Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại công ty cổ phần Kinh Đô đến năm 2015

hàng. Trên cơ sở Lệnh nhập hàng và các chứng từ giao hàng của nhà cung cấp, bộ phận kho tiến hành nhập kho, lập Phiếu nhập hàng chuyển cho phòng cung ứng. Phòng cung ứng dựa vào Phiếu nhập hàng từ kho chuyển qua cập nhật vào hệ thống ERP và in Phiếu nhập kho (4 liên). Lúc này hệ thống ERP sẽ tự động tạo nghiệp vụ tăng công nợ phải trả. Trên cơ sở chứng từ nhập hàng gồm Phiếu nhập kho và hóa đơn tài chính từ bộ phận kho chuyển qua, Phòng kế toán kiểm tra và tiến hành kết chuyển bút toán ghi nhận tăng công nợ phải trả cho nhà cung cấp, kết thúc quy trình mua hàng.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị mua hàng: Quy trình mua hàng được chuẩn hóa, công việc được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận, phòng ban, thông tin được thông suốt. Kiểm soát chặt chẽ tình hình đặt hàng, kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp. Bất cứ thời điểm nào cũng có thể truy vấn được các thông tin về tình trạng của các đơn hàng: đã đặt những mặt hàng gì, thời điểm giao hàng của nhà cung cấp, số lượng hàng còn phải nhận (trong trường hợp đơn hàng nhận nhiều lần). Bên cạnh đó, do các thông tin về kế hoạch giao - 44 - hàng của nhà cung cấp đã được cập nhật theo đơn hàng trên hệ thống ERP nên việc truy vấn các thông tin này để lập Lệnh nhập hàng rất thuận tiện và nhanh chóng. Lệnh nhập hàng là chứng từ thể hiện cụ thể các mặt hàng và thời gian sẽ nhận hàng từ nhà cung cấp. Thông tin này rất cần thiết cho bộ phận kho trong việc chuẩn bị kho, bãi cho việc nhận hàng. Trước khi Kinh Đô áp dụng ERP, bộ phận kho thường hết sức bị động trong việc nhận hàng. Đôi khi hàng hóa của nhiều nhà cung cấp giao cùng một lúc trong khi kho hàng chưa được chuẩn bị để nhận hàng, do đó việc nhận hàng diễn ra hết sức chậm chạp, mất nhiều thời gian. Kiểm soát chi tiết tình hình nhận hàng, các chi phí phát sinh trong quá trình nhận hàng như phí vận chuyển, bốc dỡ, … Các thông tin này được hệ thống tự động chuyển sang phần hành kế toán ghi nhận công nợ phải trả do đó thông tin luôn luôn đồng nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, tránh được sai sót. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo tình hình mua hàng theo nhà cung cấp, báo cáo tình hình mua hàng theo mặt hàng, so sánh tình hình mua hàng giữa các kỳ, giữa các năm; thống kê tình hình giao hàng của nhà cung cấp (đúng hạn, trễ hạn) làm cơ sở đánh giá chất lượng nhà cung cấp,… Quản trị các thông tin cơ bản (thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, fax, người liên hệ,..) các nhà cung cấp của công ty.
Tồn tại: Quy trình mua hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý, các công đoạn chính của quá trình mua hàng như đặt hàng, nhận hàng đã được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên, các công đoạn như Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giá và Ký duyệt bảng giá mua hàng chưa được thực - 45 - hiện trên ERP. Bên cạnh đó, công đoạn Kiểm định chất lượng (nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì, hàng hóa,…) rất quan trọng nhưng chưa được đề cập trong quy trình. 2.2.2.2 Quản trị bán hàng
Khi ứng dụng ERP để quản trị bán hàng, quy trình bán hàng tại Kinh Đô đã được chuẩn hóa như sau: Hình 2.3: Quy trình bán hàng khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình bán hàng: Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc nhà phân phối lập đơn đặt hàng fax cho Kinh Đô. Phòng kế hoạch bán hàng tiếp nhận đơn hàng, cân đối lượng tồn kho, phân chia hàng cho các nhà phân phối, sắp xếp xe vận - 46 - chuyển, cập nhật lệnh giao hàng vào hệ thống ERP, sau đó in Lệnh giao hàng (4 liên) chuyển cho Tổng kho thành phẩm. Tổng kho thành phẩm tiếp nhận Lệnh giao hàng, tiến hành giao hàng, lưu lại 1 liên Lệnh giao hàng, còn lại 3 liên chuyển sang bộ phận lập Hóa đơn tài chính của phòng phân phân phối. Trên cơ sở xác nhận giao hàng của bộ phận kho, Phòng kế hoạch bán hàng tiến hành xác nhận tình trạng giao hàng của đơn hàng trên hệ thống, sau đó in Hóa đơn tài chính (3 liên), lưu lại 1 liên Hóa đơn và 1 liên Phiếu giao hàng, còn lại 2 liên hóa đơn và 2 liên Phiếu giao hàng giao cho vận chuyển. Vận chuyển ra cổng trình bảo vệ xác nhận “Đã xuất cổng” và đi giao cho khách hàng. Nhà phân phối nhận hàng, xác nhận vào hóa đơn tài chính và lệnh giao hàng. Vận chuyển mang hóa đơn (liên 3) và lệnh giao hàng (liên 2) về nộp cho phòng kế toán, kế toán kiểm tra chứng từ và ghi nhận công nợ phải thu kết thúc quy trình bán hàng.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị bán hàng: Quy trình bán hàng được chuẩn hóa, thông tin được thông suốt, đồng nhất, công việc được phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng ban: thông tin được bắt đầu từ bộ phận lập đơn hàng, chuyển đến Tổng kho xuất hàng, tiếp tục chuyển đến bộ phận lập hóa đơn tài chính của phòng kế hoạch bán hàng, sau đó chuyển đến kế toán để ghi nhận công nợ khách hàng. Đảm bảo thực hiện đúng chính sách bán hàng của công ty: - 47 - - Về giá cả: Khi cập nhật đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động lấy giá bán theo đúng chính sách giá của công ty đã được định nghĩa trước do đó đảm bảo tính chính xác của giá bán. - Về hạn mức nợ: ERP cho phép định nghĩa hạn mức nợ cho từng khách hàng. Khi phát sinh đơn hàng làm vượt quá hạn mức công nợ, hệ thống sẽ giữ lại (hold) đơn hàng và không cho phép thực hiện các bước tiếp theo do đó đảm bảo công nợ của khách hàng luôn trong mức cho phép của công ty. Việc phân hàng cho nhà phân phối được chính xác, nhanh chóng nhờ ERP hỗ trợ thông tin về tình hình tồn kho tức thời của công ty. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo tình hình bán hàng theo nhà phân phối, theo khu vực, báo cáo tình hình mua hàng theo mặt hàng, báo cáo lãi, lỗ theo mặt hàng, so sánh tình hình bán hàng giữa các kỳ, giữa các năm,… Quản trị các thông tin cơ bản (thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, fax, người liên hệ, hạn mức công nợ..) các nhà phân phối của công ty.
Tồn tại: Quy trình bán hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý, các công đoạn chính của quá trình bán hàng như lập lệnh giao hàng, xuất kho, lập hóa đơn tài chính, cập nhật công nợ phải thu đã được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên bước cập nhật đơn đặt hàng của nhà phân phối chưa được đề cập trong quy trình. Đồng thời hiện tại ERP vẫn chưa hỗ trợ thực hiện các chính sách bán hàng của công ty như: chính sách khuyến mãi, chính sách thưởng cho - 48 - nhà phân phối. Do đó việc thực hiện các chính sách bán hàng này của công ty vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ. 2.2.2.3 Quản trị kho hàng
Khi ứng dụng ERP để quản trị các vấn đề về hàng tồn kho, các quy trình nghiệp vụ kho tại Kinh Đô đã được chuẩn hóa, các quy trình chính về kho hàng gồm quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, quy trình nhập kho thành phẩm, quy trình chuyển thành phẩm từ kho phân xưởng về tổng kho thành phẩm. - 49 - Hình 2.4: Quy trình xuất kho NVL khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất: Khi có nhu cầu sản xuất theo kế hoạch sản xuất, bộ phận kế hoạch điều độ lập Lệnh điều động điều động nội bộ kèm theo Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu chuyển sang phòng cung ứng vật tư lập phiếu. Trên cơ sở Lệnh điều động điều động nội bộ và Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, phòng cung ứng vật tư cập nhật vào hệ thống, in Phiếu điều chuyển kho (4 liên) làm cơ sở cho việc điều chuyển nguyên vật liệu từ Tổng kho nguyên vật liệu – Bao bì sang kho phân xưởng sản xuất. Sau đó bộ chứng từ gồm Lệnh điều động điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu điều chuyển kho (3 liên) được chuyển sang Tổng kho nguyên vật liệu – Bao bì. Trên cơ sở chứng từ từ phòng cung ứng vật tư chuyển sang, Tổng kho nguyên vật liệu – Bao bì xuất nguyên vật liệu, ghi số lượng thực xuất lên Phiếu xuất điều chuyển kho, chuyển bộ chứng từ còn lại gồm gồm Lệnh - 50 - điều động điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu điều chuyển kho (2 liên) được chuyển sang Kho phân xưởng sản xuất. Phân xưởng sản xuất nhập kho, ký xác nhận và chuyển Lệnh điều động điều động nội bộ, Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu điều chuyển kho sang Phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ trên chứng từ kho phân xưởng chuyển sang xác nhận nghiệp vụ điều chuyển trên hệ thống ERP, đồng thời lập Phiếu xuất kho (2 liên) trên hệ thống theo bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu. Các chứng từ gồm Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho (2 liên) được tiếp tục chuyển đến Kho phân xưởng sản xuất. Kho phân xưởng sản xuất căn cứ trên chứng từ nhận được từ phòng kế toán thực hiện xuất kho cho sản xuất, ký xác nhận trên chứng từ, lưu lại Phiếu xuất kho và chuyển Bảng chi tiết sử dụng nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho lại cho Phòng kế toán lưu. - 51 - Hình 2.5: Quy trình nhập kho thành phẩm khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình nhập kho thành phẩm: Sản phẩm sản xuất hoàn thành được tiến hành nhập kho thành phẩm tại phân xưởng sản xuất. Quy trình nhập kho thành phẩm bắt đầu bằng việc phân xưởng sản xuất sẽ lập các Bảng kê nhập kho thành phẩm, sau đó vào sổ nhật ký theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm. Bảng kê nhập kho thành phẩm sẽ được chuyển sang bộ phận kho thành phẩm phân xưởng. Kho thành phẩm phân xưởng tiến hành nhập kho, ký vào Bảng kê nhập kho thành phẩm và chuyển cho thống kê phân xưởng. - 52 - Thống kê phân xưởng căn cứ vào Bảng kê nhập kho thành phẩm tiến hành cập nhật vào hệ thống ERP, in Phiếu nhập kho (3 liên), lưu lại 1 liên, 1 liên chuyển sang Kho thành phẩm phân xưởng lưu, còn lại Bảng kê nhập kho thành phẩm và Phiếu nhập kho chuyển sang cho phòng kế toán lưu trữ. Thèng kª ph©n xuëngTæng kho thµnh phÈm Phßng kÕ to¸n LËp lÖnh ®iÒu ®éng LÖnh ®iÒu ®éng Kho thµnh phÈm ph©n xuëng LËp phiÕu ®iÒu chuyÓn kho ERP PhiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn kho 3PhiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn kho 2 NhËp kho, ký x¸c nhËn LÖnh ®iÒu ®éng LÖnh ®iÒu ®éng PhiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn kho 1 KÕt thóc B¾t ®Çu Hình 2.6: Quy trình điều chuyển thành phẩm khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả sơ lược quy trình điều chuyển thành phẩm từ kho phân xưởng đến tổng kho thành phẩm: Thành phẩm sau khi nhập tại kho phân xưởng sẽ được chuyển về Tổng kho thành phẩm. - 53 - Quy trình bắt đầu bằng việc Kho thành phẩm phân xưởng lập Lệnh điều động, chuyển hàng sang Tổng kho thành phẩm. Tổng kho thành phẩm thực hiện nhập kho, ký xác nhận vào Lệnh điều động và chuyển cho Thống kê phân xưởng. Trên cơ sở Lệnh điều động nhận được từ Tổng kho thành phẩm, Thống kê phân xưởng cập nhật vào hệ thống ERP, in Phiếu xuất điều chuyển kho (3 liên), lưu lại 1 liên, 1 liên chuyển cho Tổng kho thành phẩm lưu, còn lại Lệnh điều động và Phiếu xuất điều chuyển kho chuyển cho Phòng kế toán lưu trữ.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị kho hàng: Quy trình xuất kho, nhập kho, điều chuyển kho được chuẩn hóa, thông tin được thông suốt, đồng nhất, công việc được phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng ban: bộ phận kho, thống kê phân xưởng, phòng cung ứng vật tư, phòng kế toán. Đảm bảo giá trị xuất kho của hàng tồn kho chính xác: hệ thống ERP tự động tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền thời điểm (bình quân gia quyền liên hoàn). Phương pháp tính giá xuất này mang nhiều ý nghĩa: - Theo phương pháp tính giá xuất này, giá trị xuất của hàng hóa sẽ được tính toán ngay tại thời điểm thực hiện nghiệp vụ xuất kho trên cơ sở giá trị của các đợt nhập trước đó. Vì vậy áp dụng phương pháp này buộc các nghiệp vụ phải cập nhật vào hệ thống đúng theo trình tự phát sinh thực tế. Điều này làm cho dữ liệu luôn luôn được cập nhật tức thời do đó thể hiện một cách chính xác về tình hình hàng tồn kho của công ty tại mọi thời điểm. - 54 - - Do giá trị xuất kho được tính toán tức thời nên một số chỉ tiêu quản trị như lãi gộp của hàng hóa,… sẽ được hệ thống ERP cung cấp tức thời do đó nâng cao hiệu quả thông tin quản trị. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: báo cáo nhập – xuất – tồn kho, sổ chi tiết vật tư,… Thông tin tồn kho này rất cần thiết cho nhiều phòng ban: phòng kế hoạch cần thông tin tồn kho của nguyên vật liệu, bao bì để lập kế hoạch mua hàng; phòng kế hoạch cũng cần thông tin tồn kho thành phẩm, nguyên vật liệu, bao bì để lập kế hoạch sản xuất; phòng kế hoạch bán hàng cần thông tin tồn kho thành phẩm để cân đối, phân chia hàng hóa cho nhà phân phối; phòng kế toán cần lập các sổ sách về hàng tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị. Quản trị toàn bộ thông tin về hàng tồn kho như mã số, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, mức tồn kho tối thiểu,…
Tồn tại: Việc quản lý hàng tồn kho của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, quá trình nhập, xuất kho được kết nối với quy trình mua hàng, sản xuất và bán hàng đảm bảo tính chính xác và sự thông suốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên công ty chưa thực hiện được quản trị hàng tồn kho theo lô (Lot). Đồng thời ERP chưa hỗ trợ trong việc tính toán các chi phí cần phân bổ của công cụ dụng cụ. Bên cạnh đó, việc quản trị tài sản cố định và các vấn đề liên quan (khấu hao,..) cũng chưa được thực hiện trên ERP. 2.2.2.4 Quản trị công nợ phải thu
Đối với việc quản trị công nợ phải thu, Kinh Đô thực hiện trên hệ thống ERP các nghiệp vụ sau: - 55 - - Ghi nhận các phát sinh tăng công nợ phải thu nhà phân phối từ việc bán hàng: sau khi phòng kế hoạch bán hàng thực hiện xong giao dịch bán hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phát sinh tăng công nợ phải thu tương ứng. - Ghi nhận các phát sinh giảm công nợ phải thu từ việc nhà phân phối trả hàng: sau khi phòng kế hoạch bán hàng thực hiện xong giao dịch trả hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phát sinh giảm công nợ phải thu tương ứng. - Ghi nhận các nghiệp vụ tăng, giảm công nợ phải thu khác - Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ, quy trình thu tiền mặt như sau: - 56 - Hình 2.7: Quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô - 57 - Quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà phân phối đến Kinh Đô nộp tiền, điền vào bảng kê nộp tiền. Trên cơ sở bảng kê nộp tiền, kế toán thanh toán cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thu tiền nợ nhà phân phối, in Phiếu thu (2 liên) chuyển cho thủ quỹ. Trên cơ sở Phiếu thu nhận từ kế toán thanh toán, thủ quỹ kiểm tiền, ký tên vào Phiếu thu (2 liên) rồi chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán ký tên lên Phiếu thu (2 liên), 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại lưu trữ.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị công nợ phải thu: Hầu hết các giao dịch làm phát sinh tăng công nợ phải thu khách hàng đều là kết quả của giao dịch bán hàng. Khi ứng dụng ERP, các bút toán này đều được hệ thống tự động sinh ra tại thời điểm kết thúc giao dịch bán hàng do đó dữ liệu về công nợ đảm bảo chính xác, đồng nhất và tức thời. Kiểm soát việc thực hiện hạn mức nợ một cách chặt chẽ, hệ thống sẽ không cho phép thực hiện giao dịch nếu khách hàng vượt quá hạn mức nợ cho phép do đó công nợ phải thu luôn được đảm bảo đúng chính sách của công ty. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: - Bảng cân đối phát sinh công nợ phải thu: thể hiện số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư công nợ cuối kỳ tổng hợp theo từng khách hàng - Sổ chi tiết công nợ phải thu: thể hiện số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư công nợ cuối kỳ chi tiết theo từng nghiệp vụ của từng khách hàng - 58 - - Biên bản đối chiếu công nợ: định kỳ (tháng/quý/năm) lập gửi cho khách hàng đối chiếu công nợ.
Tồn tại: Việc quản trị công nợ phải thu của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm công nợ được kết nối với quy trình bán hàng do đó công nợ được kiểm soát hết sức chặt chẽ, số dư luôn luôn chính xác đến từng thời điểm. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thực hiện việc quản trị công nợ chi tiết đến từng hóa đơn do đó không có được thông tin về tuổi nợ. Bên cạnh đó, quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt hiện tại cần được thay đổi nhằm tránh trường hợp kế toán thanh toán đã hoàn tất phiếu thu trên ERP, tài khoản tiền đã tăng trên hệ thống nhưng vì một lý do nào đó mà thủ quỹ không thu được đúng số tiền trên phiếu thu đã lập trước đó làm phát sinh chênh lệch giữa quỹ tiền thực tế và tài khoản tiền trên hệ thống ERP. 2.2.2.5 Quản trị công nợ phải trả
Đối với việc quản trị công nợ phải trả, Kinh Đô thực hiện trên hệ thống ERP các nghiệp vụ sau: - Ghi nhận các phát sinh tăng công nợ phải trả cho nhà cung cấp từ việc mua hàng: sau khi phòng cung ứng thực hiện xong giao dịch mua hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phát sinh tăng công nợ phải trả tương ứng. - Ghi nhận các phát sinh giảm công nợ phải trả từ việc trả hàng cho nhà cung cấp: sau khi phòng cung ứng thực hiện xong giao dịch trả hàng, hệ thống ERP sẽ tự động phát sinh giảm công nợ phải trả tương ứng. - 59 - - Ghi nhận các nghiệp vụ tăng, giảm công nợ phải trả khác - Xử lý nghiệp vụ trả tiền nợ, gồm quy trình thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt và quy trình thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng như sau: $ Hình 2.8: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả quy trình: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà cung cấp đến Kinh Đô xuât trình Phiếu nhập kho hợp lệ, lập Phiếu đề nghị thanh toán nộp cho Phòng kế toán. - 60 - Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, ký lên Phiếu đề nghị thanh toán sau đó chuyển Phiếu nhập kho và Phiếu đề nghị thanh toán sang Phòng cung ứng. Phòng cung ứng ký xác nhận trên Phiếu đề nghị thanh toán rồi trình lên kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc duyệt. Sau khi kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc duyệt, kế toán thanh toán lập phiếu chi trên hệ thống ERP, in Phiếu chi (2 liên) chuyển cho Thủ quỹ. Trên cơ sở Phiếu chi nhận được từ kế toán, Thủ quỹ chi tiền, khách hàng ký xác nhận lên Phiếu chi (2 liên) và giữ 1 liên. Sau đó Phiếu nhập kho, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu chi được chuyển cho Phòng kế toán. Kế toán thanh toán kiểm tra, ký lên Phiếu chi và lưu trữ bộ chứng từ thanh toán, kết thúc quy trình. - 61 - $ Hình 2.9: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng khi áp dụng ERP tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Mô tả quy trình: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng bắt đầu bằng việc kế toán công nợ lập Phiếu đề nghị chuyển khoản chuyển cho Phòng cung ứng. Phòng cung ứng ký vào Phiếu đề nghị chuyển khoản và chuyển cho kế toán thanh toán. Trên cơ sở Phiếu đề nghị chuyển khoản nhận từ Phòng cung ứng, kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi rồi chuyển cho Ban tổng giám đốc duyệt. - 62 - Sau khi Ban tổng giám đốc duyệt, nhân viên mang Ủy nhiệm chi đến ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền. Sau khi hoàn tất thủ tục ngân hàng, Ủy nhiệm chi được chuyển cho Kế toán thanh toán. Lúc này kế toán thanh toán sẽ cập nhật giao dịch chi tiền trên hệ thống ERP, kết thúc quy trình.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị công nợ phải trả: Hầu hết các giao dịch làm phát sinh tăng công nợ phải trả cho nhà cung cấp đều là kết quả của giao dịch mua hàng. Khi ứng dụng ERP, các bút toán này đều được hệ thống tự động sinh ra tại thời điểm kết thúc giao dịch mua hàng do đó dữ liệu về công nợ đảm bảo chính xác, đồng nhất và tức thời. Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: - Bảng cân đối phát sinh công nợ phải trả: thể hiện số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư công nợ cuối kỳ tổng hợp theo từng nhà cung cấp. - Sổ chi tiết công nợ phải trả: thể hiện số dư công nợ đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư công nợ cuối kỳ chi tiết theo từng nghiệp vụ của từng nhà cung cấp.
Tồn tại: Việc quản trị công nợ phải trả của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm công nợ được kết nối với quy trình mua hàng do đó công nợ được kiểm soát hết sức chặt chẽ, số dư luôn luôn chính xác đến từng thời điểm.. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thực hiện việc quản trị công nợ chi tiết đến từng hóa đơn do đó không có được thông tin về tuổi nợ. - 63 - Bên cạnh đó, quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hiện tại cần được thay đổi nhằm tránh trường hợp kế toán thanh toán đã hoàn tất phiếu chi trên ERP, tài khoản tiền đã giảm trên hệ thống nhưng vì một lý do nào đó mà thủ quỹ không chi được đúng số tiền trên phiếu chi đã lập trước đó làm phát sinh chênh lệch giữa quỹ tiền thực tế và tài khoản tiền trên hệ thống ERP. 2.2.2.6 Quản trị vốn bằng tiền
Đối với việc quản trị vốn bằng tiền, Kinh Đô thực hiện trên hệ thống ERP các nghiệp vụ sau: - Ghi nhận các phát sinh thu tiền nợ từ nhà phân phối, chi tiền trả nhà cung cấp. - Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ khác (không liên quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm ứng,…; các nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, nộp tiền mặt vào tiền gửi ngân hàng,…
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị vốn bằng tiền: - Kiểm soát toàn diện tình hình thu, chi tiền. Đối với các khoản thu nợ khách hàng, chi thanh toán cho nhà cung cấp, dữ liệu được tự động chuyển từ phần hành quản trị công nợ phải thu, phải trả sang do đó dữ liệu đảm bảo được tính chính xác, nhanh chóng. - Hệ thống báo cáo thống kê phản ánh số liệu tức thời: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản tiền (phản ánh chi tiết nghiệp vụ thu, chi tiền đối ứng với từng khoản mục giúp kiểm soát, phân tích mục đích thu, chi tiền). - 64 - 2.2.2.7 Kế toán tổng hợp
Đối với phần hành kế toán tổng hợp, Kinh Đô thực hiện trên hệ thống ERP các nghiệp vụ sau: - Tiếp nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dưới dạng định khoản kế toán (nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, nhập kho, xuất kho, phát sinh nợ phải thu, phải trả, thu tiền, chi tiền,…). - Ghi nhận các bút toán tổng hợp khác như: khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí,.. - Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ. - Quản trị hệ thống tài khoản của công ty.
Hiệu quả của ứng dụng ERP đối với kế toán tổng hợp: - Kiểm soát toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp một cách nhanh chóng do các định khoản kế toán đều được tự động sinh ra đồng thời với việc thực hiện giao dịch của các phòng ban chức năng. - Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí của doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo: Bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái chi tiết tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo chi phí theo phòng ban, ngành hàng,… - 65 - 2.3 ĐÁNH GIÁ ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ 2.3.1 Nhân lực tham gia Như đã phân tích ở chương 1, nhân lực đóng một vai trò hết sức quan trọng cho sự thành công của việc thực hiện ứng dụng ERP phục vụ cho công tác quản lý. Bên cạnh đó, việc triển khi ERP được tiến hành qua 2 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành và giai đoạn chính thức vận hành hệ thống ERP. Nhận thức rõ được điều này, Kinh Đô đã bố trí nhân lực tham gia hết sức nghiêm túc, có thể khái quát như sau: Đối với giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành ERP: Công ty đã bố trí hầu hết các trưởng, phó bộ phận, phòng ban tham gia cùng với đơn vị triển khai. Đây đều là các nhân sự có trình độ chuyên môn cao do đó đã có những đóng góp thiết thực để cùng với đơn vị triển khai xây dựng nên các yêu cầu nghiệp vụ, mục tiêu quản lý và các quy trình nghiệp vụ. Tuy nhiên, do hầu hết các cán bộ đều chưa có cơ hội tiếp cận với ERP (do đây là lĩnh vực còn khá mới ở Việt Nam), chưa hiểu được nguyên tắc vận hành của hệ thống nên việc đóng góp vẫn còn hạn chế, hầu như đều chấp thuận theo sự tư vấn của đơn vị triển khai. Bên cạnh đó, do phải vừa thực hiện các công việc hằng ngày để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vừa phải dành thời gian cho dự án nên thực sự thời gian dành cho dự án của các cán bộ tham gia cũng không nhiều. Đối với giai đoạn vận hành hệ thống ERP: Lúc này, nhân lực tham gia bao gồm cả nhân viên và các trưởng, phó bộ phận/ phòng ban của công ty. Nhìn chung, nhân viên của Kinh Đô có trình độ khá tốt. Tuy thời gian đầu thực hiện hệ thống ERP còn nhiều - 66 - chệch choạc, tâm lý vẫn muốn thực hiện công việc theo thói quen lúc chưa có hệ thống ERP, nhưng sau vài tháng vận hành, các tác nghiệp hằng ngày thực hiện trên hệ thống đã được nhân viên sử dụng thuần thục. Lúc này, nhân viên quen dần với hệ thống và bắt đầu đưa ra các yêu cầu phát triển phần mềm nhưng hầu hết các yêu cầu chỉ là thêm các chức năng tiện ích, hỗ trợ cho việc sử dụng phần mềm (ví dụ thêm các tiêu thức tìm kiếm để dễ dàng truy vấn các giao dịch, khách hàng, nhà cung cấp hoặc mặt hàng,.. nào đó) mà chưa có các yêu cầu phát triển phần mềm phục vụ cho nhu cầu quản lý (ví dụ như yêu cầu hệ thống phải hỗ trợ trong việc lập kế hoạch, trên cơ sở đó dễ dàng kiểm soát được việc thực hiện so với kế hoạch,…) 2.3.2 Thời gian thực hiện Cuối năm 2003, Kinh Đô chính thức áp dụng hệ thống ERP phục vụ cho công tác quản lý, thời gian từ lúc chuẩn bị đến lúc hệ thống hoạt động ổn định khoảng 24 tháng. Số lượng người sử dụng hệ thống ERP vào khoảng 80 người. So với quy mô như vậy thì thời gian triển khai hệ thống ERP là hợp lý so với các dự án ERP đã được triển khai trên thế giới cũng như tại Việt Nam. 2.3.3 Chi phí thực hiện Cuối năm 2003, Kinh Đô áp dụng hệ thống ERP Solomon của Microsoft. Chi phí bản quyền phần mềm và chi phí hỗ trợ triển khai của đơn vị tư vấn PricewaterhouseCoopers vào khoảng 300.000 USD. So với quy mô Kinh Đô và sự uy tín của phần mềm, của đơn vị triển khai thì chi phí trên là hợp lý. Kinh Đô còn phải đầu tư khoảng 20.000 USD cho hệ thống máy chủ. Hạ tầng mạng và hệ thống máy trạm Kinh Đô sẵn có nên không phải đầu tư thêm. - 67 - CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 3.1 MỤC TIÊU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 3.1.1 Mục tiêu tổng quát
Hoàn thiện các quy trình sản xuất kinh doanh, nâng cao tính kiểm soát trong quy trình, đồng thời đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình thông qua sự hỗ trợ của ERP.
Hoàn thiện thông tin quản trị thông qua sự hỗ trợ của ERP.
Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp thông qua sự hỗ trợ của ERP. 3.1.2 Mục tiêu cụ thể
Hoàn thiện quy trình mua hàng, đảm bảo hàng hóa được mua đúng theo kế hoạch mua hàng, đúng theo sự phê duyệt của Ban Tổng Giám Đốc về giá và nhà cung cấp.
Hoàn thiện quy trình bán hàng, đảm bảo hàng hóa được cung cấp cho khách hàng một cách tốt nhất nhưng vẫn kiểm soát được việc thực hiện chính sách bán hàng của công ty: chính sách giá, hạn mức nợ, khuyến mãi, chính sách thưởng,… - 68 -
Hoàn thiện các chỉ tiêu quản trị hàng tồn kho, kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác của giá trị hàng hóa xuất kho.
Hoàn thiện quy trình công nợ phải thu, hoàn thiện các chỉ tiêu quản trị công nợ phải thu, đảm bảo tính chính xác của công nợ đến từng thời điểm đồng thời cung cấp được thông tin về kế hoạch thu hồi nợ.
Hoàn thiện quy trình công nợ phải trả, hoàn thiện các chỉ tiêu quản trị công nợ phải trả, đảm bảo tính chính xác của công nợ đến từng thời điểm đồng thời cung cấp được thông tin về kế hoạch thanh toán nợ.
Hoàn thiện việc lập kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu, đảm bảo các kế hoạch được thiết lập chính xác, nhanh chóng. 3.2 QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 Quan điểm để xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm như sau:
Các giải pháp phải phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của công ty.
Các giải pháp phải phù hợp với tiêu chí đổi mới, tái cấu trúc doanh nghiệp.
Các giải pháp mang tính khả thi, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
Các giải pháp mang tính tổng thể, huy động tất cả các nguồn lực doanh nghiệp nhằm hướng đến sự phát triển của công ty. - 69 - 3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 3.3.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu bằng phần mềm Hiện tại việc lập kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu đang được thiết lập thủ công tại các bộ phận kế hoạch của Kinh Đô. Các kế hoạch này liên quan mật thiết với nhau: kế hoạch sản xuất phải đáp ứng được kế hoạch bán hàng, tiếp đến kế hoạch nguyên vật liệu phải được lập dựa trên kế hoạch sản xuất với mục đích đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Việc lập kế hoạch nguyên vật liệu không tốt sẽ gây thiệt hại cho công ty. Nếu nguyên vật liệu thiếu không đáp ứng đủ cho quá trình sản xuất làm cho quá trình sản xuất gián đoạn. Ngược lại nguyên vật liệu thừa cũng không tốt, làm tăng chi phí bảo quản, lưu kho. Tiếp đến, nếu kế hoạch sản xuất không tốt, sản xuất sẽ không đáp ứng được cho việc bán hàng. Vì vậy đòi hỏi việc lập kế hoạch phải chính xác và nhanh chóng để hoạt động công ty được thông suốt từ quá trình mua hàng đến sản xuất và bán hàng. Do đó, ứng dụng ERP trong việc hỗ trợ công tác lập kế hoạch là hết sức cần thiết. ERP sẽ hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch như sau:
Đối với việc lập kế hoạch bán hàng, ERP dựa vào các số liệu quá khứ để cho ra dự báo bán hàng (Sales Forecast), phòng kinh doanh sẽ kết hợp dự báo bán hàng này với tình hình thị trường, các đơn đặt hàng của các nhà phân phối để lập kế hoạch bán hàng và nhập liệu vào hệ thống.
Tiếp đến, căn cứ vào kế hoạch bán hàng, lượng tồn kho thành phẩm, mức tồn kho tối thiểu, hệ thống sẽ tính toán được số lượng cần sản xuất. Tiếp theo, ERP sẽ kết hợp số lượng cần sản xuất với năng lực - 70 - sản xuất của máy móc, thiết bị đã được định nghĩa để cho ra kế hoạch sản xuất. Kế hoạch sản xuất chi tiết thông tin sản phẩm cần sản xuất, số lượng và cụ thể thời gian sản xuất.
Từ kế hoạch sản xuất, kết hợp với định mức nguyên vật liệu (bill of materials - BOM) của từng sản phẩm đã được định nghĩa, ERP tính toán được nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Tiếp theo, ERP sẽ tiếp tục cân đối với lượng tồn kho nguyên vật liệu, mức tồn kho tối thiểu để cho ra kế hoạch nguyên vật liệu. Kế hoạch nguyên vật liệu xác định cụ thể thông tin nguyên vật liệu cần mua, số lượng và thời gian cần nhận hàng.
Ngoài ra, khi các kế hoạch được thiết lập trên ERP, nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm soát việc thực hiện kế hoạch thông qua các báo cáo so sánh giữa thực tế và kế hoạch trên ERP, từ đó có cơ sở để ra quyết định kịp thời. Tóm lại, ứng dụng ERP trong công tác lập kế hoạch (bán hàng, sản xuất, nguyên vật liệu) giúp kế hoạch được thiết lập chính xác và nhanh chóng. Qua đó hoạt động công ty được diễn ra thông suốt từ quá trình mua hàng đến sản xuất và bán hàng. - 71 - 3.3.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện quản trị mua hàng bằng phần mềm
Quy trình mua hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý, các công đoạn chính của quá trình mua hàng như đặt hàng, nhận hàng đã được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên để hoàn thiện hơn nữa, nên thực hiện các công đoạn như Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giá và Ký duyệt bảng giá mua hàng trên ERP. Bên cạnh đó quy trình nên bổ sung bước Kiểm định chất lượng (nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì, hàng hóa,…) trên ERP. Sau khi thay đổi, quy trình mua hàng như sau: - 72 - Fax/§iÖn tho¹i Không QUY TRÌNH MUA HÀNG $ $ Cung øng vËt tuBTG§ Nhµ cung cÊp Bảng giá đã được duyệt Kh¶ n¨ng ®¸p øng cña nhµ cung cÊp n Chän nhµ cung cÊp, lËp b¶ng duyÖt gi¸ Giao hµng Có Ký duyÖt b¶ng gi¸ mua hµng LËp ®¬n ®Æt hµng ERP B¶ng duyÖt gi¸ §¬n ®Æt hµng (PO) Bắt đầu A Tổng hợp các mặt hàng cần mua ERP ERP - 73 - $ Hình 3.1: Quy trình mua hàng đề xuất tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Hiệu quả của việc thực hiện quy trình đề xuất: Việc thực hiện các công đoạn như Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giá và Ký duyệt bảng giá mua hàng trên ERP sẽ mang lại lợi ích sau: ERP sẽ hỗ trợ cung cấp lại thông tin các bảng giá của nhà cung cấp trong quá khứ giúp cho việc lập bảng duyệt giá mới được thuận tiện, nhanh chóng. Ngoài ra, khi bảng duyệt giá được lập trên ERP, việc duyệt bảng giá mua hàng của Ban Tổng Giám Đốc cũng sẽ được thực hiện trên ERP làm cho hoạt động mua hàng được thông suốt và tốc độ xử lý công việc được nâng cao. Bên cạnh đó, tại bước lập đơn đặt hàng, ERP sẽ kiểm soát và đảm bảo giá trên đơn đặt hàng đồng nhất với giá đã được duyệt. Đồng thời, mọi mặt hàng khi chưa được sự - 74 - duyệt giá của Ban Tổng Giám Đốc sẽ không được thực hiện lập đơn hàng. Kế đến, công đoạn Kiểm định chất lượng thực hiện trên ERP sẽ giúp ghi nhận và thống kê được tình trạng hàng hóa không đạt chất lượng theo từng nhà cung cấp. Điều này rất cần thiết cho việc đánh giá chất lượng nhà cung cấp. Bên cạnh đó, khi thực hiện Kiểm định chất lượng trên hệ thống, bước Nhập kho tiếp theo sẽ không được nhập quá số lượng chấp nhận ở bước Kiểm định chất lượng, tiếp đến công nợ phải trả cũng sẽ được cập nhật tương ứng với số lượng nhập kho. Điều này giúp đảm bảo công nợ được cập nhật chính xác, tránh được tình trạng kế toán chỉ dựa theo hóa đơn của nhà cung cấp để ghi nhận công nợ là không chính xác. 3.3.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện quản trị bán hàng bằng phần mềm
Nhìn chung, quy trình bán hàng Kinh Đô áp dụng khi triển khai ERP là khá hợp lý, các công đoạn chính của quá trình bán hàng như lập lệnh giao hàng, xuất kho, lập hóa đơn tài chính, cập nhật công nợ phải thu đã được thực hiện trên ERP. Tuy nhiên để hoàn thiện hơn nữa, quy trình nên bổ sung thêm bước cập nhật đơn đặt hàng của nhà phân phối trên ERP. Sau khi bổ sung, quy trình bán hàng sẽ thay đổi như sau: - 75 - Hình 3.2: Quy trình bán hàng cho nhà phân đề xuất tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Hiệu quả của việc thực hiện quy trình đề xuất: Việc thực hiện cập nhật đơn hàng trên ERP giúp hệ thống ghi nhận được tất cả các đơn hàng của nhà phân phối, kết hợp với tình hình giao hàng thực tế, công ty có thể đánh giá được hàng hóa đã đáp ứng đủ cho nhu cầu thị trường hay chưa. Bên cạnh đó, tại bước lập lệnh giao hàng, hệ thống ERP cần thêm chức năng hỗ trợ thực hiện các chương trình khuyến mãi của công ty. Ví dụ nội dung chương trình khuyến mãi như sau: từ ngày X đến ngày Y, khi mua 10 sản phẩm A sẽ được 1 sản phẩm B. Hiện nay, đối với mỗi đơn hàng, nhân viên phải tự động tính toán số lượng sản phẩm khuyến mãi mà khách hàng được hưởng để cập nhật vào hệ thống. ERP nên hỗ trợ tính toán tự động các chương trình khuyến mãi, điều - 76 - này giúp tránh được sai sót trong việc tính toán thủ công đồng thời đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện chính sách bán hàng của công ty. Ngoài ra, tại bước lập hóa đơn tài chính, ERP cũng cần hỗ trợ trong việc ghi nhận các khoản giảm trừ công nợ cho khách hàng theo chính sách bán hàng của công ty. Thực tế, Kinh Đô đang thực hiện việc thưởng cho các nhà phân phối đạt doanh số tháng là 1% và khoản thưởng này được trừ vào hóa đơn của tháng sau. Hiện nay, phòng kế hoạch bán hàng phải tính toán thủ công khoản thưởng này và phải tự cập nhật vào hệ thống khi phát sinh hóa đơn bán hàng cho nhà phân phối. Trong vấn đề này ERP nên hỗ trợ tính toán tự động các khoản thưởng cho nhà phân phối và tự động cập nhật khi phát sinh hóa đơn bán hàng, điều này giúp tránh được sai sót trong việc tính toán thủ công đồng thời đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện chính sách bán hàng của công ty. 3.3.4 Giải pháp 4: Hoàn thiện quản trị kho hàng bằng phần mềm Nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, quá trình nhập, xuất kho được kết nối với quy trình mua hàng, sản xuất và bán hàng đảm bảo tính chính xác và sự thông suốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để hoàn thiện việc quản lý hàng tồn kho hơn nữa, nên thực hiện trên ERP các nội dung sau:
Quản trị tồn kho theo lô (Lot) cho cả nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hóa. Để thực hiện quản lý tồn kho theo lô, trước hết phải tổ chức việc sắp xếp hàng trong kho phân biệt theo từng lô hàng. Bên cạnh đó, trên ERP, tất cả các nghiệp nhập, xuất kho phải xác định - 77 - được nhập, xuất cho lô nào. Hiệu quả của việc quản lý tồn kho chi tiết theo lô như sau: - Đối với nguyên vật liệu, khi biết được còn tồn kho lô hàng nào, ta sẽ dễ dàng biết được ngày hết hạn sử dụng (Expried date) của lô hàng đó. Đây là thông tin quan trọng giúp nhân viên quản trị kho ưu tiên xuất các lô hàng gần hết hạn trước. Bên cạnh đó, tồn kho theo lô còn giúp cung cấp thông tin thời gian lưu kho của từng lô hàng. Thời gian lưu kho quá lâu làm tăng chi phí bảo quản, ứ động vốn. Thực tế, tại Kinh Đô rất nhiều nguyên vật liệu bị “lãng quên”, đến khi phát hiện ra thì có mặt hàng đã tồn kho đến 2, 3 năm. Do đó nếu quản lý tồn kho theo lô sẽ hạn chế được tình trạng này. - Đối với thành phẩm, hàng hóa, tương tự như nguyên vật liệu, khi biết được còn tồn kho lô hàng nào, ta sẽ dễ dàng biết được ngày hết hạn sử dụng (Expried date) của lô hàng đó. Đây là thông tin quan trọng giúp nhân viên quản trị kho ưu tiên xuất các lô hàng gần hết hạn trước. Ngoài ra, thông qua việc quản lý được thông tin lô hàng cho từng lần xuất hàng bán cho nhà phân phối, khi phát hiện một lô hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng, việc truy vấn lô hàng này đã được bán cho các nhà phân phối nào được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng. Từ đó dễ dàng thực hiện các biện pháp xử lý như thu hồi lại sản phẩm, hoặc hủy sản phẩm,…
ERP cần hỗ trợ tính toán tự động việc phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ sử dụng qua nhiều kỳ. Hiện nay, đối với các loại công cụ, dụng cụ sử dụng qua nhiều kỳ, kế toán kho phải tự tính toán và theo dõi thủ công, đến kỳ cần phân bổ chi phí phải tự làm nghiệp vụ hạch - 78 - toán vào phần mềm. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc phân bổ.
Đối với tài sản cố định, hiện nay việc quản lý danh mục tài sản cố định, khấu hao,… đều đang thực hiện ngoài hệ thống ERP nên thông tin về tài sản cố định không được quản trị tốt, đồng thời việc tính toán khấu hao dễ sai sót. Do đó cần thực hiện quản lý tài sản cố định trên ERP các nội dung sau: - Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về quy cách, thông số kỹ thuật,…; các thông tin về nguyên giá, thời gian khấu hao, tỉ lệ khấu hao, giá trị còn lại,… - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,… - Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán. 3.3.5 Giải pháp 5: Hoàn thiện quản trị công nợ phải thu bằng phần mềm Nhìn chung, việc quản trị công nợ phải thu của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm công nợ được kết nối với quy trình bán hàng do đó công nợ được kiểm soát hết sức chặt chẽ, số dư luôn luôn chính xác đến từng thời điểm. Tuy nhiên, để hoàn thiện việc quản lý công nợ phải thu hơn nữa, nên thực hiện các nội dung sau:
Quản lý công nợ chi tiết đến từng hóa đơn trên ERP. Nghĩa là thông tin về số dư công nợ sẽ được chi tiết cụ thể theo những hóa đơn còn nợ. Để thực hiện được việc quản trị công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, mỗi hóa đơn phát sinh công nợ phải đi kèm với thông tin ngày - 79 - đến hạn thanh toán và khi khách hàng thanh toán nợ phải xác định được đích danh thanh toán cho hóa đơn nào. Thực hiện được điều này, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp thông tin về tuổi nợ (nợ trong hạn hay nợ quá hạn, quá hạn bao lâu) giúp quản trị công nợ phải thu tốt hơn. Ngoài ra, thông tin về thời hạn thanh toán cũng là cơ sở để công ty dự báo lượng tiền sẽ thu được làm cơ sở cho việc cân đối dòng tiền của công ty.
Bên cạnh đó, quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt nên được thay đổi như sau: - 80 - Hình 3.3: Quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt đề xuất tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô - 81 - Mô tả quy trình đề xuất: o Quy trình thu nợ nhà phân phối bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà phân phối đến Kinh Đô, liên hệ kế toán thanh toán yêu cầu lập phiếu thu. o Kế toán thanh toán cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thu tiền nợ nhà phân phối, khởi tạo phiếu thu, in Phiếu thu (2 liên) chuyển cho thủ quỹ. Lúc này trên ERP, giao dịch thu tiền nợ chỉ ở trạng thái “Lưu”, nghĩa là công nợ phải thu chưa được giảm đồng thời tiền chưa được tăng. o Trên cơ sở Phiếu thu nhận từ kế toán thanh toán, thủ quỹ kiểm tiền, ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” vào Phiếu thu (2 liên), 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán. o Trên cơ sở Phiếu thu có xác nhận “Đã thu tiền” nhận được từ thủ quỹ, kế toán thanh toán vào phần mềm ERP kết chuyển nghiệp vụ thu tiền nợ nhà phân phối. Lúc này ERP mới thực sự giảm công nợ phải thu nhà phân phối đồng thời tăng tài khoản tiền mặt. Sự khác biệt và hiệu quả của việc thực hiện quy trình đề xuất: o Tại quy trình đề xuất, việc cập nhật nghiệp vụ thu tiền nợ nhà phân phối được tách ra 2 bước: “Khởi tạo phiếu thu” và “Kết chuyển phiếu thu” trong khi quy trình Kinh Đô đang áp dụng chỉ 1 bước “Lập phiếu thu”. Đối với quy trình đang áp dụng, ngay tại bước “Lập phiếu thu”, hệ thống sẽ cập nhật giảm công nợ phải thu đồng thời tăng tài khoản tiền, trong khi thực tế lúc này thủ quỹ chưa thực sự thu tiền. Trong trường hợp - 82 - thủ quỹ không thu được tiền, tài khoản nợ phải thu và tài khoản tiền trên hệ thống ERP sẽ không chính xác. o Quy trình đề xuất sẽ giúp cho người nộp tiền thuận tiện hơn khi vị trí làm việc giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán cách xa nhau. Người nộp tiền trước tiên chỉ cần đến kế toán thanh toán để lập phiếu thu sau đó qua thủ quỹ nộp tiền và nhận phiếu thu ra về. Trong khi quy trình hiện tại Kinh Đô đang áp dụng, người nộp tiền trước tiên đến kế toán thanh toán để lập phiếu thu, tiếp đến qua thủ quỹ nộp tiền, sau đó phải quay trở lại kế toán thanh toán ký xác nhận lên phiếu thu mới hoàn tất việc nộp tiền. 3.3.6 Giải pháp 6: Hoàn thiện quản trị công nợ phải trả bằng phần mềm Nhìn chung, việc quản trị công nợ phải trả của Kinh Đô khi triển khai ERP là khá hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm công nợ được kết nối với quy trình mua hàng do đó công nợ được kiểm soát hết sức chặt chẽ, số dư luôn luôn chính xác đến từng thời điểm. Tuy nhiên, để hoàn thiện việc quản lý công nợ phải trả hơn nữa, nên thực hiện các nội dung sau:
Quản lý công nợ phải trả chi tiết đến từng hóa đơn mua hàng trên ERP. Nghĩa là thông tin về số dư công nợ sẽ được chi tiết cụ thể theo những hóa đơn còn nợ. Để thực hiện được việc quản trị công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, mỗi hóa đơn phát sinh công nợ phải đi kèm với thông tin ngày đến hạn thanh toán và khi thanh toán nợ cho nhà cung cấp phải xác định được đích danh thanh toán cho hóa đơn nào. Thực hiện được điều này, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp thông tin về tuổi nợ (nợ trong hạn hay nợ quá hạn, quá hạn bao lâu) giúp quản trị công nợ phải trả cho nhà cung cấp tốt hơn. Ngoài ra, thông tin về - 83 - thời hạn thanh toán cũng là cơ sở để công ty lập kế hoạch chi tiền, giúp công ty chủ động trong việc đảm bảo cân đối dòng tiền.
Bên cạnh đó, quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt nên được thay đổi như sau: Hình 3.4: Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt đề xuất tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô Mô tả quy trình đề xuất: o Quy trình thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà cung cấp đến Kinh Đô xuât trình Phiếu nhập kho hợp lệ, lập Phiếu đề nghị thanh toán nộp cho Phòng kế toán. - 84 - o Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, ký lên Phiếu đề nghị thanh toán sau đó chuyển Phiếu nhập kho và Phiếu đề nghị thanh toán sang Phòng cung ứng. o Phòng cung ứng ký xác nhận trên Phiếu đề nghị thanh toán rồi trình lên kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc duyệt. o Sau khi kế toán trưởng và Ban tổng giám đốc duyệt, kế toán thanh toán cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thanh toán nợ cho nhà cung cấp, khởi tạo phiếu chi, in Phiếu chi (2 liên) chuyển cho thủ quỹ. Lúc này trên ERP, giao dịch chi tiền nợ chỉ ở trạng thái “Lưu”, nghĩa là công nợ phải trả chưa được giảm đồng thời tài khoản tiền cũng chưa được giảm. o Trên cơ sở Phiếu chi nhận từ kế toán thanh toán, thủ quỹ thực hiện chi tiền, khách hàng ký xác nhận lên Phiếu chi (2 liên) và giữ 1 liên. Sau đó Phiếu nhập kho, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu chi được chuyển cho Phòng kế toán. o Trên cơ sở Phiếu chi có xác nhận của nhà cung cấp, thủ quỹ, kế toán thanh toán vào phần mềm ERP kết chuyển nghiệp vụ thanh toán nợ cho nhà cung cấp, lưu trữ bộ chứng từ thanh toán. Lúc này ERP mới thực sự giảm công nợ phải trả cho nhà cung cấp đồng thời giảm tài khoản tiền mặt. Sự khác biệt và hiệu quả của việc thực hiện quy trình đề xuất: o Tại quy trình đề xuất, việc cập nhật nghiệp vụ thanh toán nợ cho nhà cung cấp được tách ra 2 bước: “Khởi tạo phiếu chi” và “Kết chuyển phiếu chi” trong khi quy trình Kinh Đô đang áp dụng chỉ 1 bước “Lập phiếu chi”. Đối với quy trình đang áp dụng, ngay tại bước “Lập phiếu chi”, hệ thống sẽ cập nhật - 85 - giảm công nợ phải trả đồng thời giảm tài khoản tiền, trong khi thực tế lúc này thủ quỹ chưa thực sự chi tiền. Trong trường hợp thủ quỹ không chi được tiền, tài khoản nợ phải trả và tài khoản tiền trên hệ thống ERP sẽ không chính xác. - 86 - 3.4 KIẾN NGHỊ 3.4.1 Đối với Nhà nước
Cần thực hiện công tác tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức về việc ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam, cho các doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của việc ứng dụng ERP đối với công tác quản trị doanh nghiệp.
Cần thực hiện các biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
Có các chính sách khuyến khích, hỗ trợ nhằm thúc đẩy việc ứng dụng ERP phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp.
Có các chính sách ưu đãi đối với các doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP nhằm thu hút đầu tư góp phần tạo nên sự phát triển cho công nghiệp phần mềm.
Có các chính sách đào tạo đội ngũ nhân lực. 3.4.2 Đối với nhà cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Cần nâng cao năng lực của đội ngũ xây dựng cũng như triển khai ERP cho các doanh nghiệp. Nhân lực cần hiểu biết sâu sắc về quản trị doanh nghiệp lẫn công nghệ thông tin thì mới có thể thể xây dựng cũng như triển khai ERP thành công.
Phối hợp với Nhà nước trong việc nâng cao nhận thức của các doanh nghiệp Việt Nam về việc ứng dụng ERP phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Đồng thời hỗ trợ cho các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. - 87 - 3.4.3 Đối với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô
Ban lãnh đạo công ty cần quyết tâm hơn nữa trong việc triển khai ERP bởi vì sự quyết tâm của ban lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp thành công của việc ứng dụng ERP. Triển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp trên toàn công ty và sự hợp tác giữa nhiều người ở các cương vị khác nhau trong công ty. Do đó vai trò của lãnh đạo trong việc liên kết các cá nhân là hết sức quan trọng. Lãnh đạo phải thu thường xuyên thu thập thông tin, đánh giá để nhận ra những điểm hạn chế cần phát khắc phục trong quá trình triển khai cũng như thực hiện ERP. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cũng phải luôn luôn động viên, thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm trong việc triển khai ERP để đảm bảo thực hiện theo mục tiêu đã đề ra.
Cần nâng cao tính chủ động của đội ngũ quản lý trong việc đề xuất các giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng ERP.
Cần tổ chức huấn luyện nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên thực hiện ERP. - 88 - KẾT LUẬN Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, thực hiện công tác quản trị bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh là điều hết sức cần thiết cho các doanh nghiệp. Luận văn đã phân tích, hệ thống hóa được cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. Các vấn đề cơ bản của hiệu quả ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả quản lý bao gồm: Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ; Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Hoàn thiện thông quản trị (tính kịp thời, tính chính xác); Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Điều này không những có ý nghĩa cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô mà còn có ý nghĩa cho nhiều doanh nghiệp khác. Bên cạnh đó, thông qua các cơ sở lý luận và thực trạng của việc ứng dụng phần mềm, luận văn đã đề xuất được một số giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. Luận văn đã hoàn thành với nhiều cố gắng. Tuy nhiên, do khả năng nghiên cứu có hạn, luận văn chắc chắn còn nhiều thiếu sót, mong nhận được những ý kiến đóng góp, hỗ trợ để đề tài được hoàn thiện hơn.