồng tương ứng tăng 7,77%, tuy nhiên vẫn nhỏ hơn so với năm 2010. Đây là dấu hiệu tốt của Công ty, tuy nhiên tỷ trọng khoản phải thu của khách hàng trong tổng tài sản còn khá cao, cụ thể trong 3 năm 2010 - 2012 tỷ trọng này tương ứng là 36,38%, 30,45% và 35,26%. Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của Công ty chưa tốt lắm, Công ty hiện đang bị chiếm dụng vốn bởi các khách hàng. Vì thế, trong những năm tới, Công ty cần có chính sách và biện pháp để đẩy mạnh công tác thu hồi nợ từ khách hàng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. - Giá trị hàng tồn kho của Công ty qua 3 năm đều giảm mạnh. Năm 2011 giảm 5.199.752.999 đồng, tức giảm 58,39% so với năm 2010. Năm 2012 tiếp tục giảm thêm 2.211.170.654 đồng tương ứng giảm 58,68%. Do giá cả của các mặt hàng vật liệu xây dựng cũng như xăng dầu biến động liên tục nên Công ty không dám mạo hiểm đầu tư TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 44 dự trữ hàng hóa nhiều. Tuy nhiên đây cũng là mặt tiêu cực của Công ty trong trường hợp không đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng hóa trên thị trường. - Riêng đối với TSDH cũng giảm qua 3 năm. Trong đó, tài sản cố định giảm đều qua 3 năm, có thể do nền kinh tế trong những năm gần đây gặp nhiều khó khăn nên Công ty đã giảm bớt các tài sản không cần thiết hay hoạt động không hiệu quả cho việc kinh doanh. Đối với chỉ tiêu đầu tư tài chính dài hạn, năm 2010 là 27.479.433.551 đồng chiếm 37,81% tổng tài sản. Năm 2011 giá trị này là 28.456.675.001 đồng chiếm 45,72% tổng tài sản, tức tăng hơn 977 triệu đồng hay tăng 3,56% so với năm 2010. Nguyên nhân của sự gia tăng này là do Công ty đang muốn mở rộng quy mô hoạt động, đầu tư tài chính vào các công ty để đa dạng hóa danh mục hoạt động kinh doanh của mình, tránh rủi ro trong kinh doanh. Năm 2012, giá trị đầu tư tài chính dài hạn không thay đổi so với năm 2011. Về nguồn vốn: Trong tổng nguồn vốn, nợ phải trả luôn chiếm tỷ trọng lớn hơn vốn chủ sở hữu, chứng tỏ nguồn hình thành tài sản tại doanh nghiệp chủ yếu là từ vay bên ngoài. Cụ thể: - Công ty chủ yếu vay nợ ngắn hạn, năm 2010 là 41.284.958.543 đồng, đến năm 2011 giá trị này giảm xuống 34.390.590.032 đồng tương ứng giảm gần 7 tỷ đồng (tức 16,70%) so với năm 2010 và năm 2012 giảm 1,2 tỷ đồng (tức 3,49%). - Còn nợ dài hạn năm 2010 là 746.577.849 đồng, năm 2011 giảm 130 triệu đồng (tức 17,41%) so với năm 2010. Năm 2012 giảm mạnh, hơn 266 triệu đồng (tức 43,24%) so với năm 2011. - Vốn chủ sở hữu của Công ty năm 2010 là 30.649.931.934 đồng, đến năm 2011 giảm xuống 3.414.062.694 đồng chiếm 11,14% so với năm 2010. Và năm 2012 giảm thêm 2.850.751.259 đồng chiếm 10,47% so với năm 2011. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 45 2.1.6.3 Tình hình kết quả loạt động kinh doanh Bảng 2.3 – Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2010-2012) Đơn vị tính: VND Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 So sánh 2011/2010 2012/2011 Giá trị Giá trị Giá trị +/- % +/- % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 207.567.636.489 182.230.703.250 126.718.190.124 (25.336.933.239) (12,21%) (55.512.513.126) (30,46%) 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 7.986.365 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 207.567.636.489 182.222.716.885 126.718.190.124 (25.344.919.604) (12,21%) (55.504.526.761) (30,46%) 4. Giá vốn hàng bán 198.758.278.961 174.510.188.582 123.381.005.548 (24.248.090.379) (12,20%) (51.129.183.034) (29,30%) 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 8.809.357.528 7.712.528.303 3.337.184.576 (1.096.829.225) (12,45%) (4.375.343.727) (56,73%) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 4.269.219.129 1.462.302.290 1.787.048.642 (2.806.916.839) (65,75%) 324.746.352 22,21% 7. Chi phí tài chính 3.891.489.298 5.608.382.595 4.581.744.687 1.716.893.297 44,12% (1.026.637.908) (18,31%) - Trong đó: Chi phí lãi vay 3.891.489.298 5.608.382.595 4.581.744.687 1.716.893.297 44,12% (1.026.637.908) (18,31%) 8. Chi phí quản lý kinh doanh 6.134.270.388 5.401.033.282 4.875.728.572 (733.237.106) (11,95%) (525.304.710) (9,73%) 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21- 22- 24) 3.052.816.971 (1.834.585.284) (4.333.240.041) (4.887.402.255) (160,09%) (2.498.654.757) 136,20% 10. Thu nhập khác 528.838.372 1.183.280.033 1.940.575.339 654.441.661 123,75% 757.295.306 64,00% 11. Chi phí khác 1.838.939 154.269.771 47.321.206 152.430.832 8289,06% (106.948.565) (69,33%) 12. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 526.999.433 1.029.010.262 1.893.254.133 502.010.829 95,26% 864.243.871 83,99% 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 3.579.816.404 (805.575.022) (2.439.985.908) (4.385.391.426) (122,50%) (1.634.410.886) 202,89% 14. Chi phí thuế TNDN 234.317.256 139.248.000 (95.069.256) (40,57%) (139.248.000) (100,00%) 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 – 51) 3.345.499.148 (944.823.022) (2.439.985.908) (4.290.322.170) (128,24%) (1.495.162.886) 158,25% (Nguồn: Phòng kế toán tài vụ và SV tính toán) TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 46 Nhận xét: Qua bảng phân tích biến động theo thời gian các chỉ tiêu trên Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm không mấy hiệu quả. - Doanh thu thuần năm 2011 chỉ đạt 182 tỷ đồng, giảm hơn 25 tỷ so với năm 2010 tương ứng giảm 12,21% nên giá vốn hàng bán cũng giảm 24 tỷ tương ứng giảm 12,20% so với năm 2010. Năm 2012 giá trị này tiếp tục giảm mạnh, giảm 55,5 tỷ đồng chiếm 30,46% và giá vốn hàng bán cũng giảm 51,1 tỷ đồng chiếm 29,3% so với năm 2011. Điều này do tình hình kinh tế đang vào giai đoạn khó khăn, sức cạnh tranh trên thị trường lại ngày càng tăng nên doanh số bán hàng của Công ty bị giảm sút, vì vậy đã làm cho lợi nhuận gộp về bán hàng của năm 2011 giảm 1 tỷ đồng (tức 12,45%) so với năm 2010 và năm 2012 giảm hơn 4 tỷ đồng (tức 56,73%) so với năm 2011. - Trong khi đó doanh thu hoạt động tài chính cũng giảm xuống, đồng thời chi phí hoạt động tài chính lớn càng làm cho hoạt động kinh doanh bị thua lỗ, lợi nhuận thuần năm 2010 hơn 3 tỷ đồng nay bị lỗ 1,834 tỷ đồng vào năm 2011, tức lợi nhuận thuần giảm 160,09% so với năm 2010 và lỗ 4,333 tỷ đồng vào năm 2012 tức giảm 136,2% so với năm 2011. - Từ những thay đổi của các chỉ tiêu trên đưa đến kết quả lợi nhuận sau thuế của Công ty từ hoạt động kinh có lãi hơn 3 tỷ đồng vào năm 2010 đến cuối năm 2011 lỗ 944,8 tỷ đồng, giảm 128,24% so với năm 2010. Sang năm 2012 bị lỗ thêm 1,5 tỷ đồng, chiếm 158,25% so với năm 2011. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 47 2.2 Thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty cổ phần An Phú 2.2.1 Đặc điểm hàng hóa tại Công ty Các mặt hàng chủ yếu của công ty là xi măng, xăng dầu và sắt, thép các loại (Xem phụ lục 2.1). Đa số các mặt hàng của Công ty được nhập từ các công ty, tổng công ty ở Thừa Thiên Huế như Công ty hữu hạn xi măng Luks, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế. Ngoài ra một số mặt hàng được nhập từ công ty ngoài tỉnh như Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty cổ phần tập đoàn Hòa Phát, 2.2.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng 2.2.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng Các mặt hàng của Công ty hiện nay mua vào đều có Hóa đơn GTGT và thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Không có loại hàng hóa nào mang tính chất đặc thù, phải tách giá không có thuế trên hóa đơn. Các chứng từ được sử dụng khi hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty bao gồm: - Hóa đơn GTGT (Nhà cung cấp) - Biên bản giao nhận hàng hóa - Phiếu nhập kho (Kế toán kho hàng) - Phiếu chi (Kế toán thanh toán tiền mặt-ngân hàng) 2.2.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ Khi được thông báo về nhu cầu hàng hóa của các cửa hàng, phòng kinh doanh đặt mua hàng. Khi hàng về kho, thủ kho kiểm tra và ký nhận hàng hóa, đồng thời nhập số lượng hàng đã nhập kho vào thẻ kho, báo về phòng kinh doanh. Kế toán kho hàng căn cứ vào bộ chứng từ, Hóa đơn GTGT về việc mua hàng để in Phiếu nhập kho, sau đó được lưu cùng với hóa đơn mua hàng và các chứng từ có liên quan tại kế toán kho hàng. Các chi phí như vận chuyển, bốc xếp có liên quan đến nghiệp vụ mua hàng sẽ được hạch toán vào giá trị hàng mua, chi tiết với nội dung Chi phí mua hàng. Các thông tin về nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận trên Phiếu nhập TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 48 kho sẽ được phần mềm cập nhật vào Sổ Nhật ký chung và tự động chuyển đến Sổ chi tiết, Sổ cái của các tài khoản có liên quan. 2.2.2.3 Đặc điểm các nghiệp vụ mua hàng tại Công ty - Các nghiệp vụ mua hàng tại Công ty chủ yếu theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. - Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, thuế GTGT đầu vào tính theo phương pháp khấu trừ. - Tất cả hàng hóa Công ty mua về đều phải làm thủ tục nhập kho, kể cả các nghiệp vụ mua hàng về chuyển bán ngay vẫn phải lập Phiếu nhập kho để ghi tăng lượng hàng hóa mua trong tháng, sau đó lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và in Hóa đơn GTGT hàng bán. - Trường hợp Công ty được hưởng chiết khấu thương mại khi số lượng hàng mua trong tháng đạt mức được hưởng CKTM theo hợp đồng thỏa thuận với bên bán hàng thì sẽ được giảm trừ khoản CKTM đó ngay trên Hóa đơn GTGT khi mua hàng. 2.2.2.4 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng Công tác hạch toán các nghiệp vụ mua hàng tại Công ty sẽ được làm rõ qua các nghiệp vụ phát sinh thực tế trong tháng 01/2013 như sau:  Nghiệp vụ 1: Ngày 03/01/2013, Công ty nhập kho 9 tấn Ximăng Kim Đỉnh PCB30 từ Công ty HH Ximăng Luks (VN). Căn cứ theo Hóa đơn GTGT AA/12P số 22815 (Xem phụ lục 2.2), kế toán nhập các thông tin về hàng mua vào máy tính để in Phiếu nhập kho. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 49 Mẫu Phiếu nhập kho như sau: CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ 189 Phạm Văn Đồng, Tp Huế PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA) Người giao hàng: Ngày 3 tháng 1 năm 2013 Đơn vị: CTLUKS1 – Cty HH Ximăng Luks (VN) Số: 11 Địa chỉ: Tứ Hạ - Hương Trà – TT Huế Số hóa đơn: 22815 Seri: AA/12P Ngày: 03/01/2013 Nội dung: Tài khoản Có: 331 - Phải trả cho người bán Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 TC 02KD30 Ximăng Kim Đỉnh PCB30 1561 TAN 9,00 1.122.727,00 10.104.534 Tổng cộng tiền hàng 10.104.534 Tiền lệ phí 0 Thuế giá trị gia tăng 1.010.454 Tổng cộng tiền thanh toán 11.114.997 Bằng chữ: Mười một triệu, một trăm mười bốn nghìn, chín trăm chín mươi bảy đồng chẵn. TỔNG GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KINH DOANH THỦ KHO KT hàng hóa KT trưởng Người lập phiếu TP kinh doanh TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 50  Nghiệp vụ 2: Ngày 04/01/2013, Công ty đặt mua 3.340 lít dầu Diesel tại Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế qua điện thoại, cùng ngày đã nhập kho đủ tại kho xăng dầu của cửa hàng xăng dầu Vinh Phú (là cửa hàng trực thuộc Công ty). Kế toán tại Công ty căn cứ vào Hóa đơn GTGT của bên công ty xăng dầu và Phiếu giao nhận hàng (Xem phụ lục 2.3) tại cửa hàng Vinh Phú lập Phiếu nhập kho. CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ 189 Phạm Văn Đồng, Tp Huế PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA) Người giao hàng: Ngày 4 tháng 1 năm 2013 Đơn vị: CTXDH01 – Cty xăng dầu TT.Huế Số: 12 Địa chỉ: 48 Hùng Vương – Tp Huế Số hóa đơn: 1565 Seri: AB/12P Ngày: 04/01/2013 Nội dung: Tài khoản Có: 331 - Phải trả cho người bán Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 VP 01D0 Dầu Diesel 1561 LIT 3.340,00 18.955,00 63.309.700 Tổng cộng tiền hàng 63.309.700 Tiền lệ phí 0 Thuế giá trị gia tăng 6.330.970 Tổng cộng tiền thanh toán 69.640.670 Bằng chữ: Sáu mươi chín triệu, sáu trăm bốn mươi nghìn, sáu trăm bảy mươi đồng chẵn.. TỔNG GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KINH DOANH THỦ KHO KT hàng hóa KT trưởng Người lập phiếu TP kinh doanh Sau khi in Phiếu nhập kho, các thông tin về nghiệp vụ mua hàng sẽ tự động chuyển đến sổ Nhật ký chung; Sổ Cái các tài khoản có liên quan khi định khoản nghiệp vụ trên Nhật ký chung; các sổ, thẻ chi tiết của từng kho, từng loại vật tư. Minh họa các mẫu sổ đặc trưng của hình thức Nhật ký chung trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng:TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 51 Bảng 2.4 – Trích sổ Nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày: 31/01/2013 Chứng từ Diễn giải Tàikhoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có . .. 03/01 PN 11 Cty HH Ximăng Luks (VN) –CTLUKS1 1561 10.104.534 1331 1.010.454 331 11.114.997 Tổng cộng 11.114.997 11.114.997 . .. . 04/01 PN 12 Cty xăng dầu TT.Huế– CTXDH01 1561 63.309.700 1331 6.330.970 331 69.640.670 Tổng cộng 69.640.670 69.640.670 ........................ .... . Tổng cộng : Ngày tháng năm NGƯỜI GHI SỔ KẾTOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên, đóng dấu Phan Quốc Việt Phan Văn Lương TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 52 Bảng 2.5 – Trích Sổ cái tài khoản 156 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 156 – Hàng hóa Từ ngày 01/01/2013 đến 31/01/2013 1.479.850.296 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKđ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/01 02/01 03/01PN 11 Cty HH Ximăng Luks (VN) – CTLUKS1 331 10.104.543 03/01 . 04/01PN 12 Cty xăng dầu TT.Huế – CTXDH01 331 63.309.700 . Tổng số phát sinh nợ: Tổng số phát sinh có: Ngày tháng năm KẾTOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ Ký, họ tên Ký, họ tên Phan Quốc Việt Tài khoản 156 còn được Công ty hạch toán chi tiết đến tài khoản cấp hai: TK 1561 – Hàng hóa và TK 1562 – Hàng hóa – Chi phí mua. Xem mẫu sổ Sổ Chi tiết tài khoản 1561, 1562 tại phụ lục 2.4. 2.2.3 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng 2.2.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng  Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán đã sử dụng một số chứng từ phù hợp với đặc điểm của Công ty và theo đúng chế độ kế toán hiện hành: - Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng (Khách hàng) - Hóa đơn GTGT (Kế toán kho hàng) - Phiếu thu (Kế toán thanh toán tiền mặt – ngân hàng), Giấy báo Có (Ngân hàng) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Thủ kho), Bảng kê bán lẻ hàng hóa TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 53 - Giấy giao hàng, Biên bản giao nhận hàng hóa  Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Hóa đơn mua hàng (Nhà cung cấp), Hóa đơn GTGT (Kế toán kho hàng) - Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Thủ kho) 2.2.3.2 Phương thức bán hàng và trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty  Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo phương thức này, cả hai bên mua và bán sau khi thỏa thuận các điều khoản thì tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế quy định đầy đủ về đặc điểm của các mặt hàng được giao dịch, điều kiện thanh toán, phương thức giao nhận hàng hóa và quyền lợi hai bên mua bán. Hợp đồng kinh tế được lập thành 3 bản: 1 bản lưu tại phòng kinh doanh, 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản giao cho kế toán làm căn cứ theo dõi việc thực hiện hợp đồng. Ngoài ra hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng và đại diện khách hàng. Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, PKD xác nhận đơn hàng và fax đơn hàng hoặc gọi điện cho thủ kho. Sau khi nhận được đơn hàng do PKD gửi về, thủ kho sẽ lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gồm 3 liên, 1 liên lưu tại cuốn, 2 liên đi kèm với hàng hóa. Lúc này kế toán kho hàng sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng in Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên tím được lưu lại (liên 1), liên đỏ và xanh đi kèm với hàng hóa. 2 liên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, 2 liên Hóa đơn GTGT cùng hàng hóa được vận chuyển đến địa điểm đã quy định tại hợp đồng. Tại đây, bên mua sẽ tiến hành kiểm tra khối lượng hàng và ký nhận 2 liên của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và 2 liên Hóa đơn GTGT. Sau đó khách hàng giữ mỗi chứng từ 1 liên, liên còn lại của 2 chứng từ trên đưa về lưu tại kế toán kho hàng với liên 1 Hóa đơn GTGT.  Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng Hình thức này cũng tương tự như hình thức gửi bán, chỉ khác là địa điểm bán hàng không phải tại kho Công ty mà tại nơi Công ty mua hàng rồi vận chuyển thẳng đến nơi bán. Theo phương pháp này, khi ký nhận hợp đồng với khách hàng Công ty sẽ đặt hàng nhà cung cấp. Khi nhận được đơn đặt hàng, nhân viên phòng kinh doanh của TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 54 Công ty sẽ đến nhận hàng kèm hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp rồi vận chuyển đến địa điểm giao hàng đã quy định trong hợp đồng với khách hàng. Tại đây, sau khi kiểm hàng đầy đủ, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập biên bản giao nhận hàng hóa gồm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại cùng hóa đơn mua hàng đưa về cho kế toán kho hàng. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán kho hàng nhập liệu ghi tăng HTK, căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa, kế toán kho hàng lập hóa đơn GTGT liên 1 và 3 lưu lại tại kế toán kho hàng cùng với biên bản kiểm nhận, liên 2 giao cho khách hàng.  Phương thức bán buôn trường hợp giao hàng tại chân công trình hoặc khách hàng ở xa thì thông thường phát sinh thêm doanh thu cung cấp dịch vụ. Dịch vụ mà Công ty cung cấp là dịch vụ vận chuyển và bốc xếp. Nếu có phát sinh thêm dịch vụ này thì kế toán kho hàng khi lập thêm Hóa đơn GTGT cung cấp dịch vụ gồm 3 liên, liên 1 lưu lại. 2 liên đi kèm hàng hóa để khách hàng ký chấp nhận, sau khi ký xong giao liên 2 cho khách hàng và liên 3 được đưa về lưu cùng với liên 1 và các chứng từ liên quan tại kế toán kho hàng. Các chi phí liên quan đến việc bốc xếp và vận chuyển như tiền lương nhân công bốc xếp, chi phí khấu hao xe, nguyên liệu, được hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.  Đối với phương thức bán lẻ Phương thức bán lẻ hàng hoá xảy ra chủ yếu tại các cửa hàng, quầy hàng của Công ty hoặc có thể khách hàng đến tận Công ty để mua hàng. Hàng ngày, khi người mua đến các cửa hàng mua hàng, nhân viên bán hàng ghi vào bảng kê bán hàng, đến cuối ngày giao cho kế toán kho hàng để lập hóa đơn GTGT rồi lưu tại Công ty. Đồng thời kế toán thanh toán tiền mặt-ngân hàng lập phiếu thu gồm 2 liên, liên 1 giao cho thủ quỹ lưu, liên 2 giao cho nhân viên bán hàng sau khi thanh toán theo đúng số tiền ghi trên bảng kê bán hàng. Phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của bên nộp tiền, thủ quỹ, người lập phiếu và kế toán trưởng. 2.2.3.3 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán hàng Công tác hạch toán các nghiệp vụ bán hàng tại Công ty sẽ được làm rõ qua các nghiệp vụ phát sinh thực tế trong tháng 01/2013 như sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 55  Nghiệp vụ 1: Ngày 02/01/2013, công ty TNHH 1TV TM & Dịch vụ LC đặt mua 200kg thép buộc tại kho Nam Thượng. Thủ kho tiến hành xuất hàng đồng thời lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Xem phụ lục 2.5), chuyển hàng đến địa điểm bên mua yêu cầu. Khi giao nhận đủ số hàng trên, người nhận hàng ký xác nhận vào liên 2 PXKKVCNB. Chứng từ này sẽ được chuyển đến cho kế toán kho hàng để lập Hóa đơn GTGT in ra giao cho khách hàng liên 2, liên 1 và 3 lưu lại cùng với PXKKVCNB. Mẫu Hóa đơn GTGT của Công ty: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HuẾ Mã số thuế : 3300330942 Địa chỉ : 189 Phạm Văn Đồng - Phường Vỹ Dạ - TP Huế Điện thoại : 054.3810492 * Fax: 054.3811370 Số tài khoản : Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT TTHuế - 4000211001016 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Tiếm Tên đơn vị: Công ty TNHH 1 TV & Dịch vụ LC Mã số thuế: 3300973284 Địa chỉ: 60 Bến Nghé - Tp Huế Hình thức thanh toán: ..TM.. Số tài khoản: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép buộc kg 200,00 18.181,81 3.636.364 Cộng tiền hàng: 3.636.364 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 363.636 Phí xăng dầu: Tổng cộng tiền thanh toán: 4.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AP/11P Số: 0010451 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 56  Nghiệp vụ 2: Ngày 19/01/2013, nhân viên của cửa hàng Vinh Phú mang các Bảng kê bán lẻ hàng hóa tại cửa hàng từ ngày 14/01 đến ngày 19/01 đến nộp cho Công ty (chưa nộp tiền hàng). Kế toán kho hàng căn cứ vào Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ từng ngày (xem phụ lục 2.6) lập từng Hóa đơn GTGT in ra giao liên 2 cho nhân viên bán hàng, liên 1 và 3 lưu lai cùng với Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ tại kế toán kho hàng. Mẫu Hóa đơn GTGT: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày 19 tháng 01 năm 2013 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HuẾ Mã số thuế : 3300330942 Địa chỉ : 189 Phạm Văn Đồng - Phường Vỹ Dạ - TP Huế Điện thoại : 054.3810492 * Fax: 054.3811370 Số tài khoản : Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT TTHuế - 4000211001016 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: DNTN Vinh Phú Mã số thuế: 3300576329 Địa chỉ: Vinh Phú – Phú Vang – TT Huế Hình thức thanh toán: ..TM.. Số tài khoản: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Sắt Hòa Phát phi 10 SD295 CAY 6,00 86.845,45 521.073 2 Ximăng Kim Đỉnh PCB30 TAN 1,00 1.109090,90 1.109091 Cộng tiền hàng: 1.630.164 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 163.016 Phí xăng dầu: Tổng cộng tiền thanh toán: 1.793.180 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu, bảy trăm chín mươi ba nghìn, một trăm tám mươi đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AP/11P Số: 0010665 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 57 Khi nhập liệu các thông tin để in Hóa đơn GTGT hàng bán, phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu, cập nhật thông tin vào các TK có liên quan. Minh họa các mẫu sổ đặc trưng của hình thức Nhật ký chung trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng: Bảng 2.6 – Trích sổ Nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày: 31/01/2013 Chứng từ Diễn giải Tàikhoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có . .. 02/01 HD 10451 Công ty TNHH 1TV TM&DV LC- CTLC 1311 3.636.364 5111 3.636.364 632 1561 1311 363.636 331 363.636 Tổng cộng 4.000.000 4.000.000 . .. . 19/01 HD 10665 DNTN Vinh Phú 1311 1.630.164 5111 1.630.164 632 1561 1311 163.016 331 163.016 Tổng cộng 1.793.180 1.793.180 ........................ .... . Tổng cộng : Ngày tháng năm NGƯỜI GHI SỔ KẾTOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên, đóng dấu Phan Quốc Việt Phan Văn Lương Ở đây, hạch toán giá vốn còn để trống, vì Công ty tính giá hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền nên cuối tháng mới tính được giá vốn hàng bán. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 58 Bảng 2.6 – Trích Sổ cái tài khoản 511 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày: 31/01/2013 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/01 .. . 02/01 HD 10451 Công ty TNHH 1TV TM&DV LC- CTLC 1311 3.636.364 .. 19/01 HD 10665 DNTN Vinh Phú 1311 1.630.164 Tổng số phát sinh nợ: Tổng số phát sinh có: Ngày tháng năm KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ Ký, họ tên Ký, họ tên Phan Quốc Việt TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 59 Đối với TK 632, hàng ngày, với việc cập nhật các chứng từ về phiếu nhập kho hàng hóa mua vào, cùng với số dư hàng tồn đầu kỳ về số lượng và giá trị, cuối tháng máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá bình quân của từng loại mặt hàng và điền vào giá vốn vào các bút toán trên. Đồng thời kết chuyển chi phí mua hàng, tự động phân bổ số liệu vào sổ chi tiết TK 632, Sổ cái TK 632 và cho ra các báo cáo tổng hợp như thẻ kho; bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của Công ty. Bảng 2.6 – Trích Sổ cái tài khoản 632 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày: 31/01/2013 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/01 .. . 02/01 HD 10451 Công ty TNHH 1TV TM&DV LC- CTLC 1561 3.184.751 .. 19/01 HD 10665 DNTN Vinh Phú 1561 1.656.242 Tổng số phát sinh nợ: 9.126.952.818 Tổng số phát sinh có: 35.252317 9.091.700.501 Ngày tháng năm KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ Ký, họ tên Ký, họ tên Phan Quốc Việt TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 60 Bảng 2.7 – Trích Sổ cái tài khoản 156 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 156 – Hàng hóa Từ ngày 01/01/2013 đến 31/01/2013 1.479.850.296 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKđ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/01 02/01HD 10451 Công ty TNHH 1TV TM&DV LC- CTLC 632 3.184.751 . .. .. 19/01 HD 10665 DNTN Vinh Phú 632 1.656.242 Tổng số phát sinh nợ: Tổng số phát sinh có: Ngày tháng năm KẾTOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ Ký, họ tên Ký, họ tên Phan Quốc Việt 2.2.4 Hạch toán chi tiết hàng tồn kho  Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. - Tại các kho hàng của Công ty, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất hàng thủ kho sẽ tiến hành ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vào Thẻ kho. - Tại phòng kế toán: Khi kế toán kho hàng nhập liệu in Phiếu nhập kho hay Hóa đơn GTGT thì phần mềm kế toán tự động xử lý số liệu, đưa vào Sổ chi tiết hàng hóa tại từng kho hàng và từng mặt hàng (Thẻ kho tại phòng kế toán) - Cuối tháng số liệu được tổng hợp vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 61 Bảng 2.8 – Trích Thẻ kho/Sổ chi tiết hàng hóa tại kho Vỹ Dạ CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ THỪA THIÊN HUẾ THẺ KHO Kho: VD - Vỹ Dạ Vật tư: 02KD - Ximăng Kim Đỉnh PCB30, Đvt: TAN Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày: 31/01/2013 Tồn đầu: 4,45 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất SL tồn kho Ngày Số 11/01 34 Cty HH Ximăng Luks (VN) 331 10,00 14,45 15/01 10610Hà Thị Diệu Hồng (PKD bánlẻ) 632 2,00 12,45 17/01 57Cty HH Ximăng Luks (VN) 331 12,00 24,45 19/01 80Cty HH Ximăng Luks (VN) 331 10,00 34,45 20/01 10669Hà Thị Diệu Hồng (PKD bán lẻ) 632 29,00 5,45 25/01 1 Xuất chuyển kho - Kho VD mượn 1561 1,55 7,00 25/0110752Hà Thị Diệu Hồng (PKD bánlẻ) 632 5,00 2,00 25/0110753Hà Thị Diệu Hồng (PKD bánlẻ) 632 2,00 Tổng cộng: 33,55 38,00 0,00 Ngày . tháng . năm . NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) Mẫu số S09-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 62 Bảng 2.9 – Trích Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho Vỹ Dạ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho: VD-Vỹ Dạ Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày: 31/01/2013 Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Tồn đầu kỳ Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 02BIS40 Ximăng Bỉm Sơn PCB40 TA 4.021 4.021 2 02KD30 Ximăng Kim Đỉnh PCB30 TA 4,45 4.996.135 33,55 37.997.502 38,00 42.663.637 3 02LT30 Ximăng Long Thọ PCB30 TA 7,700 8.084.999 10,000 10.500.000 11,300 11.864.999 6,400 6.720.000 4 02NS40 Ximăng Nghi Sơn PCB40 TA 6,850 8.313.526 63,000 76.459.094 46,200 56.070.081 23,650 28.702.539 5 02SG30 Ximăng Sông Gianh PCB30 TA 0,500 389.667 0,500 389.667 6 . . . . . .. . 7 . .. . . . .. . 8 . . . . . .. . 9 . . . . . .. . . . . . . . .. . .. . . . . . .. . Tổng cộng: 76.013.304 1.332.002.798 729.073.340 678.942.762 Ngày . tháng . năm . NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 63  Việc kiểm kê hàng hóa tồn kho sẽ được thực hiện vào cuối năm tài chính, Công ty sẽ cử nhân viên đến kiểm tra lượng hàng tồn tại các kho và các cửa hàng trực thuộc Công ty. Sau đó ghi chép vào mẫu biên bản kiểm kê sau:  Tại Công ty, Các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng khá lớn, nên không có tiền mặt nhiều để mua hàng về dự trữ; đồng thời giá cả hàng hóa thường xuyên biến động, đặc biệt là mặt hàng xăng dầu biến động liên tục nên Công ty không dám mạo hiểm đầu tư dự trữ hàng. Do vậy, lượng hàng tồn kho của Công ty rất ít nên không hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm. CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THỪA THIÊN HUẾ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ ĐIỀU CHỈNH GIÁ – KHO NAM THƯỢNG Hôm nay, ngày tháng năm 2013 chúng tôi gồm: 1) Ông (Bà): ........................................................... Chức vụ: Tổ trưởng 2) Ông (Bà): ........................................................... Chức vụ: Tổ viên 3) Ông (Bà): ........................................................... Chức vụ: Tổ viên 4) Ông (Bà): ........................................................... Chức vụ: Kho NT Cùng tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho tại cửa hàng như sau: TT Hàng hóa Đvt Số lượng Thừa(+) thiếu(-) Ghi chúSổ sách Thực tế S.Lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 Tổng cộng Kiến nghị của tổ kiểm kê: . Đề nghị của kho hàng: ... Hội đồng kiểm kê ký tên 1 2 3 4 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 64 CHƯƠNG 3 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN PHÚ – THỪA THIÊN HUẾ 3.1 Đánh giá công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty cổ phần An Phú – Thừa Thiên Huế 3.1.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty Trải qua hơn 12 năm thành lập và phát triển, Công ty cổ phần An Phú đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, tạo một chỗ đứng vững chắc trong lĩnh vực thương mại, tạo được uy tín với khách hàng trong và ngoài tỉnh. Để có được thành quả đó tập thể cán bộ công nhân viên ở các bộ phận, phòng ban đã cố gắng nỗ lực hết mình góp sức cho sự thành đạt của Công ty. Trong đó, sự đóng góp một phần đáng kể là lực lượng cán bộ công nhân viên phòng kế toán - là đội ngũ cán bộ có nhiệm vụ và chức năng phản ánh kịp thời các hoạt động kinh doanh của Công ty để các nhà quản trị kịp thời đưa ra các chính sách, chiến lược phát triển đáp ứng nhu cầu và tình hình hoạt động của Công ty. Về bộ máy kế toán, Công ty cổ phần An Phú đã tổ chức bộ máy kế toán khá gọn nhẹ, khoa học, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên. Các cán bộ kế toán được phân công công việc phù hợp với trình độ, năng lực từng người nên thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra sổ sách đồng thời đưa ra các quyết định hợp lý, chính xác liên quan đến lĩnh vực tài chính của Công ty. Xuất phát từ sự cần thiết và quan trọng của kế toán đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp, công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty cổ phần An Phú luôn luôn căn cứ vào chế độ kế toán và luật kế toán của Nhà nước ban hành để tổ chức và thực hiện công việc hạch toán của mình. Các quy trình hạch toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, và báo cáo mà Công ty đang sử dụng đều đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành, hơn thế nữa hàng năm các chứng từ, sổ sách, báo cáo này đều đã được các Công ty kiểm toán đánh giá là trung thực và hợp lý. Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty ngoài những chứng từ theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, Công ty còn tự thiết kế thêm các chứng từ khác nhằm phục vụ cho công tác kế TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 65 toán đặc thù của Công ty, đảm bảo sự chính xác của các thông tin kế toán đầu vào. Hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và báo cáo của Công ty cũng được xây dựng theo đúng chế độ hiện hành. Ngoài ra Công ty còn xây dựng được một loạt các báo cáo quản trị nhằm phục vụ công tác kế toán và công tác quản lý chặt chẽ hơn. Hiện nay, công tác kế toán đã không phải hạch toán bằng tay như trước nữa, tất cả các công đoạn của quá trình hạch toán kế toán đều đã được thực hiện trên máy thông qua phần mềm kế toán Fast Accounting. Trên phần mềm này, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính đều được mở và thực hiện theo đúng chế độ quy định, Fast Accounting đã được tiến hành nối mạng trong nội bộ phòng kế toán trợ giúp cho hoạt động theo dõi những biến động của những thông tin kế toán và để kịp thời điều chỉnh theo những thay đổi đó hạn chế các sai sót kế toán. Cũng qua phần mềm kế toán Fast Accounting các phần hành kế toán cũng được xây dựng rất thích hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và quản lý của Công ty. Đối với mỗi phần hành kế toán đó đều được theo dõi bởi một số các kế toán viên đã được kế toán trưởng sắp xếp, việc bố trí nhân lực của phòng kế toán đều được dựa vào năng lực chuyên môn và kinh nghiệm của từng người và đảm bảo sự phân phối lao động đều trong phòng kế toán. Về trang thiết bị trong phòng kế toán hiện nay đang được trang bị tương đối đầy đủ, các tổ trong phòng đều có phòng làm việc riêng rẽ nhưng được bố trí sát nhau để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu khi cần thiết, số máy tính trong phòng được trang bị đầy đủ mỗi kế toán viên phụ trách một máy để thực hiện công việc của mình. Với cách bố trí công việc và nhân sự như trên, dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, các nhân viên kế toán tuy làm mỗi người một việc nhưng vẫn luôn luôn có liên hệ với nhau, hỗ trợ nhau về mặt nghiệp vụ hay công tác hạch toán kế toán. 3.1.2 Đánh giá công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty 3.1.2.1 Ưu điểm - Với quy mô hoạt động kinh doanh lớn, lại nhiều cửa hàng, đại lý trên khắp tỉnh Thừa Thiên Huế nên hoạt động kế toán trong công ty có khối lượng công việc và nghiệp vụ nhiều. Vì vậy công tác kế toán đòi hỏi phải có sự quản lý và cập nhật thông TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 66 tin, số liệu kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting, cùng đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao về chuyên môn, am hiểu về các chuẩn mực kế toán, chương trình kế toán máy giúp cho việc tiếp cận thông tin kế toán được dễ dàng, cập nhật số liệu kịp thời, nhanh chóng. Sổ sách kế toán được ghi chép rõ ràng, sạch sẽ. Các tài liệu kế toán được bảo quản cẩn thận theo luật định. - Công ty chọn hình thức nhật ký chung làm hình thức ghi sổ là hợp lý vì hình thức này vừa đơn giản, thuận tiện cho Công ty khi sử dụng kế toán máy. - Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý, vì Công ty cổ phần An Phú là công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hóa, do đó không thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được. - Kế toán đã mở sổ chi tiết theo dõi cụ thể từng mặt hàng, quan sát được số lượng của từng hàng hoá trong kỳ và có số liệu đối chiếu chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán với thủ kho theo định kỳ hàng tháng. Ngoài ra, kế toán hàng hoá đã phản ánh tình hình biến động hàng hoá trên báo cáo nhập xuất tồn hàng hoá, đảm bảo công tác dự trữ hàng hoá, phục vụ công tác bán hàng và hoạt động kinh doanh của Công ty. - Hạch toán giá vốn tại Công ty được tiến hành trên hệ thống kế toán máy, khi nhập các hóa đơn GTGT thì máy tự động hạch toán bút toán giá vốn, cuối kỳ kế toán chỉ cần thực hiện thao tác trên máy, khi đó giá vốn hàng bán được hạch toán tự động. Như vậy, việc hạch toán giá vốn của Công ty được tiến hành nhanh chóng, đơn giản cho hiệu quả cao. - Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, đơn giản và dễ kiểm tra. Nhìn chung, công tác kế toán đã đảm bảo tuân thủ đúng theo chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành, đồng thời có sự sáng tạo cho phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Ngoài những điểm mạnh nêu trên công tác tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty vẫn còn những nhược điểm mà đòi hỏi cần được cải tiến, hoàn thiện nhằn đáp ứng hơn nữa những yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 67 3.1.2.2 Nhược điểm  Thứ nhất, chi phí thu mua liên quan đến nghiệp vụ mua hàng hóa tại Công ty được hạch toán chi tiết vào TK 1562 – Hàng hóa – Chi phí mua, tuy nhiên một số khoản chi phí không liên quan đến nghiệp vụ mua hàng trong tháng vẫn đưa vào TK 1562. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến việc tính giá vốn của lượng hàng hóa tiêu thụ trong tháng. Và cuối mỗi tháng, khi phân bổ chi phí mua để tính vào giá vốn hàng bán trong tháng, Công ty chưa quy định rõ phân bổ theo tiêu thức nào.  Thứ hai, Công ty đã thực hiện đầy đủ các chứng từ ban đầu theo đúng chế độ kế toán hiện hành quy định, cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên đối với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng công ty vẫn làm thủ tục nhập kho cho số hàng này. Hàng hoá xuất thẳng cho khách hàng vẫn được phản ánh trên chứng từ là hàng nhập kho và xuất kho. Như vậy công ty sẽ mất thời gian trong việc hạch toán vào sổ sách, đồng thời sẽ không theo dõi được số hàng mua bán vận chuyển thẳng và số hàng mua bán xuất nhập kho để có biện pháp thúc đẩy hình thức bán buôn vận chuyển thẳng vì hình thức này hạn chế được chi phí lưu thông. Mặt khác, tại Công ty sử dụng phần mềm kế toán, nên bắt buộc kế toán phải hạch toán như vậy, khi đó vào cuối kỳ kế toán mới có thể tính được lượng hàng và trị giá hàng nhập mua để tính giá vốn hàng xuất bán theo đơn giá bình quân trong tháng. Vì thế, đây cũng là một hạn chế của phần mềm kế toán.  Thứ ba, địa bàn hoạt động của Công ty rộng, các cửa hàng bán lẻ nằm rải rác nhiều nơi dẫn đến việc các cửa hàng báo cáo hàng bán đôi lúc còn chậm, tiền hàng bán được không nộp về Công ty trong ngày cộng với công nợ phải thu khách hàng hiện nay của Công ty rất lớn làm ảnh hưởng đến nhu cầu về vốn của Công ty. Điều này cũng đã làm ảnh hưởng đến việc dự trữ hàng hóa dẫn đến thiếu hụt hàng, không đủ số lượng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.  Thứ tư, trong việc hạch toán giá vốn hàng bán Công ty chưa tiến hành lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong khi hàng hóa của Công ty là những mặt hàng nhạy cảm trên thị trường hiện nay như xăng, dầu, vật liệu xây dựng, Đây là một trong những điều cần quan tâm của công tác quản lý hàng tồn kho và hạch toán TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 68 giá vốn. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho này có ảnh hưởng trực tiếp tới việc hạch toán giá vốn của doanh nghiệp. Bởi lẽ có thể cuối niên độ kế toán, nếu giá thị trường của sản phẩm có thể nhỏ hơn giá ghi sổ thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng này sẽ giảm bớt rủi ro trong kinh doanh, được dựa trên nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Đặc biệt khi Công ty đã tiến hành cổ phần hóa thì điều này lại càng cần thiết hơn nữa. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa là một trong những công việc rất cần thiết của công ty. Muốn công ty hoạt động sản xuất kinh doanh tốt thì công ty cần phải hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán quá trình này. Hoàn thiện công tác hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hóa sẽ giảm bớt được công việc kế toán của công ty, hạch toán hợp lý hơn, chính xác hơn và đúng với chế độ hơn. Từ đó phản ánh đúng đắn hơn quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, giúp công ty đưa ra được những chiến lược kinh doanh đúng đắn, sát với thực tế hơn, giúp cho công ty ngày càng phát triển. 3.2.1 Giải pháp trong ngắn hạn - Nhân viên kế toán cần phản ánh đúng các chi phí liên quan đến việc mua hàng vào TK 1562 – Hàng hóa – Chi phí mua và có quy định rõ ràng, chính xác trong việc phân bổ chi phi mua cho hàng hóa bán ra trong tháng nhằm đánh giá đúng giá vốn của hàng bán. - Đối với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng, Công ty nên ghi nhận trực tiếp giá vốn hàng giao bán trực tiếp cho khách hàng nhằm theo dõi được số hàng mua bán vận chuyển thẳng và số hàng mua bán xuất nhập kho để có biện pháp thúc đẩy hình thức bán buôn vận chuyển thẳng, tiết kiệm chi phí lưu thông. - Đối với các cửa hàng bán lẻ của Công ty, yêu cầu phải nộp Báo cáo bán hàng hàng ngày về Công ty cùng tiền hàng thu được. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 69 3.2.2 Giải pháp trong dài hạn 3.2.2.1 Khắc phục tình trạng bị chiếm dụng vốn và thu hồi công nợ Trong kinh doanh, việc các doanh nghiệp mua chịu và bán chịu lẫn nhau là thường xuyên xảy ra. Điều quan trọng là bán chịu cho khách hàng với thời hạn nhất định, không nên để ứ đọng vốn của Công ty bị chiếm dụng quá lâu. Vốn bị ứ đọng ở khâu thanh toán hiện nay là vấn đề nan giải đối với Công ty, vốn nằm trong các khoản phải thu thì không có khả năng sinh lời, lại có khả năng chuyển sang nợ khó đòi. Thực tế Công ty đang thiếu vốn hoạt động, do vậy Công ty phải rút ngắn kỳ thu tiền bình quân để nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, đưa đồng vốn vào kinh doanh càng nhanh càng tốt. Biện pháp tốt nhất để Công ty tăng tốc độ thu hồi nợ ở khách hàng (rút ngắn kỳ thu tiền bình quân) là áp dụng chính sách chiết khấu đới với những khoản nợ được thanh toán trước hay đúng kỳ hạn. 3.2.2.2 Dự trữ hàng tồn kho Mức dự trữ hàng tồn kho của công ty rất quan trọng, nó tác động lớn đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Mức dự trữ phải hợp lý sao cho đảm bảo được hàng hóa luôn đủ, sẵn sàng để xuất, bán cho khách hàng khi họ có yêu cầu, vừa phải đảm bảo lượng hàng tồn kho vừa đủ để tránh việc ứ đọng vốn nhiều gây lãng phí cho công ty như lãng phí về vốn lưu động, về lưu kho bãi, bảo quản và giảm giá vì giá vật liệu xây dựng và xăng dầu luôn không ổn định. Mức dự trữ này được xác định trên cơ sở theo dõi và phân tích lượng hàng tiêu thụ trong kỳ, dự báo thị trường của kỳ tới, năm tới để lập kế hoạch mua hàng, và dự trữ hàng đảm bảo hiệu quả nhất cho công ty. 3.2.2.3 Quản lý các cửa hàng Mạng lưới cửa hàng bán lẻ của Công ty nằm trải rộng trên toàn huyện Phú Vang, một địa bàn khá rộng của tỉnh Thừa Thiên Huế. Việc các cửa hàng chấp hành chế độ bán hàng, nộp tiền rất khó quản lý, các cửa hàng tường hay bán nợ cho khách hàng vì vậy Công ty cần chú ý đến công tác chỉ đạo các cửa hàng phân phối hàng hóa cũng như đôn đúc việc báo cáo bán hàng và nộp tiền hàng ngày về Công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 70 Cuối tháng, cần nghiêm túc thực hiện việc kiểm kê hàng hóa tồn kho để xác định chính xác lượng hàng còn tồn kho. Như vậy mới hạn chế được tình trạng bán nợ cho khách hàng, hạn chế được rủi ro khi các cửa hàng không thu hồi được tiền hàng. 3.2.2.4 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty cổ phần An Phú là Công ty thương mại kinh doanh nhiều mặt hàng có tính “nhạy cảm” cao trên thị trường. Việc nhập xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên, nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài, với tình hình như hiện nay khi giá cả trên thị trường có nhiều biến động nên để hạn chế những rủi ro trong quá trình kinh doanh bằng cách bù đắp tổn thất có thể xảy ra bằng nguồn tài chính dự phòng, Công ty nên lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phản ánh trên TK 159 để dự phòng biến động giá cả của số hàng hóa tồn kho trong Công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 71 PHẦN III – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Thời gian vừa qua được thực tập tại Công ty cổ phần An Phú – Thừa Thiên Huế, tôi đã hiểu rõ hơn tầm quan trọng của kế toán trong các doanh nghiệp. Đặc biệt là công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa, đây cũng là một hoạt động quan trọng của Công ty, nó quyết định đến tài chính của Công ty và cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản trị, từ đó họ có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của Công ty nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đưa ra quyết định đúng đắn, phù hợp với yêu cầu quản lý và khả năng của Công ty. Do đó công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa nói riêng phải không ngừng củng cố và hoàn thiện để hoàn thành tốt vai trò của mình. Qua tìm hiểu thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa, tuy Công ty hoạt động khá tốt, thông tin kế toán đã đảm bảo được nhiệm vụ của mình nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Từ đó, tôi đã đưa ra một số ý kiến đóng góp có tính chất tham khảo để Công ty xem xét nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa của mình. Do những hạn chế nhất định về mặt thời gian cũng như sự hạn chế về kiến thức của bản thân nên nội dung nghiên cứu chỉ dừng lại ở công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa ở một doanh nghiệp thương mại. Để làm phong phú hơn nội dung của đề tài thì hướng tiếp tục nghiên cứu của tôi như sau: - Tìm hiểu thêm về các chính sách bán hàng của doanh nghiệp nhằm làm tăng doanh số hàng hóa tiêu thụ. - Đi sâu nghiên cứu thêm về kết quả hoạt động kinh doanh nhằm làm rõ tính hiệu quả từ việc hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hóa tại doanh nghiệp thương mại. - Bên cạnh đó, có thể tìm hiểu thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp sản xuất khác, qua đó tiến hành so sánh giữa doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất để đưa ra những đánh giá, nhận xét khách quan, đầy đủ và khoa học. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Hà Diệu Thương SVTH: Võ Thị Thùy Anh – K43A KTDN Page 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Luật số 03/2003/QH11 của Quốc hội: Luật kế toán. 2. Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho. 3. Bộ tài chính (2007), Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (Ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 4. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính, đã được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011). 5. Bộ tài chính (2009), Thông tư 228/2009/TT-BTC – Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp tại doanh nghiệp 6. PGS.TS. Nguyễn Văn Công (2004), Hạch toán kế toán doanh nghiệp thương mại, NXB Tài chính, Hà Nội. 7. TS. Phan Thị Minh Lý chủ biên và tập thể các giảng viên Khoa Kế toán – Tài chính, trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế (2008), Giáo trình Nguyên lý kế toán, NXB Đại học Huế. 8. Võ Văn Nhị (2010), 261 sơ đồ kế toán doanh nghiệp, NXB Lao động, Hà Nội. 9. Các khóa luận tốt nghiệp của anh chị Khoa Kế toán – Tài chính tại thư viện trường Đại học Kinh tế Huế. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế