Đề tài Tổ chức công tác thanh toán với khách hàng và các phương hướng hoàn thiện công tác thanh toán , nâng cao hiệu quả kinh doanh tạI công ty thiết bị Hà Nội

iÕt , cña b¶ng kª vµ b¶ng ph©n bæ. NhËt ký Chøng Tõ ph¶i më tõng th¸ng mét , hÕt mçi th¸ng ph¶i khãa sæ NhËt ký Chøng Tõ cò vµ më NhËt ký Chøng Tõ míi cho th¸ng sau . Mçi lÇn kho¸ sæ cò , më sæ míi ph¶i chuyÓn toµn bé sè d­ cÇn thiÕt tõ NhËt ký Chøng Tõ cò sang NhËt ký Chøng Tõ míi tuú theo yªu cÇu cô thÓ cña tõng tµi kho¶n. H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký Chøng Tõ cã 10 NhËt ký Chøng Tõ , ®­îc ®¸nh sè tõ NhËt ký Chøng Tõ sè 1 ®Õn NhËt ký Chøng Tõ sè 10. - B¶ng Kª: Trong h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký Chøng Tõ cã 10 b¶ng kª ®­îc ®¸nh sè thø tù tõ b¶ng kª sè 1 ®Õn b¶ng kª sè 11 ( kh«ng cã b¶ng kª sè 7) . B¶ng kª ®­îc sö dông trong nh÷ng tr­êng hîp khi c¸c chØ tiªu h¹ch to¸n chi tiÕt cña mét sè tµi kho¶n kh«ng thÓ kÕt hîp ph¶n ¸nh trùc tiÕp trªn NhËt ký Chøng Tõ ®­îc. Khi sö dông b¶ng kª th× sè liÖu cña b¶ng chøng tõ gèc tr­íc hÕt ®­îc ghi vµo b¶ng kª . Cuèi th¸ng sè liÖu tæng céng cña c¸c b¶ng kª ®­îc chuyÓn vµo c¸c NhËt ký Chøng Tõ cã liªn quan . B¶ng kª cã thÓ më theo vÕ cã hoÆc vÕ Nî cña c¸c tµi kho¶n , cã thÓ kÕt hîp ph¶n ¸nh c¶ sè d­ ®Çu th¸ng , sè ph¸t sinh nî, sè ph¸t sinh cã trong th¸ng vµ sè d­ cuèi th¸ng .. Phôc vô cho viÖc kiÓm tra , ®èi chiÕu sè liÖu vµ chuyÓn sæ cuèi th¸ng . Sè liÖu cña b¶ng kª kh«ng sö dông ®Ó ghi Sæ C¸i. -Sæ c¸i Sæ C¸i lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp më cho c¶ n¨m , mçi tê sæ dïng cho mét tµi kho¶n trong ®ã ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh nî , sè ph¸t sinh cã vµ sè d­ cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý. Sè ph¸t sinh cã cña m· tµi kho¶n ®­îc ph¶n ¸nh Trªn Sæ c¸i theo tæng sè, lÊy tõ NhËt ký Chøng Tõ ghi cã tµi kho¶n ®ã; sè ph¸t sinh Nî , ®­îc ph¶n ¸nh chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n ®èi øng cã, lÊy tõ c¸c NhËt ký Chøng Tõ cã liªn quan. Sæ C¸i chi ghi mét lÇn vµo ngµy cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý . Sau khi ®· kho¸ sæ vµ kiÓm tra , ®èi chiÕu sè liÖu trªn c¸c NhËt ký Chøng Tõ . -sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt C¸c sæ , thÎ kÕ to¸n chi tiÕt dïng ®Ó ghi chÐp chi tiÕt c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n cÇn ph¶i theo dâi chi tiÕt phôc vô yªu cÇu tÝnh to¸n mét sè chØ tiªu, tæng hîp, ph©n tÝch vµ kiÓm tra cña ®¬n vÞ mµ c¸c sæ kÕ to¸n tæng hîp kh«ng thÓ ®¸p øng ®­îc. KÕt cÊu cña tõng lo¹i sæ , thÎ kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc thiÕt lËp phô thuéc vµo tÝnh chÊt cña ®èi t­îng h¹ch to¸n vµ yªu cÇu cung cÊp th«ng tin phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý vµ lËp B¸o C¸o Tµi ChÝnh . Mçi ®èi t­îng kÕ to¸n cã yªu cÇu cung cÊp th«ng tin phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý kh¸c nhau , do ®ã néi dung , kÕt cÊu c¸c lo¹i sæ vµ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt quy ®Þnh mang tÝnh h­íng dÉn . Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý c¸c doanh nghiÖp cã thÓ më vµ lùa chän c¸c ,mÉu sæ kÕ to¸n chi tiÕt cÇn thiÕt phï hîp. H»ng ngµy , c¨n cø vµo chøng tõ kÕt to¸n , ®Ó ghi vµo sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt liªn quan ë c¸c cét phï hîp . Cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý ,ph¶i tæng hîp sè liÖu vµ kho¸ sæ , thÎ kÕ to¸n chi tiÕt , lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt. Sè liÖu trªn c¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt ph¶i ®­îc kiÓm tra ®èi chiÕu víi sè ph¸t sinh nî. Sè ph¸t sinh cã vµ sè d­ cuèi th¸ng cña tõng tµi kho¶n trªn sæ c¸i . C¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt sau khi kiÓm tra ®èi chiÕu vµ chØnh lý sè liÖu dïng ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. S¬ ®å 2: tr×nh tù sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ B¶ng kª NhËt ký chøng tõ ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n: Hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c kho¶n chøng tõ gèc ®· ®­îc kiÓm tra lÊy sè liÖu ghi trùc tiÕp vµo c¸c NhËt ký Chøng Tõ hoÆc b¶ng kª , Sæ chi tiÕt cã liªn quan . §èi chiÕu víi c¸c NhËt ký Chøng Tõ ®­îc ghi c¨n cø vµo c¸c b¶ng kª, sæ chi tiÕt th× hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ kÕ to¸n , vµo b¶ng kª sæ chi tiÕt , cuèi th¸ng ph¶i chuyÓn sè liÖu tæng céng cña b¶ng kª , sæ chi tiÕt vµ NhËt ký Chøng Tõ . §èi víi c¸c chi phÝ s¶n xuÊt , kinh doanh ph¸t sinh nhiÒu lÇn hoÆc ,mang tÝnh chÊt ph©n bè , c¸c chøng tõ gèc tr­íc hÕt ®­îc tËp hîp vµ ph©n lo¹i trong c¸c b¶ng ph©n bè , sau ®ã lÊy sè liÖu kÕt qu¶ cña b¶ng ph©n bè ghi vµo c¸c b¶ng kª vµ NhËt ký Chøng Tõ cã liªn quan. Cuèi th¸ng kho¸ sæ , céng sè liÖu trªn c¸c NhËt Ký Chøng Tõ , kiÓm tra , ®èi chiÕu sè liÖu trªn c¸c NhËt Ký Chøng Tõ víi c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt , B¶ng tæng hîp chi tiÕt cã liªn quan vµ lÊy sè liÖu tæng céng cña c¸c NhËt Ký Chøng Tõ ghi trùc tiÕp vµo sæ C¸i. §èi víi c¸c chøng tõ cã liªn quan ®Õn c¸c sæ vµ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt th× ®­îc ghi trùc tiÕp vµo c¸c sæ , thÎ cã liªn quan . Cuèi th¸ng, céng sè hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vµ c¨n cø vµo sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt lËp c¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt theo tõng tµI kho¶n ®Ó ®èi chiÕu víi sæ c¸i. Sè liÖu tæng céng ë sæ c¸I vµ mét sè chØ tiªu chi tiÕt trong NhËt Ký Chøng Tõ , B¶ng kª vµ c¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt ®­îc dïng ®Ó lËp b¸o c¸o Tµi ChÝnh . 6.2. Tæ Chøc Bé M¸y KÕ To¸n: XuÊt ph¸t tõ nh÷ng yªu cÇu qu¶n lý vµ ®Æc ®iÓm kinh doanh , C«ng Ty ThiÕt BÞ cã bé m¸y kÕ to¸n nh­ sau:  S¬ ®å 3: tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n Tr­ëng phßng kÕ to¸n KÕ to¸n hµng mua, c«ng nî hµng mua, kÕ to¸n thuÕ Phã phßng kÕ to¸n (kÕ to¸n tæng hîp) KÕ to¸n hµng b¸n, c«ng nî hµng b¸n KÕ to¸n chi phÝ l­u th«ng vµ c«ng nî ph¶i thu , tr¶ KÕ to¸n tiÒn mÆt B¶o HiÓm X· Héi KÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n TSC§ vµ tÝnh kÕt qu¶ KD cña c¸c bé phËn KÕ to¸n kho hµng vµ c«ng t¸c th«ng kª Thñ quü * * * * * * Chøc tr¸ch , nhiÖm vô cña c¸c bé phËn cÊu thµnh bé m¸y kÕ to¸n ë phßng kÕ to¸n cña C«ng Ty nh­ sau: 6.2.1: Tr­ëng Phßng Tµi ChÝnh-KÕ To¸n: - §­îc Gi¸m §èc Tæng C«ng Ty quyÕt ®Þnh bæ nhiÖm , miÔn nhiÖm theo ®Ò nghÞ cña Gi¸m §èc Doanh nghiÖp - KÕ to¸n tr­ëng gióp Gi¸m §èc , chØ ®¹o , tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n , thèng kª cña doanh ngiÖp vµ cã nhiÖm quyÒn h¹n theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt kÕ to¸n thèng kª vµ ®iÒu lÖ KÕ To¸n tr­ëng trong xÝ nghiÖp Quèc Doanh . 6.2.2 : Phã Phßng Tµi ChÝnh- KÕ To¸n: - Gióp kÕ to¸n tr­ëng theo sù ph©n c«ng vµ uû quyÒn cña kÕ to¸n tr­ëng : chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vÒ nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng vµ uû quyÒn . Trùc tiÕp lµm c«ng t¸c kÕ to¸n tæng hîp , lËp b¸o c¸o tµi chÝnh (quyÕt to¸n , 6 th¸ng , 9 th¸ng , n¨m ) chØ ®¹o c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. 6.2.3 : Bé PhËn KÕ To¸n hµng mua , c«ng nî hµng mua ; kÕ to¸n thuÕ. - Ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp , kÕ to¸n chi tiÕt t×nh h×nh mua hµng vµ t×nh h×nh thanh to¸n nî ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp. 6.2.4 : KÕ to¸n hµng b¸n , c«ng nî hµng b¸n. -Ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp , kÕ to¸n chi tiÕt vÒ doanh thu b¸n hµng theo ho¸ ®¬n , doanh thu thuÇn , thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ph¶i nép. - TÝnh to¸n vµ ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp , kÕ to¸n chi tiÕt gi¸ trÞ vèn hµng xuÊt b¸n. 6.2.5 : KÕ to¸n chi phÝ l­u th«ng vµ c«ng nî ph¶i thu , ph¶i tr¶ - Ghi chÐp kÕ to¸n ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña tiÒn mÆt - TÝnh tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn doanh nghiÖp , c¸c kho¶n trÝch BHXH , BHYT , kinh phÝ c«ng ®oµn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ , tinh BHXH ph¶i tr¶ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc h­ëng BHXH. - Ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp , kÕ to¸n chi tiÕt tiÒn l­¬ng , kho¶n trÝch BHXH, BHYT , kinh phÝ c«ng ®oµn. - LËp b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ. 6.2.7 : KÕ to¸n ng©n hµng . - Thùc hiÖn c«ng t¸c giao dÞch theo dâi c¸c hîp ®ång mua-b¸n vµ ghi chÐp kÕ to¸n vÒ tiÒn göi , tiÒn vay. 6.2.8 : KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh vµ tÝnh kÕt qu¶ kinh doanh ë c¸c bé phËn. - Ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp , kÕ to¸n chi tiÕt vÒ tµi s¶n cè ®Þnh - LËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n néi bé vÒ tµi s¶n cè ®Þnh , kÕt qu¶ kinh doanh - Theo dâi tµi s¶n cè ®Þnh ®ang sö dông ë tÊt c¶ c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp . - TÝnh to¸n ph©n bæ l¹i c¸c chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý vµ chi phÝ s¶n xuÊt – kinh doanh trong ký ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ cña s¶n xuÊt , kinh doanh . 6.2.9 ; KÕ to¸n kho hµng vµ c«ng t¸c thèng kª: - Ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp , kÐ to¸n chi tiÕt vÒ hµng tån kho ( c«ng cô , dông cô , vËt liÖ , thµnh phÈm ) - Theo dâi c«ng cô , dông cô ®ang sö dông ë tÊt c¶ c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp . - LËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n néi bä vÒ hµng tån kho . - Thèng kª c¸c chØ tiªu vÒ c¸c kho¶n nî ph¶i thu ; vÒ lao ®éng , tiÒn l­¬ng, chi phÝ s¶n xuÊt . 6.2.10 : Thñ Quü : - Ghi chÐp kÕ to¸n vÒ c¸c kho¶n thu ,chi C¸c c«ng viÖc kÕ to¸n ph©n c«ng cho c¸c bé phËn , song toµn bé c«ng viÖc ®Ò n»m trong quy tr×nh kÕ to¸n thèng nhÊt , v× vËy c¸c bé phËn kÕ to¸n ®Òu cã quan hÖ mËt thiÕt víi nhau , kh«ng thÓ t¸ch biÖt ®­îc , mµ ph¶i do kÕ to¸n tr­ëng chi phèi , ®iÒu hµnh trong mét thÓ thèng nhÊt ®Ó cïng tiÕn hµnh c«ng viÖc thu nhËn , hÖ thèng ho¸ vµ cung cÊp toµn bé th«ng tin vÒ ho¹t ®éng , kinh tÕ , tµi chÝnh ë doanh nghiÖp . II. Thùc tr¹ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thanh to¸n víi kh¸ch hµng ë C«ng Ty ThiÕt BÞ- Hµ Néi 1: Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n: : Néi dung c¸c nghiÖp vô thanh to¸n: Trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp , lu«n lu«n ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô thanh to¸n , ph¶n ¸nh mèi quan hÖ thanh to¸n gi÷a doanh nghiÖp víi ng­êi mua , ng­êi b¸n víi Nhµ N­íc , víi c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ víi c¸c tæ chøc kinh tÕ kh¸c . Th«ng qua quan hÖ thanh to¸n , cã thÓ ®¸nh gi¸ ®­îc t×nh h×nh tµi chÝnh vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng tµi chÝnh cña doanh nghiÖp . NÕu ho¹t ®éng tµi chÝnh tèt , doanh nghiÖp sÏ Ýt bÞ chiÕm dông vµ Ýt ®i chiÕm dông vèn cña ng­êi kh¸c .Ng­îc l¹i , nÕu ho¹t ®éng tµi chÝnh tåi , sÏ xuÊt hiÖn vµ tån t¹i t×nh tr¹ng chiÕm dông vèn lÉn nhau dÉn ®Õn c«ng nî d©y d­a kÐo dµi. C¸c nghiÖp vô thanh to¸n ph¸t sinh trong doanh nghiÖp mét c¸ch th­êng xuyªn liªn tôc bao gåm nhiÒu lo¹i , cã néi dung kinh tÕ vµ yªu cÇu qu¶n lý kh¸c nhau. 1.1.1. C¨n cø vµo néi dung kinh tÕ , c¸c nghiÖp vô thanh to¸n trong doanh nghiÖp ®­îc chia thµnh : C¸c kho¶n ph¶i thu vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶. - C¸c kho¶n ph¶i thu : Lµ mét bé phËn thuéc tµi s¶n cña doanh nghiÖp ®ang bÞ c¸c ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n kh¸c chiÕm dông mµ doanh nghiÖp cã tr¸ch nhiÖm ph¶i thu håi, bao gåm: + C¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng + C¸c kho¶n thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ. + C¸c kho¶n ph¶i thu néi bé – c¸c kho¶n t¹m øng cho c«ng nh©n viªn. + C¸c kho¶n thÕ chÊp ký c­îc , ký quü. + C¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c. - C¸c kho¶n ph¶i tr¶ : Lµ mét bé phËn thuéc nguån vèn cña doanh nghiÖp ®­îc tµi trî tõ c¸c doanh nghiÖp vµ c¸c tæ chøc kinh tÕ kh¸c mµ doanh nghiÖp cã tr¸ch nhiÖm ph¶i tr¶ , bao gåm : + C¸c kho¶n tiÒn vay cña ng©n hµng , cña c¸c tæ chøc kinh tÕ vµ c¸c c¸ nh©n ®Ó bæ sung cho nhu cÇu nguån vèn cña doanh nghiÖp + C¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n vËt t­ hµng ho¸ hay cung cÊp dÞch vô cho doanh nghiÖp + C¸c kho¶n ph¶i nép cho Nhµ N­íc bao gåm c¸c lo¹i thuÕ , phÝ , lÖ phÝ + C¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn : tiÒn l­¬ng , tiÒn th­ëng , trî cÊp BHXH + C¸c kho¶n ®­îc phÐp tÝnh tr­íc vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh nh­ng thùc tÕ ch­a ph¸t sinh . + C¸c kho¶n ph¶i tr¶ trong néi bé doanh nghiÖp + C¸c kho¶n ph¶i tr¶ , ph¶i nép kh¸c : Tµi s¶n thõa ch­a râ nguyªn nh©n , c¸c kho¶n ph¶i nép vÒ BHXH , BHYT , kinh phÝ c«ng ®oµn... + C¸c kho¶n tiÒn , tµi s¶n nhËn ký quü , ký c­îc dµi h¹n . 1.1.2. C¨n cø vµo thêi h¹n thanh to¸n , c¸c nghiÖp vô thanh to¸n ®­îc ph©n thµnh c¸c kho¶n ph¶i thu hoÆc ph¶i tr¶ trong mét n¨m hoÆc mét chu kú kinh doanh cña doanh nghiÖp - C¸c kho¶n ph¶i thu hoÆc ph¶i tr¶ ng¾n h¹n : Lµ c¸c kho¶n thanh to¸n cã thêi h¹n ph¶i thu hoÆc ph¶i tr¶ trong mét n¨m hoÆc mét chu kú kinh doanh cña doanh nghiÖp - C¸c kho¶n ph¶i thu hoÆc ph¶i tr¶ dµi h¹n : Lµ c¸c kho¶n thanh to¸n cã thêi hanh ph¶i thu hoÆc ph¶i tr¶ tõ mét n¨m trë lªn hoÆc mét chu kú kinh doanh cña doanh nghiÖp . 1.1.3. C¨n cø vµo yªu cÇu qu¶n lý , c¸c nghiÖp vô thanh to¶n trong doanh nghiÖp ®­îc ph©n t¸n thµnh c¸c nhãm sau: -Thanh to¸n víi c¸c nhµ cung cÊp : lµ kho¶n nî mµ doanh nghiÖp ph¶i thanh to¸n víi ng­êi b¸n vËt t­ , tµi s¶n, hang ho¸ ; thanh to¸n víi ng­êi cung cÊp lao vô , dÞch vô ; thanh to¸n víi ng­êi nh©n thÇu x©y dùng c¬ b¶n , nhËn thÇu söa ch÷a lín... -Thanh to¸n víi kh¸ch hµng : lµ kho¶n c«ng nî mµ doanh nghiÖp ph¶i thu cña ng­êi mua vËt t­ , hµng ho¸ , lao vô , dÞch vô cña doanh nghiÖp -Thanh to¸n víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc : §ã lµ mèi quan hÖ tµi chÝnh gi÷a doanh nghiÖp víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc vÒ c¸c kho¶n ph¶i nép ,m ph¶i tr¶ theo quy ®Þnh hiÖn hµnh vµ quan hÖ víi Ng©n s¸ch cßn thÓ hiÖn nghÜa vô cña doanh nghiÖp víi Ng©n s¸ch Nhµ N­íc , víi Nhµ N­íc . Thanh to¸n víi ng©n s¸ch bao gåm : + Thanh to¸n vÒ thuÕ tiªu thô : ThuÕ GTGT , thuÕ TT§B , thuÕ XK’ + Thanh to¸n vÒ thu trªn vèn: víi c¸c doanh nghiÖp sö dông vèn do Ng©n s¸ch cÊp. + Thanh to¸n vÒ thuÕ nhËp khÈu : nÕu nhËp khÈu vËt t­ , hµng ho¸. + Thanh to¸n vÒ thuÕ lîi tøc : nÕu doanh nghiÖp kinh doanh cã l·i. + Thanh to¸n vÒ c¸c lo¹i thuÕ kh¸c : thuÕ thu nhËp , thuÕ m«n bµi ... + Thanh to¸n vÒ c¸c kho¶n phÝ , lÖ phÝ ... -Thanh to¸n kho¶n t¹m øng : Lµ mét kho¶n thanh to¸n biÓu hiÖn mèi quan hÖ gi÷a doanh nghiÖp víi c¸n bé c«ng nh©n viªn vÒ mét kho¶n tiÒn ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô nµo ®ã cña doanh nghiÖp nh­ t¹m øng ®i mua hµng , t¹m øng chi phÝ ... -Thanh to¸n néi bé : Lµ quan hÖ thanh to¸n ph¸t sinh gi÷a ®¬n vÞ cïng cÊp trong cïng mét c¬ quan chñ qu¶n. -Thanh to¸n vÒ c¸c kho¶n thÕ chÊp , ký quü , ký c­îc. + ThÕ chÊp : Tµi s¶n thÕ chÊp lµ tµi s¶n cña doanh nghiÖp ®em ®i thÕ chÊp ®Ó vay vèn phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh . + Ký quü , ký c­îc : Lµ kho¶n tiÒn doanh nghiÖp ®em ®i ®Ó ký c­îc , ký quü víi ®¬n vÞ kh¸c nh»m thùc hiÖn môc ®Ých nµo ®ã. -C¸c kho¶n thanh to¸n kh¸c : bao gåm c¸c kho¶n thanh to¸n ph¶i thu hoÆc ph¶i tr¶ ngoµi nh÷ng néi dung trª nh­ : Tµi s¶n thõa thiÕu chê xö lý , vi ph¹m hîp ®ång , BHXH , BHYT , kinh phÝ c«ng ®oµn , tiÒn ph¹t ph¶i båi th­êng. . NhiÖm Vô KÕ To¸n : KÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n cã nhiÖm vô c¬ b¶n sau: 1.2.1: Theo dâi , ghi chÐp , ph¶n ¸nh mét c¸ch kÞp thêi , ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c c¸c kho¶n nî ph¶i thu , ph¶i tr¶ vµ t×nh h×nh thanh to¸n c¸c kho¶n nî ®ã . §ång thêi thùc hiÖn nguyªn t¾c trong thanh to¸n : “Theo dâi tËn gèc vµ thanh to¸n ®Õn cïng “. Qua ®ã kiÓm so¸t t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông tµi s¶n cña doanh nghiÖp trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh , ph¸t hiÖn vµ ng¨n chÆn t×nh h×nh chiÕm dông hoÆc bÞ chiÕm dông vèn , t×nh h×nh vi ph¹m kû luËt thanh to¸n . 1.2.2 : Tæ chøc kÕ to¸n chi tiÕt vµ c¸c kho¶n thanh to¸n theo tõng ®èi t­îng cã quan hÖ thanh to¸n , tõng kho¶n nî theo c¸c chØ tiªu tæng sè nî ph¶i thu , ph¶i tr¶ , sè ®· thu , ®· tr¶ , sè cßn ph¶i thu ph¶i tr¶ , thêi h¹n ph¶i thu ph¶i tr¶ . 1.2.3 : Cung cÊp kÞp thêi ( th­êng xuyªn hoÆc ®Þnh kú ) nh÷ng th«ng tin vÒ t×nh h×nh c«ng nî ph¶i thu , ph¶i tr¶ vµ t×nh h×nh thanh to¸n c«ng nî cho chñ doanh nghiÖp vµ c¸c c¸n bé qu¶n lý doanh nghiÖp lµm c¬ së , c¨n cø cho viÖc ra nh÷ng quyÕt ®Þnh hîp lý trong viÖc chØ ®¹o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ qu¶n lý tµi s¶n cña doanh nghiÖp . 1.3: Nguyªn t¾c h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n §Ó theo dâi chÝnh x¸c kÞp thêi c¸c nghiÖp vô thanh to¸n , kÕ to¸n cÇn ph¶i triÖt c¸c nguyªn t¾c sau : 1.3.1: Ph¶i theo dâi chi tiÕt tõng kho¶n nî ph¶i thu , ph¶i tr¶ theo tõng ®èi t­îng , th­êng xuyªn tiÕn hµnh ®èi chiÕu , kiÓm tra , ®«n ®èc viÖc thanh to¸n ®­îc kÞp thêi 1.3.2: §èi víi c¸c ®èi t­îng cã quan hÖ giao dÞch , mua b¸n th­êng xuyªn, cã sè d­ nî lín th× ®Þnh kú hoÆc cuèi th¸ng kÕ to¸n cÇn kiÓm tra , ®èi chiÕu tõng kho¶n nî ph¸t sinh , sè ®· thanh to¸n vµ sè cßn ph¶i thanh to¸n , cã x¸c nhËn b»ng v¨n b¶n . 1.3.3: §èi víi c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ , ph¶i thu cã gèc ngo¹i tÖ , cÇn ph¶i theo dâi c¶ vÒ nguyªn tÖ vµ quy ®æi theo “ ®ång ng©n hµng Nhµ N­íc ViÖt nam “ . Cuèi kú ph¶i ®iÒu chØnh sè d­ theo tû gi¸ thùc tÕ. 1.3.4: §èi víi c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ , ph¶i thu b»ng vµng b¹c , ®¸ quý , cÇn chi tiÕt theo c¶ chØ tiªu gi¸ trÞ vµ hiÖn vËt . Cuèi kú ph¶i ®iÒu chØnh sè d­ theo gi¸ thùc tÕ. 1.3.5: CÇn ph¶i lo¹i c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ , ph¶i thu theo thêi gian thanh to¸n còng nh­ theo tõng ®èi t­îng , nhÊt lµ nh÷ng ®èi t­îng cã vÊn ®Ò ®Ó thanh to¸n vµ cã biÖn ph¸p thanh to¸n phï hîp. 1.3.6 : TuyÖt ®èi kh«ng ®­îc bï trõ sè d­ gi÷a 2 bªn nî , Cã cña tµi kho¶n thanh to¸n nh­ tµi kho¶n 131 , 331 mµ ph¶i c¨n cø vµo sæ d­ chi tiÕt tõng bªn ®Ó lÊy sè liÖu ghi c¸c chØ tiªu trªn b¶ng C©n §èi KÕ To¸n. 1.4: C¸c Ph­¬ng thøc thanh to¸n 1.4.1. Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt : Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt lµ h×nh thøc thanh to¸n trùc tiÕp gi÷a hai ®¬n vÞ mua vµ ®¬n vÞ b¸n . Ng­êi mua sau khi nhËn ®­îc hµng ho¸ , vËt t­ , lao vô , dÞch vô ®· hoµn thµnh th× xuÊt quü tiÒn mÆt ë quü ®Ó tr¶ trùc tiÕp cho ng­êi b¸n , ng­êi cung cÊp dÞch vô .Trong thùc tÕ , h×nh thøc nµy dïng khi c¸c hîp ®ång cã sè l­îng nhá. 1.4.2. Thanh to¸n kh«ng dïng tiÒn mÆt ( Thanh to¸n qua ng©n hµng). Thanh to¸n kh«ng dïng tiÒn mÆt hay thanh to¸n qua Ng©n Hµng lµ viÖc trÝch tiÒn tõ tµi kho¶n cña ®¬n vÞ ph¶i tr¶ ,chuyÓn vµo tµi kho¶ cña ng­êi thô h­ëng th«ng qua trung gian lµ Ng©n Hµng. Tham gia vµo viÖc thanh to¸n kh«ng dïng tiÒn mÆt bao gåm c¸c bªn sau ®©y ; Bªn mua vµ ng©n hµng phôc vô bªn mua ; bªn b¸n vµ ng©n hµng phôc vô bªn b¸n. C¸c c¸ nh©n vµ ®¬n vÞ muèn thùc hiÖn thanh to¸n qua ng©n hµng cÇn ph¶i cã c¸c ®iÒu kiÖn sau ®©y: + Cã tµi kho¶n tiÒn göi t¹i ng©n hµng: + Tµi kho¶n cã ®ñ sè d­ ®Ó chi tr¶ . + ChÊp hµnh thÓ lÖ thanh to¸n kh«ng dïng tiÒn mÆt do Ng©n Hµng Nhµ N­íc ban hµnh. Thanh to¸n qua ng©n hµng gåm c¸c ph­¬ng thøc sau: - Thanh to¸n b»ng sÐc SÐc lµ mét tê mÖnh lÖnh v« ®iÒu kiÖn cña ng­êi chñ tµi kho¶n , ra lÖnh cho Ng©n Hµng trÝch tõ tµi kho¶n cña m×nh ®Ó tr¶ cho ng­êi cã tiÒn trong sÐc hoÆc tr¶ theo lÖnh cña ng­êi Êy hoÆc tr¶ cho ng­êi cÇm sÐc 1 sè tiÒn nhÊt ®Þnh b»ng chuyÓn kho¶n , hoÆc b»ng tiÒn mÆt . Bªn b¸n Bªn mua Ng©n hµng 1 2 3 5 4 S¬ ®å 4 Gi¶i thÝch : (1) : Bªn b¸n giao hµng cho bªn mua (2) : Bªn mua ph¸t hµnh sÐc thanh to¸n trùc tiÕp cho bªn b¸n (3) : Bªn b¸n nép sÐc vµo ng©n hµng ®Ó ®­îc thanh to¸n (4) : Ng©n hµng ghi nî vµ b¸o nî bªn mua (5) : Ng©n hµng ghi cã vµ b¸o cã bªn b¸n - Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi Uû nhiÖm chi lµ lÖnh chi tiÒn cña chñ tµi kho¶n ®­îc lËp theo mÉu in s½n cña ng©n hµng ®Ó yªu cÇu ng©n hµng chÝch tiÒn tõ tµi kho¶n cña m×nh tr¶ cho ng­ëi thô h­ëng S¬ ®å 5 : Bªn mua Bªn b¸n 1 3 2 4 Ng©n hµng Ng©n hµng 5 G¶i thÝch: (1) Bªn b¸n giao hµng cho bªn mua (2) Bªn mua lËp uû nhiÖm chi yªu cÇu ng©n hµng trÝch tiÒn tr¶ cho bªn b¸n. (3) Ng©n hµng bªn b¸n chuyÓn tiÒn sang ng©n hµng bªn mua ®Ó ghi cã cho bªn b¸n (4) Ng©n hµn bªn b¸n ghi cã vµ b¸o cã cho bªn b¸n (5) Ng©n hµn bªn mua ghi nî vµ b¸o nî cho bªn b¸n - thanh to¸n b»ng uû nhiÖm thu Uû nhiÖm thu lµ giÊy ®ßi tiÒn do ng­êi thô h­ëng lËp göi cho ng©n hµng ®Ó uû nhiÖm cho ng©n hµng thu hé tiÒn hµng ho¸ , dÞch vô ®· cung øng . Uû nhiÖm thu ®­îc dïng trong thanh to¸n gi÷a c¸c kh¸ch hµng cã tµi kho¶n ë cïng ng©n hµng hoÆc kh¸ch hµng trong cïng hay kh¸c hÖ thèng ng©n hµng : S¬ ®å 6: Bªn b¸n Bªn mua 1 3 2 4 Ng©n hµng Ng©n hµng 6 5 Gi¶i thÝch : (1) Bªn b¸n giao hµng cho bªn mua (2) Bªn b¸n lËp uû nhiÖm thu nép vµo ng©n hµng ®Ó nhê thu hé tiÒn (3) Ng©n hµng bªn b¸n chuyÓn uû nhiÖm thu sang ng©n hµng bªn mua (4) Ng©n hang bªn mua ghi nî vµ b¸o nî cho bªn mua (5) Ng©n hµn bªn mua chuyÓn tiÒn sang ng©n hµng bªn b¸n (6) Ng©n hµng bªn b¸n ghi cã vµ b¸o cã cho bªn b¸n -Thanh to¸ b»ng th­ tÝn dông Th­ tÝn dông lµ sù tho¶ thuËn trong ®ã mét ng©n hµng ( Ng©n hµng më th­ tÝn dông ) theo yªu cÇu cña mét kh¸ch hµng ( ng­êi xin më th­ tÝn dông ) sÏ tr¶ tiÒn cho ng­êi thø 3 hoÆc tr¶ cho bÊt cø ng­êi nµo theo lÖnh cña ng­êi thø 3 ®ã hoÆc sÏ tr¶ , chÊp nhËn mua hèi phiÕu do ng­êi h­ëng lîi ph¸t hµnh hoÆc cho phÐp mét Ng©n Hµng kh¸c tr¶ tiÒn , chÊp nhËn tr¶ tiÒn hay mua hèi phiÕu khi xuÊt tr×nh ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ ®· quy ®Þnh vµ mäi ®iÒu kiÖn ®Æt ra ®Òu ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ . S¬ ®å 7: Bªn mua Bªn b¸n 4 7 1 6 Ng©n hµng Ng©n hµng 8 2 5 3 Gi¶i thÝch: (1) Bªn mua lËp giÊy xin më th­ tÝn dông göi Ng©n Hµng ®Ó xin më th­ tÝn dông thanh to¸n cho bªn b¸n. (2) Ng©n Hµng bªn mua më th­ tÝn dông vµ chuyÓn th­ tÝn dông sang Ng©n Hµng bªn b¸n ®Ó th«ng b¸o cho ®¬n vÞ b¸n (3) Ng©n hµng bªn b¸n th«ng b¸o cho bªn b¸n biÕt th­ tÝn dông ®· më (4) Bªn b¸n giao hµng cho bªn mua (5) Bªn b¸n lËp vµ nép chøng tõ vµo Ng©n Hµng ®Ó ®­îc thanh to¸n (6) Ng©n Hµng ghi cã vµ b¸o cã cho bªn b¸n (7) Ng©n Hµng bªn b¸n chuyÓn nî sang Ng©n Hµng bªn mua (8) Ng©n Hµng bªn mua ghi nî tµi kho¶n tiÒn göi th­ tÝn dông vµ b¸o nî cho bªn mua - thanh to¸n b»ng ng©n phiÕu : Ng©n phiÕu thanh to¸n do Ng©n Hµng Nhµ N­íc ph¸t hµnh cã mÖnh gi¸ ( do thèng ®èc Ng©n Hµng Nhµ N­íc quy ®Þnh trong tõng thêi kú ) , cã thêi h¹n thanh to¸n in s½n vµ kh«ng ghi tªn do ®ã cã thÓ chuyÓn nh­îng b»ng c¸ch trao tay. - ThÎ thanh to¸n : ThÎ thanh to¸n do Ng©n Hµng ph¸t hµnh vµ b¸n cho kh¸ch hµnh sö dông ®Ó tr¶ tiÒn hµng ho¸ , dÞch vô , c¸c kho¶n thanh to¸n kh¸c vµ rót tiÒn mÆt t¹i c¸c Ng©n Hµng ®¹i lý hay c¸c quÈy tr¶ tiÒn mÆt tù ®éng . Gåm : ThÎ ghi nî , thÎ ký quü thanh to¸n , thÎ tÝn dông . Ngoµi ra trong thanh to¸n quèc tÕ cßn sö dông : - hèi phiÕu : Hèi phiÕu lµ mét tê mÖnh lÖnh tr¶ tiÒn v« ®iÒu kiÖn do mét ng­êi ký ph¸t cho ng­êi kh¸c , yªu cÇu ng­êi nµy khi nh×n thÊy hèi phiÕu , hoÆc ®Õn mét ngµy cô thÓ nhÊt ®Þnh hoÆc ®Õn mét ngµy cô thÓ x¸c ®Þnh trong t­¬ng lai ph¶i tr¶ mét sè tiÒn nhÊt ®Þnh cho mét ng­êi nµo ®ã hoÆc theo mÖnh lÖnh cña ng­êi nµy tr¶ cho ng­êi kh¸c hoÆc tr¶ cho ng­êi cÇm phiÕu . - Kú phiÕu: Kú phiÕu lµ mét tê giÊy cam kÕt tr¶ tiÒn v« ®iÒu kiÖn do ng­êi lËp phiÕu ph¸t ra høa tr¶ mét sè tiÒn nhÊt ®Þnh cho ng­êi h­ëng lîi hoÆc theo lÖnh cña ng­êi nµy tr¶ cho ng­êi kh¸c quy ®Þnh trong kú phiÕu ®ã . 1.5 . Mét sè kh¸i niÖm c¬ b¶n 1.5.1: Doanh thu b¸n hµng : Doanh thu b¸n hµng lµ tæng gi¸ trÞ ®­îc thùc hiÖn do viÖc b¸n hµng ho¸ cho kh¸ch hµng . Theo chuÈn mùc kÕ to¸n quèc tÕ th× :” Doanh thu ®­îc ghi nhËn khi doanh nghiÖp cã kh¶ n¨ng t­¬ng ®èi ch¾c ch¾n sÏ thu ®­îc c¸c lîi Ých kinh tÕ trong t­¬ng lai vµ c¸c lîi Ých kinh tÕ ®ã cã thÓ tÝnh ®­îc mét c¸ch ®¸ng tin cËy” . Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh ë ViÖt nam th× qu¸ tr×nh tiªu thô ®­îc coi lµ hoµn thµnh vµ ghi nhËn doanh thu lµ lóc ng­êi mua tr¶ tiÒn hµng hay chÊp nhËn thanh to¸n . 1.5.2 : Doanh thu thuÇn: Doanh thu thuÇn lµ sè chªnh lÖch gi÷a doanh thu b¸n hµng víi kho¶n gi¶m gi¸, doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµ thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt ( nÕu cã) 1.5.3 : ChiÕt khÊu b¸n hµng: ChiÕt khÊu b¸n hµng lµ sè tiÒn th­ëng cho kh¸ch hµng tÝnh trªn tæng sè doanh thu b¸n hµng . TriÕt khÊu b¸n hµng co hai lo¹i : + ChiÕt khÊu thanh to¸n: Lµ sè tiÒn th­ëng cho kh¸ch hµng do ®· thanh to¸n tiÒn hµng tr­íc thêi h¹n quy ®Þnh trªn ho¸ ®¬n b¸n hµng hay hîp ®ång kinh tÕ . + ChiÕt khÊu th­¬ng maÞ : Lµ kho¶n gi¶m trõ cho kh¸ch hµng trªn gi¸ b¸n hµng th«ng th­êng v× lý do mua mét lÇn víi khèi l­îng lín hoÆc kho¶n ­u ®·i do ®· mua trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh mét khèi l­îng hµng ho¸ lín. 1.5.4 : Gi¶m gi¸ hµng hãa: Gi¶m gi¸ hµng ho¸ lµ sè tiÒn gi¶m trõ kh¸ch hµng ngoµi ho¸ ®¬n hay hîp ®«ng cung cÊp dÞch vô do c¸c nguyªn nh©n ®Æc biÖt nh­ : Hµng kÐm phÈm chÊt , kh«ng ®óng quy c¸ch , giao hµng kh«ng ®óng thêi gian vµ ®Þa ®iÓm trong hîp ®ång ®· ký kÕt ... 1.5.5 : Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i : Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i lµ sè hµng ®· ®­îc coi lµ tiªu thô nh­ng bÞ ng­êi mua tõ chèi, tr¶ l¹i do ng­êi b¸n hµng kh«ng t«n träng hîp ®ång kinh tÕ ®· ký kÕt nh­ hµng kh«ng phï hîp yªu cÇu , tiªu chuÈn quy c¸ch kü thuËt . 1.5.6. Hoa hång ®¹i lý Sè tiÒn bªn giao ®¹i lý dµnh cho bªn nhËn ®¹i lý sau khi sè hµng ®· ®­îc chÊp nhËn. Hoa hång ®¹i lý = (Doanh thu kh«ng thuÕ + ThuÕ) x % hoa hång 2. KÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi mua 2.1. Kh¸i niÖm, ®èi t­îng vµ ph­¬ng thøc thanh to¸n víi ng­êi mua 2.1.1 . Kh¸i niÖm : C¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng ( thanh to¸n víi ng­êi mua ) lµ nh÷ng kho¶n cÇn ph¶i thu do doanh nghiÖp b¸n chÞu hµng ho¸ , thµnh phÈm hoÆc cung cÊp dÞch vô . 2.1.2 . §èi t­îng kh¸ch hµng : Doanh nghiÖp lµm nhiÖm vô chuyÓn hµng ho¸ phôc vô cho s¶n xuÊt vµ tiªu dïng v× vËy ®èi t­îng b¸n hµng cña c¸c doanh nghiÖp gåm: -B¸n cho s¶n xuÊt : Doanh nghiÖp b¸n hµng cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt thuéc c¸c ngµnh c«ng nghiÖp , l©m nghiÖp vµ ng­ nghiÖp d­íi d¹ng nguyªn vËt liÖu dïng vµo s¶n xuÊt lo¹i hµng ho¸ kh¸c. -B¸n trùc tiÕp cho ng­êi tiªu dïng . B¸n hµng cho c¸c tÇng líp d©n c­ , c¬ quan ®oµn thÓ ®Ó phôc vô nhu cÇu sinh ho¹t hµng ngµy. -B¸n hµng hÖ thèng th­¬ng m¹i : nghÜa lµ doanh nghiÖp nµy b¸n hµng cho doanh nghiÖp kh¸c ®Ó tiÕp tôc chuyÓn b¸n. -B¸n xuÊt khÈu : doanh nghiÖp b¸n hµng ho¸ ®ñ tiªu chuÈn xuÊt khÈu cho doanh nghiÖp hoÆc chê c¸c ®¬n vÞ xuÊt nhËp khÈu , xuÊt khÈu hé m×nh hµng ho¸ ®ñ tiªu chuÈn . 2.1.3.Ph­¬ng thøc thanh to¸n víi ng­êi mua Doanh nghiÖp b¸n hµng tuú theo ®èi t­îng mua mµ chän ph­¬ng thøc thanh to¸n cho phï hîp . Gåm: -B¸n hµng thu tiÒn ngay : Theo ph­¬ng thøc nµy , doanh nghiÖp trùc tiÕp thu tiÒn cña kh¸ch hµng vµ giao hµng cho kh¸ch. -B¸n hµng thu tiÒn sau ( b¸n chÞu ) : lµ viÖc doanh nghiÖp sau khi giao hµng cho kh¸ch hµng ®­îc kh¸ch hµng chÊp nhËn sè hµng ®· ®­îc giao nh­ng tiÒn hµng ch­a thanh to¸n . Theo tho¶ thuËn doanh nghiÖp chÊp nhËn cho ng­êi mua thanh to¸n chËm tiÒn hµng . VÒ thùc chÊt , b¸n hµng thu tiÒn sau lµ viÖc b¸n chÞu hµng ho¸ , s¶n phÈm , lao vô , dÞch vô cho ng­êi mua. -Ng­êi mua ®Æt tr­íc tiÒn hµng : C¨n cø vµo hîp ®ång ký kÕt , doanh nghiÖp yªu cÇu ng­êi mua ph¶i ®Æt tr­íc tiÒn hµng råi míi cung cÊp hµng ho¸ . Sè tiÒn nµy kh«ng ph¶o lµ tiÒn ký quü . Khi giao hµng cho ng­êi mua , sè tiÒn ®Æt tr­íc nµy sÏ ®­îc trõ vµo sè tiÒn hµng mµ ng­êi mua ph¶i tr¶ . Tr­êng hîp sè tiÒn øng tr­íc ( ®Æt tr­íc ) cña ng­êi mua nhá h¬n sè tiÒn hµng ®· giao , ng­êi mua ph¶i thanh to¸n bæ xung sè thiÕu. Ng­îc l¹i , nÕu sè tiÒn hµng giao kh«ng ®ñ , doanh nghiÖp ph¶i tr¶ l¹i tiÒn thõa cho ng­êi mua. 2.2.KÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi mua: 2.2.1. Chøng tõ ban ®Çu ( chøng tõ gèc): dïng ®Ó ph¶n ¸nh th«ng tin h¹ch to¸n ban ®Çu vÒ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ , tµi chÝnh , t¸c ®éng ®Õn tµi s¶n cña ®¬n vÞ . HÖ thèng chøng tõ ban ®Çu mang tÝnh ph¸p lý cao vµ mÉu chøng tõ ®­îc quy ®Þnh nh»m ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý cña chøng tõ. Trong thùc tÕ t¹i C«ng Ty ThiÕt BÞ –Hµ Néi , kÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi mua sö dông c¸c chøng tõ sau: Ho¸ ®¬n GTGT: Lµ chøng tõ cña ®¬n vÞ b¸n x¸c nhËn sè l­îng , chÊt l­îng ®¬n gi¸ vµ sè tiÒn b¸n s¶n phÈm , hµng ho¸ cho ng­êi mua. Ho¸ ®¬n lµ c¨n cø ®Ó ng­êi b¸n ghi sè doanh thu vµ c¸c sæ kÕ to¸n liªn quan , lµ chøng tõ cho ng­êi mua vËn chuyÓn hµng trªn ®­êng , lËp phiÕu nhËp kho , thanh to¸n tiÒn mua hµng vµ ghi sæ kÕ to¸n. Ho¸ ®¬n GTGT MÉu sè 01GTGT – 3LL Liªn 3: Dïng ®Ó thanh to¸n CP/01 - B Ngµy 29 th¸ng 3 n¨m 2002 0 5 0 0 2 3 3 5 4 9 1 §¬n vÞ b¸n hµng : C«ng Ty ThiÕt BÞ – Tæng C«ng Ty M¸y vµ Phô Tïng. §Þa chØ : Km 9 NguyÔn Tr·i Thanh Xu©n – Hµ Néi .Sè tµi kho¶n :710A.00247 §iÖn Tho¹i :04.8542433 MS: 0 1 11 0 0 9 1 2 2 5 5 7 1 Hä tªn ng­êi mua hµng: ........................ §¬n vÞ: C«ng Ty TNHN Th­¬ng M¹i SANA – Cn Thµnh Phè Hå ChÝ Minh §Þa ChØ: ... 118/2 §­êng Thµnh C«ng Q.T©n B×nh H×nh thøc thanh to¸n:... MS STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1*2 B¸n theo H§ 02-2002/KD1-Tb-SANA ngµy 4/2/2002 ThÐp kh«ng gØ TÊn 17,927 21.780.773® 390.463.918® Céng tiÒn hµng: 390.463.918 ThuÕ suÊt GTGT :5% TiÒn thuÕ GTGT 19.523.196 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 409.987.114® Sè viÕt b»ng ch÷: Bèn tr¨m linh chÝn triÖu , chÝnh tr¨m t¸m b¶y ngµn , mét tr¨m m­êi bèn ®ång Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký ghi râ hä ,tªn) (ký ghi râ hä, tªn) (ký , ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn ) B¶n sao kª chøng tõ xuÊt : dïng ®Ó liÖt kª c¸c chøng tõ vÒ b¸n hµng , vÒ sè l­îng , chÊt l­îng vµ gi¸ trÞ hµng ho¸ lµ c¬ së ®Ó ghi vµo sæ kÕ to¸n : B¶ng sao kª chøng tõ xuÊt Sè : 9 Tê thø:… Tæng C«ng Ty : C«ng Ty : ThiÕt BÞ Cöa hµng: Phßng KD1 Kho : Ngµy 29 th¸ng 3 n¨m 2002.. Sè chøng tõ Danh ®iÓm hoÆc ký hiÖu qui c¸ch Sè l­îng thùc Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn Ghi chó 059191 26/3/2002 Xe tù ®æ MAZ 55514c 5% VAT SK:10000311 SM:10115864 01 xe 280.000.000® 14.000.000® 294.000.000® KÕ to¸n Thñ kho Ngµy .. Th¸ng …n¨m 200 ( ký , ghi râ hä tªn) (ký , ghi râ hä tªn) Phô tr¸ch ®¬n vÞ (Ký , ghi râ hä tªn) phiÕu thu: X¸c ®Þnh sè tiÒn mÆt , ngo¹i tÖ , vµng b¹c , ®¸ quý , kim khÝ quý ,… thùc tÕ nép quü vµ lµm c¨n cø ®Ó thñ quü thu tiÒn, ghi sæ quü , kÕ to¸n ghi sæ c¸c kho¶n thu cã liªn quan . Mäi kho¶n tiÒn ViÖt nam , ngo¹i tÖ , vµng b¹c , ®¸ quý , kim khÝ quý nhËp quü , tr­íc khi nhËp quü ph¶i ®­îc kiÓm nghiÖm vµ lËp “ B¶ng kª ngo¹i tÖ vµng b¹c , ®¸ quý , “ ®Ýnh kÌm víi phiÕu thu . MÉu sè: 01-TT §¬n vÞ :... phiÕu thu QuyÓn sè:... Q§ sè 1141-TC/Q§/C§KT Sè 28 Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 Cña Bé Tµi ChÝnh §Þa chØ:... Telefax:... Ngµy ..4..th¸ng 3 n¨m 2002 Nî :511 = 108.640.000 Cã:3331= 5.432.000 Hä tªn ng­êi nép tiÒn: ..... §Þa chØ : Trung t©m KTVT TBÞ Kim KhÝ Tæng Hîp – Cty Th­¬ng M¹i dÞch vô Lý do nép: ... Tr¶ tiÒn mua mòi khoan ®¸. .... H§ 017921 Sè tiÒn 114.072.000 ( viÕt b»ng ch÷ ) mét tr¨m m­êi bèn triÖu kh«ng tr¨m b¶y m­¬i hai ngµn ®ång. kÌm theo... Chøng tõ gèc ..... §· nhËn ®ñ sè tiÒn ( ViÕt b»ng ch÷ )... ...... Ngµy... th¸ng... n¨m 200... Thñ tr­ëng ®¬n vÞ : kÕ to¸n tr­ëng ng­êi lËp phiÕu ng­êi nép Thñ quü ( ký hä tªn , ®ãng dÊu) ( ký , hä tªn ) ( ký , hä tªn) ( ký , hä tªn ) ( ký , hä tªn ) +Tû gi¸ ngo¹i tÖ(vµng b¹c ®¸ quý.).. + Sè tiÒn quy ®æi:... uû nhiÖm thu : PhÇn do NH ghi Tµi kho¶n nî Tµi kho¶n cã uû nhiÖm thu Sè :AK00135A Ngµy 12 th¸ng 3 n¨m 2002 §¬n vÞ mua hµng: Cöa hµng KD THiÕt BÞ Phô Tïng sè 2 Sè tµi kho¶n: 431101-000006 Ng©n hµng: N«ng NghiÖp §«ng Anh TØnh . TP Hµ Néi Hîp ®ång sè( hay ®¬n ®Æt hµng) ...94BD ngµy 01 th¸ng 12 n¨m 94 Sè l­îng tøng lo¹i chøng tõ kÌm theo : ...2/2002 Sè tiÒn chuyÓn ( b»ng ch÷)... B¶y m­¬i hai ngh×n bèn tr¨m bèn m­¬i s¸u ®ång B»ng sè : 72446 Sè ngµy chËm tr¶ ( b»ng ch÷ )... Tæng sè tiÒn chuyÓn ( b»ng ch÷) : B¶y m­¬i hai ngh×n bèn tr¨m bèn m­¬i s¸u ®ång §¬n vÞ b¸n ( Ký tªn, ®ãng dÊu) Ng©n hµng bªn b¸n NhËn chøng tõ ngµy:.. §· kiÓm so¸t vµ göi ®i ngµy: Tr­ëng phßng kÕ to¸n ( Ký tªn , ®ãng dÊu ) Ng©n hµng bªn b¸n thanh to¸n Ngµy... th¸ng ... n¨m ... KÕ to¸n Tr­ëng Phßng KÕ to¸n Ng©n hµng bªn mua nhËn ngµy : Thanh to¸n ngµy 18/3 KÕ to¸n tr­ëng Phßng KÕ to¸n giÊy b¸o cã Sè 23 VietComBank Sæ h¹ch to¸n chi tiÕt Ngµy 11/03/2002 Chi nh¸nh 2 Mattv 062 Socif:0002314 Ma NHNN: 4672 Tµi kho¶n: 002.0.37.007.802.5D Ngµy HDT : 28/02/2002 KQMACHINCO NO1 30629.10 NGG§ Ma G§ Ng. LËp /SCT Phg SoReference Doanh sè nî Doanh sè cã 110302 1130 0158.0002 Z01 USD00225020101001 11.981.20 Doanh sè ngµy 11.981.20 Doanh sè th¸ng 1.981.20 Doanh sè n¨m 2.355.587.97 2.336.083.82 Sè d­ cuèi ngµy 42.610.30 Ngµy giê in 12/03/2002 08:23:31 2.2.2 Tµi kho¶n sö dông : KÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi mua s­ dông tµi khoan 131 ®Ó theo dâi , ghi chÐp. Tµi kho¶n 113:"Phair thu mua cña kh¸ch hµng " C«ng dông : Tµi kho¶n 131 dïng ®Î ph¶n ¸nh: - C¸c kho¶n nî ph¶i thu vµ t×nh h×nh thanh to¸n c¸c kho¶n nî ph¶i thu cña doanh nghiÖp viíi kh¸ch hµng vÒ tiÒn b¸n s¶n phÈm, hµng ho¸, cung cÊp dÞch vô. - C¸c kho¶n ph¶i thu cña ng­êi nhËn thÇu XCDB víi ng­êi giao thÇu vÒ khèi l­îng c«ng t¸c x©y dùng c¬ b¶n ®· hoµn thµnh. QUY §INH: H¹ch to¸n tµi kho¶n 131 cÇn t«n träng mét sè quy ®Þnh sau: 1. Nî ph¶i thu cÇn ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng ph¶i thu ,theo tõng néi dung phaØ thu vµ ghi chÐp theo tõng lÇn thanh to¸n ®åi t­îng ph¶i thu lµ c¸c kh¸ch hµng cã quan hÖ kinh tÕ víi doanh nghiÖp vÒ mua s¶n phÈm ,hµng ho¸ ,nhËn cung cÊp, dÞch vô . 2. Kh«ng ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n 131 c¸c nghiÖp vô b¸n s¶n phÈm ,hµng ho¸ ,cung cÊp dÞch vô thu tiÒn ngay. 3.Trong h¹ch to¸n chi tiÕt tµi kho¶n 131 ,kÒ to¸n ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i c¸c kho¶n nî cã thÓ tr¶ ®óng h¹n , kho¶n khã ®ßi hoÆc kh«ng cß kh¶ n¨ng thu håi, ®Ó cã c¨n cø x¸c ®Þnh sè trÝch lËp dù phßng ph¶i thu khã ®ßi hoÆc cã biÖn ph¸p sö lý ®èi víi kho¶n nî ph¶i thu kh«ng ®ßi ®­îc . 4.Trong quan hÖ b¸n san phÈm hµng ho¸ cung cÊp dÞch vô theo sù tho¶ thuËn gi÷a doanh nghiÖp víi kh¸ch hµng ,nÕu hµng ho¸ ®· giao , dich vô d· cung cÊp kh«ng ®óng theo tho¶ thuËn ttrong hîp ®ßng kinh tÕ th× ng­êi mua cã thÓ yªu cÇu doanh nghiÖp gi¶m gi¸ hµng b¸n , nÕu hµng ho¸ ®· giao. Néi dung vµ kÕt cÊu: - Néi dung ghi chÐp cña tµi kho¶n 131 nh­ sau: B£N nî: sè tiÒn ph¶i thu cña kh¸ch hµng vÒ s¶n phÈm hµng ho¸ ®· giao, dÞch vô ®· cung cÊp vµ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô ; Sè tiÒn thõa tr¶ l¹i cho kh¸ch hµng . B£N Cã: sè tiÒn kh¸ch hµng ®· tr¶ nî : Sè tiÒn ®· nhËn øng tr­íc , tr¶ tr­íc cña kh¸ch hµng ; Kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n cho kh¸ch hµng sau khi giao hµng vµ kh¸ch hµng cã khiÕu n¹i ; Doanh thu cña sè hµng ®· b¸n bÞ ng­êi mua tr¶ l¹i (cã thuÕ gtgt hoÆc kh«ng cã thuÕ gtgt); Sè tiÒn chiÕt khÊu thanh to¸n cho ng­êi mua . Sè d­ bªn nî:sè tiÒn cßn ph¶i thu cña kh¸ch hµng Ghi chó : tµi kho¶n 131 cã thÓ cã sè d­ bªn cã : Sè d­ bªn cã: ph¶n ¸nh sè tiÒn nhËn tr­êc hoÆc ®· thu nhiÒu h¬n sè ph¶i thu cña kh¸ch hµng chi tiÕt theo tõng ®èi t­îng cô thÓ . khi lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, ph¶i lÊy sè d­ chi tiÕt cña tõng ®èi t­îng cña tµi kho¶n nµy ®Ó ghi c¶ 2 chØ tiªu bªn "tµi s¶n" vµ bªn"nguån vèn" -KÕt cÊu Nî TK131 Cã SD§K: SPS: SPS SDCK: 2.2.3 C¸c tr­êng hîp kÕ to¸n chñ yÕu: (Doanh nghiÖp h¹ch to¸n thuÕ gtgt theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ ) 1. Doanh thu cña khèi l­îng s¶n phÈm , hµng ho¸ xuÊt b¸n , dÞch vô ®· cung cÊp ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô , sè tiÒn ph¶i thu cña kh¸ch hµng nh­ng ch­a thu, kÕ to¸n ghi : a.Nî 131 ph¶i thu cña kh¸ch hµng (tæng sè ph¶i thu) Cã 511(1) doanh thu b¸n hµng (doanh thu kh«ng thuÕ ) Cã 3331 thuÕ gtgt ph¶i nép b.KÕt chuyÓn gi¸ vèn b¸n hµng Nî 632 gi¸ vèn b¸n hµng (gi¸ xuÊt kho ) Cã 156(1) hµng ho¸ (gi¸ xuÊt kho) 2.Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i : Hµng ho¸ ®· ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô bÞ bªn mua tõ trèi tr¶ l¹i v× hµng ho¸ kh«ng ®óng hîp ®ång , kh«ng ®óng cam kÕt mµ ch­a thu tiÒn . kÕ to¸n ®iÒu chØnh sæ vµ nhËn l¹i hµng ho¸ : a.Nî 531 hµng ho¸ bÞ tr¶ l¹i (doanh thu kh«ng thuÕ bÞ tr¶ l¹i ) Nî 3331 thuÕ gtgt ph¶i nép ( sè thuÕ gtgt cña hµng bÞ tr¶ l¹i) Cã 131ph¶i thu cña kh¸ch hµng b.Mang hµng vÒ nhËp kho hoÆc nhê ng­êi mua gi÷ hé Nî 156(1) hµng ho¸ Nî 157 hµng göi ®i b¸n Cã 632 gi¸ vèn hµng ho¸ c. Cuèi kú kÕt chuyÓn vÒ 511 ghi gi¶m doanh thu b¸n hµng Nî 511(1) doanh thu b¸n hµng (doanh thu kh«ng thuÕ ) Cã 531 hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 3. KÕ to¸n b¸n hµng cã ph¸t sinh gi¶m gi¸ C¨n cø vµo v¨n b¶n x¸c nhËn sè tiÒn ®­îc gi¶m gi¸ cña l­îng hµng ®· b¸n cho kh¸ch hµng kh«ng phï hîp víi qui c¸ch , chÊt l­îng hµng ho¸ ghi trong hîp ®ång , nÕu kh¸ch hµng ch­a thanh to¸n sè tiÒn mua hµng , ghi gi¶m sè ph¶i thu cña kh¸ch hµng vÒ sè tiÒn gi¶m gi¸ hµng b¸n kÕ to¸n ghi : a.Ghi gi¶m doanh thu b¸n hµng vµo kho¶n 532 Nî 532 hµng b¸n bÞ gi¶m gi¸ (doanh thu cã gi¶m gi¸ ch­a thuÕ) Nî 3331 gi¶m thuÕ vat ph¶i nép Cã 131 ph¶i thu cña kh¸ch hµng ( tæng sè tiÒn gi¶m gi¸ ) b.Cuèi kú kÕt chuyÓn vÒ551 ghi gi¶m doanh thu b¸n hµng : Nî 511(1) doanh thu b¸n hµng (doanh thu kh«ng thuÕ) Cã 532 hµng b¸n bÞ gi¶m gi¸ 4.KÕ to¸n tiÒn NhËn ®­îc tiÒn do kh¸ch hµng tr¶ (kh«ng kÓ tiÒn l·i cña sè nî nÕu cã ) liªn quan ®Õn s¶n phÈm hµng ho¸ , dÞch vô ®· tiªu dïng , kÕ to¸n ghi : Nî 111 tiÒn mÆt Nî 112 tiÒn göi ng©n hµng Cã 131 ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã 711 thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh (phÇn tiÒn l·i) 5.KÕ to¸n b¸n hµng cã ph¸t sinh triÕt khÊu Sè chiÕt khÊu thanh to¸n ph¶i tr¶ cho ng­êi mua do ng­êi mua thanh to¸n tiÒn mua hµng tr­ãc thêi h¹n quy dÞnh , trõ vµo kho¶n nî ph¶i thu cña kh¸ch , kÕ to¸n ghi: Nî 112,111 tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng(tæng sè tiÒn sau khi chiÕt khÊu) Nî 811 chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh (sè tiÒn chiÕt khÊu thanh to¸n ) Cã 131 ph¶i thu cña khach hµng (tæng sè tiÒn thanh to¸n ) 6.KÕ to¸n (ng­êi mua tr¶ tiÒn tr­íc : nhËn tiÒn øng tr­íc , tr¶ tr­íc cña khach hµng theo tõng hîp ®ång b¸n hµng hoÆc cung cÊp dÞch vô , kÕ to¸n ghi : Nî 111,112 tiÒn mÆt hoÆctiÒn göi ngaan hµng Cã 131 ph¶i thu cña khach hµng 7.KÕ to¸n hµng ®æi hµng tr­¬ng hîp kh¸ch hµng kh«ng thanh to¸n bµng tiÒn mµ thanh to¸n b»ng hµng (theo ph­¬ng th­c hµng ®æi hµng ) c¨n cø vµo gi¸ trÞ vËt t­ ,hµng ho¸ nhËn trao ®æi (tÝnh theo gi¸ ghi trong ho¸ ®¬n(gtgt)hoÆc ho¸ ®¬n b¸n hµng cña kh¸ch ) tr­ vao sè nî ph¶i thu cua khach hµng , kÕ to¸n ghi : Nî 152 nguyªn liÖu ,vËt liÖu Nî 153 c«ng cô , dông cô Nî 156 hµng ho¸ Nî 133 thuÕ gtgt ®­îc khÊu trõ Cã 131 ph¶i thu cña kh¸ch hµng . 8. kÕ to¸n b¸n hµng ®¹i lý ký göi: -Tr­êng hîp doanh nghiÖp lµ ®¬n vÞ giao hµng b¸n ®¹i lý : a. khi giao hµng Nî 157 hµng göi ®i b¸n (gi¸ suÊt kho) Cã 156 hµng ho¸ b. NhËn ®­îc gi¸y b¸o ®· b¸n ®­îc hµng Nî 131 ph¶i thu cña khach hµng ((gi¸ b¸n +thuÕ )-hoa hång ) Nî 641 chi phÝ b¸n hµng ( hoa hång) Cã 151 doanh thu b¸n hµng Cã 3331 thuÕ vat ph¶i nép c. KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n : Nî 632 gi¸ vèn hµng b¸n (gi¸ xuÊt kho) Cã 157 hµng göi ®i b¸n -Tr­êng hîp doanh nghiÖp lµ ®¬n vÞ nhËn b¸n hµng ®¹i lý . a.NhËn hµng Nî 003 hµng ho¸ nhËn b¸n hé ,gia c«ng (gi¸ b¸n kh«ng thuÕ ) b. Khi b¸n ®­îc hµng : Nî 131 ph¶i thu cua khach hµng (sè tiÒn ph¶i thu ) Cã 511 doanh thu b¸n hµng (hoa hång ®­îc h­ëng ) Cã 331 nî ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (sè tiÒn ph¶i tr¶ ) c.Tr¶ tiÒn cho bªn giao hµng : Nî 331 nî ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Cã 111,112 tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng d. Xo¸ sæ hµng nhËn b¸n Cã 003 hµng ho¸ nhËn b¸n hé gia c«ng (tµi kho¶n ngoµi b¶ng ) 9. B¸n hµng cã bao b× ®i kÌm theo tÝnh tiÒn riªng : Bao b× ®i kÌm theo hµng ho¸ tÝnh tiÒn riªng lµ bao b× dung ®Ó chøa ®ùng vµ lu©n chuyÓn qua nhiÒu lÇn kinh doanh nh­ng lu«n lu«n ®i kÌm theo hµng ho¸, tÝnh tiÒn riªng . kÕ to¸n c­n cø vµo ho¸ ®¬n mua bao b× vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan ®Ó ghi Nî 131 ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã 153(2) c«ng cô dông cô (gi¸ xuÊt kho bao b× ) Cã 3331 thuÕ vat ph¶i nép 10.KÕ to¸n b¸n hµng cã ph¸t sinh chi phi vËn chuyÓn : theo hîp ®ång ng­êi mua ph¶i chÞu chi phÝ vËn chuyÓn nh­ng doanh nghiÖp tr¶ nî kÕ to¸n ghi : Nî 131 ph¶i thu cña khach hµng Cã 111,112 tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng . 11.KÕ to¸n hµng ho¸ xuÊt khÈu : a/hh : Nî 157 hµng göi ®i b¸n (gi¸ xuÊt kho ) Cã 156 (1) hµng ho¸ b/Bao b× : Nî 157 hµng göi ®i b¸n (trÞ gi¸ bao b×) Cã 153(2) c«ng cô dông cô (bao b× lu©n chuyÓn ) - Hµng ®­îc x¸c ®Þnh lµ ®· tiªu thô : +/ doanh thu hµng xuÊt khÈu : TH1 : Tû gi¸ thùc tÕ >tû gi¸ h¹ch to¸n Nî 131 ph¶i thu cña kh¸ch hµng (tû gi¸ h¹ch to¸n )_TGHT Nî 413 chªnh lÖch tû gi¸ Cã 541 doanh thu b¸n hµng (tû gi¸ th­c tÕ)_TGTT TH2: Tû gi¸ thùc tÕ < tû gi¸ h¹ch to¸n Nî 131 ph¶i thu cña kh¸ch hµng (tû gi¸ h¹ch to¸n ) Cã 413 trªnh lÖch tû gi¸ Cã 511 doanh thu b¸n hµng (tû gi¸ thù tÕ ) +/Ph¶n ¸nh thu tiÒn bao b× ®i kÌm theo hµng ho¸ TH1: tû gi¸ thùc tÕ > tû gi¸ h¹ch to¸n TH2: Tû gi¸ thùc tÕ < tû gi¸ h¹ch to¸n Nî 131 ph¶i thu cña kh¸ch hµng(TGHT)Nî 131Ph¶i thu cña kh¸ch hµng(TGHT) Nî 413 chªnh lÖch tû gi¸ Cã 413 Chªnh lÖch tû gi¸ Cã 157 hµng göi ®i b¸n (TGTT) Cã 157 Hµng göi ®i b¸n (TGTT) XuÊt khÈu uû th¸c: Giao hµng cho bªn nhËn uû th¸c Nî 157 Hµng göi ®i b¸n ( gi¸ xuÊt kho ) Cã 156 ( 1) Hµng ho¸ Khi hµng ®· xuÊt khÈu , nh­ng ch­a thu tiÒn TH1: Tû gi¸ thùc tÕ > tû gi¸ h¹ch to¸n TH2 : Tû gi¸ thùc tÕ < tû gi¸ h¹ch to¸n a. Nî 131Ph¶i thu cña kh¸ch hµng (TGHT) a. Nî 641 Chi phÝ b¸n hµng(TGTT) Nî 413 Chªnh lÖch tû gi¸ Nî 413 Chªnh lÖch tû gi¸ Cã 511 Doanh thu b¸n hµng(TGTT) Cã 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng (TGHT) b. Nî 007 ngo¹i tÖ c¸c lo¹i Hoa hång xuÊt khÈu uû th¸c TH1: Tû gi¸ thùc tÕ > tû gi¸ h¹ch to¸n TH2: Tû gi¸ thùc tÕ < tû gi¸ h¹ch to¸n a. Nî 641 CHi phÝ b¸n hµng(TGTT) a. Nî 641Chi phÝ b¸n hµng(TGTT) Cã 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng (TGHT) Nî 413 Chªnh lÖch tû gi¸ Cã 413 Chªnh lÖch tû gi¸ Cã 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng (TGHT) b. Nî 007 Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i ( Sè l­îng + tªn nguyªn tÖ) - KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n Nî 632 Gi¸ vèn hµng b¸n ( Gi¸ xuÊt kho ) Cã 157 Hµng göi ®i b¸n NÕu cã kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi thùc sù kh«ng thÓ thu nî ®­îc , ph¶i xö lý xo¸ sæ , c¨n cø vµo biªn b¶n xö lý xo¸ nî , kÕ to¸n ghi : Nî 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi Cã 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng §ång thêi ghi vµo bªn nî TK004 –“ Nî khã ®ßi ®· xö lý “( Tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ) nh»m tiÕp tôc theo dâi trong thêi h¹n quy ®Þnh ®Ó cã thÓ truy thu ng­êi m¾c nî sè tiÒn ®ã S¬ ®å 8: h¹ch to¸n tæng hîp ph¶i thu cña kh¸ch hµng 511,3331 131 111,112,311 (1) (4) (2) (5) 531,532,811,3331 111,112 111,112 139 152,153,156,133 (6) (7) (3) Trong ®ã: (1) Doanh thu , thuÕ GTGT b¸n s¶n phÈm hµng ho¸ , cung cÊp dÞch vô Chi hé cho ng­êi mua vÒ chi phÝ vËn chuyÓn , bèc dì Thu nh­îng b¸n tµi s¶n cè ®Þnh Ng­êi mua tr¶ tiÒn Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i , gi¶m gi¸ hµng b¸n cho ng­êi mua , chiÕt khÊu b¸n hµng Xö lý c¸c kho¶n nî khã ®ßi vµo dù phßng Hµng ®æi hµng  Thùc tÕ trong th¸ng 3 n¨m 2002 , C«ng Ty ThiÕt BÞ –Hµ Néi ph¸t sinh nghiÖp vô sau: 1. Ngµy 08/3/2002 , hîp ®ång sè 16 phßng kinh doanh 1 cña C«ng Ty ThiÕt BÞ b¸n cho C«ng Ty TNHH SANA 1 l« hµng trÞ gi¸ 78.762.740 ®ång ( sè l­îng : 3,048 tÊn , ®¬n gi¸ 25.840.794 ®ång) thuÕ VAT 5%, ch­a thu tiÒn . KÕ to¸n c¨n cø vµo B¶n Sao Kª chøng Tõ XuÊt , ho¸ ®¬n GTGT vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan ghi : Nî 131 82.700.877 ®ång Cã 511(1) 78.762.740 ®ång Cã 3331 3.938.137 ®ång 2. C«ng Ty TNHH SANA thanh to¸n tiÒn hµng cho C«ng Ty ThiÕt BÞ tr¶ b»ng tiÒn mÆt : 3.801.069 ®ång , tiÒn göi ng©n hµng 568.738.179 ®«ng . KÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu thu , giÊy b¸o Cã kÕ to¸n ghi : Nî 111 : 3.801.069 ®ång Nî 112 : 568.738.179 ®ång Cã 131 : 572.539.248 ®ång 3 . C¨n cø vµo phiÕu kÕ to¸n hîp ®ång 01/2001 ngµy 09/02/2001 C«ng Ty ThiÕt BÞ mua hµng cña C«ng Ty Th­¬ng M¹i S«ng L«. Hîp ®ång 01/2001 ngµy 10/2/2001 C«ng Ty ThiÕt BÞ b¸n hµng cho C«ng Ty vËt t­ VÜnh Phóc . Biªn b¶n tho¶ thuËn cña ba bªn ngµy 06/9/2001 C«ng Ty vËt t­ VÜnh Phóc tr¶ cho C«ng Ty TM S«ng L« sè tiÒn 122.997.224 ®ång ( bï trõ cïng nî ) kÕ to¸n ghi : Nî 331 122.997.224 ®ång Cã 131 122.997.224 ®ång KÕ to¸n dù phßng ph¶i thu khã ®ßi: Trong thùc tÕ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cã nh÷ng kho¶n ph¶i thu mµ con nî khã hoÆc kh«ng cã kh¶ n¨ng tr¶ nî . C¸c kho¶n nî cña nh÷ng kh¸ch hµng nµy gäi lµ nî ph¶i thu khã ®ßi. §Ó ®Ò phßng rñi ro , h¹n chÕ nh÷ng ®ét biÕn vÒ kÕt qu¶ kinh doanh trong kú kÕ to¸n , cuèi mçi niªn ®é , kÕ to¸n ph¶i tÝnh to¸n sè nî ph¶i thu khã ®ßi do con nî kh«ng cßn kh¶ n¨ng thanh to¸n cã thÓ x¶y ra trong n¨m kÕ ho¹ch ®Ó tÝnh tr­íc vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh .Gäi lµ lËp dù phßng c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi. 2.3.1: §iÒu kiÖn lËp dù phßng c¸c kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi Ph¶i cã tªn , ®Þa chØ , néi dung tõng kho¶n nî , sè tiÒn ph¶i thu cña tõng con nî . Trong ®ã cã ghi râ sè nî ph¶i thu khã ®ßi. §Ó cã c¨n cø lËp dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi doanh nghiÖp ph¶i cã chøng tõ gèc hoÆc x¸c nhËn cña con nî vÒ sè tiÒn cßn nî ch­a tr¶ bao gåm : Hîp §ång Kinh tÕ , khÕ ­íc vay nî , b¶n thanh lý hîp ®ång , cam kÕt nî , ®èi chiÕu c«ng nî ... C¨n cø ®Ó ®­îc ghi nhËn lµ kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi : + Nî ph¶i thu ®· qu¸ h¹n thanh to¸n tõ 2 n¨m trë nªn kÓ tõ ngµy ®Õn h¹n thu nî ®­îc ghi trong hîp ®ång kinh tÕ , c¸c khÕ ­íc vay nî hoÆc c¸c cam kÕt nî , doanh nghiÖp ®· ®ßi nhiÒu lÇn nh­ng ch­a vÉn ch­a thu ®­îc nî . + Tr­êng hîp ®Æc biÖt tuy thêi gian qu¸ h¹nh ch­a tíi 2 n¨m nh­ng con nî ®ang trong thêi gian xem xÐt gi¶i thÓ , ph¸ s¶n hoÆc cã c¸c dÊu hiÖu kh¸c nh­ bá trèn hoÆc ®ang bÞ c¸c c¬ quan ph¸p luËt giam gi÷ , xem xÐt ...th× còng ®­îc ghi nhËn lµ kho¶n nî khã ®ßi . 2.3.2: Ph­¬ng ph¸p lËp dù phßng Theo quy ®inh cña chÕ ®é kÕ to¸n tµi chÝnh hiÖn hµnh viÖc lËp dù phßng ®­îc tiÕn hµnh vµo thêi ®iÓm kho¸ sæ kÕ to¸n ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh n¨m : Doanh nghiÖp ph¶i lËp dù phßng cho tõng kho¶ nî ph¶i thu khã ®ßi , dù kiÕn møc tæn thÊt cã thÓ x¶y ra trong n¨m kÕ ho¹ch kÌm theo c¸c chøng tõ chøng minh c¸c kho¶n nî khã ®ßi nãi trªn . Sau khi lËp dù phßng cho tõng kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi tèi ®a kh«ng v­ît qu¸ 20% tæng sè d­ nî ph¶i thu cña doanh nghiÖp t¹i thêi ®iÓm 31/12 hµng n¨m vµ ®¶m b¶o doanh nghiÖp kh«ng bÞ lç. ViÖc tÝnh to¸n sè dù phßng cÇn ph¶i lËp theo mét trong c¸c c¸ch sau : C¸ch 1: Cã thÓ ­íc tÝnh mét tû lÖ nhÊt ®Þnh ( theo kinh nghiÖm) trªn tæng doanh sè thùc hiÖn b¸n chÞu : Sè dù phßng ph¶i lËp = doanh sè ph¶i thu tû lÖ ­íc tÝnh . C¸ch 2: Dùa trªn tµi liÖu h¹ch to¸n chi tiÕt c¸c kho¶n nî ph¶i thu cña tõng kh¸ch hµng , ph©n lo¹i theo thêi h¹n thu nî , c¸c kh¸ch hµng qu¸ h¹n ®­îc xÕp lo¹i kh¸ch hµng nghi ngê . Doanh nghiÖp cÇn th«ng b¸o cho kh¸ch hµng vµ trªn c¬ së th«ng tin ph¶n håi tõ kh¸ch hµng kÓ c¶ b»ng ph­¬ng ph¸p x¸c minh , ®Ó x¸c ®Þnh sè dù phßng cÇn lËp theo sè phÇn tr¨m khã thu . Dù phßng ph¶i thu = sè % mÊt x nî ph¶i thu Khã ®ßi cÇn lËp nî cã thÓ khã ®ßi §èi víi nh÷ng kho¶n ph¶i thu khã ®ßi kÐo dµi trong nhiÒu n¨m doanh nghiÖp ®· cè g¾ng lµm hÕt mäi biÖn ph¸p ®Ó thu nî nh­ng vÉn kh«ng thu ®­îc vµ kh¸ch nî thùc sù kh«ng cßn kh¶ n¨ng thanh to¸n th× doanh nghiÖp cã thÓ xo¸ nh÷ng kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi trªn sæ kÕ to¸n vµ chuyÓn ra theo dâi chi tiÕt ë tµi kho¶n 004- Nî khã ®ßi ®· xö lý ( TK ngoµi B¶ng C©n §èi KÕ To¸n ) viÖc xo¸c c¸c kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi ph¶i ®­îc sù ®ång ý cña héi ®ång qu¶n lý doanh nghiÖp vµ c¬ quan qu¶n lý tµi chÝnh . Sè nî nµy ®­îc theo dâi trong thêi h¹n quy ®Þnh cña c¬ chÕ tµi chÝnh , chê kh¶ n¨ng kh¸ch hµng cã ®iÒu kiÖn thanh to¸n sè tiÒn thu ®­îc vÒ nî khã ®ßi ®· xö lý. Tr­êng hîp thu ®­îc nî sÏ h¹ch to¸n vµo kho¶n 721 – c¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng . 2.3.3 :Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n : - Tµi kho¶n sö dông: KÕ to¸n dù phßng c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi sö dông tµi kho¶n 139- Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi . C«ng dông: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh viÖc lËp dù phßng vµ hoµn nhËp dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi. Néi dung kÕt cÊu: Bªn Nî: C¸c kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi kh«ng thu ®­îc ph¶i xö lý xo¸ nî KÕt chuyÓn sè chªnh lÖch vÒ dù phßng ph¶i thu khã ®ßi ®· lËp kh«ng sö dông cßn l¹i ®Õn cuèi niªn ®é kÕ to¸n lín h¬n sè ph¶i trÝch lËp dù phßng cho niªn ®é sau. Bªn Cã: Sè trÝch lËp dù phßng c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi tÝnh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp . Sè D­ Bªn Cã: Sè dù phßng ph¶i thu khã ®ßi hiÖn cßn cuèi kú. Nî 139 Cã SD§K: x x x SFS: SFS: SDCK: x x x C¸c tr­êng hîp kÕ to¸n chñ yÕu : C¨n cø quy ®Þnh cña c¬ chÕ tµi chÝnh , cuèi niªn ®é kÕ to¸n tÝnh dù phßng cho c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi , kÕ to¸n ghi : Nî 642(6) Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Cã 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi Trong kú h¹ch to¸n nÕu cã kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi ®· thùc sù kh«ng thÓ thu nî ®­îc c¨n cø nh÷ng v¨n b¶n x¸c nhËn cã chøng cø ph¸p lý , doanh nghiÖp lµm thñ tôc xo¸ nî theo quy ®Þnh . Khi ®­îc phÐp xo¸ nî , kÕ to¸n ghi : Nî 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi Cã 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng §ång thêi ghi vµo bªn nî 004- Nî khã ®ßi ®· xö lý( Tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ) Khi tÝnh sè dù phßng ph¶i thu khã ®ßi cho niªn ®é sau , sè dù phßng ®· trÝch lËp kh«ng dïng hÕt cña niªn ®é tr­íc ( do c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi ®· lËp dù phßng nh­ng ch­a xö lý xo¸ nî ) ®­îc tÝnh vµo sè dù phßng cÇn trÝch lËp cho niªn ®é sau: -Tr­êng hîp sè dù phßng cÇn lËp cho niªn ®é sau Ýt h¬n sè dù phßng ®· lËp cßn l¹i cña niªn ®é tr­íc th× sè chªnh lÖch ®­îc hoµn nhËp vµo thu nhËp bÊt th­êng , kÕ toµn ghi : Nî 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi. Cã 721 C¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng Tr­êng hîp sè dù phßng cÇn lËp cho niªn ®é sau nhiÒu h¬n sè dù phßng ®· lËp cßn l¹i cña niªn ®é tr­íc th× ph¶i lËp dù phßng bæ xung , kÕ to¸n ghi : Nî 642 (6) CHi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Cã 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi . §èi víi nh÷ng kho¶n ph¶i thu khã ®ßi ®· ®­îc xö lý xo¸ nî , nÕu kh¸ch hµng l¹i tr¶ l¹i , khi thu tiÒn kÕ to¸n ghi : Nî 111 TiÒn mÆt Nî 112 TiÒn göi Ng©n Hµng Cã 721 C¸c kho¶n thu nhËp b×nh th­êng §ång thêi ghi vµo bªn cã TK 004 –Nî khã ®ßi ®· xö lý ( tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ) Cuèi niªn ®é kÕ to¸n : Hoµn nhËp c¸c kho¶n dù phßng vÒ ph¶i thu khã ®ßi ®· lËp cuèi n¨m tr­íc Nî 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi Cã 721 C¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng lËp dù phßng ph¶i thu khã ®ßi n¨m sau. Nî 642(6) Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Cã 139 Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi 721 139 642(6) 131 2 3 1 S¬ ®å 9: Gi¶i thÝch :(1) TrÝch lËp dù phßng ph¶i thu khã ®ßi cho niªn ®é tíi Hoµn nhËp sè dù phßng ph¶i thu khã ®ßi ®· trÝch vµo cuèi niªn ®é Xö lý c¸c kho¶n thu khã ®ßi kh«ng thu ®­îc vµo dù phßng 2.4. Sæ kÕ to¸n: Sæ kÕ to¸n lµ c¸c tê sæ cã kÕt cÊu mÉu sè phï hîp víi h×nh thøc kÕ to¸n sö dông, dïng ®Ó ghi chÐp hÖ thèng ho¸ th«ng tin vÒ toµn bé ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh ë ®¬n vÞ trªn c¬ së c¸c chøng tõ kÕ to¸n nh»m lËp ®­îc c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®Ó cung cÊp th«ng tin phôc vô cho qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh . KÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi mua ë C«ng Ty ThiÕt BÞ –Hµ Néi sö dông sæ kÕ to¸n sau: B¶ng kª sè 11 B¶ng kª sè 11 dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n tiÒn hµng víi ng­êi mua vµ ng­êi ®Æt hµng ( TK 131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng) KÕt cÊu cña b¶ng kª sè 11 gåm cã c¸c cét sè thø tù ,ngµy , tªn ng­êi mua , sè d­ , c¸c cét ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn nî , bªn cã cña TK 131 ®èi øng cã hoÆc nî víi c¸c tµi kho¶n liªn quan . Sè tæng céng cña b¶ng kª sè 11 ghi vµo nhËt Ký chøng Tõ Sè 8 ( ghi Cã TK 131 , Nî c¸c tµi kho¶n liªn quan ) NhËt ký chøng tõ sè 8 NhËt Ký chøng tõ sè 8 dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn cã TK 156 , 131, 511.1, 512 , 521 , 632 , 155 , 157 , 159 , 531 , 641 , 642 , 711 ,721 ,811, 821 , 911 KÕt cÊu cña NKCT sè 8 gåm : C¸c cét sè thø tù , sè hiÖu tµi kho¶n ghi nî vµ c¸c cét ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn cã cña c¸c TK 155 , 156 , 157 , 159 ,131 , 511 , 512 , 521 , 632 , 641 , 642 , 711 , 721 , 811 , 821 , 911 . B¶ng kª b¸n hµng B¶ng kª b¸n hµng dïng ®Ó theo dâi trÞ gi¸ hµng xuÊt b¶n vµ doanh thu B¶ng kª b¸n hµng gåm cét sè , ngµy , néi dung , tªn hµng , ... , ghi Nî TK 632 Cã TK 156 ThuÕ GTGT , chªnh lÖch c¸c cét ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn Cã cu¶ 511 ®èi øng nî c¸c TK liªn quan.