Đề tài Kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty

lượng lớn. 3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY. Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu bảo ệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy; thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị ; đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị bao gồm những yếu tố sau: 3.1. Môi trường kiểm soát: Bao gồm các nhân tố tác động đến việc xây dựng thiết kế sự hoạt động và tính hiểu hiệu của các chính sách thủ tục của đơn vị. Các nhân tố này gồm: 3.1.1. Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản trị cao cấp Giám đốc Công ty đồng thời kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động tại công ty. Ông là người nhạy bén giàu kinh nghiệm và mạnh dạn trong kinh doanh. Ông đã quyết định đầu tư máy móc thiết bị hiện đại vào qui trình chế biến hàng thuỷ sản với kinh phí khoản 5 tỷ đồng. Đây là bước đột phá lớn của toàn công ty mà đặt biệt là dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Bên cạnh giám đốc thì các cấp dưới làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, tích cưcï làm việc, luôn tìm tòi học hỏi sáng tạo để hoàn thành công việc được tốt. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức Để chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị thì cơ cấu tổ chức đóng một vai trò quan trọng. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, theo đó giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty dưới sự hổ trợ của phòng kế toán và phòng kinh doanh. Các bộ phận phòng ban chịu trách nhiệm trước giám đốc, mọi hoạt động của Công ty đều dược điều hành và kiểm soát tương đối chặt chẽ 3.1.3. Chính sách nhân sự: Sự phát triển của các đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân viên và họ luôn luôn là nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng này của đơn vị lại yếu kém về năng lực tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ. Nhận thức được vai trò của yếu tố con người đối với sự phát triển của công ty nên chính sách nhân sự luôn được công ty coi trọng và đặt lên hàng đầu. Hàng năm Công ty đều tổ chức tuyển dụng, đào tạo nâng cao tay nghề cán bộ công nhân viên, ưu tiên tuyển dụng con em ở địa phương có năng lực. Hiện nay công ty có khoảng 44 cán bộ nhân viên và khoảng 200 công nhân hợp đồng. Trong đó số cán bộ nhân viên có trình độ đại học còn rất ít, tuy nhiên đây là vấn đề phù hợp với một công ty mới đi vào hoạt động có hiệu quả. Chế độ khen thưởng, kỹ luật cũng được qui định chặt chẽ đối với cán bộ công nhân viên của công ty, ba tháng công ty tiến hành bình xét lao động để chọn ra những lao động giỏi. Từ đó có chế độ khen thưởng nhằm khuyến kích người lao động phát huy hơn nữa năng lực của mình. 3.1.4. Công tác kế hoạch hoá tại công ty. Định kỳ hàng tháng, hàng năm Công ty đều thu thập số liệu từ các xí nghiệp, phòng ban để đánh giá tình hình, đồng thời đưa ra kế hoạch cho các tháng tới, năm tới. 3.1.5. Các nhân tố bên ngoài: Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên thì hoạt động của Công ty còn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Nằm ở một tỉnh thuộc vùng duyên hải miền trung có khí hậu thời tiết khắc nghiệt, mức sống người dân chưa cao. Mặt hàng thuỷ sản của công ty phụ thuộc nhiều vào việc đánh bắt cá tại địa phương. Do đó làm cho hoạt động kinh doanh của Công ty gặp nhiều khó khăn. Đối với việc đánh bắt và chế biến mặt hàng thuỷ sản thì đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung có những thuận lợi cho công ty, cụ thể như sau: Đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung đối với ngành kinh tế thuỷ sản: Các tỉnh ở ven biển miền trung kéo dài từ Thanh Hoá đến Bình Thuận có chiều dài bờ biển 1.970 km bằng 61% chiều dài bờ biển cả nước, diện tích vùng biển tính đến độ sâu 200m là 166.200km2 với lượng dự trữ nguồn lợi ước tính 1.136.000 tấn, khả năng cho phép khai thác là 546.000 tấn bằng 40%-42% so với cả nước. Đây là vùng biển có trữ lượng nguồn lợi thuỷ sản trung bình nhưng phong phú về chủng loại gồm có: Tôm, cá, mực , cua, sò... Môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển: Nhìn chung môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển ở miền trung có trình độ thấp, cơ bản là thủ công và cơ giới nhưng thiếu đồng bộ và lạc hậu, đặc biệt ở các khâu khai thác đánh bắt và khâu chế biến công nghiệp. Điều này tạo nên độ chênh lệch giữa tiềm năng nguồn lợi và kỹ thuật đánh bắt , đồng thời cũng tác động đến tình hình chế biến sản phẩm xuất khẩu và khả năng phát triển ngành kinh tế biển trong khu vực nói chung và công ty nói riêng. Môi trường chính trị: Trong cơ chế mới nhà nước đã đưa ra đườn lối chính sách kinh tế mở tạo điều kiện cho phép các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Kinh tế biển là một trong những hoạt động mở ra hướng đi quan trọng và được nhà nước khuyến khích phát triển. 3.2. Hệ thống kế toán: Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình nữa tập trung, nữa phân tán phù hợp với công ty khi có các xí nghiệp, chi nhánh. Hình thức kế toán công ty áp dụng là chứng từ ghi sổ. Hiện nay Công ty đã đưa các phần mềm kế toán vào để xử lý số liệu. Hệ thống chứng từ sổ sách đều thiết kế phù hợp với qui định của nhà nước. Báo cáo kế toán được lập định kỳ theo đúng chế độ chế toán và các thông lệ kế toán hiện hành và theo yêu cầu của người quản lý. Chứng từ, sổ sách đều được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Nhìn chung hệ thống chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán đều phù hợp với những qui định của nhà nước. Tuy nhiên, Công ty nên đưa kế toán quản trị vào quá trình xử lý truyền thông thông tin kế toán giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. 3.3. Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tiêu thụ: Hoạt động tiêu thụ tại Công ty do phòng kinh doanh đảm nhiệm dưới sự điều hành của giám đốc. Phòng này có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tổ chức các quầy bán hàng. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh xem xét khả năng đáp ứng của công ty về số lượng, giá cả, thời gian, phương tiện vận chuyển, nơi giao hàng, hình thức thanh toán. Sau đó trình lên giám đốc duyệt. Trường hợp đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì lập hợp đồng, trường hợp không đáp ứng được thì trưởng phòng kinh doanh thương lượng với khách hàng, nếu không thống nhất thì huỷ thủ tục xem xét hợp đồng. Còn nếu khách hàng đồng ý thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Phòng kinh doanh lưu trữ hợp đồng và đơn đặt hàng của khách hàng. Khi đến hạn giao hàng thì phòng kinh lập hoá đơn bán hàng (3 liên) liên 1 lưu tại gốc, liên 2,3 giao cho khách hàng. Khi khách hàng trả tiền thủ quỹ ký đóng dấu đã thu tiền vào 2 hoá đơn. Sau đó khách hàng trình hoá đơn(liên 3) cho bộ phận kho, thủ kho lập phiếu xuất kho (3 liên), 1 liên thủ kho lưu tại kho, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên đính kèm với hoá đơn bán hàng gởi lên phòng kế toán để kế toán công nợ vào sổ sách và lưu trữ. Hình vẽ sau đây sẽ cho ta thấy thủ tục kiểm soát nội bộ về hoạt động tiêu thụ tại Công ty. PHẦN 3: TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN - BÌNH ĐỊNH 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY: Từ khi huyển sang hình thức cổ phần hoá, lãnh đạo công ty đã không ngừng đầu tư, mở rộng qui mô, thêm lĩnh vực kinh doanh mới. Lúc đầu, công ty chỉ là một đơn vị thu mua, chế biến một số mặt hàng thuỷ sản. Hiện nay, công ty đã mở rộng thêm nhiều lĩnh vực kinh doanh mới: kinh doanh xăng, dầu; xây dựng các công trình dân dụng, giao thông thuỷ lợi; kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng. Trong đó phần lớn doanh thu của công ty được tạo ra từ kinh doanh xăng dầu và thu mua chế biến thuỷ sản. Bước phát triển này là sự nổ lực rất lớn của cả công ty, dưới sự chỉ đạo điều hành của Hội đồng quản trị và giám đốc công ty. Và cũng chính bước phát triển mới này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác kế toán và các báo cáo tài chính mà đặc biệt ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, ảnh hưởng đến công tác tổ chức điều hành, quản lý nhân sự cũng như việc thiết lập điều hành các chính sách, thủ tục, qui tắc của hoạt động tiêu thụ. Sự phức tạp của công tác quản lý trong điều kiện mới này đòi hỏi phải có các giải pháp quản lý hữu hiệu hơn. Hơn thếâ nữa, công ty đã đầu tư vào lĩnh vực chế biến các mặt hàng thuỷ sản những trang thiết bị kỹ thuật hiện đại với số vốn không nhỏ. Nếu đầu tư mang lại hiệu quả thì sẽ mang lại cho công ty những bước phát triển trong lương lai vì đây là lĩnh vực mà nhà nước ta khuyến khích đầu tư phát triển, và mặt hàng thuỷ sản cũng là một trong những mặt hàng mang lại ía trị xuất khẩu cao. Với tiềm lực kinh tế còn thấp nguồn nhân lực của công ty chưa phát triển cả về số lượng và chất lượng thì vấn đề cạnh tranh, tiếp cận thị trường, tìm kiếm khách hàng sẽ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó lĩnh vực kinh doanh xăng, dầu mặc dù tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ hàng hoá có nhiều thuận lợi hơn. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là việc quản lý, kiểm soát, phân phối hàng hoá như thế nào để hoạt động tiêu thụ có hiệu qua. Do đó mà ban lãnh đạo công ty, cụ thể là Hội đồng quản trị và giám đốc công ty không những chỉ quan tâm đến việc đầu tư, tổ chức điều hành nhân sự cũng như việc diều hành các chính sách, qui tắc, thủ tục có hoạt động tiêu thụ mà còn phải quan tâm đến việc thực hiện các công việc trên trong thực tế như thế nào để có hiệu quả và hiệu lực. Điều này chính là thông tin đáng tin cậy để ban lãnh đạo công ty ra các quyết định nâng cao tính hiệu quả của hoạt động tiệu thụ. Chính vì tất cả các lý do trên, mà theo em tổ chức kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty là điều cần thiết mà đặc biệt là ban lãnh đạo công ty trong tình hình thực tế như hiện nay. Báo cáo của kiểm toán hoạt động tiêu thụ sẽ là những công cụ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định sáng suốt hơn, hiệu quả hơn nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại công ty. 2. MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY Đánh giá các thủ tục, chính sách, hoạt động tiêu thụ tại công ty có đúng đắn, có phù hợp với tình hình tiêu thụ tại công ty hay không đồng thời kiểm tra việc thực hiện các chính sách, các qui định này trong thực tế đựoc tiến hành như thế nào. Đánh giá kế hoạch tiêu thụ tại công ty: Đánh giá tính hiệu quả của hoạt động tiêu thụ tại công ty 3. THƯC HIỆN KIỂM TOÁN. Trong phần này sẽ tiến hành một số công việc đối với hoạt động tiêu thụ để đi đến một báo cáo kiểm toán, bao gồm những bước sau: Kháo sát sơ bộ: Nhằm thu thập môït số thông tin ban đầu về hoạt đọng tiêu thụ. Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ: Đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thu. Thực hiên các thử nghiệm mở rộng: Nhằm thu thập thêm thông tin về hoạt động tiêu thụ. Báo cáo kiểm toán: Trình bày kết quả thu được sau khi tién hành kiểm toán và đưa ra một số đề xuất tương ứng để giải quyết những vấn đề còn tồn tại. 3.1. Khảo sát sơ bộ. Mục đích của bước khảo sát sơ bộ là nhằm thu thập hong tin ban đầu về đối tượng kiểm toán, đồng thời tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán. Nhìn chung phần lớn nội dung này đã được trình bày ở Phần 2 (Thực Trạng Hoạt Động Tiêu Thụ Và Kiểm Soát Nội Bộ Đối Với Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty Cổ Phần Thuỷ Sản Hoài Nhơn Bình Định). Do đó, ở bước này chỉ đề cập chi tiết hơn về hoạt động tiêu thụ tại công ty. Công ty có hai chi nhánh, một chi nhánh đóng tại thành phố Qui Nhơn và môt chi nhánh đóng tại thành phố Hồ Chí Minh. Hai chi nhánh này có nhiệm vụ giống như bộ phận bán hàng của công ty, trực tiếp tìm kiếm, đặt mối quan hệ với khách hàng, vì điều kiện trụ sở chính của công ty đặt tại địa phương cách xa thị trường mục tiêu đê tiêu thụ hàng hoá. Đối với mặt hàng xăng dầu, khách hàng ở địa phương thường thanh toán bằng tiền mặt hoặc nhân viên của công ty đi thu. Còn khách hàng ở xa thì thanh toán bằng chuyển khoản tại ngân hàng ngoại thương Qui Nhơn – nơi công ty mở tài khoản. Đối với mặt hàng thuỷ sản, nếu bán trong nước thì nhân viên công ty sẽ giao hàng theo điều kiện ký kết trong hợp đồng, khách hàng thanh toán một ít bằng tiền mặt còn phần lớn là chuyển khoản qua ngân hàng Ngoại thương Qui Nhơn. Còn nếu xuất khẩu trực tiếp thì hàng được xuất bằng đường hàng không tại sân bay Tân Sơn Nhất thành phố Hồ Chí Minh, mọi khoản thanh toán của khách hàng với công ty thông qua ngân hàng Ngoại thương Qui Nhơn. Để thấy được tình hình tiêu thụ , nợ phải thu, chi phí. Ta xem qua bảng sau: Bảng 9: Một số chỉ tiêu phản ánh sơ lược tình hình tiêu thụ tại công ty. ĐVT: tr. đồng. Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch 2001-2000 Chênh lệch 2002-2001 Tyệt đối Tương đối Tyệt đối Tương đối 1. Doanh thu 100.224 117.602 146.246 17.374 117,4% 28.644 124% 2. Giá vốn 97.813 113.454 139.472 15.641 116% 26.018 123% 3. Ln gộp 2.411 4.148 6.774 1.737 172% 2.626 163% 4. Cp bán hàng 946 2.070 4.945 1.123 218% 2.884 239% 5. Cp quản lý 628 532 487 -96 84,7% -44 92% 6. Ln thuần 836 1.546 1.341 710 185% -213 86% 7. Nợ phải thu 3.047 5.826 7.958 2.779 191% 2.132 137% 8.TSLNT/DThu 0,83% 1,3% 0,9% Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu qua các năm đều tăng, nợ phải thu bình quân mỗi năm là thấp so với doanh thu mỗi năm. Tuy nhiên tốc dộ tăng doanh thu chậm hơn với tốc độ tăng số dư nợ phải thu bình quân. Mặt khác lợi nhuần thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có tăng nhưng dến năm 2002 lại giảm, tỷ suất lợi nhuận/doanh thu có tăng vào năm 2001 nhưng lại giảm vào năm 2002. Nhìn chung tỷ suất này còn rất thấp. Điều này cho thấy khả năng sinh lời chung từ hoạt đôïng sản xuất kinh doanh của công ty còn thấp. Bên cạnh đó chi phí bán hàng tăng nhanh qua các năm . 3.2. Mô tả và phân tích hệ thống kiểûm soát nội bộ. Để mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ, em xin lập bảng câu hỏi sau: Bảng câu hỏi đã được trả lời bởi những người có liên quan và sự quan sát tìm hiểu của bản thân, sẽ cho chúng ta thấy được hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiê thụ tại công ty. Bảng 10: Câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty. CÂU HỎI Trả lời Chú thích Có không 1. Công ty có chính sách rõ ràng nhằm tăng cường xử lý đơn đặt hàng. X 2. Chính sách này có được thay đổi hợp lý giữa các sản phẩm khác nhau hoặc các vùng thị trường khác nhau. X 3. Khách hàng có thể đặt hàng thông qua + Đến trực tiếp công ty+ Gởi fax, thư+ Nhân viên bán hàng  XX X 4. Những khách hàng then chốt được ưu tiên phục vụ X 5. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, công ty có tiếp cận được thông tin về hàng dự trữ, giá cả, nợ phải thu ngay lập tức. X 6. Công ty có thường xuyên thâu nhận thông tin về:+ Khối lượng và giá trị đơn đặt hàng còn nợ+ Những đơn đặt hàng đang chờ+ Giá cả của hàng hoá được khách hàng đặt hàng hiện có trên thị trường X X X 7. Công ty có lập kế hoạch tiêu thụ X 8. Kế hoach được lập dựa vào nhữnh khách hàng chủ yếu. X Dựa vào chủ yếu là kết quả kinh doanh kỳ trước và khả năng thu mua nguyên liệu đầu vào. 9. Công ty có chính sách cụ thể để quản lý con nợ có hiệu quả. X 10. Chính sách có ghi rõ:+ Điều khoản mua bán.+ Tiêu chuẩn thiết lập giới hạn tín dụng.+ Những điều kiện có thể thay đổi điều khoản mua bán hay tiêu chuẩn thiết lập giới hạn tín dụng XX 11. Công ty không thực hiện đơn đặt hàng khi khách hàng vượt quá giới hạn tín dụng X 12. Các đơn đặt hàng công ty nhận được có phải đều là kết quả của quá trình tự tìm kiếm khách hàng của nhân viên công ty. X Không nhiều. 13. Công ty có chính sách chiết khấu đối với những khách hàng trả tiền sớm. X 14. Mức nợ giới hạn có được thay đổi và xem xét lại thường xuyên. X Mỗi năm một lần 15. Giá bán tại các đại lý có được công ty quy định. X Đối với kinh doanh mặt hàng xăng dầu. 16. Các đại lý có được hưởng chiết khấu gia tăg tương ứng với phần doanh thu thực hiện được. X Chỉ được hưởng % trên doanh thu bán được 17. Công ty có thường tổ chức chào hàng X Chào hàng theo đợt 18. Chào hàng chủ yếu dưới hình thức chào hàng tự do. X 19. Công ty có thường xuyên đánh giá hiệu quả của các chi phí cho chính sách tín dụng. X 20. Công ty có chính sách cụ thể rõ ràng để kiểm soát chi phí bán hàng. X 21. Công ty có thường xuyên gởi xác nhận cho khách hàng (xác nhận về hàng bán và nợ) X Phần lớn chỉ có ở mặt hàng xăng dầu 22. Công ty có chính sách marketing cụ thể, rõ ràng và hiệu quả. X Chỉ dừng lại ở việc quãng cáo trên một báo. 23. Công ty có chính sách chiết khấu để khuyến khích các đại lý trả tiền sớm. X 24. Giá thành được tính theo cách tính đảm phí X Theo caùch tính toaøn boä. Qua baûng caâu hoûi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty, ta chæ coù theå bieát ñöôïc khaùi quaùt chung tình hình kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty, ta chöa theå ñaùnh giaù ñöôïc nhöõng yeáu keùm ñi ñoâi vôùi nhöõng ruõi ro coù theå xaûy ra taïi coâng ty. Do ñoù, tieáp theo em xin trình baøy baûng sau:  Baûng11: Baûng ñaùnh giaù veà kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty. Thuû tuïc kieåm soaùt Keát quaû khaûo saùt xem xeùt kieåm soaùt noäi boä. Moät soá ruõi ro coù theå xaûy ra. Ñaùnh giaù 1. Baûng caâu hoûi 1. Khi coù ñôn ñaët haøng cuûa khacùh haøng, boä phaän baùn haøng khoâng coù ngay ñöôïc thoâng tin veà haøng döï tröõ, gía caû, nôï phaûi thu ngay laäp töùc. Ñoái vôùi nhöõng tröôøng hôïp khaùch haøng muoán tìm hieåu veà saûn phaåm thoâng qua ñieän thoaïi vaø khaùch haøng naøy laø khaùch haøng khoù tính thì vieäc cung caáp chaäm thoâng tin seõ ñaùnh maát thieän chí cuûa khaùh haøng, coù khaû naêng maát cô hoäi baùn haøng. Vieäc tieáp caän thoâng tin cuûa boä phaän baùn haøng coøn chaäm. 2. Keá hoaïch tieâu thuï ñöôïc laäp chuû yeáu döïa treân keát quaû kinh doanh kyø tröôùc vaø khaû naêng thu mua nguyeân lieäu ñaàu vaøo. Keá hoaïch coù theå khoâng saùt vôùi thöïc teá. Caàn xem xeùt laïi vieäc laäp keá hoaïch 3. Phaàn lôùn caùc ñôn ñaët haøng laø do khaùch haøng chuû ñoäng tìm ñeán. Coâng ty coù theå rôi vaøo tình theá bò ñoäng trong khaâu thu mua nguyeân lieäu ñaàu vaøo. Coâng taùc tìm kieám khaùch haøng chöa phaùt huy hieäu quaû. 4. Möùc nôï giôùi haïn raát ít thay ñoåi vaø xem xeùt laïi thöôõng xuyeân Coù theå xaûy ra tình traïng nôï khoù ñoøi hoaëc cuõng coù theå haïn cheá löôïng haøng hoaù tieâu thuï. Caàn xem xeùt chính saùch naøy ñeå ñöa ra möùc giôùi haïn nôï linh ñoäng ñoái vôùi töøng khaùch haøng vaøo töøng thôøi kyø. 5. Caùc ñaïi lyù khoâng ñöôïc höôûng chieát khaáu gia taêng töông öùng vôùi phaàn doanh thu thöïc hieân ñöôïc. Chính saùch chieát khaáu chöa khuyeán khích caùc ñaïi lyù gia taêng doanh thu. Chính saùch cho caùc ñaïi lyù chöa phaùt huy hieäu quaû 6. Coâng ty raát ít toå chöùc chaøo haøng, maø neáu coù thöôøng chaøo haøng döôùi hình thöùc coá ñònh. Maát cô hoäi baùn giaù cao neáu chaøo haøng töï do Caàn keát hôïp caû hai hình thöùc chaøo haøng. 7. Coâng ty khoâng thöôøng xuyeân gôûi xaùc nhaän cho khaùch haøng veà (haøng baùn vaø nôï) ñoáivôùùi maët haøng thuyû saûn Coù theå so lieäu do keá toaùn cung caáp khoâng chính xaùc. Coâng ty chöa coù bieän phaùp ñeå xaùc ñònh tính chính xaùc cuûa soá lieäu keá toaùn 8. Coâng ty chöa coù chính saùch cuï theå roõ raøng ñeå kieåm soaùt chi phí baùn haøng. Coù khaû naêng chi phí baùn haøng khoâng phaùt huy hieäu quaû Caàn xem xeùt laïi chính saùch naøy. 9. Chính saùch marketing ôû coâng ty coøn raát haïn cheá Coù theå saûn phaåm cuûa coâng ty ít ñöôïc ngöôøi tieâu duøng bieát ñeán vaø trong töông lai coâng ty seõ maát vò theá treân thò tröôøng. Chính saùch naøy phaûi ñöôïc coâng ty quan taâm ñeán. 10. Tính giaù theo caùch tính toaøn boä. Coù theå coâng ty boû qua nhöõng ñôn ñaët haøng ñaët bieät mang laïi lôïi nhuaän cho coâng ty. Caàn xem laïi caùch tính naøy. 2. Chæ tieâu 11. Tyû suaát lôïi nhuaän/doanh thu coøn raát thaáp. Hieäu quaû cuûa quaù trình saûn xuaát kinh doanh coøn thaáp. Qua baûng 11 ta ñaõ thaáy ñöôïc moät soá yeáu keùm cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thuï vaø moät soá ruõi ro töông öùng coù theå xaûy ra taïi coâng ty, töø ñoù coù theå laäp nhöõng thöû nghieäm môû roäng thích hôïp. 3.3. Thöïc hieän caùc thöû nghieäm môû roäng. Böôùc tieáp theo cuûa quaù trình thöïc hieän kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï laø thöïc hieän caùc thöû nghieäm môû roäng ñeå thu thaäp theâm thoâng tin giuùp cho vieäc ñöa ra keát luaän ñöôïc ñuùng ñaén. 3.3.1. Ñoái vôùi chính saùch giaù baùn. Ñoái vôùi maët haøng thuyû saûn. Taïi coâng ty giaù baùn thoâng thöôøng ñöôïc xaùc ñònh döïa treân chi phí vaø lôïi nhuaän mong muoán theo coâng thöùc sau: Giá bán = Giá vốn + Cp bán hàng + Cp quản lý + Lợi nhuận muốn Qua phoûng vaán nhaân vieân phuï traùch vaán ñeà ñònh giaù ñöôïc bieát raèng lôïi nhuaän mong muoán raát khoù xaùc ñònh vì coøn phuï thuoäc vaøo nhieàu yeáu toá: Giaù baùn cuûa caùc ñoái thuû caïnh tranh, giaù nguyeân lieäu ñaàu vaøo… Nhö vaäy, chính saùch giaù baùn maët haøng thuyû saûn taïi coâng ty vaãn coøn nhieàu ñieåm chöa phuø hôïp neân caàn phaûi ñi saâu phaân tích ñeå coù theå coù ñöôïc nhöõng keát luaän chính xaùc hôn Sau ñaây ta xem caùch taäp hôïp chi phí ñeå tính giaù thaønh cuûa caù chuoàn taåm gia vò taïi coâng ty: Stt Khoaûn muïc chi phí Chi phí ñôn vò(1kg) 1 CPNVLTT 5500 2 CPNCTT 800 3 CPSXC 3000 4 Gía thành sản xuất 9300 5 CPBH 4000 6 CPQL 5000 7 Giá thành toàn bộ 18300 Dựa vào tài liệu phiếu tính giá thành và một số tài liệu khác ta biết được công ty chưa áp dụng kế toán quản trị vào công tác kế toán. Qua phỏng vấn nhân viên bán hàng của công ty được biết có nhiều khách hàng đặt hàng qua điện thoại với giá cả đề nghị thấp hơn giá mà công ty đưa ra nên công ty đã từ chối. Ta xem xét một trường hợp đăc biệt như sau: Công ty nhận được một cuộc điện thoại của một khách hàng lớn nhưng khó tính đặt hàng với giá thấp hơn giá thành toàn bộ mà kế toán giá thành cung cấpø, lúc này tại công ty đang có năng lực sản xuất nhàn rỗi. Vì giá mua thấp hơn giá bán mà công ty đưa ra nên nhân viên bán hàng một là từ chối ngay, hai là hẹn khách hàng vài ngày mới trả lời vì theo số liệu giá thành mà kế toán cung cấp thì nhân viên bán hàng không thể trả lời ngay được mà phải kết hợp với nhiều số liệu chi phí khác. Như vậy cả hai trường hợp trên đều không hiệu quả vì từ chối ngay đơn đặt hàng này thì biết đâu họ đã làm mất đi cơ hội thu thêm được lợi nhuận thay vì để năng lực sản xuất nhàn rỗi phải khấu hao nhà xưởng máy móc, trả lương cho nhân viên quản lý. Thứ hai, sau khi phân tích tính toán biết được đơn đặt hàng này mang lại lợi nhuận thì khách hàng đã đi đặt hàng ổ nơi khác . Theo tìm hiểu của bản thân, công ty mới đi vào hoạt động hiệu quả khoảng hai năm gần đây, cho nên việc tìm kiếm được đơn đặt hàng là rất khó khăn. Vì thế mà chính sách giá bán đưa ra không linh hoạt sẽ gây nhiều bất lợi cho công ty làm mất đi nhiều cơ hội bán hàng. Như vậy công tác định giá của công ty chưa thực sự hiệu quả. Tiếp theo ta tiến hành so sánh giá bán của công ty với một số đối thủ cạnh tranh để đánh giá xem giá bán đưa ra đã hợp lý chưa Bảng 13: Bảng so sánh giá bán của công ty với các đối thủ cạnh tranh chủ yếu về các mặt hàng xuất khẩu. Tên sản phẩm Công ty cp thuỷ sản Nha Trang Công ty thuỷ sản Bình Định Baseafood Vũng Tàu Công ty cp thuý sản Hoài Nhơn Cá ngừ đd fillet 3,6 usd 3,6 usd 3,7 usd 3,6 usd Tôm sắt 5,4 usd 5,3 usd 5,5 usd 5,3 usd Tôm sú 6,7 usd 6.8 usd 6,9 usd 6,8 usd Nhìn vào bảng giá của các công ty có cùng quy mô với công ty cp thuỷ sản Hoài Nhơn, ta thấy nhìn chung giá bán công ty đưa ra là hợp lý. Đối với lĩnh vực kinh doanh xăng dầu thì giá bán theo khung giá tổng công ty xăng dầu Việt Nam qui định. Trên cơ sở khung giá này công ty qui định giá bán tại các quầy bán của các nhân viên ký hợp đồng bán hàng cho công ty. Để kiểm tra xem tại các quầy hàng có tuân thủ chính sách giá bán mà công ty đưa ra hay không ta tiến hành phỏng vấn một số khách hàng mua xăng dầu, kết hợp với quá trình quan sát tìm hiểu của bản thân ta có báng số liệu sau: Bảng 14: so sánh giá bán xăng tại các quầy so với giá công ty qui định Tên nhân viên Giá bán Giá công ty qui định Bình 5430 5400 Xuyên 5420 5400 Đạt 5415 5400 Đây là những quầy hàng ở xa công ty nên công ty khó kiểm soát, mặc dù sự chênh lệch không đáng kể và mặt hàng xăng chủ yếu bán cho khách đi đường tại các quầy không nhiều. Nhưng điều này cho ta thấy vấn đề tuân thủ giá bán tại các quầy chưa thực sự nghiêm túc. 3.3.2. Đối với công tác lập kế hoạch tiêu thụ. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty được lập dựa trên kết quả kinh doanh kỳ trước và khả năng thu mua nguyên liệu đầu vào. Để xem xét kế hoạch có sát với thực tế hay không, ta so sánh qua bảng 15 như sau: Bảng 15: Tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá qua 2 năm ĐVT:tr. đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch % so với kế hoạch Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch % so với kế hoạch I. SẢN XUẤT 1. Cá bò da tẩm gia vị 643 1.402 759 218% 2.383 2216 -167 93% 2. Cá bánh đường tẩm gia vị 200 334 114 167% 760 500 -260 65,7% 3. Cá chuồn tẩm gia vị 100 9000 732 -1679 81,3% 4. Hải sản đông lạnh xuất khẩu. 550 100 37 -63 37% II. KINH DOANH. 1. Dầu diezel 68.139 61.325 -6814 90% 65.500 84.584 19.084 129% 2. Dầu mazut. 3.330 2.164 -1166 65% 2.552 2.75 206 108% 3. Dầu lửa. 2.056 4.811 2755 234% 3.364 3.164 -200 94% 4. Xăng các loại. 8.444 15.790 7346 187% 17.330 29.617 12.287 170% 5. Cá ngừ đại dương 25.995 27.814 1819 107% 22.000 25.806 1.806 108% 6. Hải sản khác. 1.500 854 -646 56% Nhận xét: Qua bảng phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá tại công ty qua hai năm 2001-2002, ta thấy giữa kế hoạch và thực hiện có sự chênh lệch tương đối lớn. Cụ thể, năm 2001: cá bò da tẩm gia vị doanh thu thực tế đạt 218% so với kế hoạch, ngược lại hải sản đông lạnh kế hoạch không đặt ra nhưng thực tế thì lại có; Năm 2002 ở lĩnh vực sản xuất mặt hàng thuỷ sản phần lớn là kế hoạch đặt ra nhưng thực tế đều không hoàn thành, còn ở lĩnh vực kinh doanh xăng dầu thì hầu hết đều hoàn thành và vượt kế hoạch. Qua sự phân tích này cho ta thấy trong kinh doanh xăng dầu có sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện, tuy nhiên sự chênh lệch này la ødo yếu tố khách quan( lượng xăng dầu tổng công ty xăng dầu cung cấp không ổn định), ở lĩnh vực này công ty là một đơn vị thương mại mua đi bán lại nên ảnh hưởng không đáng kể. Còn đối với lĩnh vực thuỷ sản sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động tiêu thụ của công ty. Để thấy được sự ảnh hưởng này như thế nào ta tiến hành chọn ngẫu nhiên một số đơn đặt hàng bị công ty từ chối sau năm 2001: Bảng 15: Một số đơn đặt hàng bị từ chối năm 2001. Số Tên mặt hàng Giá trị đơn đặt hàng 201 Cá chuồn tẩm gia vị 70 triệu 300 Tôm sú đông lạnh 100 triệu 550 Cá thu fillet 90 triệu 700 Cá cờ cấp đông 30 triệu Nhìn vào bảng số liệu 15 ta thấy các đơn đặt hàng bị từ chối đều nằm trong số những mặt hàng mà năm 2001 công ty không đặt ra kế hoạch nhưng thực tế thì có tiêu thụ. Qua phỏng vấn nhân viên bán hàng của công ty được biết những đơn đặt hàng này bị từ chối là do công ty không có đủ để đáp ứng và không kịp mua của các đơn vị khác kịp thời để bán lại. Điều này cho thấy công ty bị rơi vào tình thế bị động do công tác lập kế hoạch không hiệu quả cho nên không chủ động trong việc thu mua chế biến kịp thời để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và do đó công ty đã bỏ lỡ những dơn đặt hàng mang lại lợi nhuận cho công ty. Đối với những mặt hàng mà doanh thu thực tế thấp hơn nhiều so với kế hoạch đặt ra thì sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho ứ đọng hàng hoá nhiều làm tốn chi phí bảo quản và gây tổn thất hư hỏng. Theo số liệu kiểm kê của thủ kho ngày 31/12/2002 có một số mặt hàng thuỷ sản có số lượng tồn kho nhiều: Bảng 16: Một số mặt hàng tồn kho: Tên hàng Đvt Số lượng Tôm sắt đông lạnh Kg 1000 Tôm sú đông lạnh Kg 2000 Cá bánh đường tẩm gia vị Kg 1500 Nhận xét: Qua phân tích ta có thể rút ra kết luận việc lập kế hoạch tiêu thụ mặt hàng thuỷ sản của công ty còn cứng nhắc chưa mang lại hiệu quả thiết thực phục vụ cho hoạt động tiêu thụ hàng hoá. 3.3.3. Đối với hiệu quả của hoạt động tiêu thụ . Để đánh giá xem hoạt động tiêu thụ tại công ty có hiệu quả hay không ta xem qua bảng sau: Bảng 17: Bảng phân tích hiệu quả của hoat động tiêu thụ tại công ty qua ba năm: Đvt: tr.đồng. Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch 2001-2000 Chênh lệch 2002-2001 Tyệt đối Tương đối Tyệt đối Tương đối 1. Doanh thu 100.224 117.602 146.246 17.374 117,4% 28.644 124% 2.Doanh thu hàng xuất khẩu 176 6900 6724 3920% 3. Giá vốn 97.813 113.454 139.472 15.641 116% 26.018 123% 4. Ln gộp 2.411 4.148 6.774 1.737 172% 2.626 163% 5. Tỷ lệ lãi gộp 2,4% 3,5% 4,6% 6. Cp bán hàng 946 2.070 4.945 1.123 218% 2.884 239% 7 Cp quản lý 628 532 487 -96 84,7% -44 92% 8. Ln thuần 836 1.546 1.341 710 185% -213 86% 9. Nợ phải thu bình quân 3.047 5.826 7.958 2.779 191% 2.132 137% 10.Số vòng quay nợ phải thu 0,03 0,05 0,06 11.TSLNT/DThu 0,83% 1,3% 0,9% 12.Dthu/chi phí bhàng 106 56,8 29,8 Qua số liệu phân tích bảng trên, ta thấy doanh thu của công ty đều tăng qua các năm và lợi nhuận tương ứng cũng tăng theo với tỷ lệ lãi gộp tăng dần qua các năm. Tuy nhiên hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty lại rất thấp thể hiện qua khả năng sinh lời (tỷ suất ln/dthu ) còn thấp mà thậm chí đến năm 2002 lại giảm đi, tỷ suất này chỉ chiếm 0,9%. Trong khi đó doanh thu qua các năm đều tăng ,tốc độ tăng dthu đều tăng, năm 2002 tăng nhanh hơn năm 2001. Trong khi đó chi phí bán hàng tăng quá nhanh, tốc độ tăng chi phí bán hàng vượt xa so với tốc độ tăng dthu, điều này làm cho tỷ suất ln/dthu giảm đi. Hoạt động tiêu thụ của công ty chưa đạt hiệu quả, một đồng chi phí bán hàng bỏ ra chỉ tạo ra được 29,54 đồng dthu năm 2002. Để khắc phục điều này công ty cần có những giải pháp để kiểm soát chi phí bán hàng sao cho phù hợp. 3.3.4. Đối với chính sách marketing. Qua nghiên cứu thị trường, đọc một số tạp chí thực phẩm và phỏng vấn một số khách hàng tiêu thụ các mặt hàng thuỷ sản, được biết có nhiều khách hàng chưa biết đến công ty cũng như sản phẩm của công ty. Điều này cho thấy chính sách quảng cáo của công ty còn rất yếu. 3.4. Báo cáo kiểm toán. Sau khi hoàn thành các bước xem xét kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ tại công ty và thực hiện các thử nghiệm mở rộng, có thể rút ra một số nhận xét sau: Nhìn chung hoạt động tiêu thụ tại công ty được kiểm soát khá chặt chẽ. Các chính sách, thủ tục đối với hoạt động tiêu thụ tương đối phù hợp: việc tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng được công ty tiến hành khá tốt, khách hàng có thể đặt hàng thông qua nhiều phương tiện khác nhau( như gởi fax, thư, gọi điện thoại, trực tiếp đến công ty hoặc qua nhân viên bán hàng của công ty). Chính sách xử lý đơn đặt hàng được thực hiện tốt và có sự thay đổi hợp lý đối với những khách hàng khác nhau, sản phẩm, vùng thị trường khác nhau. Công tác quản lý thu nợ tương đối tốt thể hiện qua số dư nợ trên bảng cân đối kế toán rất thấp. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số chính sách chưa phát huy hiệu quả nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ tại công ty, cụ thể: công tác tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ sản phẩm, công tác lập kế hoạch,chính sách định giá, chính sách marketing chưa phát huy hiệu quả… Tiếp theo sau đây, em xin trình bày một số đề xuất tương ứng với những vấn đề còn tồn tại chưa phát huy hiệu quả ở khâu tiêu thụ hàng hoá tại công ty. 3.4.1. Đối với công tác tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty. Hiện nay, tại công ty mặt hàng xuất khẩu trực tiếp qua thị trường nước ngoài chủ yếu là cá ngừ đại dương nguyên con, doanh thu xuất khẩu trực tiếp này chiếm tỷ lệ còn rất thấp. Phần lớn là công ty bán cho các đơn vị khác để các đơn vị này xuất khẩu. Rõ ràng sản phẩm của công ty phải qua trung gian mới đến tận nơi người tiêu dùng, điều này làm cho công ty mất đi một phần lợi nhuận. Do đó để có thể trực tiếp xuất khẩu mặt hàng thuỷ sản của công ty sang nước ngoài thì công tác tìm kiếm thị trường phải được phát huy một cách hiệu quả. Việc nghiên cứu thị trường giúp cho công ty lựa chọn được thị trường thời cơ thuận lợi, phương thức mua bán và điều kiện giao dịch thích hợp. Tuy nhiển trong nhiều trường hợp, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty còn phụ thuộc vào khách hàng. Trong những điều kiện như nhau, viêc giao dịch với khách hàng cụ thể này thì thành công, với khách hàng khác thì bất lợi. Do vậy, việc nghiên cứu thị trường là một việc làm rất quan trọng mà công ty cần phải quan tâm. Khi tiến hành nghiên cứu thị trường tiêu thụ, công ty thường nắm những nội dung về một thị trường nước ngoài là: những điều kiện chính trị thương mại chung, luật pháp và chính trị buôn bán, điều kiện về tiện tệ và tín dụng , điều kiện vận tải và tình hình giá cước… Bên cạnh đó công ty còn phải nắm vững những điều kiện có liên quan đến mặt hàng kinh doanh của mình như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu tiêu dùng, sự biến động về giá cả… về hàng thuỷ sản. Nghiên cứu thị trường tiêu thụ nước ngoài là một công việc rất khó khăn cho công ty, công ty không thể đi vào trực tiếp nghiên cứu đặc điểm, tình hình của từng thị trường. Tuy nhiên có thể tìm hiểu qua báo chí, Catlogue, thông tin đại chúng và tìm kiếm qua mạng… để hiểu rõ hơn nhu cầu thị hiếu giá cả của từng thị trường cũng như của từng khách hàng. Đây là công việc đòi hỏi công ty phải theo dõi hàng ngày vì nhu cầu của thị trường tiêu thụ luôn thay đổi liên tục phụ thuộc vào thu nhập thói quen… của người tiêu dùng. Trong những năm qua, công ty chưa đầu tư nhiều cho hoạt động nghiên cứu thị trường xuất khẩu thuỷ sản của mình. Hầu hết những lần giao dịch xuất khẩu thuỷ sản của công ty đều dựa theo đơn đặt hàng của khách hàng, công ty chưa chủ động tìm kiếm những thị trường có nhu cầu tiêu thụ cao về mặt hàng thuỷ sản dể thâm nhập. Hiện tại ở công ty chưa hình thành cụ thể một bộ phận nghiên cứu thị trường. Vì vậy, theo em công ty nên hình thành bộ phận này. Bộ phận này có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị trường về sức mua, sở thích, yêu cầu của khách hàng đối với mặt hàng thuỷ sản, những trở ngại khi tiến hành xuất khẩu hàng sang thị trường nước ngoài cũng như khả năng đáp ứng của công ty về mặt hàng thuỷ sản này. Phòng này phải được trang bị máy vi tính có nối mạng internet để tạo điều kiện cho việc tìm kiếm qua mạng. Bên cạnh đó, công ty nên tuyển thêmnhân viên có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương để có thể tiến hành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu hàng hoá. Hàng tháng phòng này phải lập một báo cáo trình giám đốc với nội dung phân tích sức mua mặt hàng thuỷ sản, những mặt hàng chủ lực về thuỷ sản đang được khách hàng tiêu thụ mạnh, giá cả các mặt hàng này, khả năng thu mua ch ế biến của công ty. Để từ đó giám đốc có kế hoạch thu mua chế biến kịp thời, đáp ứng nhu cầu và tiến hành tổ chức chào hàng. 3.4.2. Chính sách xử lý đơn đặt hàng. Đối với mặt hàng thuỷ sản, vì vừa thu mua bán trực tiếp vừa phải qua chế biến đông lạnh mới xuất bán. Do đó mà việc thực hiện hợp đồng có nhiều phức tạp. Để giám đốc công ty nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện hợp đồng của công ty một cách có hiệu quả, hiệu lực thì phòng kinh doanh nên lập phiếu xem xét hợp đồng với mẫu như sau: PHIẾU XEM XÉT HỢP ĐỒNG Trách nhiệm xem xét Yêu cầu khách hàng Không có khả năng đáp ứng Có khả năng đáp ứng Sản phẩm Số lượng Giá cả Bảng đăng ký tiến độ sản xuất Thời gian Phương tiện vận chuyển Nơi giao hàng Hình thức thanh toán Riêng về thời gian hoàn thành phải được lãnh đạo các phân xưởng chế biến xác nhận thông qua bảng đăng ký tiến độ sản xuất với mẫu sau: BẢNG ĐĂNG KÝ TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT Trách nhiệm xem xét Nội dung công việc Ngày đăng ký hoàn thành Ký xác nhận Ghi chú Qua việc xem xét này giúp cho giám đốc kiểm soát được tình hình thực hiện hợp đồng, quản lý được các phòng ban, các bộ phận để khi có bất trắc xảy ra khách hàng không vừa lòng, trách nhiệm thuộc về bộ phận nào liên quan, nhân viên nào liên quan mà có biện pháp xử lý thích hợp. 3.4.3. Chính sách sản phẩm. Hiện tại, mặt hàng thuỷ sản của công ty còn rất hạn chế mà đặt biệt là đối với mặt hàng xuất khẩu trực tiếp, chủ yếu vấn là cá ngừ đại dương nguyên con và rất ít các mặt hàng thuỷ sản khác( như: tôm sắt đông lạnh). Để sản phẩm của công ty được thị trường nước ngoài chấp nhận thì công ty có thể tiến hàng đa dạng hoá sản phẩm theo chiều ngang với cơ cấu, thứ tự ưu tiên như sau: Dạng hình sản phẩm xuất khẩu. Cao cấp Aên liền Đông lạnh Tươi sống Đồ hộp Khô Tôm, mực, cá Tôm mực, ngêu Tôm, mực, cá Tôm, mực, cá Cá Mực, cá Bên cạnh đó cần phải đa dạng hoá sản phẩm theo chiều dọc tức là phải nâng cao chất lượng sản phẫm xuất khẩu. Việc nâng cao chất lượng sản phẩm xuất khẩu trước hết phải đảm bảo vệ sinh từ khâu nguyên liệu, vận chuyển đến trang thiết bị đồng bộ cho quá trình bảo quản, sản xuất, đóng gói, tiêu thụ vì hàng thuỷ sản rất dễ bị hư hỏng. Do đó, công ty cần phải có kế hoạch rõ ràng và nghiêm túc về tiêu chuẩn vệ sinh cho phân xưởng chế biến của mình. Biện pháp để đạt yêu cầu vệ sinh là: - Phải đặt ra các tiêu chuẩn vệ sinh cho phép đối với từng khâu, từng dây chuyền sản xuất và từng loại sản phẩm. -Xưởng chế biến hoàn toàn riêng biệt, chỉ có những người có trách nhiệm mới được phép ra vào. -Luôn có các chất khử trùng trong các khâu chế biến. -Các phòng chế biến phải kín để các loại côn trùng chim, chuột, bọ… không thể xâm nhập. Đồng thời đổi mới công nghệ trong khâu bảo quản và chế biến để đảm bảo chất lượng nguyên liệu ban đầu giữ được độ tươi sống của sản phẩm và hạn chế thất thoát sau khi thu mua. Hoàn thiện công tác bao bì, đóng gói và bảo quản sản phẩm. Tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân. 3.4.4. Đối với chính sách giá bán Chính sách giá cả không nên hiểu là một quy trình cứng nhắc tại thời điểm tung hàng ra thị trường mà đó là sự qui định một cách uyển chuyển thích hợp với sự vận động của thị trường chi phí sản xuất, sự đối phó với các đối thủ cạnh tranh và sự thay đổi mục tiêu của nhà kinh doanh ở từng thời điểm. Việc xây dựng chính sách giá cả sao cho phù hợp là việc làm hết sức quan trọng, một mặt nó đảm báo cho hoạt động kinh doanh hàng ngày được mở rộng, mặt khác chính nó tạo điều kiện cho ta chiếm lĩnh thị trường và giữ uy tín với khách hàng. Do đó, theo em tại công ty nên có một chính sách định giá thật linh hoạt, mà muốn làm được điều này thì nên đưa kế toán quản trị vào trong việc định giá như việc tính giá thành: Kế toán giá thành nên lập phiếu tính giá thành theo cách tính đảm phí như sau: PHIẾU TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Biến phí sản xuất chung Biến phí bán hàng và QLDN Tổng chi phí khả biến: A Chi phí tăng thêm Giá bán: B Theo cách lập này thì công ty sẽ bán với giá nằm trong khoảng từ A đến B. Ngay tại B là giá mà công ty mong muốn đạt được và tại A là giá công ty có thể bán tuỳ theo chiến lược mà giám đốc đưa ra. Theo cách lập này nhân viên của công ty sẽ linh hoạt hơn để xử lý những đơn đặt hàng đặt biệt với giá đề nghị thấp hơn giá bán công ty đưa ra. 3.4.5. Đối với công tác lập kế hoạch. Để kế hoạch tiêu thụ sát với thực tế thì việc đánh giá nhu cầu trong tương lai của khách hàng đóng một vai trò quan trọng. Để đánh giá đúng đắn nhu cầu khách hàng trong tương lai, em xin đề xuất phương án sau: Theo phương pháp này, đầu tiên công ty cần phải cập nhật thông tin ban đầu từ kháh hàng đưa ra dự báo ban đầu. Sau một thời gian ta có kết quả thực hiện, xác định được đơn đặt hàng mới, kết hợp với báo cáo phân tích nhu cầu mà bộ phận thị trường nghiên cứu, ta lại lập kế hoạch cho những tháng tiếp và cứ như vậy trượt dẫn từ tháng này qua tháng khác. Phương pháp này được triển khai thành các bước sau: Bước 1: Xây dựng phiếu trưng cầu. Bước 2: Kiểm soát mức tiêu dùng của khách hàng. Bước 3: Xác định tốc độ tiêu dùng của khách hàng. Bước 4: Xử lý tính toán nhu cầu. Bước 1: Xây dựng phiếu trưng cầu: Khi công ty bán hàng cho khách hàng, công ty kèm theo phiếu trưng cầu yêu cầu khách hàng cho công ty biết một số thông tin về khách hàng, Cụ thể phiếu trưng cầu như sau: PHIẾU TRƯNG CẦU. Công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn Bình Định xin kính chào quý khách, xin quý khacùh vui lòng cho chúng tôi được biết: -Đơn vị khacùh hàng: -Loại sản phẩm quý khách cần: -Thời gian đặt lại hàng: -Mức đặt lại hàng: -Hình thức thanh toán: -Thời gian thanh toán: -Chiết khấu: -Yêu cầu của khách hàng về sản phẩm: Công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn Bình Định xin chân thành cảm ơn. Những thông tin này có thể không chính xác do khách hàng không muốn trả lời, hoặc xem xét qua loa hoặc dự kiến đặt hàng của khách hàng trong thời gian tới không chính xác do có những bất trắc trong quá trình kinh doanh. Do đó, ta thực hiện bước 2. Bước 2: Kiểm soát mức tiêu dùng của khách hàng. Công ty kiểm soát mức tiêu dùng của khách hàng bằng cách gắn trên mỗi lô hàng một phiếu sử dụng, trong đó có các thông tin mà công ty cần quan tâm, phiếu sử dụng như sau: PHIẾU SỬ DỤNG công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn Bình Định. -Đơn vị sử dụng: -Loai sản phẩm: -Khối lượng lô hàng: -Ngày xuất kho: -Ngày sử dụng: Khi khách hàng sử dụng lô hàng này, họ sẽ giữ lại phiếu sử dụng, ghi vào phiếu những thông tin cần thiết, sau đó họ trả phiếu lại cho công ty. Để khuyến khích họ thực hiện điều này công ty nên có chính sách khen thưởng cho khách hàng gởi phiếu về cho công ty. Sau khi có phiếu sử dụng, ta tiến hành bước3. Bước 3: Xác định tốc độ tiêu dùng của khách hàng. Dựa vào thông tin có trên phiếu sử dụng, công ty xác định được tốc độ tiêu dùng của khách hàng. Kết hợp với phiếu trưng cầu ở bước 1, công ty xác định được thời gian đặt lại hàng của khách hàng. Bước 4: Xử lý và tính toán nhu cầu. Dựa trên thông tin về mức đặt lại hàng, thời gian đặt hàng lại, giúp công ty tính toán được nhu cầu của từng khách hàng trong năm kết hợp với báo cáo phân tích nhu cầu ta sẽ tính đựoc nhu cầu tổng thể trong năm. Căn cứ nhu cầu đó, công ty tiến hành thu mua, chế biến và sau một thời gian lại có được thông tin mới về khách hàng và công ty lại tiếp tục xử lý như trên, cứ như thế quy trình được thực hiện liên tục. 3.4.6. Đối với chính sách tín dụng. Tín dụng bán hàng là phương thức kích thích tiêu thụ. Tuy nhiên nếu công ty không giám sát chặt chẽ cũng như không tính toán kỹ lưỡng thì đễ làm thiếu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và gia tăng nợ khó đòi. Ởû công ty nợ khó đòi chưa xảy ra vì đối với mặt hàng xăng dầu thì các khách hàng phần lớn là nhân viên bán hàng của công ty, nên họ có những ràng buộc đối với công ty, do đó mà vấn đề trả nợ thực hiện tương đối tốt. Còn một số khách hàng ngoài công ty là những khách hàng trong tỉnh nên việc thu nợ cũng rất dễ dàng. Còn đối với mặt hàng thuỷ sản thì khách hàng còn hạn chế và ở công ty chủ yếu là thanh toán ngay hoặc sau đó một tuần hoặc 10 ngày. Do đó mà việc theo dõi công nợ, thu nợ chưa khó khăn lắm. Tuy nhiên về lâu dài, qui mô công ty sẽ mở rộng hơn, khách hàng sẽ nhiều hơn và lúc này việc treo dõi công nợ sẽ gặp khó khăn. Do đó , việc sử dụng chính sách tín dụng hợp lý và hiệu quả là điều rất cần thiết. Đối với những khách hàng nội địa, có quan hệ lâu dài, công ty nên áp dụng phương thức bán hàng ghi sổ, tức hai bên không ký kết hợp đồng bằng văn bản mà công ty chỉ cần ghi chép vào sổ sách và người mua ký nhận. Đối với những đơn đặt hàng lớn, thủ tục không phức tạp, công ty có thể yêu cầu khách hàng mở tín dụng thư không thể huỷ ngang, như vậy sẽ đảm bảo cho công ty được trả tiền và người mua sẽ nhận được hàng. Đối với vấn đề cấp tín dụng cho khách hàng, trước khi quyết định cấp tín dụng cho khách hàng, công ty cần tiến hành phân tích các thông tin về tình hình tài chính của khách hàng, lịch sử thanh toán nợ của khách hàng để xem xét khả năng thanh toán nợ của khach hàng. Đối với những khách hàng có khả năng trả nợ thấp thì không nhất thiết việc bán hàng sẽ không thực hiện được mà công ty có thể dùng các biện pháp như: tài sản thế chấp, người bảo lãnh. Để kích thích việc trả tiền sớm của khách hàng, công ty cần có chính sách chiết khấu tiền mặt, tỷ lệ chiết khấu nên lựa vào lãi suất ngân hàng bới vì một khi thiếu vốn kinh doanh thì công ty phải lựa chọn giữa việc vay ngân hàng hay chấp nhận tỷ lệ chiết khấu để khách hàng trả tiền sớm. Đối với các đại lý hưởng tỷ lệ hoa hồng trên doanh thu bán được sẽ kích thích các đại lý gia tăng sản lượng bán. Do đó công ty nên đưa ra một tỷ lệ chiết khấu gia tăng tương ứng với từng mức doanh thu thực hiện được. 3.4.7. Đối với chính sách quảng cáo Mục đích của chính sách này là nhằm giới thiệu sản phẩm mà công ty đã, đang và sẽ thâm nhập thị trường nhằm gây sự chú ý cho những người chế biến, kinh doanh hàng thuỷ sản và những người tiêu dùng biết để từ đó họ có quyết định lựa chọn và tiêu dùng sản phẩm của công ty. Hiện tại chính sách này của công ty còn yếu chưa phát huy hiệu quả. Do đó công ty cần có một chính sách quảng cáo hợp lý và hiệu quả. Em xin giới thiệu một số phương tiện và phương thức quảng cáo phổ biến sau: Công ty có thể tăng cường quảng cáo trên các tập san, tạp chí thuỷ sản, tạp chí người tiêu dùng, thông tin thị trường. Đây là hình thức quãng cáo rất phổ biến, theo phương thức này công ty có thể thông báo thông tin một cách rộng rãi kịp thời và thường xuyên đến khách hàng, chi phí quãng cáo này tương đối thấp so với các phương tiện quãng cáo khác. Hàng mẫu: Hàng mẫu được sử dụng khá rộng rãi đặt biệt đối với những mặt hàng thuỷ sản khô như mực khô, cá bò khô tẩm gia vị… Loại này chào hàng cho những khách hàng ở xa. Thông qua hàng mẫu, những khách hàng sẽ biết rõ hơn về hình dáng, kích cỡ, chất lượng hàng thuỷ sản mà không có bức tranh sinh động nào có thể đạt được điều này. Hàng mẫu sẽ giúp cho công ty tạo đựoc mối quan hệ rộng rãi đồng thời gây được sự chú ý khách hàng có quyết định mua hàng nhanh hơn. Tham gia các hội chợ thương mại:Với hình thức này công ty có thể giới thiệu hang trực tiếp tới khách hàng đồng thời công ty sẽ biết được nhu cầu thị hiếu của khách hàng về mặt hàng thuỷ sản. Từ đó công ty có thể gặp gỡ trực tiếp, thiết lập quan hệ làm ăn và ký kết hợp đồng với khách hàng. Catalogue: Trong kinh doanh xuất khẩu một mặt hàng thuỷ sản, catalogue là một công cụ sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp để giới thiệu những mặt hàng mà mình có. Thông qua catalogue công ty sẽ làm giảm bớt sự cách biệt giữa công ty với người mua trên thị trường. Đặc điểm của hình thức này là đầy đủ, tỷ mỹ các mặt hàng thuỷ sản mà công ty đang kinh doanh; ấn đẹp, rõ ràng. Do vậy rất dễ thu hút được chú ý của khách hàng. Catalogue thường được gởi cho những nhà kinh doanh hàng thuỷ sản hay những nhà tái chế, người tiêu dùng… thông qua catalogue khách hàng có thể quyết định mua hay không. Khi quãng cáo công ty cần chú ý: Quãng cáo phải phù hợp với đặc điểm, phong tục tập quán và các yêu cầu về các đạo luật có liên quan ở thị trường mà công ty cần quãng cáo.Phải phù hợp với đặc điểm các mặt hàng và khả năng tài chính cho phép của công ty. Làm cho nhà kinh doanh, người tiêu dùng biết sản phẩm của công ty về chất lượng, mẫu mã, giá cả, hệ thông phân phối tại thị trường đó. LỜI KẾT. Mặc dù, đề tài này còn khá mới chưa được các đơn vị áp dụng nhiều, cùng với kiến thức hiểu biết của bản thân còn hạn chế nên đề tài viết chưa được tốt. Tuy nhiên, em mong rằng đề tài này giúp một phần nào đó vào việc giải quyết những vấn đề khó khăn còn tồn tại ở khâu tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Em xin chúc cho công ty ngày càng phát huy hơn nữa lợi thế của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tìm ra những hướng đi thích hợp để góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế của huyện- tỉnh nhà nói riêng và của Việt Nam nói chung. MỤC LỤC Tài Liệu Tham Khảo Tài Liệu Tham Khảo Stt TÊN SÁCH TÁC GIẢ 1 Kiểm toán Tập thể tác giả khoa kế toán, Kiểm toán 2 Kiểm toán nội bộ Lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ PGS. PTS Đặng Văn Thanh 3 Kiểm toán Lý thuyết và thực hành John Dunn 4 Kiểm toán ALVIN A. ARENS NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ---™ & ˜--- NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ---™ & ˜--- BẢNG 3 : Tình hình tiêu thụ mặt hàng thuỷ sản và xăng, dầu qua 3 năm : Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Số lượng Doanh thu (1000 đ) Số lượng Doanh thu (1000 đ) Số lượng Doanh thu (1000 đ) I. Thuỷ sản 11.446.068 29.665.488 24.148.176 1. Cá ngừ đại dương tấn 200 10.540.908 527,75 27.814.820 307,24 17.442.661 2. Cá bò da tấn 10 647.682 21,642 1.401.712 50 2.383.000 3. Cá chuồn tấn 0,8 25.455 1,05 33.409 5 167.045 4.Tôm tấn 1,5 232.023 2,68 415.547 10 1.546.820 .................... II.Xăng, Dầu 1.Dầu diezel m3 18000 50.942.032 18577 61.325.058 25.165 84.583.620 2.Dầu mazut tấn 840 2.144.417 848 2.164.840 1046 2.758.150 3. Dầu lửa m3 1200 4.060.633 1422 4.811.850 901 3.163.881 4. Xăng 90- 92 m3 2000 8.630.942 3659 15.790.308 6802 29.617.780 Kế toán công nợ , tiêu thụ Đơn đặt hàng Tiếp nhận đơn đặt hàng Xem xét ĐĐH Thương lượng Khách hàng đồng ý Ký kết hợp đồng Hợp đồng Lập hoá đơn bán hàng 3 2 HĐBH 1 Không đạt Không Hũy ĐĐH Lưu trữ A A Tiền mua của khách hàng Ký đóng dấu đã thu tiền Giao cho khách hàng 3 HĐBH 2 Thủ quĩ Thủ kho Lập phiếu xuất kho 3 2 PXK 1 Giao KH Lưu Chuẩn bị gửi hàng đi Giao hàng cho khách Hoá đơn 3 PXK2 HĐ 3 PXK 2 Đối chiếu hoá đơn và phiếu xuất kho Nhập dữ liệu vào sổ sách Đính kèm hóa đơn 3 và phiếu xuất kho Lưu