Đề tài Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nhóm hàng nông sản tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex

o thuê cửa hàng; kế toán dự án. - Thủ quỹ: làm thủ quỹ và theo dõi tiền lượng tiền thực có tại công ty, lượng tiền thu, chi. 3.2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty Với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của doanh nghiệp do đó trong công tác hạch toán kế toán của Công ty XNK Intimex phải tuân theo những chính sách, chế độ kế toán chung mà nhà nước đã quy định. Niên độ kế toán: niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt nam đồng Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, khi hạch toán căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hay tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Đối với số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ: cuối năm tài chính kế toán công ty tiến hành đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12. Phương pháp khấu hao TSCĐ: được áp dụng một phương pháp tính khấu hao duy nhất là phương pháp khấu hao đường thẳng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp Kê khai thường xuyên Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá đích danh Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo giá đích danh Phương pháp tính thuế GTGT là theo phương pháp khấu trừ Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty là hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các tài khoản được doanh nghiệp chi tiết đến cấp 3, cấp 4. Hình thức ghi sổ kế toán Trong các loại hình thức sổ kế toán mà nhà nước đã quy định Công ty XNK Intimex áp dụng tất cả các hình thức sổ nhưng công ty sử dụng chủ yếu hình thức Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán Fast 2003 để hạch toán và ghi sổ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Công ty xuất nhập khẩu Intimex lập đầy đủ các báo cáo Tài chính theo quy định của Bộ Tài chính gồm: + Bảng cân đối kế toán (B 01-DN) + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B 02-DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B 03-DN) + Thuyết minh báo cáo tài chính (B 09-DN) 3.2.3 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty Nhân tố vĩ mô: Chính sách kế toán của Nhà nước: Do các chính sách kế toán, các quy định, các chuẩn mực của Nhà nước thay đổi làm cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nói riêng cũng phải thay đổi cho phù hợp và đúng với chế độ kế toán hiện hành, chính vì vậy khi vận dụng theo chế độ kế toán mới khiến cho công tác hạch toán gặp lúng túng và dễ dẫn đến sai sót. Tỷ giá hối đoái: Do tỷ giá hối đoái luôn thay đổi do đó kế toán phải luôn cập nhật tỷ giá thực tế hàng ngày. Hơn thế nữa, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái sẽ làm cho công tác xử lý các trường hợp phát sinh chênh lệch ngoại tệ phức tạp, dễ gây nhầm lẫn, làm tăng khối lượng công việc của kế toán. Nhân tố vi mô: Về mô hình tổ chức: mô hình tổ chức hiện nay chưa phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty và chưa tạo được sức mạnh tập trung do quy mô, phạm vi rộng khắp, kinh doanh sản xuất đa ngành nghề. Do đó, việc quản lý của lãnh đạo các đơn vị trực thuộc chưa làm hết khả năng, trách nhiệm. Về công tác kế toán: Công ty chưa kịp thời cập nhật những quy định mới về kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa theo chuẩn mực kế toán, các thông tư hướng dẫn thi hành chuẩn mực do đó dẫn tới những sai sót trong công tác kế toán tại Công ty Về hoạt động kinh doanh của Công ty: Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của Công ty chủ yếu là hàng nông sản, trong đó, cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng chính chiếm hơn 70% tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu. Việc kinh doanh nông sản nói chung và cà phê, hạt tiêu nói riêng luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro do vốn sử dụng nhiều mà hiệu quả kinh doanh thấp, giá cả bấp bênh, lên xuống thất thường,…Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh siêu thị cũng gặp nhiều khó khăn. Vì đây là ngành có tỷ lệ lợi nhuận thấp lại sử dụng nhiều lao động và trong giai đoạn hiện nay, ngành bán lẻ của nước ta nói chung và của Công ty nói riêng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của các tập đoàn bán lẻ nước ngoài với kinh nghiệm và tiềm lực lớn hơn rất nhiều. Hơn nữa, nguồn vốn kinh doanh của Công ty còn hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh. Trong khi đó, Công ty lại có nhiều khoản nợ xấu chưa thu hồi được. Về hoạt động đầu tư: Công ty tích cực đầu tư vào nhiều dự án, một số dự án đã đi vào hoạt động nhưng hiệu quả đem lại chưa cao. Việc đầu tư chưa mang tính tập trung khiến cho nhiều dự án còn dở dang nên Công ty phải trích lợi nhuận kinh doanh ra để trả vốn vay, lãi vay ngân hàng và khấu hao thiết bị đầu tư nên lợi nhuận trong những năm qua còn thấp, thậm chí bị lỗ. Tóm lại, trong giai đoạn hiện nay, bên cạnh những thuận lợi cần phải tân dụng, Công ty còn phải có những biện pháp khắc phục, giải quyết khó khăn để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty trong thời gian tới. 3.3. Khái quát thực trạng kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nhóm hàng nông sản tại công ty XNK Intimex 3.3.1 Đặc điểm xuất khẩu tại Công ty Phương thức xuất khẩu: Khi mới thành lập công ty chỉ được nhà nước cấp cho một số vốn ít ỏi để thực hiện hoạt động chủ yếu đó là hoạt động xuất khẩu ủy thác. Nhưng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã ngày càng phát triển có uy tín trên thị trường xuất nhập khẩu. Đó là do công ty làm tốt công tác xuất khẩu, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về cả số lượng, chất lượng và sự đa dạng hóa các mặt hàng phù hợp từng khối thị trường. Hoạt động xuất khẩu của công ty phát triển giúp công ty phát triển vững mạnh, tăng doanh thu về ngoại tệ cho nhà nước, đóng góp vào ngân sách nhà nước giúp kinh tế đất nước ngày càng phát triển. Hiện nay, Công ty XNK Intimex thực hiện hoạt động xuất khẩu chủ yếu thông qua 2 hình thức là: xuất khẩu trực tiếp (tự doanh), còn hình thức xuất khẩu ủy thác hầu như không xảy ra. Công ty luôn xem xét, đánh giá hiệu quả đối với từng nghiệp vụ xuất khẩu sao cho công ty luôn đạt được mức lợi nhuận mong đợi và hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Thực tế cho thấy, một hợp đồng xuất khẩu để thực hiện được phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu của công ty và phòng kế toán. Trong đó, phòng xuất nhập khẩu đảm nhận các nghiệp mang tính chất ngoại thương như tìm kiếm nguồn hàng đồng thời hoàn tất chứng từ xuất khẩu. Căn cứ vào bộ chứng từ xuất khẩu, kế toán sẽ tiến hành hoàn tất các thủ tục và lập bộ chứng từ thanh toán. Điều kiện thanh toán: Thời gian thanh toán: Do hoạt động xuất khẩu chứa đựng nhiều rủi ro, vì thế công ty thường yêu cầu trả tiền trước. Tuy nhiên cũng tùy vào quan hệ của công ty với từng bạn hàng, nếu bạn hàng là khách hàng truyền thống thì công ty có thể cho trả ngay thậm chí trả sau, còn nếu uy tín của bạn hàng chưa cao thì công ty thường yêu cầu trả tiền trước. Phương thức thanh toán: Hiện nay trong hoạt động xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex chủ yếu sử dụng các phương thức thanh toán sau: Phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit) Phương thức chuyển khoản (chủ yếu là chuyển tiền bằng điện Telegraphic Transfer(T/T)) Phương thức nhờ thu (chủ yếu tiền thu đổi chứng từ Documents Payment(D/P)) Đồng tiền sử dụng trong thanh toán: Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty thường sử dụng đồng tiền mạnh là USD, vì nó tương đối an toàn, độ rủi ro thấp và phổ biến trong giao dịch quốc tế. Ngoài ra công ty còn sử dụng phương tiện tiền tệ là đồng EUR, GBP trong thanh toán. Phương thức tính giá mua hàng Giá mua hàng xuất khẩu Công ty tính là giá mua theo hoá đơn, chi phí thu mua hàng xuất khẩu được tính luôn vào chi phí bán hàng trong kỳ. Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu Cán bộ phòng nghiệp vụ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và thu mua hàng xuất khẩu sau khi ký kết hợp đồng ngoại. Thông thường hàng mua xuất khẩu của Công ty xuất nhập khẩu Intimex không nhập kho Công ty mà được đưa thẳng đến cảng làm thủ tục xuất khẩu ngay. Chính vì vậy giá thực tế đích danh được Công ty sử dụng để tính giá vốn hàng xuất khẩu. Cách tính này vừa đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí thực tế bỏ ra và doanh thu đạt được, vừa phù hợp với đặc điểm thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty. Phương pháp tính giá hàng xuất khẩu Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá bán hàng xuất khẩu được sử dụng phổ biến là giá CIF và giá FOB. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá CIF thì ngoài việc làm thủ tục Hải quan Công ty còn tiến hành thuê phương tiện vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá nếu hợp đồng yêu cầu, Công ty chịu mọi khoản chi phí này và được tính vào giá bán. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá FOB thì Công ty đưa hàng ra cảng để xuất sau khi thu mua hàng hoá, Công ty chỉ cần làm thủ tục Hải quan và giao hàng lên phương tiện vận chuyển. Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá này là hoàn toàn phù hợp với thông lệ quốc tế tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thích ứng hơn với từng thị trường, từng đối tác. Nguyên tắc hạch toán tỷ giá hối đoái Do đặc trưng kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu nên số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ của Công ty là rất lớn, do đó để thuận lợi trong công việc thanh toán với đối tác, phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như phù hợp với chế độ kế toán của Việt Nam, Công ty dùng tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. 3.3.2. Thực trạng kế toán xuất khẩu nhóm hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex 3.3.2.1 Về chứng từ kế toán Hợp đồng kinh doanh (sales contract) (phụ lục số 05): Đây là hợp đồng được lập và được 2 bên: bên xuất khẩu và bên nhập khẩu (giữa người bán và người mua) ký kết theo những điều khoản đã được thỏa thuận giữa các bên. Hợp đồng kinh doanh là cơ sở quan trọng để kế toán xuất khẩu theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Công ty và bên mua. Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Trên hoá đơn nói rõ đặc điểm của hàng hoá, số lượng, đơn giá, tổng giá trị của hàng hoá, điều kiện giao hàng, phương thức chuyển hàng và phương thức thanh toán (phụ lục số 06). Vận đơn đường biển (Bill of Lading- B/L), vận đơn đường hàng không (Air Way Bill)… là chứng từ do người chuyên trở cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để vận chuyển. Kế toán căn cứ vào vận đơn để hạch toán (phụ lục số 07). Hóa đơn GTGT (đầu ra) (phụ lục số 08): Khi chuyển hàng đi xuất khẩu kế toán lập hóa đơn GTGT cho toàn bộ lô hàng xuất khẩu làm căn cứ để được hoàn thuế GTGT đầu vào. Tờ khai hải quan: đây là chứng từ rất quan trọng trong việc xác nhận hàng hoá có thực sự xuất khẩu hay không. (phụ lục số 09) Bảng kê đóng gói (Packing List): bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. (phụ lục số 10) Giấy chứng nhận chất lượng, trọng lượng (Certificate of quanlity and weight) (phụ lục số 11): là xác nhận số lượng hàng hoá thực giao, chứng nhận phẩm cấp của hàng hoá thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hoá là phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin) (phụ lục số 12): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá. (phụ lục) Hóa đơn cước tàu (phụ lục số 13): là căn cứ quan trọng để kế toán xuất khẩu ghi nhận vào giá vốn hàng xuất khẩu do bên cung cấp dịch vụ vận tải xuất cho Công ty. Đơn bảo hiểm (Insurance policy) (phụ lục số 14): đây là căn cứ để kế toán xuất khẩu tiến hành ghi nhận vào giá vốn hàng xuất khẩu khi Công ty xuất khẩu hàng theo giá CIF, chứng từ này do công ty cung cấp dịch vụ bảo hiểm xuất cho Công ty. Giấy báo Có của Ngân hàng: là chứng từ do Ngân hàng gửi cho Công ty khi khách hàng mua hàng xuất khẩu của Công ty trả tiền. Kế toán căn cứ vào Giấy báo Có của Ngân hàng để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng. (phụ lục số 15) Đối với các mặt hàng nông sản xuất khẩu thì chứng từ rất cần thiết và phải có trong hợp đồng xuất khẩu là: Giấy chứng nhận không có Aflatoxin, Giấy chứng nhận không có khuẩn Samonella, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật,Giấy chứng nhận y tế (phụ lục số 16, 17, 18, 19)… đây là các chứng từ quan trọng để đánh giá phẩm chất của các mặt hàng nông sản. Sau khi ký kết hợp đồng ngoại, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng nội mua hàng để xuất khẩu, hàng mua có thể xuất khẩu ngay hoặc nhập kho của Công ty. Nếu hàng mua xuất ngay có biên bản giao nhận hàng hoá, tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex chủ yếu là mua hàng xuất ngay. Sau khi hoàn thành việc thu mua hàng hóa với người bán nội, bước tiếp theo phòng nghiệp vụ làm tờ khai hải quan và một số giấy tờ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa, bảng kê đóng gói. Một chứng từ rất quan trọng khác là khi chuyển hàng lên tàu (hoặc đến cảng của người mua) là vận đơn có chữ ký của thuyền trưởng. Nếu xuất khẩu theo giá CIF còn có thêm “Hóa đơn bảo hiểm GTGT”. Sau khi có bộ chứng từ xuất khẩu, phòng nghiệp vụ lập lệnh viết hóa đơn trình giám đốc duyệt, để từ đó viết hóa đơn thương mại ngoại. Ngoài việc lập hóa đơn thương mại cho khách ngoại, công ty phải lập hóa đơn GTGT làm 3 liên, để làm chứng từ kê khai thuế GTGT đầu ra với cơ quan thuế. Khi hợp đồng xuất khẩu đã được thực hiện, phòng kinh doanh sẽ gửi bộ chứng từ sang phòng kế toán để ghi nhận doanh thu. 3.3.2.2 Vận dụng tài khoản và sổ kế toán Do Công ty xuất nhập khẩu Intimex thực hiện việc mua hàng xuất khẩu giao tay ba không qua kho của Công ty nên khi mua hàng để xuất khẩu căn cứ vào các chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT (đầu vào) (phụ lục số 20), biên bản giao nhận hàng (phụ lục số 21), hợp đồng mua bán nội kế toán tiến hành cập nhật hoá đơn trên phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán thẳng vào TK 632 đối ứng với TK 331 và lên sổ chi tiết, sổ cái TK 6321. Ngày 26/12/2008 Công ty mua 52 tấn cơm dừa sấy khô của Công ty TNHH Phước Nghĩa. Kế toán căn cứ vào: Hoá đơn GTGT số 13866 (phụ lục số 20) do Công ty TNHH Phước Nghĩa xuất kế toán tiến hành nhập số liệu trên phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phần mềm tự động hạch toán: ghi nhận biến động tăng TK 6321: 917.800.000, TK 133110: 45.890.000 đối ứng với TK 3311: 963.690.000 và phần mềm tự động lên sổ chi tiết, sổ cái TK 6321 (phụ lục số 22), TK 3311 (phụ lục số 23, 24) Chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng để xuất khẩu, kế toán xuất khẩu của Công ty căn cứ vào hoá đơn GTGT dịch vụ mua ngoài liên quan đến quá trình mua hàng để xuất khẩu, giấy báo nợ của ngân hàng: tiến hành cập nhật số liệu vào hệ thống, hệ thống tự động ghi nhận biến động tăng TK 641 đối ứng với các tài khoản thanh toán và hệ thống tự động vào sổ chi tiết, sổ cái TK 641 Ngày 02/01/2009 kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng Đầu tư và phát triển - Chi nhánh Hà Thành - NHG0040 về việc thu phí chuyển tiền mua bột dừa theo HĐ 06/KD6-PN/08 kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm tự động ghi nhận biến động tăng TK 6417 đối ứng với TK 112131 với số tiền phát sinh là: 73.500 và lên sổ cái, sổ chi tiết TK 6417 (phụ lục số 25, 26), TK 112131 (phụ lục số 27). Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu ra, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống trên phân hệ bán hàng và công nợ phải thu. Khi đã nhập dữ liệu vào hệ thống, hệ thống tự động xử lý: Ghi nhận vào TK doanh thu 51111, hệ thống tự động vào sổ chi tiết, sổ cái TK 51111 – Doanh thu bán hàng hóa xuất khẩu Ghi nhận vào TK phải thu khách hàng 1311 lên sổ chi tiết, sổ cái TK 1311 – Phải thu của khách hàng xuất khẩu Ngày 01/01/2009 căn cứ vào hoá đơn GTGT (đầu ra) số 0014166 (phụ lục số 08) về nghiệp vụ xuất bán 52 tấn cơm dừa theo: Invoice số 05/KD6-HHPN/08, Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp cơm dừa số 01/P6-OSF/08 ngày 10/12/2008 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng nghiệp vụ kinh doanh 6 ký với Công ty OOO SOKHA FRUKT (bên nhập khẩu), kế toán tiến hành nhập số liệu vào hệ thống trên phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, hệ thống tự động hạch toán bút toán ghi nhận tăng TK 13116 đối ứng với TK 511116 với số phát sinh là 1.058.616.000 và lên sổ chi tiết, sổ cái TK 1311 (phụ lục số 28, 29), TK 51111 (phụ lục số 30). Căn cứ vào hóa đơn cước tàu khi Công ty giao hàng cho khách hàng theo giá CIF kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống trên phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phần mềm hệ thống tự động xử lý phản ánh vào giá vốn hàng xuất khẩu TK 6321 và lên sổ kế toán chi tiết, sổ cái TK 6321. Ngày 05/01/2009 căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 000348 (phụ lục số 13) do Công ty TNHH giao nhận và vận tải quốc tế Cánh Buồm lập về việc thanh toán cước vận tải biển xuất khẩu 52 tấn cơm dừa, invoice 05/KD6-HHPN/08 (phụ lục số 06), vận đơn B/L YMLUN490052784 cước tàu xuất ngày 01/01/2009 (phụ lục số 07), kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào hệ thống, hệ thống xử lý: ghi nhận tăng TK 6321 đối ứng với TK 3311: 73.432.000 và lên sổ chi tiết, sổ cái TK 6321 (phụ lục số 22), TK 3311 (phụ lục số 23, 24) Căn cứ vào các hóa đơn GTGT dịch vụ mua ngoài về chi phí phát sinh trong quá trình gửi hàng đi xuất khẩu, kế toán ghi nhận biến động tăng tài khoản chi phí bán hàng 641 đối ứng với các tài khoản thanh toán. Căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng Vietcombank Việt nam – NHG0001 ngày 05/01/2009 về: Phí ngân hàng về việc thu tiền XK Inv 05/KD6-HHPN/08. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống, hệ thống tự động ghi nhận: tăng TK 641 đối ứng với TK 1122015 với số tiền phát sinh là: 2.261.122, lên sổ chi tiết, sổ cái TK 641 (phụ lục số 25, 26), TK 1122 (phụ lục số 31) Căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng kế toán nhập dữ liệu trên phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, hệ thống sẽ tự động hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng đối ứng với TK 1311, TK 515 (635) và lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 1311, TK 515 (phụ lục số 32), TK 635 (phụ lục số 33), TK 1122 – Tiền ngoại tệ gửi Ngân hàng Ngày 02/02/2009 căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam (phụ lục số 16), căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu ra số 0014166 (phụ lục số 08) về việc Công ty OOO SOKHA FRUKT trả tiền mua hàng theo hợp đồng số 01/P6-OSF/08, kế toán tiến hành ghi nhận: biến động tăng TK 1122015: 463.664.175, TK 515: 1.989.975 đồng thời ghi nhận biến động giảm TK 1311: 461.674.200. Phần mềm hệ thống tự động lên sổ chi tiết, sổ cái TK 1122, TK 1311, TK 515 (phụ lục số 32) Cuối năm tài chính, kế toán tiến hành đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng CĐKT cuối năm tài chính. Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ được phản ánh vào TK 413. Số dư cuối kỳ của TK này được phản ánh vào thu nhập hoặc chi phí tài chính. Ngày 31/12/2008 căn cứ vào chứng từ số PKT 1/CLT kế toán tiến hành đánh giá lại TK 1122011 - Tiền gửi USD tại NHNTVN: kế toán tiến hành ghi nhận biến động tăng TK 1122011 đối ứng với TK 413 với số tiền chênh lệch tỷ giá quý IV/08 là: 7.838.292, đồng thời phần mềm tự động lên sổ chi tiết, sổ cái TK 413 (phụ lục số 34) Cuối tháng, hệ thống tự cập nhật, tổng hợp số liệu để lên các sổ tổng hợp TK 1122, 1311 (phụ lục số 35) Công ty XNK Intimex chỉ sử dụng TK 1112, TK 1122 chi tiết theo từng Ngân hàng để theo dõi sự biến động của ngoại tệ, không sử dụng TK 007 - Ngoại tệ các loại để phản ánh, theo dõi số tiền tăng, giảm bằng ngoại tệ. CHƯƠNG IV: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU NHÓM HÀNG NÔNG SẢN TẠI CÔNG TY XNK INTIMEX 4.1. Những nhận xét, đánh giá về kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nhóm hàng nông sản tại công ty NNK Intimex Công ty XNK Intimex là một trong những Công ty hàng đầu thuộc Bộ Công Thương, mặc dù Công ty đang trong tiến trình cổ phần hóa nhưng do có một quá trình phát triển lâu dài công ty đã khẳng định vị trí của mình trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập tổ chức WTO, đây vừa là cơ hội lớn đồng thời vừa là thách thức đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và công ty nói riêng. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt và sự biến động không lường trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã không ngừng nâng cao tính chuyên nghiệp trong kinh doanh hàng nông sản, chú trọng nâng cao hơn nữa hiệu quả các hoạt động kinh doanh xuất khẩu bằng cách đổi mới phương thức kinh doanh, cơ chế điều hành kinh doanh cho phù hợp với tình hình phát triển của thị trường và tạo lợi thế kinh doanh cho doanh nghiệp. Trong công tác tổ chức hoạt động của công ty thì việc tổ chức hợp lý công tác hạch toán xuất khẩu hàng hóa là vô cùng cần thiết. Sự giảm thiểu rủi ro phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và chính sách ngoại thương của nước đó mà kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế. Vì thế để hoạt động hiệu quả thì công tác hoàn thiện hoạt động kế toán phải được đặt lên hàng đầu. Để có những biện pháp hoàn thiện kế toán xuất khẩu của công ty, trước hết ta tìm hiểu và đánh giá một cách chính xác công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu hàng hóa nói riêng. Qua đây ta có thể thấy được những ưu điểm để phát huy và hạn chế để có biện pháp khắc phục nhằm nâng cao công tác kế toán tại công ty. 4.1.1. Những ưu điểm 4.1.1.1 Về công tác quản lý Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức một cách khoa học, hệ thống quản lý minh bạch, các phòng ban được tổ chức phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo hiệu quả công việc cao. Công ty đã và đang xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kinh doanh trong sạch, có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản, đoàn kết nhất trí xây dựng công ty ngày càng phát triển. Ngoài ra việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa luôn sát sao, nhanh chóng, chính xác và kịp thời vì vậy Công ty đã thiết lập và duy trì được mối quan hệ thương mại tại nhiều quốc gia, trong đó có những bạn hàng truyền thống trong và ngoài nước. Công ty tuân thủ đầy đủ thủ tục mà pháp luật đã quy định cũng như các tập quán thông lệ trong thương mại quốc tế, tạo được sự tin tưởng của các bạn hàng, đối tác trong và ngoài nước. Quy trình xuất khẩu hàng hoá được tổ chức một cách hợp lý và chặt chẽ: đầu tiên các phòng nghiệp vụ trình phương án kinh doanh xuất khẩu lên kế toán trưởng và Ban giám đốc, khi phương án kinh doanh được duyệt, các phòng nghiệp vụ sẽ được tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng, kế toán tiến hành kiểm tra việc mua hàng hoá, xuất bán hàng hoá, theo dõi các khoản chi phí phát sinh, thanh toán tiền cho khách hàng và ghi sổ kế toán. Khi hợp đồng đã thực hiện xong, phải có biên bản thanh lý hợp đồng, hạch toán kết quả kinh doanh, kiểm tra và lưu trữ chứng từ. 4.1.1.2. Về công tác kế toán Thứ nhất: Về bộ máy kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán. Mô hình này là mô hình tối ưu, rất phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, quy mô hoạt động kinh doanh của công ty là địa bàn hoạt động rộng, các chi nhánh, bộ phận kinh doanh nằm rải rác trên cả ba miền Bắc, Trung, Nam; phù hợp với cơ chế khoán mà Công ty đang áp dụng hiện nay. Tại tổng công ty hạch toán tổng hợp, còn các bộ phận và chi nhánh trực thuộc được giao quyền quản lý, có bộ phận kế toán riêng để hạch toán kết quả kinh doanh của mình đến kết quả cuối cùng rồi gửi báo cáo lên phòng kế toán trung tâm. Việc hạch toán tại từng cơ sở giúp quản lý tốt, sát sao công tác kế toán tại cơ sở. đồng thời giảm thiểu công việc cho kế toán tại tổng công ty mà vẫn có thông tin chi tiết tại cơ sở một cách nhanh chóng. Về phân công công tác kế toán và lao động kế toán Đội ngũ nhân viên kế toán tại văn phòng Công ty có 14 cán bộ nhân viên đều có trình đội đại học, sử dụng thành thạo máy vi tính…., thể hiện sự coi trọng công tác kế toán của Công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý khoa học có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng phù hợp với năng lực của từng người. Đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kế toán là những người có năng lực chuyên môn và trách nhiệm với công việc. Hoạt động chủ yếu của Công ty là xuất nhập khẩu do vậy số lượng nghiệp vụ xuất, nhập khẩu hàng hoá là rất nhiều, do đó Công ty đã bố trí 2 nhân viên chuyên phụ trách phần hành kế toán nhập khẩu và kế toán xuất khẩu, họ đều là những nhân viên có năng lực chuyên môn, có trách nhiệm và lòng nhiệt huyết; Các phần hành kế toán khác đều được bố trí nhân viên một cách hợp lý, chính sự phù hợp đó đã đảm bảo cho bộ máy kế toán của văn phòng Công ty hoạt động hiệu quả nhất. Thứ hai: Về các chính sách kế toán Công ty áp dụng Về chứng từ sử dụng: Hệ thống chứng từ kế toán Công ty sử dụng đều theo mẫu quy định của Bộ tài chính và thông lệ quốc tế, được sắp xếp theo từng phòng nghiệp vụ kinh doanh, theo thời gian để thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi. Các chứng từ liên quan tới quá trình xuất khẩu hàng hóa được thu thập đầy đủ, chính xác, kịp thời, được lưu trữ, bảo quản và giám sát chặt chẽ. Quá trình luân chuyển chứng từ trong Công ty được thực hiện nhanh chóng, khoa học và hiệu quả. Những chứng từ được sử dụng trong một nghiệp vụ xuất khẩu sẽ được liệt kê thành một danh sách chứng từ, kèm theo các chứng từ cụ thể và đóng thành tập thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu chứng từ. Về chứng từ xuất khẩu: Bộ chứng từ xuất khẩu và bộ chứng từ thanh toán có liên quan đến yếu tố ngoại thương nên được kiểm tra kỹ càng đảm bảo đầy đủ các giấy tờ và tuân thủ các quy định pháp lý cần thiết. Các chứng này do cả phòng nghiệp vụ xuất khẩu và phòng kế toán quản lý và lưu trữ, đảm bảo tính đối chiếu và an toàn cho chứng từ. Về tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống TK doanh nghiệp do Bộ Tài chính quy định, trên cơ sở hệ thống TK đó Công ty đã chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán. Cụ thể các TK tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng Ngân hàng tham gia giao dịch, các tài khoản công Nợ chi tiết theo từng phòng nghiệp vụ kinh doanh và từng khách hàng, Các quy định của nhà nước về kế toán được công ty vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo như: hệ thống TK chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các mặt hàng xuất khẩu để có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, đây là căn cứ quan trọng trong việc xây dựng các kế hoạch kinh doanh. Về phương pháp hạch toán: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong việc hạch toán hàng tồn kho và đánh giá hàng tồn kho theo giá đích danh. Phương pháp này cho phép kế toán theo dõi thường xuyên biến động hàng ngày của tài sản, hàng hoá cũng như biết được chính xác giá trị của lô hàng. Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu là giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Về hình thức kế toán: Trong các loại hình thức sổ kế toán mà Bộ Tài Chính đã quy định Công ty xuất nhập khẩu Intimex áp dụng hình thức Nhật ký Chung vì đây là hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty đồng thời cũng thuận lợi cho việc ứng dụng kế toán máy, đặc biệt là việc mở hệ thống sổ chi tiết sẽ được dễ dàng, việc đối chiếu số liệu kế toán trên các sổ sách sẽ được thuận lợi hơn, hạn chế được sai sót, làm đơn giản hóa công tác kế toán, bởi số liệu chỉ cần vào một lần từ các chứng từ gốc do đó giúp làm giảm được khối lượng công việc cho các kế toán viên. Công tác tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp tại Công ty được hạch toán theo đúng quy trình, hình thức ghi sổ đã lựa chọn, việc sử dụng các khoản mục tài khoản một cách hợp lý giúp cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin kế toán một cách chính xác. Sổ sách và báo cáo của công ty được thiết lập tương đối đầy đủ, nội dung và kết cấu rõ ràng và quy trình lưu trữ theo quy định của chế độ. Tại công ty kỳ kế toán theo Quý nên tạo thuận lợi cho việc cập nhật thông tin, cho công tác kiểm tra và khi cần thiết có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi phát hiện ra các vấn đề chưa hợp lý. Công ty có tổ chức theo dõi riêng và xác định kết quả kinh doanh cho từng thương vụ xuất khẩu, nhờ đó nắm bắt được tình hình thực tế nhu cầu tiêu thụ mặt hàng của công ty trên từng thị trường, giúp Công ty có những phương án kinh doanh đúng đắn đảm bảo cho mặt hàng của Công ty phù hợp với thị hiếu của Nước nhập khẩu. Xác định kết quả kinh doanh của từng thương vụ xuất khẩu giúp Công ty hạch toán được doanh thu, giá vốn của từng lô hàng bán từ đó xác định được mức sinh lời, đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng thương vụ, qua đó tìm ra những ưu nhược điểm, thuận lợi, khó khăn trong quá trình xuất khẩu. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, những thuận lợi mà Công ty có được thì vẫn còn những tồn tại, những hạn chế mà do những điều kiện nhất định nên Công ty không thể tránh khỏi một số thiếu sót nhất định trong hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Do vậy Công ty cần phải tiếp tục nghiên cứu, cải tiến và hoàn thiện hơn trong quá trình hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu 4.1.2 Những tồn tại 4.1.2.1 Về mô hình tổ chức công tác kế toán Do mô hình tổ chức công tác kế toán hiện nay của Công ty là mô hình phân tán: chưa phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty và chưa tạo được sức mạnh tập trung do quy mô, phạm vi rộng khắp, kinh doanh sản xuất đa ngành nghề. Mặt khác, các chi nhánh, đơn vị trực thuộc Công ty là những đơn vị hạch toán phụ thuộc hoạt động theo ủy quyền. Điều này dẫn đến việc chưa phát huy được hết trách nhiệm quản lý của lãnh đạo các đơn vị, ngược lại công ty cũng không thể bao quát quản lý các đơn vị đó được. Bên cạnh đó, cơ chế phân phối tiền lương, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ khác chưa tạo được động lực thúc đẩy tăng năng suất hiệu quả của lao động, chưa thật sự là đòn bẩy kinh tế cho sự phát triển của đơn vị. Những tồn tại bất cập nói trên phải được Công ty tiếp tục chú trọng khắc phục. Giải quyết được những khó khăn đó mới đảm bảo sự phát triển vững chắc của Công ty trong tương lai. 4.1.2.2. Về thời điểm ghi nhận doanh thu Khi Công ty mua hàng hóa chuyển thẳng đi xuất khẩu qua kho của Công ty, Công ty hạch toán ngay trị giá hàng mua vào TK giá vốn hàng bán (TK632). Việc hạch toán như vậy không đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí: doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Mà doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện về ghi nhận doanh thu được quy định trong đoạn 10 - chuẩn mực kế toán số 14 (VAS14). Mặt khác theo chuẩn mực kế toán số 02 quy định về nguyên tắc ghi nhận chi phí: “Khi bán hàng tồn kho, giá gốc hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu”. Như vậy, việc hạch toán như trên của Công ty là chưa phù hợp với nội dung kinh tế, chưa phù hợp với các chuẩn mực kế toán do Nhà nước quy định, gây khó khăn trong việc quản lý hàng hóa. 4.1.2.3. Về phương pháp xác định giá gốc hàng bán Tất cả các chi phí liên quan đến nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu Công ty không hạch toán vào TK 1562-Chi phí mua hàng mà tập hợp trên TK 641-Chi phí bán hàng. Cách hạch toán này là không phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán số 02 về việc xác định giá gốc hàng tồn kho: “Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại”. Do đó, việc hạch toán của công ty làm cho việc xác định giá gốc hàng xuất khẩu là chưa chính xác làm cho việc xác định giá vốn hàng xuất khẩu của Công ty là theo giá thực tế mua hàng ghi trên hoá đơn, nhưng các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng hoá không tính vào giá vốn, do đó trị giá vốn hàng xuất khẩu chưa được phản ánh đúng. 4.1.2.4. Về công tác hạch toán ban đầu Hiện nay công ty đang áp dụng bộ chứng từ theo mẫu do Bộ Tài Chính quy định. Tuy nhiên Công ty mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng các chứng từ bắt buộc mà chưa để ý tới việc sử dụng các chứng từ hướng dẫn trong việc triển khai hoạt động xuất khẩu hàng hóa. Do đó Công ty vẫn chưa áp dụng một cách linh hoạt về việc sử dụng các chứng từ sao cho thuận lợi với hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp Công ty có thể quản lý sát sao hơn trong hoạt động xuất khẩu. 4.1.2.5 Về tài khoản sử dụng và sổ kế toán Công ty sử dụng TK 641-chi phí bán hàng để tập hợp các chi phí liên quan đến việc mua hàng xuất khẩu. Việc sử dụng tài khoản này là chưa hợp lý, chưa phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp theo QĐ15/2006 do Bộ Tài Chính quy định: tài khoản 641 dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chứ tài khoản này không dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng. Là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, lượng ngoại tệ phát sinh rất nhiều nhưng Công ty không sử dụng TK 007 – Ngoại tệ các loại để theo dõi tình hình biến động của ngoại tệ, mà chỉ theo dõi trên TK 1112, TK 1122, chi tiết theo từng nguyên tệ, từng ngân hàng nên gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình ngoại tệ. Khi xuất hàng hóa đi xuất khẩu trực tiếp, Công ty sử dụng ngay TK 632-giá vốn hàng bán. Cách sử dụng tài khoản này là chưa hợp lý với quy định của chế độ kế toán hiện hành, vì TK 632 chỉ được sử dụng khi hàng hóa xuất khẩu được xác định là hoàn thành thủ tục hải quan, hoặc được xác định là xuất khẩu. Hệ thống sổ của Công ty thực hiện theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Kết cấu sổ khá hợp lý, với các sổ phải thu của khách hàng nước ngoài đều có cột ghi nguyên tệ của giao dịch phát sinh. Tuy nhiên, Công ty nên phân tách giữa các khách hàng thường xuyên và các khách hàng mà Công ty ít giao dịch do đó gây khó khăn trong việc quản lý các khoản phải thu của khách hàng. 4.1.2.6. Về hạch toán tỷ giá ngoại tệ Trong điều kiện tỷ giá hiện nay tiềm tàng nhiều nhân tố bất ổn nhưng doanh nghiệp không triển khai các công cụ phòng ngừa rủi ro tỷ giá. Hiện nay, chính phủ đã cho phép các Ngân hàng thương mại thực hiện các công cụ phòng ngừa rủi ro tỷ giá như: hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai, quyền chọn ngoại tệ. Đây là một chế độ kế toán mở giúp cho doanh nghiệp rất nhiều trong công tác phòng ngừa rủi ro về tỷ giá ngoại tệ nhất là đối với Công ty Intimex: là một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu, chi bằng ngoại tệ rất lớn. 4.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu 4.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh giữ vai trò chủ đạo, chiếm tỷ trọng lớn, đứng ở vị trí trung tâm trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở các doanh nghiệp XNK. Để đánh giá được hiệu quả mà một nghiệp vụ xuất khẩu nào đó mang lại thì cơ sở quan trọng không thể thiếu đó là dựa vào công tác hạch toán hàng xuất khẩu. Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu cung cấp những thông tin kinh tế liên quan đến Công ty, liên quan đến nghiệp vụ xuất khẩu: tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu xuất khẩu, công nợ phải thu, phải trả… một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời giúp nhà quản trị nắm bắt kịp thời, thường xuyên có hệ thống về tình hình tài chính của doanh nghiệp cũng như việc sử dụng các nguồn tài chính đó. Trên cơ sở đó, nhà quản trị có thể đưa ra được quyết định đúng đắn, phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh và quản lý kinh tế tài chính doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, kế toán xuất khẩu còn giúp cho các nhà đầu tư, những người có lợi ích kinh tế gắn liền với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình công nợ và khả năng thanh toán công nợ của doanh nghiệp để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong quan hệ làm ăn với doanh nghiệp. Do đó, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu là một vấn đề cấp thiết trong các doanh nghiệp kinh doanh XNK hiện nay. Để làm được điều này thì công tác kế toán tại mỗi doanh nghiệp phải được tổ chức một cách khoa học, linh hoạt ở tất cả các khâu của quy trình thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu như: việc sử dụng chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Nhưng trên thực tế, công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp XNK nói chung và Công ty XNK Intimex hiện nay vẫn còn có những tồn tại, hạn chế nhất định cần phải khắc phục để công tác hạch toán được thuận tiện và phù hợp hơn với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như phù hợp với các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán do Bộ Tài Chính quy định. Như vậy, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hiện nay ở các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói chung và Công ty XNK Intimex nói riêng trở thành yêu cầu cấp thiết và đòi hỏi sự nỗ lực, phối hợp với nhau của tất cả phòng ban, các nhân viên trong Công ty để những tồn tại trong công tác kế toán được khắc phục một cách nhanh chóng và hiệu quả. 4.2.2. Yêu cầu và nguyên tắc của việc hoàn thiện Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa là việc hoàn thiện từ khâu lập chứng từ tới việc ghi chép vào sổ kế toán, là việc sửa đổi, bổ sung, cải tiến hoặc loại bỏ các chứng từ, tài khoản, sổ sách liên quan đến việc hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với quy định chung về kế toán của Bộ Tài Chính, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa phải được tiến hành trên các nội dung cơ bản sau: hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu, tài khoản sử dụng, phương pháp hạch toán, hệ thống sổ sách kế toán. Muốn công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu được hiệu quả, đảm bảo tính khả thi thì việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu phải tuân thủ các nguyên tắc hoàn thiện sau: Phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành về kế toán nghiệp vụ xuất khẩu Phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý hoạt động xuất khẩu của Công ty nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Phải đảm bảo tính hiệu quả, tính khả thi và đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: hoàn thiện phải giúp công ty tiết kiệm chi phí cho công tác kế toán và quản lý tài chính như: giảm bớt công việc ghi chép kế toán, giảm chi phí quản lý, hạn chế sai sót trong quá trình hạch toán…; giải pháp hoàn thiện đó phải đảm bảo là có thể thực hiện được và mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. 4.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nhóm hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex Qua thời gian thực tập tiếp xúc với thực tế công tác kế toán tại Công ty, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty XNK Intimex như sau: 4.3.1. Về tài khoản sử dụng và sổ kế toán Công ty nên sử dụng TK 1562-Chi phí mua hàng để hạch toán chi phí liên quan đến quá trình mua hàng xuất khẩu thay cho việc sử dụng TK 641-Chi phí bán hàng. Việc sử dụng TK 1562 sẽ giúp cho công ty phản ánh đúng giá gốc hàng tồn kho xuất khẩu, từ đó phản ánh đúng giá vốn hàng xuất khẩu. Để quản lý tốt hơn khâu mua hàng nhập khẩu và mua hàng xuất khẩu cũng như thuận lợi trong việc xác định giá gốc hàng bán trong kỳ, Công ty có thể mở TK 1561, 1562 chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau: TK 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua của hàng hóa TK 15611 : Giá mua của hàng nhập khẩu TK 15612 : Giá mua của hàng xuất khẩu TK 1562 : Chi phí mua hàng TK 15621 : Chi phí mua hàng nhập khẩu TK 15622 : Chi phí mua hàng xuất khẩu Việc mở chi tiết TK 1562 giúp Công ty thuận lợi hơn trong quá trình xác định giá gốc hàng tồn kho của từng loại mặt hàng, giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu và đánh giá hiệu quả kinh doanh của Công ty đối với từng loại nghiệp vụ được chính xác và nhanh chóng hơn. Khi mua hàng hóa về nhập kho hoặc gửi thẳng hàng đi xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 15612, TK 157: Trị giá hàng mua chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng xuất khẩu: Nợ TK 15622 : Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng xuất khẩu Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Cuối kỳ, phân bổ chi phí mua hàng cho hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 6321 Chi phí phân bổ cho hàng xuất khẩu đã bán Có TK 15622 Sổ chi tiết TK 15622 có thể thiết lập như sau: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 15622 – Chi phí thu mua hàng hóa XK Từ ngày:… đến ngày:… Số dư nợ đầu kỳ:… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh VND Ngày Số Nợ Có Tổng cộng Ngày…tháng…năm… Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty không nên sử dụng TK 632-Giá vốn hàng bán khi mua hàng hóa và chuyển thẳng đi xuất khẩu trực tiếp mà nên sử dụng TK 157-Hàng gửi đi bán. Vì hoạt động xuất khẩu là một hoạt động đặc thù, không giống với các hoạt động kinh doanh khác: tuy hàng hóa được công ty mua và chuyển thẳng đi xuất khẩu, nhưng hàng hóa xuất khẩu vẫn còn một khoảng thời gian lưu chuyển trong nước do ảnh hưởng của các yếu tố như: điều kiện địa lý, điều kiện tự nhiên, quá trình hoàn thành thủ tục hải quan nhanh hay chậm, hình thức giao hàng… Do đó hàng hóa mang đi xuất khẩu lúc này vẫn chưa được xác định là tiêu thụ, chưa được ghi nhận doanh thu nên nó mới chỉ là hàng đang chờ bán hay nói cách khác là hàng đang chờ xuất khẩu, hàng gửi đi xuất khẩu. Khi mua hàng gửi thẳng đi xuất khẩu, căn cứ vào hóa đơn GTGT do người bán cung cấp kế toán ghi: Nợ TK 157: Trị giá hàng mua xuất khẩu Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Khi hàng hóa được xác định là hoàn thành thủ tục hải quan, hoặc được xác định là xuất khẩu thì kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng đồng thời xác định giá vốn hàng đã xuất khẩu: Nợ TK 632: Giá vốn hàng xuất khẩu Có TK 157: Hàng xuất khẩu gửi đi bán Công ty mở sổ chi tiết TK 157 – Hàng gửi đi bán theo mẫu số S38-DN (Ban hành theo Quyết định 15/2006-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng xuất khẩu Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là chủ yếu nên lượng ngoại tệ phát sinh trong một kỳ kế toán là rất lớn, ngoài việc theo dõi lượng ngoại tệ trên TK 1112; TK 1122 theo từng Ngân hàng Công ty nên sử dụng TK 007-Ngoại tệ để phản ánh tình hình thu, chi và còn lại theo nguyên tệ của từng loại ngoại tệ và chi tiết theo từng loại tiền mà doanh nghiệp nhận được. Khi ngoại tệ tăng, kế toán định khoản thêm bút toán: Nợ TK 007-Nguyên tệ (chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) Khi ngoại tệ giảm, thêm bút toán Có TK 007-Nguyên tệ (chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) Công ty nên hạch toán TK ngoại bảng 007 ngay sau khi phát sinh của từng nghiệp vụ để tạo thuận lợi cho việc theo dõi sự biến động của ngoại tệ trong công ty. Sổ chi tiết TK 007 – Ngoại tệ các loại có thể được thiết lập như sau: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 007 – Ngoại tệ các loại Từ ngày:… đến ngày:… Loại ngoại tệ:… Chứng từ Khách hàng Diễn giải Số phát sinh ngoại tệ Tỷ giá Ngày Số Nợ Có Tổng cộng Ngày…tháng…năm… Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty nên mở các sổ chi tiết các khoản phải thu của khách hàng hàng xuất theo từng khách hàng bằng cách lập mã đối tượng riêng nếu hạch toán trên cùng một sổ chi tiết công nợ hoặc kế toán lọc và theo dõi riêng các đối tượng này trên các phần mềm khác như Excel chẳng hạn. Như vậy, quá trình theo dõi vừa được đảm bảo mà việc hạch toán nhằm phục vụ cho việc quản lý cũng thuận tiện hơn 4.3.2. Về xác định thời điểm ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu Doanh thu hàng xuất khẩu được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện về ghi nhận doanh thu được quy định tại đoạn 10 của Chuẩn mực kế toán số 14: “Doanh thu và thu nhập khác”. Tùy vào điều khoản giao hàng trong từng hợp đồng bán hàng mà việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng khác nhau. Tại thời điểm xuất hàng hóa đi xuất khẩu trực tiếp hoặc xuất hóa đơn để làm thủ tục hải quan thì hàng hóa vẫn nằm trong sự kiểm soát của người bán, rủi ro và lợi ích gắn liền với hàng hóa chưa được chuyển giao cho người mua theo đó chưa được ghi nhận doanh thu bán hàng. Khi hàng hóa xuất khẩu hoàn thành thủ tục hải quan hoặc được xác định là xuất khẩu thì doanh nghiệp mới được tiến hành ghi nhận doanh thu đồng thời ghi nhận giá vốn hàng xuất khẩu: Khi hàng gửi xuất khẩu được xác định là xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 1311: Phải thu của khách hàng Có TK 5111: Doanh thu bán hàng (TGTT) Đồng thời xác định giá gốc hàng xuất khẩu: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi đi bán 4.3.3. Phương pháp xác định giá gốc hàng bán Mặc dù hiện nay Công ty áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho và sử dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo giá đích danh: theo phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Nhưng theo cách hạch toán của công ty thì: giá gốc hàng tồn kho chỉ bao gồm chi phí mua hàng tồn kho để bán chứ không bao gồm chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng tồn kho để bán. Cách xác định giá gốc hàng tồn kho của công ty chưa đúng với chuẩn mực kế toán số 02 – Kế toán hàng tồn kho: Giá gốc hàng tồn kho xuất khẩu = Chi phí mua hàng tồn kho để xuất khẩu + Chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng xuất khẩu Do đó Công ty nên đánh giá đúng giá gốc hàng tồn kho theo như chuẩn mực kế toán số 02 quy định. Có như vậy công ty mới tuân thủ đúng phương pháp xác định giá gốc hàng tồn kho, tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế, giá trị của hàng tồn kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. 4.3.4. Về hạch toán ban đầu Công ty ngoài việc áp dụng bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc thì Công ty nên sử dụng thêm các chứng từ nội bộ trong Công ty theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính. Có như vậy Công ty mới quản lý tốt hơn hoạt động xuất khẩu, xác định đúng trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến hoạt động xuất khẩu để hoạt động xuất khẩu ngày càng hoàn thiện và thực hiện một cách chuyên nghiệp hơn. 4.3.5. Về hạch toán tỷ giá ngoại tệ Do Công ty có hoạt động kinh doanh chủ đạo là hoạt động xuất nhập khẩu nên lượng ngoại tệ phát sinh trong các nghiệp vụ kinh doanh là rất lớn. Chính vì thế Công ty không thể tránh khỏi rủi ro do thay đổi tỷ giá khi sử dụng ngoại tệ trong giao dịch. Để hạn chế được rủi ro này Công ty nên nhanh chóng sử dụng các công cụ phòng ngừa rủi ro, như việc sử dụng hiệu quả công cụ tài chính như hợp đồng tương lai. Để tránh rủi ro do tỷ giá giảm đi quá thấp khi doanh nghiệp bán hàng thu chậm bằng ngoại tệ, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng tương lai với một ngân hàng cho phép bán ngoại tệ với một tỷ giá được xác định trước (tỷ giá hợp đồng). Các bút toán được ghi trong toàn bộ quá trình này như sau: Khi bán hàng thu chậm bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 131 - Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch (tỷ giá giao ngay) Có TK 511 - Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch Có TK 333 (3331) thuế GTGT phải nộp (nếu có)Cũng tại ngày này, doanh nghiệp kí kết hợp đồng tương lai với ngân hàng và tiến hành ký quỹ để đảm bảo thực hiện hợp đồng, ghi:          Nợ TK 144 Số tiền ký quỹ tại ngân hàng          Có TK 111, 112 Đến kỳ thu nợ, khi nhận thanh toán từ khách hàng:          Nợ TK 111 (1112), 112 (1122) ghi theo tỷ giá ngày giao dịch          Nợ TK 635 - Phần lỗ tỷ giá (tỷ giá ngày giao dịch tỷ giá ghi sổ)          Có TK 131 - theo tỷ giá ghi sổ Nếu tại thời điểm khách hàng thanh toán cho Công ty mà tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá hợp đồng. Công ty tới ngân hàng để chấp nhận thực hiện hợp đồng: bán ngoại tệ cho Ngân hàng theo tỷ giá hợp đồng đã ký kết trong hợp đồng tương lai giữa Công ty và Ngân hàng. Như vậy Công ty đã tránh được rủi ro do thay đổi tỷ giá hối đoái và bảo vệ được lợi nhuận: Khi bán ngoại tệ cho ngân hàng theo hợp đồng, ghi:          Nợ TK 111 (1111), 112 (1122) ghi theo tỷ giá hợp đồng          Có TK 515 - Lãi tỷ giá (tỷ giá xuất ngoại tệ < tỷ giá hợp đồng)          Có TK 111 (1112), 112 (1122) ghi theo tỷ giá xuất ngoại tệ Nếu tại thời điểm khách hàng thanh toán cho Công ty mà tỷ giá giao dịch thực tế cao hơn tỷ giá hợp đồng. Công ty tới Ngân hàng để hủy hợp đồng đã chọn. Chi phí trả tiền phí thực hiện hợp đồng, kế toán tiến hành ghi nhận: Nợ TK 641 Trả phí thực hiện hợp đồng tương lai Có TK 144 Số tiền ký quỹ tại ngân hàng còn thừa sau khi trả tiền phí thực hiện hợp đồng (khoản phí này được ghi trong hợp đồng), Công ty tiến hành nhận lại:          Nợ TK 111, 112 Số tiền ký quỹ còn thừa sau khi trả phí thực hiện           Có TK 144 hợp đồng KẾT LUẬN Trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì hoạt động xuất khẩu là một trong những hoạt động giữ vai trò chủ chốt. Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu thì một trong những giải pháp quan trọng đó là hoàn thiện và thực hiện tốt công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu thực trạng kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty XNK Intimex em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nói riêng. Hy vọng rằng với những giải pháp mà em đã đề xuất sẽ góp phần nhỏ bé giúp ích được công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty ngày một hoàn thiện hơn. Tuy nhiên, do thời gian thực tập có hạn cũng như mức độ hiểu biết của bản thân còn nhiều hạn chế nên luận văn của em vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đánh giá, nhận xét và những lời góp ý của các thầy cô, các bạn để luận văn của em được hoàn chỉnh hơn. Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Lê Thị Thanh Hải và các anh chị phòng Kế toán - Tài chính đã giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình để em có thể hoàn thiện đề tài này.