Đề tài Hoạt động giao dịch - Đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH : KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO KIẾN TẬP ĐỀ TÀI : TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A SVTT: BÙI KHẮC HƯNG Lớp: K46C – A07 Khóa: K46 GVHD: TS. NGUYỄN THỊ THU HÀ TP. Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2010 MỤC LỤC trang Nhận xét của cơ quan nơi thực tập Ý kiến của giáo viên hướng dẫn Lời mở đầu 1 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Quá trình hình thành và phát triển 2 Tình hình họat động kinh doanh của công ty 3 Tình hình họat động kinh doanh của công ty 5 Vai trò của hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A 7 CHƯƠNG 2. GIAO DỊCH - ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Giới thiệu đôi nét về phòng xuất nhập khẩu trong công ty 8 Hoạt động giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A 8 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH – ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY N.A.G.O.Y.A 9 So sánh với lý thuyết 13 Đánh giá về hoạt động giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty 13 Một số giải pháp và kiến nghị giúp hoạt động giao dịch - đàm phán hợp đồng nhập khẩu của công ty đạt hiệu quả hơn 15 KẾT LUẬN 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………. , ngày tháng năm Ý KIẾN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………….……………………………………… ………, ngày tháng năm TS. NGUYỄN THỊ THU HÀ LỜI MỞ ĐẦU Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A em đã có dịp quan sát và trực tiếp tham gia vào hoạt động Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị từ các đối tác nước ngoài, nhận thấy nhận thức về mặt lý luận mà em đã được học tại Trường ĐH Ngoại Thương cơ sở 2 TP. Hồ Chí Minh có nhiều điểm khác so với thực tế hoạt động của công ty, bên cạnh đó triển vọng kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu của Công ty vẫn còn rất lớn, nên em đã chọn đề tài “Tìm hiểu hoạt động Giao Dịch - Đàm Phán hợp nhập khẩu máy móc thiết bị của Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A” để viết nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty cũng như đưa ra một số kiến nghị và giải pháp giúp công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A hoạt động hiệu quả hơn ở lĩnh vực kinh doanh mặt hàng máy móc thiết bị. Bố cục của đề tài Báo Cáo Thực Tập gồm 3 phần: Chương 1: Vai trò, nội dung và nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu hàng hoá trong nền kinh tế thị trường. Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động nhập khẩu vật tư , máy móc, thiết bị giao thông vận tải ở Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A. Chương 3: Phương hướng và biện pháphoàn thiện hoạt động nhập khẩu vật tư, máy móc, thiết bị giao thông vận tải ở Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A. Kết luận. Qua đây tôi xin cảm ơn quý Công ty N.A.G.O.Y.A đã tạo điều kiện cho tôi thực tập nghiên cứu trong thời gian qua. Và tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới GVHD của nhóm TS. NGUYỄN THỊ THU HÀ đã chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành bài báo này. SVTT: BÙI KHẮC HƯNG KÝ TÊN CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Quá trình hình thành và phát triển Công ty chính thức được thành lập vào năm 1995 tại TP. Hồ Chí Minh Với tổng Vốn điều lệ : 1.500.000.000 VNĐ (một tỷ năm trăm triệu đồng) Trong đó hiện kim : 1.500.000.000 VNĐ Cty có tư cách pháp nhân theo qui định của pháp luật Việt Nam nghĩa là Công ty có con dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước hoặc các Ngân hàng khác trong nước Việt Nam, được hạch toán kế toán độc lập, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty mở tài khoản tại ngân hàng Á Châu. Với việc chế tạo dầm cầu trục và những bộ phận vận hành theo tiêu chuẩn Nhật Bản dưới sự chỉ đạo kỹ thuật cũng như quản lý của công ty hàng đầu trong lĩnh vực chế tạo cầu trục Nhật Bản là Nippon Hoist. Sau 16 năm đi vào hoạt động tại Việt Nam con số cầu trục được lắp đặt bởi công ty đã lên đến con số hàng nghìn, song hành với đó là sự phát triển mạng lưới kinh doanh của mình. Công ty đã mở thêm 1 chi nhánh kinh doanh tại Hà Nội CN CôngTy TNHH Thiết Bị Công Nghiệp N.A.G.O.Y.A Thành lập: tháng 11 năm 2001 Địa chỉ : số 16 ngõ 96 phố Võ Thị Sáu - Hai Bà Trưng - Hà Nội Và nhà máy sản xuất tại Tỉnh Bình Dương. Nhà máy sản xuất của Công Ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Địa chỉ : Lô E, Đường số 8, KCN Sóng Thần, Huyện Dĩ An, Bình Dương Công ty N.A.G.O.Y.A là công ty TNHH có hai thành viên trở lên. Tên công ty : CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP N.A.G.O.Y.A Tên giao dịch : N.A.G.O.Y.A MACHINERY CO., LTD. Tên viết tắt : N.A.G.O.Y.A co., LTD. Địa chỉ trụ sở chính : 328 Cao Thắng nối dài, Phường 12, Quận 10, TP.HCM Điện thoại: 84 - 8 – 38634900 / Fax: 84 - 8 -38634903 Email : N.A.G.O.Y.A machinery@vnn.vn Ngành nghề kinh doanh: mua bán, sản xuất sản phẩm cơ khí, cầu trục, thiết bị nâng hạ, pa-lăng, xe nâng đẩy thủy lực, bánh xe, máy hàn cắt kim loại, lắp đặt hệ thống điện. Đại lý ký gửi, mua bán hàng hóa. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH N.A.G.O.Y.A gồm văn phòng cty đặt tại Số 328 Cao Thắng Nối dài, Phường 12, Quận 10, TP HCM và nhà máy sản xuất đặt tại Đường 08, KCN Sóng Thần, Bình Dương. Vấn đề con người luôn được Công ty quan tâm chú trọng hàng đầu trong suốt quá trình xây dựng và phát triển của Công ty. Trong những năm gần đây Công ty luôn tìm cách nâng cao hơn nữa đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty liên tục đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để không ngừng nâng cao trình độ, nghiệp vụ cũng như trình độ quản lý cho các cán bộ. Công ty liên tục tuyển chọn thêm nhân viên mới có trình độ đáp ứng yêu cầu trong công việc của Công ty vào làm việc và thực hiện chính sách nghỉ hưu cho những cán bộ công nhân viên đến tuổi nghỉ hưu. Số lượng và cơ cấu nhân sự của Công ty trong được phản ánh qua bảng số liệu sau: Bảng 2.1 Trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty Đơn vị: Người STT Trình độ lao động Số lượng Tỷ lệ 1 Trình độ trên Đại học 05 8,33% 2 Trình độ Đại học 35 58,33% 3 Trình độ Cao đẳng và Trung cấp 15 25% 4 Lao động có tay nghề 05 8,33% Tổng cộng 60 100% Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự năm 2011 [8] Bên cạnh trình độ nghiệm vụ khá cao, nhân viên của Công ty còn có khả năng ngoại ngữ cũng rất khá. Có tới hơn 90% nhân viên biết tiếng Anh, trong đó 1/3 sử dụng thành thục trôi chảy. Bên cạnh đó là một Công ty được đầu từ bởi đối tác từ Nhật Bản nên đội ngũ nhân viên Công ty cũng có rất nhiều người sử dụng được tiếng nhật một cách thành thục. Đây là một lợi thế rất lớn của Công ty N.A.G.O.Y.A trong hoạt động giao dịch kinh doanh với đối tác nước ngoài. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thế hiện ở hình sau: P. HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ P. XUẤT NHẬP KHẨU P. KINH DOANH BAN GIÁM ĐỐC P. KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH-VẬT TƯ P. KĨ THUẬT-THIẾT KẾ NHÀ MÁY SẢN XUẤT Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Qua sơ đồ bộ máy quản lý của công ty dễ nhận thấy : Công ty N.A.G.O.Y.A có quy mô không quá lớn. Bộ máy quản lý tương đối đơn giản, và người đứng đầu công ty là Giám Đốc trực tiếp lãnh đạo các phòng ban trong công ty. Với cơ cấu tổ chức công ty như thế này thì Giám Đốc - người đứng đầu công ty có thể tự mình điều khiển công ty đi theo quỹ đạo được vạch ra, tất cả các phòng ban trong công ty thống nhất thành một khối, điều này tạo nên sự đồng bộ trong mục tiêu và hướng đi của các phòng ban. Tuy nhiên, mặt trái của nó là các phòng ban sẽ dễ bị động trong công việc của mình vì phải đợi ý kiến chỉ đạo của Giám Đốc. Như vậy sẽ phần nào hạn chế khả năng của nhân viên trong mỗi phòng ban vì chính họ mới là những người hiểu biết rõ và sâu sắc hơn trong lĩnh vực của mình. Để việc kinh doanh được hiệu quả thì Phòng Giám Đốc phải bao gồm những cá nhân kiệt xuất để có thể phản ứng nhanh nhạy và đưa ra những giải pháp chỉ đạo cực kỳ đúng đắn cho các phòng ban. Tình hình họat động kinh doanh của công ty Sau đợt khủng hoảng kinh tế năm 2007 khiến nhiều công ty lâm vào tình trạng thua lỗ trong đó có công ty N.A.G.O.Y.A, thì giai đoạn 2007- nay đánh giá sự phát triển không ngừng của công ty nhằm khẳng định vị thế của mình. Công ty liên tục làm ăn có lãi trong giai đoạn 2007-2009, điều đó được phản ánh qua bảng số liệu sau: Bảng 3.1: Báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2007-2009 Đơn vị: 1000 VNĐ Chỉ tiêu (đơn vị: 1000 VND) Năm 2007 Năm 2008 Tăng giảm 2008/2007% Năm 2009 Tăng giảm 2009/2008% Tổng giá trị tài sản 118.703.051 136.828.477 15,27 260.270.138 90.21 Doanh thu thuần 145.938.624 159.723.922 9,44 160.689.412 1.11 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 2.856.578 5.527.240 93,49 7.525.880 36.15 Lợi nhuận khác 335.560 1.343.817 300,47 260.560 -80.61 Lợi nhuận trước thuế 3.192.139 6.871.058 115,25 7.621.441 10.92 Lợi nhuận sau thuế 2.592.139 5.579.579 115,25 6.188.869 10.92 Thu nhập trên mỗi cổ phần 2,523 2,104 -16,61 2,044 -2,85 Nguồn: Báo cáo kiểm toán 2007, 2008,2009 của Công ty [6] Hình 3.1: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu lợi nhuận 2007 – 2009 Nguyên nhân của sự tăng giảm Doanh thu thuần đều tăng cao trong cả 2 năm 2008, 2009. Tuy nhiên tỷ lệ % tăng của năm 2009/2008 thấp hơn rất nhiều so với 2008/2007, điều này được lý giải bởi năm 2007 nền kinh tế thị trường lâm vào khủng hoảng và lạm phát, sang năm 2008 và năm nền kinh tế mới dần dần phục hồi nên kết quả kinh doanh tăng nhẹ là tình trạng chung của hầu hết các công ty Việt Nam. Lợi nhuận sau thuế năm 2009/2008 tăng không nhiều so với mức tăng hơn gấp đôi (115,25%) của năm 2008 so với năm 2007. Mức tăng đột biến này có thể lý giải do sau năm khủng hoảng kinh tế (2007) các cơ chế quản lý đã được Công ty điều chỉnh lại phù hợp và linh hoạt hơn so với trước đây. Công ty chú trọng phát triển lĩnh vực là thế mạnh của Công ty như gia công, lắp đặt và chế tạo các công trình, máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện đại. Các sản phẩm của Công ty đã được các đơn vị trong và ngoài nước đánh giá cao. Năm 2008 Công ty đã nhận được nhiều đơn đặt hàng lớn về chế tạo và lắp đặt các thiết bị, dây chuyền liên quan đến Nhà máy Xi Măng Bút Sơn, một số nhà máy thuộc Khu Công Nghiệp Tân Thuận…Cùng với việc tăng mạnh về doanh thu do đạt được nhiều hợp đồng lớn, Công ty thực hiện việc sử dụng hiệu quả các chi phí (như đầu tư nguồn vốn nhàn rỗi vào thị trường chứng khoản... ) và áp dụng linh hoạt cơ chế quản lý điều hành đã dẫn đến lợi nhuận sau thuế năm 2008 tăng mạnh so với năm trước. Thu nhập trên mỗi cổ phần lại giảm trong khi chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế lại tăng. Điều này được giải thích là bởi công ty có nhu cầu tăng vốn điều lệ để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên sau khi huy động vốn khiến thu nhập trên mỗi cổ phần năm 2008 giảm tới -16,61% trong khi lợi nhuận sau thuế lại tăng hơn gấp đôi, công ty lại hoạt động không được hiệu quả như kỳ vọng khi lợi nhuận sau thuế chỉ tăng 10,92% nên thu nhập trên mỗi cổ phần chỉ đã không còn giảm mạnh như năm 2008 với tỷ lệ giảm -2,85%. Vai trò của hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Là công ty chuyên kinh doanh về thiết bị công nghiệp nên sản phẩm rất đa dạng và nhiều chủng loại mặt hàng có thể phục vụ cho rất nhiều ngành nghề. Trong đó mặt hàng máy móc thiết bị đóng vai trò là mặt hàng chủ đạo của công ty chiếm tỷ lệ khá cao trong tổng các mặt hàng nhập khẩu (44,3%). Vì vậy việc kinh doanh mặt hàng này cũng sẽ đóng góp chính vào doanh thu và lợi nhuận của công ty. Để việc kinh doanh mặt hàng này có lợi nhuận thì bên cạnh việc tìm kiếm những lợi thế trong các hợp đồng cung cấp cho các đối tác trong nước, công ty cũng cần giành được những lợi thế trong các hợp đồng nhập khẩu với các đối tác nước ngoài của mình. Để giành được những lợi thế như vậy thì công việc Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị phải thực sự hiệu quả. Nếu quá trình này tốt thì công ty có thể hạ bớt được chi phí nhập khẩu mặt hàng này, từ đó giảm bớt được phí lắp đặt cho các đối tác của mình, trực tiếp nâng cao danh tiếng và tìm kiếm thêm được những khác hàng mới cho mình. Vì vậy hoạt động Giao Dịch – Đàm Phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị không những đóng vai trò chủ đạo trong doanh thu và lợi nhuận cho công ty mà nó còn trực tiếp tác động mạnh lên chiến lược phát triển của công ty N.A.G.O.Y.A CHƯƠNG 2. GIAO DỊCH - ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Giới thiệu đôi nét về phòng xuất nhập khẩu trong công ty 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kế hoạch khác có liên quan của Công ty. Nghiên cứu khảo sát đánh giá khả năng tiềm lực của đối tác nước ngoài là đối tượng có khả năng liên kết kinh doanh với Công ty qua đó tham mưu và giúp Giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác. Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyền được phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này. 1.2 Nhân sự của phòng xuất nhập khẩu Xuất phát là một công ty liên kết làm ăn chặt chẽ với các đối tác nứớc ngoài nhất là Nhật Bản, nên công ty rất chú trọng phát triển nâng cao năng lực của nhân viên Phòng xuất nhập khẩu. Yêu cầu về trình độ nghiệp vụ của Phòng xuất nhập khẩu luôn rất cao, qua tìm hiểu thực tế em được biết tỷ lệ Đại học và trên Đại học chiếm tới 85.71%. Trong đó trình độ ngoại ngữ cũng rất cao với 100% biết Tiếng Anh, 85.72% biết Tiếng Nhật. Với những lợi thế như vậy, có thể thấy Phòng xuất nhập khẩu có nhân lực đầy triển vọng. Nếu có hướng đi đúng đắn và phát huy tối đa năng lực của nhân viên thì Phòng nhập khẩu sẽ đóng góp đuợc rất nhiều cho sự phát triển của công ty. Tổ chức giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A 2.1 Các hình thức đàm phán tại công ty. Ðàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty N.A.G.O.Y.A diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong đó các hình thức chính được công ty sử dụng là đàm phán trực tiếp, qua văn bản, điện thoại. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm và khiếm khuyết riêng, do đó tuỳ vào tình hình cụ thể trong những mục tiêu giao dịch đàm phán mà công ty sẽ lựa chọn hình thức nào để đàm phán. Trong các hình thức đàm phán chính thì công ty thường sử dụng hình thức đàm phán bằng văn bản nhất. Ưu điểm của hình thức này là ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể đem ra bàn bạc tập thể, có thể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau. Hình thức này có nhược điểm là tốn thời gian, nhiều khi hai bên không hiểu hết về nhau nên công ty cũng sử dụng hình thức gặp mặt trực tiếp để bổ sung và khắc phục nhược điểm cho hình thức đàm phán bằng văn bản. Ưu điểm của hình thức đàm phán trực tiếp đó là có thể trực tiếp bàn bạc, để hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết những điểm chưa hiểu nhau... hình thức đàm phán trực tiếp thường được sử dụng trong những thời điểm quan trọng của những hợp đồng quan trong bởi hình thức này rất tốn chi phí đi lại, thời gian và dễ lộ bí mật chiến lược đàm phán… còn trong những hợp đồng nhỏ, không quan trọng mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết... hoặc trong trường hợp thật cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời cơ… công ty thường sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại vì nó rất nhanh chóng. Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm là không trình bày được hết ý, tốn kém. Mặt khác, trao đổi qua điện là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi. Do đó trong hầu hết các hợp đồng công ty thường sử dụng linh hoạt cả ba hình thức đàm phán chính này để công tác giao dịch đàm phán hiệu quả hơn. 2.2 Tình hình hoạt động giao dịch – đàm phán của công ty Để được biết và nắm rõ hơn công tác tổ chức giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty, nên em đã nghiên cứu và phân tích một số hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị mà công ty đã ký kết, qua đó em nhận thấy trong một số điều khoản chính, công ty đàm phán vẫn chưa thực sự hiệu quả từ đó làm giảm đi nhiều lợi ích khi kinh doanh mặt hàng máy móc thiết bị này. Công ty thường đàm phán về các điều khoản chính trong một hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị như sau: Về điều khoản chất lượng hàng Công ty chỉ đàm phán và đưa vào hợp đồng điều khoản đóng gói hợp lý là theo tiêu chuẩn quốc tế nhưng lại không thể hiện điều khoản quy cách chất lượng vào hợp đồng. Có thể là do đã làm ăn lâu năm và tin cậy lẫn nhau nên công ty mới không đưa điều khoản này vào hợp đồng. Tuy nhiên để đảm bảo tính an toàn trong kinh doanh cũng như không để xảy ra sai sót đáng tiếc nào Công ty cần thỏa thuận và thể hiện rõ điều khoản này vì điều khỏan này rất quan trọng về chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên cũng cần thể hiện : vì đây là hàng hóa công nghiệp nên qui cách phẩm chất cần dựa vào tài liệu kĩ thuật là hợp lý nhất. Và cần thể hiện thêm : tài liệu kỹ thuật gì, người bán có trách nhiệm cung cấp tài liệu kỹ thuật cho người mua vào lúc nào và bằng phương tiện gì. Cần phải ghi câu tài liệu kỹ thuật là một bộ phận không tách rời hợp đồng này. Về điều khoản thanh toán Đa số các hợp đồng, điều khoản thanh toán đều được ghi: Thanh toán 100% giá trị hợp đồng theo hình thức nhờ thu trong vòng 50 ngày sau vận đơn hàng hóa vào tài khoản bên bán. Chứng từ gửi kèm : + 3 bản gốc vận đơn đường biển đã xếp hàng lên tàu có đóng dấu đã thanh toán, theo lệnh ký hậu để trống và thông báo cho người thụ hưởng. + 3 bản gốc hóa đơn thương mại / phiếu đóng gói có chữ ký. + 3 bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại cấp. + Bản thứ 3 đơn bảo hiểm + 3 bản gốc giấy chứng nhận số lượng/chất lượng do nhà sản xuất cấp. + conform bằng fax và thông báo đầy đủ chi tiết cho người mua sau khi đã xếp hàng lên tàu như thời gian tàu đi/tàu đến, tên tàu, trọng tải tàu, số lượng, số bill of loading. Phương thức cùng những điều khoản chứng từ này thực sự có lợi cho bên bán, để đảm bảo tính an toàn và giảm bớt rủi ro trong điều khoản chứng từ gởi kèm công ty nên đưa thêm vào một số các điều khoản còn thiếu như: + Hóa đơn thương mại/phiếu đóng gói phải có chữ ký của người bán + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa do phòng thương mại nào cấp + Tài liệu kỹ thuật hướng dẫn đính kèm. + Hối Phiếu + Ngoài ra giấy chứng nhận bảo hiểm phải được người bán ký hậu để trống. Bên cạnh thực tế công ty N.A.G.O.Y.A khá hạn hẹp về vốn nên em nghĩ công ty nên thoả thuận các phương thức thanh toán khác nhằm khắc phục hạn chế đó. Ví dụ với các đối tác đã làm ăn lâu năm và tin tưởng lẫn nhau, công ty nên thoả thuận các phương thức thanh toán như trả sau 1 thời hạn lâu hơn có lãi suất, trả góp… như thế công ty sẽ tận dụng được vốn, như một hình thức thuyết phục đối tác đầu tư trực tiếp nguồn vốn vào công ty. Về điều khoản giao hàng Công ty thường đưa điều khoản giao hàng trong vòng 45 ngàu sau ngày ký hợp đồng. Theo em thời gian giao hàng trong vòng 45 ngày là chấp nhận được nhưng vì Nhật Bản cũng gần Việt Nam nên con số 30 ngày sẽ là hợp lý hơn nhằm giúp Công ty chủ động trong 1 thị trường kinh doanh nhiều biến động, bên cạnh đó Công ty cần thỏa thuận thêm: + Cần thỏa thuận số lượng, chất lượng hàng gửi cuối cùng ở đâu, do cơ quan nào giám định cuối cùng. + Thông báo giao hàng của mỗi bên như: nội dung thông báo, thời hạn thông báo. + Điều kiện dỡ hàng Về bảo hiểm Bảo hiểm trọn gói do bên bán mua với giá trị bồi thường 110% trên giá trị hóa đơn thương mại và có khả năng bồi thường tại thành phố Hồ Chí Minh, dựa vào ICCA 1/1/82 (theo điều kiện bảo hiểm A). Theo em, công ty nhường cho đối tác mua bảo hiểm và thanh toán được tại thành phố Hồ Chí Minh cũng khá hợp lý bởi sẽ có thêm phương án khắc phục hàng có vấn đề nhanh chóng. Về trọng tài và luật định : 1. Dựa vào các điều kiện thương mại quốc tế 2000 (Incoterms 200) 2. Bất kỳ tranh chấp nào có liên quan đến hợp đồng này mà hai bên không thể thỏa thuận được thì sẽ được đưa đến trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam phán quyết của trọng tài sẽ có hiệu lực cuối cùng và được áp dụng cho cả hai bên. Án phí trọng tài sẽ do bên thua kiện chịu. Trong hoàn cảnh kinh nghiệm giao dịch quốc tế còn hạn chế, có thể nói công ty đã giành được lợi thế trong điều khoản trọng tài và luật định. Tuy nhiên điều khoản này vẫn còn thiếu : Địa điểm giải quyết tranh chấp. 2.3 Những vấn đề cần lưu ý khi giao dịch – đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị với đối tác nước ngoài Do đặc điểm đặc trưng của mặt hàng máy móc thiết bị là chi phí cao, khó vận chuyển, nguồn vốn lớn và khó khăn về bảo hành sửa chữa …cho nên khi tham gia giao dịch – đàm phán mặt hàng này với đối tác nước ngoài, công ty cần ưu tiên tập trung vào đám phán một số những điều khoản như điều khoản quy cách phẩm chất, điều khoản thanh toán và điều khoản giải quyết tranh chấp. Công ty cũng nên đào tạo thêm nhằm nâng cao năng lực nghiệp vụ cũng như trao dồi thêm kinh nghiệm để có thể đàm phán mua hàng với nhiều đối tác theo điều kiện CIF thay vì FOB như hiện nay. PHẦN 3. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH – ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY N.A.G.O.Y.A So sánh với lý thuyết ** Nhận xét : Qua tìm hiểu phân tích hợp đồng nhập khẩu ID00794 trên cho thấy các điều khỏan của hợp đồng rất ngắn gọn nhưng lại xoáy sâu vào một số điều khoản trọng yếu nhất. Tuy nhiên, cách soạn thảo một hợp đồng như thế phụ thuộc vào mối quan hệ giao dịch mua bán với những khách hàng quen thuộc lâu dài và uy tín. Đối với khách hàng mới hay mức độ quan trọng của lô hàng thì công ty nên sọan thảo các điều khoản trong hợp đồng đầy đủ và chi tiết cụ thể hơn để có thể ràng buộc người bán hay các bên trong hợp đồng nhằm đảm bảo tính an toàn trong kinh doanh. II. Đánh giá về hoạt động giao dịch – đàm phán hợp đồng nhẩu khẩu máy móc thiết bị của công ty 2.1 Những thuận lợi và khó khăn 2.1.1 Những thuận lợi - Nhu cầu về mặt hàng máy móc thiết bị trong nước là rất lớn vì Việt Nam đang ở trong giai đoạn công nghiệp hoá - hiện đại hoá. - Đối tác cung cấp chủ yếu mặt hàng máy móc thiết bị cho công ty có uy tín cao về chất lượng, và đã làm ăn lâu năm cùng công ty. - Có đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, sáng tạo với công việc và có kiến thức nghiệp vụ nhất định, biết nắm bắt tình hình thị trường, giá cả hàng hoá và nguồn cung cấp cũng như tiêu thụ trong và ngoài nước. - Có kinh nghiệm trong việc ký kết hợp đồng với đối tác, biết cách giao dịch, thương lượng với thương nhân nước ngoài bằng trình độ ngoại ngữ thành thạo. - Có sự hiểu biết về thị trường trong nước, công ty có uy tín với ngân hàng trong nước nhờ vậy thuận lợi trong công tác thanh toán, chuyển tiền được nhanh chóng, cũng như trong mua bán ngoại tệ… - Nhờ chú ý tập trung đến tập quán tiêu dùng của đối tác trong nước nên đã nhập khẩu những máy móc thiết bị có chất lượng tốt, phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng trong nước. Những khó khăn Bên cạnh những thuận lợi đó song thì công ty cũng vấp phải những khó khăn cần giải quyết: - Do đối tác là khách hàng Nhật nên 1 trong vấn đề tương đối khó khăn là khách hàng đa số sử dụng tiếng Nhật, mỗi khi giao dịch thì cần thêm phiên dịch nên nhiều khi cũng chưa nắm rõ và hiểu được hết ý của đối tác. Một phần ngôn ngữ bên đối tác còn hạn chế trong sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh còn bên công ty lại không tốt lắm về ngôn ngữ tiếng Nhật nên nhiều khi 2 bên còn chưa thông suốt lắm, đôi khi phải giải thích đi, giải thích lại nhiều lần. - Do thiếu kinh nghiệm đàm phán hợp đồng theo các điều kiện thương mại quốc tế khác nhau nên nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ nói chung và công ty N.A.G.O.Y.A nói riêng thường xuất khẩu theo điều kiện FOB và nhập khẩu theo điều kiện CIF do đó đã bỏ lở nhiều cơ hội có thể thu lợi về kinh tế. Công ty càng bất lợi hơn bởi mặt hàng máy móc thiết bị có chi phí vận chuyển và bảo hiểm rất cao. - Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay ngoài việc phải cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước, công ty còn phải đối phó với các đối thủ từ nước ngoài cũng nhập hàng vào Việt Nam để bán kinh doanh với giá cạnh tranh. Đối với mặt hàng máy móc thiết bị nói riêng và thiết bị công nghiệp nói chung thì công ty còn một khoảng cách khá xa về danh tiếng và uy tín đối những doanh nghiệp trong nước chuyên cung cấp mặt hàng này như: CTCP Chế tạo máy Dzĩ An- (DZM); Công ty cổ phần LILAMA; Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây dựng Bình Triệu...  2.2 Những điểm được và chưa được của công ty 2.2.1 Những điểm đạt được: Qua những đa số những hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị mà công ty đã thực hiện, có thể nhận thấy trong các điều khoản mà công ty đã chú trọng đàm phán như: điều khoản giá cả, điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán, điều khoản trọng tài và luật định đề giành được những lợi thế nhất định. Ví dụ như: + Giá cả: phù hợp. + Giao hàng: Theo sự lựu chọn và chỉ định của công ty. + Thanh toán: Hợp lý, chuyển từ L/C sang D/A và gia hạn thêm thời gian thanh toán, giảm phí ngân hàng, quay vòng vốn nhanh nhờ thương lượng được với phía ngân hàng. + Trọng tài và luật định: Theo luật định quốc tế, trọng tài và địa điểm giải quyết tranh chấp ở Việt Nam. Đây là điều khá cần thiết đối với một công ty còn non trẻ trong nghiệp vụ đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế. 2.2.2 Những điều chưa được Bên cạnh những điểm đạt được thì có 1 số vấn đề mà công ty cũng cần chú trọng xem xét nhằm khắc phục hạn chế về vốn của công ty cũng như giảm thiểu rủi ro trong các hợp đồng nhập khẩu như: + Công ty không đưa điều khoản qui cách phẩm chất này vào hợp đồng. Có thể do công ty và đối tác tin tưởng lẫn nhau nhưng thiết nghĩ điều khoản này nhất thiết không được thiếu nhằm giảm thiểu rủi ro cho công ty. + Thiếu kinh nghiệm đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế các loại như thuê tàu, bảo hiểm nên công ty không sử dụng hết tiềm lực nhằm tăng lợi nhuận và giảm chi phí. + Trong điều khoản thanh toán, công ty vẫn đàm phán thiếu và sai chứng từ khi thực hiện hợp đồng. Một số giải pháp và kiến nghị giúp hoạt động giao dịch - đàm phán hợp đồng nhập khẩu của công ty đạt hiệu quả hơn Từ thực tế khảo sát đã thực hiện trong thời gian thực tập tại công ty N.A.G.O.Y.A và trên cơ sở đối chiếu giữa lý luận học được tại trường và thực tiễn mà công ty N.A.G.O.Y.A đã vận dụng, tôi xin đưa ra 1 số giải pháp và kiến nghị như sau: 3.1 Giải pháp - Đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo cán bộ chuyên môn, luôn nâng cao trình độ, hỗ trợ và cử nhân viên đi học các khóa nghiệp vụ trong các trường quốc tế, các nơi đào tạo uy tín và chất lượng để khắc phục tình trạng thiếu kinh nghiệm trong công tác thực hiện đàm phán các hợp đồng thương mại quốc tế. - Giữ vững và duy trì tốt mối quan hệ giao dịch mua bán lâu dài: Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan… theo dõi và tiếp nhận, tìm hiểu đầy đủ thông tin về nhu cầu khách hàng mới để so sánh đánh giá và có được các thông tin quan trọng nhằm tạo lợi thế khi đàm phán về giá, chất lượng …trong hợp đồng. - Thanh lọc và tuyển thêm những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong hợp đồng thương mại quốc tế cũng như những nhân viên có khả năng sử dụng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh thành thuộc như tiếng mẹ đẹ nhằm nâng cao tốc độ và hiệu quả khi giao dịch đàm phán với các đối tác. 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Về quản lý xuất nhập khẩu: - Chính sách hải quan phải được thực hiện thông suốt, rõ ràng, minh bạch không lòng vòng gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. - Bộ ngành đưa ra với những văn bản hướng dẫn cụ thể và chi tiết để doanh nghiệp hiểu rõ hơn, từ đó để doanh nghiệp thực hiện và áp dụng tốt hơn. - Tăng cường các biện pháp thuế quan để kiểm sóat tình hình mua bán hàng hóa, chống buôn lậu qua biên giới, hổ trợ tích cực hơn cho họat động xuất nhập khẩu chính ngạch. - Dần dần giảm bớt các thủ tục hành chính, giảm bớt thời gian chờ đợi tại các cơ quan chức năng. 3.2.2 Về thị trường tiêu thụ nội địa: - Về Pháp luật: nguyên cứu xây dựng hệ thống pháp luật để tạo điều kiện cho những họat động kinh doanh các mặt hàng nội đại ngày phát triển, bảo đảm hoài hòa các lợi ích: lợi ích của nhà nước, của người sản xuất, người buôn bán, người tiêu thụ. - Đầu tư nhiều hơn nữa cơ sở hạ tầng : Xây dựng những trung tâm thương mại hàng hóa tại các thành phố lớn, đặc biệt là Thàn Phố Hồ chí Minh, Hà Nội tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tiếp thị và bán hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng. 3.2.3 Về vốn: Tạo điều kiện cho các doanh nghiệp huy động vốn: - Về nguồn vốn trong nước: hỗ trợ chính sách vốn, giảm lãi suất vay vốn… - Về nguồn vốn nước ngoài: để giúp các doanh nghiệp thành công trong công việc thu hút vốn, chính phủ tạo điều kiện thuận lợi như: tạo môi trường đầu tư lành mạnh, luật đầu tư thông thóang, khuyến khích đầu tư, rút ngắn thời gian triển khai thủ tục hành chính, ký các hiệp định thương mại song phương và đa phương 3.2.4 Đối với công ty: - Không ngừng hoàn thiện kỹ năng thương lượng hơp đồng cho cán bộ và nhân viên phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu. - Không ngừng tìm hiểu khách hàng sẵn có để nắm tình hình sản xuất, nhu cầu của họ, phân loại các nhà cung cấp theo khả năng cung ứng của họ, uy tín và mức quan hệ hữu hảo với công ty để có chiến lược kinh doanh lâu dài. - Có chính sách đào tạo và thu hút nguồn nhân lực, đặc biệt là thiết lập đội ngũ công nhân kỹ thuật có trình độ tay nghề cao để phục vụ cho họat động sản xuất kinh doanh. KẾT LUẬN Xu thế toàn cầu hoá hiện nay đã và đang diễn ra mạnh mẽ, phân công lao động quốc tế ngày càng sâu sắc, không một quốc gia nào có thể phát triển mà không hoà nhập với xu thế hiện nay. Thương mại quốc tế là tất yếu khách quan, sự giao lưu trao đổi buôn bán giữa các quốc gia, các thành phần kinh tế ngày càng sâu rộng. Kể từ khi Việt Nam thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế và mở rộng quan hệ đầu tư, đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp vươn ra thị trường thế giới cũng như đầu tư vào của các doanh nghiệp nước ngoài ở Việt Nam cùng nhau hòa nhập chung với tiến trình phát triển của tòan cầu, mang lại nhiều cơ hội và thử thách cho họat động sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp đặc biệt là họat động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A là một Công ty kinh doanh thương mại có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu, cũng tham gia vào hoạt động buôn bán trao đổi thương mại quốc tế. Trong xu thế hội nhập, tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế Công ty luôn tự hoàn thiện mình. Trong thời gian qua Công ty tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị và đã đạt được những thành công nhất định góp phần đáp ứng nhu cầu lắp đặt máy móc thiết bị trong nước. Tuy nhiên hoạt động kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị của Công ty không tránh khỏi những khó khăn trước mắt cũng như lâu dài do những biến động về môi trường kinh tế, chính trị nói chung và sự biến động của thị trường máy móc thiết bị nói riêng, sự cạnh gay gắt từ các đối thủ cạnh tranh. Chính vì vậy, để khai thác tiềm năng và lợi thế nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị không những cần có sự nỗ lực hoàn thiện của Công ty mà còn cần có sự hỗ trợ từ phía Hiệp hội, Nhà Nước. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Đỗ Đức Bình - Nguyễn Thượng Lạng (2004), Giáo trình Kinh tế quốc tế, Nhà xuất bản Lao động xã hội Nguyễn Thị Hường (2003), Giáo trình kinh doanh quốc tế, Nhà xuất bản Lao động – xã hội 4. Vũ Hữu Tửu (2002), Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nhà xuất bản giáo dục 5. Bruce Patton - Roger Fisher – William Ury, Getting to yes 6. Báo cáo kiểm toán của Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A các năm 2007, 2008, 2009. Hợp đồng mẫu số ID00794 ngày 29 tháng 09 năm 2008 của Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Tư liệu về công ty, Phòng hành chính – nhân sự của Công ty TNHH TBCN N.A.G.O.Y.A Các trang web www.vietnamnet www.thuongmai.com.vn www.thoibaokinhte.com.vn www.tobinhminh.com