Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp

đến gần, ngay cả những đơn vị đang dẫn đầu Tổng công ty đều đứng trước những thách thức nghiệt ngã. Tổng công ty còn nhiều tồn tại cần được rút kinh nghiệm trong đầu tư chuyển đổi và phát triển cơ cấu sản phẩm, trong đổi mới công tác quản lý cho phù hợp với trình độ trang thiết bị công nghệ, trong công tác thị trường, trong đào tạo, bồi dưỡng nâng cao và chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề. Với những thành tích đã đạt được như trên, nhiều đơn vị, cá nhân trong Tổng công ty đãc được Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và Thủ tướng Chính phủ trao tặng cờ thi đua xuất sắc, bằng khen. Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng vượt bậc về mọi mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết nhất trí cao của tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. * Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm 2002 củaTổng công ty: Từ kết quả đã đạt được trong những năm qua và căn cứ vào thực tế, năng lực sản xuất và dự báo thị trường năm 2002, đón nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm tới được Bộ giao. Tổng công ty xác định mục tiêu, chỉ tiêu và cả giải pháp sản xuất kinh doanh trong năm 2002 như sau: +Thực hiện vượt mức các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh do Bộ giao, phấn đấu vượt tốc độ tăng trưởng của ngành. +Tiếp tục đầu tư phát triển, khai thác các dự án đầu tư, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh có hiệu quả, giữ vững và mở rộng thị trương nội địa hướng ra xuất khẩu. +Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm để chuẩn bị cho hội nhập. +Tăng cường sức mạnh, hiệu quả từ sự tập trung và hợp tác trong ngành, hợp tác quốc tế. +Triển khai thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế hoạt động do Tổng công ty đã ban hành để tạo hiệu lực và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. +Chú trọng bồi dưỡng và sử dụng tốt đội ngũ cán bộ khoa học, cán bộ quản lý, công nhân có tay nghề cao. Xây dựng và chuẩn bị đội ngũ nhân sự đáp ứng được yêu cầu đổi mới và hội nhập. +Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và năng lực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanh nghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị. +Đẩy mạnh công tác đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp lại hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong sản xuất. +Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thiết kế sản phẩm. bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002 Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính TH năm 2001 KH năm 2002 So sánh KH năm 2002 với TH năm 2001 (%) 1 Giá trị sản xuất CN trđ 618 961 716 147 +15.7 2 Doanh thu trđ 618 147 678 609 +9.8 3 Lợi nhuận trđ 23 377 23 431 +0.2 4 Nộp ngân sách trđ 57 870 59 503 +2.1 5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1 t 1 663 1 774 +6.6 6 Lao động bình quân người 4 559 4 895 +7.4 * Các giải pháp thực hiện: Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải pháp chủ yếu: +Tăng cường sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. +Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen thưởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ đem lại giá trị kinh tế cao. + Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trường, mở rộng và giữ vững thị trường trong nước và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu. chương ii: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp: Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào. Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có được những kết quả trên nhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng. Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc. Để thực hiện các chức năng nói trên, văn phòng có những nhiệm vụ: - Quan hệ giao dịch, tham dự các cuộc họp của Bộ Công nghiệp và các cơ quan có liên quan. - Giúp Tổng công ty nghiên cứu, tiếp cận thị trường, quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên. Tổng giám đốc chánh văn phòng Bộ phận lễ tân, đánh Bộ phận lái xe Bộ phận văn thư, lưu trữ - Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo được kịp thời, để có phương hướng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của các đơn vị thành viên. - Giải quyết các công văn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. -Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính và quy định của ban lãnh đạo. - Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính. II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty: Văn phòng Tổng công ty được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng. * Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của văn phòng trước Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là Phó chánh văn phòng, bộ phận văn thư- lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân- đánh máy. Chánh văn phòng có chức năng giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý tiền lương, tổ chức phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng theo các chức năng và nhiệm vụ được giao, tổng hợp và xử lý thông tin, trình phương án quyết định, hướng dẫn đôn đốc các phòng ban thực hiện theo chương trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo cáo tổng kết quý, năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo cáo ban giám đốc. * Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vực công việc. * Bộ phận văn thư- lưu trữ: Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn thư : - Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối tượng tiếp nhận. - Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra các văn bản, chữ ký theo quy định. - Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước. - Sắp xếp tài liệu để lưu trữ, xử lý các tài liệu lưu trữ quá hạn. - Tra cứu tài liệu khi cấp trên yêu cầu. * Bộ phận tiếp tân- đánh máy: Có chức năng trợ giúp ban lãnh đạo và Chánh văn phòng những công việc có liên quan đến soạn thảo văn bản, tiếp khách: - Thực hiện việc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. - Trực điện thoại, quản lý máy fax. - Mua sắm văn phòng phẩm. -Thực hiện lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội họp theo yêu cầu của ban lãnh đạo. *Bộ phận lái xe: Luôn túc trực để phục vụ cho hoạt động công tác của cấp trên. III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng: Văn phòng Tổng công ty được xây dựng theo mô hình quản lý rất gọn nhẹ, chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên nhưng vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại với các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. Tổng công ty còn sử dụng phương pháp truyền tin mới vừa nhanh vừa rẻ bằng thư điện tử Email. Trình độ cán bộ, nhân viên đã và đang được đào tạo và đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu thu, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin. Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, định hướng phát triển cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất được coi trọng. Thông tin được nhân viên văn thư - lưu trữ thu thập qua hệ thống máy fax, điện thoại, qua thư điện tử Email. Với các kênh thu thập thông tin rộng như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cập nhật thông tin, tạo sự năng động trong khâu quản lý. Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu được thực hiện khá tốt. Nhân viên biết thu thập những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác, kịp thời để tổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định. Các văn bản được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định, công tác văn thư được thực hiện đúng theo quy trình lưu chuyển văn bản. Mọi văn bản được kiểm tra về thể thức cũng như quyền hạn ban hành. Vì vậy các văn bản được thực hiện đúng, không chồng chéo, ách tắc. Tuy nhiên việc thu thập, chuyển tải cũng như quản lý quá trình thực hiện văn bản còn gặp không ít khó khăn. Bởi lẽ với vai trò là văn phòng Tổng công ty lại quản lý các đơn vị thành viên ở các vị trí địa lý khác nhau, do vậy thông tin thu phát nhiều khi bị sai lệch, thất lạc, không kịp thời. Để khắc phục nhược điểm này văn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận thông tin mới qua mạng Internet, qua thư điện tử Email, qua fax, sau đó yêu cầu văn bản đến sau để làm thủ tục pháp lý. Như vậy sẽ vừa đảm bảo yêu cầu thông tin kịp thời vừa đảm bảo tính hợp pháp của nó. Với vai trò là đầu mối thông tin, văn phòng đã phối hợp hiệu quả, kịp thời với các phòng ban và các đơn vị thành viên để lấy số liệu lập báo cáo tổng hợp. Đó là các báo cáo về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty theo tháng, quý, năm, báo cáo về tình hình tài chính, lao động, hoạt động nghiên cứu phát triển, tiến độ thực hiện dự án. Qua đó giúp ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời. Hơn thế văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo, chỉ huy Tổng công ty hoạch định chủ trương kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo. Công tác chuẩn bị cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng như lễ tân, hội nghị được văn phòng chuẩn bị khá chu đáo với việc chuẩn bị đầy đủ các thiết bị truyền thanh, ánh sáng, phục vụ nơi ăn nghỉ, các phương tiện đưa đón... đã góp phần không nhỏ cho sự thành công của các hội nghị. Vì là Tổng công ty nên việc tổ chức hội họp diễn ra thường xuyên do đó việc chuẩn bị văn bản họp và phục vụ cũng được văn phòng rất coi trọng. Không những thế văn phòng còn đóng vai trò tham mưu, đánh giá kết quả hoạt động của toàn Tổng công ty, khen thưởng đúng người đúng việc. Vì thế đã khuyến khích cán bộ, nhân viên toàn Tổng công ty hăng say làm việc vì sự nghiệp chung. Cùng với phương hướng xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hướng hiện đại với tinh thần tập thể đoàn kết, gắn bó vì mục tiêu chung của Tổng công ty. Văn phòng đã góp phần mở rộng quan hệ đối ngoại, xây dựng tổ chức vững mạnh từ đó tạo thêm thế và lực mới cho Tổng công ty. Hầu hết các sản phẩm của Tổng công ty sản xuất ra dành cho xuất khẩu, do vậy việc khai thác và sử dụng tốt thông tin đó là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Qua toàn bộ quá trình hoạt động ta có thể thấy văn phòng đóng vai trò rất quan trọng không thể thiếu của Tổng công ty. Bên cạnh những mặt đã đạt được, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số vấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do đó đôi khi không đáp ứng yêu cầu của công việc, đội ngũ cán bộ lâu năm không được đào tạo chính quy, họ làm việc chủ yếu trên cơ sở kinh nghiệm lâu năm…Chính những lý do kể trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc không cao của văn phong Tổng công ty, do đó đòi hỏi Tổng công ty phải tiến hành một biện pháp để nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng: đầu tư, mua sắm những trang thiết bị hiện đại nhưng phải đảm bảo tiết kiệm, phù hợp với yêu cầu công việc, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, trẻ hoá đội ngũ cán bộ được đào tạo chính quy…Làm tốt được những yêu cầu trên sẽ ghóp phần nâng cao kết quả hoạt đọnh của văn phòng, làm tiền đề để thúc đẩy hoạt động Tổng công ty ngày càng cao hơn. Chương iii: thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại văn phòng tổng công ty và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt động văn phòng. I. Công tác văn thư. 1. Tổ chức giải xử lý và quản lý văn bản đến: *Nhận và vào sổ “Công văn đến”. Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, mục đích của bước này là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên nhân viên văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ “ Công văn đến”. *Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đến: Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại công văn đến. Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính: không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản… và văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn thư phải gửi trả lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định. Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản. Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan. Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết. Nhân viên văn thư thường xuyên tra sổ xem các văn bản có được giảI quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thường kỳ ( hàng ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơ quan. Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việc của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời. Mẫu sổ công văn đến của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp Số đế n Ngà y đến Nơi gửi công văn Số, ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Lưu hồ sơ số Nơi nhận (người nhận) Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Theo " Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp" thì số lượng công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001 như sau: bảng tổng kết số lượng công văn đến ( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001) Số thứ tự Tên loại văn bản Năm1999 Năm2000 Năm 2001 1 Nghị định 45 36 39 2 Quyết định 422 311 325 3 Chỉ thị 146 152 110 4 Thông tư 15 20 11 5 Công văn 546 621 490 6 Báo cáo 200 170 169 7 Giấy mời 205 220 121 8 Thông báo 210 156 192 Tổng 1789 1986 1457 2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. *Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công văn: Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ được quy định có trách nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn bản do các phòng ban được Tổng giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký thì phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước. Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được lãnh đạo duyệt, ký tắt mới được đánh máy( loại nào không thông qua thủ trưởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa chữa văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo không thể thiếu được đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng. Các thủ tục về văn bản sau khi được hoàn tất, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình có phải có hồ sơ đính kèm nếu không có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh với lãnh đạo. *Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ “Công văn đi”: Sau khi hoàn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn được đưa đến bộ phận văn thư để đăng ký và ghi số hiệu. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải vào sổ và lấy số ở văn thư cơ quan. Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ đăng ký một lần, văn bản được chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột mục “ghi chú” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng. Cách đăng ký vào sổ “Công văn đi” theo từng năm một, đánh số liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ các thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biết nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi ( không được viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản( ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ). *Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn: Các thủ tục trên sau khi đã được hoàn tất, nhân viên văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền, văn bản đúng thể thức, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nhân viên văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào công văn giấy tờ, không tuỳ tiện nhờ người khác đóng hộ. Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên người nhận( nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan). Nếu cần có thể kèm theo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối với người nhận. Sau khi đóng dấu, nhân viên văn thư sẽ thực hiện việc chuyển công văn đi. Công văn phải được chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm sau. Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chế độ riêng, chế độ bưu điện đặc biệt. Tất cả các công văn gửi đi thường giữ lại 2 bản để lưu: 1 bản ở văn thư cơ quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá nhân chuyên môn soạn thảo lưu giữ. Cần lưu lại bản có chữ ký gốc và đã đóng dấu đỏ. Mẫu sổ công văn đI của Tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp Số và ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận công văn Đơn vị nhận (người nhận) bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Theo "Báo cáo tổng kêt số lượng công văn đi của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp", số lượng công văn do Tổng công ty ban hành từ năm 1999 đến năm 2001 như sau: bảng tổng kết số lượng công văn đi ( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đi từ năm 1999 đến năm 2001) Số thứ tự Tên loại văn bản Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1 Công văn 120 153 116 2 Thông báo 210 320 411 3 Giấy mời 96 127 132 4 Báo cáo 69 189 231 Tổng 495 789 890 3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật: *Đối với công văn mật đến: Công văn mật được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ cong văn thường. Khi vào sổ công văn, đối với phong bì văn thư không được bóc thì văn thư chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống, nếu người được bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới được bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công trách nhiệm mới được phép bóc bì công văn mật. * Đối với công văn mật đi: Tương tự như công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng, công văn mật được gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật như: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”. Bì bên ngoàI đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật như: : Tuyệt mật, : Tối mật, : Mật. Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường bưu điện đặc biệt hoặc cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lưu ý trước khi chuyển văn bản mật đi cần phải ký sổ chuyển giao. 4.Tổ chức công tác lập hồ sơ: Sau khi xây , ban hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn thư của cơ quanvà các đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản. Việc lưu văn bản được thực hiện bằng phương pháp lập hồ sơ. Việc lưu văn bản trong văn thư bảo đảm cho quá trình thực hiện nội dung văn bản tại bộ phận thực thi để đối chiếu thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành cần lưu công văn đi, cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo, Chánh văn phòng và các bộ phận khác có chức năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lưu văn bản trong văn thư còn bảo đảm tra cứu thông tin hiện hành, làm bằng chứng pháp lý, phục vụ thông tin cho các hoạt động chung. Văn bản (bản chính, bản gốc) được lưu giữ bảo quản chặt chẽ để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thường lưu lại văn thư cơ quan), văn bản được lưu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham khảo thông tin cho các hoạt động khác. Đây cũng là hoạt động làm cơ sở cho công tác lưu trữ, những văn bản có giá trị, đặc biệt là bản gốc cần có chế độ bảo quản tốt vì sau này còn phải nộp vào lưu trữ nhằm khai thác thông tin quá khứ. Điều 22 của bản Điều lệ công tác công văn giấy tờ và lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ đã ghi rõ: “Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ”. Vì vậy, căn cứ vào những nguyên tắc quy định của Nhà nước, ở Tổng công ty Snàh sứ - Thuỷ tinh Công A B C nghiệp , mỗi cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy đủ các hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan. Công tác lập hồ sơ là công tác cuối cùng của công tác công văn giấy tờ, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc trong cơ quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ về sau. Tại Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên văn thư kiêm lưu trữ là người trực tiếp lập hồ sơ lưu trữ về công việc trong cơ quan. Tổng công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu: - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác nhất định, dùng làm căn cứ, giải quyết công việc hàng ngày. Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghi định 527/TT ngày 02/11/1957 của Hội đồng Chính phủ đã chỉ rõ: “Mỗi cán bộ văn phòng đều phải lập hồ sơ nguyên tắc bao gồm các bản sao luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư…cùng các thư công, công đIện giải thích hoặc giải quyết các trường hợp có thể có tính chất điển hình.” Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lưu tại đơn vị công tác để tra cứu hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc ở Tổng công ty do các phòng ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình không theo chế độ hàng năm. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn thư phải gửi một bản sao có sự hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Tổng công ty. Mỗi cán bộ ở các phòng ban khi thuyên chuyển công tác thì bàn giao lại hồ sơ nguyên tắc cho người thay thế, không tự ý mang đi hay thiêu huỷ. + Hồ sơ nhân sự: tại Tổng công ty hồ sơ nhân sự do phòng tổ chức lao động lập và quản lý. Khi lãnh đạo hay các phòng ban trong Tổng công ty cần thì phòng tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp thời. Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành viên trong Tổng công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thưởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan… +Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản tàI liệu, nội dung liên quan với nhau về việc giảI quyết một vấn đề, một công việc. +Công tác quản lý và nộp hồ sơ: Để quản lý hồ sơ tài liệu Tổng công ty đã sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan. Theo phương pháp này hàng năm các phòng ban làm mục lục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó nhân viên văn thư tập hợp bản mục lục đó lại thành một bản mục lục chung tổng hợp cho toàn cơ quan. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Điều 23 điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/09/1963 quy định: “ Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công văn, liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan, hồ sơ, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang lưu giữ lại để theo dõi để nghiên cứu tiếp” . Trước khi đưa vào nộp lưu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ, hoàn chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn thư làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu đối chiếu với bản mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ 1 bản, văn thư giữ 1 bản, phòng lưu trữ giữ 1 bản. Nhân viên văn thư nhận rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đỡ lãnh đạo trong công tác nộp lưu của các bộ phận trong Tổng công ty. Bảng mục lục hồ sơ của Tổng công ty Sành sứ - thuỷ tinh Công nghiệp Số hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số trang Thời hạn bảo quản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan mình và con dấu của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Con dấu của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp được để tại cơ quan, trong két, tủ khoá do nhân viên văn thư có trách nhiệm, có chuyên môn lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu trách nhiệm về bảo quản con dấu. Đặc biệt không có quyền được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người không có trách nhiệm sử dụng. Dấu được đóng trên các vưn bản đúng thể thức: có chữ ký của người có thẩm quyền ký, được Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định. Nhân viên văn thư không được đóng dấu trên những văn bản không có chữ ký hoặc có chữ ký nhưng sai thẩm quyền ký. Dấu đóng bằng mực đỏ loại tốt. Dấu cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị ( chỉ đóng dấu đơn vị hoặc không đóng dấu). Trong trường hợp cần thiết thì đóng dấu treo(ở phần tên cơ quan ban hành) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. II. Công tác lưu trữ. Hai công tác Văn thư - Lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm luôn nhiệm vụ lưu trữ. Hàng năm, số công văn được bộ phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số công văn Tổng công ty tiếp nhận và ban hành. Do đó dể thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhân viên văn thư phải thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ: 1.Phân loại tài liệu lưu trữ: Phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư mà nhân viên văn thư tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Tổng công ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan: - Báo cáo tổng hợp. - Các mặt hoạt động chuyên môn. - Tổ chức. -Tài chính. -Nhân sự. - Trang bị cơ sở vật chất. - Xây dựng cơ bản. - Các hoạt động nội bộ khác. Cách phân loại như thế này đã giúp cho Tổng công ty tổ chức lưu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tượng sử dụng một cách hiệu quả nhứng tài liệu đó. 2. Xác định giá trị tài liệu: Bộ phận Văn thư - Lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và trên cơ sở đó lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị. Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có gía trị đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 3. Thống kê tài liệu lưu trữ: Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ. Đây là một khâu nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, thống kê giữ một vị trí quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ. Nhận thức được vai trò quan trọng này, cán bộ văn thư khi làm nhiệm vụ thống kê đều xuất phát từ mục đích bảo vệ sự nguyên vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng những tài liệu đó trên cơ sở những quy định cụ thể. Để thực hiện tốt công tác thống kê, hiện nay tại Tổng công ty cán bộ văn thư đã xây dựng và áp dụng một số loại công cụ thống kê: mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ,… Trên cơ sở những số liệu thống kê đã nắm được phòng lưu trữ có thể xây dựng kế hoạch công tác cho các khâu nghiệp vụ khác một cách thích hợp. 4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Đây là nghiệp vụ có tính chất khoa học và phức tạp, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của tòan bộ các khâu nghiệp vụ khác. Làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, nhằm khai thác triệt để, toàn diện tài liệu trong kho lưu trữ. Do đó Tổng công ty đã có một số biện pháp nhằm cải tiến quá trình chỉnh lý tài liệu trên cơ sở chế độ quy định thống nhất của Nhà nước và theo phương pháp nghiệp vụ thực sự mang tính khoa học: - Xây dựng kế hoạch chỉnh lý. - Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định. - Lập các bảng hướng dẫn đối với một số loại công việc cụ thể về giá trị tài liệu, về lập hồ sơ … 5. Bảo quản tài liệu lưu trữ: Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được để ở nơi thông thoáng không ẩm mốc, để ở nơi không dễ bắt lửa để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Tài liệu được xếp trong các hộp, bên ngoài hộp có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Sau đó tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp. Tổng công ty đã quan tâm đến việc bố trí kho lưu trữ với những phương tiện, phương pháp chống ẩm mốc, mối mọt. Trong kho đã có những thiết bị: quạt thông gió, dụng cụ đo nhiệt, giá tủ xếp tài liệu. 6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ. Có thể nói việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động lưu trữ. Do đó cần phải có những phương pháp, biện pháp, cách thức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hợp lý, khoa học để phát huy tác dụng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực: khoa học, kỹ thuật, kinh tế phục vụ nhu cầu công tác thực tiễn của cơ quan. Để sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao, Tổng công ty đã tiến hành xây dựng và tổ chức tốt hệ thống các công cụ tra cứu khoa hoc, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu… Bên cạnh đó Tổng công ty cũng đưa ra những quy định chặt chẽ đối với một số đối tượng trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, có nội quy chặt chẽ với từng tài liệu khác nhau. Tổng công ty cũng đưa ra những quy định đối với cán bộ làm công tác lưu trữ: sắp xếp bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học, nắm rõ quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích và hợp lý đồng thòi giúp cho việc tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác, đáp ứng nhu cầu của người tra cứu, phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ. III.Nhận xét chung về công tác Văn thư - Lưu trữ ở Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp: Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt động của Tổng công ty nói chung cũng như công tác Văn thư - Lưu trữ nói riêng, em nhận thấy công tác Văn thư - Lưu trữ đã được tiến hành một cách nhịp nhàng, tuân thủ theo các quy định của Nhà nước: 1. Công tác văn thư: *Qua vài năm hoạt động công tác văn thư đã đạt được những thành quả: - Các cán bộ nhân viên đã nắm vững được yêu cầu cụ thể về thể thức của từng loại văn bản trong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực chuyên môn của mình. - Các công văn đến được nhân viên văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy định. - Việc phân loại văn bản rõ ràng giúp ban lãnh đạo khi cần tra cứu được nhanh chóng, thuận tiện. - Đối với công văn đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu, ban hành văn bản. - Tổng công ty đã lập được sổ quản lý tài liệu mật riêng, thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết. * Bên cạnh những thành quả đạt được công tác văn thư vẫn còn tồn tại một số hạn chế: - Vào ngày đầu tuần hoặc sau những ngày lễ, khối lượng văn bản gửi đến tăng lên làm cho bộ phận quản lý văn bản xử lý không kịp. -Việc giải quyết văn bản nội bộ chưa có sổ đăng ký riêng mà vẫn vào sổ chung với sổ “Công văn đi” do vậy khó khăn cho việc tìm kiếm, thống kê số lượng văn bản khi cần thiết. - Cán bộ văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm thêm một số công việc: trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban… nên đôi khi việc chuyển giao, giải quyết công văn, tài liệu còn chậm trễ, thiếu sót . 2. Công tác lưu trữ: * Hoạt động của công tác lưu trữ đã đem lại những kết quả đáng kể: Công tác lưu trữ tại Tổng công ty nhìn chung được tiến hành một cách khoa học, đáp ứng mọi yêu cầu về các thông tin tra cứu cho lãnh đạovà các phòng ban trong Tổng công ty. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiện sắp xếp lại văn bản, từng bước thực hiện qui chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng qui định. Công tác lưu trữ đã được lãnh đạo quan tâm đúng mực thể hiện hàng năm Tổng công ty đã cử nhân viên văn thư đi học các lớp để nâng cao nhiệp vụ chuyên môn của mình. * Bên cạnh đó công tác lưu trữ còn gặp một số hạn chế: - Lãnh đạo chưa có qui định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn Tổng công ty, số tài liệu đưa vào lưu trữ còn hạn chế. - Hồ sơ lưu trữ sắp xếp chưa được tỉ mỉ, khoa học do vậy dẫn đến việc tìm nhầm hồ sơ vẫn xẩy ra. - Có nhiều tài liệu được lưu nhưng chưa được sử dụng đến. - Điều kiện bảo đảm an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế, phòng lưu trữ chưa có những qui định chặt chẽ về bảo vệ tài liệu lưu trữ. 3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác Văn thư - Lưu trữ : Do sự nhận thức về công tác Văn thư - Lưu trữ ở các ngành các cấp chưa đầy đủ dẫn đến sự đánh giá không đúng đắn về công tác đó trong hoạt động quản lý của cơ quan. Nhiều nơi cho rằng công tác Văn thư - Lưu trữ chỉ là những công việc thừa hành do bộ phận văn thư cơ quan thực hiện. Còn hoạt động xây dựng, ban hành văn bản là hoạt động mang tính chuyên môn do các bộ phận chức năng thực hiện, không nằm trong công tác văn thư. Trên thực tế, hoạt động về văn bản ở các cơ quan còn gặp nhiều sai sót, thường xuyên có hiện tượng các văn bản do một cơ quan ban hành ra lại thiếu thống nhất thậm chí mâu thuẫn với nhau về nội dung hoặc hình thức. Tìm ra căn nguyên thì người ta đổ tại do các phòng ban chuyên môn khác nhau soạn thảo, còn văn thư cơ quan chỉ việc đóng dấu ban hành đúng theo lệnh. Hoặc như công tác lập hồ sơ, quản lý văn bản hiện nay nhiều nơi thực hiện chưa tốt, công tác quản lý văn bản, thủ tục phê duyệt cũng tuỳ tiệnm chưa mang tính chuyên nghiệp cao. Việc tách rời hoạt động về văn bản ở bộ phận chuyên trách và các phòng ban chức năng sẽ hạ thấp va trò quản lý, giám sát, điều hành công tác văn bản của bộ phận văn thư , khiến cho công tác văn bản trong cơ quan thiếu sự phối hợp đồng bộ. Bên cạnh đó còn có những vướng mắc, nguyên nhân phần lớn lại nằm ở yếu tố con người. Hiện nay một số cán bộ nhân viên trong văn phòng Tổng công ty còn chưa nắm rõ được chức năng của mình, họ có kinh nghiệm lâu năm nhưng có những người hoàn toàn chưa được đào tạo, bồi dưỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà nếu có đào tạo lại không đúng về chuyên ngành, nghiệp vụ, do đó cán bộ thực thi và điều hành còn yếu kém, chưa ngang tầm với yêu cầu của công tác Văn thư - Lưu trữ trong giai đoạn mới. Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng chưa được hợp lý, cách quản lý công việc chưa được chặt chẽ, nếu có thì chưa được đầu tư một cách thoả đáng. Máy tính ở các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin đôi khi chưa khai thác những khả năng mà tin học đem lại cho công tác Văn thư -Lưu trữ . Đội ngũ cán bộ vẫn chưa có nhiều kiến thức để sử dụng tin học và còn có người chưa nhận thức được hết vai trò của Văn thư -Lưu trữ. Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, hy vọng rằng Tổng công ty Sành sứ- Thuỷ tinh Công nghiệp sớm nhận thức được điều này để có thể điều chỉnh các hoạt động một cách hợp lý giúp cho công tác Văn thư -Lưu trữ đạt được những kết quả nhất định, góp phần vào công cuộc cải cách các thủ tục hành chính của các cơ quan và tổ chức nhà nước, giảm bớt các tệ nạn quan liêu giấy tờ. IV. kiến nghị Một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp. 1. Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác Văn thư -Lưu trữ: Công tác Văn thư -Lưu trữ còn nhiều yếu kém do chưa được chú trọng nghiên cứu, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế, nhiều văn bản ban hành nhưng sai về qui cách trái về nội dung dẫn đến việc hạn chế về tính hiệu lực quản lý văn bản. Nguyên nhân ở đây một phần là do thiếu sự hiểu biết, kém về chuyên môn của một số người mới chỉ có kinh nghiệm nhưng chưa được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn. Nhận thức được phần quan trọng của vấn để này Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp tăng cường công tác dào tạo, bồi dưỡng cán bộ trước mắt và lâu dài. Tổng công ty có thể tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên Văn thư - Lưu trữ, qua đó nắm rõ được năng lực của nhân viên để từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng nhân viên. Việc cử nhân viên Văn thư - Lưu trữ đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. Tổng công ty tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên Văn thư - Lưu trữ để nâng cao nhận thức tư duy mới, đặc biết củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình có chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vất chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán bộ trong Tổng công ty. 2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ : Là một Tổng công ty lớn hàng ngày luôn luôn nhận và chuyển giao văn bản ở các nơi do đó có một khối lượng công văn,hồ sơ rất lớn cần được bảo quản nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế chưa có tính thống nhất. Hiện nay, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng nói chung phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ nói riêng đã được sử dụng từ lâu, vì vậy Tổng công ty cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết. Phòng lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác này, thiết bị chống ẩm mốc chưa được trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu chưa được trang bị đủ dẫn đến nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho công tác lưu trữ. Để khắc phục điều này Tổng công ty cần quaan tâm trang bị cho phòng lưu trữ đầy đủ hơn: Nâng cao thiết bị đo nhiệt mua các thiết bị chống ẩm mốc, mua thêm một số tủ đựng tài liệu… 3. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ : Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diến ra sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động: kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá công tác Văn thư - Lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ đảm boả cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chĩnh xác, đúng đắn. Hiện nay, máy vi tính đang được sử dụng rộng rãi trong công tác Văn thư - Lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng ký, lập hồ sơ công văn, giấy tờ đến việc tra cứu và nghiên cứu tài liệu, công văn có thể được thực hiện trong phòng máy tính. Tuỳ theo điều kiện và phương hươngs phát triển của từng cơ quan, đơn vị mà ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ cho phù hợp, góp phần đem lại kết quả cao trong hoạt động văn phòng không chỉ ở cơ quan Tổng công ty mà cả ở các đưn vị thành viên. 4. Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác Văn thư - Lưu trữ trong toàn Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. Để đảm bảo cho công tác Văn thư - Lưu trữ được thực hiện tốtb ngoài một số biện pháp trên, Tổng công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban trong Tổng công ty rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục. Cũng nhờ đó, nhân viên văn thư đề xuất các phương án tốt nhất để công tác Văn thư - Lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trong sẽ được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt…Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm vậy mới nâng cao chất lượng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Bộ phận văn thư có thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế của mình. Các phòng ban trong Tổng công ty cần phải coi trọng công tác Văn thư - Lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đẩm bảo thông tin của Tổng công ty được giữ bí mật, an toàn. kết luận Công tác Văn thư - Lưu trữ trong mấy năm trở lại đây đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc phát triển nền kinh tế theo cơ chế thị trường thì một số cơ quan đã quan tâm tới nghiệp vụ này, đã thấy được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Bởi nếu thực hiện tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà còn cả về lâu dài. Vì công tác Văn thư - Lưu trữ thực chất là những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà không có văn bản nào thay thế được. Thực tế cho thấy bất kỳ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm bằng cứ để giải quyết công việc cụ thể hoặc tìm thấy những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương chính sách, đề ra các quyết định về quản lý… Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra khối lượng tài liệu rất lớn. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần phải được tổ chức lưu trữ khoa học, bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này. Do đó, công tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với hoạt động Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp nói chung và với văn phòng Tổng công ty nói riêng. Công tác Văn thư - Lưu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất cập. Tổng công ty đang nỗ lực khắc phục những mặt tồn tại này để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ phù hợp với xu hướng phát triển đi lên của đất nước ta. Qua đợt thực tập ở Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp đã giúp em hiểu thêm về thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ, đây là công tác quan trọng trong việc điều hành nắm bắt xử lý công văn giấy tờ kết hợp với xử lý thông tin, đồng thời còn là hoạt động hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận trong Tổng công ty hoạt động có hiệu quả hơn. Mục lục Lời mở đầu chương I: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp. I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty. II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty. III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty. IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty. V.kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của tổng công ty. chương II: Tình hình tổ chức hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty. II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng tổng công ty. III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng tổng công ty. chương III: thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng tổng công ty và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động văn phòng của tổng công ty. I. công tác văn thư. 1.Tổ chức xử lý và quản lý văn bản đến. 2. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản đi. 3. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản mật. 4. Tổ chức công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ. 5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. II. công tác lưu trữ. 1. Phân loại tài liệu lưu trữ. 1 4 4 5 6 7 12 16 16 17 18 21 21 23 25 26 29 30 30 31 2. Xác định giá trị tài liệu. 3. Thống kê tài liệu lưu trữ. 4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. III. nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng tổng công ty. 1. Công tác văn thư. 2. Công tác lưu trữ. 3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư – lưu trữ. IV. kiến nghị một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt động văn phòng tổng công ty. 1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ. 2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ. 3. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ. 4. Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư - lưu trữ trong toàn tổng công ty. Kết luận. 31 31 32 32 33 34 35 35 36 36 37 39 Lời mở đầu chương I: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp. I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty. II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty. III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty. IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty. V.kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của tổng công ty. chương II: Tình hình tổ chức hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty. II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng tổng công ty. III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng tổng công ty. chương III: thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng tổng công ty và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động văn phòng của tổng công ty. I. công tác văn thư. 1.Tổ chức xử lý và quản lý văn bản đến. 2. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản đi. 3. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản mật. 4. Tổ chức công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ. 5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. II. công tác lưu trữ. 1. Phân loại tài liệu lưu trữ. 2. Xác định giá trị tài liệu. 3. Thống kê tài liệu lưu trữ. 4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. III. nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng tổng công ty. 1. Công tác văn thư. 2. Công tác lưu trữ. 3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư – lưu trữ. IV. kiến nghị một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt động văn phòng tổng công ty. 1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ. 2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ. 3. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ. 4. Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư - lưu trữ trong toàn tổng công ty. Kết luận.