Đề tài Một số biện pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu vận tải đường biển bằng container công ty giao nhận kho vận ngoại thương Đà Nẵng

thuế, thuế suất, số thuế nhập khẩu phải nộp cho từng mặt hàng. Mục 25: Tiền thuế GTGT (hoặc TTĐB): * Trị giá tính thuế: Trị giá tính thuế của thuế GTGT hoặc TTĐB là tổng giá trị thuế nhập khẩu và thuế nhập khẩu phải nộp của từng mặt hàng. Công thức tính: "Trị giá tính thuế GTGT (hoặc TTĐB)" = "Trị giá tính thuế nhập khẩu" + "tiền thuế nhập khẩu" (Mục 24). * Thuế suất: - Ghi mức thuế suất GTGT (hoặc TTĐB) tương ứng với mã số hàng hoá đã được xác định mã số hàng hoá tại mục 18 theo biểu thuế GTGT hoặc TTĐB. - Ghi số thuế GTGT (hoặc TTĐB) phải nộp là kết quả của phép tính: " Trị giá GTGT (hoặc TTĐB)" x "thuế suất (%)" của từng mặt hàng. * Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi tương tự tại mục 24. Ví dụ: Một lô hàng nhập khẩu có giá trị 150.000 USD (FOB KOBE CY) thì khi cán bộ lập tờ khai Hải quan trong mục 24 và mục 25 sẽ phải tính thuế nhập khẩu, thuế GTGT (hoặc TTĐB) như sau: Trước hết chuyển đổi từ FOB KOBE CY sang CIF Đà Nẵng theo công thức CIF = C + F + I. Trong đó: C: (cost) là giá hàng nhập khẩu theo giá FOB. F: là chi phí vận chuyển chặn vận tải chính từ KOBE CY đến Đà Nẵng (giá trị F được lấy từ Booking Note đã ký giữa Công ty với hãng tàu) thông thường F = 15% FOB. I: là phí bảo hiểm cho lô hàng trên chặng vận tải chính I = R x FOB = 0,3% . FOB (tuỳ theo điều kiện bảo hiểm) Khi đó CIF = FOB + 15% FOB + 0,3% FOB = FOB (1 + 15,3%) = FOB x 1,153 = 150.000 x 1,153 = 172.950 (USD) (Trong mục 15: Đồng tiền thanh toán là USD, tỷ giá tính thuế là 15.200 VND/USD) Khi đó mục 24 ghi như sau: - Trị giá tính thuế: 2.628.840.000 VND = (172.950 x 15.200) - Thuế suất (%) 60% (được tra trong hướng dẫn sử dụng thuế XNK và thuế GTGT ứng với mã số hàng hoá) - Tiền thuế nhập khẩu: 1.577.305.000 VND. (172.950 x 15.000 x 0,6) Mục 25 ghi như sau: - Trị giá tính thuế: 420.614.400 VND = ((172.950 + 172.950 x 0,6) x 15.000 x 0,1) Và trong mục 27 ghi như sau: Bằng chữ: Một tỷ chín trăm chín mươi bảy triệu chín trăm mười tám nghìn bốn trăm đồng. Mục 26: Thu khác: - Tỷ lệ %: Ghi tỷ lệ các khoản thu khác theo quy định. - Số tiền: Ghi kết quả phép tính: “giá trị tính thuế nhập khẩu của từng mặt hàng” x “lượng” x “tỷ lệ” Thông thường nếu không có chỉ thị gì của cơ quan Hải quan thì mục này để trống. * Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi tương tự tại tiêu thức 24. Mục 27: Tổng số tiền thuế và thu khác (ô 24 + 25 + 26) - Ghi tổng số tiền thuế nhập khẩu, GTGT (hoặc TTĐB) thu khác ghi bằng số và bằng chữ. Mục 28: Chứng từ đính kèm. - Ghi số lượng từng loại chứng từ trong bộ hồ sơ tương ứng với ô ghi bản chính hoặc bản sao. - Liệt kê các chứng từ khác (nếu có) trong bộ hồ sơ nộp cho Hải quan ghi đăng ký tờ khai. Thông thường trong mục này các chứng từ đính kèm với tờ khai và phụ lục tờ khai để hoàn thành bộ hồ sơ Hải quan gồm có: (Hợp đồng thương mại: 1 bản sao; hoá đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao; bản kê chi tiết: 1 bản chính, 1 bản sao; vận đơn: 1 bản sao) Mục 29: Người khai Hải quan ký tên và đóng dấu. - Người khai Hải quan ghi ngày / tháng / năm khai báo, ký xác nhận ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu trên tờ khai. b. Bảng kê chi tiết hàng nhập khẩu: Cùng với tờ khai, phụ lục tờ khai hàng hoá nhập khẩu thì bảng kê chi tiết hàng nhập khẩu là một chứng từ rất quan trọng trong quá trình làm thủ tục và hoàn thành thủ tục Hải quan cho hàng nhập khẩu. Bảng kê chi tiết hàng hoá nhập khẩu là cơ sở để cơ quan Hải quan đối chiếu giữa chứng từ và thực tế. Hơn nữa đây là loại chứng từ được lập bằng tiếng Việt cùng với tờ khai do vậy, bản kê chi tiết sẽ cụ thể mọi vấn đề đã được nêu ra trong phiếu đóng gói (packing list) và hoá đơn thương mại (commercial invoice). Bản kê chi tiết hàng nhập khẩu không những phục thuộc vào đặc điểm của hàng hoá mà còn phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan Hải quan. Trong đó thể hiện chi tiết từng loại hàng hoá trong lô hàng và tên các bên mua bán để Hải quan có thể căn cứ vào bảng kê này mà dễ dàng kiểm tra hoá đơn hàng. * Lập bảng kê chi tiết hàng nhập khẩu: Tuỳ theo loại hàng hoá mà có mẫu bảng kê chi tiết chi từng mặt hàng. Ví dụ: Bảng kê chi tiết phương tiện cơ giới đường bộ nhập khẩu thì mẫu là VAQ - 04-ĐK 12/00. Trong bảng kê này thì cán bộ lập bảng kê sẽ căn cứ vào Packing list và Invoice mà người xuất khẩu đã gửi tới để lập. Tuy nhiên bảng kê này chỉ là bảng kê khai sơ bộ chưa chi tiết các thông số về hàng hoá. Bảng kê này được nộp cho Hải quan trong quá trình khai báo. Mẫu chung như sau: BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG NHẬP KHẨU (Mẫu VAQ 04-ĐK 12/00) (Kèm theo giấy đăng ký kiểm tra số: ) - Hợp đồng ngoại thương số Ngày: - Vận đơn số Ngày: Tình trạng hàng hoá [] Mới, chưa sử dụng [] Đã qua sử dụng STT Loại hàng hoá Nhãn hiệu / Số loại Số lượng Khối lượng Năm sản xuất Để hoàn thành được bản kê này thì cán bộ lập bảng kê phải lấy chính xác các thông tin từ Packing list và Invoice. Ví dụ: Loại hàng hoá: Trong Packing list ghi ở mục Marks và Nos là TIPPER TRUCK thì trong bảng kê chi tiết phải ghi là “xe tải ben” hoặc ghi tên của hàng hoá theo mục “Description” trong Packing list: “1 PCS USED TRUCK KRAZ” thì trong bảng kê ghi là “1 xe ôtô KRAZ” (Thông thường việc ghi tên chi tiết của hàng hoá được ghi ở bảng kê thứ hai). Nhãn hiệu: Trong Packing list và Invoice mục “Desription” ghi là (Packing list) “4 PCS USED TRUCK IFA W50” (Invoice) ghi “USED FAECES TRUCK IFA W50” thì trong bảng kê chi tiết chỉ cần ghi IFA W50 là đủ ... Việc dịch thuật tên hàng hoá, nhãn hiệu / số loại phải tuân theo những từ ngữ chuyên ngành đã được quy định mà ứng với nó phải có mã số hàng hoá đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành để áp mã thuế và tính thuế. Việc lập bảng kê chi tiết này phải lập ngay khi Công ty nhận được bộ chứng từ từ người xuất khẩu để hoàn thành bộ hồ sơ khai báo Hải quan. Các thủ tục Hải quan có thể chiếm một phần lớn thời gian và năng lực hoạt động của Công ty. Do vậy, Công ty cần có sự khéo léo, tính chính xác và sự hiểu biết tiến hành quá trình khai thuê Hải quan có hiệu quả và thoả mãn nhu cầu khách hàng của mình. Quá trình này gồm sự sưu tập nhiều loại chứng từ và điền mẫu tờ khai, thuế nhập khẩu, VAT một cách đúng đắn. Hơn nữa thủ tục Hải quan yêu cầu phải qua kiểm tra sát thực tế đúng loại hàng hoá đã được áp mã tính thuế, đôi khi phải xuất trình hàng hoá và cho thông quan khi cam kết đảm bảo tất cả các loại phí và thuế. Việc khai báo thủ tục Hải quan vào thời gian nào cùng cần phải được tính toán hợp lý bởi vì nếu nhà nhập khẩu muốn được nợ thuế thì luật Hải quan Việt Nam cho phép người nhập khẩu nộp thuế chậm 30 ngày kể từ ngày đăng ký khai báo Hải quan, nếu như việc làm thủ tục khai báo Hải quan diễn ra trước khi dỡ hàng từ 1 tuần đến 2 tuần thì số ngày được nộp thuế chậm của người nhập khẩu chỉ còn lại từ 15 đến 23 ngày. Đồng thời khi khai báo Hải quan thì tỷ giá tính thuế được tính vào ngày nộp hồ sơ mà trên thị trường tỷ giá của đồng tiền thanh toán đang giảm giá thì có thể làm cho người nhập khẩu chịu thiệt do việc khai báo Hải quan quá sớm này. Việc kiểm hoá hàng hoá của Hải quan trước khi hàng hoá được thông quan là công việc bắt buộc theo quy định của nhà nước nhằm ngăn chặn những hiện tượng tiêu cực như gian lận thương mại có thể xảy ra. Để thuận tiện cho mình thì Công ty nên làm đơn xin phép Hải quan được kiểm hoá ngay tại Cảng. Việc kiểm hoá ngay tại Cảng có nhiều thuận lợi như: - Giao trả Container rỗng dễ. - Việc xếp dỡ, giám định, vận chuyển tiến hành thuận tiện. - Kịp thời xử lý khi lô hàng gặp vấn đề ... Để đảm bảo cho việc kiểm hoá được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả thì Công ty phải chuẩn bị đầy đủ các phương tiện, công cụ hỗ trợ đắc lực cho Hải quan tiến hành kiểm tra. Ngoài ra trong quá trình làm thủ tục Hải quan nếu hải quan có yêu cầu nào thì Công ty phải triệt để tuân thủ mọi quy định của Hải quan nhằm tránh những phiền hà rắc rối. Do vậy, trước khi Hải quan kiểm hoá, phải kịp thời bổ sung nếu phát hiện hàng thừa hay thiếu so với hợp đồng đã ký. Làm được công việc trên thì quá trình giao nhận mới được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi. 2.3.3. Lập một số chứng từ khác: Ngoài quá trình làm các thủ tục nói trên thì trong khi nhận hàng với tàu Công ty còn phải lập thư dự kháng hoặc biên bản hàng đổ vỡ và hư hỏng hoặc mất mát để phòng ngừa trường hợp hàng hoá bị hư hỏng, mất mát làm cơ sở khiếu nại các bên liên quan bồi thường thiệt hại. Còn trong trường hợp hàng hoá giao nhận đầy đủ đảm bảo số lượng, chất lượng, đúng mọi yêu cầu kỹ thuật thì các chứng từ sẽ hết tác dụng ngay sau khi quá trình rút hàng khỏi Container kết thúc. Cán bộ giao nhận của Công ty cũng có thể yêu cầu Cảng được xem biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC), phiếu thiếu hàng (Shortage bond; bonde manquants) hoặc giấy chứng nhận hàng hư hỏng (Cargo Outurn report o COR) để đối chiếu so sánh khi xảy ra việc hàng hoá bị mất mát hư hỏng, đỗ vỡ và xảy ra tranh chấp. * Thư dự kháng: Thư dự kháng thường được lập trong những trường hợp: hoặc hàng hoá thực tế bị hư hỏng đổ vỡ, rách thủng, ẩm ướt, thiếu hụt mất mát ... mà tình trạng này chưa được ghi vào “giấy chứng nhận hàng hư hỏng”, hoặc hàng đổ vỡ, dễ hỏng, dễ biến chất trong quá trình chuyên chở, hoặc hàng có giá trị cao dễ bị mất mát hoặc có nghi ngờ về tình trạng tổn thất hàng hoá. Thư dự kháng có tác dụng đòi hỏi người vận tải chứng minh về nguyên nhân tổn thất hàng hoá. Thư dự kháng phải cần được lập trong lúc dỡ hàng nếu tổn thất dễ nhìn thấy, hoặc trong vòng 3 ngày sau khi dỡ hàng và tàu chưa rời bến nếu là tổn thất khó thấy hơn. Nội dung chủ yếu của thư dự kháng bao gồm những điểm mô tả hàng hoá, nhận xét sơ bộ về hàng hoá và sự ràng buộc trách nhiệm của người vận tải đối với hàng hoá. Trong mọi trường hợp thì cán bộ giao nhận của Công ty nên lập thư dự kháng để đề phòng hàng hoá xảy ra tổn thất còn có cơ sở cho chủ hàng khiếu nại đòi bồi thường các bên liên quan gây ra tổn thất. * Biên bản đổ vỡ và mất mát: Trường hợp cần lập: Khi nhận hàng ở kho Cảng, nếu thấy hàng có hư hỏng, đổ vỡ mất mát thiết hụt ... đại diện của Công ty có thể yêu cầu những cơ quan liên quan phải lập biên bản về tình trạng hàng hoá. Biên bản này được lập với sự có mặt của 4 cơ quan: Hải quan, Bảo hiểm, Cảng và đại diện Công ty. Biên bản này có tác dụng để các bên phải chứng minh về nguyên nhân gây nên tổn thất làm cơ sở để khiếu nại Công ty bảo hiểm, nếu tổn thất nằm trong phạm vi bảo hiểm. Nội dung cơ bản này gồm có: tên tàu, ngày tàu đến, số vận đơn, tên hàng, kỹ mã hiệu, số lượng hàng, kho hàng, tình trạng hàng hoá ở bên ngoài và ở bên trong, nguyên nhân tổn thất, chữ ký đại diện (Cảng, Hải quan, Cơ quan bảo hiểm, đại diện Công ty). Chú ý: Khi ký vào biên bản này, đại diện Cảng có thể chứng minh nguyên nhân tổn thất là do lỗi của tàu hoặc do lỗi của người bán bằng cách ghi như sau: “Đã có giấy chứng nhận hàng hư hỏng” hoặc “đã có biên bản kết toán nhận hàng với tàu”. Trong trường hợp này cán bộ giao nhận của Công ty cần đôn đốc giao ngay các chứng từ đó, để kịp thời khiếu nại những bên có liên quan. Thời điểm thích hợp để lập 2 loại chứng từ này là trong quá trình rút hàng ra khỏi cont’ và đại diện Hải quan đang trong quá trình kiểm toán hàng hoá nhập khẩu. 2.3.4. Khắc phục những chậm trễ trong việc hoàn thiện bộ chứng từ: Với sự đẩy mạnh của tốc độ vận tải, đặc biệt là việc sử dụng phương tiện chuyên chở bằng Container ngày càng nhiều. Đôi khi trong quá trình chuẩn bị Công ty cần lưu ý người nhập khẩu giục người xuất khẩu gửi toàn bộ các chứng từ đã được yêu cầu trong hợp đồng thương mại khi đã giao hàng lên phương tiện vận tải một cách nhanh chóng. a. Nguyên nhân của những sự chậm trễ: Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng có thể do năng lực công tác của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên. Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ: - Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu. - Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ. - Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan. - Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưởng. - Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ... b. Khắc phục những chậm trễ sai sót: Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ. Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưởng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau. Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phòng Kinh doanh dịch vụ XNK có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho người nhập khẩu. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Như vậy vấn đề này có thể được giải quyết một cách tốt hơn là: Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc. Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải quan, Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan. - 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ như tờ khai, Packing list. - 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan. 2 cán bộ nhân viên này luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc. Tương tự như trong công đoạn nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết ... công việc luôn luôn là một dây chuyền khép kín, như vậy các cán bộ, nhân viên trong Phòng sẽ luôn có quan hệ với nhau trong các công đoạn làm việc bổ trợ cho nhau (như các mắt xích của một dây chuyền) có thể với phương pháp này mặc dù cán bộ nhân viên ít vẫn có thể đảm nhận được nhiều thương vụ trong cùng 1 thời gian. Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông tin, các văn bản hướng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn. Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải quan. Với kinh nghiệm của mình thì Công ty đã giải quyết được những vướng mắc khó khăn trong những chuyến hàng giao nhận nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nhưng có lẽ sự phục vụ giá trị nhất của Công ty đối với khách hàng của mình là trong lĩnh vực thông tin liên lạc và những mối quan hệ thân hữu. Thông qua những mối quan hệ thân hữu với những cơ quan hữu quan như Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại cũng như giới vận tải bằng chính khả năng của mình, Công ty có thể giải quyết kịp thời khi xảy ra chậm trễ vướng mắc. Khi xảy ra những chậm trễ vướng mắc thì người nhập khẩu sẽ không có được những mối quan hệ như thế và thường thấy khó khăn tốn nhiều thời gian để tìm cách giải quyết. Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó là vấn đề lưu chuyển và lưu trữ chứng từ. Trong quá trình giao nhận Công ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng. Trong quá trình chuẩn bị thì các chứng từ được chuyển từ người nhập khẩu qua Bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khẩu và đến Công ty. Các chứng từ khác Công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do vậy trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ. Người nhập khẩu Đại lý Hãng tàu Cơ quan cảng Cơ quan giám định Cơ quan hải quan Công ty (5) (1) (2) (13) (6) (9) (10) (11) (7) (8) (12) Cơ quan bảo hiểm (4) (3) Sơ đồ lưu chuyển chứng từ giữa các cơ quan hữu quan (1) Hợp đồng uỷ thác giao nhận giữa Công ty và người nhập khẩu. (2) Công ty nhận các chứng từ về hàng hoá từ người nhập khẩu. (3) Hợp đồng bảo hiểm giữa người nhập khẩu và cơ quan bảo hiểm. (4) Cơ quan Bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá cho người NK. (5) Công ty xuất trình vận đơn cho đại lý hãng tàu. (6) Đại lý hãng tàu giao lệnh giao hàng D/O (Dilivery Order) cho Công ty. (7) Công ty lập tờ khai hải quan hàng NK, Packing list và suất trình bộ hồ sơ cho Hải quan để đăng ký kiểm tra. (8) Hải quan thông báo kiểm tra hàng nhập khẩu và ra thông báo thuế. (9) Công ty ký hợp đồng uỷ thác nhận hàng từ tàu cho Cảng. (10) Công ty xuất trình vận đơn, lệnh giao hàng cho tàu để cảng dỡ hàng từ tàu. (11) Công ty cùng với Cảng lập 1 số biên bản trong quá trình nhận hàng. (12) Nếu hàng hoá cần phải qua giám định thì Cty sẽ mời cơ quan giám định đến địa điểm rút hàng tiến hành gáim định và lập chứng thư giám định. (13) Kết quả quá trình nhận hàng khi hàng hoá được thông quan, Công ty lưu lại một bộ hồ sơ, còn trả lại cho người NK toàn bộ các chứng từ liên quan. Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì Công ty cần bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từ của Công ty được tốt thì Công ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm: - Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hoá hoặc theo chủ hàng. - Có thể trong cùng một thời gian Công ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn. - Công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác. Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Công ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập khẩu nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn. 2.4. Giải pháp thứ tư: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẬN CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU CHO CHỦ HÀNG Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này Công ty cần phải có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo an toàn cho hàng hoá cũng như tiến độ thời gian giao hàng. 2.4.1. Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển: Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển đến cho chủ hàng NK có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như không nắm bắt hiểu rõ được quá trình vận chuyển và làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ. Đối với những mặt hàng khô như sắt thép, xi măng, bông vải sợi, nguyên phụ liệu... thì những đặc tính riêng biệt của những loại hàng hoá này dễ nhận biết. Việc dùng phương tiện nào? Cách thức sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận chuyển thì không phải là việc khó khăn. Ngoài ra có nhiều mặt hàng trong quá trình xếp hàng lên phương tiện, vận chuyển nếu không được thực hiện đúng theo những tiêu chuẩn kỹ thuật quy định đối với loại hàng hoá đó thì nó sẽ dễ bị hư hỏng, biến chất, có thể không sử dụng được nữa, mà lúc này hàng hoá đã được thông quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc về Công ty, do vậy Công ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, không những thế đôi khi còn xảy ra tranh chấp và Công ty còn có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của Công ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh. Ví dụ: Đối với loại hàng hoá đông lạnh thì khi dở hàng khỏi tàu phải có ngay phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay đối với một số laọi hàng hoá tươi sống khác khác thì nhiệt độ cần phải được giữ ở mức bao nhiêu để đảm bảo cho hàng hoá không bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu xem khi hàng hoá chở trên tàu ngoài biển do trên biển có nhiều hơi nước nhiệt độ lại không cao thì hàng hoá được giữ ở mức a0C chẳng hạn nhưng khi vào bờ thì hơi nước ít đi, nhiệt độ lại tăng lên do thời tiết nắng nóng, liệu khi đó hàng hoá vẫn giữ ở mức a0C đó thì vẫn đảm bảo cho hàng hoá không? đối với các loại hàng hoá tươi sống nghĩa là chúng còn dưỡng khí hút CO2 và nhả khí O2 ,vì vậy điều kiện nhiệt độ cũng như giữ cho vi khuẩn không xâm nhập là hết sức quan trọng để đảm bảo hàng hoá không bị giảm chất lượng và được phép lưu thông trên thị trường. Hay đối với các loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp hàng lên phương tiện là như thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hoá đó xe được phép chở bao nhiêu để khi vận chuyển có xảy ra va đập thì hàng hoá sẽ không bị vỡ... Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hoá để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng NK, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc. 2.4.2. Chuẩn bị nhân công, kho bài phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển a. Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì Công ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên. Hiện Công ty đang có lợi thế rất lớn là có được một hệ thống kho bãi khang trang có thể phục vụ tốt nhất mọi nhu cầu lưu giữ bất kỳ một loại hàng hoá nào. Tuy nhiên cũng cần xác định tính hợp lý của từng lô hàng trong việc lưu giữ ở vị trí kho bãi nào để thuận tiện nhất cho việc xếp dở và nâng hạ hàng hoá để vận chuyển. * Nếu như hàng hoá được dở tại bãi Cảng mà không cần phải lưu kho thì Công ty sẽ phải tiến hành tìm phương tiện và ký hợp đồng thuê xe vận tải đến Cảng xếp hàng lên xe để chở hàng đến cho nhà NK. Hiện nay, Thành phố Đà Nẵng có khá nhiều các hãng vận tải lớn chuyên chở Container, hàng hoá xuất nhập khẩu như Minh Toàn, Việt á, Vietfract, Gema... đây là các hãng thuộc hàng ngũ đại gia trên thị trường vận tải với đội ngũ phương tiện hiện đại chuyên dụng và đội ngũ lái xe giàu kinh nghiệm,... với những yếu tố như vậy họ có đầy đủ khả năng đảm bảo tiến độ giao hàng và độ an toàn cao trong quá trình chuyên chở. Tất nhiên cước phí vận tải cũng tương đối cao, bên cạnh đó cũng có khá nhiều các hãng vận tải nhỏ trên thị trường vận tải cũng có chức năng tương tự nhưng do chưa có được uy tín lớn trên thị trường nên để cạnh tranh với các hãng lớn, họ đã hạ cước phí vận tải xuống chỉ còn 2/3, hoặc 3/4 các hãng lớn. Vậy thì Công ty nên lựa chọn hãng nào để vận chuyển hàng đến cho người nhập khẩu, các hãng lớn với phương tiện hiện đại đội ngũ lái xe giàu kinh nghiệm cùng với các dịch vụ thông thoáng cước phí cao hay các hãng nhỏ tuy chưa có uy tín nhưng khả năng vận chuyển cũng tương đối tốt và khá an toàn với cước phí thấp? Trong các HĐMBNT giá trị của các hợp đồng là tương đối lớn, việc mua bảo hiểm cho hàng hoá khi vận chuyển trên chặng chính là điều tất yếu sẽ bồi thường theo luật định khi gặp rủi ro. Vậy thì trong khâu vận tải nội địa cũng vậy. Giá trị của một Container hàng nếu là hàng nông lâm sản thể có thể không lớn lắm, nhưng nếu là hàng MMTB đặc biệt là các dây chuyền công nghệ thì giá trị của một Container có thể lên đến vài chục tỉ đồng và bằng cả với gia sản của một hãng vận tải nhỏ. Vì vậy không thể có một sự lựa chọn không chắc chắn trong việc thuê phương tiện vận chuyển nội địa mặc dù cước phí thấp có thể nâng cao được lợi nhuận của Công ty hoặc làm lợi cho nhà nhập khẩu. Đồng ý rằng trong kinh doanh “những lĩnh vực nào có rủi ro càng cao bao nhiêu mà nếu thành công thì lợi nhuận càng nhiều bấy nhiêu”. Nhưng với một Công ty làm dịch vụ như Vietrans thì không thể theo lý thuyết đó được. Sự an toàn trong vận chuyển đảm bảo được tiến độ giao hàng nhập khẩu phải được đặt lên hàng đầu và đó sẽ là cơ sở để Công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn trên thị trường nói chung và lĩnh vực kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu nói riêng. Tuy nhiên, để có thể đảm bảo trong quá trình vận chuyển và nếu không may gặp rủi ro tai nạn trên đường thì trong khi ký hợp đồng vận tải với các hãng vận tải nội địa, Công ty cần phải thoả thuận về những điều khoản quy định về mức bồi thường tổn thất nếu như người vận tải gây ra tổn thất cho hàng hoá. Ngoài ra để tăng thêm sự an toàn và bảo đảm thì Công ty có thể yêu cầu người NK mua bảo hiểm cho chặng này hoặc Công ty có thể thay người NK mua bảo hiểm cho hàng hoá trong chặng này và thoả thuận giá cước dịch vụ hợp lý với người nhập khẩu. * Nếu do những thủ tục nào đó chưa được hoàn tất, hàng NK chưa được thông quan, việc lưu hàng tại Cảng lâu ngày sẽ bất lợi, chi phí sẽ cao hơn cả chi phí vận tải hàng về kho của Công ty cũng như chi phí lưu kho, thì khi đó Công ty nên làm đơn xin phép Hải quan đưa về kho riêng của Công ty lưu giữ chờ hoàn thành thủ tục thông quan cho hàng hoá, sau đó sẽ tổ chức vận chuyển hàng hoá đến cho chủ hàng. Hàng hoá được lưu giữ tại kho riêng của Công ty phải được an toàn, kho bãi phải được chuẩn bị tốt, đủ tiêu chuẩn phù hợp với những điều kiện kỹ thuật bắt buộc áp dụng đối với từng loại hàng hoá đã được nghiên cứu tìm hiểu. Phải có đội ngũ bảo vệ kho hàng nghiêm ngặt, vì lúc này hàng hoá chưa được thông quan, mọi sự mất mát xảy ra thì không những Công ty phải bồi thường cho người nhập khẩu mà còn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. b. Hoàn thiện công tác lựa chọn hàng vận tải nội địa b1. Nghiên cưú đặc điểm hoạt động của một số hãng vận tải nội địa * Công ty Viconship (Địa chỉ: 79 Quang Trung - Đà Nẵng) Đây là một Công ty vừa làm đại lý vừa có đội xe chuyên dụng chuyên chở hàng hoá bằng Container cũng như cung cấp các phương tiện nâng hạ, xếp dở Container. Khi các chủ hàng XK, NK hoặc các Công ty giao nhận thuê tàu của họ thì họ thường liên hệ để cung cấp luôn dịch vụ vận chuyển nội địa, giao hàng XK hoặc chở hàng NK đến cho chủ hàng thuộc khắp khu vực miền Trung và cả hai đầu đất nước. Công ty Viconship còn có một bãi Container (CY container Yard) nằm trên tuyến đường ra vào cảng Tiên Sa, cách cảng Tiên Sa khoảng 2km nên cũng rất thuận tiện cho việc mượn và giao trả Container rỗng, giá cước của dịch vụ vận tải nội địa của Viconship trung bình là 750.000đ/1 cont’ 20 feet < 20 tấn; 1.200.000đ 1 cont’ 40’ < 30 tấn (trong khu vực Thành phố Đà Nẵng). * Công ty Vietfracht (địa chỉ 101 Hoàng Văn Thụ, Đà Nẵng) Vietfracht vừa làm đạI lý hãng tàu vừa phục vụ dịch vụ vận tải nội địa, họ cũng có đội xe chuyên dụng chuyên chở container và các phương tiện nâng hạ xếp dở container. Giá cước dịch vụ vận tải nội địa của Vietfracht trung bình vào khoảng 800.000đ/ 1 cont 20 feet < 20 tấn; 1.300.000đ 1 con 40’ (khu vực TP. Đà Nẵng). * Công ty Gematrans (địa chỉ 39 Quang Trung, Đà Nẵng) Cũng như Viconship và Vietfract, Gematrans cũng vừa làm đại lý hãng tàu vừa phục vụ dịch vụ vận tải nội địa đi khắp đất nước, họ cũng có đội xe chuyên dụng và các phương tiện nâng hạ xếp, đóng rút hàng hoá vào hoặc ra khỏi container. Giá cước dịch vụ vận tải nội địa của Gematrant trung bình vào khoảng 700.000đ/ 1.200.000đ/1 cont 20/40’ (khu vực Thành phố Đà Nẵng). Cả ba công ty trên đều rất mạnh trong việc vận chuyển đường dài đi thành phố Hồ Chí Minh và hầu như giá cước đi Thành phố Hồ Chí Minh của ba Công ty trên không chênh lệch nhau bao nhiêu. Giá cước vận tải nội địa của Viconship và Gema là như nhau và trung bình vào khoảng 8.500.000đ/ 1 cont 20’ (Đà Nẵng - Thành phố Hồ Chí Minh) và của Vietfracht có cao hơn 1 chút trung bình vào khoảng 8.700.000đ - 9.000.00đ/1 cont 20’ (Đà Nẵng - TPHCM). * Công ty Việt Á (địa chỉ Ngô Quyền - TPĐN) Khác với ba Công ty kể trên Công ty Việt á không làm đại lý hãng tàu nhưng họ lại có được một dịch vụ vận tải nội địa tương đối đầy đủ, Họ cũng có phương tiện vận chuyển, phương tiện nâng xếp hạ xếp dở container chuyên dụng, lợi thế của Việt á là họ cung cấp dịch vụ nhân công cho việc đóng hàng hoặc rút hàng khỏi Container khi việc đóng rút hàng không thể thực hiện hằng máy móc, hoặc cần nhiều nhân lực Việt á cũng thường xuyên liên hệ với các Công ty xuất nhập khẩu, Các Công ty giao nhận tìm nguồn hàng để cung cấp dịch vụ. Giá cước của Việt á cũng thấp hơn một chút so với ba Công ty trên với trung bình khoảng 700.000đ/1 cont 20 feet và 1.100.000đ /cont 40’ (khu vực TPĐN) (ĐN - Sài Gòn 8.000.000đ - 8.300.000đ/ 1 cont 20 feet) + Công ty Vận tải ô tô Đà Nẵng + Công ty Minh Toàn + Công ty Cựu Kim Sơn Cũng tương tự như Việt á, cả ba công ty này đều không làm đạt lý hãng tàu và họ chỉ cung cấp dịch vụ vận tải nội địa, họ cũng có một đội xe chuyên dụng chuyên chở container, phương tiện nâng hạ, xếp dở container họ cũng thường xuyên liên hệ với các Công ty XNK, các công ty giao nhận tìm nguồn hàng để cung cấp dịch vụ: Đối với Công ty vận tải ô tô Thành phố Đà Nẵng thì họ còn cung cấp dịch vụ nhân công phục vụ bốc xếp, dở hàng hoá như Công ty Việt á, còn đối vơí Cựu Kim Sơn và Minh Toàn thì không cung cấp dịch vụ này. Đối với công ty Việt á, Công ty vận tải ô tô, Minh Toàn, Cựu Kim Sơn thì họ rất mạnh trong việc vận chuyển hàng hoá ở khu vực thành phố ĐN, đặc biệt Công ty Việt á rất mạnh ở khu vực Quận III với khu vực công nghiệp An Đồn... Lược qua những thông tin từ các Công ty kể trên ta có thể bước đầu sơ bộ chọn được những công ty vận tải nội địa tuỳ từng trường hợp nhất định như: Chẳng hạn hàng hóa cần nhiều nhân công bốc xếp tháo dở khỏi Container thì Việt á được ưu tiên chọn đầu. Bởi vì, Việt á cung cấp dịch vụ đầy đủ về phương tiện cũng như nhân công phục vụ vận chuyển xếp dở hàng hóa khỏi Container, giá cước mang tính cạnh tranh ngang với các Công ty còn lại. Do đó Việt á sẽ có lợi hơn các hãng khác trong trường hợp này. Còn trong trường hợp tàu vận chuyển hàng trong chặng vận tải chính là tàu OOCL. (Orient Oversca Gematrars) do Gematrans làm đại lý thì Công ty nên lựa chọn dịch vụ vận tải nội địa của Gematrans. Bởi vì ngoài các dịch vụ khác tương tự các Công ty nói trên thì khi sử dụng dịch vụ của Gema và hàng được chở trên tàu do Gema làm đại lý thì việc giao trả Container rỗng thuận tiện (Việc giao trả container ngay sau khi rút hàng và giao luôn cho chủ xe) đôi khi không phải đóng phí vệ sinh container. Tuy nhiên để có thể có được một sự lựa chọn khách quan và khoa học Công ty cần phải phân tích so sánh các yếu tố khác nhau (chứ không đơn thuần căn cứ vào giá cước chuyên chở, dịch vụ mà hãng vận tải cung cấp để lựa chọn như thực tế hiện nay). Đối với Công ty, mỗi yếu tố có một tầm quan trọng khác nhau trong mỗi trường hợp cụ thể. Trong khi đó mỗi hãng vận tải có những điểm mạnh và yếu riêng. Vì vậy Công ty cần phải biết kết hợp tầm quan trọng của mỗi yếu tố với khả năng của mỗi hãng trong việc đáp ứng các yếu tố đó để so sánh lựa chọn. Qua tình hình thực tế, Công ty có thể cho thang điểm sau khi đã xác định trọng số để đánh giá tầm quan trọng của các yếu tố như sau: Tiêu thức Trọng số 1. Giá cước 0,3 2. Dịch vụ 0,2 3. Tuyến đường 0,2 4. Độ an toàn 0,15 5. Lịch xe 0,1 6. Mối quan hệ 0,05 Căn cứ để đánh giá và cho thang điểm của các tiêu thức * Giá cước Giá cước ảnh hưởng nhiều đến chi phí của dịch vụ giao nhận và do đó ảnh hưởng đến doanh thu, đặc biệt là giá cước của các tuyến đường dài đi thành phố Hồ Chí Minh hoặc các tỉnh phía bắc đều có sự chênh lệch nhau nhất định giữa các hãng khác nhau. Đối với Viettrans giá cước chuyên chở nội địa được xem là một phần trong chi phí giao nhận cho nên nó quyết định đến doanh thu, do vậy giá cước được đánh giá có tầm quan trọng cao. * Dịch vụ cung cấp Tuy là một Công ty làm dịch vụ nhưng Viettrans lại còn thiếu nhiều yếu tố cần thiết để đảm bảo dịch vụ do vậy nhiều khi Viettrans cũng phải sử dụng dịch vụ của các Công ty khác và việc sử dụng thường kèm cả dịch vụ nhân công, phương tiện được xem là có lợi cho giá cước của cả dịch vụ sử dụng. * Tuyến đường Tùy theo mỗi hãng vận tải khác nhau mà họ mạnh ở từng tuyến đường kéo theo sự ảnh hưởng đến thời gian tốc độ vận chuyển cũng như sự an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. * Độ an toàn Mức độ an toàn trong vận tải nội địa được xem là một yếu tố không kém phần quan trọng, nó quyết định sự thành công của một thương vụ. - Vì giá trị của một container hàng nhập khẩu thường là rất lớn cho nên cần phải được đảm bảo an toàn cho hàng hóa quá trình vận chuyển sao cho hàng hóa không bị gãy vỡ hư hỏng hoặc biến chất. * Lịch xe Lịch xe của các hãng vận tải cũng có sự khác nhau nhất định do đó nó ảnh hưởng đến tiến độ và thời gian vận chuyển giao hàng cho chủ hàng xuất nhập khẩu của Công ty. Ví dụ như: Viconship, Gema, Vietfracht nghỉ thứ 7, chủ nhật trong khi các Công ty còn lại thì các xe chạy suốt cả tuần. Bảng đánh giá lựa chọn hàng vận tải nội địa trong các trường hợp: TRƯỜNG HỢP 1: Hàng hoá giao thẳng (không qua kho, dỡ hàng tại Cảng và bắt buộc phải sử dụng dịch vụ, xếp dỡ, nhân công của cảng) TIÊU THỨC Trọng số Số điểm đánh giá các hãng Viconship Gema Vietpracht Việt Á Công ty VT ôtô ĐN Minh Toàn C.Kim Sơn Điểm TS Điểm TS Điểm TS Điểm TS Điểm TS Điểm TS Giá cước 0,3 8 2,4 8 2,4 6 1,8 9 2,7 9 2,7 9 2,7 Dịch vụ 0,2 9 1,8 9 1,8 9 1,8 8 1,6 8 1,6 7 1,4 Tuyến đường 0,2 9 1,8 9 1,8 8 1,6 8 1,4 7 1,4 8 1,6 Độ an toàn 0,15 8 1,2 8 1,2 8 1,2 7 1,05 7 1,05 6 0,99 Lịch xe 0,1 7 0,7 7 0,7 7 0,7 8 0,8 8 0,8 6 0,6 Mối quan hệ 0,05 8 0,4 7 0,35 7 0,35 6 0,3 6 0,3 6 0,3 Tổng 8,3 8,25 7,45 7,85 7,85 7,5 Như vậy trong trường hợp này thứ tự ưu tiên là: Viconship à Gema à Việt Á à Công ty VT ôtô ĐN à ... TRƯỜNG HỢP 2: Hàng hoá phải qua kho và sử dụng nhiều công xếp dỡ Tiêu thức Trọng số Số điểm đánh giá các hãng Viconship Gema Vietpracht Việt á Công ty VT ôtô ĐN Minh Toàn C.Kim Sơn Điểm TS Điểm TS Điểm TS Điểm TS Điểm TS Điểm TS Giá cước 0,3 8 2,4 8 2,4 7 2,1 9 2,7 9 2,7 9 2,7 Dịch vụ 0,2 8 1,6 8 1,6 8 1,6 9 1,8 7 1,8 7 1,4 Tuyến đường 0,2 8 1,6 8 1,6 8 1,6 8 1,6 8 1,4 8 1,6 Độ an toàn 0,15 8 1,2 8 1,2 8 1,2 8 1,2 6 1,2 6 0,9 Lịch xe 0,1 7 0,7 7 0,7 7 0,8 8 0,8 8 0,8 8 0,8 Mối quan hệ 0,05 8 0,4 7 0,35 7 0,3 6 0,3 6 0,3 6 0,3 Tổng 7,9 7,85 7,6 8,4 8,2 7,7 Trong trường hợp này, thứ tự ưu tiên là: Việt Á à Công ty VT ôtô ĐN à Viconship à Gema à Minh Toàn à Như vậy công tác chuẩn bị kho bãi, lựa chọn phương tiện để sẵn sàng vận chuyển hàng hoá cho chủ hàng nhập khẩu cũng không kém phần quan trọng trong khâu cuối của nghiệp vụ giao nhận của Công ty. Mọi sự chuẩn bị tốt bao giờ cũng giúp cho Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ nâng cao uy tín của mình. 2.2. Tổ chức quá trình vận chuyển: Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở hàng đến đúng nơi quy định mà người uỷ thác yêu cầu thì Công ty không phải đã hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khẩu Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ của Công ty cùng áp tải hàng hoá trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho người vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với Công ty để thông báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó. Trong quá trình vận chuyển cán bộ áp tải hàng phải yêu cầu người vận tải thực hiện nghiêm ngặt những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra. 2.3. Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu: Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa này. Khi hàng hoá đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hành theo đúng khối lượng chất lượng mà nhà xuất nhập khẩu đã uỷ thác cho Cty. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký vào biên bản giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để Công ty đòi tiền cước phí giao nhận của người uỷ thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người uỷ thác sau đó nộp lại cho Công ty. - Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thác xem việc dở hàng khỏi phương tiện vận tải là do người nhập khẩu làm hay Công ty tự làm. Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì Cty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hoá. Tóm lại, công tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ uỷ thác giao nhận của Công ty. Nó tuy là khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng Container nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của công tác này thì Công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng uỷ thác. Và nếu không may xảy ra rủi ro xuất phát từ sự chuẩn bị không tốt của Công ty thì Công ty còn phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu trong khi giá trị của một lô hàng nhập khẩu không phải là nhỏ. Khi đó có thể làm cho Công ty bị thua lỗ nặng và giảm đi uy tín vốn có trong kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu của mình. Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK Trường hợp 1: Kiểm tra tại cảng. (1) Công TY Nhận hàng từ tàu Đưa container về bãi cảng Rút hàng ra khỏi cont để kiểm hoá Đóng lại hàng vào container Xếp cont lên p.tiện vận tải nội địa Tổ chức quá trình vận tải Giao trả container rỗng cho hãng tàu Giao trả hàng cho chủ hàng NK (1) Nếu hàng hoá vận tải không cần sử dụng container mà được sắp xếp trực tiếp lên xe Trường hợp 2: Hàng hoá qua kho: Kiểm hoá tại kho hoặc tại điểm nhận hàng của người NK. (2) Công TY Nhận hàng từ tàu Đưa container về bãi cảng V.chuyển container về kho riêng Rút hàng ra khỏi cont để kiểm hóa Đóng lại hàng vào container Xếp cont lên p.tiện vận tải nội địa Giao trả container rỗng cho hãng tàu Giao trả hàng cho chủ hàng NK Tổ chức quá trình vận tải (2) Nếu hàng hoá vận tải không cần sử dụng container mà được sắp xếp trực tiếp lên phương tiện vận tải nội địa. Bảng so sánh cước phí lưu kho bãi giữa Cảng và Công ty ĐVT: VNĐ Loại container Loại cước phí 20 feet/ngày 40 feet/ngày Cảng Cước lưu container tại cảng - 5 ngày đầu - Ngày thứ 6 + Cảng phạt + Hãng tàu phạt - Ngày thứ 7 Miễn phí 5 USD Phạt gấp đôi ngày thứ 5 Phạt gấp đôi lần đầu Miễn phí 7 USD tương tự như đối với loại container 20feet Công ty - Cước container - Cước thuê kho bãi 50.000 5.000dsd/1m2/tháng 70.000 5.000dsd/1m2/tháng Lời nói đầu Nền kinh tế thế giới đang bước vào thế kỷ XXI, kỷ nguyên của hội nhập và phát triển. Sự phồn thịnh của một quốc gia phải được gắn liền với sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới, không một quốc gia nào tự khép mình độc lập với nền kinh tế thế giới mà lại có thể phát triển mạnh mẽ được, đó là qui luật chung của nền kinh tế hiện nay. Để làm cho quốc gia giàu mạnh hơn nữa thì kinh doanh mua bán trao đổi hàng hoá,đầu tư phát triển giữa các quốc gia là hoạt động kinh doanh quan trọng bậc nhất. Trong lịch sử cũng như trong thực tiễn các quốc gia giàu mạnh như Nhật, Mỹ, Anh... trở nên giàu có nhờ biết kinh doanh xuất nhập khẩu có hiệu quả. Nhiều quốc gia đã xây dựng chiến lược phát triển kinh tế trên cơ sở thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, xuất nhập khẩu luôn đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế của quốc gia, xuất khẩu tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhập khẩu máy móc thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nền kinh tế nước ta cũng không nằm ngoài xu thế đó. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong những năm gần đây không ngừng được gia tăng. Từ khi hoạt động xuất nhập khẩu được đẩy mạnh thì quá trình vận tải giao nhận cũng phát triển mạnh mẽ và ngày càng trở nên quan trọng. Bởi vì hoạt động mua bán ngoại thương chỉ có thể được thực hiện khi hàng hoá được vận chuyển từ nước này sang nước khác và thực hiện công tác giao nhận hàng hoá đã vận chuyển đó. Làm tốt công tác này góp phần nâng cao của hoạt động mua bán ngoại thương. Nhận thức được tầm quan trọng của giao nhận hàng hoá trong buôn bán quốc tế cùng với những kiến thức đã được học ở trường kết hợp với thời gian tiếp xúc, tìm hiểu, nghiên cứu tại công ty Vietrans Đà Nẵng, được sự giúp đỡ tận tình chu đáo của các Thầy Cô cũng như các anh chị em ở phòng kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu, em đã chọn được đề tài tốt nghiệp: "Hoàn thiện nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu vận tải đường biển bằng Container tại Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương Đà Nẵng" (Công ty Vietrans Đà Nẵng) Do kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên trong quá trình hoàn thành luận văn này chắc chắn không tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy Cô cũng như các Cô Chú, anh chị em ở Công ty Vietrans Đà Nẵng. Em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo cũng như Cô Chú, anh chị em ở Công ty Vietrans, những người đã giúp đỡ em về số liệu và kiến thức thực tế, đặc biệt cảm ơn Thầy giáo TS.VŨ SỸ TUẤN , người đã trực tiếp hướng dẫn, theo dõi vá giúp đỡ tận tình chu đáo trong suốt thời gian em thực hiện chuyên đề này. Đà Nẵng, tháng 02/2004 Lời kết Với gần 30 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ XNK, Công ty Vietrans Danang đã tạo được uy tín lớn trên thị trường và đã có bề dày kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh ngoại thương. Hoạt động kinh doanh dịch vụ XNK nói chung và hoạt động giao nhận nói riêng của Công ty không ngừng tăng lên. Với kinh nghiệm của mình, Công ty đã thiết lập được những mối quan hệ tốt với các cơ quan hữu quan liên quan trong nghiệp vụ kinh doanh cũng như với các đại lý hãng tàu và với các chủ hàng XNK tại khu vực miền Trung cũng như trong cả nước. Khối lượng cơ cấu các dịch vụ mà Công ty dảm nhận ngày một tăng lên thể hiện rõ ý chí quyết tâm của cán bộ CNV tại Công ty trong hoạt động kinh doanh của mình. Ngày càng có nhiều khách hàng tìm đến với Công ty hơn và đó là những tín hiệu đáng mừng trong thời buổi cạnh tranh hiện nay. Tuy nhiên trong một vài năm trở lại đây tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều biến động. Khối lượng các dịch vụ mà Công ty đảm nhận có xu hướng chựng lại, hoạt động kinh doanh chưa thực sự mang lại hiệu quả cao như ý muốn của toàn thể cán bộ CNV của Công ty. Tất nhiên điều này cũng do ảnh hưởng khách quan từ nền kinh tế thế giới nói chuing và kinh tế trong nước nói riêng, mà trong đó lĩnh vực kinh doanh ngoại thương bị ảnh hưởng nhiều nhất. Cùng với nó là sau khi Nhà nước ta bỏ chế độ độc quyền trong quản lý kinh doanh ngoại thương thì ngày càng xuất hiện thêm nhiều những công ty nhà nước cũng như tư nhân tham gia hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh XNK, với nguồn vốn lớn, hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng với đội ngủ cán bộ nhân viên trẻ năng động, sáng tạo đã tạo ra một thị trường cạnh tranh rất gay gắt. Chính vì thế, đứng vững và phát triển mạnh hơn trong những năm tới thì Công ty cần có những chính sách thay đổi phù hợp với khả năng của mình cũng như với tình hình chung của thị trường và nền kinh tế để tăng cường hơn nữa sức mạnh cạnh tranh trên thương trường. Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu tại Công ty và tiếp xúc thực tế, em đã phần nào làm quen được với phương pháp làm việc trong thực tế và đánh giá khả năng áp dụng lý thuyết vào thực tế như thế nào. Với mong muốn Công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn, thông qua quá trình tìm hiểu nghiên cứu và hoàn thành đề tài này, em xin đóng góp một số ý kiến nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu của Công ty. Hy vọng rằng với những ý kiến được đề cập trong chuyên đề này sẽ mang lại nhiều hữu ích trong việc tham khảo và hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty và trong công tác giao nhận nói chung. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Thầy giáo TS.VŨ SỸ TUẤN cùng các Cô chú anh chị em ở Công ty Vietrans Danang đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thành chuyên đề này. Đà Nẵng, tháng 2 năm 2004 PHỤ LỤC CÁC DỊCH VỤ TƯ VẤN CÔNG TY CUNG CẤP PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG Mục đích: Giúp người NK tính toán các khoản chi phí khi dỡ hàng ở các địa điểm khác nhau. Các bước tiến hành: - Liệt kê các khoản chi phí. - So sánh các khoản chi phí ở các địa điểm dỡ hàng khác nhau Mục đích: Giúp người NK chọn được p.tiện vận tải có lợi nhất về: + Giá cả, tuyến đường, tốc độ vận tải... + Giúp cho Cty tạo được mối quan hệ tốt với các Đại lý hãng tàu và hưởng lợi từ dịch vụ thuê tàu. Ví dụ như hoa hồng... Mục đích: -Giúp người NK xin một số giấy tờ cần thiết để nhập hàng. Ví dụ: Giấy phép NK. - Lôi kéo khách hàng về với Cty + Hạn chế: Cty chỉ áp dụng cho những khách hàng uỷ thác NK toàn bộ. GIẢI THÍCH VỀ CÁC ĐIỀU KHOẢN XẾP DỠ LỰA CHỌN PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN XIN MỘT SỐ GIẤY TỜ CẦN THIẾT MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XNK 1 1. Hoạt động giao nhận và người giao nhận 1 2. Phạm vi của dịch vụ giao nhận 2 3. Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế 3 4. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận 4 5. Quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan 8 6. Bảo hiểm trách nhiệm 9 7. Các tổ chức giao nhận trên thế giới và Việt Nam 13 II. NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ TẠI CẢNG BIỂN 15 1. Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại Cảng 15 2. Nhiệm vụ của các bên tham gia trong quá trình giao nhận hàng hoá XNK tại Cảng 17 3. Trình tự giao nhận hàng hoá XNK tại Cảng 18 III. CÁC CHỨNG TỪ GIAO NHẬN TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN 20 1. Các chứng từ nhận từ khách hàng 20 2. Các chứng từ phát hành cho khách hàng 22 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG GIAO NHẬN CONTAINER VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN ĐÀ NẴNG I. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty 27 1. Quá trình hình thành và phát triển 27 2. Chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của Công ty 28 3. Tình hình tổ chức kinh doanh của Công ty 30 4. Năng lực kinh doanh của Công ty 32 II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM VỪA QUA 38 1. Qui trình nhận hàng container nhập khẩu 38 1.1. Lựa chọn người chuyên chở 39 1.2. Ký Booking Note 43 1.3. Khai thuê Hải quan 44 1.4. Hoàn thành bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu 46 1.5. Dỡ hàng và giao hàng cho chủ hàng 48 1.6. Thanh toán cước phí 51 1.7. Giao trả container rỗng 52 1.8. Giám định hàng nhập khẩu tổn thất 52 2. Thị trường 53 3. Các dịch vụ tư vấn công ty cung cấp phục vụ khách hàng 58 4. Các dịch vụ khác 61 5. Kết quả hoạt động 62 III. ĐÁNH GIÁ CHUNG 63 1. Ưu điểm 63 2. Những tồn tại và nguyên nhân 64 CHƯƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN TẢI ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG ĐÀ NẴNG I. Định hướng phát triển của Công ty 65 II. Kinh nghiệm phát triển của một số công ty giao nhận hàng hoá 71 III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển giao nhận container vận chuyển bằng đường biển tại Công ty Vietrans Đà Nẵng 72 1. Giải pháp vĩ mô (Giải pháp về phía Nhà nước) 72 2. Giải pháp vi mô (giải pháp về phía các công ty giao nhận XNK) 74 2.1. Giải pháp thứ nhất: Xây dựng chính sách thu hút khách hàng 74 2.2. Giải pháp thứ hai: Tổ chức phối hợp các cơ quan liên quan trong công tác kiểm tra giám định hàng NK bị tổn thất 80 2.3. Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện công tác lập một số chứng từ quan trọng trong hoạt động nhận hàng NK container vận tải bằng đường biển 89 2.4. Giải pháp thứ tư: Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng NK cho chủ hàng 104 · Kết luận · Tài liệu tham khảo · Phụ lục CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG GIAO NHẬN CONTAINER VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY VIETRANS ĐÀ NẴNG CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN TẢI ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY VIETRANS ĐÀ NẴNG TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS. TS. Nguyễn Hồng Đàm (Chủ biên) - GS. TS. Hoàng Văn Châu -PGS. TS. Nguyễn Như Tiến - TS. Vũ Sỹ Tuấn. VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN TRONG NGOẠI THƯƠNG (Nhà xuất bản Giao thông vận tải Hà Nội - 2003) TS. Đoàn Thị Hồng Vân Giáo trình KỸ THUẬT NGOẠI THƯƠNG (Nhà xuất bản Thống kê - 2000) PTS Huỳnh Tấn Phát - PTS Bùi Quang Hùng SỔ TAY NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN CONTAINER (NXB Giao thông vận tải - 1993) “ Các văn bản chọn lọc hướng nghiệp” ( Selected Documents ) - Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam - 1997. Các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Vietrans Đà Nẵng. Các báo giá cước phí dịch vụ giao nhận vận tải, xếp dở của các công ty Gematrans, Viconship, Inlaco, Cảng Đà Nẵng... Các chứng từ hàng hoá nhập khẩu. -----oOo-----