Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả hội chợ triển lãm thương mại tại Việt Nam

goài mà công ty gốm sứ Minh Long có được những đơn đặt hàng trị giá vài chục nghìn đôla, công ty Dệt may Thế Hòa (200.000 USD), Công ty Dệt may Thái Tuấn (4 triệu USD)(1)… vv. 2. Những mặt còn hạn chế 2.1. Về mặt khách quan(1) Thời báo kinh tế Sài Gòn số ra ngày 6/112003, trang 40 a/ Khả năng tài chính Tài chính bao giờ cũng là vấn đề khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp vừa vànhỏ ở Việt Nam khi họ muốn tham dự Hội chợ Triển lãm, nhất là những Hội chợ Triển lãm ở nước ngoài. Tính riêng những Hội chợ Triển lãm trong nước một năm đã lên tới trên dưới 200 hội chợ. Dù chỉ tham dự một số ít trong đó thì chi phí cũng là một khoản đáng kể, do vậy không ít công ty rất muốn quảng bá sản phẩm và hình ảnh mình thông qua các Hội chợ Triển lãm lớn nhưng lực bất tòng tâm. Chi phí thuê gian hàng trung bình của một Hội chợ Triển lãm dao động từ 5 triệu tới 10 triệu cho 1 gian hàng cỡ nhỏ và trung bình, nếu một doanh nghiệp tham dự khoảng 3,4 hội chợ một năm thì con số này sẽ không hề nhỏ chút nào (chưa kể những doanh nghiệp tham dự hàng chục Hội chợ Triển lãm). Với những Hội chợ Triển lãm nước ngoài, khó khăn càng gấp bội. Mặc dù được (1) Trích bài “Chen chân vào Trung Quốc”Báo Sài Gòn Tiếp Thị số 23 (ngày 16/6/2001). nhà nước hoặc các tổ chức xúc tiến thương mại hỗ trợ nhưng các doanh nghiệp vẫn phải tự lo nhiều khoản. Công ty cổ phần xây dựng kiến trúc AA (Thành phố Hồ Chí Minh) khi tham dự Hội chợ hàng thủ công mỹ nghệ tại Mỹ đã phải chi tới nửa tỉ đồng. Đây cũng là số tiền mà nhiều doanh nghiệp chấp nhận chi khi tham dự hội chợ ở Frankfurt. Mặc dù chi phí cao nhưng không ít công ty chấp nhận bỏ tiền đầu tư, tuy nhiên cũng không hiếm doanh nghiệp lo sợ rủi ro, chưa nhận thức được hết hiệu quả thu được so với số tiền bỏ ra, do đó quyết định không tham dự. b. Hạn chế về thông tin Tại hội chợ hàng xuất khẩu Côn Minh, Trung Quốc lần thứ 9 (6/6 à 10/6/2003) có quy mô 4.000 gian hàng của gần 1.000 doanh nghiệp, Việt Nam được bạn dành cho 20 gian miễn phí. Vậy mà cuối cùng ta chỉ có 5 doanh nghiệp dự với 13 gian (kể cả 2 gian của ban tổ chức), bỏ trống 7 gian. Theo thông tin của báo Sài Gòn Tiếp thị(1) thì dù được bạn miễn phí nhưng công ty Bita’s và Bánh kẹo Biên Hòa vẫn phải trả cho Vinexad 675 USD/gian. Nguyên nhân là do từ năm 1998, phía Trung Quốc đã ký thỏa thuận với Bộ Thương mại hàng năm miễn phí cho Việt Nam 20 gian, ngược lại Việt Nam tạo điều kiện ưa đãi cho bạn tham gia hội chợ Expo hàng năm của Việt Nam. Chí phí này công ty đã có hỗ trợ cho doanh nghiệp nếu so sánh giá thuê chính thức của Ban Tổ Chức dành cho doanh nghiệp nước ngoài là 2.000 USD/gian. Có việc Vinexad thu phí dịch vụ để bù đắp hoạt động của mình nhưng đáng tiếc là doanh nghiệp Việt Nam không hề được thông tin về việc ưu đãi này, chỉ đến khi dự hội thảo mới được biết. Sự việc này phần nào nói lên hạn chế chung của doanh nghiệp Việt Nam về vấn đề cập nhật thông tin, điều này đã dẫn đến không ít thiệt thòi trong quá trình tham dự các Hội chợ Triển lãm khiến doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều cơ hội xúc tiến thương mại quan trọng được ưu đãi. Hạn chế về thông tin còn thể hiện ở chỗ nhiều doanh nghiệp không hề nắm được hội chợ đó lần trước và lần này có bao nhiêu doanh nghiệp tham gia, bao nhiêu khách tham quan, những doanh nghiệp đã tham gia đánh giá như thế nào….Trước khi tham dự hội chợ, không ít doanh nghiệp không có bất cứ thông tin nào về hội chợ, đối tác, thị trường… dẫn đến hậu quả là doanh nghiệp có thể chọn loại hình hội chợ không phù hợp, vừa tốn tiền của, thời gian mà chẳng đem lại lợi ích gì. Việc truy cập Internet chậm, giá lại cao…cũng góp phần tạo nên hạn chế về thông tin cho các doanh nghiệp trong thời buổi công nghệ thông tin phát triển như vũ bão hiện nay. 2.2. Hạn chế về mặt chủ quan a. Hạn chế về quan điểm, tầm nhìn Dù rằng hoạt động Hội chợ Triển lãm rất phát triển trong những năm gần đây nhưng thực tế là sự phát triển này vẫn thiên về chiều rộng hơn là chiều sâu, số lượng các hội chợ tăng nhưng hiệu quả lại giảm sút. Số doanh nghiệp Việt Nam tham dự Hội chợ Triển lãm ngày càng nhiều là điều đáng mừng, nhưng bên cạnh đó cũng tồn tại thực trạng là số doanh nghiệp tham gia theo kế hoạch, chỉ tiêu hoặc theo phong trào chiếm tỉ lệ không nhỏ. Có doanh nghiệp khi được người viết phỏng vấn tại Hội chợ hàng công nghiệp 2003 rằng tại sao đánh giá hiệu quả hội chợ không cao nhưng lần tới vẫn tiếp tục tham gia thì được trả lời rằng việc tham dự Hội chợ Triển lãm nằm trong kế hoạch của công ty rồi, có hiệu quả hay không thì năm sau vẫn thế. Hiện tượng này phổ biến ở các doanh nghiệp nhà nước, nơi mà lãi chia nhau còn lỗ thì nhà nước chịu, do vậy họ không mấy quan tâm đến chi phí bỏ ra và thu lại được những gì. Cũng có tình trạng nhà tổ chức là các Bộ, ngành mời doanh nghiệp hoặc quan hệ giữa người mời và người tham gia tương đối thân thiết nên việc tham dự Hội chợ Triển lãm được coi là một hoạt động xã giao, đáp lễ, làm hài lòng người mời. Về phía những doanh nghiệp tư nhân thì lại là việc chạy theo phong trào, thấy doanh nghiệp cùng ngành tham gia thì cũng làm theo mà không cân nhắc xem Hội chợ Triển lãm có phù hợp với doanh nghiệp mình hay không. Tất cả vấn đề trên thể hiện tầm nhìn hạn chế của một số doanh nghiệp Việt Nam đối với vai trò của Hội chợ Triển lãm. Họ không thực sự coi đó là một kênh xúc tiến thương mại quan trọng mà nếu biết tận dụng triệt để thì lợi ích là không thể tính được. Chính vì sự nhận thức hạn hẹp như vậy đã dẫn hàng loạt vấn đề về cung cách tổ chức, sắp xếp gian hàng, thái độ với khách hàng, quá trình chuẩn bị cho Hội chợ Triển lãm….Nếu như những doanh nghiệp lớn như Gạch Đồng Tâm, Viglacera, Hòa Phát, Kinh Đô không bỏ lỡ cơ hội để quảng bá mình thông qua cách bài trí gian hàng ấn tượng, lộng lẫy, đội ngũ nhân viên chu đáo, bài bản thì một số khác lại chưa chú trọng đến bộ mặt doanh nghiệp trước hàng vạn khách tham quan. Rất nhiều doanh nghiệp đã trình diễn bộ mặt nghèo nàn, sơ sài của gian hàng, thái độ nhân viên bán hàng thì lơ đãng, dửng dưng… Thái độ cẩu thả, thiếu trách nhiệm đối với gian hàng cũng đồng nghĩa với sự thiếu tôn trọng khách hàng, khách tham quan cũng như các đối tác và hậu quả là không những không thu được gì mà ngược lại hình ảnh, uy tín còn bị tụt giảm thê thảm. Sự việc này không chỉ diễn ra tại nhiều Hội chợ Triển lãm trong nước, nó cũng bị không ít doanh nghiệp bê y nguyên ra tại những Hội chợ Triển lãm nước ngoài, nơi mà lúc đó không chỉ ảnh hưởng tới hình ảnh cá nhân doanh nghiệp nào mà đã có tầm tác động tới cả một quốc gia. Tại những hội chợ nước ngoài, người ta có thể dễ dàng bắt gặp những gian hàng nhỏ khoảng 20 m2 của các doanh nghiệp Việt Nam bài trí nghèo nàn, nằm lọt thỏm giữa những gian khổng lồ rộng gấp 15 – 20 lần, trang trí lộng lẫy, bắt mắt. Tất nhiên là điều này có phần nguyên nhân từ khả năng tài chính không cho phép nhưng với một diện tích nhỏ tương tự, doanh nghiệp các nước khác đã chăm chút hết sức cẩn thận và tạo cho gian hàng của họ sự độc đáo, riêng biệt, lôi cuốn khách tham quan. Tầm nhìn hạn chế của một số doanh nghiệp, sự thiếu chuẩn bị về mọi mặt đã góp phần không nhỏ tạo nên một “hình ảnh Việt Nam luộm thuộm, nhếch nhác”(1) trong mắt bạn bè thế giới. b. Hạn chế về tinh thần đoàn kết Sự đoàn kết của người Việt Nam nói chung và doanh nghiệp Việt Nam nói tiêng trong thời bình vẫn là một đề tài được các chuyên gia, dư luận bàn cãi, tranh luận không ngớt. Thậm chí, đã từng có tờ báo nước ngoài nhận xét rằng từng cá nhân Việt Nam đứng riêng thì không thua bất cứ dân tộc nào, nhưng cũng những cá nhân đấymà là một nhóm thì chẳng còn sức mạnh gì. Sự đoàn kết đã làm nên điều thần kỳ qua những cuộc chiến chống ngoại xâm nhưng dường như đã không còn trong cuộc chiến khắc nghiệt trên thương trường. Điều này càng bộc lộ rõ hơn qua các Hội chợ Triển lãm nước ngoài khi chúng ta đứng trong tương quan với doanh nghiệp các nước khác. Nếu như gian hàng các nước thường được tập trung thành một thể thống nhất, được đầu tư kỹ lưỡng chăm sóc từ hình thức, cách bài trí đến những cuốn catalogue, brochure giới thiệu, tờ rơi, lịch quảng cáo…thì rất dễ nhận thấy sự lạc lõng, phân tán của các doanh nghiệp Việt Nam. Theo tác giả Kim Hạnh sau lần tham dự Hội chợ quốc tế mùa thu Frankfurt đã có bài đăng trên báo Sài Gòn(1) Trích bài “Xài tiền Nhà nước để xúc tiến thương mại”, tác giả Tân Dân, Báo Sài gòn tiếp thị, số 42/2002 (2) Số 430/2003 (4/9/2003, trang 25) Tiếp Thị(2) thì “vấn đề lớn nhất là hình ảnh quốc gia”. Tham dự hội chợ này có tới 83 doanh nghiệp Việt Nam-một con số không nhỏ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam lại không có hình ảnh chung, không có cộng lực, hỗ trợ nhau”. Tại hall 9 (tòa nhà 9) có thể nói không 1 quốc gia nào mà lực lượng doanh nghiệp tham dự lại phân tán, tản mạn, tự phát như Việt Nam. Trung Quốc, Thái Lan, HongKong và ngay cả Nepal, Pakistan cũng đều có khu vực chung trang trí tổng thể thống nhất, tạo ấn tượng mạnh mẽ. Lớn nhất là Trung Quốc với khu vực chung hàng trăm gian hàng. Họ biểu dương lực lượng, làm nổi bật màu cờ sắc áo và uy thế quốc gia, hỗ trợ thế mạnh từng thương hiệu riêng của doanh nghiệp. Họ còn làm những chiến dịch quảng bá rộng khắp : panô trên các tuyến đường đông nhất, giăng biểu ngữ mời gọi đến gian hàng tại hội chợ. Chuyện đứng chung nhau thành 1 khối của Việt Nam ai cũng thấy là rất nên bởi thực tế các nước đã cho thấy lợi thế quốc gia của họ. Tuy nhiên có rất nhiều ý kiến khác nhau của doanh nghiệp đáng phải suy nghĩ. Doanh nghiệp đặt ra những câu hỏi ai bảo đảm gom chung 1 chỗ thì giá thuê gian hàng không tăng, việc xếp gian hàng trang trí, quảng bá sẽ hiệu quả và công bằng? Ai đủ tin cậy để tập hợp doanh nghiệp?…v.v. Không phải nhiều doanh nghiệp không biết được hạn chế về sự thiếu đoàn kết nhưng một phần do chưa có nhà tổ chức nào đứng ra giải quyết chuyện này, một phần lợi ích chung khi tạo thành thể thống nhất. Trong điều kiện hội nhập quốc tế, môi trường cạnh tranh không chỉ giới hạn trong biên giới quốc gia thì việc tập trung đứng lại bên nhau tạo nên sức mạnh là điều không thể thiếu và có ý nghĩa sống còn. Chừng nào doanh nghiệp Việt Nam không hiểu rõ và thực hiện được thì chừng đó chúng ta chưa thể nói về khả năng cạnh tranh của cả một nền kinh tế. c/ Hạn chế về tính chuyên nghiệp Trình độ phát triển thấp của nền kinh tế đã ảnh hưởng không nhỏ tới trình độ phát triển chung của các doanh nghiệp, do vậy tính chuyên nghiệp kém được coi là một trong những điểm yếu lớn mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam mắc phải. Tính chuyên nghiệp cũng là một căn cứ phân biệt đẳng cấp giữa những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp nhỏ. Người ta có thể nhận ra doanh nghiệp lớn họ quan tâm rất kỹ từ chi tiết nhỏ nhất nhằm đảm bảo không có bất kì sai sót nào, trong khi đó rất nhiều công ty Việt Nam lại coi thường. Tính chuyên nghiệp càng cao thì uy tín của doanh nghiệp càng tăng tạo điều kiện làm việc dễ dàng cho khách hàng và đối tác. Trong các Hội chợ Triển lãm với sự tham gia của hàng trăm doanh nghiệp thì điểm yếu về tính chuyên nghiệp càng bộc lộ rõ. Một số doanh nghiệp dự Hội chợ Triển lãm nhưng lại không có Namecard hoặc nếu có lại quá ít, catalogue cũng vậy. Nhân viên đứng bán hàng không đứng dậy khi khách đến gian hàng hỏi han, trưa thì ngồi ăn cơm la liệt làm hỏng cảnh quan chung của gian hàng…Đội ngũ nhân viên trình độ còn tương đối thấp (chỉ thuần túy bán hàng), nếu khách hàng hỏi thêm về các thông tin cao hơn thì không nắm được, trong khi hầu hết đại diện của các gian hàng nước ngoài có chức vụ ít nhất từ trưởng, phó phòng Marketing cho đến giám đốc, phó giám đốc. Khi những người này đón tiếp khách tham quan thì khách sẽ có cảm giác được tôn trọng, mọi vấn đề có thể trao đổi, đàm phán trực tiếp từ đó đi đến kí kết hợp đồng hay bước đầu thiết lập quan hệ. Với người nước ngoài, hóa ra hình ảnh Việt Nam thể hiện ở những điều người Việt tưởng là nhỏ và không chú ý, đó là độ chuyên nghiệp của các tờ rơi, là việc đến đúng giờ, cung cách làm việc, nói năng, là cách phát biểu và phát âm tiếng Anh của các vị quan chức, doanh nhân, là việc lập kế hoạch và điều khiển một cuộc họp…Tại hội chợ GDS, một hội chợ quốc tế nổi tiếng và có uy tín nhất về ngành giầy da tại Dusseldorf, Đức tháng 9/2002, Hiệp hội giày da Việt Nam đã tổ chức đoàn doanh nghiệp tham gia khảo sát thị trường và trưng bày triển lãm tại đây. Mặc dù vậy, sự thiếu chuẩn bị, thô sơ trong cách bài trí, nghèo nàn trong ý tưởng thể hiện đã làm tư thế Việt Nam mất hẳn chỗ đứng của mình bên cạnh sự lộng lẫy, hiện đại, chuyên nghiệp từ màu sắc, ánh sáng, đến từng phụ liệu trưng bày nhỏ nhặt như sỏi cát, cỏ cây…Đến hội chợ trước ngày khai mạc 1 ngày, cả đoàn tập trung dán lên vách mấy mảnh giấy decal cắt sẵn từ nhà, xếp lên kệ những mẫu hàng tượng trưng, bên cạnh các tờ brochure, catalogue.., vậy là xong. Kết quả cũng không lạ: khách không quan tâm nhiều đến gian hàng Việt Nam và chuyến đi coi như đã thất bại một phần(1). Chính vì tính chuyên nghiệp thấp nên không ít doanh nghiệp nước ngoài đã quyết định không làm ăn, hợp tác với phía Việt Nam. Dù rằng giới kinh doanh gần đây (nhất là giới kinh doanh phía Nam) đã nỗ lực nhiều để nâng cao tính chuyên nghiệp nhưng điều này vẫn bị coi là một hạn chế của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung. (1) Theo báo Sài gòn Tiếp thị số 42/2002. CHƯƠNG III : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI TẠI VIỆT NAM I. VỀ PHÍA NHÀ NƯỚC 1. Cấp phép có chọn lọc Trong những năm qua, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và một số tỉnh thành phố trực thuộc Trung Ương khác đã cấp giấy phép cho không ít Công ty tư nhân hoạt động với chức năng tổ chức các Hội chợ Triển lãm. Mục tiêu lợi nhuận được hầu hết công ty này đặt lên hàng đầu thay vì mục tiêu xúc tiến thương mại. Vì vậy, nhiều cuộc triển lãm kém chất lượng được tổ chức đã gây nghi ngờ về loại hình dịch vụ này từ phía khách hàng. Tham gia các hội chợ kém chất lượng, các khách hàng không đạt được mục tiêu của mình từ đó nhu cầu tham gia các Hội chợ Triển lãm khác của họ sẽ giảm bớt hoặc mất đi. Không những thế, những hội chợ này còn khiến cho tâm lý của các khách hàng khác cũng bị ảnh hưởng và tác động không nhỏ đến hoạt động của các trung tâm Triển lãm khác. Do đó, để lấy lại sự tin cậy của khách hàng, chỉ nỗ lực của các công ty triển lãm thôi thì chưa đủ mà còn phải có sự kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền khác. 2. Giảm bớt thủ tục Luật pháp Việt Nam quy định, đối với một số loại sản phẩm muốn tham gia Hội chợ Triển lãm tại Việt Nam thì trước đó phải có giấy phép được lưu hành. Tuy nhiên, để xin được giấy phép lưu hành sản phẩm tại Việt Nam đòi hỏi các công ty phải trải qua rất nhiều khâu, nhiều cấp với chi phí không nhỏ và trong thời gian dài. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, những khó khăn này đã tạo ra rất nhiều bất lợi, những bất lợi này càng rõ hơn nếu đó là một công ty của nước ngoài. Hơn thế nữa, có nhiều đơn vị chỉ muốn tham gia triển lãm để thăm dò, giới thiệu sản phẩm chứ chưa quyết định thâm nhập và bán sản phẩm trên thị trường, thì việc xin giấy phép lưu hành trước khi quyết định sẽ lưu hành là điều trái với thông lệ bình thường và gây ra những ảnh hưởng không nhỏ cho hoạt động Hội chợ Triển lãm. Đơn cử ví dụ về hội chợ Hóa chất dược phẩm được tổ chức vào tháng 10/2001, trên thực tế có rất nhiều các công ty dược phẩm quốc tế lớn muốn tham gia, nhưng họ không thể đăng ký chỉ vì chưa có giấy phép lưu hành. Các đơn vị này cũng không được phép tham gia ngay cả khi họ chỉ muốn trưng bày sản phẩm, giới thiệu chứ không bán. Do đó cần giảm bớt các thủ tục phiền hà không quan trọng tạo điều kiện thuận lợi để các công ty được tham gia trưng bày sản phẩm mới của mình 3. Xem xét điều chỉnh chính sách thuế Theo qui định quốc tế và thẹo qui định của Việt Nam thì hàng tham gia triển lãm là hàng tạm nhập tái xuất do đó được miễn thuế xuất nhập khẩu. Trong trường hợp các đơn vị tham gia bán hàng của mình tại hội chợ thì họ phải nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng theo đúng biểu thuế hiện hành. Tuy nhiên, chính sách thuế và kiểm hóa của Việt Nam còn có một số điểm cần phải chỉnh, sửa: - Có những mặt hàng thuế được đánh theo phương pháp bình quân mặc dù giá trị của chúng có sự chênh lệch rất lớn. Chẳng hạn như mặt hàng rượu, thuế nhập khẩu bị đánh 60 000 đồng/1chai 65 ml bất kể đó là loại rượu gì. Đây là điểm không công bằng cho các chủ hàng có hàng hóa tham gia hội chợ. - Các tài liệu, tờ rơi quảng cáo và giới thiệu là những thứ không thể thiếu đối với hầu hết các công ty khi tham gia hội chợ. Theo thông lệ thì các nước không đánh thuế nhập khẩu đối với các loại giấy tờ này. Trong khi ở Việt Nam các chủ hàng nước ngoài vẫn phải chịu thuế nhập khẩu tài liệu tờ rơi quảng cáo như đối với hàng hóa thông thường. Đây là một điều bất hợp lý. - Trong nhiều trường hợp, hàng hóa không được kiểm tra tại cảng mà cán bộ kiểm hóa sẽ đến tận kho để kiểm nhận. Điều này đã tạo ra rất nhiều kẽ hở tiêu cực vừa gây thất thu cho Nhà nước, vừa tạo cho khách hàng những tạo ấn tượng không tốt, ảnh hưởng đến chất lượng của hội chợ. Nên chăng cần có một nhóm cán bộ chuyên kiểm tra hàng hóa tham gia Hội chợ Triển lãm ngay tại cảng, có như vậy mới tạo được niềm tin và sự an tâm của khách hàng tham gia Hội chợ Triển lãm cũng như tránh được sự truy thu của Nhà nước. 4. Hình thành các chương trình xúc tiến thương mại (XTTM) có trọng điểm Công tác XTTM trong thời gian qua đã đạt được những thành tựu nhất định nhưng cũng có không ít những hạn hạn chế, tiêu biểu như việc tiến hành các Hội chợ Triển lãm xuất khẩu. Mỗi một Hội chợ Triển lãm đều có yêu cầu riêng nhưng nói chung có thực tế bức xúc hiện nay cần phải được giải quyết trong công tác này là việc xây dựng hình ảnh chung cho hàng Việt Nam. Những lời phàn nàn và sự luộm thuộm, nhếch nhác của hình ảnh Việt Nam tại các Hội chợ Triển lãm quốc tế phải được chấm dứt bằng một chế tài có hiệu lực. Nhà nước không thể đổ tiền để các đơn vị mang tên Việt Nam thiếu chuẩn mực giới thiệu với khách hàng như trong thời gian qua. Những qui định nghiêm ngặt để xác định sự nghiêm túc và đĩnh đạc của hàng hóa Việt Nam ở các Hội chợ Triển lãm nước ngoài là một nội dung rất cần thiết và cấp bách trong tình hình phải đầu tư xây dựng hình ảnh quốc gia hiện nay. Đó phải là một tiêu chí bắt buộc cho mỗi trường hợp dùng tiền ngân sách hỗ trợ cho công tác XTTM. Bộ Tài chính đã có thông tư xác lập ngân quĩ dành cho công tác XTTM hàng năm được ấn định bằng 0.25% kim ngạch xuất khẩu (trừ dầu thô) của cả nước. Theo tính toán của một chuyên gia Mỹ, tỉ lệ hiện nay tương đương với khoảng 30 triệu đô la Mỹ. Theo thông tư này, ngân sách nói trên được chi cho các chương trình trọng điểm quốc gia (gọi tắt là các chương trình XTTM) do Bộ Thương mại chủ trì xây dựng. Ngoài ra, với một số địa phương có điều kiện lập quĩ thương mại thì Sở Thương mại chủ trì xây dựng các chương trình của địa phương. Như vậy, ngân sách cho hoạt động XTTM có thể sẽ cao hơn mức 0.25% kim nghạch xuất khẩu. Đó là chưa kể nguồn chi này trong thực tế vận hành là một nguồn vốn đối ứng và các doanh nghiệp còn phải có nghĩa vụ đóng góp cho từng chương trình cụ thể. Khó có thể nhận định mức đầu tư như vậy là nhiều hay ít trước nhu cầu lớn của hoạt động XTTM. Tuy nhiên, mức chi này đã gấp đôi mức vốn khởi nghiệp của cơ quan XTTM Thái Lan, mà ở thời điểm đó, hoạt động XTTM của Thái đã là rất khá rồi. Vấn đề đặt ra là cách chi và hiệu quả của các khoản chi. Cần có một chuẩn mực nhất định để đánh giá và trả lời câu hỏi lớn : chính sách nào để doanh nghiệp chủ động và thấy có lợi nhất khi tự đầu tư cho xúc tiến. Một vấn đề mà hiện nay các hiệp hội nghành hàng thắc mắc đó là việc tổ chức những Hội chợ Triển lãm thương mại trong nước để đẩy mạnh xuất khẩu thì có được hỗ trợ kinh phí không? Theo thông tin từ Cục XTTM thì những hoạt động này cũng sẽ được hỗ trợ kinh phí nếu hoạt động đó nhằm mục đích tăng trưởng xuất khẩu và nâng cao chất lượng của hàng hóa Việt Nam; phù hợp với chiến lược xuất khẩu của Chính phủ trong từng thời kì với những thị trường trọng điểm, mặt hàng trọng điểm và được thực hiện bởi một cơ quan có năng lực. Ngoài ra, những Hội chợ Triển lãm trong nước phải có qui mô ít nhất 350 gian hàng hoặc 300 doanh nghiệp tham gia (đối với Hà Nội và TPHCM) hoặc 250 gian hàng hoặc 200 doanh nghiệp tham gia (với các địa phưong khác) hoặc 150 gian hàng hoặc 100 doanh nghiệp tham gia (với các địa phương biên giới). Tuy nhiên, đại diện của các bên cho rằng không nên đưa ra những qui định cứng như thế để hỗ trợ vì nhiều khi một hội chợ với vài chục doanh nghiệp lại có tác dụng thúc đẩy xuất khẩu với kim ngạch bằng cả trăm tấn gạo. XÁC ĐỊNH HÀNG HÓA VÀ THỊ TRƯỜNG TRỌNG ĐIỂM Hàng hóa trọng điểm Thủy sản: cá ba sa, cá tra, cá rô phi, các loại tôm nuôi. Gạo Chè Cà phê chế biến Hạt tiêu chế biến Rau, quả và rau quả chế biến Dệt may vào thị trường phi hạn ngạch, cat, không bị hạn ngạch, phát triển thương hiệu Việt Nam. Giày dép: Phát triển thương hiệu Việt Nam. Sản phẩm gỗ Hàng thủ công mĩ nghệ Hàng điện tử, tin học (bao gồm cả phần mềm) Sản phẩm nhựa, chất dẻo,đồ chơi. Sản phẩm cơ khí, điện. Thịt heo, thực phẩm chế biến. Vật liệu, gốm sứ xây dựng. Mặt hàng khác: mặt hàng mới xuất khẩu lần đầu; mặt hàng mới xuất khẩu lại sau một thời gian gián đoạn; mặt hàng chỉ xuất khẩu không tiêu thụ được trong nước hoặc chỉ xuất khẩu được cho một nước, cần mở rộng sang nước khác; mặt hàng đặc biệt đột xuất sẽ được công bố bổ sung. Thị trường trọng điểm Mỹ Liên hiệp Châu Âu Nhật Trung Quốc Nga và các nước Đông Âu Hàn Quốc Các thị trường: Angola, Tanzania, Nigeria, Thổ Nhĩ Kì, Iran, Iraq, Mexico, Nam Mỹ, Lào, Campuchia, úc, New Zealand, và các thị trường mới hoặc đặc biệt đột xuất sẽ được công bố bổ sung. Nguồn: Bộ Thương mại – Quyết định 1335/2003/QĐ-BTM ngày 22-10-2003 Dù vậy, để chủ trương mang tính khả thi cao thì tính minh bạch trong thủ tục hành chính và việc đối xử giữa các doanh nghiệp cần phải được cải thiện một bước. Doanh nghiệp cần biết trước kế hoạch để có thời gian chuẩn bị, người chịu trách nhiệm cao nhất là ai để liên hệ và được phản hồi nhanh nhất. Hiện nay vẫn còn hiện tượng vào giờ chót không đủ chỉ tiêu doanh nghiệp mới được thông báo lấp vào chỗ trống và hoàn toàn bị động nên dù được hỗ trợ cũng chẳng mang lại lợi ích gì. Để cấp kinh phí xúc tiến cần xem xét qui mô nhưng quan trọng hơn là thẩm định rõ mục đích của những cơ quan này có thực sự là làm nhiệm vụ xúc tiến hay chỉ là đầu mối cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp (đôi khi doanh nghiệp phải trả giá cao hơn thực tế vì phải gồng gánh cho cán bộ của các cơ quan này). Hơn thế nữa, đơn vị tổ chức phải thực sự có năng lực, hiểu biết và am tường thị trường thì mới tư vấn và hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp. Có năng lực nhưng phải đồng thời làm ăn đúng đắn, tránh lập lờ lừa đảo ăn xén các khoản tài trợ ít ỏi của Nhà nước. Hoạt động xúc tiến thương mại được hỗ trợ Thông tin thương mại, tuyên truyền xuất khẩu và lập trung tâm dữ liệu hỗ trợ doanh nghiệp. Tư vấn xuất khẩu. Đào tạo nâng cao năng lực và kĩ năng kinh doanh xuất khẩu cho doanh nghiệp. Hội chợ Triển lãm hàng xuất khẩu. Khảo sát,tìm kiếm thị trường xuất khẩu. (Các hoạt động trên sẽ được Nhà nước hỗ trợ 50 % chi phí) Quảng bá thương hiệu quốc gia và sản phẩm xuất khẩu đặc trưng quốc gia. Chi phí ban đầu xây dựng cơ sở hạ tầng xúc tiến thương mại; lập kho ngoại quan, trung tâm xúc tiến thương mại, giới thiệu sản phẩm xuất khẩu trong và ngoài nước. Nghiên cứu ứng dụng phát triển thương mại điện tử phục vụ xuất khẩu. Các hoạt động xúc tiến thương mại khác do Thủ tướng Chính phủ quyết định. (Các trường hợp này sẽ được ngân sách Nhà nước hỗ trợ 70% kinh phí) Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xúc tiến thương mại không thuộc đối tượng tiếp nhận hỗ trợ này) Nguồn: Thông tư 86/2002/TT- BTC của Bộ Tài chính II. VỀ PHÍA CÁC TỔ CHỨC XTTM, CÁC NHÀ TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM 1. Nhanh chóng xây dựng hình ảnh, thương hiệu hàng hoá Việt Nam Trở ngại lớn nhất mà tất cả các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế đều vấp phải đó là hình ảnh, thương hiệu chung cho hàng Việt Nam hết sức mờ nhạt. Dù doanh nghiệp có cố gắng đến đâu mà hình ảnh đất nước không được nâng cao thì vẫn như muối bỏ biển. Nhà báo Trần Công sau lần sang Đức đã kể lại câu chuyện một cô gái đi mua nước hoa ở chợ trời : “ Sau một hồi chọn lựa kĩ càng, cô thích 1 mùi hương. Hỏi giá tiền. Rất mềm. Cô gật đầu đồng ý rồi hỏi thêm nước hoa này ở đâu sản xuất. Nghe từ Việt Nam, cô bỏ đi. ”(1). Việc xây dựng hình ảnh Việt Nam tại nước ngoài sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho việc tiêu thụ, thâm nhập và phát triển thị trường. Tuy nhiên, hiện nay điều này chưa được quan tâm đúng mức, vấn đề tổ chức cho doanh nghiệp Việt Nam tham dự các Hội chợ Triển lãm như một thể thống nhất, cùng đoàn kết, hỗ trợ là hầu như không có. Trái lại, bộ mặt của Việt Nam trình diễn tại những Hội chợ Triển lãm hết sức nghèo (1) Trích bài “Nói những điều người khác muốn nghe” trang 55 Thời báo Kinh tế Sài Gòn số 48/2002. nàn, rời rạc, lẻ loi trước sự chuyên nghiệp, hoành tráng của các tổ chức XTTM và các Công ty Hội chợ Triển lãm nước ngoài. Rất nhiều doanh nhân Việt Nam tham gia các Hội chợ Triển lãm quốc tế cho biết đi ra ngoài nhìn thấy các nhà tổ chức XTTM nước khác hỗ trợ cho doanh nghiệp nước họ mới thấy buồn cho chuyện của mình. Trong khi người ta qui tụ các doanh nghiệp lại, tổ chức bài trí gian Triển lãm quốc gia thành một thể thống nhất thì chúng ta lại làm rời rạc, mạnh ai nấy lo. Họ không dựng các tấm vách ngăn tách biệt giữa các gian, ngược lại, sự ngăn cách thường chỉ có tính chất ước lệ. Khu vực Triển lãm của họ như mái nhà chung, các doanh nghiệp giống như thành viên trong một gia đình quây quần bên nhau. Các khâu từ thiết kế, ánh sáng gian hàng đến trưng bày sản phẩm,giới thiệu catalogue, quảng cáo trước, trong và sau Hội chợ đều được các chuyên gia, tư vấn thực hiện nên phát huy được hết thế mạnh, hình ảnh đất nước. Điểm yếu đã được nhận thức, điều quan trọng là các nhà tổ chức Hội chợ Triển lãm, các đơn vị XTTM cần có một định hướng, chiến lược chung nhằm xây dựng một thương hiệu cho hàng Việt Nam (chẳng hạn như Ban tổ chức Hội chợ Thạt Luông tại Lào năm 2003 của phía Việt Nam đã đưa ra khẩu hiệu “ Một thương hiệu, một hành động ” để thâm nhập thị trường Lào). Do vậy, đã đến lúc các bên cần ngồi lại với nhau cùng đề ra biện pháp kết hợp được sức mạnh tập thể đưa hình ảnh một Việt Nam năng động, hiện đại ra với bạn bè thế giới. 2. Coi trọng lợi ích doanh nghiệp Có một sự thật đáng buồn là các đơn vị XTTM, các Công ty Hội chợ Triển lãm Việt Nam vẫn chưa thực sự coi trọng lợi ích doanh nghiệp, chưa coi lợi ích doanh nghiệp cũng chính là lợi ích của mình. Vì vậy, đã xảy ra không ít chuyện gây bức xúc, phẫn nộ về phía doanh nghiệp bởi các nhà tổ chức chỉ chạy theo mục tiêu thương mại cho bản thân cốt làm sao thu được càng nhiều tiền của doanh nghiệp càng tốt. Một sự việc điển hình mà đến nay báo chí vẫn thỉnh thoảng nhắc đến là Hội chợ thương mại thuộc chương trình Lễ hội Việt Nam tại Nhật Bản năm 2002 do Công ty cổ phần Hội chợ Triển lãm quốc tế Vinexpo do Cục XTTM uỷ quyền tổ chức. Theo kế hoạch gửi trước cho doanh nghiệp, Hội chợ sẽ được tiến hành từ ngày 19/09 đến 23/09/2002 (5 ngày). Thế nhưng, đúng ngày khởi hành 17/09, doanh nghiệp lại được thông báo bằng văn bản rằng Hội chợ sẽ kết thúc sớm hơn 2 ngày. Mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết, có nhiều giám đốc công ty khi qua tới Nhật mới biết sự thay đổi trên. Chưa rõ hội chợ thực tế diễn ra như thế nào, hiệu quả hay không nhưng đối với doanh nghiệp việc đầu tư công sức, tiền của, thời gian cho 5 ngày là hoàn toàn khác 3 ngày. Vấn đề đặt ra là vì sao đến giờ chót BTC mới đưa ra thông báo thay đổi lịch trong khi Đại Sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản đã điện báo từ trước đó gần cả tháng? Phải chăng những người có trách nhiệm muốn đặt doanh nghiệp trước sự đã rồi, không thể thoái lui khi lên máy bay? Lịch làm việc đã khuất tất đến vé máy bay lại còn khuất tất hơn. Vé máy bay được bán ra với giá 963 đô la Mỹ (đã tính thuế). Trong khi đó, trên thực tế giá vé cho khách du lịch lẻ chỉ có 808 đô la Mỹ (đã tính thuế). Nếu khách đoàn đến 143 người như đoàn doanh nghiệp Việt Nam thì giá vé chỉ còn từ 700 đô la Mỹ đổ lại. Về hiệu quả thì lại càng tệ hại. Hội chợ được tổ chức trong một công viên ngoài trời nhưng chẳng ai biết cả. Đến tham quan, ngoài khách mời còn có những người Nhật tình cờ ghé qua do vào công viên tập thể dục, dạo chơi hay hóng mát. Công việc quảng bá rõ ràng không được chú trọng. Càng hụt hẫng hơn, sau ngày khai mạc thì có lệnh thu dọn vì có khả năng xảy ra mưa bão. Còn gian hàng giá 2400 đôla Mỹ chỉ là một không gian 9 m2 với 1 kệ, 1 bàn, 2 ghế, bảng tên công ty và … hết. Chính vì tổ chức quá luộm thuộm, nên các doanh nghiệp đã phản đối quyết liệt và Vinexpo buộc phải trả lại 500 đô la Mỹ của cái gọi là “ phí dịch vụ cho nhà tổ chức”(1). Năm 2003 cũng chứng kiến hàng loạt Hội chợ Triển lãm tổ chức một cách cẩu thả tại những tỉnh miền Trung. Trưởng gian hàng bút bi Thiên Long tại Đà Nẵng khá bức xúc cho biết, cái mà doanh nghiệp cần khi bỏ tiền tham gia hội chợ chính là quảng bá sản phẩm, tiếp cận với khách hàng, nhưng các nhà tổ chức lại ít chú ý tới điều này. Do lợi nhuận nên họ bỏ chi phí quảng cáo quá ít, băng rôn, cờ phướng chỉ loanh quanh khu vực hội chợ. Ngược lại, giá vé vào cửa quá cao như hội chợ hàng tiêu dùng xuất khẩu Đà Nẵng tháng 7 năm 2003 làm hạn chế tầng lớp học sinh, sinh (1) Trích bài “Ê ẩm với xúc tiến thương mại” của tác giả Chánh Khải, Thời báo Kinh tế Sài Gòn số ra ngày 30/10/2003. (2) Trích bài “Thấy gì tại các hội chợ miền Trung?” của tác giả Trần Minh Tích, báo Thương mại số 93. viên vào hội chợ. Điều đó đồng nghĩa với việc quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp chưa đạt như mong muốn. Đó cũng là ý kiến chung của các doanh nghiệp tham gia hội chợ miền Trung năm 2003. Điều đáng phê phán hơn là, khá nhiều nhà tổ chức “coi thường” khâu bố trí mặt bằng, gây hiệu ứng ngược với doanh nghiệp muốn thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại. Như bố trí hàng văn phòng phẩm, điện máy xen kẽ với gian hàng thực phẩm, cửa hàng ăn uống. Bên cạnh các gian hàng vải sợi cao cấp là một loạt hàng shop, hàng đại hạ giá... buôn bán theo kiểu chợ trời. Bên cạnh đó là sự lạm dụng tên gọi. Một hội chợ Phú Yên diễn ra từ 8/8/2003 nghèo nàn về chủng loại hàng nông nghiệp, chỉ có vài loại giống cây ăn quả của một chủ cơ sở ở Vĩnh Long đến tham dự, còn lại là áo quần giầy dép... lại mang tên là “Hội chợ thương mại – Nông nghiệp – Thủy sản”, làm nhiều nhà nông lặn lộn từ huyện miền núi Sông Hinh, Vũng Rô về đành thất vọng(2). Những sự việc trên chỉ là ví dụ nhỏ thể hiện thái độ vô trách nhiệm, coi thường lợi ích doanh nghiệp của các nhà tổ chức. Nếu điều này còn tái diễn chắc chắn sẽ mất lòng tin, không những thế còn gây thiệt hại đến nền kinh tế, làm méo mó hình ảnh quốc gia. Chừng nào các nhà tổ chức chưa thực sự coi doanh nghiệp là khách hàng, là ân nhân của mình thì chừng đó không thể nói đến một Hội chợ Triển lãm có hiệu quả. 3. Nâng cao tính chuyên nghiệp Cùng với doanh nghiệp, các nhà tổ chức Hội chợ Triển lãm phải không ngừng học hỏi, nâng cao tính chuyên nghiệp trong hệ thống cách thức tiến hành thành công 1 Hội chợ. Sự chuyên nghiệp như đã phân tích ở các chương trước phải bắt đầu từ những chi tiết nhỏ nhất : thẻ ra vào, qui định giờ đóng, mở cửa, catalogue, brochure, giấy mời, cách đón tiếp.... Công tác chuẩn bị cũng phải được đầu tư có chiều sâu : Mở websie, quảng bá rộng khắp thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, băng rôn..., tổ chức hội nghị, hội thảo, họp báo, chỉ dẫn, cung cấp thông tin cho doanh nghiệp.....vv. Tất cả các công việc trên cần phải được thực hiện một cách kĩ lưỡng nhất, chuyên nghiệp nhất trước khi Hội chợ Trển lãm diễn ra 1 thời gian đủ để tác động lên các đối tượng mục tiêu nhằm thu hút sự quan tâm của dư luận. Ngoài ra, điều mà doanh nghiệp chờ mong nhiều ở BTC là làm sao khai thác tốt nhất thông tin từ khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài sau Hội chợ...Các cuộc thương thảo theo từng nhóm khách hàng, không cần nghi thức lễ tân rườm rà nhưng quan trọng là chuẩn bị kỹ, tập hợp đúng những nội dung cần thiết. Một Hội chợ Triển lãm chỉ diễn ra trong thời gian ngắn, do vậy, để đạt được hiệu quả cao nhất, các nhà tổ chức phải nỗ lực hết mình để nâng cao tính chuyên nghiệp, có như thế mới đứng vững được trong điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay. III. VỀ PHÍA DOANH NGHIỆP 1. Lựa chọn Hội chợ Triển lãm phù hợp Không ít doanh nghiệp đã tham gia những hội chợ do phần lớn là được mời tham gia hoặc được dành cho những lợi ích hấp dẫn (thường là thủ thuật của một số nhà tổ chức). Nhưng nếu muốn đạt kết quả tốt thì những tiêu chuẩn như vậy là không đủ. Đối với khách tham quan và nhà trưng bày thì vấn đề quan trọng hàng đầu là phải biết Hội chợ Triển lãm mà mình định tham gia thuộc loại hình nào. Trên thực tế, có vô số loại hình Hội chợ Triển lãm thương mại khác nhau. Mỗi 1 Hội chợ Triển lãm lại thực hiện 1 mục tiêu marketing khác nhau. Các Hội chợ Triển lãm do đó phải được phân tích và đánh giá một cách rõ ràng, căn cứ vào những mục tiêu Marketing riêng của từng công ty trước khi quyết định xem có tham gia hay không. Có nhiều cách phân loại Hội chợ Triển lãm và cũng có một số Hội chợ Triển lãm vượt ra khỏi toan tính phân loại, không thể định nghĩa chúng máy móc và cứng nhắc vậy nên đòi hỏi các doanh nghiệp cân nhắc và kết luận xem Hội chợ Triển lãm đó có phù hợp với doanh nghiệp mình không. 2. Tìm hiểu thông tin 2.1. Về khách tham quan Việc thực sự quan trọng đối vơi các doanh nghiệp khi tìm hiểu về 1 Hội chợ Triển lãm trước khi tham gia trưng bày hàng hóa ở đó là ai sẽ đến xem Hội chợ Triển lãm. Doanh nghiệp phải nắm chắc rằng những khách đến thăm là những người mà mình mong muốn được gặp gỡ, do đó cần phải : - Ước tính mức độ phù hợp giữa số khách lựa chọn của doanh nghiệp với số khách thực tế đến thăm. - Xác định rõ số khách đến thăm của doanh nghiệp (đây là yếu tố cần thiết trong bất kì chương trình thông tin Marketing nào nhưng thường bị xem nhẹ). - Nhận biết nguồn gốc, dạng khách đã đến thăm Hội chợ Triển lãm doanh nghiệp định tham gia trong những năm trước. 2.2. Các dữ kiện về trưng bày Để định giá một Hội chợ Triển lãm, cần coi trọng việc thu thập thông tin về những doanh nghiệp trưng bày tại hội chợ và loại sản phẩm mà họ trưng bày, nhất là những sản phẩm tương tự sản phẩm của doanh nghiệp, các thông tin như : - Số lượng các nhà trưng bày loại sản phẩm của doanh nghiệp. - Sự sắp xếp các khu vực hay hành lang sản phẩm. 2.3. Những thông tin quan trọng khác - Những Hội chợ Triển lãm cạnh tranh - Thời gian khai mạc, bế mạc - Giá cả thuê chỗ, tiện nghi, các dịch vụ dàn dựng, vận chuyển - Kích thước gian hàng trung bình Ngoài ra, các doanh nghiệp nên xem xét kĩ các vấn đề sau: Liệu đó có phải là 1 thị trường tiềm năng, hiệu quả đối với sản phẩm của doanh nghiệp không? Các sản phẩm trưng bày có đáp ứng được yêu cầu của thị trường không? Những vấn đề Marketing về thị trường là những vấn đề gì? Việc tham dự Hội chợ Triển lãm có phải là biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp không? Những mục tiêu đặc biệt của việc tham dự Hội chợ Triển lãm là gì? Hội chợ Triển lãm thương mại đó có phải là Hội chợ Triển lãm tốt nhất để tham dự hay không? Để việc tham gia hiệu quả cần tốn kém bao nhiêu? Nếu tham gia thì kết quả thu được có tương xứng với vốn bỏ ra hay không? Doanh nghiệp đã sẵn sàng đầu tư về tiền của, thời gian, nhân sự cho việc khai thác thị trường sau Hội chợ Triển lãm chưa? 3. Ấn định mục tiêu Việc ấn định mục tiêu rõ ràng là 1 bước cốt yếu trong việc lựa chọn 1 Hội chợ Triển lãm thương mại và trong việc hoạch định. Ấn định mục tiêu là một quá trình chứ không chỉ là 1 bước đơn giản. Các mục tiêu Marketing cơ bản là : - Tìm các nhà nhập khẩu hay đại lý. - Hoàn tất việc chào hàng cho một sản phẩm trên thị trường mới. - Làm tăng số lượng bán ra cho những sản phẩm riêng biệt. - Chào bán cho một ngành kinh doanh hay một khâu thương mại đặc biệt trong thời gian đầu. - Làm cho người tiêu dùng quen với một sản phẩm. - Tạo ra một hình ảnh đặc biệt cho sản phẩm, một nhà cung ứng, hay cho đất nước nói chung. Xác định những mục tiêu sớm là việc quan trọng không chỉ để quyết định tham gia một Hội chợ Triển lãm mà còn để hoạch định những khía cạnh khác nhau của việc tham gia. 4. Lập kế hoạch tham gia Một khi đã có quyết định tham gia, các doanh nghiệp cần phải có rất nhiều thông tin để định kế hoạch và lập dự án một cách thành công. Hai loại thông tin cần thiết đó là : - Thông tin về bản thân Hội chợ Triển lãm thương mại. - Thông tin về thị trường. Trong đó, thông tin bản thân Hội chợ Triển lãm thường bao gồm: Stt Thông tin về bản thân Hội chợ Triển lãm thương mại 1 Tên Hội chợ Triển lãm 2 Địa điểm và thời gian tổ chức 3 Tên, địa chỉ những người tổ chức và kinh nghiệm của họ 4 Loại hình và chủ định của Hội chợ Triển lãm 5 Tần số xuất hiện và danh tiếng của Hội chợ Triển lãm 6 Những lý do để đề nghị tham gia, những mục tiêu đặc biệt 7 Những sản phẩm tiềm năng và triển vọng thị trường 8 Qui mô khu vực hội chợ, chỗ trưng bày, cách sắp xếp 9 Thông tin về hội chợ trước: số lượng doanh nghiệp tham giavà phản ứng, khách thăm. 10 Những tiện nghi vật chất 11 Khả năng đáp ứng những dịch vụ của người bản xứ 12 Những qui định về bảo hiểm và an ninh 13 Thời hạn chuẩn bị catalogue và biểu giá quảng cáo 14 Khả năng quảng cáo bằng những áp phích bên trong Hội chợ Triển lãm 15 Thời hạn, cách thức quảng cáo trên báo chí của BTC 16 Những qui định về bao bì hàng triển lãm 17 Thời hạn chuyển giao gian hàng và hàng hóa 18 Địa điểm khách sạn và giá thuê 19 Những dịch vụ bổ sung khác Thông tin về thị trường bao gồm : Thông tin thâm nhập thị trường (biểu thuế, lệ phí, các qui định…) Thông tin về triển vọng của thị trường. Thông tin về sự cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh Những yêu cầu của thị trường đối với sản phẩm (chất lượng, bao bì, kiểu dáng..). Thông tin về vận chuyển ( phương thức, giá cả…) Thông tin về các kênh bán hàng và phân phối hàng. Thông tin về thông báo và quảng cáo. 5. Những công việc phải tiến hành 5.1. Lập kế hoạch Khi quyết định tham gia hội chợ thương mại, công việc đầu tiên và quan trọng nhất là vạch ra kế hoạch công tác và thời gian biểu thích hợp. Để tạo được một kế hoạch hữu hiệu cần phải thực hiện sơ bộ những bước sau: - Xác định những công việc và hoạt động cần thiết. - Phân định trách nhiệm tiến hành từng công việc. - Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc. - Xác định trình tự (sự nối tiếp nhau) của các công việc. Mục tiêu của việc lập kế hoạch là làm cho mỗi người liên quan đến hội chợ và người chuẩn bị có khả năng hiểu rõ: mình phải chịu trách nhiệm về cái gì? Bao giờ phải bắt đầu công việc của mình, thời hạn để làm xong các công việc ấy? Trước hết, phải xác định những hoạt động trước – hội chợ nào cần được tiến hành đồng thời (song song) và những hoạt động nào cần được tiến hành nối tiếp nhau. Mọi khía cạnh của công việc tổ chức xây dựng và trang trí gian hàng cũng như giải quyết và bố trí kịp thời các thiết bị trưng bày đều cần được quan tâm chặt chẽ. 5.2. Vấn đề vận tải Một kế hoạch vận chuyển thiếu đầy đủ và áp dụng không đúng qui định sẽ làm cho hàng hóa không sẵn sàng cho việc chuyển bằng đường biển và có thể phải gửi bằng đường không với chi phí đắt đỏ. Đối với những hàng thực phẩm dễ hỏng có thể không tránh khỏi việc phải di chuyển bằng đường không đối với sản phẩm không thể chuẩn bị được kịp thời đi bằng đường bộ thì đành chịu; nhưng phải cố gắng hết sức để giảm bớt đến mức tối thiểu việc dùng đường không. Tất cả những kiện hàng gửi đi phải được đánh dấu kĩ lưỡng, chĩnh xác để tránh thất lạc trong quá trình vận chuyển cũng như dễ nhận biết. Tốt nhất hàng nên tới trước ngày khai mạc từ 3-5 ngày, đó là khoảng thời gian hợp lý vì nếu hàng tới sớm quá sẽ phải chịu chi phí lưu kho, lưu bãi, còn hàng đến muộn thì không kịp thời gian để trưng bày, trang trí gian hàng. Về mặt mua bảo hiểm, phải kí bảo hiểm đầy đủ những rủi ro mất mát hoặc hư hỏng không những trong quá trình vận chuyển mà cả trong thời gian hội chợ. 5.3. Quan niệm về việc xây dựng gian hàng Một Hội chợ Triển lãm thương mại là 1 hoạt động diễn ra trong những điều kiện có hạn, đặc trưng trước tiên bởi sự có mặt của rất nhiều gian hàng có cấu trúc đặc biệt, những sản phẩm trưng bày, cách sắp xếp dàn dựng đa dạng và những vật trang trí. Cần phải coi gian hàng trưng bày như là 1 công trình vật chất giúp cho những nhà trưng bày đạt được mục tiêu của mình. Do đó, 4 chức năng cốt yếu cần phải được thực hiện đầy đủ : - Thu hút sự chú ý của khách viếng thăm, những nhân vật quan trọng cần tiếp xúc. - Trưng bày những sản phẩm một cách hấp dẫn. - Gian hàng phải chứa đựng những thông tin chính xác hoặc làm cho người đến thăm tò mò, suy nghĩ. - Đạt được yêu cầu cho phép tiến hành những cuộc tiếp xúc. Gian hàng cần được quan niệm và xây dựng làm sao để có thể đảm bảo thực hiện đầy đủ những chức năng trên và chi phí lại được giới hạn như trong dự toán ngân sách. Nếu muốn đạt được một gian hàng đáp ứng được những tiêu chuẩn trên thì cần có người tư vấn chuyên nghiệp – nhân tố góp phần vào thành công của gian hàng. * Những nhân tố quyết định đến việc dàn dựng gian hàng Kích thước gian hàng. Vị trí gian hàng trong nhà trưng bày so với lối đi, cầu thang, lối ra vào…vv. Số lượng và loại hình những nhà trưng bày khác nhau, tổng thể của những nhà trưng bày tạo nên. Những dữ kiện về những sản phẩm được trưng bày: số lượng, kiểu dáng, kích thước, trọng lượng… vv. Số người đại diện và nhân viên phải tập hợp ở gian hàng vào từng thời điểm. Tính chất của hội chợ và đối tượng của gian hàng. Khả năng trình diễn máy móc hoặc phân phát mẫu hàng. Dịch vụ thông tin, lễ tân. Những thiết bị lắp đặt cần thiết : điện thoại, điện, nguồn cấp nước và thoát nước thải, khí nén… vv. * Những yếu tố góp phần vào sự thành công của gian hàng Thông thường người ta dành cho những nhà trưng bày lựa chọn những ngăn trưng bày có kích thước đồng nhất hoặc một khái niệm mẫu; đôi khi có ngăn riêng biệt dùng làm phòng tiếp khách. Cách làm này tránh được những tị nạnh, so sánh giữa những nhà trưng bày về địa điểm được thuê. Tuy nhiên, xét về mặt mĩ quan thì những gian hàng này rất kém so với những gian hàng thực thụ. Người ta có cảm tình hơn đối với 1 nơi thoáng đãng trong đó khách viếng thăm có thể tự do đi lại và được dành một khoảng diện tích đáng kể để trưng bày có lợi thế cho mỗi sản phẩm. Thông tin cũng được mở rộng không chỉ cho riêng cá nhân doanh nghiệp, sản phẩm nào mà cho cả nhóm, lĩnh vực công nghiệp thậm chí toàn bộ một nước. Nếu không dành được một nơi thoáng đãng thì phải nhờ Công ty tư vấn chuyên nghiệp giúp những nhà trưng bày trong nhóm sắp xếp những ngăn trưng bày đạt tiêu chuẩn về chất lượng trình bày nói chung và có được dáng vẻ bề ngoài hấp dẫn khách hàng. Cần đặc biệt lưu ý: Tập trung sự chú ý của khách vào những sản phẩm trưng bày, làm nổi bật những sản phẩm quan trọng nhất, tôn giá trị của những sản phẩm đó bằng cách dùng hệ thống chiếu sáng đặc biệt. Không nên đặt những sản phẩm không có mối liên hệ gì ở cạnh nhau (ví dụ : đưa những mặt hàng thủ công mĩ nghệ vào một Hội chợ về chuyên đề thực phẩm). Điều đó sẽ làm loãng sự chú ý của người xem. Đặt những panô có minh hoạ lớn lên các vách ngăn và những mẫu quảng cáo có thể thấy rõ từ xa để có thể truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, đơn giản và cụ thể. Không nên gắn, dán đầy lên vách những thứ linh tinh khác như những tờ bướm và ảnh khổ nhỏ. Chỉ sử dụng những áp phích du lịch khi mục tiêu cốt yếu là phát triển du lịch. Những khoảng còn trống trên các bức ngăn có thể được sử dụng hiệu quả hơn nếu dùng những áp phích chứa thông tin liên quan trực tiếp đến mục tiêu thương mại của việc trưng bày. Không nên truyền tiếp âm nhạc công cộng vào gian hàng nếu việc này có nguy cơ huỷ hoại bầu không khí làm việc nghiêm túc và làm trở ngại cho việc bàn bạc công việc với khách. Nếu định dùng video để giới thiệu với khách thì phải dè chừng không được để việc chiếu video làm rối loạn những cuộc bàn bạc trao đổi mua bán và phải đảm bảo để khách đứng xem không cản trở lối đi và không che lấp các hàng trưng bày. Việc vận hành sản phẩm để làm mẫu và những cuộc trình diễn đôi khi là những biện pháp có hiệu quả thu hút sự chú ý của khách hàng quen biết và có thể gây cho họ niềm tin lâu dài. Sắp xếp những chỗ đủ để đảm bảo cho những cuộc trao đổi mua bán, không nhất thiết là nơi đó phải cách biệt khỏi phần còn lại của gian hàng. Việc lắp đặt những vách thấp, trên có gắn kính phải đảm bảo sao cho được yên tĩnh mà khách vẫn không cảm thấy chật chội. Cách lắp đặt này còn có lợi là làm cho mọi người đều biết là công việc trao đổi vẫn đang được tiến hành. Dự kiến một nơi để những khách muốn trao đổi có thể đăng kí làm việc, đây là một việc quan trọng trong dịp Hội chợ. Dành một số tài liệu tương đối để phân phát nhưng chỉ nên hạn chế trong những người thật sự có liên quan. Thu xếp một chỗ để cất các đồ dùng cá nhân như giá treo áo khoác, nơi cất cặp tài liệu.... Chỉ định 1 người duy nhất chịu trách nhiệm đối với người tư vấn. Cần tránh sửa đổi thiết kế gian hàng trong giờ chót vì có nguy cơ nảy sinh những vấn đề như chậm tốc độ xây dựng gian hàng và làm tăng chi phí. 5.4. Đánh giá và báo cáo về Hội chợ Triển lãm thương mại Đánh giá có những tác dụng sau ; Quyết định xem có nên tham gia Hội chợ Triển lãm tương tự như vậy trong tương lai không? Quyết định xem có nên trưng bày những sản phẩm tương tự như vậy hay không? Quyết định xem số tiền ấy có thể được chi dùng một cách hữu hiệu hơn cho các hình thức quảng cáo khác hay không? Xác định được cả những thiếu sót lẫn những cải tiến có thể có trong tương lai về các mặt lập kế hoạch, quảng cáo, đồ án, thiết kế gian hàng, biên chế, định vị trí gian hàng, quản lý... Mục đích của đánh giá là cải tiến công việc trong tương lai. Việc đánh giá phải cung cấp câu trả lời cho những câu hỏi dưới đây : Giá trị những đơn đặt hàng chắc chắn đã nhận được? Giá trị những đơn đặt hàng có thể được đưa ra trong vòng 12 tháng với tư cách là kết quả của cuộc trưng bày? Có bao nhiêu tài khoản mới đã được mở ? Có bao nhiêu đầu mối tiếp xúc đã được ghi nhận? Những người này phải được xếp hạng theo tiềm năng, mức độ quan tâm của họ đối vơi doanh nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp. Số lượng người đến tham quan gian hàng? Tìm hiểu những suy nghĩ của các nhà trưng bày cá biệt, những khách hàng hiện tại và tiềm tàng. So sánh giữa các lần tham gia trước đây, với các cuộc trưng bày khác hoặc với những phương thức trưng bày khác. So sánh chi phí với các hình thức quảng cáo, XTTM khác. Cần lưu ý chỉ những thứ cùng loại mới được so sánh với nhau. Tóm lại, cần tránh những đánh giá không chính xác về kết quả Hội chợ Triển lãm. Những kết luận cần phải nghiêm túc, công bằng, vô tư và có tính chất xây dựng. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế toàn cầu hóa như hiện nay, không một quốc gia nào có thể phát triển mà có thể đứng một mình. Bất cứ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào có mong muốn tồn tại lâu dài trong các quan hệ trao đổi hàng hóa và dịch vụ quốc tế đều không thể tự giới hạn mình trong các thị trường khu vực. Các quốc gia chấp nhận chỉ có một thị trường duy nhất: Thị trường thế giới. Vì thế, Hội chợ Triển lãm thương mại có một vai trò quan trọng trong việc xúc tiến và phát triển quan hệ hợp tác kinh tế – khoa học kỹ thuật và thương mại giữa các nước với Việt Nam và ngược lại giữa Việt Nam và các nước khác trên thế giới. Ở nước ta hiện nay, với chính sách mở cửa nền kinh tế, nhiều thành phần kinh tế được mở rộng hoạt động, mỗi chủ thể sản xuất,kinh doanh, dịch vụ đều tận dụng các cơ hội vươn ra tiếp cận thị trường nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Trong những điều kiện đó, Hội chợ Triển lãm thương mại là những thị trường có liên quan gắn bó với nhau và mới được khai thác, còn ẩn chứa nhiều tiềm năng về hiệu quả kinh tế xã hội và đang có sức lôi cuốn nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Tuy nhiên, ngành kinh doanh dịch vụ Hội chợ Triển lãm nói chung và Hội chợ Triển lãm thương mại nói riêng vẫn được coi là điểm yếu của thị trường Việt Nam. Để biến Hội chợ Triển lãm thương mại thành một ngành kinh doanh lớn mạnh, hiệu quả thì cần có sự nỗ lực của không chỉ một bên nào mà là sự nỗ lực, đoàn kết của các doanh nghiệp, các nhà tổ chức và sự hỗ trợ của Nhà nước. Tóm lại, hoạt động Hội chợ Triển lãm thương mại ở nước ta đã đem lại hiệu quả kinh tế xã hội về nhiều mặt. Và chúng ta, nếu biết khai thác và sử dụng một cách triệt để thì chắc chắn hoạt động này sẽ góp phần xứng đáng cho sự phát triển liên tục cho nhu cầu xuất nhập khẩu, cho việc hiểu biết lẫn nhau, và tăng cường quan hệ kinh tế giữa Việt Nam với các nước khác trên thế giới. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Marketing lý thuyết – Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội. Giáo trình Marketing quốc tế, Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, NXB Giáo dục 1999. Từ điển Tiếng Việt 2003 của Viện Ngôn ngữ học. Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 2, NXB Từ điển Bách khoa Hà Nội 2002. Luật Thương mại Việt Nam, NXB Chính trị quốc gia 1997. Cẩm nang Hàng Việt Nam chất lượng cao 2002. Official catalogue Việt Nam EXPO 2003. Kỷ yếu hội chợ An Giang - Hà Nội – TPHCM. Tài liệu nghiên cứu về hình thức, cách tổ chức thực hiện về mặt hoạt động “Hội chợ Triển lãm quốc tế“ của Trung tâm Thương mại quốc tế CNUCED/GATT. Luận văn tốt nghiệp trường Đại học Ngoại Thương số 808 đề tài “Một số vấn đề tổ chức và hiệu quả kinh tế của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Luận văn tốt nghiệp trường Đại học Ngoại Thương số 847 đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả quảng cáo và Hội chợ Triển lãm tại công ty Vinexad“. Báo Công nghiệp và thương mại số 42 năm 2003. Báo Lao động ra ngày 9/4/2001. Thời báo kinh tế Việt Nam số 143 ra ngày 6/9/2003. Báo Thương mại số 93 năm 2003. Báo Sài Gòn Tiếp Thị các số: - Năm 2002: Các số 23, 28, 37, 40, 41, 42, 44, 45, 50. - Năm 2003: Các số 1, 15, 16, 28, 33, 34, 36, 40, 42, 43, 45. Thời báo kinh tế Sài Gòn các số: - Năm 2002: Các số 17, 45, 48. - Năm 2003: Các số 11, 12, 43, 36. Các số ra ngày 20/3, 1/5, 22/5, 12/6, 11/9, 6/11, 9/10. Các trang Web MỤC LỤC