Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại Doanh nghiệp

hực "chế độ" có nghĩa là, có thông tin ngày để ở trong họ và có thể được sử dụng để thực sự kiểm soát các sự kiện. Một công ty điển hình có nhiều hệ thống riêng biệt để quản lý proces ses khác nhau như sản xuất, kinh doanh và kế toán. Mỗi hệ thống này có cơ sở dữ liệu riêng của mình và ít khi đi thông tin cho các hệ thống khác một cách kịp thời. Chỉ có một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, SAP. Tất cả các truy cập các ứng dụng phổ biến dữ liệu. Sự kiện Real trong kinh doanh bắt đầu giao dịch. Kế toán được thực hiện tự động bởi các sự kiện trong kinh doanh và sản xuất. Bán hàng có thể nhìn thấy khi sản phẩm có thể được chuyển giao. Lịch trình sản xuất được định hướng bởi doanh số bán hàng Toàn bộ hệ thống được thiết kế để thời gian thực và không phải lịch sử. SAP cấu trúc thể hiện những gì được coi là "thực tiễn kinh doanh tốt nhất". Một công ty thực hiện SAP phải thích nghi với nó để đạt được hiệu quả và sức mạnh của nó. Quy trình thủ tục thích ứng với mô hình SAP liên quan đến "Quy trình Kinh doanh Re-kỹ thuật" mà là một phân tích hợp lý của các sự kiện và các mối quan hệ mà tồn tại trong hoạt động của một doanh nghiệp. SAP module ứng dụng: Hệ thống Cơ sở là trái tim của các hoạt động dữ liệu và cần được không hiển nhiên đến mức độ cao hơn hoặc người sử dụng quản l. Các công cụ tùy biến và thực hiện cũng tồn tại. Trung tâm của hệ thống từ quan điểm của một nhà quản lý là các module ứng dụng. Những module này có thể không phải tất cả được thực hiện tại một công ty điển hình nhưng chúng đều liên quan và được liệt kê dưới đây: 24 • FI Kế toán - thiết kế cho các quản lý tự động và báo cáo bên ngoài của sổ cái chung, các khoản phải thu, tài khoản phải trả và các khoản khác phụ sổ cái với một người dùng định nghĩa biểu đồ của các tài khoản. Theo mục được thực hiện liên quan đến doanh số bán hàng sản xuất và thanh toán các mục tạp chí được tự động đăng. kết nối này có nghĩa là những cuốn sách được thiết kế để phản ánh tình hình thực tế. • CO Kế toán quản trị - đại diện cho công ty của dòng chảy của chi phí và doanh thu. Nó là một công cụ quản lý về các quyết định của tổ chức. Nó cũng được tự động cập nhật như các sự kiện xảy ra. • PM quản lý tài sản - được thiết kế để quản lý và giám sát các khía cạnh cá nhân của tài sản cố định bao gồm cả mua và bán tài sản, khấu hao và quản lý đầu tư. • PS Hệ thống dự án- được thiết kế để hỗ trợ việc lập kế hoạch, kiểm soát và theo dõi lâu dài, các dự án phức hợp cao với các mục tiêu được xác định. • WF Workflow - liên kết các module tích hợp ứng dụng SAP-ứng dụng công nghệ với thập tự giá, các công cụ và dịch vụ • IS Giải pháp Công nghiệp - kết hợp các module ứng dụng SAP và ngành công nghiệp cụ thể chức năng bổ sung. . các kỹ thuật đặc biệt đã được phát triển cho ngành công nghiệp như ngân hàng, dầu khí, dược phẩm, v..v.. • HR Nhân sự - là một hệ thống tích hợp hoàn chỉnh để hỗ trợ việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động nhân sự. • PM Nhà máy Maintenance - Trong một quy trình bảo trì sản xuất phức tạp hơn có nghĩa là đang quét sàn nhà. . Thiết bị phải được dịch vụ và xây dựng lại. Những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. • MM Vật liệu quản lý - hỗ trợ mua sắm hàng tồn kho và chức năng xảy ra vào ngày ngày hoạt động kinh doanh như mua hàng, quản lý hàng tồn kho, chế biến, điểm đặt hàng, vv • QM quản lý chất lượng - là một kiểm soát chất lượng và hệ thống thông tin hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm tra, và kiểm soát đối với sản xuất và mua sắm. • Sản xuất PP Kế hoạch - được sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động sản xuất của một công ty. module này bao gồm; dự án luật của vật 25 chất, tuyến đường, các trung tâm làm việc, kinh doanh và kế hoạch hoạt động, kế hoạch sản xuất tổng thể, quy hoạch vật liệu yêu cầu, kiểm soát sàn cửa hàng, đặt hàng sản xuất, giáthành sản phẩm, vv • SD bán hàng và phân phối - giúp tối ưu hóa tất cả các nhiệm vụ và hoạt động trong bán hàng, giao hàng và thanh toán. yếu tố chính được; tiền hỗ trợ bán hàng, điều tra xử lý, chế biến báo giá, đơn đặt hàng chế biến, phân phối chế biến, hóa đơn và các thông tin hệ thống bán hàng. Mỗi module có thể có sub-mô-đun được thiết kế cho các nhiệm vụ cụ thể như chi tiết dưới đây. 26 Tính năng System-Wide SAP sử dụng hệ thống nhất định rộng các tính năng cần được unde rstood lúc đầuChúng được sử dụng để hợp lý, an toàn và linh hoạt cho tổ chức dữ liệu trong một doanh nghiệp kinh doanh. Tùy biến - là cấu hình của hệ thống đại diện pháp lý của cơ cấu tổ chức của bạn, báo cáo yêu cầu và quy trình kinh doanh. Báo cáo nội bộ là một công cụ quản lý trong hoạt động hàng ngày. báo cáo ngoài là yêu cầu của đơn vị chính quyền kiểm soát cơ cấu pháp lý của công ty, chẳng hạn như, tình trạng cơ quan thuế IRS, SEC vv • Các yếu tố tổ chức Tài chính  Khách hàng là một đơn vị độc lập về tổ chức và pháp lý ở cấp cao nhất trong SAP  Công ty là một thực thể pháp lý độc lập trong một khách hàng  lĩnh vực kinh doanh được sử dụng để sản xuất lợi nhuận và mất cân bằng báo cáo và tờ qua đường tiếp thị Quản lý vật liệu:  Mua các đơn vị  Cây cảnh  Phân phối và Bán hàng  Tổ chức bán hàng  Kênh phân phối  Division • Dữ liệu Master được ghi chép những gì còn lại trong cơ sở dữ liệu qua một khoảng thời gian dài. o Khách hàng Master o Người bán hàng Master o Chất liệu chủ 27 o Tài khoản Master Cơ cấu này giúp loại bỏ dữ liệu dư thừa và được chia sẻ bởi tất cả các module SAP. Đó là một khía cạnh quan trọng của sự vững mạnh của hệ thống. • Employee Self-Dịch vụ-nhân viên của bạn có thể truy cập các hồ sơ nhân sự của chính qua Internet. • Phân loại là sự phân công của đối tượng của lớp một. Mỗi lớp học có những đặc trưng tiêu chuẩn. • Matchcodes là các công cụ truy vấn sử dụng để tìm thông tin cụ thể bằng cách sử dụng các phương pháp tìm kiếm. • An ninh được quản lý cho các đối tượng, hồ sơ và ủy quyền. Người sử dụng chỉ được uỷ quyền để xem hoặc thay đổi các bộ phận của hệ thống theo yêu cầu của trách nhiệm công việc của họ. Quá trình kinh doanh và chức năng: Để hiểu một hệ thống như SAP một sự hiểu biết thấu đáo về các sự kiện và các mối quan hệ đó diễn ra trong một doanh nghiệp là cần thiết. Nó là không đủ để chỉ thực hiện bán hàng, sản xuất, Tài chính và Kế toán có công việc để làm trong một doanh nghiệp Các chi tiết chính xác của mỗi hành động, thời gian của hành động đó và mối tương quan của nó với tất cả các quá trình khác phải được hiểu rõ. Trong nhiều hoạt động lớn có thể không có người đó đã nắm bắt được đầy đủ tình hình. Trước khi một hoạt động có thể được tự động hoặc máy vi tính một nghiên cứu toàn diện của doanh nghiệp phải được thực hiện. Nhiệm vụ này được gọi là Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật. 28 Thông qua tuần tự Walk • Bán hàng o bị hoạt động bán hàng - lập kế hoạch và hỗ trợ sẵn có cho nhân viên bán hàng o Bán hàng Đặt hàng - Các mục nhập thực tế của đơn hàng vào hệ thống thực hiện bởi các nhân viên bán hàng tại điểm bán hàng có thể sử dụng một máy PC và kết nối Internet. o Xác định nơi mà nguồn gốc hiệu quả nhất của sản phẩm đã ra lệnh là hàng tồn kho và vận chuyển nó. o Giao hàng tận nơi o Khách hàng Thanh toán o Khách hàng Thanh toán • Sản xuất 29 o Bán hàng và Kế hoạch hoạt động SOP nơi bán hàng dự báo được sử dụng trong một mô hình lập kế hoạch sản xuất để kiểm tra tính khả thi. o Lập kế hoạch sản xuất MPS - Các n pla thực tế cho toàn bộ quá trình sản xuất o Quản lý kế hoạch nguyên liệu MRP - Trường hợp kế hoạch sản xuất thực sự là chuyển đổi thành các yêu cầu đầu vào nguyên liệu. o Kế hoạch đặt hàng - Khi vật liệu có sẵn và khả năng tồn tại kế hoạch này được tạo ra và sau đó chuyển đổi thành một o Đặt hàng sản xuất. o Shop Floor Control, nơi sản xuất thực tế diễn ra và được đăng ký vào hệ thống như hàng hóa thành phẩm. o Mua hàng  Một khi người quản lý sản xuất có kế hoạch sản xuất một cái gì đó một trưng dụng cho các nguyên liệu cần thiết nhưng không phải trên bàn tay phải được chuẩn bị.  Lựa chọn nhà cung cấp - được thực hiện bởi các bộ phận thu mua  Để mua được gửi  nhận hàng tồn kho ngày càng tăng  đơn xác minh vì nó nhận được từ nhà cung cấp  Thanh toán cho nhà cung cấp. Tài chính Kế toán  Doanh số bán hàng các sự kiện phải được bắt tại thời đúng vào hệ thống sổ cái  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để phù hợp với hàng hóa vận chuyển  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để phù hợp với nguyên liệu nhận được  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để di chuyển từ giá trị nguyên liệu để làm việc trong quá trình 30  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để tăng hàng hóa thành phẩm khi chúng được sản xuất  Tài khoản yable Pa phải được thiết lập để mua hàng  Tài khoản phải thu phải phản ánh được lập hoá đơn hàng nhưng chưa thanh toán cho Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật phải không chỉ xác định tất cả các bước mà còn phải tìm cách hiệu quả nhất để giảm thiểu các hành động cần thiết. Ví dụ, khi bán hàng được thực hiện, kiểm kê, kế hoạch sản xuất nên được tự động cập nhật. Khi kế hoạch sản xuất nguyên liệu được cập.nhật nên được tự động orde đỏ từ các nhà cung cấp. Khi hoàn thành hàng hóa được vận chuyển khách hàng nên được tự động lập hoá đơn tại cùng tức thì. Real đang có những tình huống phức tạp hơn so với lời giải thích đơn giản ở trên. 31 1.3 Ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp (DN) khi ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. DN có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. • Hỗ trợ nhân viên kế toán phải trả tăng khả năng kiểm soát hóa đơn và quản lý quá trình thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và loại trừ sự phụ thuộc của họ vào máy tính đối với những công việc đó. • Giảm bớt khối lượng các văn bản giấy tờ thông qua việc hỗ trợ các định dạng trực tuyến cho phép cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng. • Nâng cao hiệu quả hoạt động mang tính quốc tế thông qua việc hỗ trợ nhiều chính sách thuế, cơ chế về ngân hàng, các biểu mẫu chứng từ hóa đơn, hỗ trợ đã tiền tệ, đa kỳ kế toán. • Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót . • Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng. 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam Oracle: E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise SAP: SAP R/3, mySAP ERP, Business One Cụ thể về SAP: đã được triển khai thành công ở một số công ty trên lãnh thổ Việt Nam tính đến ngày hôm nay. - Bảo Minh + Bắt đầu vận hành khoảng năm 2003 + Phiên bản SAP R/3 4.6D - Vtrac (hãng sản xuất máy kéo Mỹ thương hiệu Catterpilar): + Bắt đầu vận hành khoảng năm 2003 + Phiên bản SAP R/3 4.6C ( đã nâng cấp lên ECC6) - Panasonic Communication Vietnam (PCV): + Phiên bản SAP R/3 Enterprise (4.7) + Bao gồm các phân hệ FI, CO, MM, SD và PP. + Dự án chính thức Go-Live tháng 9 năm 2006. - Densu: Một công ty Nhật Bản + Bắt đầu vận hành năm 2007 - DKSH Việt Nam + Bắt đầu vận hành năm 2007 33 - ICP + Go-Live năm 2008 - Sato: Công ty Nhật Bản + Go-Live đầu tháng 10/2008. - Thép Việt Pomina + Tháng 11/2008 Go-live - Công ty đồ gỗ nội thất AA + Tháng 11/2008 Gol-ive - Công ty Bút bi Thiên Long + Tháng 04/2009 Go-live - Công ty Pinaco + Tháng 04/2009 Go-live 2.2 Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Năm 2009 Hợp đồng "Triển khai ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam" giữa Petrolimex và Công ty Hệ thống thông tin FPT (FIS) có giá trị lên tới 12,6 triệu USD Trong dự án này, Petrolimex lựa chọn giải pháp ERP của SAP vốn đã được triển khai thành công tại nhiều tập đoàn dầu khí hàng đầu như Petrochina, ExxoMobil, Gazprom, Royal Dutch Shell, Sinopec, Petrobras, BP 34 Không chỉ Petrolimex bỏ ra khoản tiền lớn như vậy để đầu tư ERP, trong những năm gần đây có khá nhiều doanh nghiệp lớn hàng đầu tại Việt Nam đã đầu tư ERP như Vinamilk, Kinh Đô, Phạm Nguyên, tập đoàn Thép Việt, ICP, REE,… Các doanh nghiệp Việt Nam đang tìm kiếm nhiều phương cách để hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Nghiên cứu cho thấy Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng giảm được khoảng 45% hàng tồn kho. Cho đến nay, ERP vẫn nằm ngoài tầm với của nhiều doanh nghiệp Việt Nam vì mức độ đầu tư quá lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Nhiều doanh nghiệp địa phương không thừa nhận sự tồn tại của ERP. Tuy nhiên ngày nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có quan điểm mới về ERP và ERP đã trở thành một chọn lựa. Thị trường ERP của Việt Nam vẫn còn tương đối nhỏ, nhưng 5 năm gần đây, nó đã phát triển mạnh và đã có những thay đổi đáng kể. Nguyễn Chí Đức, Tổng Giám đốc một công ty phần mềm ở Việt Nam và là một chuyên gia cung cấp phần mềm ERP đã phát biểu: “Thị trường nội địa Việt Nam đang phát triển nhanh vì các công ty đã nhận ra lợi ích của ERP”. Ông nói thêm, Việt Nam từ khi gia nhập Tổ chức Thương Mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp trong nước càng bị áp lực cao vì sự cạnh tranh và công kích của thị trường quốc tế. Ông Đức cho biết, các công ty ở Việt Nam cũng không khác gì so với các đối tác khác ở Mỹ và châu Âu. Họ đang tìm các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt và có chất lượng phục vụ. Tìm dữ liệu để xác định được tầm cỡ của thị trường có thể là một thử thách. Đa số các công ty đều rất vất vả trong việc xác định tầm cỡ thị trường và phân khúc thị trường riêng lẻ Những khái niệm sai lầm về Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 5 năm gần đây, kinh tế Việt Nam đã có nhiều chuyển biến. Tuy nhiên, quản lý chuỗi cung ứng vẫn còn là một ngành tương đối mới. Long Chandara, Giám đốc Quốc gia tại Tập đoàn Tectura, một công ty cung cấp dịch vụ phần mềm ERP với Văn phòng Quốc gia Việt Nam, cho biết: “Có rất nhiều khái niệm sai lầm về chuỗi cung ứng”. Đối với các nhà cung cấp, khi quản lý các khách hàng thân thiết của mình, Chandara nêu bật những điều cần thiết mà ERP có thể và không thể cung ứng được. Ví dụ, một công ty 35 Việt Nam quan tâm đến lĩnh vực trả lương và mong chờ ERP cung cấp một phần mềm có chức năng tương ứng và có những lợi ích tốt nhất. Đây là một khái niệm sai lầm về ERP. ERP không phải là một viên đạn thần kỳ có thể thay thế được mọi phần mềm quản lý tốt nhất trong một cơ quan. Một thử thách khác có thể được đặt ra cho các nhà lãnh đạo. Ông Đức nói ngắn gọn: “Một số nhà lãnh đạo không nhận ra những lợi ích của ERP”. Các nhà lãnh đạo nên quan tâm đến ERP, cần đầu tư thời gian cần thiết để triển khai những kiến thức rõ ràng về ERP và những tiềm năng lợi ích to lớn của nó cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 2.2.1. Tính linh hoạt của ERP Nhiều doanh nghiệp Việt Nam ngày càng ứng dụng ERP làm điều kiện để thay đổi tổ chức. Tuy nhiên, tính linh hoạt của ERP được xem là điểm then chốt đối với bất kỳ một dự án ưu tiên thực thi nào. Chandara cho biết: “Các công ty Việt Nam không hiểu ERP”. Ví dụ, các quy trình kinh doanh đơn giản và chuẩn mực hóa là phần quan trọng trong bất kỳ việc triển khai thực hiện ERP nào. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam thiếu hẳn các quy trình thiết yếu này. Tương tự, việc đánh giá doanh nghiệp cũng quan trọng không kém. Abesolom Abby Fidel, nhà tư vấn độc lập SAP tại Việt Nam cho biết: “Có một định nghĩa sai lầm cho rằng các quy trình kinh doanh đang hoạt động trong hiện tại sẽ tự động nâng cấp”. Các doanh nghiệp Việt Nam cần đầu tư thêm thời gian trong việc đánh giá những quy trình kinh doanh tốt, hơn là xem xét những hoạt động kinh doanh hiện tại. Với sự hạn chế dữ liệu, việc nhận định những hoạt động kinh doanh tốt nhất có thể là một công việc khó khăn. Các công ty Việt Nam cần thể chế hóa việc thực thi và công khai rõ ràng cách đánh giá hoạt động kinh doanh. Có những việc không bao giờ xảy ra. 2.2.2. Cộng tác giới hạn Việc cộng tác và chia sẻ thông tin giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng chưa được phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam. Sự cộng tác độc lập giới hạn và những mâu thuẫn có thể tác động rất lớn đến quá trình triển khai thực hiện ERP. Sự cộng tác 36 yêu kém trong chuỗi cung ứng là tiền đề cho sự yếu kém của chuỗi cung ứng hữu quan. Các mối quan hệ kinh doanh ở Việt Nam đôi khi còn thiếu trung thực, mỗi doanh nghiệp đều tìm nhiều thị trường phát triển, điều đó gây ra nhiều giới hạn trong việc chia sẻ dữ liệu công ty. Tuy nhiên, ông Đức cho biết đã có một tín hiệu lạc quan, trong nền kinh tế suy thoái hiện tại đồng thời với việc gia nhập WTO, các công ty Việt Nam đã có nhiều tiến bộ trong việc cộng tác và chia sẻ thông tin. 2.2.3. Những thử thách Các công ty Việt Nam đang đối diện với nhiều thử thách khi thực thi hệ thống ERP. Một trong những sai lầm lớn của họ đó là vội vã lên lịch trình thực hiện. Việc thực hiện ERP ở Việt Nam phải mất nhiều thời gian”. Nhiều công ty Việt Nam đánh giá thấp việc thực hiện đúng thời hạn và việc quản lý dự án đó có thể còn rất mơ hồ. Quá trình thực hiện sắp xếp hợp lý doanh nghiệp có thể còn mất nhiều thời gian. Các công ty Việt Nam đôi lúc thiếu tính kiên nhẫn và linh hoạt khi giải quyết công việc Để thực hiện thành công ERP, các công ty cần phải thay đổi đường lối hoạt động và cần nhớ rằng không có một cá nhân đơn lẻ nào chịu trách nhiệm về các quy trình thực hiện. Các công ty cũng cần hiểu rõ năng lực của công ty và nhận định được cần phát triển phương diện nào. Ở Việt Nam, việc tìm kiếm và giữ được các nhân viên tốt cho một dự án vẫn còn là một thử thách. Các công ty không bao giờ có nguồn nhân lực để thực hiện ERP. Trong các trung tâm thương mại lớn tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, việc tìm kiếm nhân lực hợp lý vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Các nhà tư vấn nước ngoài cũng gặp nhiều thử thách. Họ không hiểu được hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam. Kỹ năng ngôn ngữ cũng là một rào chắn lớn. Phát triển năng lực cục bộ trong cơ quan đang được tiến hành. Các công ty cần trau dồi năng lực và củng cố nhân viên. Ở mức độ nào đó thì bộ phận nguồn nhân lực đang có lợi từ sự suy thoái kinh tế, vì các nhân viên ít có khả năng hoán đổi vị trí 2.2.4. Giá trị và tỷ suất lợi nhuận đầu tư 37 Dù chi phí hiện tại thấp, các công ty Việt Nam cần phải hiểu biết rõ về chi phí đầu tư và tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư. Đôi khi các công ty còn rất mơ hồ về tổng chi phí thực hiện ERP. Một số công ty xem việc triển khai thực hiện tốt một loại ERP nổi tiếng như là việc làm tăng giá trị của công ty Trong hai năm gần đây, các công ty đã có nhiều thay đổi đáng kể và ngày càng nhận biết được lợi ích của ERP. Tuy nhiên, môi trường kinh doanh ở Việt Nam khác rất nhiều so với các thị trường ERP ở Mỹ và châu Âu. Các công ty Việt Nam cần tiến hành đánh giá chi tiết những rủi ro và việc đánh giá không chỉ dựa vào nghiên cứu công nghiệp. Đối với bất kỳ công ty nào, ERP là một đầu tư lớn, việc triển khai thực hiện và xây dựng năng lực cục bộ là điều không nên xem nhẹ. Nhất là trong thời kỳ kinh tế bấp bênh này. 38 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.1 Các phân hệ trong phần tài chính kế toán của một hệ thống ERP: 3.1.1 Phân hệ Sổ Cái Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra thì thường không có nhiều khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ cái. 3.1.2 Phân hệ Quản lý Tiền Các đặc điểm của quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi. 3.1.3 Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu Các chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/biên bản giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã thanh toán và chưa 39 thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả hoặc phải thu cần phải chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các điều khoản bán chịu cho các hàng hoá khách nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các báo cáo khác nhau như báo cảo tuổi nợ do người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ của nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng và bán hàng, v.v.... DN nên yêu cầu cho ví dụ về các loại báo cáo có thể lập được khi đánh giá các phân hệ này. Ở Việt Nam, một số DN có thể yêu cầu hạch toán số tiền khác nhau giữa hoá đơn và khoản phải trả/phải thu thực tế và thậm chí số tiền ghi trên hoá đơn của người bán có thể khác so với số tiền thanh toán thực tế. Một số phần mềm như MS Solomon V và SunSystems có thể thực hiện được điều này với chức năng tuỳ biến nhưng phần lớn các phần mềm khác không hỗ trợ điều này. 3.1.4 Tài sản Cố định Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khác nhau như khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản thuê và tự động hạch toán vào sổ cái. Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định giữa các địa điểm. Ngoài ra, một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản nhưng không phải tất cả các phần mềm đều có chức năng này. Cuối cùng, nhưng không hẳn là kém quan trọng nhất, các DN Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định trên Microsoft Excel để cho 40 thuận tiện và phần mềm do đó nên hỗ trợ xuất nhập dữ liệu giữa phần mềm và Microsoft Excel. 3.1.5 Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận Những DN coi các phòng ban như là trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ càng chức năng này, một chức năng cấp cao ở các phần mềm nước ngoài, vì nó liên quan đến tất cả các phân hệ. Nhìn chung, trung tâm chi phí/lợi nhuận có thể được coi như là các DN đơn lẻ và đó đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị và thậm chỉ cả hạch toán tài sản cố định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu và chi phí, v.v… theo trung tâm chi phí/lợi nhuận. 3.1.6 Lập Ngân sách: Các công cụ lập ngân sách cho phép các DN có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thì việc lập ngân sách càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa. Các phần mềm nước ngoài thường có chức năng lập ngân sách nhưng các phần mềm trong nước điển hình thường không có. 3.1.7 Lập Báo cáo Tài chính Sự sẵn có của các báo cáo thiết kế sẵn, cũng như sự sẵn có của các công cụ để thiết kế các báo cáo theo yêu cầu của người sự dụng là rất 41 quan trọng. Một lợi thế của các phần mềm ERP trong nước là có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu của VAS trong khi các phần mềm nước ngoài có lợi thế là có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. 3.1.8 Khả năng Phân tích Tài chính Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích, mà là khả năng phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. Các phần mềm ERP nước ngoài có xu hướng khá tinh vi về điểm này, với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng xác định. Tuy nhiên, các phần mềm như thế đôi khi có những thuật ngữ và khái niệm không quen thuộc đối với người Việt Nam và các công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng. 3.1.9 Quản lý Hàng tồn kho 3.1.9.1. Những chức năng cơ bản Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của Hàng tồn kho và ở từng công đoạn/quy trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị Hàng tồn kho. 42 Ngoài ra, có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho: • Đơn vị đo lường: phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường. Chẳng hạn như trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty có thể nhập hàng theo kiện nhưng lại bán ra theo các đơn vị hộp hoặc chai ở các cỡ khác nhau. • Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm cả số và chữ. Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn như ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có rất nhiều thành phần nhỏ được sử dụng trong quá trình tạo nên thành phẩm. Khi một mã đã được đặt cho một thành phần nhỏ nào thì sẽ không thể được sử dụng lại cho một thành phần khác. • Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm hỗ trợ các phương pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối Kỳ. Các phần mềm nước ngoài thường đáp ứng được các phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp một cách hiệu quả hơn các phần mềm trong nước. • Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng hoặc cho tiêu dùng nội bộ 3.1.9.2. Dự báo nhu cầu vật tư và thời gian Chờ hàng Các phần mềm trong nước thường còn yếu hoặc không có khả năng dự báo trước được nhu cầu vật tư và thời gian cần thiết cho việc mua hàng. 3.1.9.3. Danh mục vật tư 43 Danh mục Vật tư là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm. Phần mềm nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự. 3.1.9.4. Theo dõi phế liệu Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không. 3.1.9.5. Nhiều địa điểm Các phần mềm trong nước hầu như có thể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm) nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau cất giữ các Hàng tồn kho ấy. Đây cũng là một vấn đề cần quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc kho hàng. 3.1.9.6. Theo dõi hàng tồn kho Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua quá trình sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các nhãn như số thùng, số lô hoặc số sêri. 3.1.9.7. Tích hợp với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản xuất Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định 44 sản xuất, trong trường hợp phần mềm ERP hiện đang có những phân hệ này. 3.1.10 Quản lý sản xuất: 3.1.10.1. Hỗ trợ các quy trình của một ngành sản xuất cụ thể • Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP được thiết kế chỉ phù hợp riêng cho các ngành sản xuất liên tục hoặc riêng cho ngành sản xuất lắp ráp. Ngành sản xuất liên tục là những ngành trong đó một khối lượng nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ví dụ như sản xuất dược phẩm. Ngành sản xuất lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ được ráp vào nhau để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, ví dụ như sản xuất đồ gỗ. Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất của phần mềm MS Solomon và Marcam được thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành chế biến nước giải khát, tức là ngành sản xuất liên tục, trong khi Intuitive được thiết kế thích hợp với ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử, là ngành sản xuất lắp ráp. Vì một trong những quy trình này là quy trình chủ chốt của một công ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn đề này thật kỹ lưỡng. • Tính giá thành sản xuất: các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đòi hỏi các phương pháp tính giá thành sản xuất khác nhau như giá thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào đó của cả hai phương pháp này và công ty nên xem xét vấn đề này cẩn thận. Ngoài ra, phần mềm nào theo dõi càng chi tiết giá thành sản xuất thì càng hữu dụng. Nói chung, có thể có nhiều vấn đề với phương pháp giá thành thực tế hơn so với các phương pháp khác. Chẳng hạn như một số phần mềm như Exact Globe 2000 không hỗ trợ hạch toán xuất thành phẩm khi chưa biết giá thành thực tế và do 45 đó kế toán giá thành phải đợi đến tận cuối tháng mới có chi phí thực tế (chẳng hạn như tiền công) và sau đó mới có thể hạch toán tất cả các giao dịch trong tháng. 3.1.10.2. Hoạch định sản xuất Hoạch định sản xuất thường là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần mềm ERP. Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công và máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với số liệu thực tế. Do đó, phần mềm nên cho phép hoạch định: i) Nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng yêu cầu của khách hàng ii) Tận dụng máy móc và nhân công; và iii) Lên lịch sản xuất. Ngoài ra, phần mềm nên lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo này là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp thời. Thông thường thì các phần mềm trong nước không có khả năng thông báo cho người sử dụng khi đã kịch đến một số giới hạn trong quá trình sản xuất một đơn hàng cụ thể nào đó. 3.1.11 Quản lý giảm giá và chiết khấu Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán. Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý giảm giá và chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ các cách hạch toán do người sử dụng xác định và các phần mềm trong nước có khả năng đáp ứng tốt hơn các phần mềm nước ngoài đối với các thay đổi này. Chẳng hạn như một số công ty thiết kế phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ 46 hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt hơn các phần mềm nước ngoài. 3.1.12 Phân tích/quản lý doanh thu Phần mềm nên có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theo sản phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v.... Có thể có những thứ này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại giúp phân loại dữ liệu. Vì các công ty khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, công cụ phân loại nên cho phép phân loại theo tiêu chi do người sử dụng xác định. Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và phân hệ công nợ phải thu Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu quả, phân hệ bán hàng nên tích hợp với các phân hệ liên quan khác. Chẳng hạn, bằng cách nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng. Các phần mềm trong nước thường không hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng tồn kho, do đó đưa thông tin chính xác cho khách hàng bị chậm chạp. Một ví dụ khác của việc phải tích hợp phân hệ bán hàng với các phân hệ khách là kiểm tra hạn mức bán chịu trước khi xử lý một đơn hàng bằng cách tích hợp với phân hệ công nợ phải thu. 3.2 Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng ERP: 3.2.1 Ghi nhận bằng bút toán hạch toán 47 Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán.. Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. 3.2.2 Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán Trong ERP, hệ thống hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin, vì thế mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy trình SXKD đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống và cùng với việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ trong quy trình mua hàng hoá, bạn sẽ có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho, bút toán ghi nhận công nợ phải trả trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán,… Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ kinh tế, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các 48 quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp Việt nam có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Demo trên hệ thống SAP phát sinh tài khoản trung gian Chứng từ nhận hàng 49 Invoice: Sử dụng TK trung gian: 191100 Demo trên hệ thống Sap bút toán đảo • Chứng từ reverse (ghi đảo) Chứng từ ban đầu: 50 Chứng từ reverse: 3.2.3 Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), không thể quản lý số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống Ngoài phân hệ kế toán (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán hông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra, vì thế không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng. Hơn nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo kiểu đối ứng tài khoản là một việc làm không có ý nghĩa, vì hầu hết các tài khoản đều được hạch toán đối ứng với các tài khoản mà kế toán Việt nam xem là trung gian. Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm kế toán ở Việt nam vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm 51 kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt vì thế những sai sót về định khoản là hầu như không xảy ra. 3.2.4 Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là được thực hiện trên ERP Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này mà người sử dụng hệ thống có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát và đều làm ảnh hưởng đến số liệu báo cáo của họ. Tuy nhiên cũng chính nhờ đặc điểm này mà số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp 3.2.5 Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống. Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó là việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn. 52 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN 4.1 Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP. Tại sao nhiều dự án triển khai ERP thất bại? Triển khai ERP thất bại thảm hại trong các giai đoạn ban đầu hoạt động hoặc không cung cấp những lợi ích đã hứa. Tại sao điều này xảy ra? Dưới đây là một số những lý do phổ biến nhất: - Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ - Không đúng quy hoạch và lập ngân sách - Sử dụng công cụ ERP sai - Thiếu đào tạo - Công tác văn hóa của tổ chức 4.1.1. Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ Việc quản lý hàng đầu phải được rõ ràng thuyết phục về tầm quan trọng của ERP và làm thế nào có thể được sử dụng như một vũ khí cạnh tranh và làm thế nào công ty có thể thất bại nếu một hệ thống ERP là không có sẵn để quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Nếu quản lý nhận thức được lợi ích tiềm năng của ERP và nguy hiểm của việc không có một hệ thống ERP, sẽ có sự ủng hộ đầy đủ và các nguồn lực cần thiết để tổ chức thực hiện hệ thống tốt nhất có thể. 4.1.2. Kế hoạch và ngân sách không đúng cách Trước khi bắt đầu thực hiện dự án ERP, quy hoạch chi tiết liên quan đến tất cả các bên liên quan là cần thiết cho sự thành công của dự án. Trong giai đoạn này, 53 quyết định thủ tục liên quan để được theo sau, công cụ để được mua, ngân sách được giao để thực hiện và bảo trì, về vấn đề được quyết định. Nếu kế hoạch này không được thực hiện đúng cách, sau đó mọi cơ hội mà nhiều yếu tố sẽ được bỏ qua như lựa chọn công cụ sai, không đủ tiền, và các thành viên đội tuyển không đầy đủ và như vậy. 4.1.3. Sử dụng công cụ ERP sai Chúng tôi đã thấy rằng không có hai tổ chức là như nhau và mỗi tổ chức yêu cầu một công cụ ERP đó là môi trường thích hợp nhất cho tổ chức của mình, văn hóa làm việc và thủ tục. Vì vậy, các đội quy hoạch ERP nên đưa vào tài khoản tất cả những yếu tố này trước khi quyết định một công cụ. Họ cần nghiên cứu những công cụ có sẵn, phù hợp với yêu cầu của tổ chức, các công ty thăm nơi mà các công cụ được cài đặt để xem chúng trong hành động, nên thảo luận về người dùng cuối đào tạo, cập nhật và nâng cấp công cụ và vv. Chỉ khi tất cả các thành viên của nhóm nghiên cứu tin rằng một công cụ cụ thể là tốt nhất cho các tổ chức, quyết định mua phải được thực hiện. 4.1.4. Thiếu đào tạo Một trong những lý do chính ERP thất bại là do sự kháng cự của người dùng. Điều này thường là kết quả của sự thiếu hiểu biết và sợ hãi vô minh, về công cụ và sợ hãi của việc bổ sung hoặc thất nghiệp. Các yếu tố này có thể được sửa chữa bằng cách cho đào tạo thích hợp. Đào tạo phải được các cấp các khía cạnh khác nhau của việc thực hiện ERP. Việc quản lý hàng đầu nên địa chỉ sợ hãi của nhân viên của mất việc làm của họ như là công cụ tự động hóa nhiều tác vụ. 4.1.5. Văn hóa làm việc của Tổ chức Các nền văn hóa làm việc của tổ chức là rất quan trọng cho sự thành công của ERP. Nếu tổ chức có lực lượng lao động là sẵn sàng học hỏi những điều mới và thay đổi công nghệ mới, sau đó sẽ không có vấn đề với hệ thống ERP thực hiện. 54 Nhưng nếu các nhân viên chống lại sự thay đổi và xem việc giới thiệu các phương pháp hình thức như một phương tiện giao trách nhiệm, họ sẽ cảm nhận được công nghệ mới như là một cái gì đó tiêu cực. Vì vậy, tư duy cơ bản của lực lượng lao động cần phải được thay đổi. Điều này quan trọng không chỉ đối với sự thành công của ERP mà còn cho sự thành công của bất kỳ sáng kiến cải tiến qui trình. Trong thay đổi suy nghĩ của nhân viên hai yếu tố quan trọng hàng đầu cần được quản lý hỗ trợ và đào tạo thích hợp. 4.2 Liên quan đến hệ thống kế toán  Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao:khoảng 15 triệu USD. Nên có thể chỉ mua một số phân hệ thật sự cần thiết với nhu cầu của doanh nghiệp  Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi. Đào tạo nhân viên kế toán.  Thiết kế hệ thống kế toán và quản lý chứng từ theo quy trình chuẩn của quốc tế. Giữa hệ thống kế toán VN và hệ thống kế toán ERP còn một số khác biệt. 4.3 Đối với các đơn vị triển khai ERP 4.3.1 Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn. 4.3.2 Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên: • Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp. • Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu. • Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp. 55 • So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất–kinh doanh thực tế. • Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc 4.4 Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP 4.4.1 Quan trọng nhất là sự phù hợp Đừng quá quan tâm đến việc giải pháp ERP nào là mạnh, giải pháp nào là yếu mà hãy quan tâm đến sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình. Một giải pháp dành cho công ty lớn chưa chắc đã phù hợp với công ty nhỏ và ngược lại, giải pháp nhỏ sẽ không phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn. Giải pháp có thế mạnh về lĩnh vực sản xuất nhưng chưa chắc đã phù hợp cho doanh nghiệp ở lĩnh vực thương mại. Giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp hơn giải pháp giá trị thấp hơn. Giải pháp có các tính năng mạnh nhưng doanh nghiệp có thể không có nhu cầu về các tính năng mạnh này.. Sự phù hợp được thể hiện ở các tiêu chí về quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ mở rộng hay không trong tương lai gần hoặc xa... 4.4.2 Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất Giá cả là tiêu chí rất quan trọng nhưng không phải là tiêu chí quan trọng nhất. Hãy đưa ra khoản kinh phí thấp nhất và cao nhất có thể theo khả năng tài chính của doanh nghiệp và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất mà giá cả nằm trong khoảng kinh phí dự trù này. Không nên cố gắng quá mức để chạy theo các giải pháp giá cao vì giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp. Cũng không nên quá tiết kiệm mà lựa chọn giải pháp giá càng thấp càng tốt vì giải pháp giá thấp cũng có thể không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Giá cả của giải pháp ERP rất có thể không tương đồng với hiệu quả mà nó mang lại cho khách hàng vì nó phụ thuộc rất nhiều vào chiến lược bán hàng của nhà cung cấp. 56 4.4.3 Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt Việc này giúp cho DN có được nhiều góc nhìn khác nhau về các giải pháp ERP. Từ nhiều lựa chọn, DN có thể chọn ra được giải pháp ERP phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình. Hãy đừng tiếc thời gian tham khảo các giải pháp vì dự án ERP là dự án có ảnh hưởng rất lớn đến tương lai của doanh nghiệp. Hãy suy nghĩ thật thấu đáo nhu cầu của doanh nghiệp và tìm ra những yếu tố tiên quyết mà phần mềm ERP phải thoả mãn (ví dụ: Khả năng thay đổi nhanh của phần mềm theo thực tế doanh nghiệp...). 4.4.4 Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh nghiệp thay đổi Dự án ERP là dự án từ khi triển khai cho đến khi kết thúc có thể kéo dài một vài năm. Ngay trong thời gian này thì doanh nghiệp cũng đã thay đổi rất nhiều. Vì vậy phần mềm ERP cần phải "biến đổi được" thì mới có thể đáp ứng đươc yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn giải pháp chưa đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại, nhưng trong quá trình triển khai phần mềm có thể biến đổi được dễ dàng (tính động) do các công cụ và cơ chế được xây dựng sẵn trên phần mềm thì dự án sẽ có khả năng thành công lớn. Nếu bạn lựa chọn giải pháp tương đối phù hợp hôm nay nhưng không có khả năng biến đổi thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn sau này khi nâng cấp, mở rộng...Các doanh nghiệp không quá lớn nên lựa chọn giải pháp nội vì giải pháp nội địa dễ biến đổi hơn các sản phẩm ngoại do nhà sản xuất phần mềm cũng là nhà triển khai dự án. Các giải pháp ngoại có thể mạnh về các mô hình quản lý trên thế giới nhưng chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp Việt nam và đặc biệt khó biến đổi xâu vì nhà tư vấn triển khai nội địa không phải là nhà sản xuất phần mềm. 4.4.5 Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm 57 Đây là điều thật quan trọng nên tiến hành, không nên chỉ căn cứ vào sự trình bày giải pháp của các nhà cung cấp mà kết luận vì khi chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ dễ tin vào các lý luận của người demo trình diễn sản phẩm. DN có thể thấy giải pháp ERP nào cũng hay nhưng đó chỉ là những cảm nhận chủ quan của DN và rất có thể không phải là sự thật. Đặc biệt nên tham khảo được các thông tin về sự thành công của sản phẩm áp dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của DN. Các sản phẩm có thương hiệu tốt, đã áp dụng thành công ở nhiều khách hàng sẽ có khả năng thành công nhiều hơn so với các sản phẩm không có thương hiệu. 58 KẾT LUẬN  Trong giai đoạn nền kinh tế không ngừng phát triển cùng với quá trình toàn cầu hóa và đặc biệt với việc nước ta gia nhập tổ chức thương mại lớn nhất thế giới WTO thì sự cần thiết của ngành nghề ERP- Enterprise Resources Planning đang ngày càng trở nên quan trọng, mở ra nhiều cơ hội và thách thức mới. Rất nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ trên thế giới và ở Việt Nam đã và đang tìm đến với ERP như một chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất. Trên thế giới ERP đã có từ khá lâu nhưng ở Việt Nam ERP đang thật sự là một môi trường công việc, một giải pháp kinh doanh mới mẻ và nhiều hấp dẫn cho các doanh nghiệp cũng như các đơn vị triển khai phát triển. Thông qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã nêu ra những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, những kiến thức nền tảng về ERP cũng như cập nhật tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và trong nước hiện nay. Nói riêng về phân hệ tài chính kế toán, vì được xây dựng dựa trên những chuẩn mực kế toán và quy tắc kế toán quốc tế nên giữa ERP và kế toán truyền thống của Việt Nam còn một số khác biệt cơ bản trong quá trình hạch toán cũng như quản lý. Những khác biệt này gây khá nhiều khó khăn trong quá trình tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. Đề tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của hầu hết các dự án triển khai ERP tại Việt Nam. Bên cạnh đó còn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mới, đứng trên cả 2 phương diện là người triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà triển khai cũng như doanh nghiệp có thể hạn chế và khắc phục một số rủi ro và nguy cơ từ dự án ERP. Hiện tại trên thị trường ERP có rất nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn như SAP, Oracle, Solomon…Trong quá trình thực tập tại Công ty FPT tôi đã có cơ hội được đào tạo về SAP và tham khảo tài liệu của 2 dự án SAP hiện tại của FPT đó là REE và ThuDucHouse. Thời gian thực tập tại đây đã giúp tôi hiểu chi tiết hơn về ERP 59 và cụ thể là SAP, điều này đã giúp tôi rất nhiều trong việc thực hiện đề tài “Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại Doanh nghiệp” trên phương diện lý thuyết cũng như ứng dụng thực tế trên hệ thống. Vì vậy trong đề tài tôi đã đưa ra một số mô phỏng thực tế khi hạch toán nghiệp vụ kế toán cụ thể trên SAP để giải thích cho một số điểm khác nhau giữa SAP và kế toán truyền thống Việt Nam. 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO • • • • • SAP ERP Finacials Configuration and Design- Naeem Arif and Tauseef Sheikh Muhammad • Finacial Reporting with SAP- Aylin Korkmaz • Controlling- Profitability Analysis with SAP- Sisfontes Monge • SAP show